RESUMEN

Este material est dirigido a los participantes del taller

Frmulas Avanzadas en Excel 2013. Se describen las
funciones COUNT, COUNTIF y SUMIF. Adems, se explica
cmo cambiar una celda absoluta y su importancia con el
uso de frmulas.

Edwin E. Gonzlez Carril, MBA, MCCC

Universidad de Puerto Rico en Aguadilla

FRMULAS
AVANZADAS EN
EXCEL 2013
FRMULAS AVANZADAS EN EXCEL 2013
Objetivo
Este material instruccional tiene como objetivo complementar la capacitacin de los estudiantes y
facultad de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla que asistan al taller Frmulas avanzadas en Excel
2013. Se describen las funciones COUNT, COUNTIF y SUMIF. Adems, se explica cmo cambiar una celda
absoluta y su importancia al realizar frmulas.

Funcin COUNT
La funcin COUNT de Excel permite contar las celdas de un rango identificado que tienen algn dato
numrico. Un rango es un grupo de celdas previamente seleccionadas. COUNT no suma las cantidades
numricas, simplemente cuenta las celdas del rango que contienen algn valor numrico (no
alfanumrico).

Por ejemplo, supongamos que tenemos la siguiente lista de pagos que realizaron los clientes. Podemos
usar COUNT para saber cuntos pagos hemos recibido. El resultado debera ser 10.

Pasos:

1. Active la celda donde desea el resultado.

2. De la pestaa FORMULA, haga clic en la categora More Functions, Statistical, COUNT.
3. Podemos escoger celdas dispersas de nuestra hoja de clculos o simplemente seleccionar un
rango de celdas. Del cuadro de dilogo Function Arguments, escoja el rango que desea contar.
Si es necesario, puede utilizar el botn para minimizar/expandir el cuadro de dilogo.
4. Haga clic en el botn OK para finalizar con la funcin.

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Funcin COUNTIF
En ocasiones, tenemos una larga lista de datos y es posible que necesitemos saber cuntas veces
aparece una palabra o nmero en particular dentro de un rango de celdas. Microsoft Excel incluye la
funcin COUNTIF para ese mismo propsito.

Por ejemplo, supongamos que tenemos una lista de datos con 3,000 estudiantes y necesitemos saber o
contar los estudiantes del Departamento de Administracin de Empresas (ADEM). Simplemente, usamos
la funcin COUNTIF, donde seleccionaremos el rango de donde deseamos obtener los datos y el criterio;
el cual puede ser palabra/s o nmero/s.

La sintaxis de esta frmula es:

COUNTIF (range, criteria)

Range: rango de datos que deseamos evaluar. En este caso seran los datos de la columna
Departamento.

Criteria: Es ese dato especfico que queremos contar del rango seleccionado. En este caso sera
la palabra ADEM, porque solo queremos saber los que son de ese departamento. Es
importante que si el criterio contiene alguna letra (alfanumrico) debe colocarse entre comillas,
de lo contrario le dar error. Si el criterio fuera un nmero, no es necesario colocarlo en
comillas.

Pasos:

1. Active la celda donde desea el resultado. Puede crear una tabla para desglosar los totales que
desea. En este caso, haremos una tablita al lado de la lista de los estudiantes para determinar la
cantidad de estudiantes que tiene cada Departamento.
2. De la pestaa FORMULA, haga clic en la categora More Functions, Statistical, COUNTIF.
3. Del cuadro de dilogo Function Arguments, seleccione el rango que contiene los datos que
usted desea contar. En este caso seran los datos correspondientes a la columna
DEPARTAMENTO. Si fuese necesario, utilice el botn colapsar/expandir para reducir el cuadro
de dilogo.
4. Ahora, seleccione o escriba el criterio. Usted puede escribir la palabra ADEM, si lo que desea es
buscar los datos correspondientes a ese Departamento. En lugar de escribir la palabra, tambin
puede seleccionar la celda de la tablita que contiene la palabra ADEM, similar a como se observa
en la siguiente ilustracin. La palabra ADEM, fue sustituida por la celda que contiene esa palabra
en la tablita (celda D3).

NOTA: Es importante recordar que el criterio deber ser escrito exactamente como se desea
buscar. Si los datos tienen acentos o smbolos, as mismo deber escribir el criterio.

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Funcin SUMIF
La funcin SUMIF suma valores de un rango seleccionado que cumple con un criterio o condicin
especfica. Por ejemplo, supongamos que usted es gerente de una tienda de ropa y tiene la lista de ms
de 100 artculos vendido durante ese da. Posiblemente usted desee saber las ventas, pero divididas por
categoras, tales como: pantalones, camisas, corbatas, chaquetas, trajes, blusas, entre otros. De igual
forma, tambin podra querer saber todos aquellos artculos que se vendieron mayor de $150.00
menor o igual de $50.00.

En ambos ejemplos podramos usar fcil y rpidamente la funcin SUMIF para obtener estos clculos
matemticos. Esta funcin, se encuentra en la categora de Math & Trig en la pestaa de frmulas y su
sintaxis se compone de 3 partes o argumentos:

SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Range: Es el rango celdas que se desea evaluar. En el ejemplo anterior, si deseamos saber las
ventas que hicieron por categora, el rango sera la lista completa de los productos. En otras
palabras, sera la columna de los productos, tales como: pantaln, comisas, blusas, entre otros.
Es importante recordar que las celdas que no contienen ningn valor (que estn vacas) el
programa no las toma en consideracin.

Criteria: El criterio es la condicin que deseamos evaluar del rango previamente seleccionado.
Por ejemplo, especificar la categora pantalones. De esta forma, el programa solo tomar para
la suma los pantalones del rango previamente seleccionado. Tambin podramos establecer
alguna condicin como por ejemplo: mayor o igual a 150 (>=150). De esta forma, podramos
obtener la suma de los artculos seleccionado en el rango que sus ventas hayan sido mayor o
igual a 150.

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IMPORTANTE: Cuando se escriba un criterio en palabras (alfanumrico), por ejemplo

pantalones, ste tiene que ser entre comillas , ya que si no se coloca as, el programa dar
un error y el resultado ser incorrecto. Si el criterio es numrico, las comillas no son obligatorias.

Sum_range: Estas celdas son el rango que contiene el dato numrico que se desea calcular. Por
ejemplo, en la lista de ventas de la semana debera haber al menos dos columnas importantes:

1. Artculos vendidos (segn la categora, tales como: pantalones, blusas, camisas)

2. Ventas (el total vendido de ese artculo en particular)

En este caso, nuestro Sum_range sera la columna 2, ya que es la que contiene el nmero que
deseamos sumar que corresponde al total de ventas de los artculos previamente seleccionados
en el rango.

Pasos:

1. Active la celda donde desea el resultado. Puede crear una tabla para desglosar los totales
que desea. En este caso, haremos una tablita al lado de las ventas para determinar las
ventas correspondientes a cada categora de producto.
2. De la pestaa FORMULA, haga clic en la categora Math & Trig, y luego a SUMIF.
3. Del cuadro de dalogo Function Arguments, haga clic en el espacio correspondiente al
Range. Puede utilizar reducir el cuadro de dilogo usando el botn Expandir/Minimizar.

4. Seleccione el rango que desea evaluar. En este caso seran las celdas correspondiente a la
categora de los productos (columna Categora). Haga clic en el botn expandir/minimizar
para regresar al cuadro de dilogo.
5. Haga clic e en el espacio correspondiente a Criteria y escriba (entre comillas) el criterio que
desea calcular o la condicin que desea evaluar. Tambin puede hacer referencia a la celda
que contiene el dato que tiene el criterio que desea evaluar. En este caso, la celda de la
tablita que contiene la palabra Pantalones.

6. Regrese al cuadro de dilogo y haga clic en el espacio correspondiente a Sum_range.

Seleccione el rango que contiene los datos numricos que se desean sumar. En este caso,
seran los que pertenecen a la columna Ventas.

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7. Finalmente, haga clic en el botn OK para obtener el resultado. De ser necesario, aplique
formato a la celda. Repita los pasos 1 al 6 para cada uno de las categoras de la tablita o
copie la frmula, segn indica la NOTA.
NOTA: Usted puede copiar la frmula, pero deber especificar los rangos (range y
sum_range) como celdas absolutas, ya que si la copia como normalmente se hace, le estar
bajando una fila de los rangos por cada fila copiada.

Cambiar rangos a celdas absolutas

De forma predeterminada, Excel copia frmulas relativamente. Esto significa que a medida que usted
copia la frmula en una celda hacia abajo, los datos que se calcularn en la celda copiada sern los de la
lnea de abajo. Esto trae consigo problemas cuando calculamos rangos, donde no importa las celdas
donde copie la frmula, siempre queremos que sea el mismo rango.

Tomando como ejemplo el caso anterior, podemos ver que al completar la tablita de Informe por
categora, el range y el sum_range ser el mismo para cada una de las categoras. Por tal motivo, el
rango no es relativo, porque siempre ser el mismo para cada uno de los criterios que tenemos en la
tablita.

Por tal motivo, utilizamos celdas absolutas. Esto permite un tipo de anclaje, para evitar que a medida
que copiemos una frmula hacia abajo, me baje el rango tambin. Al colocar los rangos con celdas
absolutas, puedo copiar la frmula en todas las celdas hacia abajo que desee y el rango nunca se
correr, siempre ser el mismo.

Para esto utilizamos el signo de dlar ($) antes y despus de cada letra del rango. Por ejemplo, nuestro
rango a evaluar es de A3 hasta A155 (A3:A155, los dos puntos significan hasta). Ese rango es relativo,
porque no tiene signos $. Para que el rango completo sea absoluto, escribimos $A$3:$A$155. Como

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podremos ver la celda inicial y final del rango, tienen $ antes y despus de cada letra. Esto significa que
el rango est anclado desde la celda A3 hasta la A155. De igual forma haramos con el rango sum_range,
para que el mismo no se nos mueva al copiar las frmulas. La forma ms fcil para colocar los signos $,
es colocando, desde la barra de frmula, el punto de insercin en cada una de las celdas que se desea
cambiar a absolutas y oprimiendo la tecla F4.

Una vez establecemos celdas absolutas (en los rangos), entonces podremos copiar la frmula en las
celdas que deseamos y no tendremos problema alguno.

NOTA: En este caso, el criterio no se coloc en celda absoluta, ya que ser relativo a la prxima celda. O
sea, en la tablita no siempre vamos a buscar pantalones, si no ser relativo a lo que est en la celda
siguiente (blusas, camisas, trajes, entre otros.).

En esta ilustracin se copi la frmula sin establecer celdas absolutas. Observe la barra de frmula que
los rangos no tienen signos $. Tambin observe como se baj o movi el rango a medida que copi la
frmula a una celda de abajo; por cada celda que baje al copiar la frmula, el rango se mover una
celda hacia abajo. El resultado podra ser errneo.

En esta otra ilustracin, podemos observar que se establecieron que el rango se coloc con celdas
absolutas. Tambin, que al copiar la frmula, el rango no se movi hacia abajo, por lo que los resultados
sern siempre correctos.

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