Você está na página 1de 9

Gesto do Estoque Inventrio Fsico de Estoques Captulo 4 - Mdulo II

Captulo 4 - Gesto do Estoque Inventrio Fsico de


Estoques
Celso Ferreira Alves Jnior
eng.alvesjr@gmail.com

1. INVENTRIO DO ESTOQUE DE MERCADORIAS

Inventrio ou Balano (linguagem comercial) o processo de verificao dos


estoques de produtos, mercadorias e materiais da empresa. Esta verificao feita in
loco, atravs da contagem dos itens.

Figura 1 Imagem ilustrativa da contagem de produtos para elaborao de um inventrio


Fonte: Google Images, 2014.

Existem dois tipos de inventario: o Inventrio Peridico (anual), que feito no


final de cada perodo contbil, tem efeito fiscal e feito em todos os itens e o Inventrio
Rotativo que tem como finalidade detectar e corrigir diferenas, reduzir e eliminar
possveis perdas e realizado em um nmero reduzido de itens, realizado durante o
perodo contbil.
Gesto do Estoque Inventrio Fsico de Estoques Captulo 4 - Mdulo II

O inventrio fsico representa uma oportunidade de corrigir qualquer


impreciso nos registros

Processos, segundo Pozo et. al. (2010):


1 Procedimento: Emisso das listagens para contagem do estoque. Para efetuar a
contagem dos itens do estoque necessrio emitir as listagens para anotaes
das quantidades contadas pelos inventariantes.
2 Procedimento: Digitao da contagem e confrontao com o estoque atual. Este
procedimento tem como finalidade demonstrar possveis distores entre o
saldo atual dos produtos com a quantidade inventariada.
3 Procedimento: Digitao dos itens inventariados e acerto do saldo. De posse das
listagens com as quantidades inventariadas ser digitado e ajustado o saldo de
cada produto

Figura 2 Imagem ilustrativa de um inventrio fsico


Fonte: Google Images, 2014.
Gesto do Estoque Inventrio Fsico de Estoques Captulo 4 - Mdulo II

1.1 Conceitos e importncia da acuracidade de estoques


Com as organizaes buscando trabalhar com menores custos operacionais e,
concomitantemente, com menores investimentos em ativos circulantes, os estoques tem
sido administrados para ficarem cada vez mais enxutos, isto , para uma mesma
demanda, mantemos estoques cada vez menores. Sendo assim, torna-se necessrio o
extremo cuidado com as informaes de estoque, para que os saldos em estoque
demonstrados nos sistemas informatizados mantenham perfeita sintonia com os saldos
fsicos existentes nos depsitos (Pozo et. al., 2010).
Quando esta acuracidade no existe, os riscos de faltas e sobras de materiais e
produtos torna-se altamente relevante, podendo causar problemas, principalmente de
compras desnecessrias ou desperdcio de produtos.

1.2 O que acuracidade de estoques?


Acuracidade de estoque um indicador da qualidade e confiabilidade da
informao existente nos sistemas de controle, contbeis ou no, em relao existncia
fsica dos itens controlados.
Quando a informao de estoque no sistema de controle, informatizado ou
manual, no confere com o saldo real, dizemos que este inventrio no confivel ou
no tem acuracidade. A falta de confiabilidade nas informaes afeta todos os setores da
empresa, desde o nvel gerencial at o operacional. Uma informao errada dos saldos
em estoque pode levar a uma deciso equivocada na rea de planejamento de estoques
ou compras, atrasar a produo ou at mesmo ocasionar a falta do produto para o
cliente.
A frmula utilizada para calcular a acuracidade pode ser vista abaixo:

1.3 Divergncias e tolerncias de contagem


Um aspecto a ser considerado o que chamamos de divergncia, medida
conforme frmula abaixo:
Gesto do Estoque Inventrio Fsico de Estoques Captulo 4 - Mdulo II

A importncia do clculo das divergncias para identificar se os erros de


estoque tm grande relevncia em relao aos saldos controlados pelo sistema ou se as
diferenas so residuais, tipicamente resultantes de pequenos erros de contagem.
As divergncias podem em alguns casos, no serem consideradas como erros de
inventrios quando o item inventariado est sujeito a apresentar erros pelo prprio
processo de contagem.
Esta tolerncia muito comum ser definida para itens cujas unidades de
medida so baseadas em peso ou quando, apesar da unidade de medida ser unidade
inteira, o mtodo de conferncia quantitativa ser feito atravs de pesagem, em virtude
das peas serem de muito pequeno tamanho (contagem por balana conta-peas).
A tolerncia o grau de aceitao do erro, isto , da divergncia conceituada
no item anterior, sem que este desvio seja ajustado. Itens tpicos de serem tratados com
tolerncia de medio so os itens higroscpicos, que sofrem influncia do grau de
umidade do ambiente, aumentando ou diminuindo seu peso e, portanto, sofrendo
diferenas quantitativas quando pesados.

3. FORMAS DE INVENTRIOS
Podem ser definidos em Inventrios:

3.1 Gerais
Esse processo abrange todo o estoque da organizao de uma s vez. Tendo
para tal o planejamento:
Cronograma de incio e trmino.
Estabelecimento de correes a serem realizadas;
Efetivo da composio da equipe;
Treinamento da equipe;
Definio de local para separao de materiais inservvel (obsoleto e
deteriorado).
Nota: Esse tipo de inventrio, favorece ao reconhecimento do nvel de divergncias em
que foi operado o almoxarifado durante o perodo entre inventrios gerais, que
normalmente so adotados em um prazo de um ano.
Gesto do Estoque Inventrio Fsico de Estoques Captulo 4 - Mdulo II

Rotativos
Realiza-se em perodos menores de meses, tendendo a alcanar certa variedade
de materiais, normalmente adota-se aos itens com maior rotatividade ou considerados de
segurana industrial (itens que no pode faltar no estoque).

3.2.1 Caracteriza-se com a composio:


Considerar itens mais significativos;
Estabelecimento de perodos;
Definio de valor dos itens a serem inventariados.

3.2.2 Por amostragem


O estabelecimento de inventrios por amostragem bastante interessante, pois
o Administrador de Materiais poder estabelecer o percentual a ser inventariado,
encontrando assim o nvel de qualidade em que se encontra o estoque (Alves Jnior et
al., 2013).
Com a aplicao desse processo, poder ser realizado um planejamento de
aes para eliminao de divergncias detectadas no decorrer do inventrio.

3.2.3 Por itens movimentados.


Inventariar apenas os itens que tiveram movimentao no perodo uma forma
interessante, pois considerando a possibilidade de que somente os itens que foram
movimentados, podero ter ocorrncia de desvios, no haver necessidade de
inventariar os demais itens armazenados (Alves Jnior et al., 2013).
Para tal, deve-se: Listar os itens que tiveram movimentao no perodo
estabelecido, definindo a quantidade de movimentos (entradas e sadas).

3.2.4 Por qualidade


Para Pozo et. al. (2010) estabelecem-se critrios de classes de material, onde se
alerta quanto s caractersticas tcnicas. Incluem-se como caractersticas:
Data de validade;
Composio de jogos;
Unidade de estocagem verso saldo fsico;
Gesto do Estoque Inventrio Fsico de Estoques Captulo 4 - Mdulo II

Contaminao ambiental (qumica ou biolgica)


Para atuao nesse inventrio, a equipe deve ser composta por elementos
tecnicamente treinados para a identificao das no conformidades.
Dentro desse processo, realiza-se a contagem e o acerto de estoques, retirando
os itens inservveis (Pozo et. al., 2010).

3. PREPARAO DO INVENTRIO

O planejamento do inventrio a fase mais importante, pois definies


indevidas levaro, como em qualquer negcio, a resultados negativos, gerando despesas
e re-trabalhos (Pozo et. al., 2010).
A composio do inicio de inventrios, devem ser considerados como
primordiais, e estabelecidos conforme o tipo de inventrio a ser realizado, como
apresentado no item 2.
Compe-se:
Definio do tipo de inventrio a ser adotado;
Planejamento da composio das equipes;
Detalhamento e emisso de relatrios de apoio;
Identificao de dados, caso haja,de inventrios anteriores;
Re-anlise da arrumao fsica;
Emisso de fichas de controle e locais de centralizao dos
documentos;
Responsabilidades de acertos fsico e contbil;
Responsvel pelo andamento do inventrio;
Identificao de reas em processo de inventrio;
Cortes no sistema para itens em inventrio;
Estabelecimento de recontagem, para itens com variao
fsica entre fsico e contbil;
Previsibilidade de reunies dirias para conhecimento de
variaes detectadas;
Responsvel pela emisso de relatrio conclusivo.
Gesto do Estoque Inventrio Fsico de Estoques Captulo 4 - Mdulo II

3.1 Plano de contagens

As contagens fsicas so programadas por meio de perodos e ciclos.


O perodo corresponde ao tempo necessrio para a contagem de todos os itens
em estoque pelo menos uma vez.
Normalmente opta-se por diferenciar a frequncia de contagens ou nmero de
ciclos em funo da classificao ABC.

Como definir a frequncia de contagens?

Freqncia de Total de
Classe N de Itens
Contagem Contagem
A 275 12 3300
B 525 4 2100
C 1700 2 3400
Total de contagens por ano 8800
Dias de contagem 200
Itens a contar por dia 44
Tabela 1 Imagem ilustrativa da contagem de um estoque fsico
Fonte: Do Autor, 2014.

Pergunte a si mesmo se esse nmero razovel para uma contagem diria. Se


NO, altere as frequncias e recalcule-o at que um nmero razovel seja obtido.
Gesto do Estoque Inventrio Fsico de Estoques Captulo 4 - Mdulo II

3.2 Acuracidade do saldo em funo da tecnologia empregada

120%

98% 99,90%
100% 90%
80%

60% 50%
40%

20%

0%
Desorganizado Peridico Rotativo Automatizado

Figura 3 Representao grfica da acuracidade de tecnologias aplicadas contagem de estoques


Fonte: Do Autor, 2014.

3.2.1 como melhorar a eficincia?

Inventrio Rotativo
Dispor itens fora de uso
Maior rapidez na movimentao
Correta determinao do Estoque de Segurana
Avaliar itens sem rotatividade
Maior integrao interna

3.2.2 ACURCIA DOS ESTOQUES

Para Pozo et. al. (2010), uma vez terminado o inventrio, pode-se calcular a
acurcia dos controles que mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade
quanto em valor, ou seja:
Gesto do Estoque Inventrio Fsico de Estoques Captulo 4 - Mdulo II

Exemplo: Calcule a acurcia do controle, aps os trs primeiros meses, foram


encontradas as seguintes divergncias entre o nmero de unidades contadas por item e o
nmero indicado pelo controle.

N de Itens N de Itens
Classe % de Itens Contados Acurcia
Contados Divergentes
A 4910 4910/16915=29,03% 268 (4910-268)/4910=0,9454
B 9125 9125/16915=53,95% 438 (9125-438)/9125=0,9520
C 2880 2880/16915=17,02% 55 (2880-55)/2880=0,9809
TOTAL 16915 100% 761 (761/16915)-1=0,9550
Tabela 2 Clculo da acuracidade de item em processo de contagem em funo do tempo. Representado
numericamente pelo ndice de nmeros divergentes, com posterior percentual de acurcia.
Fonte: Do Autor, 2014.

Soluo:

Acuracidade = (0,2903 X 0,9454) + (0,5395 X 0,9520) + (0,1702 X 0,9809) = 95,50%

REFERENCIAL BIBLIOGRFICO

Alves Jnior, Celso Ferreira. Administrao da Produo Conceitos de Gesto


da produo. Material impresso apostila de estudos, ano de publicao, 2014.

Google Images. Histria da elaborao dos primeiros inventrios fsicos.


Disponvel em http://www.google.com.br/imghp, 2014.

Google Images. Imagem de inventrio fsico. Disponvel em


http://www.google.com.br/imghp, 2014.

Pozo, Hamilton. Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais Uma


abordagem logstica. Disponvel em http://www.google.com.br/imghp, 2014.