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PROFESOR INTEGRANTES
ING. MICHELL LUGO PIMENTEL ODALYS
SOSA, ADA
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INTRODUCCIN
Es en realidad indispensable y esto explica por qu, una vez creada, creci con
tanta rapidez. El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y
cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a travs
del desarrollo de las organizaciones sociales partiendo en la poca prehispnica por
las tribus nmadas, donde comienza la organizacin para la recoleccin de frutas y la
caza de animales, y despus con el descubrimiento de la agricultura da paso a la
creacin de las pequeas comunidades. Las organizaciones son unidades sociales
coordinada, consciente, que estn compuestas por dos o ms personas, que funciona
con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o planes comunes.
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se hacen las actividades, cules resultados se persiguen y si los objetivos que se traza
la organizacin se han alcanzado. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien
sean pequeas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas. Por todo lo esbozado
anteriormente, el control dentro las organizaciones, invierten como fuerza motora que
conlleva al logro de los objetivos y misin empresarial y en conjunto significan la
eficiencia y la eficacia de la empresa.
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CAPITULO I
EL PROBLEMA
A nivel mundial, las empresas han sufrido diversos cambios ya que las
mismas son un instrumento universalmente empleador, las organizaciones han pasado
de un escenario estable a uno de incertidumbre, esto debido al entorno donde se
encuentran, han desencadenado en las empresas un gran nmero de cambios internos
dentro de los sistemas o procedimientos administrativos aplicados en las diferentes
Direcciones, Gerencias o Unidades que conforman una Organizacin.
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En Latinoamrica tambin se han presentado problemas de archivar
documentos, en este caso digitalizados, ya que la elaboracin de la compilacin en
archivo es de gran importancia, debido a que, permite organizar los documentos por
asuntos para una mejor y ms fcil consulta. Por otra parte, los procesos de
digitalizacin del archivo resulta ser un mecanismo muy sencillo e innovador que por
medio de software, un escner y un computador se logran imgenes digitales de los
documentos las cuales pueden ser consultados y reproducidos de forma simultnea
por varios usuarios a la vez y sin el riesgo de prdida, extravo o destruccin de los
mismos, los mismo presentan que hay empresas que no han implemento aun esta
importante herramienta, para lograr la eficiencia de la organizacin en su empresa.
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Considerando que existe la carencia de un manual de normas y
procedimientos que permita y facilite la aplicacin de los procedimientos
administrativos adecuados al momento de ejecutar las tareas diarias inherentes al
consejos comunales, por lo que se maneja gran nmeros de documentos y planillas de
informacin de inters, que no estn archivados en forma adecuada sino que reposan
solo en carpetas y a veces hasta sin identificacin, lo cual permitir generar una serie
de debilidades que estn ocasionando deficiencia a la organizacin. Por tal motivo,
este estudio est orientado al diseo de procedimientos para mejorar la organizacin
de documentos del comit de finanzas y administracin del consejo comunal Poder
de Dios del sector Villa Bolvar I.
1.2 Justificacin
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la empresa tendr a su disposicin una serie de herramientas que permita corregir las
debilidades existentes. Por ltimo, el aporte del estudio queda representado en el
hecho de que el consejo comunal contar con un ejemplar de este informe una vez
concluido, donde se recopilan las causas que estn afectando el rendimiento y
efectividad al momento de archivar, as como tambin quedara como material de
consulta para los estudiantes interesados en el tema.
-.Determinar los Elementos que estn incidiendo en los procesos aplicados durante la
ejecucin de las Actividades de archivar en el consejo comunal Poder de Dios del
sector Villa Bolvar I.
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.Proponer las Estrategias Necesarias para Mejorar la aplicacin de los Procedimientos
para archivar documentos del consejo comunal Poder de Dios del sector Villa
Bolvar I.
Alcance
Limitaciones
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CAPITULO II
MARCO TEORICO
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2.2 Bases Tericas
Archivar
Importancia de archivar
3. Codificar: Ponerle una marca o cdigo al nombre que se eligi en el paso anterior
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5. Archivar Propiamente: Es colocar las cartas en los respectivos flderes, carpetas
o archivadores de palanca.
Conservacin
Sistema de Archivos
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3. Sistema Geogrfico
-.Documentos vitales
-.Documentos Importantes
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-.Documentos tiles
-.Documentos No Esenciales
Incluyen anuncios, formatos, afiches, etc. Los cuales pueden ser destruidos
despus utilizarlo temporalmente, en algunos casos sin la necesidad de archivarlo.
Administracin
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propsitos que no podan alcanzar de manera individual, la administracin ha
sido esencial para garantizar la coordinacin de los esfuerzos individuales. A
medida que la sociedad empez a depender crecientemente del esfuerzo grupal y
que muchos grupos organizados tendieron a crecer, las tareas de los
administradores se volvieron cada vez ms importantes (Chiavenato, I., 2004).
Proceso Administrativo
Consejos Comunales
El Consejo Comunal es la instancia de participacin, articulacin e
integracin entre las diversas organizaciones comunitarias, grupos sociales y,
los ciudadanos y ciudadanas, que permiten al pueblo organizado, ejercer
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directamente la gestin de polticas pblicas y proyectos orientados a
responder a las necesidades y aspiraciones de la comunidad en la
construccin de una sociedad de equidad y justicia social.
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(alimentacin, transporte, telecomunicaciones, vivienda y hbitat) y concretar
aspiraciones de participacin protagnica de las comunidades, especialmente de
aquellas empobrecidas, atomizadas, desarticuladas y marginadas. A continuacin
hablaremos un poco de modo ms profundo sobre los Consejos Comunales, para ello
es importante conocer, su definicin, para que sirve, quienes lo conforman, como
realizarlo, entre otros.
Artculo 1.
Artculo 2.
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comunidades, en la construccin del nuevo modelo de sociedad
socialista de igualdad, equidad y justicia social.
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CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
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analizarlos, procesarlos y presentarlos, como en la presente investigacin. A esto se
refiere Tamayo y Tamayo (2003) cuando habla del diseo de campo:
De dicha poblacin se tom una muestra del proceso de control para archivar
los documentos y 7 personas que se encargar directamente de esas actividades.
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La observacin directa consiste en el estudio de una actividad o proceso,
recolectando la informacin viendo en el propio lugar de los hechos todo lo que
ocurre, para su posterior anlisis. Para el presente proyecto se recurri al uso de la
observacin directa del proceso de contable que llevaba el Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios, las personas encargadas de
cumplir sta funcin como realiza el registro contable.
Una vez obtenida, la informacin fue tabulada (ver tabla siguiente) mostrando
los tems el nmero de respuestas afirmativas seguido de su porcentaje, el nmero de
respuestas negativas seguido de su porcentaje y por ltimo el total de respuestas
seguido de su porcentaje. Con esto se consigue tener una visin ms clara del
proceso de inscripcin en opinin de las personas involucradas, considerando que los
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resultados pueden ser extendidos a la poblacin completa dando una visin acertada
de lo estudiado.
CAPTULO VI
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Anlisis e interpretacin de resultados
Cuadro 1
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Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a
saber usted, lo que es archivar de documentos.
El 72% de los encuestados respondi no, y el 28% dijo si, cuando se les
pregunto si sabe lo que es archivar documentos.
De igual manera saben que es importante, ya que los documentos sirven para
acreditar los derechos y obligaciones de los ciudadanos y el documento de archivo es
accesible a todos en general, cuando est bien organizado y archivado, de all la
importancia archivar todos los documentos entregados al Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios.
Cuadro 2
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Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a
Identificar por sus clases los documentos a archivar
Anlisis
El cuadro 2 muestra los resultados del 57% que respondi no y el 43% que
dijo si, con relacin a si se identifican por sus clase los documentos a archivar
Cuadro 3
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Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a si
sabe cmo identificar las carpetas dentro de un archivo.
Anlisis
El cuadro 3 refleja que el 57% de los encuestados con relacin a si sabe cmo
identificar las carpetas dentro de un archivo, respondi no, y 43% dijo si, por tanto es
importante que los integrantes del comit conozcan que tanto en los archivos
departamentales como en los generales se deber establecer un cierto control, para
saber quin entra, cuando lo hace, qu documento busca, qu documento extrae y de
qu tipo se trata, cuando lo devolver, etc.
Cuadro 4
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Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a si
Sabe clasificar la documentacin en las gavetas del archivo
Anlisis
Cuadro 5
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Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a si
Identifica a qu orden documental pertenece el documento
Anlisis
Los resultados del cuadro 5 demuestran que el 100% de las personas que
integran el Comit de Finanzas y Administracin del Consejo Comunal Poder de
Dios respondieron que no identifican a qu orden documental pertenece el
documento.
Por lo que se hace importante mencionar que los mismos deben saber de qu
manera se pueden ordenar, ya que la ordenacin permiten seleccionar un criterio por
el cual los expedientes o documentos sern situados de manera correlativa: segn la
fecha (ordenacin cronolgica), segn el nombre (ordenacin alfabtica), el cdigo
(ordenacin numrica), la divisin territorial o geogrfica (ordenacin topogrfica) o
segn la temtica (ordenacin por materias), Por eso se debe hacer un buen cuadro de
clasificacin, es decir, como un conjunto de palabras o trminos que tienen como
misin sintetizar y representar el contenido de los documentos para recuperarlos
posteriormente. En este sentido, el uso de los archivos brinda numerosas ventajas,
traducidas todas ellas en una mayor rapidez y precisin en el trabajo: ordenacin por
cualquiera de los campos, control de los expedientes tramitados, bsquedas a partir de
un trmino o de varios relacionados, elaboracin de listados, entre otros.
Cuadro 6
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Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a si
Realiza correctamente la aplicacin subdivisiones si fuera necesario definir ms
el contenido del archivo
Cuadro 7
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Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a si
aplican normas para documentos que regulan la conservacin de las funciones
de archivo como guardar, conservar y custodiar la informacin?
De esta manera los expedientes deben seguir unas normas para su formacin y
unificacin, debido a que cualquier organismo de la Administracin debe llevarse el
archivo de oficina de forma parecida, as como tambin son conservados en estos
archivos mientras son usados de forma constante, se debe tambin mantener la
organizacin de las series documentales; es decir, que los documentos deben estar
reunidos en expedientes relativos cada uno a un asunto. Estas normas pueden
resumirse en: Guarda la informacin y los documentos en forma de expedientes y en
el sitio donde se producen, cada expediente debe estar guardado en una carpetilla. En
un lugar visible deben figurar los datos, los expedientes contendrn todos los
documentos relativos al asunto del que traten. Si un documento corresponde a varios
expedientes, debern sacarse tantas copias como sean necesarias.
Cuadro 8
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Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a si
Estn dispuestos a aprender a realizar el correcto archivo de los documentos
Para ello precisa que todos estn involucrados en la labor aunque la gestin y
ordenacin sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fcil de
manejar, pero estn interesados en resolver el desorden que es el conjunto de
decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para
cualquier tipo de informacin tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla,
actuar sobre ella, por ello es necesario aprender a archivar.
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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Conclusin
-.Se determinaron los elementos que estn incidiendo en los procesos aplicados
durante la ejecucin de las Actividades de archivar en el consejo comunal Poder de
Dios del sector Villa Bolvar I, donde las personas se limitan solo a guardad
informacin y documentos al aire libre sin ninguna identificacin.
Recomendaciones
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Es importante que todas las personas que integran el Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios, pongan en prctica, el archivo
de documentos, para ello es importante que conozcan que:
Se recomienda que se sigan realizando propuestas como estas que permitan organizar
mejor la parte administrativa de los Consejos Comunales.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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Conde Villaverde, M.L.(2004) Manual de tratamiento de archivos administrativos. .
Madrid: Direccin de Archivos Estatales.
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ANEXOS
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