Situacin actual y tendencias de los Sistemas de Es importante mencionar que para atender los

Gestin y la NTC-GP 1000/2004 diferentes requerimientos de las organizaciones no es

necesario tener que montar sistemas de gestin, es
Autor: Fredy Humberto Gmez Orjuela una opcin como tantas otras que ayudaran al
Tema: Sistemas de Gestin empresario sea publico o privado a responder lo
E-mail: fgomezo@eeppm.com mejor posible a sus obligaciones y deberes.
Cel: 300 201 2992
Pero tambin es necesario llamar la atencin en la
Introduccin forma de comenzar a implementar los sistemas de
gestin cualquiera sea la orientacin o motivacin y
Las empresas se encuentran en un entorno es una evidente dificultad de armonizacin, duplicidad
cambiante en todos los mbitos, tanto a nivel de esfuerzos y de recursos, cuando es sabido que los
tecnolgico, como de sistemas de gestin. Ello puntos de coincidencia son muchos y los elementos
conlleva que deban hacer un esfuerzo importante de los sistemas similares, en especial el enfoque
para adaptarse lo ms rpidamente posible a las PHVA con que tales sistemas se rigen.
nuevas situaciones para seguir siendo competitivas y
eficientes en los mercados en los que se El concepto actual de Calidad va ms all de un
desenvuelven, sujetos inevitablemente al proceso de simple sistema y permite ser la base integradora con
globalizacin, con sus ventajas pero tambin con sus otros sistemas de inters en la organizacin.
dificultades. stos y otros factores determinan que se
estn produciendo modificaciones sustanciales en la
cultura empresarial. As, han aparecido los nuevos
enfoques de gestin sobre los que se centran los
intereses empresariales, tales como la mejora
continua de productos, procesos y en general de
todos los sistemas, el liderazgo de directivos y
mandos, la gestin por valores para el desarrollo de
polticas que den respuesta a todos los grupos de
inters: clientes, trabajadores, proveedores y la
propia sociedad, la gestin del conocimiento o mejor
dicho del capital intelectual, verdadero valor de las
organizaciones en donde la informacin, el
conocimiento y la experiencia son compartidos y
estn al servicio de los intereses empresariales, etc.

Existen actualmente varios modelos de gestin que

las empresas estn adoptando como referencias para
que sus organizaciones se encaminen hacia lo que
se denomina la Excelencia. Por un lado las normas
ISO 9000 de Calidad son punto ineludible de
referencia, como tambin lo son las normas ISO
14000 de Medio Ambiente, desarrolladas a 1. Conceptos bsicos.
semejanza de las primeras, igual sucede con la BSI
OHSAS 18000 cuyo foco son los trabajadores al 1.1 Sistema de Gestin
interior de los procesos, El nuevo marco
reglamentario para implementar Sistemas de Gestin Se ha definido Sistema como el conjunto de
de la Calidad en Entidades Publicas (GP1000), elementos interrelacionados que logran un objetivo
inspirado en principios bsicos de la norma ISO 9000 especificado, es comparable con el cuerpo humano,
(calidad, mejora continua, entre otros) y la integracin que tiene un conjunto de rganos interrelacionados
de la gestin del Control en los Procesos de las con el objetivo de mantenernos vivos.1
Organizaciones con el Modelo Estndar de Control
Interno (MECI), lo anterior nos lleva no solo a
responder a los distintos requerimientos de tipo legal,
normativo y administrativo, sino tambin a dar una
respuesta adecuada a los diferentes requerimientos 1
de las personas que tienen relacin con nuestra
Enfoque para combinar e integrar la gestin de
empresa. sistemas, Diana Milena Castillo y Juan Carlos
Martnez, Icontec ao 2.006
De esa misma manera, la organizacin, mostrada
como un sistema, cuenta con un conjunto de
elementos interrelacionados para lograr unos
objetivos propuestos, como por ejemplo;
supervivencia en el mercado a travs del
producto/servicio que ofrezco, rentabilidad en el largo Constitucion
nacional
plazo a travs de las buenas desiciones que tome y La Ley
el crecimiento en las ventas generando nuevos Decretos
ingresos de efectivo en el corto plazo permitiendo una Resoluciones
buena liquidez en la caja Circulares, mandatos, acuerdos
Actos administrativos, autos, otros
Estos elementos que se relacionan dentro de las
organizaciones se denominan Procesos y son la Piramide de Kelsen

base para la gestin.

1.2 Proceso.
Elemento estratgico: Cuando se habla del
Tomando la definicin de la norma ISO 9000, se
elemento estratgico, se hace referencia a las
denominan procesos al Conjunto de actividades
polticas y objetivos que definen el norte de la
mutuamente relacionadas o que interactan, las
compaa y a los lineamientos que debern
cuales transforman elementos de entrada en
seguir quienes la componen, hasta alcanzar los
resultados.
resultados esperados (despliegue estratgico)
Para hacerlo mas comprensible al interior de las
empresas, cuando se habla de gestin se hace
Proveedores
referencia a la aplicacin del concepto desarrollado

Co
la b
por Deming, Planear, Hacer, Verificar y Actuar es
ent

o ra
(PHVA). Y los procesos no son ajenos a esta C li Soc

do
io s

re s
realidad y deben ser gestionados, es decir cada s
de
proceso debe ser planificado, realizacin de las id a
to r
actividades producto de la ejecucin, verificar que Au Politica
Comunidad
estn alineados con los objetivos de la organizacin y
finalmente tomar desiciones en relacin con los
resultados, las tendencias y las oportunidades. Objetivos

1.3 Enfoque de Procesos P1

Programas P3
Para que las organizaciones operen de manera P2 P4
eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosos
procesos interrelacionados y que interactan. La
identificacin y gestin sistmica de los procesos Controles Controles
empleados en la organizacin y en particular las
Despliegue Estrategico en la Organizacin.
interacciones entre tales procesos se conocen como
enfoque basado en procesos (ISO 9000).

1.4 Elementos de un Sistema de Gestin.

Un sistema de gestin cuenta con 3 componentes Elemento operativo: Se centra en la atencin

bsicos: de la implementacin de la estrategia, etapa en
la cual se destacan; el componente humano y
Elementos de revisin inicial: busca identificar recursos, la documentacin y el componente
los requisitos legales relacionados con los operativo. En estos casos se incluye la
productos, servicios, el medio ambiente, la aplicacin del despligue de objetivos a cada uno
seguridad y salud ocupacional, control de los procesos de realizacin y soporte.
administrativo y gestin publica.
1.5 El Ciclo PHVA Sistmico aplicado a un imagen fortalecida frente a las partes
Sistema de Gestin. interesadas.
Reduccin de costos.
Unificar el manejo de la informacin y consolidar
la memoria institucional (gestin del
A Revision Gerencial

Mejoramiento
conocimiento).

Politica Estas integraciones de los Sistemas de Gestin son

Eficacia
Objetivos y
P posibles gracias a los elementos comunes como son;
Despliegue
La Planeacion, La Ejecucin, La Verificacin y el
os

Metas Sistema
tad

Desempeo Programas Ajuste, componentes claves presentes en la mayora

sul

Enfoque de Procesos
de sistemas de hoy.
Re

Cumplimiento Controles

ias
os

y
V
nos

Em iental
ent

tivo

enc
H Pero igual que existen ventajas tambin hay las
ma

cum

era

erg
b
Hu

Am

desventajas como son;

Op
Do

* Enfoque para Combinar e Integrar la Gestion de Sistemas, Icontec, 2.006, Martinez y Pinzon

Amenaza a centros funcionales de poder que

En la figura anterior se muestra el esquema general puedan sentirse vulnerados con la integracin y
del sistema de gestin, con los componentes bsicos se opongan a ella o traten de impedirla.
para la combinacin integrada o el desarrollo de Es necesario que el personal de la organizacin
sistemas independientes, de esta manera se desarrolle niveles de competencia ms altos,
presenta el ciclo PHVA sistmico, basado en el para que entiende y aplique las disposiciones
enfoque por procesos. relativas a los sistemas integrados.
2. Preguntas y Respuestas antes de una Se requieren tambin auditorias ms frecuentes
Integracin de Sistemas de Gestin en las y profundas para mantener la dinmica de
Organizaciones seguimiento y mejora sobre los sistemas
integrados
2.1. Qu Integramos en las
Organizaciones? En general los sistemas de gestin presentan una
serie de requisitos de mayor o menor alcance y
Al interior de las organizaciones existen infinidad de profundidad, de acuerdo al foco de la norma en
herramientas y modelos que facilitan la gestin de los particular, lo importante es saber como una norma
aspectos vitales como la estrategia, los recursos, los complementa el alcance de la otra y no entran en
costos, la satisfaccin de los clientes, entre otros. contradiccin en su aplicacin.

De igual manera aparecen los Sistemas de Gestin A continuacin mencionaremos los elementos ms
bajo normas tcnicas, Guas que recogen mejores comunes en los sistemas de gestin actuales en las
prcticas lderes y/o estndares internacionales como organizaciones:
la familia ISO (Calidad, Ambiental, Informacin,
Riesgos, Gestin Publica, Modelo Estndar de 2.1.1 Control de documentos
Control Interno, Salud Ocupacional, entre otros). Cuando ya se tiene implementado un sistema de
gestin de calidad (SGC), varios elementos tienen
La finalidad de estos sistemas implantados en las controles idnticos con los dems Sistema de gestin
organizaciones es lograr bsicamente: y pueden ser acomodados a travs de cambios
menores en los procedimientos existentes. Otros
Aprovechamiento de sinergias existentes entre dependen de la naturaleza de los procesos
los sistemas y las normas que les sirven de productivos de la empresa y el Sistema que se va a
referencia. implementar.
Planeacin integral de la gestin en la
organizacin, con un mejor direccionamiento de Por ejemplo, todos los Sistemas tienen un requisito
los recursos (economa de escala). de control de documentos. Por lo tanto, las empresas
Presentar una sola perspectiva de la gestin al probablemente estaran desperdiciando recursos al
personal de la empresa, los clientes y otras desarrollar e implementar un sistema de control de
partes interesadas. documentos separado para ISO9001 y para otros
Hacer ms competitiva a la organizacin, en Sistemas. En cambio, la acomodacin de los
trminos de un mayor posicionamiento de procedimientos existentes requiere pequeos
mercado, una mayor eficiencia productiva y una esfuerzos de adicionar aspectos propios de la
codificacin o manejo de los documentos de los
Sistemas a implantar.
La nica razn real para mantener sistemas
separados de control de documentos es aliviar
intereses personales o de las reas de la
organizacin. Si el desarrollo de un efectivo control
de documentos es uno de los ms significativos
obstculos para muchas organizaciones que estn
implementando su Sistema de Gestin de la Calidad,
para qu repetir el sufrimiento con otros Sistemas de
Gestin en la organizacin?
Para integrar efectivamente el control de documentos
entre el Sistema de Gestin de la Calidad y otros
Sistemas de Gestin, deben seguirse los siguientes
pasos:
Establecer un sistema de codificacin que
incluya un campo que identifique a que sistema
corresponde cada documento. Por ejemplo, que
los documentos del Sistema de Gestin de
Calidad se identifiquen con la letra C (o con las
letras SGC), el Sistema de Gestin Ambiental se
identifique con la letra A (o con las letras SGA) y
as sucesivamente.
Identificar los tipos de documentos existentes en
los sistemas. En general, puede esperarse que
los tipos de documentos (no los documentos
especficos), sean comunes y puedan agruparse
en categoras genricas como manuales,
procedimientos, instructivos, guas o protocolos.
Establecer los cdigos para estos tipos de
documentos genricos.
Identificar en el flujograma o cuadro descriptivo
del procedimiento de control de documentos las
diferentes responsabilidades y autoridades por el
control documental para ambos sistemas.
2.1.2 Control de los registros
Otro elemento compartido por los Sistemas de
Gestin, es el mantenimiento y control de todos los
registros. Tanto en ISO 9001 como en otros, se
requiere que la empresa desarrolle un sistema de
identificacin, mantenimiento y retencin de los
registros, durante un perodo especificado de tiempo.
Esto incluye disposiciones para asegurar la
legibilidad, fcil recuperacin y prevencin del
deterioro de los registros.
Las empresas con un sistema de control de registros
ya implementado para ISO 9001 encontrarn que
requieren solamente expandir la matriz o lista de
control de registros, incluyendo los dems Sistema de
Gestin a implantar o integrar en la organizacin.
Los requerimientos especiales deben identificarse
con claridad en el manejo de registros del Sistema de
Gestin. Un ejemplo de disposiciones de este tipo,
son las establecidas en el Ttulo VI, artculos 20 a 24,
del Decreto 2811 de 1974 Cdigo de los Recursos
Naturales. En el se fijan unas polticas generales de
manejo de la informacin ambiental, que aplican
explcitamente a las entidades oficiales y de manera
implcita o indirecta a las empresas privadas.
2.1.3 Entrenamiento, toma de conciencia y
competencia
Antes de iniciar el anlisis comparativo de este
proceso en los Sistemas, se hace la aclaracin que el
texto original en ingls es igual en ISO 9001:2000 e
ISO14001:1996 (Training, awareness and
competence). No obstante, la traduccin en la Norma
Tcnica Colombiana ISO14001 como
Entrenamiento, conocimiento y competencia es
diferente de la de la Norma Tcnica Colombiana ISO
9001:2000 Formacin, toma de conciencia y
competencia. Ello no implica una diferencia original
en el concepto, sino en la traduccin.
El proceso es similar en las diferentes normas. Deben
identificarse las competencias del personal que
efecta actividades que afectan la calidad del
producto (en un SGC) o del que efecta actividades
que tienen o pueden tener un impacto ambiental
significativo (en un SGA), o que pueden generar o
tener un riesgo de tipo ocupacional (S&SO), o un
Riesgo Significativo para la Empresa (NTC 5254), o
una desviacin en el control (MECI), o un impacto
significativo en la calidad del servicio de la gestin
publica (GP1000). Hay una diferencia pequea, pero
importante, en cuanto que las normas identifica las
competencias en trminos de educacin,
entrenamiento y/o experiencia apropiadas, en tanto
que en ISO 9001:2000, las competencias se refieren
a educacin, formacin, habilidades y experiencia
apropiadas. Esto significa que para el Sistema de
Gestin de Calidad es necesario identificar la
competencia habilidades, cosa que no ocurre en
otros Sistemas de Gestin.
Por lo tanto, una revisin menor del programa de
competencias, seleccin y entrenamiento
establecidos para ISO 9001:2000, permite
acomodarlo fcilmente a los otros Sistemas de
Gestin.
Muchas organizaciones que han desarrollado
programas de entrenamiento para los sistemas de
gestin de la calidad, crean una matriz o lista de
sujetos de entrenamiento o procedimientos para cada
puesto de trabajo.
Es decir, la capacitacin mnima requerida para un
empleado que desempea cierto cargo. Para cumplir
con ISO14001, se deben revisar estos
procedimientos o matrices, para identificar los temas
ambientales requeridos en la capacitacin. Un
ejemplo integrador puede ser:
2.1.4 Auditoria Interna
La norma ISO19011 describe la metodologa comn
para llevar a cabo auditora a los sistemas de gestin
de la calidad y puede ser utilizada para auditar otros
sistemas de gestin en la organizacin como el
Ambiental, Ocupacional, de Riesgos, de Control
Interno y de Gestin Publica. En este caso, la
organizacin establecer un nico, integrado y
coherente proceso de auditora interna.
El siguiente es el concepto de auditora que aparece
en la norma ISO9000:2000 y que pretende integrar
las auditorias a los sistemas de gestin de calidad y
de gestin ambiental:
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y
documentado para obtener evidencias de la auditora
y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensin en que se cumplen los
criterios de auditora.
2.1.5 Procesos
El Sistema de Gestin de la Calidad al igual que otros
Sistemas de Gestin con enfoque ISO NTC BSI.
Trabajan desde un enfoque de procesos. Al interior
de las organizaciones se tienen documentados bajo
diferentes metodologas (identificacin,
levantamiento, caracterizacin, estandarizacin e
implementados) los procesos misionales, de apoyo y
de soporte (Cadena de Valor), es necesario partir de
la caracterizacin de procesos del Sistema de
Gestin de la Calidad existente para integrar los otros
Sistemas de Gestin de inters complementando
segn el alcance de cada uno.
2.1.6 Control de los dispositivos de
seguimiento y medicin
Como parte fundamental en la implementacin de la
Norma ISO 9001:2000 en una organizacin, es
necesario documentar e implementar un programa de
Aseguramiento Metrolgico, que garantice la
confiabilidad de los resultados obtenidos en las
mediciones realizadas y que son relevantes para
determinar la calidad de los bienes o servicios
suministrados por la organizacin. Igual sucede con
la implementacin de otros Sistemas de Gestin que
requieren garantizar la confiabilidad de las
mediciones que se realicen a caractersticas del
proceso o del producto/servicio relacionadas con los
aspectos significativos para la organizacin.
El aseguramiento Metrolgico es una herramienta
importante de los Sistemas de Gestin, donde
aplique La funcin metrolgica para el control de la
idoneidad y del empleo de los equipos de medicin
(recursos humanos, mtodos e instrumentos) y su
seguimiento con el fin de garantizar la calidad de las
mediciones realizadas.
Adems permite:
Realizar el control de los procesos de fabricacin
Verificar la conformidad de los productos contra
las especificaciones
Garantizar la seguridad de bienes y personas
Preservar el medio ambiente
2.1.7 No conformidad, accin correctiva y
preventiva
La metodologa de Anlisis y Solucin de problemas
que de manera general se aplica en la identificacin
de no conformidades y la toma de acciones
correctivas y preventivas, es aplicable a cualquier
sistema de gestin y consiste de las siguientes
etapas:
Identificar la no conformidad real o
potencial: Ellas se pueden originar en el
seguimiento (monitoreo) y medicin de los
procesos y productos, tanto en las variables
crticas para la calidad como en aquellas
relativas al desempeo ambiental, en las
auditoras al sistema de gestin y en las
quejas, reclamos o inquietudes de los clientes
y otras partes interesadas.
Determinar las causas de la no
conformidad real o potencial; utilizando
alguna o varias de las herramientas de
mejoramiento y anlisis de datos (tormenta de
ideas, diagrama de afinidad, diagrama de
relaciones, anlisis de Pareto, diagrama de
espina de pescado, etc.).
Establecer e implementar las acciones
necesarias para eliminar las causas de la no
conformidad real o potencial.
Hacer seguimiento a la eficacia de la accin
establecida.
Quizs el principal ajuste que se requiere para
integrar en uno solo los procedimientos de Accin
Correctiva y Preventiva de los Sistemas de Gestin,
es la identificacin de la autoridad para revisar,
aprobar y hacer seguimiento a las acciones tomadas.
Personal con esa autoridad en un Sistema de Gestin
puede ser diferente de quien la tiene en un Sistema
de Gestin de la Calidad. Esto es fcilmente
solucionable adicionando una etapa de decisin al
inicio del procedimiento, donde se separen y definan
claramente las responsabilidades y autoridades
relativas a cada sistema.
Finalmente a la pregunta de Qu Integramos? la
respuesta es que integramos Sistemas de
Gestin.
2.2 Por qu Integrar Sistemas?. (Motivo,
Razn)
Existen infinidad de razones para integrar sistemas
de gestin, algunas de ellas son:
El incremento legislativo y normativo de los
ltimos aos y los requerimientos que el propio
mercado y la sociedad en general van
imponiendo, hacen de la gestin una pieza clave
para el desarrollo estratgico de las empresas.
Porque en la actualidad la integracin de la
informacin es vital
La integracin aprovecha lo existente en las
organizaciones, depurando, e incorporando
nuevos elementos existentes
Tener un control exhaustivo tanto del material,
como del rendimiento y el funcionamiento de
estos recursos
es esencial para el buen funcionamiento del
negocio.
Agrega valor, reduce costos, permite mejorar en
los procesos,
Para aprovechar la experiencia del sistema de
gestin de la calidad de la organizacin como
paso a seguir en el camino hacia la calidad total.
Porque integrar los sistemas de gestin de la
calidad y ambiental resulta menos costoso,
consume menos tiempo y genera menos
dificultades que los sistemas independientes.
una solucin a las necesidades de operacin y
mantenimiento de la gran mayora de las
empresas.
Se aprovecha mejor lo que ya tenemos, o en
otros casos, se justifica ms la inversin.
la orientacin a las partes interesadas.
Integracin de la estrategia corporativa y de la
operativa, que elimine la brecha Existente entre
ambas estrategias.
Entonces a la pregunta Porque Integramos? La
respuesta es la obtencin de un sistema final
integrado mejor que la suma de los sistemas
separados. Se busca, sinergia.
2.3 Para qu Integrar Sistemas? (Objetivos)
Los Objetivos del porque integrar sistemas pueden
ser mltiples y Mult.causales, de acuerdo al tipo de
organizacin y del inters particular.
En general se busca; entrar a nuevos mercados,
Cumplir con legislacin aplicable, atender nuevos
requerimientos del sector, del pas, etc. Pero a parte
de estas razones existen otras consideraciones que
pueden apalancar estos procesos al interior de las
organizaciones:
Para crear una arquitectura de gestin que
sustente la interrelacin entre las polticas,
estrategias, comportamientos y procesos de la
empresa.
Para Enfocar las actividades de la organizacin
(procesos de negocio) a la Estrategia de la
Organizacin propendiendo por una alineacin
total.
Ser el marco general donde ubicar las diferentes
iniciativas, eliminar duplicidades e identificar
carencias.
Proporcionar la base para establecer en la
organizacin un mismo lenguaje y Forma de
pensar.
Ser la herramienta de auto evaluacin para medir
en que lugar se encuentra la
Empresa en el camino hacia la excelencia.
Satisfacer las necesidades de las partes
interesadas sin comprometer las posibilidades de
que futuras generaciones puedan satisfacer sus
necesidades.
3. Cules son los Sistemas que se vienen
integrando en las Organizaciones?
3.1. Sistema de Gestin de la Calidad bajo la
Norma ISO 9001:2000
3.2. Sistema de Gestin Ambiental bajo la
Norma ISO 14001:2004
3.3. Sistema de Gestin en Seguridad y Salud
Ocupacional bajo la Norma OHSAS
18001:1999
3.4. Sistema de Gestin de la Calidad para la
Funcin Publica bajo la Norma NTC
GP1000:2004
3.5. Modelo Estndar de Control Interno bajo
la Norma NTC MECI:2005
3.6. Sistema de Gestin de Riesgos bajo la
Norma NTC 5254:2004
 Sistema de Gestion
Sistema de Gestion 5. Elementos Comunes de la Gestin en los
Calidad
Calidad NTC GP1000:2004 Sistemas
ISO 9001:2000

Sistema de Gestion La garanta de integracin de los Sistemas radica en

Modelo Estandar de Seguridad en la Informacion
Control Interno ISO 17799 hacer una sola gestin. Esto quiere decir aplicar un
MECI:2005 Sistema de Gestion solo planear, hacer verificar y actuar para la
Integral
SGI organizacin. Para esto es indispensable que la
Sistema de Gestion organizacin reconozca todas las variables y
Sistema de Gestion
Ambiental
de Riesgos opciones de informacin de entrada, as como sus
NTC 5254:2004
ISO 14001:2004 recursos financieros, para generar a partir de all su
planificacin estratgica y operativa con las
Sistema de Gestion
Sistema de Gestion definiciones de programas necesarios para garantizar
S&SO
Responsabilidad Social
OHSAS 18001:1999 los resultados.
SA8000/ISO 26000
OHSAS 18002:1999

De acuerdo con lo anterior, se puede concluir que la

primera similitud entre los modelos de gestin en
cuanto a los objetivos estratgicos, se resume en
cuatro puntos; 1) prevencin de perdidas, 2)
4. Conceptos Comunes y Relaciones
rentabilidad, 3) maximizacin de oportunidades y 4)
crecimiento organizacional.
Cuando se evalan los diferentes modelos, se
identifican fcilmente ms de sesenta trminos
A continuacin se presentan los elementos comunes
comunes entre los sistemas de gestin:
de la gestin, 19 en total:
Accin, Accin correctiva, Accin de Mejora, Accin
Organizacin, requisitos tcnicos y financieros,
Preventiva, Actividad, Alcance, Ambiente de Trabajo,
requisitos legales, poltica, objetivos, metas,
Anlisis de Datos, Auditoria, Auditor/auditora,
programas, utilizacin de documentos, controles
Auditado, Autoridad, Autoridad Competente, Calidad,
humanos, controles documentales, controles
Calibracin, Caracterstica, Caracterstica Clave,
operativos o de emergencia, utilizacin de registros,
Causa, Cliente, Conformidad, Compromiso Gerencial,
evaluacin del cumplimiento, evaluacin del
Compra, Control, Comunicacin, Desempeo,
desempeo, evaluacin de la eficacia, solucin de
Documentos, Eficacia, Eficiencia, Funcin, Gestin,
problemas, prevencin de problemas, mejoramiento
Hallazgo, Implementacin, Infraestructura, Indicador, 2
continuo, previsin gerencial.
ndice, No Conformidad, Medio Ambiente, Mejora
Continua, Meta, Objetivo, Organizacin, Partes
Interesadas, Peligro, Plan, Planificacin, Poltica,
Procedimientos, Proceso. Programa, Proveedor, Integracion de Sistemas de Gestion
Recurso Humano, Registro, Representante de la Formulacion Estrategica
Direccin, Responsabilidad, Revisin Gerencial,
Riesgo, Sistema, Trazabilidad, Validacin, P Despliegue de los Objetivos
Sistema

Verificacin, Viabilidad.
H Ejecucion de lo Planeado

V Verificar que se hizo lo Planeado y se Cumpli el Objetivo

A A Tomar Desiciones en relacion a los Resultados, Tendencias

y Oportunidades
Revision Gerencial
da s
tra ale
En Leg c.
a
rn

q. Te .
Re eq. Fin Procesos del Negocio foco de la Integracin
te

Mejoramiento R q.
In

Re
Continuo
ria
to

V
s
ro
di

Politica
Subsistema 1 Subsistema 2 Subsistema 3
Au

st

Utilizacion de Documentos
gi

(Organizacional)
Re
s
lo

Evaluacion
de

Eficacia Objetivos y
P
n
cio

Metas
os
za
ili

tad
Ut

Proceso
Evaluacion P5
sul

P1
Desempeo Programa P2 P3 P4 Plan
Re

Evaluacion Controles
ias
enc y
os

Cumplimiento
s

H
l
Em ienta
nos

Acciones
ent

tivo

Preventivas
c um
ma

era

erg
b

NC potencial
Am

NC real Acciones
Hu

Op

2
Do

Correctivas
Enfoque para combinar e integrar la gestin de
* Enfoque para Combinar e Integrar la Gestion de Sistemas, Icontec, 2.006, Martinez y Pinzon
sistemas, Diana Milena Castillo y Juan Carlos
Martnez, Icontec ao 2.006
5.1 Organizacin
Para llevar a cabo una gestin combinada integral de
sistemas de gestin o una gestin total, se debera
definir un nico alcance de los sistemas, delimitando
por sus actividades, productos y servicios, que cubra
los diferentes puntos de proyeccin de la
organizacin y las diferentes sedes que esta pueda
tener, debido a que la integracin no solo debe ser
geogrfica, sino que debe componerse de toda la
esencia de la empresa, para que se hable realmente
de una combinacin integrada o una gestin total
nica.
La organizacin se compone de actividades que
agregan valor. Debido a ello sobre esta plataforma y
el contexto de la gestin del riesgo se pueda llevar a
cabo la integracin.
Esta organizacin como sistema, es el primer
elemento comn ya que permite integrar los sistemas
actuales y derrumba el paradigma de que solo se
puede integrar Calidad, Salud y Ambiente.
Los sistemas integrados al conocimiento existente en
la organizacin en una misma y nica alta direccin
hace posible realizar planeacion estratgica, con
unos nicos programas de gestin, ejecutando
procesos, unificando e integrando responsabilidades,
autoridad y funciones, garantizando una toma de
desiciones eficaces.
Integracion de Sistemas de Gestion
Formulacion Estrategica
Objetivo a Objetivo b Objetivo c Objetivo d
Sistema Unico
Integrado
Procesos del Negocio foco de la Integracin
Subsistema 1 Subsistema 2 Subsistema 3
5.2 Requisitos Tcnicos y Financieros
La organizacin requiere de una tecnologa y de unos
recursos financieros sobre los cuales se enfoca y se
ajusta cualquier modelo adicional que se quiera
implementar en la organizacin. En este sentido, hay
que recordar que cuando se decide aplicar un modelo
de gestin, sea cual sea, este se interpreta y aplica
en la organizacin, sin intentar meter a la
organizacin en el modelo.
5.3 Requisitos Legales
Para cada objetivo trabajado por la organizacin a
travs de la gestin, se logra identificar una autoridad
que lo reglamenta a travs de leyes, decretos,
resoluciones o circulares. Lo comn de este tercer
aspecto es que la gestin en general solicita
mantenerse al da en conocimiento, interpretacin,
comunicacin y accin sobre estos requisitos legales,
para lo cual la organizacin puede utilizar el mismo
mecanismo independiente de donde provengan los
requisitos
5.4 Poltica
Es el elemento de direccin que considera todos los
aspectos planteados a la entrada del sistema y
determina el nivel de proyeccin de la organizacin,
en relacin con los intereses de las diferentes partes
interesadas que estn dispuestos a satisfacer.
Por lo anterior es indiscutible que el plan de negocios,
la misin, la visin y los valores corporativos siempre
deben estar considerados y deben ser elementos
comunes para la definicin de los elementos
estratgicos en cada uno de los modelos.
5.5 Objetivos
Es considerado como el mecanismo perfecto para
garantizar la adecuada interpretacin y el despliegue
de las polticas de la organizacin.
5.6 Las Metas
Se conciben como el despliegue del objetivo para
hacerlo entendible a cada uno de los procesos de la
organizacin.
En el concepto de gestin se esta relacionando el
despliegue al nivel y funcin pertinente dentro de la
organizacin. De esta manera se especifica que es
lo que se debe hacer en cada proceso logrando una
alineacin total en la empresa.
5.7 Programas
En todos los sistemas se deben dejar definidas las
acciones necesarias para garantizar que en realidad
se pueden materializar los propsitos y de esa
manera dar cumplimiento a la poltica de la
organizacin, con asignacin de recursos, tiempos y
controles requeridos en su ejecucin.
5.8 Utilizacin de la Documentacin
Este elemento se muestra en los diferentes sistemas
de gestin como un elemento que materializa y
evidencia la planificacin, ya que es la herramienta
que sirve para mostrar las secuencias de actuacin
para que se alcancen los resultados, por esta razn,
se deber cuidar la manera de describir la secuencia
de modo lgico, entendible, preciso y veraz.
6. Cmo hacer una integracin de Sistemas y Cules son las necesidades y expectativas de
en que momento es oportuno? (UNE 66177) mis clientes y otras partes interesadas a las que
debe satisfacer mi sistema integrado?
El proceso de integracin de los sistemas de gestin
se deben basar en el ciclo PHVA, por ser este un Qu sistema de gestin posee mi organizacin
mtodo de probada eficacia y rentabilidad, y porque para dar respuesta a esas necesidades?
facilita el desarrollo de un proyecto de integracin de
sistemas. Este proceso tiene por objetivo la Que riesgos tiene la integracin en mi
definicin e implantacin en condiciones controladas organizacin?
de un plan de integracin desarrollado
especficamente en funcin de los objetivos, contexto
y nivel de madurez de la organizacin. La organizacin debera realizar un anlisis del
contexto, que sirva para identificar el mejor mtodo
de integracin posible y los recursos necesarios para
su ejecucin.
Desarrollo del
Plan de Integracion
Revision y Mejoramiento del
Beneficios Esperados
Sistema Integrado de Gestion
Analisis del Contexto
Evaluacion de la Eficacia
Seleccin Nivel de Integracion
Seguimiento y Mejora del Sistema
Elaboracion del Plan de Integracion
Apoyo de la Alta Direccion
A continuacin se presentan aspectos mnimos a
cubrir en ese anlisis de contexto sugerido:
P
A
SIG Madurez: significa el nivel de madurez o
V capacidad para la gestin por procesos
H
Implantacion del Plan de Complejidad: significa conocer el nivel de
Integracion necesidades y expectativas de los clientes y
otras partes interesadas en el momento actual y
Aplicacin del Ciclo de Mejora continua al proceso de Integracion SIG (UNE 66177)
en el mediano plazo
Alcance: Extensin de los sistemas de gestin
6.1 Desarrollo del Plan de Integracin
Riesgo: Nivel de riesgo debido al incumplimiento
Se debe tener en cuenta que la integracin de legal o fallos asociados al proceso de
sistemas alcanza normalmente a varias reas de la integracin.
organizacin, consume recursos, puede conllevar
cambios funcionales y, en funcin de su complejidad,
durar un considerable periodo de tiempo. Por esto y 6.1.3 Seleccin del mtodo de integracin: Se
teniendo en cuenta que las organizaciones poseen responde la siguiente pregunta;
limitados recursos y gran cantidad de reas de
mejora potencial, es necesario conocer el balance Qu mtodo de integracin puede aplicar mi
existente de beneficios esperados y los recursos organizacin, en funcin de mi nivel de madurez y de
necesarios, con el fin de asignarle a este proyecto el mi contexto?
apoyo necesario desde la alta direccin.
Se plantean a continuacin 3 mtodos escalonados y
6.1.1 Inventario de Beneficios y Dificultades: Se complementarios, y su aplicacin progresiva supone
debe responder a preguntas como; una mayor capacidad y calidad de la gestin de la
organizacin.
Qu beneficios podemos obtener de esta
inversin?
Qu dificultades deberemos superar en el Mtodo Bsico: Es un mtodo muy rentable ya
proceso de integracin? que requiere una inversin pequea y se
obtienen resultados importantes a corto plazo,
6.1.2 Anlisis del Contexto: Se deben responder debido a la optimizacin de los recursos
las siguientes preguntas: destinados a la gestin de la documentacin y a
Qu capacidad y experiencia posee mi la gestin integrada de procesos.
organizacin para abordar el proceso de
integracin?
 Mtodo Avanzado: Este mtodo supone la 6.1.5 Mapa de Procesos para un Sistema
continuacin natural del mtodo Bsico y su Integrado (Calidad, Salud y Ambiente)
rentabilidad se consigue normalmente a mediano
plazo, ya que se requiere de un nivel de
experiencia para implantar eficazmente la Responsabilidad de la Direccion
gestin por procesos. Gestion de Politicas
Desarrollo del Planificacion del Revision del Sistema
Y Objetivos
Negocio Sistema Integrado Integrado
Mtodo Experto: Este mtodo supone la SGC SGA S&SO

continuacin natural del mtodo Avanzado, y es

un mtodo muy rentable, ya que supone Medicion Analisis y Mejora Gestion de la Mejora
Analisis de
Datos
Gestion de Acciones
Preventivas y Correctivas
extender la integracin a corto plazo del sistema Datos de Procesos
de gestin por procesos existente a otras reas o Datos de Cumplimiento

aspectos no contemplados hasta ahora, sin Seguimiento y Medicion Control de Producto No Conforme
inversin adicional. Se pueden conseguir Evaluacion Satisfaccion del Cliente Gestion de Productos No
grandes resultados si se alinean los procesos Realizacion de Auditorias Integradas
Conformes y Tratamiento
De No conformidad
con las estrategias de la organizacin. Seguimiento y Medicion Procesos Gestion de las Quejas y
Reclamaciones de los
Clientes
Seguimiento y Medicion Ambiental

Evaluacion de Riesgos Seguimiento Datos de Proceso

Y Medicion de S&SO
6.1.4 Seleccin del mtodo de integracin: Se
hace de acuerdo al siguiente flujograma de
desiciones.

Prestacion del Servicio

Analisis del Mejorar Proceso Proceso Proceso Proceso

Contexto Nivel Requisitos de Operativo 1 Operativo 2 Operativo 3 Operativo n.
Partes Requisitos de
de Madurez Interesadas Partes
Interesadas

Compras

Nivel de No Metodo
Madurez de los Basico
Sistemas?

Planes de Emergencia Comunicacin Interna Gestion Documentos Control de Registros

Si
Procesos de Gestion Responsabilidad Sistema Integrado Gestion
Emergencias Por la Direccion
Metodo de
Integracion Aplicar
Avanzado o Metodo Gestion formacion y Determinacion de Determinacion y Mantenimiento Eval. Control
Experto Capacitacion Personal Recursos Gestion del Amb. w Equipos Proveedores Disp. Seg

Gestion de los Recursos Otros Procesos de Apoyo

Diagrama de flujo para identificar el metodo de integracion apropiado (UNE 66177)
Mapa de Procesos para un Sistema Integrado de Gestion (UNE 66177:2005

7. Aplicacin de la Norma NTC GP1000:2004 en

Metodo de
organizaciones certificadas con ISO
Integracin 9001:2000

Experto 7.1 Referente Legal y Normativo.

Avanzado La ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de

Gestin de la Calidad en la rama ejecutiva del poder
Basico
pblico y en otras entidades prestadoras de servicios.

Bajo Medio Alto

Estn obligados:
Complejidad

Alcance
Riesgo Organismos y entidades del sector central y del
Grafico para identificar el metodo de integracion apropiado (UNE 66177)
sector descentralizado por servicios de la rama
ejecutiva del poder publico del orden nacional y
en la gestin administrativa necesaria APRA el
desarrollo de las funciones propias de las dems
ramas del poder publico en el orden nacional.
 Corporaciones autnomas regionales Responsabilidad de la Direccin
Entidades que conforman el sistema de Gestin de Recursos
seguridad social integral de acuerdo con lo
definido en la ley 100 de 1993 Realizacin de Producto o Prestacin del
Servicio
Empresas y entidades prestadoras de servicios
pblicos domiciliarios y no domiciliarios de Medicin, Anlisis y Mejora
naturaleza pblica o las privadas consecionarios 7.3 Compatibilidad con otros Sistemas de
del estado. Gestin
De acuerdo al Decreto 4110 del 9 de diciembre de
2004 se tienen 4 aos para su acatamiento. Quiere
decir que en Diciembre de 2008 se cumple el plazo Este Sistema de Gestin es complementario con los
pactado por la ley para iniciar con las auditorias que Sistemas de Control Interno de las Organizaciones
demuestren la implantacin de la GP1000. (MECI: 2005), el Desarrollo Administrativo (Decreto
3622 del 10 de Octubre de 2005), y su articulacin
Se sugiere para su adecuada implantacin; identificar con otras disposiciones como Ley 80 de 1993 para la
el tipo de cliente (usuario, destinatario, beneficiario) Contratacin, Ley 594 de 2000 para el manejo de
para obtener informacin de ellos y entender las Archivos, Ley 909 de 2004 sobre el Empleo Publico,
necesidades y expectativas con el fin de identificar y Carrera Administrativa y Gerencia Publica y el
priorizar los procesos estratgicos y crticos, para Decreto 2539 de 2005 sobre las Competencias
determinar la calidad de estas entidades en su Laborales para Empleados Pblicos, entre otros.
funcin y determinar los diferentes criterios y mtodos
necesarios para manejar adecuadamente los Es posible, para una Entidad, adaptar su(s)
procesos estratgicos y crticos y lograr que sean y Sistema(s) de Gestin de la Calidad bajo la Norma
se mantengan eficaces en su control operativo ISO 9001:2000, para que cumpla los requisitos de la
identificando y controlando puntos de control sobre NTC GP1000:2004 (Adoptados en su mayora de la
los riesgos que puedan impactar la satisfaccin del ISO 9001:2000) y que agrega algunos elementos
cliente en sus necesidades y expectativas. nuevos que desbordan el alcance inicial de ISO como
son Riesgos, Transparencia, Control Interno y
Es necesario tener documentados los procesos Administrativo.
estratgicos y crticos donde se incluyan todos los
puntos de control, que permitan una adecuada Igualmente el Nuevo Sistema de Gestin de la
ejecucin de los mismos, realizando un seguimiento, Calidad bajo la Norma NTC GP1000:2004 debe
anlisis y medicin a travs de una adecuada entenderse como una herramienta que comparte
implementacin de acciones que redunden en algunos elementos con otros sistemas (ISO
resultados planificados y de mejora continua. 9001:2000, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:1999,
NTC 5254:2004, ISO 17799:2002, entre otros). Por
Lo que se busca con la implementacin de la GP1000 lo tanto, es posible que la implementacin de algunos
es bsicamente poder detectar y corregir las de los requisitos de esta norma permita el
desviaciones de en los procesos, para controlar cumplimiento, total o parcial, de requisitos de otros
desviaciones (duplicidad de funciones, sistemas.
incumplimientos, quejas y reclamos sin solucin,
denuncias y demandas), mantener registros Integracion de Sistemas de Gestion
actualizados de estadsticas detectadas y de
acciones correctivas adoptadas. Facilitando as Sistema de Gestion de la Calidad
De la Entidad
ejercer el control poltico y ciudadano a travs de un
fcil acceso a la informacin con el fin de ajustar Riesgos Desviacion
Insatisfaccion
Control
SGC Transparencia
procedimientos y metodologas de acuerdo a
estndares internacionales y nacionales de calidad. NTC GP1000
Cadena de Valor del Negocio
7.2 Estructura de la NTC GP1000:2004
Proceso x
Gestion Gestion Gestion Control Control Gestion
Ambiental Archivos Ocupacional Interno Admon. Calidad
Introduccin
Objeto y Campo de Aplicacin
Trminos y Definiciones
Sistemas de Gestin de la Calidad
7.4 Objeto y Campo de Aplicacin MECI:2005. Modelo Estndar de Control
Interno para el Estado Colombiano
Esta norma especifica los requisitos para un Sistema
de Gestin de la Calidad aplicable a Entidades a que
se refiere la Ley 872 de 2003, el cual se constituye en
una herramienta de gestin que permita dirigir y
evaluar el desempeo institucional, en trminos de Fin.
calidad y satisfaccin social en la prestacin de los
servicios a cargo de las entidades.

8. Conclusiones
El enfoque basado en procesos ms que un
requisito de las Normas, es una estrategia que
permite la gestin sistmica de una Entidad,
Organizacin. Adems facilita la organizacin de
actividades, el logro de objetivos y control de los
resultados.
La Gestin de Procesos asegura una mayor
cercana de una Entidad con sus clientes o
usuarios y ayuda a identificar sus necesidades y
evaluar su satisfaccin.
Segn el alcance del Sistema de Gestin de la
Calidad bajo la Norma ISO 9001:2000, se lograra
el cumplimiento de la NTC GP1000:2004.
La Integracin de las Normas de Calidad, Salud
y Ambiente con la GP1000, se da solo en
algunos requisitos y aqu es importante identificar
los elementos comunes y especficos para no
redundar en esfuerzos pero tampoco desbordar
los alcances de cada sistema.
Para la Gestin de Riesgos propuesta por el
MECI:2005, es importante mirar la pertinencia y
aplicacin de la NTC 5254:2004

BIBLIOGRAFA

ICONTEC. NTC-ISO9001:2000. Sistemas de

gestin de la Calidad. Requisitos,
ICONTEC. NTCGP 1000:2004. Gestin de la
Calidad para el Sector Publico.
Gestin y Conocimiento Consultoria
Organizacional Seminario Aplicacin de la
Norma NTCGP 1000:2004 en Organizaciones
certificadas en ISO 9001:2000.
ICONTEC. Enfoque para Combinar e Integrar la
Gestin de Sistemas, Diana Milena Castillo
Pinzon y Juan Carlos Martnez Tobo, ao
2006.08.23
UNE 66177. Sistema de Gestin, Gua para la
integracin de los Sistemas de Gestin