Conceptos bsicos de Sistemas de Informacin

1. INTRODUCCIN

A partir de este captulo se van a suceder varios con una caracterstica comn: en todos ellos se
habla de la actividad del anlisis, algo que en principio aparece de forma imprecisa y de lo que
se suele tener una idea poco definida. Muy a menudo hablamos del Analista de Sistemas como el
sujeto de dicha actividad, pero tampoco tenemos una idea clara de lo que representa esta figura.
Una forma de aproximarnos al anlisis es indagando en diferentes organizaciones de
servicios informticos. Es lo que hemos hecho en los captulos anteriores sacando conclusiones
propias. Esto nos puede dar una primera idea bastante til, pero en el contexto en que vamos a
movernos es insuficiente; tendremos que profundizar a fin de fijar ideas. Es lo que vamos a
realizar en estos captulos.
Veremos que hay diversas maneras de realizar la actividad del anlisis en funcin de
distintos parmetros que iremos develando, pero en todas ellas hay un denominador comn al
que podramos llamar Anlisis de Sistemas. A ello dedicaremos el presente captulo. En primer
lugar, identificaremos los sistemas a que nos referimos, despus describiremos la actividad del
anlisis en este entorno y finalmente trataremos de pasar un plano prctico, intentando relacionar
el anlisis de sistemas con el tcnicos de programacin de gestin.

2. SISTEMAS

La palabra sistema tiene muchas acepciones. El anlisis de sistemas tiene que ver slo con un
tipo concreto de sistemas, los sistemas de informacin, sistemas de informacin en un entorno
empresarial y organizacional de gestin y dentro de ellos con los sistemas de informacin
informatizados o basados en computadoras electrnicas.

2. 1 Conceptos de sistema

Se puede definir el concepto de Sistema de varias maneras:

Conjunto de componentes que interactan entre s para lograr un objetivo comn.

Podemos definir un sistema como un conjunto de elementos que interaccionan entre s,

orientados a la consecucin de un objetivo comn. Un sistema suele estar situado en un
entorno o ambiente con el que interacta, recibe entradas y produce salidas.

Conjunto de personas, datos y procedimientos que trabajan coordinadamente. Para

alcanzar el objetivo de apoyar el funcionamiento de la organizacin. Haciendo posible
que la empresa mantenga contacto con el medio ambiente que la rodea, es decir con:
Clientes, Proveedores, Organizaciones Estatales de contralor y recaudacin de impuestos
y aportes, Funcionarios, Accionistas o propietarios.
 Una empresa (organizacin) en un sistema. Sus componentes pueden ser, entre otros:

Produccin
Ventas
Comercializacin
Mantenimiento
Publicidad y Promocin
Marketing

Un sistema puede formar parte de otro ms general, que sera su entorno, y/o estar formado por
otros sistemas, que en este caso lo tendran a l como entorno comn denominndose
subsistemas.

2.2 Sistemas de informacin

Cualquier organizacin o empresa es en s un sistema. Su entorno es el sistema productivo en

que se inserta, del que recibe una serie de entradas, en forma de demanda, y al que entrega una
serie de salidas, u oferta. A su vez, dentro de l existen varios subsistemas, los distintos
departamentos o reas en que se divide la empresa .
Para que los subsistemas que forman la organizacin funcionen coordinadamente, es
necesario otro subsistema ms, el sistema de informacin, que tiene como misin asegurar que la
informacin necesaria fluya, dentro del sistema, de unos subsistemas a otros y que
inevitablemente existe en cualquier empresa u organizacin. Del buen funcionamiento de este
subsistema depende en gran parte el xito global del sistema.
Los elementos de un sistema de informacin son muy variados; puede agruparte en: recursos
fsicos, como archivos, telfonos, recursos humanos, documentacin en general, y una serie de
normas, procesos y procedimientos que determinan los flujos de informacin tanto internos
como hacia y desde el exterior, as como el uso y administracin de los recursos.

SISTEMA DE INFORMACION: DESAFIO DE LAS ORGANIZACIONES:

Incorporar la tecnologa de los sistemas de informacin, no solo por su incorporacin en s, sino

para:

Desarrollarla para su utilizacin productiva.

Administrarla adecuadamente.
Aplicarla fundamentalmente a la direccin de las organizaciones.
La informacin es un RECURSO ms de las empresas.
Los sistemas de informacin afectan a todos los niveles de las organizaciones.
 El equipamiento informtico es un elemento fundamental para desarrollar sistemas de
informacin

SISTEMAS DE INFORMACION FUNCIONES BSICAS

Recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa ELEMENTOS DE

ENTRADA
Almacena los datos ELEMENTOS DE ARCHIVO
Produce informacin actuando sobre los datos GENERA INFORMACION

2.3 Sistema de informacin informatizado

Cuando un sistema de informacin cuenta entre sus recursos con computadoras electrnicas, en
las que se basa parcial o totalmente, puede denominarse sistema de informacin informatizado.
Estos son los sistemas en los que estamos interesados cuando hablamos de la actividad
del anlisis. Pueden denominarse de diferentes formas, como sistemas informticos, sistemas
basados en computadoras, etc. En adelante, nosotros los denominaremos simplemente sistemas
de informacin, que a su vez estarn formados por otros subsistemas o elementos tales comp. El
hardware, el software, bases de datos, etc .

MEDIO AMBIENTE

EMPRESA

SISTEMA DE
INFORMACIN
Las empresas y organizaciones como subsistemas de un sistema productivo.

M
U
N
ENTORNO D
PRODUCTIVO P O
A
I
S
EMPRESA
1

ORGANI-
ZACIN 1

ORGANI-
ZACIN 2

EMPRESA
2

EMPRESA
E N S
ORGANI-
ZACIN N
Los departamentos como subsistemas de sistema empresa u organizacin.

ENTORNO

SUBSISTEMA SUBSISTEMA
DE DE

MARKETING PRODUCCIN

SUBSISTEMA SUBSISTEMA
SUBSISTEMA
DE DE
DE
INFORMACIN
CONTABILIDAD
ADMINISTRACION
E S

SUBSISTEMA SUBSISTEMA
DE DE

COMPRAS INVESTIGACIN
Y Y
SUMINISTROS DESARROLLO
 LOS SECTORES DE LA EMPRESA COMO SUBSISTEMAS

EL SISTEMA DE INFORMACION ESTA CONECTADO CON LOS SUBSISTEMAS

(SECTORES DE LA EMPRESA: ES UN SUBSISTEMA MS.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACION DE LA EMPRESA

2.4 Los niveles de los sistemas de informacin

El sistema de informacin de una organizacin no siempre est al mismo nivel. Dentro de l

incluso podemos encontrar varios. Histricamente, como ya hemos visto, se han ido alcanzando
diferentes niveles o categoras de sistemas. El primer nivel en los sistemas de informacin es el
operacional o transaccional. Existe en todas las organizaciones y es el que tiene que ver con la
operativa diaria. Pensemos, por ejemplo, en una empresa de servicios telefnicos. En este nivel
se incluirn las operaciones como realizar un contrato, consultar el estado de un telfono, dar de
alta una avera... Los operadores disponen de manuales donde de manera cerrada se explican los
procedimientos o normas de cada operacin o transaccin.

ENTORNO
EMPRESA

NORMAS
PROCEDIMIENTOS
METODOS

RECURSOS
RECURSOS FISICOS
HUMANOS

E S

DOCUMENTOS
 Elementos Del sistema de informacin (informatizado) de la empresa.

ENTORNO
EMPRESA

NORMAS
PROCEDIMIENTOS
METODOS

SOFTWARE

RECURSOS RECURSOS
HUMANOS FISICOS

PERSONAL HARDWARE
E INFORMATICO S

FICHEROS
Y BASES DE
DATOS

DOCUMENTOS
Un segundo nivel en que, como hemos visto, las empresas empiezan a pensar con la llegada de
los SGBD, es el llamado MIS, sistemas de informacin administrativa que ayudan a los usuarios
de mayor nivel en la empresa a tomar ciertas decisiones sobre asuntos que pueden presentarse
con alguna regularidad. No son transacciones, pero s consultas estructuradas a partir de algn
lenguaje de manipulacin de datos que le permita obtener informes ms o menos complejos.
En el ejemplo que estamos tratando, un directivo podra estar interesado en el nmero de
averas de los ltimos das de determinado servicio en un rea concreta de una ciudad.
Un tercer nivel lo constituyen los sistemas para el soporte de decisiones. Su objetivo es
ayudar en la toma de decisiones para situaciones poco frecuentes, de alguna manera complicadas
y sobre todo poco estructuradas.
Ahora el directivo se pregunta sobre la repuesta de la competencia ante el nuevo modelo
de contestador automtico que pensar sacar al mercado.
Por encima de stos todas las organizaciones aoran y aspiran a un sistema de informacin
TOTAL, con unas caractersticas de integracin que permita los tres niveles, sobre las mismas
herramientas, procesos y recursos.

2.5 Aplicaciones

Dentro del sistema de informacin encontramos subsistemas de informacin que podemos

denominar aplicaciones. En la prctica podemos decir que cualquier sistema de informacin
(informatizado) se divide en un nmero variable de aplicaciones, que de esta manera pueden
definirse como aquella parte del sistema de informacin de la organizacin que resuelve
determinados problemas de gestin en el contexto de la informacin.
La aplicacin Nminas y la de Historias Mdicas, por ejemplo, son parte del
subsistema de informacin del subsistema de recursos humanos. Por otro lado, las aplicaciones
Control de Gastos, Presupuestos y Gestin de Tesorera son parte del subsistema de
informacin de subsistema de departamento financiero, todo ello dentro del mismo sistema
empresa.

EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

PERIODOS OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS TIPOS DE

DEC ISIONES

60-70 PROCESAR TRANSACCIONES OPERATIVAS

70-80 GENERAR INFO DE CONTROL TACTICAS
80-90s INFO PARA PLANIFICACION ESTRATEGICAS
90-2000 INFO PARA TRANSFORMACIN EJECUTIVAS
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN

LAS DECISIONES EN LA EMPRESA Y LOS SITEMAS DE

INFORMACION

3
NIVEL
ESTRATGICO

2 NIVEL
TACTICO

1 NIVEL
OPERATIVO

1. SISTEMAS PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

2. SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

3. SISTEMAS DE APOYO PARA LA DIRECCIN

4. SISTEMA TOTAL
1) SISTEMAS PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

* Sustituye procedimientos manuales por otros basados en computadoras

CARACTERISITICAS

Gran volumen de transacciones

Existen pocas excepciones a los procedimientos normales
Est relacionado con procesos de rutina generalmente bien
estructurados.

Ejemplos: Facturacin, Emisin de Recibos para pago en Abitab, emisin de Estados de

Cuenta

2) SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

Estn relacionados con procesos de decisin normalmente estructurados y que se presentan con
regularidad
Los requerimientos de informacin pueden ser identificados de antemano.

Ejemplos:
- Informes diarios de ventas
- Concesin de crdito a nuevo cliente
- Situacin de depsitos y retiros diarios
- Determinacin de necesidades de compra
- Actualizacin peridica de crditos a clientes

Generalmente:
Son decisiones rutinarias que se toman despus de terminar una serie de pasos planeados con
antelacin.
Si la decisin es altamente estructurada, la informacin necesaria puede obtenerse de sistemas
automatizados y luego analizada por las personas. La informacin es relativamente predecible y
son las personas quienes manejan las excepciones, existen antecedentes. En este tipo de sistemas
los tiempos de respuesta no son crticos.

3) SISTEMAS PARA EL SOPORTE DE DECISIONES

FINALIDAD:
Apoyar a la Direccin en la toma de decisiones que generalmente no son repetitivas.
Responder a condiciones inesperadas, por lo que la informacin necesaria no est completamente
definida.

CARACTERISTICAS:
- No es posible definir de antemano el formato de la informacin a emitir y los datos que la
soportan
- No son decisiones rutinarias, por lo que en general no es posible el desarrollo
automatizado para obtener la informacin necesaria con anterioridad
- Es necesario tomar informacin del sistema por medio de exploracin y consulta de los
registros almacenados y analizar la informacin en base a las necesidades del momento.

4) SISTEMAS DE INFORMACION TOTAL

Se trata de sistemas que integran todas las herramientas con que se genera o maneja informacin.
Podemos pensar en integrar:
- Procesadores de texto (Word, Works, WordPad)
- Planillas Electrnicas (Excel, Lotus, QuattroPro, Works, Multiplan)
- Bases de Datos (Dbase, Access, FoxPro, Oracle, Visual FoxPro, SQL Server)
- Correo Electrnico (Outlook, Eudora, Exchange)
- Correo de Voz (Bitware, Web Phone)
- Procesamiento de Imgenes (Page Maker, Corel Draw, Photo Shop, Photo Styler, Photo
Editor)
- Internet, Correo Electrnico, E-Bussines, E-Commerce

PROPIEDADES QUE DEBE TENER LA INFORMACION

1) Debe ser PRECISA

Debemos preguntarnos si la informacin de que disponemos representa la situacin tal cual es

2) Debe ser OPORTUNA

Debe estar disponible cuando se la necesita y no se ha desactualizado como consecuencia de
retrasos

3) Debe ser COMPLETA

Debe proporcionar al usuario todo lo que necesita saber. Un objetivo importante al disear un
sistema de informacin debe ser el integrar toda la informacin que pueda estar dispersa dentro
de la organizacin de manera de brindar a los usuarios la informacin ms global posible acerca
de cada aspecto de la misma.

4) Debe ser RELEVANTE

La informacin debe ser aplicable para decidir acerca de la situacin que debemos enfrentar.
Debemos tener en cuenta que un conjunto de informacin que fue importante en un determinado
momento puede no serlo en el momento actual.
INFORMACION Y DATOS: DIFERENCIAS

DATO: Smbolos que por s mismos no representan nada. Son la materia prima de la
informacin.

Ejemplos: CAS, HIJOS, 32, 2, M, F, 21, SOLT, A, 40, EDAD, 3, etc.

INFORMACION: Conjunto de datos que se presentan en forma inteligible para el receptor

Si procesamos los datos anteriores para producir informacin obtenemos:

PERSONA A B C
EDAD 32 21 40
SEXO M F F
EST. CIVIL CAS SOLT CAS
HIJOS 2 0 3

PARA QUE SIRVEN LOS SISTEMAS DE INFORMACION?:

Para responder a las necesidades de una organizacin, para apoyar, soportar y viabilizar el logro
de sus metas y objetivos.

OBJETIVOS DE UNA ORGANIZACIN

Son los propsitos y lineamientos que guan el accionar de las organizaciones

Ejemplos:
- Maximizar la satisfaccin del cliente
- Aumentar los plazos de pago a proveedores
- Aumentar el rendimiento de materias primas
- Minimizar la merma de productos terminados
- Penetrar el mercado de grandes consumidores
- Obtener mejores fuentes de financiamiento
- Reducir los tiempos de entrega de pedidos
- Lograr realizar mantenimiento preventivo de planta

FACTORES CRITICOS DE EXITO

Son aquellas actividades o reas de la organizacin que deben funcionar de manera correcta para
que sea posible alcanzar los objetivos propuestos.

Por consiguiente: EL SISTEMA DE INFORMACION DEBE PERMITIR CONTROLAR EL

ADECUADO FUNCIONAMIENTO DE TALES AREAS O ACTIVIDADES.
Ejemplo: IMPRENTA, entrega urgente lo urgente lo hacemos enseguida, lo imposible un
minuto despus, entrega Gastos Comunes antes de tal fecha, Certificado Satisfaccin del
cliente, etc.

IMPORTANCIA DE SU IDENTIFICACION

Es necesaria su identificacin para poder lograr los objetivos planteados

DETERMINAR SU FORMA DE EVALUACION

Deben establecerse los parmetros que permitan medir su comportamiento y determinar para
cada uno las medidas de lo que se entiende por XITO. Reunir la informacin necesaria para
poder obtener el nivel definido como exitoso en los parmetros determinados.

IDENTIFICACION
- Competidores
- Tendencia de la industria
- Problemas de la regin
- Operaciones internas
- Consideraciones Externas

CLASIFICACION

DE CONTROL: Resultan efectivos para obtener resultados a corto plazo

DE CONSTRUCCION: Satisfactorios a largo plazo para:

- Desarrollar nuevos mercados
- Desarrollar nuevas estrategias competitivas

FUENTE DE FACTORES CRTICOS

- rea o sector en que compite la organizacin

- Sensibilidad a la situacin de la regin
- Aspectos que afectan la oferta y la demanda
- Asuntos temporales como por ejemplo, reemplazo de personal, mejoramiento de
instalaciones fsicas
- Factores ambientales o sanitarios, como por ejemplo:
Aspectos relacionados con el deshecho de desperdicios (Plomo en La Teja)
Disposiciones gubernamentales, aplicacin de nuevos impuestos o
gravmenes Trastornos climticos
Cortes de energa
Aftosa en el pas