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INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, IP

DELEGAO REGIONAL DO NORTE

CENTRO DE FORMAO PROFISSIONAL DE Viana do Castelo

Tcnico Comercial

MDULO

UFCD 0368 - Controlo e armazenagem de mercadorias

Formadora: Cristina Fernandes

Objetivos Gerais
Enumerar os princpios fundamentais da gesto de um armazm.
Controlo e armazenagem de mercadorias

Enunciar todos os aspetos envolvidos na receo, aprovisionamento e


acondicionamento dos diferentes tipos de produtos.
Controlar o processo de gesto das encomendas.

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Controlo e armazenagem de mercadorias

NDICE

1.Armazm................................................................................................... 3

1.1.Instalaes de armazenagem.........................................................3

1.2.Equipamento de armazenagem......................................................6

1.3.Organizao do espao, do artigo e dos documentos..............10

1.4.Aspectos logsticos de um pequeno armazm...........................16

2.Armazenagem........................................................................................ 20

2.1.Quando e como encomendar........................................................20

2.2.Stock mnimo de segurana..........................................................22

2.3.Recepo de mercadorias e sua conferncia.............................25

2.4.Controlo de entradas e sadas......................................................30

3.Gesto das encomendas......................................................................34

3.1.Organizao da base de dados.....................................................34

3.2.Escolha do sortido..........................................................................37

3.3.Comunicao com os fornecedores..............................................40

Bibliografia................................................................................................ 46

1.Armazm

Pode definir-se armazm como a parte da cadeia logstica da empresa que


armazena produtos (matrias primas, peas, produtos em processo, produtos
acabados) at e entre pontos de origem e pontos de consumo, e fornece

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Controlo e armazenagem de mercadorias

informaes sobre o estado, condio e disposio dos itens armazenados


(Lambert et al, 1998).

1.1.Instalaes de armazenagem

O armazm o local especialmente escolhido, preparado e equipado para guardar os


stocks. A receo, arrumao, conservao e distribuio so funes do
armazenamento.

Nas mdias e grandes empresas industriais os armazns encontram-se subdivididos em:


Armazns de matrias-primas, ou seja, matrias que intervm diretamente
na produo.
Armazns de peas destinadas a entrarem na montagem do produto
acabado.
Armazns de peas ou componentes do equipamento que se desgastam
com facilidade.
Armazns de matrias subsidirias necessrias atividade produtiva.
Armazns de ferramentas.
Armazns de produtos intermdios, ou seja, os produtos resultantes da
produo, mas que ainda no esto concludos.
Armazns de produtos acabados.

A classificao de armazns apresentada implica localizaes diferenciadas, o mais


prximo possvel dos utilizadores.

A empresa comercial possui armazns de distribuio em pontos estratgicos. No h


regras fixas para organizar um armazm, contudo devem ter-se em conta duas regras
bsicas:
1. Atender nomenclatura de aprovisionamento, para determinar grupos de
artigos cujas caractersticas (forma, peso, embalagem, natureza fsica,
deteriorao, risco de roubo, resistncia quebra) originam problemas idnticos
de armazenagem.
2. Proceder anlise econmica e estatstica por artigo ou grupo de artigos, de
modo a caracterizar a sua utilizao (consumo anual, destino, frequncia de
entradas e sadas, quantidade mdia de sada, flutuaes).

A aplicao destas regras permitir determinar:

Localizao
Os armazns devem situar-se o mais prximo possvel do local onde os bens so
necessrios, minimizando as distncias a percorrer, as probabilidades de acidente e as
eventuais dificuldades de transporte.

Descentralizao

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Controlo e armazenagem de mercadorias

A descentralizao dos armazns uma questo significativa nas empresas de maior


dimenso. Nestes casos, ser de ponderar a existncia de mais do que um armazm,
localizados o mais perto possvel dos locais onde so necessrios os bens nele
armazenados.

A descentralizao permitir a especializao dos armazns (cada um ter um nmero


especifico de artigos) o que melhorar significativamente a eficincia e eficcia do
pessoal de armazm.

Implantao
Antes da implantao de um armazm deve ter-se em conta os seguintes aspetos:
Caractersticas dos bens a armazenar.
Quantidades a manter em stock.
Mtodo de armazenagem.
Altura do armazm.
Meios de movimentao que condicionam a dimenso das zonas de
movimentao (corredores).
Quantidade a expedir.
Zona de embalagem.
Zona administrativa do armazm.

Antes de se proceder implantao de um armazm deve determinar-se com preciso,


os locais de receo e expedio dos bens.

Normalmente a receo e a expedio esto situadas nas extremidades opostas do


armazm, neste caso a movimentao dos materiais faz-se em linha reta, mas tambm
poder ser efetuada em perpendicular ou forma de ferradura.
A largura dos corredores dever ser de modo a facilitar o cruzamento, ou no, de
equipamentos de transporte.

As portas do armazm devero ter a altura e a largura adequadas passagem de


pessoas, equipamentos de transporte de carga em altura.

O pavimento do armazm deve permitir:


A rpida e fcil circulao dos equipamentos de transporte.
O funcionamento dos equipamentos nas melhores condies.
A reduo dos riscos de deteriorao dos bens e acidentes do pessoal.

Relativamente arrumao dos bens e sua movimentao, o pavimento deve apresentar


as seguintes caractersticas:
Resistncia mecnica ao desgaste e ao choque.
Resistncia qumica aos cidos, solventes, calor e humidade.
Segurana (antiderrapante, incombustvel).
Higiene (no originar lamas nem poeiras).
Conforto (isolamento trmico e acstico).
Facilidade de conservao.

Portanto a escolha do pavimento do armazm ser efetuada em funo das


caractersticas dos bens a armazenar e a movimentar.

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Controlo e armazenagem de mercadorias

1.2.Equipamento de armazenagem

Estantes e armrios
As estantes e os armrios a usar nos armazns devem ser versteis e de fcil montagem
e desmontagem.

A altura de armazenagem de materiais em prateleiras varia entre 2,20m (acesso


manual) e 7m (acesso mecnico), poder-se-, no entanto recorrer a andares intermdios
com acesso por escadas onde se devem arrumar artigos leves e de fraca rotao.

Contentores
A utilizao de contentores metlicos na arrumao dos materiais em armazm facilita a
sua movimentao e arrumao, na medida em que se podem empilhar.

Existe assim um aproveitamento do espao e proteo de materiais, principalmente se


forem frgeis.

Plataformas

As plataformas podem ser construdas em madeira ou em metal, e classificam-se em:

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Fixas montadas sobre ps ou patins.


Semimveis montadas sobre duas rodas e dois ps ou patins.
Mveis montadas sobre quatro rodas.

Equipamentos para arrumao dos materiais

Carrinho de mos de duas rodas


Empilhador

Porta Paletes

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Devido evoluo tecnolgica, existem diversos equipamentos sofisticados que ajudam


na tarefa de arrumao e movimentao dos materiais em armazm, contudo tambm
se tornam rapidamente obsoletos.

Na escolha de equipamentos para arrumao dos materiais em armazm, devemos ter


em considerao:
As caractersticas dos materiais a armazenar (forma, dimenso, peso, volume,
resistncia, etc.)
As condies de conservao.
A capacidade do armazm.
A facilidade de contagem dos materiais armazenados.
Custo dos artigos armazenados e custo relativo dos equipamentos.

Os artigos em armazm podem apresentar-se sob a forma de:


Lquidos, utiliza-se reservatrios, cisternas e contentores metlicos ou de
plstico.
Slidos a granel que so colocados sobre o solo ou em silos ou contentores.

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Unidades isoladas (caixas, sacos, motores) que podem ser empilhadas no solo ou
arrumadas em prateleiras ou gavetas.
Cargas unitrias que se arrumam no solo, ou em estantes, recorrendo a um
equipamento especfico.

Estrados ou paletes

Os estrados ou paletes so constitudos por duas ou trs travessas de madeira, ligadas


entre si por pranchas a formar pavimento, sobre o qual so transportados os materiais a
transportar.

A largura existente entre as travessas deve obedecer a normas, de forma a deixar passar
o garfo do empilhador.

A utilizao de estrados permite:


A utilizao racional do armazm em altura.
Assegurar uma melhor proteo aos materiais frgeis.
Facilitar os inventrios.

1.3.Organizao do espao, do artigo e dos documentos

O objetivo da organizao do espao :


Otimizar o aproveitamento do espao.
Facilitar as contagens fsicas.
Simplificar a satisfao das requisies.
Reduzir e simplificar as movimentaes.
Minimizar as perdas e deterioraes de materiais.

Para tal necessrio definir:


O plano de arrumao.
O mtodo de identificao dos locais de armazenagem de cada material.
O critrio de fornecimento dos materiais requisitados.

Existe um vasto conjunto de fatores, que condicionam a seleo do mtodo de


armazenagem, dos quais se realam os seguintes:

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Rotatividade dos materiais;


Volume e peso;
Valor;
Ordem de entrada/sada;
Acondicionamento e embalagem;
Fragilidade/robustez;
Perecividade.

Na arrumao dos materiais, a utilizao do espao til do armazm deve ser orientada
no sentido da ocupao da sua capacidade mxima, decorrendo deste princpio, a
utilizao de todo o espao til e sobretudo em altura - ocupao em volume - dentro
dos limites estabelecidos pelas Normas da Segurana.

A relao logstica volume til/rea total aumenta com a altura de arrumao. Entenda-
se como volume til, o volume efetivamente ocupado. No se consideram os espaos
mortos e corredores. Aprendi

Arrumao - a atividade que consiste na disposio racional e criteriosa dos materiais


nos dispositivos ou nos locais prprios do armazm.

O trabalho desenvolvido no armazm quantificado por:

Desta relao, conclui-se que o nico fator que uma varivel do armazm a distncia
(percurso do material no armazm) no fluxo material, desde que entra at ao aviamento
ou expedio.

Tanto o peso como a frequncia de movimentaes no dependem do armazm.

Cdigo de localizao de armazenagem

Exemplo
Um cdigo de localizao de um produto qumico, que se encontra arrumado no
Armazm de Produtos Qumicos:

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Respeito por prazos


Em cada local os materiais devero ser arrumados criteriosamente, de maneira que os
materiais mais antigos devero ser os primeiros a sair, prevendo assim a hiptese de
no ultrapassar datas de garantias ou prazos de validade.

O posicionamento, atendendo forma do material, ser aquele que lhe confere uma
posio de maior estabilidade, evitando-se assim menores riscos de danos. No local,
todos os itens devem ter o respetivo cdigo de material.

Anlise ABC
Para a arrumao criteriosa, h necessidade de se fazer um plano de arrumao. Para
isso deve realizar-se, em primeiro lugar, uma anlise ABC por frequncia de sadas para
minimizar os custos logsticos de armazenagem.

Mtodos de Localizao
Para facilitar a localizao dos materiais armazenados pode utilizar-se um dos mtodos
seguintes:
Mtodo da quadrcula;
Mtodo dos corredores;

Mtodo da Quadrcula
Consiste em fazer uma quadrcula no armazm, identificando em cdigo sucessivamente
as:
Coordenadas da quadrcula;
Prateleiras da estante em que se encontra o material.

Exemplo

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Mtodo dos Corredores


Consiste em considerar o armazm como uma cidade em que as estantes representam
os edifcios e os corredores representam as ruas, identificando em cdigo,
sucessivamente:
A identificao da rua (corredor);
A identificao do nmero do edifcio (mdulo da estante);
A identificao do andar (nmero da prateleira e respetiva seco).

Documentao
A gesto material dos stocks pode estar informatizada; neste caso, quase no precisa de
documentao, a informao est sempre disponvel.
No entanto, quando este servio no est informatizado, alm dos documentos de
entrada e sada, necessrio criar um ficheiro de armazm, de forma a se poderem
registar as entradas e sadas de produtos. Desde que se atualize sistematicamente este
ficheiro possvel saber, a qualquer momento o que existe em armazm e em que
quantidades.

O pessoal que trabalha no armazm desempenha fundamentalmente duas funes, s


quais correspondem documentos especficos:

Receo
O armazm informado da encomenda e chegada das mercadorias atravs da Nota de
Encomenda e da Guia de Remessa.

Conservao e Entrega
Os documentos a utilizar so fundamentalmente a nota de sada (ou Guia de
Remessa/Transporte) e Ficha de Armazm.

Ficha de armazm
Documento que serve para registar a entrada e sada de um produto, bem como permite
conhecer, a qualquer momento, as quantidades e o preo desse produto.

Exemplo:

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Os registos de entradas e sadas efetuam-se nestas fichas atravs dos seguintes


documentos:

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Controlo e armazenagem de mercadorias

1.4.Aspectos logsticos de um pequeno armazm

A armazenagem necessria quando h necessidade de acumular mercadorias, durante


a sua movimentao entre as linhas de produo e os consumidores.

Esta necessidade tem de ser considerada como um custo extra. Abrandar o movimento
das mercadorias aumenta os custos e por isso tal s deve ser necessrio quando h
necessidade de executar outras operaes.

Assim, uma maneira de reduzir o custo final consiste em aumentar a velocidade do fluxo
de mercadorias. A velocidade do fluxo a chave de custos baixos, pelo que a nossa
prioridade deve ser manter as coisas em movimento e depressa.

Se considerarmos o fluxo natural das mercadorias num armazm, as operaes a realizar


combinam-se em quatro fases de trabalho:
1. Receo dos produtos;
2. Armazenamento dos produtos por atacado;
3. Desconsolidao, seleo e reconsolidao;
4. Movimento de sada das instalaes.

Tendo em considerao estas fases, ao planear o armazm devemos tentar minimizar a


distncia entre uma fase e a seguinte e realizar os movimentos to contnua e
regularmente quanto possvel.

Os dois sistemas usuais de fluxo so: o Fluxo em U e o Fluxo longitudinal.

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Fluxo em U
No fluxo em U, o cais de carga e de receo esto juntos do mesmo lado do edifcio e
apresentam as seguintes caractersticas:
Os cais podem ser utilizados tanto para carga como descarga conforme as
necessidades;
A construo pode, se necessrio, ser aumentada para trs lados;
O parqueamento e o acesso dos veculos partilhado;
Pessoal e equipamento pode ser partilhado;
Controlo e segurana mais fceis;
Problemas ambientais podem ser minimizados.

Fluxo Longitudinal
No fluxo longitudinal, os cais de receo e de partida esto em extremos opostos do
edifcio, tendendo por isso a ser utilizados quando as mercadorias recebidas tm origem
numa fonte de produo adjacente ou quando os veculos usados para a receo e para
a expedio so de tipos diferentes.

Neste caso, as mercadorias devem ser sempre manuseadas por atacado, porque mais
barato e mais econmico, em termos de energia, manusear vrios artigos ao mesmo
tempo do que um a um.

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Para que os produtos possam fluir eficientemente atravs do armazm, tem de existir
informao que ajude a dirigir as atividades do prprio armazm e a medir a eficincia
da utilizao dos seus recursos.

O processo de informao inclui: o desenvolvimento do oramento anual, a preparao


de mapas mensais ou trimestrais dos recursos, a programao diria e semanal das
atividades do armazm e relatrios sobre as operaes e as atividades a decorrer no
armazm.

As operaes nos armazns esto repletas de indicadores de falta de informao. Os


sintomas de problemas de informao, nas diferentes reas de atividade, so:

Na entrada de produtos:
- Camies aguardando entrada no cais para serem descarregados;
- Falta de empregados nas tarefas de descarga e verificao;
- Falta de equipamento;
- Desconhecimento prvio dos produtos a receber.

Na arrumao:
- O operador do empilhador no sabe onde colocar os produtos;
- Produtos/paletes congestionando a rea de receo;
- Os locais destinados arrumao esto ocupados.

No armazm:
- Congestionamento: produtos depositados nos corredores;
- Produtos desemparelhados;
- Impossibilidade de colocao dos produtos no local destinado por falta de acesso.

Na recolha de encomenda:
- Produto indisponvel na frente de recolha;
- Reposio feita durante os picos de procura;
- Corredores percorridos mais de uma vez por cada pedido de recolha de
encomenda;
- Entrega dos produtos na rea de consolidao quando esta j no tem espao.

Na embalagem de produtos:
- Materiais para etiquetar as embalagens no disponveis;
- Trabalhos de urgncia (provocam o congestionamento deste sector);
- Produtos mal embalados e mal etiquetados.

Na rea de consolidao:
- rea de consolidao congestionada;
- Demoras no processamento da documentao;
- Produtos incorretamente agrupados.

Na sada dos produtos:


- Demoras na expedio;
- Camies esperando ser carregados;
- Reclamao dos consumidores.

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Controlo e armazenagem de mercadorias

2.Armazenagem

2.1.Quando e como encomendar

Designa-se por stock todo o bem que se encontra armazenado com vista a utilizao
futura. Uma das razes para que no se verifiquem ruturas possuir atempadamente as
matrias-primas e demais materiais e sempre que possvel nas melhores condies de
preo e qualidade.

A gesto de stocks tem como objetivo manter o nvel de servio aos clientes. Um dos
objetivos da gesto de stocks precisamente avanar melhorando o desempenho, para
um melhor controlo dos stocks.

Em gesto de stocks colocam-se, normalmente, duas questes fundamentais:

Quando encomendar?
Quanto encomendar?

Quando encomendar? Colocar uma


encomenda, ou lanar uma ordem de fabrico de
um artigo, com periodicidade fixa (por ex.,
semanalmente, mensalmente, etc.) ou colocar
uma encomenda somente quando o stock
atinge um determinado nvel mnimo?
Quanto encomendar? Encomendar, ou
mandar fabricar, sempre a mesma quantidade
de um artigo ou quantidades variveis?

Como facilmente se conclui, existem diferentes


combinaes, correspondendo a diferentes modelos
de gesto. Na prtica, os mais normalmente utilizado so os que a seguir se referem.

Modelo de reviso contnua


Neste modelo, encomenda-se uma Quantidade fixa [Q] logo que o stock atinge um nvel
determinado Ponto de encomenda [Pe].

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Controlo e armazenagem de mercadorias

A data de encomenda , pois, varivel: quando a procura aumenta, o ponto de


encomenda atingido mais cedo; quando a procura diminui, o ponto de encomenda
atingido mais tarde.

Este modelo apropriado para referncias que tm taxas de consumo relativamente constantes.
Depois de determinados os parmetros de gesto, o sistema deve funcionar de uma forma
rotineira, recorrendo a registos manuais ou informatizados.
Quando o stock atinge o ponto de encomenda, o computador lana uma encomenda.

Sistema de periodicidade varivel e quantidade fixa (modelo de reviso contnua)

Modelo de reviso peridica


Neste modelo, encomenda-se, com uma Periodicidade fixa [P], uma quantidade varivel,
de forma a repor o stock a um nvel mximo Nvel de stock objetivo [No].

Este modelo apropriado para referncias que so encomendados ao mesmo tempo e ao mesmo
fornecedor. Depois de determinar a frequncia de reviso de stock (consequentemente de
encomenda) para cada referncia ou conjunto de referncias, o sistema deve funcionar
rotineiramente.

Sistema de periodicidade fixa e quantidade varivel (modelo de reviso peridica)

A grupagem de referncias permite reduzir custos de aprovisionamento e de transporte


por artigo e pode aumentar o volume de encomenda de forma a possibilitar descontos
de quantidade. Neste sistema, no necessrio um acompanhamento contnuo do stock,
pois s necessrio conhecer as quantidades em stock nos perodos de reviso.

Modelos Mistos
De entre os modelos mistos, o mais comum o modelo de Reviso Peridica com Limite
Mnimo. O modelo de Reviso Peridica puro gera muitas vezes encomendas de
pequenas quantidades.
Este modelo misto controla a quantidade mnima por encomenda e combina parmetros
dos dois modelos puros analisados anteriormente.

definido um nvel de stock objetivo e um limite mnimo. O stock revisto de t em t


perodos de tempo e a encomenda s colocada se o stock estiver abaixo do
limite mnimo. Se no estiver abaixo do limite mnimo, a encomenda no colocada,
pois existe ainda stock suficiente para alimentar o sistema at ao prximo perodo de
reviso e a quantidade a encomendar no justificaria uma encomenda (por ser muito
pequena).

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Controlo e armazenagem de mercadorias

2.2.Stock mnimo de segurana

A representao da movimentao (entrada e sada) de um produto dentro de um


sistema de stock pode ser feita por um grfico, em que a abcissa o tempo decorrido (T)
para o consumo, normalmente em meses e a ordenada a quantidade em unidades
deste produto em stock no intervalo do tempo (T).

Como se pode observar o stock iniciou com 140 unidades e foi consumido, num
determinado perodo de tempo, at atingir o ponto zero.
Quando isso aconteceu, deu entrada no armazm uma reposio de 140 unidades que o
levou de novo posio inicial.

Este ciclo ser sempre repetitivo e constante se:


No existirem alteraes de consumo durante o tempo t;
No existirem falhas administrativas que provoquem uma falha ao solicitar a
compra;
O fornecedor no atrasar a entrega do produto;
Nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controlo de qualidade.

A prtica demonstra que estas quatro condies no so, em regra, cumpridas com
regularidade, pelo que deve ser criado um sistema que absorva as anomalias e que
diminua o risco do stock ficar a zero durante um determinado perodo de tempo, com
consequncias normalmente graves para a empresa a par dos respetivos custos
adicionais, tais como:
Paralisao de um ou mais sectores produtivos
Incumprimento dos prazos de entrega de encomendas
Deteriorao da imagem no mercado
Reduo dos volumes de vendas e de faturao.

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Diminuio da produtividade global.

Um dos grandes problemas na gesto de stocks reside na determinao da altura em


que dever ser feita uma nova encomenda de um determinado produto. A incerteza
associada a esta deciso prende-se:
Essencialmente, com o carcter incerto da procura.
E, na incerteza residente nos fornecedores. Esta incerteza revela-se nos produtos
defeituosos entregues pelo fornecedor e pelo no cumprimento dos prazos de
entrega acordados.

Desta forma, como modo de proteo contra a incerteza, constituem-se stocks de


segurana.

Para o clculo do stock de segurana de um determinado produto, necessrio


conhecer:
Variao da procura de cada artigo em relao mdia;
Variao do prazo de aprovisionamento de cada artigo em relao mdia;
Variao da quantidade boa entregue por fornecedor, em relao mdia;
Nvel de servio que a empresa quer oferecer. Neste caso, deve-se estabelecer
uma probabilidade de rutura de stock para esse nvel de servio. Exemplo: nvel de
servio de 95% das encomendas = probabilidade de rutura de 5%.

Retomando o grfico apresentado, anteriormente, e se for calculada uma quantidade


considerada de reserva (por exemplo 20 unidades), o stock ser consumido at atingir as
20 unidades, sendo ento repostas 120 unidades que o levam posio inicial (140
unidades).

A quantidade de 20 unidades servir como segurana ou proteo, para as


eventualidades que possam ocorrer durante o perodo de uma nova reposio.

A figura seguinte mostra o Grfico Dente de Serra utilizando o Stock Mnimo ou de


Segurana:

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Controlo e armazenagem de mercadorias

A denominada Curva Dente de Serra imprescindvel nas atividades de gesto de


stocks, especialmente na aplicao dos Mtodos de Reposio por Quantidades Fixas e
Reposio por Revises Peridicas e suas derivaes, pois possibilita o estabelecimento
das relaes matemticas necessrias para entender e automatizar, pelo Controlo, as
atividades de Reposio de Stocks.

2.3.Recepo de mercadorias e sua conferncia

Os mtodos operacionais utilizados nos armazns condicionam de forma determinante o


espao, a quantidade de mo-de-obra e o tipo de equipamento que so necessrios.

Seguindo o fluxo de mercadorias atravs do armazm, necessitaremos de considerar as


seguintes reas:
Receo de produtos;
Critrios de localizao dos stocks no depsito de mercadorias por atacado;
Mtodos de recolha de encomendas;
Sadas de mercadorias.

Receo de produtos
As mercadorias entradas podem ser recebidas num armazm vindas de um fornecedor
ou de uma unidade de produo, ligada ao armazm.

A operao de receo consiste em:


Receber os materiais / mercadorias e descarregar o veculo to rpida e
eficientemente quanto possvel;
Verificar se as quantidades de materiais / mercadorias recebidas esto corretas;
Providenciar para que a funo controlo de qualidade retire amostras dos
materiais / mercadorias, para se assegurar que a qualidade a requerida.

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Controlo e armazenagem de mercadorias

O objetivo de qualquer sistema eficiente fazer o melhor uso possvel do espao


disponvel, reduzindo o trajeto das mercadorias a armazenar e mantendo a qualidade
destas mercadorias.

Para armazenar as mercadorias dentro de um armazm existem vrios sistemas de


armazenagem, inclusive podendo ser utilizadas vrias solues para o mesmo armazm.

A escolha do melhor mtodo de armazenagem prende-se com as caractersticas dos


produtos a armazenar e das suas embalagens, bem como com os custos associados a
cada um e a funcionalidade face ao espao disponvel.

Mtodos de recolha de encomendas

1. Empilhamento em Bloco

Este sistema utiliza-se quando:


H um nmero limitado de linhas de produtos;
Existe elevada quantidade de stock de cada artigo.

Vantagens:
Baixo custo;
Boa utilizao de espao na horizontal;
Simples de controlar.

Desvantagens:
Limitaes na utilizao do espao em altura;
LIFO e no FIFO;
S se tem acesso livre s caixas da frente e de cima.

2. Estantes ajustveis para paletes (Rack)

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Utiliza-se quando:
O acesso direto a todas as paletes necessrio;
H baixo nvel de stock de cada linha de artigos.

Vantagens:
Custo relativamente baixo;
Versatilidade (podem ser ajustveis ao tamanho das paletes);
Permite acesso direto a todas as posies do stock;
Facilita a utilizao de sistemas de localizao.

Desvantagens:
Utilizao do espao muito baixa (h muitos corredores);
Um corredor de passagem s permite o acesso a duas linhas de estantes.

3. Corredores mveis (Drivein)

A utilizao equivalente ao empilhamento em bloco.

Vantagens:
Melhor utilizao do espao em altura.

Desvantagens:
Estrutura pouco rgida;
Condies de segurana precrias.

4. Armazenamento mvel (por gravidade)

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Este sistema utiliza tapetes inclinados com rolos, onde as paletes se movem por
gravidade. Utiliza-se quando existe uma elevada atividade/fluxo da linha de artigos.

Vantagens:
Uma face pode ser utilizada para a seleo de encomendas e a outra para a
reposio de stock;
Rotao automtica de stock.

Desvantagens:
Custo elevado;
Utilizao do espao no a melhor.

2.4.Controlo de entradas e sadas

Receo
Consiste na entrada de um produto em armazm. Para este tipo de transao deve-se
verificar a conformidade dos produtos recebidos, bem como a sua qualidade.

Entrega
Os artigos solicitados so retirados do stock sob a forma de nota de encomenda de um
cliente (produtos acabados) ou uma ficha de sada (produtos fabricados).

Inventrios
Para verificar a qualidade do estado dos stocks (diferena entre stock real e registo
informtico do
stock), necessrio efetuar inventrios e eventualmente atualizar a registo informtico.

Um inventrio consiste numa operao de contagem fsica dos artigos nas prateleiras do
armazm.

Diferentes tipos de inventrio:

1. Inventrio permanente
2. Inventrio intermitente

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Sistema de Inventrio permanente


Este sistema permite determinar permanentemente o valor dos Stocks armazenados e
apurar os resultados obtidos na venda ou produo. Este tipo de inventrio mais
frequentemente utilizado em empresas de mdia ou grande dimenso, ou ento por
empresas onde a variedade de produtos e o volume bastante grande.

Caractersticas:

- Necessidade de fichas de armazm;

- possvel determinar permanentemente o valor das existncias (dos stocks em


armazm) e apurar em qualquer momento os resultados das vendas ou produo.
Portanto, temos conhecimento em qualquer momento, da quantidade e valor dos stocks
de que a entidade proprietria, ou detm.

Vantagens: permite controlar os stocks de uma grande variedade de produtos

Desvantagens: investimento em sistemas de informao

Sistema de Inventrio intermitente


Utilizando este sistema de movimentao das mercadorias, s periodicamente (em regra
no fim do exerccio econmico) se conhece o valor das mercadorias em armazm por
inventrio direto, e s depois possvel determinar o custo global das sadas durante o
perodo. este o processo mais utilizado pelas empresas de dimenso mais pequena.

Caractersticas:

- O valor das existncias e dos resultados s determinado atravs de inventariaes


diretas dos valores em armazm - contagem fsica.

- A sua utilizao torna-se difcil em empresas com um elevado nmero de produtos


movimentados.

Vantagens: menores encargos com pessoal afeto gesto e controlo de stocks;

Desvantagens: no permite conhecer a margem bruta obtida em cada venda, no


momento da sada do produto de armazm

Expedio dos Materiais


H uma expedio de material sempre que o destino exterior e, portanto, h transporte
de material.

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Expedio - a atividade que assegura as boas condies de acondicionamento do


material durante o transporte, assim como o carregamento eficiente do material no meio
de transporte utilizado.

Guia de transporte e guia de remessa


O material expedido deve ser acompanhado de uma guia de transporte e de uma guia de
remessa (original e duplicado), que indica o destinatrio, o local convencionado para a
entrega e discrimina para cada item a quantidade expedida do respetivo artigo.

O destinatrio, ao rececionar o material, deve visar o duplicado da guia de remessa e


devolv-lo ao emissor (expedidor).

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3.Gesto das encomendas

3.1.Organizao da base de dados

funo do departamento de compras proceder ao abastecimento atempado de todos


os bens e servios necessrios ao eficaz funcionamento da empresa. Para tal
necessrio:
Criar um sistema com base em documentos normalizados que permita que as
encomendas sejam feitas em tempo oportuno, indicando corretamente
quantidades, qualidades e especificaes do produto encomendado, assim como
prazos, locais de entrega, transporte, acondicionamento, preos e outras
condies de compra.
Implementar um sistema de informao para cada produto ou grupo de produtos,
sobre fornecedores, qualidades dos seus produtos, condies de venda, preos e
prazos de aprovisionamento.

A avaliao e seleo dos fornecedores implica duas fases:


Prospeo de mercado de fornecedores.
Seleo de fornecedores.

Na prospeo de mercado de fornecedores determinam-se quais renem as condies


mnimas para serem provveis fornecedores da empresa.

A qualificao prvia dos fornecedores, aps o levantamento e a identificao dos


existentes, serve para determinar o interesse de os conhecer mais detalhadamente.

De modo a tornar mais eficaz a prospeo, conveniente estudar antecipadamente os


seguintes aspetos:
Compatibilidade entre as polticas comerciais do fornecedor e da nossa empresa.
Preos.
Prazos de entrega habituais.
Nvel de servio prestado.
Organizao.
Comportamento do fornecedor noutras empresas.

A seleo de fornecedores ir permitir a criao de um ficheiro de fornecedores e artigos.


Para organizar esse ficheiro necessrio dispor de um software especfico que permita
criar bases de dados com informao detalhada.

Devem ponderar-se os seguintes aspetos:


Preo e condies de pagamento.

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Prazos de durao entre a encomenda e a entrega (prazo de entrega), a durao


de concretizao (aceitao da encomenda), o cumprimento de prazos e as
variaes de ritmos dos mesmos.
Nvel de qualidade do produto.
Classificar o servio prestado, quer a nvel de fornecimento, quer ao nvel de
acompanhamento e apoio ao ponto de venda.
Distncia, capacidade de resposta e custos de transporte.
Para cada fornecedor indicar o nmero de concorrentes deste.
Percentagem da produo adquirida ao fornecedor pela empresa de forma a
avaliar o grau de dependncia deste.

3.2.Escolha do sortido

A seleo dos produtos depender do posicionamento pretendido pelo ponto de venda.


Ao selecionar o sortido, o gestor corre muitas vezes o risco de satisfazer um sector da
clientela em detrimento de outros. Por isso, qualquer modificao uma deciso
importante da poltica comercial do ponto de distribuio.

A criao do plano de sortido que consiste em descrever, pormenorizadamente, as


gamas a propor clientela durante um determinado perodo de tempo. Os seus
elementos so:
O Contedo Com todos os produtos apresentados e respetivos preos, divididos
por famlias de produtos. Os produtos bsicos de atraco podero merecer uma
ateno particular, visto que influenciam a compra de outros e tm, geralmente,
bastante importncia nas vendas globais e
A Durao Na qual se dever definir se a disponibilizao de cada artigo ser
anual, semestral, semanal ou diria (nomeadamente no caso de produtos que
ultrapassam rapidamente o prazo de validade como os da
alimentao/restaurao).

Para as categorias de produtos de procura constante, o plano inicial pode ser adaptado
ou corrigido atravs de revises pontuais. Para as famlias de produtos sazonais, podem
ser elaborados planos especiais ou temporrios.

complexa pois a entrada em linha de um produto novo pode obrigar retirada de


outro. Deve-se ter em linha de conta:
A reputao comercial do fabricante,
O seu preo de venda (comparado com o dos concorrentes),
A imagem de qualidade da marca (comparado com a dos concorrentes),
A contribuio do produto para a margem bruta da famlia desse produto,
As vantagens na compra (descontos, condies de pagamento, bnus, etc.),

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O volume de vendas esperado e a sua potencial incidncia sobre as vendas de


outros produtos,
O potencial de mercado para o produto,
O montante do investimento previsto para o seu lanamento,
O valor acrescentado que esse produto prope ao consumidor e
A sua apreciao, em termos tticos, para fomentar a concorrncia horizontal
entre fornecedores.

3.3.Comunicao com os fornecedores

O processo de compra
O processo de compra tradicional desenvolve-se atravs de uma sequncia de
atividades, das quais se destacam as seguintes:
1. Formalizao das especificaes;
2. Anlise do pedido de compra;
3. Seleo de fornecedores;
4. Consulta a fornecedores;
5. Anlise de propostas;
6. Adjudicao da encomenda;
7. Seguimento da encomenda;
8. Receo da encomenda;
9. Conferncia de faturas;
10. Tratamento de reclamaes;
11. Ordem de Pagamento.

A Formalizao das Especificaes


As especificaes dos materiais e servios a comprar devem ser formalizadas em
pedidos de compra pelos utilizadores com competncia para o efeito.

Exemplos:
Os materiais consumveis na produo, tais como matrias-primas, devem ser
especificados pelos projetistas da engenharia do produto;
Os materiais de utilizao permanente, tais como o equipamento produtivo,
devem ser especificados pelos tcnicos industriais da engenharia do processo;
Os materiais utilizados no mbito do sistema de informao devem ser
especificados pelos especialistas das tecnologias da informao (hardware e
software), mas os consumveis (suportes de informao) podem ser especificados
pelos respetivos utilizadores.

Anlise do Pedido de Compra


Os pedidos de compra, emitidos pelos utilizadores ou pelos gabinetes tcnicos, ao
chegarem a Compras so distribudos pelos compradores (eventualmente
especializados).

Na anlise do pedido de compra, deve ser formada uma ideia global sobre todos os
aspetos tcnico-econmicos da(s) necessidade(s) e verificada a sua coerncia. O pedido

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da compra deve ser revisto e se necessrio completado ou corrigido, pois vai


desencadear a emisso das consultas as quais devem estar isentas de erros e omisses,
e ser este o momento exato para a ltima retificao.

Uma cpia do documento final revisto e visada pelo comprador deve ser remetida para o
emissor do pedido de compra original.

Seleo de Fornecedores
O comprador face (s) necessidade(s) e com acesso aos ficheiros de materiais/servios e
de fornecedores deve proceder seleo dos fornecedores a quem dirigir as consultas.

Classificao de fornecedores
H empresas que, fazendo sistematicamente uma anlise do nvel de servio logstico
dos fornecedores, os mantm classificados numa das trs categorias:
Qualificado;
Qualificvel;
Rejeitado.

Neste caso, a seleo dos fornecedores est facilitada, podendo escolher-se os da


categoria 1, cujo nvel de servio est acima dos 80%, porque so esses que do maior
garantia de satisfao.

Consulta a Fornecedores
As consultas devem ser emitidas, indicando-se o prazo para receo das propostas dos
fornecedores e os critrios de seleo, em que o preo pode no ser o parmetro
decisivo.

Anlise de Propostas
Recebidas as respostas s consultas, tambm designadas propostas dos fornecedores,
deve elaborar-se um mapa comparativo tipo matriz, onde se indicam todas as variveis
da consulta e se interligam com as ofertas dos fornecedores, com a finalidade de serem
comparadas e analisadas, tendo em vista a adjudicao da encomenda ao fornecedor
que formulou a melhor proposta, segundo os critrios estabelecidos

Adjudicao da Encomenda
Antes de se decidir a adjudicao pode passar-se por uma fase de negociao.
A um conjunto de fornecedores selecionados pode pedir-se uma segunda proposta com
as melhores condies de oferta.

Finalmente, pode estabelecer-se um calendrio de reunies, individualmente com os


novos selecionados, no menor nmero possvel, no mximo de trs, para se chegar s
concluses finais.

Destas concluses, eleger-se- o fornecedor, ao qual ser adjudicada a encomenda, no


impedindo de vir ainda a ser renegociada em alguns aspetos, nomeadamente condies
de pagamento e garantias.

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A formalizao da encomenda sempre redigida em documento prprio da empresa,


correntemente editado por via informtica. Nesta situao, basta ao comprador
preencher os campos obrigatrios, e os facultativos se necessrio, e promover a
respetiva impresso no nmero de cpias que desejar.

este documento, denominado encomenda ou nota de encomenda, que ir ser enviado


para o fornecedor.

Seguimento da Encomenda
Esta atividade de crucial importncia, no tratamento da compra, para que o objetivo,
no que concerne ao cumprimento do prazo de entrega, seja alcanado.

Trata-se de Efetuar relances com o fornecedor, o transportador, o despachante, ... no


sentido de acompanhar o fornecimento desde a empresa fornecedora at entrega,
identificar quaisquer problemas e encontrar solues para evitar previsveis atrasos.

Receo da Encomenda
As Compras podem acompanhar a receo do fornecimento e atravs das cpias das
guias de entrada (provisrias e definitivas) ou atravs do acesso direto informao
introduzida pela Receo no sistema informtico, confirmam se o material foi entregue
em conformidade com todos os requisitos da encomenda (quantidade, qualidade, prazo,
preo, ...).

Qualquer no-conformidade deve ficar registada e ser comunicada de imediato, pelo


comprador ao fornecedor.

Conferncia de Faturas
O comprador, responsvel pela encomenda, pode verificar se as faturas emitidas pelo
fornecedor condizem com as condies da encomenda e com as guias de entrada, no
entanto, o mais normal esta atividade ser realizada na rea financeira.

As faturas devem conter, obrigatoriamente, a identificao do seu emitente e a do


adquirente dos produtos (bens e/ou servios), os nmeros de identificao fiscal de
ambos, a quantidade e denominao usual dos bens ou servios, a taxa do IVA aplicvel
e o montante do imposto devido.

As faturas so, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas por


computador, e devem ser datadas, numeradas sequencialmente e processadas em
duplicado.

O original da fatura destina-se ao cliente e a cpia ao arquivo do fornecedor.


Em caso de extravio de uma fatura deve ser emitida uma nova fatura e anulada a
anterior, mas, nunca deve ser emitida uma 2 via da fatura.

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Tratamento de Reclamaes
Qualquer no-conformidade detetada durante o processamento de uma encomenda
deve ser registada, para efeito de avaliao do nvel de servio logstico, e poder
originar uma reclamao ao fornecedor.

As reclamaes podem ter origem nas atividades realizadas pelo comprador, mas
tambm, nas atividades inerentes receo ou rea financeira, no entanto, deve
competir exclusivamente a Compras, apoiada pelo(s) rgo(s) detetor(es) da(s) no-
conformidade(s), a ao de manifestar formalmente ao fornecedor, atravs dos seus
Servios Comerciais ou da Assistncia a Clientes, as reclamaes, com o objetivo de
conseguir a resoluo dos problemas.

Ordem de Pagamento
Depois de atendidas pelo fornecedor as eventuais reclamaes, Compras dever
informar a rea financeira que ativar a tesouraria.

Desenvolvimento da relao com fornecedores


O processo de subcontratao/compras engloba a identificao de potenciais
fornecedores, a avaliao do seu produto ou servio segundo as necessidades da
empresa e a possibilidade de se estabelecer uma parceria entre as partes.

Qualquer organizao tem necessariamente que desenvolver e implementar estratgias


de compras para os bens e/ou servios que necessitam. Estas estratgias determinam o
modo de desenvolver e gerir as relaes com os fornecedores.

Por sua vez, estas atividades esto mais desenvolvidas numas empresas do que noutras.
Constata-se que existem alguns fatores chave no desenvolvimento e a gesto das
relaes com os fornecedores:
Identificar e justificar a necessidade da aquisio dos bens/servios;
Especificar os requisitos bens/servios;
Obter aprovao financeira antes de celebrar o contrato com o fornecedor;
Determinar o tipo de contrato de fornecimento mais adequado para cada compra;
Solicitar a apresentao de propostas aos fornecedores;
Avaliar as ofertas com critrios de avaliao pr-determinados;
Negociar um preo justo, de encontro s necessidades de ambas as partes;
Formalizar os contratos de fornecimento e garantir clareza sobre as obrigaes de
cada um;
Gerir ativamente os contratos de fornecimento monitorizando o desempenho do
fornecedor.

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Bibliografia

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Morais, A. e Oliveira, C., Logstica, Ed PRONACI Programa Nacional de Qualificao de


Chefias Intermdias/AEP, 2001

Morgado, S., Aprovisionamento e gesto de Stocks, Tecnoforma/ IEFP, 2002

Veludo, M., Aprovisionamento e gesto de Stocks Guia do formando, ISG/ IEFP, 2004

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