Captulo 10: Control presupuestal

Control.
A la palabra "control" se le dan diferentes interpretaciones en nuestra
lengua, tales como registro, inspeccin, comprobacin y direccin.
Si nos referimos al control como una fase del proceso administrativo, lo
podemos definir como la etapa en donde se lleva a cabo la evaluacin de lo
realizado, comparndolo con los objetivos, polticas y presupuestos
previamente establecidos, de manera que se tomen medidas que se
consideren convenientes cuando surjan variaciones o discrepancias. Por lo
tanto, el Control Presupuestal, "es un conjunto de procedimientos y recursos
que sirven a la direccin para planear, coordinar y controlar, por medio de
los presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el
fin de que obtenga el mximo rendimiento con el mnimo esfuerzo".
Para que lo controles presupuestarios funcionen adecuadamente no hay que
olvidar que los presupuestos deben estar diseados como herramientas que
ayuden a todos los gerentes para realizar adecuadamente sus funciones, y
no solamente al director del presupuesto.
Utilidad del Control Presupuestal.
Cabe mencionar que el control presupuestal es muy importante dentro de
las empresas para que stas realicen eficientemente sus operaciones y as
logren los objetivos previamente establecidos. La importancia del control
presupuestal se notar en relacin con las ventajas que se mencionarn a
continuacin.
En primer lugar, vimos que el plan de accin, basado en los presupuestos,
se elabora en base a estimaciones que resultan de cuidadosas
investigaciones y estadsticas; se trata de aprovechar la experiencia de
todos para continuar con los xitos y evitar los fracasos. Este plan no est
basado en simples estimaciones al azar, lo cual significa que la empresa
tiene muchas ms probabilidades de triunfar que de fracasar.
Otro punto muy importante es el hecho de que todos los jefes de
departamento de la empresa intervengan en la elaboracin de los
presupuestos, ya que deben considerar los planes como suyos y poner todo
su esfuerzo para cumplirlos.
El control presupuestal facilita la toma de decisiones oportunas en cuanto al
rumbo que debe seguir la empresa, ayudndole en gran parte a la funcin
financiera, ya que la empresa puede saber anticipadamente cundo y
cunto dinero necesitar, permitiendo recurrir a las fuentes de
financiamiento que convengan ms y salgan ms baratas, sin tener que
aceptar lo que le ofrezcan por tomarla desprevenida.
Por otra parte, el control presupuestal busca el trabajo armnico de todos,
es decir, la coordinacin de todas las funciones de la empresa en un
esfuerzo comn, logrando as una mayor eficiencia con el mnimo esfuerzo,
como se menciona en la definicin anterior.

Podemos concluir diciendo que los propsitos bsicos del control

presupuestal son:
- Planear: Determinar el rumbo que van a seguir las operaciones de la
empresa para lograr el mximo rendimiento.
- Coordinar. Elaborar un plan para seguir el camino escogido.
- Motivar: Dar un objetivo, que es el presupuesto, para que el personal de la
empresa cumpla con su cometido.
CUESTIONARIO DE CONTROL PRESUPUESTAL

Defina el concepto de Control Presupuestal

Es un conjunto de procedimientos y recursos que usados con pericia y
habilidad, sirven a la ciencia de la administracin para planear, coordinar y
controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de
una empresa con el fin de que obtenga el mximo r4endimiento con el
mnimo de esfuerzo.
Cul es la importancia y la utilidad del Control Presupuestal
La primera utilidad que nos reportan los presupuestos, es basar el plan de
accin que se elabore para la empresa en cuidadosas investigaciones,
estudios y estadsticas disponibles.
Cada uno de los funcionarios definir los objetivos fundamentales de la
empresa y los de su propio departamento, diferencindolos de los objetivos
administrativos. Esta claridad de percepcin de los objetivos, facilitar la
labor de stos, ya que podr ir comprobando en el curso de las operaciones
cules ha cumplido y cules no.
Permite relacionar las actividades del negocio con la tendencia de los
negocios en general, y facilita el tomar decisiones oportunas en cuanto al
rumbo que debe seguir.
Incrementa la productividad de la funcin financiera, puesto que dirige el
uso de capital y los esfuerzos de los administradores por los canales de
mayor utilidad. El saber cundo y cunto dinero se necesitar, permite
recurrir a las fuentes de financiamiento ms convenientes y baratas, sin
tener que aceptar lo que ofrezcan simplemente por el hecho de que se
necesite con urgencia.
Mencione y explique cada uno de los principios del Control Presupuestal

PRINCIPIOS DE PREVISIN
DE PREDICTIBILIDAD.- es posible predecir algo que ha de suceder o que
queremos que suceda.
DE DETERMINACIN CUANTITATIVA.- debemos Determinar en pesos y
centavos cada uno de los planes de la empresa para el perodo
presupuestal.
DE OBJETIVO.- se puede prever algo siempre y cuando se trate de lograr un
objetivo.
PRINCIPIOS DE PLANEACIN
DE PRECISIN.- los presupuestos son planes de accin y como tales deben
expresarse en forma precisa y concreta.

DE COSTEABILIDAD.- el beneficio de instalacin del sistema de control

presupuestal ha de superar el costo mismo de instalacin y funcionamiento
del sistema.

DE FLEXIBILIDAD.- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan
en razn de la parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que
hayan variado despus de la previsin.

DE UNIDAD.- debe existir un solo presupuesto para cada funcin y todos los
que se aplican a la empresa deben estar debidamente coordinados.

DE CONFIANZA.- el decidido apoyo y fe en todos los principios y en la

eficiencia del control presupuestal por parte de todo el grupo directivo de la
empresa es factor importantsimo para su buena marcha.

DE PARTICIPACIN.- es esencial que en la planeacin y control de los

negocios intervengan desde el primero hasta el ltimo de los empleados con
el objeto de que se tenga el beneficio que se deriva de la experiencia de
cada uno de ellos en su rea de operacin.

DE OPORTUNIDAD.- los planes deben estar concluidos antes de que se inicie

el periodo presupuestal para tener tiempo de tomar las medidas
conducentes a los fines establecidos.

DE CONTABILIDAD POR REAS DE RESPONSABILIDAD.- la contabilidad debe

modificarse en tal forma que adems de cumplir los postulados de la
contabilidad general, sirve para los fines de control presupuestal.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN
DEL ORDEN.- la planeacin y control presupuestal de los negocios deben
descansar en una sana organizacin, esta organizacin debe estar
claramente trazada en los organigramas preparados por los jefes de
departamento; las lneas de autoridad y responsabilidad deben ser tan
precisas que no quede duda a nadie sobre el rea en que acta.

DE LA COMUNICACIN.- la comunicacin debe ser oportuna y concisa y

siempre que sea posible, debe ser escrita para evitar que la informacin se
tergiverse.

PRINCIPIOS DE DIRECCIN
DE LA AUTORIDAD.- este principio dispone que la delegacin de autoridad
no sea jams tan absoluta como para eximir totalmente al funcionario de la
responsabilidad final que le cabe de las actividades bajo su jurisdiccin.

DE LA COORDINACIN.- el inters general debe prevalecer sobre el inters

particular; el control presupuestal acta como coordinador de todos los
intereses al establecer un programa balanceado que lleve a la empresa a su
objetivo central.

PRINCIPIOS DE CONTROL
DE RECONOCIMIENTO.- debe reconocerse al individuo por sus xitos y
reprenderlo o aconsejarlo por sus faltas y omisiones.
DE LAS EXCEPCIONES.- los ejecutivos deben dedicar su tiempo a los
problemas excepcionales sin preocuparse por los asuntos que marchan de
acuerdo con los planes.
DE LAS NORMAS.- el establecimiento de normas claras y precisas en una
empresa puede contribuir en forma apreciable a las utilidades y producir
adems otros beneficios.
DE LA CONCIENCIA DE COSTOS.- si un ejecutivo tiene conciencia de costos,
sus subordinados tendern a seguir su ejemplo; comprender los costos y su
influencia en la utilidad, precio de venta y posicin de la empresa en
relacin con la competencia, es esencial para el xito de los negocios.