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CMO REALIZAR UN ORGANIGRAMA?

El organigrama de la empresa es uno de los documentos ms importantes de nuestro sistema de gestin


de Calidad. Es un documento que cuelga directamente del Manual de Calidad de la empresa, ya que se
define la estructura de la propia empresa, as como el personal y sus funciones. Es uno de los principales
requisitos de la norma UNE EN ISO 9001.
Y, para qu sirve el organigrama de una empresa? El organigrama de una empresa es muy importante
porque define las lneas de autoridad que existen dentro de la empresa y permite organizar las personas y
las funciones que requieren ser realizadas. Es decir si no se tiene un organigrama, nadie podr saber
quin es su jefe y sobre quienes tiene autoridad ni podr saber sobre quienes tiene autoridad, es decir a
quienes puede dar rdenes.
En base al organigrama, se tendr que realizar un procedimiento especfico donde se definan las
funciones y responsabilidades del personal de la empresa.

RECOMENDACIN: Los organigramas se pueden realizar prcticamente con todos los programas
informticos, aunque yo os recomiendo realizarlos con MICROSOFT VISIO ya que es un programa
especfico para elaborar organigramas y mapas de procesos.

Pasos a seguir:

Decidir la estructura del organigrama (vertical u horizontal):

La gran mayora de empresas son microempresas o pequeas empresas y por lo tanto se escoger un
grfico vertical, es decir, que cada subordinado ser dirigido nicamente por un superior, el principio bsico
de este tipo de diseo organizacional es el de evitar conflictos entre los cargos, malentendidos y mal uso
de recursos. El diseo horizontal del organigrama se utiliza para empresas muy grandes y generalmente
resulta un grfico muy extenso.

NOTA: si la empresa es muy grande y de esta cuelgan otras empresas, es imprescindible insertar en el
manual de calidad ambos organigramas el de la empresa madre y de tu empresa que pertenece al
grupo.

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Decidir el tipo de estructura de la empresa:

Hay diferentes modelos que podemos encontrar en cualquier manual de gestin empresarial:

Estructura funcional: Es una de las ms frecuentes de agrupar actividades, una empresa puede
organizarse por departamentos o funciones como por ejemplo: ingeniera, contabilidad, manufactura,
recursos humanos, compras esta organizacin funcional puede ser utilizada en todo tipo de empresas,
adecuando los nombres de las funciones requeridas para alcanzar los objetivos de la empresa.

Estructura por producto: Esta estructura ilustra la departamentalizacin del producto en la que cada
producto principal es ubicado bajo la autoridad de un ejecutivo que se especializa y se responsabiliza por
todos los aspectos de esa lnea de producto.

Estructura por tipos de cliente: se organiza por cada tipo particular de cliente al que la empresa desea
servir, teniendo en cuenta que cada grupo de clientes tiene un grupo particular de problemas y
necesidades.

Estructura geogrfica: Se trata de organizar el organigrama por territorio geogrfico, por ejemplo una
organizacin de ventas puede tener regiones sur, centro, oriente, occidente, suroriente y suroccidente; este
tipo de organigrama es til cuando la empresa est extendida en todo un pas o territorio. Tambin es til
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para una empresa que es un grupo de empresas y cada empresa pequea se encuentra en una regin
diferente. Luego cada empresa pequea puede tener un organigrama funcional que cuelga del
organigrama geogrfico.

Estructura por proceso: Este tipo de organigrama muestra el flujo de varios departamentos de la
produccin, por ejemplo: en una planta de fabricacin de prefabricados, cada departamento se especializa
en una fase especfica del proceso como por ejemplo: el que se ocupa de la manipulacin del acero, el de
montaje, el del hormigonado, el del corte de piezas, el de acopio

Determine los niveles que requiere crearse en su empresa. Hacer esto depende de la cantidad de
personas que crees que se requiere en tu empresa al momento de crearla o al momento de iniciar; es
normal que tu organigrama crezca en la misma medida en que crezca tu empresa, de manera que puedes
crear un organigrama bsico con la condicin de que lo actualices cada vez que crezca tu empresa en
cantidad de personas. Por ejemplo si al momento de iniciar, crees que tendrs un gerente comercial,
colcalo en tu organigrama, sin embargo si con el paso del tiempo ser necesario contratar asesores de
ventas, ser necesario crear el cargo de asesor de ventas en tu organigrama. Es importante tener en
cuenta que puede existir un solo cargo de asesor de ventas pero en la prctica pueden haber tres asesores
de ventas o mas y no ser necesario reflejar exactamente la cantidad de personas en un solo cargo,
asegura que exista el cargo independientemente de la cantidad de personas existentes en el cargo.

NOTA: El organigrama tiene que ser un documento dinmico y adaptarse a medida que evoluciona la
empresa. Pero ojo, si se modifica, tambin se tendr que modificar quiz el manual y seguro el
procedimiento especfico.

Divulga el organigrama a tus colaboradores y socios: Realiza los ajustes necesarios de acuerdo con lo
que deseas de tu proyecto, estos pasos para crear el organigrama de una empresa te permiten seleccionar
el modelo ms adecuado de tu empresa, asegrate de comunicarlos a tus colaboradores, y de actualizar
los cambios, es tu manera de organizarte y merece atencin, empresario organizado, empresario de xito.

OBSERVACIN: Es importante que la empresa disponga de dos organigramas: uno funcional


(indicando nicamente puesto de trabajo) y otro nominal (con nombres).

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