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Gesto de Projetos Viso Geral

Projeto:
Esforo temporrio empreendido para criar
um produto, servio ou resultado exclusivo.
Expresses usadas para definir projetos:
Empreendimento nico, no repetitivo;
Sequncia clara e lgica de eventos, com incio, meio e fim;
Busca atingir um objetivo claro e definido (produto, servio,
resultado, melhoria, conceito, evento, etc.);
conduzido por pessoas dentro de parmetros predefinidos
de tempo, custo, recursos e qualidade.
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Projetos x Processos

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Caractersticas dos Projetos
Singularidade
Temporariedade
Incerteza
Elaborao Progressiva (planejamento por ondas sucessivas)
Stakeholders
Recursos limitados (materiais, pessoas, $$, etc.)
Responsabilidades
Interdisciplinaridade
Escopo (Abrangncia)
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2009 Receita Federal - Analista Tributrio

De uma forma geral, pode-se armar que os projetos


possuem as seguintes caractersticas, exceto:
a) tm objetivos denidos.
b) so no-repetitivos, ou seja: inexistem dois ou mais
projetos iguais.
c) eliminam a incerteza quanto aos resultados.
d) ocasionam mudanas na organizao.
e) tm um perodo de tempo limitado, com incio e m
bem denidos.
2013 - STN - Analista de Finanas e Controle

Assinale a nica opo que no pode ser considerada como


caracterstica dos projetos.
a) Unicidade.
b) Natureza perene.
c) Concluso com o alcance de metas.
d) Atendimento das expectativas dos stakeholders.
e) Responde s necessidades no atendidas pelos limites
ordinrios da organizao.
2012 - MPOG - Analista Tcnico de Polticas Sociais
- edital especfico

Sobre um projeto no correto afirmar que:


a) um esforo temporrio empreendido para criar um produto.
b) limitado ao desenvolvimento de um novo produto ou
servio.
c) pode envolver uma nica pessoa.
d) pode envolver uma nica ou mltiplas unidades
organizacionais.
e) cria um produto, servio ou resultado exclusivo.
Ciclo de Vida
Sequncia de fases que vo do comeo ao fim de um projeto.
PMBOK
Maximiano

MODELO
IDEIA MENTAL

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Ciclo de Vida - Menezes
Fase 1 Conceitual: Identificao de necessidades e/ou oportunidades; Traduo dessas necessidades e/ou
oportunidades em um problema; Definio do problema; Determinao dos objetivos e metas a serem
alcanados; Anlise do ambiente; Anlise das potencialidades ou recursos; Avaliao da viabilidade de
atingimento dos objetivos; Estimativa dos recursos necessrios; Elaborao da proposta e venda da ideia;
Avaliao e seleo com base na proposta submetida; e Deciso quanto execuo do projeto (aprovao).
Fase 2 Planejamento: Detalhamento das metas e dos objetivos, com base na proposta aprovada;
Definio do gerente da equipe; Detalhamento das atividades e estruturao analtica do projeto;
Programao das atividades no tempo disponvel e/ou necessrio; Determinao dos resultados tangveis e
seus respectivos momentos de alcance; Definio dos recursos necessrios: humanos, materiais, financeiros
e tecnolgicos; Estabelecimento da estrutura orgnica formal a ser utilizada; Estruturao do sistema de
comunicao e de deciso a ser adotado; Definio dos procedimentos de acompanhamento e controle
durante a implantao; Treinamento dos envolvidos.
Fase 3 Execuo: Ativar a comunicao entre os membros da equipe do projeto; Executar as etapas
previstas e programadas; Utilizar os recursos humanos e materiais, sempre que possvel, dentro do que foi
programado (quantidade e perodos de utilizao); Efetuar reprogramaes no projeto segundo seu status
quo e adotando os planos e programas iniciais como diretrizes, eventualmente, mutveis.
Fase 4 Concluso: Acelerao das atividades que, eventualmente, no tenham sido concludas;
Realocao dos recursos humanos do projeto para outras atividades ou projetos; Elaborao da memria
tcnica do projeto; Elaborao de relatrios e transferncia dos resultados finais do projeto; Emisso de
avaliaes globais sobre o desempenho da equipe do projeto e os resultados alcanados; Acompanhamento
ex-post.
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Ciclo de Vida - Caractersticas
A) Nveis de Custos e de Pessoal

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Ciclo de Vida - Caractersticas
B) Incertezas e Capacidade de influncia dos stakeholders
C) Custos de Mudanas

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Fases de um projeto
Um ciclo de vida geralmente composto por fases;
Fases = divises de um projeto, nas quais o controle se torna
fundamental para o gerenciamento efetivo do trmino de uma
entrega importante.
Segmenta-se o projeto em subconjuntos lgicos para facilitar o
gerenciamento;
So usadas quando a natureza do trabalho a ser realizado nica
em determinada parte do projeto
Ao final de cada fase h uma entrega.
O nmero de fases, a necessidade de fases e o grau de controle
aplicado depende do tamanho, grau de complexidade e impacto
potencial do projeto.
Nome e nmero de fases variam conforme a complexidade do
projeto.
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Fases de um projeto
Uma fase

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Fases de um projeto
Sequenciais:
Encerramento de uma fase termina com alguma forma de
transferncia ou entrega do produto.
O final desta fase representa um ponto natural de reavaliao dos
esforos em andamento e de modificao ou trmino do projeto, caso
necessrio.

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Fases de um projeto
Sobrepostas:
Uma fase tem incio antes do trmino da anterior
Podem aumentar o risco e resultar em retrabalho caso uma fase
subsequente progrida antes que informaes precisas sejam
disponibilizadas pela fase anterior.

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Relao entre fases

Diferentes formas de se planejar as fases do projeto.


Diferena bsica: grau de incerteza do ambiente

o Preditivo: totalmente planejado o mais cedo possvel;

o Iterativas ou Incremental: o planejamento da prxima fase


feito de acordo com o avano na fase atual e nas entregas.
o Adaptativo (mtodos geis): iterativo e incremental, porm
muito rpido.

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2013 - DNIT - Analista Administrativo - edital especfico
As etapas do Ciclo de Vida de um projeto podem ser representadas por
suas principais atividades, quais sejam: a) Fase Conceitual; b) Fase de Planejamento; c) Fase de
Execuo; e d) Fase de Concluso.
Estas fases so compostas por um conjunto de atividades:
I. identificao de necessidades e/ou oportunidades.
II. traduo dessas necessidades e/ou oportunidades em um problema.
III. equacionamento e definio do problema; e anlise do ambiente de problema.
IV. determinao dos objetivos e metas a serem alcanados.
V. deciso quanto execuo do projeto.
As atividades enumeradas anteriormente representam a seguinte fase do Ciclo de Vida do
projeto:
a) Conceitual.
b) Planejamento.
c) Execuo.
d) Concluso.
e) Final.
2009 - ANA - Analista Administrativo - Administrao
Entre as opes abaixo, selecione aquela que enuncia corretamente os
grupos de processos de gerenciamento de projetos.

a) Iniciao, Planejamento, Execuo, Monitoramento e Encerramento.


b) Escopo, Tempo, Custo, RH, Qualidade e Riscos.
c) Escopo, Planejamento, Execuo, Monitoramento e Implantao.
d) Contrato, Escopo, Custo, Cronograma, Planejamento e
Monitoramento.
e) Termo de Abertura, Iniciao, Contrato, Gerenciamento do Projeto,
Monitoramento e Encerramento.
2009 - ANA - Analista Administrativo - Administrao

Entre as afirmativas que se seguem sobre ciclo de vida do projeto,


selecione opo incorreta.
a) Os gerentes podem dividir os projetos em fases para facilitar o controle
gerencial.
b) O conjunto das fases de um projeto corresponde ao ciclo de vida do
projeto.
c) O ciclo de vida do projeto define as fases que conectam o incio de um
projeto ao seu fim.
d) A capacidade das partes interessadas influenciarem o produto do
projeto maior nas fases iniciais do ciclo de vida do projeto.
e) O nvel de custos e de pessoal maior na primeira e na ltima fase do
ciclo de vida de qualquer projeto.
Projetos

Quando um projeto acaba?


Objetivo atingido;
Objetivo no pode mais ser atingido;
Necessidade do projeto no existe mais;
Cliente / patrocinador mandou.

Sucesso = foi cumprido conforme o plano.

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Contexto e dificuldades dos Projetos
Projetos se diferenciam uns dos outros em funo do grau de dificuldade (para seus
administradores) e do contexto (condies geogrficas, situao econmica / poltica /
social / cultural, etc.)
Complexidade:
o Tcnica: relaciona-se com o produto e o conhecimento necessrio para faz-lo.
o Relacional: comportamentos das equipes/redes de pessoas (dentro e fora).
o Outras: distncia fsica entre pessoas ou recursos do projeto; nmero de
pessoas, organizaes ou instalaes envolvidas; diversidade e volume de
informaes a serem processadas; durao; condies a serem observadas
(clima ,segurana).
Incerteza:
o Com os mtodos: no se sabe como proceder para alcanar os objetivos.
o De objetivos: requisitos do projeto esto mal definidos.
Grau de familiaridade ou maturidade: em relao aos projetos e s ferramentas e
requisitos da administrao de projetos.
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Fracassos em Projetos
Subestimao da complexidade do projeto
Falta de planejamento e de envolvimento dos
stakeholders
Escopo incompleto
Falta de apoio executivo e de recursos
Expectativas no realistas dos stakeholders
Mudanas frequentes nas especificaes ou produto
no mais necessrio
Ausncia de acompanhamento executivo
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2012 - MPOG - Analista Tcnico de Polticas Sociais
- edital especfico
considerada caracterstica de um projeto bem sucedido:
a) ficar abaixo do oramento previsto.
b) terminar antes do prazo.
c) o cliente ser surpreendido pela qualidade do resultado do
projeto.
d) ser realizado conforme o planejado.
e) consumir menos materiais e pessoas.
Estrutura Organizacional
Funcional

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Estrutura Organizacional
Por Projetos

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Estrutura Organizacional
Matricial
Fraca

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Estrutura Organizacional
Matricial Forte

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Estrutura Organizacional
Matricial Balanceada

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Estrutura Organizacional
Composta

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Estrutura Organizacional quadro resumo

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Gesto de Projetos
Tomar decises e realizar aes de planejamento,
organizao, execuo e controle do ciclo de vida do
projeto.
Combinao de pessoas, tcnicas e sistemas
necessrios administrao dos recursos indispensveis
para atingir com xito o final do projeto.
a aplicao de conhecimentos, habilidades,
ferramentas e tcnicas nas atividades do projeto a fim
de atender os requisitos.
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Gesto de Projetos

Envolve:
Identificar requisitos;
Conjugar necessidades, preocupaes e expectativas dos
stakeholders;
Garantir comunicao efetiva entre as partes envolvidas;
Alcanar metas e criar as entregas do projeto;
Balancear restries que competem entre si (escopo,
qualidade, cronograma, oramento, recursos, riscos etc.)

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Gesto de Projetos

PMI - Project Management Institute


principal organizao mundial no que se refere ao
gerenciamento de projetos.
cria os padres, avana a metodologia e promove a
responsabilidade profissional no gerenciamento de projetos.
PMBOK - The Project Management Body of Knowledge
guia com o conjunto de padres, regras e boas prticas em
gerenciamento de projetos.

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Gesto de Projetos
PMBOK explora tres conceitos centrais:
Ciclo de vida do projeto;
Processo de administrar projetos;
reas do conhecimento.

47 processos
Cinco Grupos de Processos
Dez reas de Conhecimento

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Gesto de Projetos - PMBOK

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Gesto de Projetos - PMBOK

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Processos de Gerenciamento

- 5 Grupos
de
Processos

Importante: os grupos de processos no so fases do projeto;


eles podem ocorrer em cada uma das fases; 36
Processos de Gerenciamento

1. Processos de Iniciao
atividades realizadas para definir um novo projeto ou uma
nova fase de um projeto j existente, obtendo-se
autorizao para tal.
so frequentemente realizados fora do escopo de controle
do projeto.
Exemplo: desenvolver TAP, identificar stakeholders.

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Processos de Gerenciamento
2. Processos de planejamento
Coletar requisitos e estabelecer o escopo total
Planejar recursos, comunicaes, integrao, tempo, riscos
Montar a EAP

3. Processos de execuo
executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do
projeto, de forma a cumprir as suas especificaes.
Mobilizar pessoas e executar o planejado
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Processos de Gerenciamento
4. Processos de monitoramento e controle
acompanhar e regular o progresso e o desempenho do
projeto
identificar e tratar todas as mudanas requeridas

5. Processos de encerramento
finaliza formalmente todas as atividades de um projeto ou
de uma fase do projeto
entrega o produto terminado ou encerra um projeto
cancelado.
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Relao entre os grupos de processos

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Outros conceitos importantes
Programas x Portflio

Programa - grupo de projetos relacionados, que so


gerenciados de modo coordenado para a obteno de
benefcios e controle que no estariam disponveis se
fosse gerenciados individualmente.
Foco do projeto = entrega do produto/servio
Foco do programa = realizao dos benefcios por ele
perseguidos.
Benefcios no so produtos, mas sim impactos e resultados
percebidos pela sociedade, organizao, servios, etc.
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Programas x Portflio

Portflio - conjunto de projetos, programas e outros


trabalhos que so agrupados com propsito de facilitar o
gerenciamento efetivo do trabalho para atender
objetivos.
Controle, priorizao e alocao de recursos.
Projetos e Programas so temporrios; Portflios so
contnuos.
Uma organizao pode possuir mais de um portflio,
cada um tratando de reas ou objetivos especficos.
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Programas x Portflio

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2012 - MPOG - Analista Tcnico de Polticas Sociais -
edital especfico

Considerando diferenas entre projetos, programas e portflios, sobre o


gerenciamento de portflios, correto afirmar:
a) os gerentes monitoram continuamente as mudanas ocorridas no
ambiente mais amplo da organizao.
b) os gerentes gerenciam a equipe do projeto para atender aos objetivos
do projeto.
c) os gerentes monitoram o progresso dos componentes do programa para
garantir que os objetivos, cronogramas, oramentos e benefcios globais do
mesmo sejam atendidos.
d) o sucesso medido pela qualidade do produto e do projeto,
pontualidade, conformidade oramentria e grau de satisfao do cliente.
e) os gerentes monitoram e controlam o trabalho de elaborao dos
produtos, servios ou resultados para os quais o projeto foi realizado.
Critrios seleo de projetos
Comerciais relativos ao mercado potencial de gerar
resultados positivos para a empresa
Ex: Potencial de faturamento e lucros; Taxa de crescimento das
vendas; Avaliao da concorrncia; Distribuio do risco;
Oportunidade de mudana no ramo de negcios; Grau de inovao do
produto.
Tcnicos viabilidade tcnica (interna) para transformar a ideia
em resultado
Ex: Disponibilidade de capital; Capacidade de marketing da empresa;
Capacidade industrial da empresa; Capacidade da base tecnolgica;
Disponibilidade de matrias primas; Competncia gerencial

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Escritrio de Projetos
Corpo ou entidade organizacional qual so atribudas vrias
responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e
coordenado dos projetos de uma instituio.
Trs tipos:
De Suporte
De Controle
De Direo
Principais objetivos de um EP:
Centralizar as informaes;
Estabelecer polticas e procedimentos para projetos;
Ser um centro de apoio ao time do projeto e representar fisicamente o
projeto. 47
Equipes de Projetos
So as pessoas encarregadas da realizao do projeto.
Inclui o gerente do projeto, o pessoal de gerenciamento do projeto e
outros membros da equipe que executam o trabalho, mas que no
esto necessariamente envolvidos no gerenciamento do projeto.
Tendem a ser multidisciplinares e tm vida limitada durao do
projeto.
So, geralmente, bem distintas de uma equipe funcional
(permanente).
Caractersticas do projeto X equipe selecionada.
Dedicao integral, parcial ou por atividade especfica.
Exemplos de atividades: desenvolver, revisar, analisar e entender o
escopo; planejar o projeto; executar; medir e controlar.
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Gerente de Projetos

Pessoa designada pela a organizao para atingir os


objetivos do projeto.
Responsvel pela aplicao das competncias,
conhecimentos, ferramentas e tcnicas de projeto s
atividades.
Competncias:
Conhecimento
Desempenho: habilidades
Pessoais: atitudes, personalidade e liderana
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Artefatos
Documento modelo em um formato predefinido, que
fornece uma estrutura base para coletar, organizar e
apresentar informaes e dados.
Artefatos podem reduzir o esforo necessrio para realizar
um trabalho e aumentar a consistncia dos resultados.
Ex: TAP, planilha de custos, cronograma, documentos de
comunicao, plano de gerenciamento, contratos etc.

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Estrutura Analtica do Projeto (EAP)
Subdiviso das entregas e do trabalho do projeto em
componentes menores e de gerenciamento mais fcil.
Representa todo produto e trabalho do projeto (escopo total),

Pacote de Trabalho = nvel mais baixo na EAP = ponto em que o custo e


a durao das atividades podem ser bem estimados e gerenciados.
Esforo= quantidade de unidades de mo-de-obra necessrias para
terminar uma atividade do cronograma ou um componente da EAP. 51
Estratgias para gerenciar Riscos
Riscos negativos ou ameaas:
Eliminar
Transferir
Mitigar
Aceitar
Riscos positivos ou oportunidades:
Explorar
Compartilhar
Melhorar
Aceitar
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2009 - ANA - Analista Administrativo - Administrao
Considerando a definio de escritrio de projetos segundo o PMBOK, analise as
alternativas que se seguem e selecione a opo que corresponde ao resultado de
sua anlise:
( ) O escritrio de projetos ou PMO uma entidade organizacional qual devem ser
atribudas responsabilidades relacionadas a elaborao de contratos, mas no ao
gerenciamento de projetos;
( ) O escritrio de projetos ou PMO pode ter responsabilidades que variam desde o
fornecimento de funes de suporte ao gerenciamento de projetos, at o
gerenciamento direto de um projeto;
( ) Um escritrio de Projetos ou PMO o rgo responsvel pela emisso dos
certificados PMP na organizao, em especial a autorizao de documentos de
requisitos e demais especificaes de escopo e esforo distinto.
a) C, C, C
b) C, C, E
c) C, E, E
d) E, E, E
e) E, C, E
2014 - Mtur - Analista Tcnico-Administrativo
Analise as afirmativas a seguir e selecione a opo correta.
a) Um projeto um conjunto de atividades temporrias, realizadas em
grupo, destinadas a produzir um produto, no se aplicando a servios
pblicos.
b) Um projeto uma iniciativa temporria no sentido de que tem um incio
e fim definidos em um mesmo exerccio ou mandato.
c) Um projeto nico no sentido de ser um conjunto de operaes de
rotina destinadas a atingir um objetivo organizacional.
d) Uma equipe de projeto pode ser composta de pessoas que algumas
vezes so vindas de diferentes organizaes e de mltiplas geografias.
e) O desenvolvimento de um software para um processo empresarial
aperfeioado, a execuo das atividades de produo em uma organizao
ou a construo de uma ponte todos so projetos.

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