Universidad de Los Andes.

Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales.

Ctedra: Auditora Administrativa.

INSTRUMENTO UTILIZADO PARA EVALUAR LAS FUNCIONES, PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS LOS NIVELES DIRECTIVOS, ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS
DE LA EMPRESA EXTRALUZ C.A. Y SU CORRESPONDENCIA CON LOS OBJETIVOS
ORGANIZACIN Y SU VISIN A FUTURO

El presente cuestionario est dirigido al Personal Operativo, Administrativo o de

Direccin de la Empresa Extraluz, C.A., tiene por objetivo detectar las
deficiencias, errores y omisiones a nivel administrativo, operativo o de
direccin en las funciones, procesos y procedimientos que a cargo de la
persona responsable se encuentran. Por su colaboracin, muchas gracias.

1.- Menciona cuales son los objetivos generales del rea o departamento en la
que Ud. se desenvuelve.
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2.- Consideras que estos objetivos se alcanzan de manera eficiente? Por qu?
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3.- Conoce Ud. las polticas del departamento en que labora? Mencione
Algunas.
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4.- Existen procedimientos claros para el desarrollo de las actividades del

departamento en que se desenvuelve? Mencione algunos que recuerde.
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5.- Conoce la Misin y Visin de Extraluz, C.A.?

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6.- Conoce los valores de Extralux, C.A.? Mencione Algunos
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7.- Cules son sus obligaciones y responsabilidades como jefe?

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8.- Se cuenta con un manual de organizacin que contenga la descripcin de

las funciones de su departamento.
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9.- Considera Ud. que sobran o faltan puestos en su departamento? Por qu y

que puestos seran?
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10.- Conoce Ud. el organigrama de la empresa? Lo considera adecuado?

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11.- Recibi algn tipo de capacitacin al ingresar al trabajo? En qu

consisti?
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12.- Cuenta con planes de capacitacin? Con qu periodicidad se

implementan?
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13.- Existe algn plan de promocin o de incentivos para los empleados?

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14.- Considera las condiciones de trabajo adecuadas en cuanto a seguridad e
higiene? Argumente su respuesta.
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15.- Existen niveles de autoridad y responsabilidad definidos para todos los

integrantes de su departamento Si ____________ No _______ Los considera
adecuados?
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16.- La comunicacin que tiene Ud. con sus compaeros y superiores es

adecuada Si______ No______ Con quin o con qu posiciones se comunica
regularmente?
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17.- Qu decisiones toma Ud. normalmente?

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18.- Qu informacin necesita para tomar estas decisiones?

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19.- Son polticas formales o informales las que determinan cmo consigue la
informacin?
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20.- Considera la motivacin como un elemento sustancial para elevar su

desempeo laboral?
Excelente ( ) Suficiente ( ) Buena ( ) Regular ( ) Insuficiente ( )

21.- Existen registros de control en el departamento o rea en que se desarrolla

Si _____ No _____ Mencione cuales conoce.
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22.- Considera que estos se llevan a cabo de manera adecuada? Explique su

respuesta.
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23.- Qu factores tienden a facilitar la efectividad de su trabajo?

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24.- Qu inhibe su efectividad?

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25.- Cmo evaluara a su gerente en trminos de:

Apertura hacia nuevas ideas
Deseos de compartir informacin
Habilidad para aclarar expectativas
Habilidad para coordinar el trabajo en la unidad?

Excelente ( ) Suficiente ( ) Buena ( ) Regular ( ) Insuficiente ( )

26.- Cuando hay conflictos, cmo se resuelven? Cul es normalmente la

causa de conflictos aqu en el centro de trabajo? De ejemplos.
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27.- Cul es para Ud. el mayor problema sin resolver que tiene la
organizacin?
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28.- Cules considera Ud. son las mayores debilidades de la organizacin?

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29.- Cules considera Ud. son las mayores fortalezas o potencialidades de la
organizacin?
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Gerencia:

Tiene la gerencia tiempo para planear constantemente nuevas actividades?

Realiza la gerencia juntas peridicas con los jefes de departamentos? Con

cuanta frecuencia?

Qu percepciones cree Ud. que los empleados tienen sobre la alta gerencia y
por qu?

Cul es el rol comunicacional de los supervisores? Cmo estn entrenados y

evaluados?

Qu problemas particulares de comunicacin tienen? Cmo cree Ud. que son

percibidos por los empleados?

Qu tan a tiempo se intercambia informacin entre las unidades y

departamentos?

Qu se puede hacer para aliviar cualquier problema de comunicaciones en

esta empresa?

Cmo reciben los empleados informacin que les afecta personalmente? Por
ejemplo, cmo se enteran sobre las nuevas polticas?

Han habido recientemente cambios significativos en los patrones de

comunicacin en la empresa?

Si pudiera hacer un cambio en la comunicacin de la empresa, cul sera lo

ms importante de hacer?

Qu cree Ud. que se obtendr de esta auditora?

Existen programas generales y particulares? Si _____ No _____ Cmo se

estructuran? En base a qu se ejecutan los programas?
Evala los resultados obtenidos de los programas o de las actividades
realizadas por cada departamento?

Se cuenta con un sistema de presupuesto?

Si _____ No _____

Qu tcnicas se utilizan para la estructuracin e implantacin de dichos

presupuestos?

Existe un control para detectar desviaciones del presupuesto implementado?

Poseen un departamento de compras?

Tienen polticas definidas para las compras?

Se consiguen cotizaciones y se efectan un anlisis, no slo de precios sino de

condiciones de crdito, tiempo de entrega, descuentos, entre otros?

Se tiene una programacin de compras y entregas?

Se llevan a cabo estudios sobre el mercado y los materiales para encontrar

materiales y componentes de sustitucin?

Se lleva a cabo una programacin y control de las compras de materiales de

consumo y las de pequeo volumen?

Cuentan con proveedores fieles desde hace algn tiempo?

Si _____ No _____

Al momento de realizar una compra slo estiman los proveedores ya

conocidos o se realiza un sondeo de posibles nuevos proveedores en el
mercado?

Administracin

Se delegan adecuadamente y se definen con claridad los deberes y

responsabilidades de cada uno de los empleados?

El proceso de reclutamiento y seleccin quin lo lleva a cabo?

Se dispone de un proceso adecuado de reclutamiento y seleccin?

Especifique.

Existe un proceso adecuado de colocacin del personal de nuevo ingreso?

Existe un programa de capacitacin para cubrir las necesidades de la
empresa?

Se cuenta con una estructura salarial?

Se lleva a cabo un programa de calificacin de mritos o programas de

incentivos?

Se cuenta con registros de personal, expediente que contenga curriculum,

permisos solicitados, copia de los recibos por conceptos de pagos de salarios,
utilidades, bonos, cesta ticket, ente otros?

Quin supervisa el desenvolvimiento de cada uno de los empleados

encontrados en la organizacin?

Existe un procedimiento de supervisin y control de desarrollo de actividades?

En cuanto al pago de proveedores se lleva un control de pagos a los mismos?

Al momento de realizar las comprar se coordina con la administracin, para

asegurar que existan los recursos disponibles para pagar dichos pedidos?

Cada cuanto informa la administracin sobre los resultados, avances,

progresos o retroceso de la organizacin al gerente?

Coordina junto a la gerencia la toma de decisiones? Si _____ No _____ En qu

reas?

Quin elabora los programas y presupuestos de la organizacin?

Existe alguna poltica, procedimiento o tcnica para elaborar los programas y

presupuestos? Especifique como se desarrollan.

Se tienen previstos en calendario, los pagos de impuestos? Si _____ No _____

Son pagados a Tiempo? Si _____ No _____ Si existe retraso es debido a qu
segn su opinin?

Asistente Administrativo

ngel bsicamente ac entra muchas preguntas de las encontradas en la

administracin, ya que atiende al personal y colabora con la administracin.
Cada cuanto tiempo se deben realizar trmites ante los organismos
gubernamentales?

Cules de estos trmites, requieren el traslado de la organizacin ante dicho

ente?

Indique que actividades desarrolla en el rea de Caja.

Debido a qu razn cree ud. que dentro de sus funciones tambin est el
hecho de atender Caja y al Pblico?

Le gustara que las polticas y funciones de su cargo estuviesen mejor definidas

Si _____ No _____
Dentro de su concepcin del cargo, Cules cree Ud. que deberan ser las
funciones que debe desarrollar dentro de la empresa que garanticen una
mayor productividad para la misma?