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Inter Ponce
LE DAMOS LA BIENVENIDA A Compromiso,
Calidad y Excelencia

Gerencia de Proyectos:
Ideas, herramientas y tcnicas
para optimizar la ejecucin de los equipos

Por

Vctor A. Feliberty-Rubert, BSIE, MDiv, LEC

Ingeniero Industrial, Certificado en LEAN Enterprise,
Decano de Administracin y Profesor de Historia Occidental
en la Universidad Interamericana de Puerto Rico, Recinto de Ponce
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MEJORAMIENTO CONTINUO Calidad y Excelencia

Ser hoy mejor que ayer;

maana, mejor que hoy;
ste es el gran objetivo
de la vida.
Vigil
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EXAMEN AUTODIAGNSTICO Inter PonceCompromiso,
Calidad y Excelencia

Ante un proyecto, contesta s o no:

1. Tienes una idea clara de lo que se
supone se alcance con el proyecto?
2. Puedes describir especficamente los
lmites en recursos para el proyecto?
3. Est tu proyecto segmentado en partes
manejables?
4. Tienes un itinerario escrito para el
desarrollo del proyecto?
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EXAMEN AUTODIAGNSTICO Inter PonceCompromiso,
Calidad y Excelencia

Ante un proyecto, contesta s o no:

5. Has considerado los puntos de vista de
otras personas sobre cmo debe hacerse
el proyecto?
6. Est cada miembro de tu equipo
comprometido con el xito del proyecto?
7. Puedes motivar la creatividad en tu
equipo a lo largo de la jornada?
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EVALUACIN DEL EXAMEN DIAGNSTICO Calidad y Excelencia

Si contestaste NO a al menos una de las

preguntas, ests en el lugar correcto.

O si sientes que, a pesar de haber contestado

S a todas las preguntas, todava no puedes
con la presin, este tema es para ti...
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6 CONSIDERACIONES BSICAS
Compromiso,
Calidad y Excelencia

Cmo saber si algo que quiero realizar

puede considerarse como un proyecto?
1. Si es algo nuevo o no rutinario.
2. Si tienen que lograrse objetivos especficos.
3. Si la actividad o gestin tiene un principio y un
fin definido.
4. Si los recursos disponibles son limitados.
5. Si involucra a otras personas.
6. Si tiene fases en secuencia.
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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO Calidad y Excelencia
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DIFERENCIAS
Compromiso,
Calidad y Excelencia

PROYECTO OPERACIN
nico Repetitiva
Distinto a lo usual Actividad rutinaria
Principio y fin Sucesiva / continua
Recursos limitados Recursos infinitos
Requiere un equipo Unipersonal
Secuencia de fases Eventos aislados

Proyecto Operacin
DEFINICIN: GERENCIA DE PROYECTOS
Es la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos
para lograr un objetivo a corto plazo.

METODOLOGA:
Es la aplicacin de ciertos conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas a
actividades de proyectos
OBJETIVO:
de manera que cumplan o excedan las
necesidades y expectativas de las partes
interesadas de un proyecto.
DEFINICIN: GERENCIA DE PROYECTOS
Habilidad de balancear adecuadamente
diversas demandas en competencia:

Alcance, tiempo, costo y calidad.

Partes interesadas con diferentes puntos
de vista y motivaciones.
Requerimientos identificados
(necesidades) y aquellos no identificados
(expectativas).
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GERENCIA DE PROYECTOS Calidad y Excelencia

til para
elaborar un fiesta de fin de ao
construir un saln de clase o edificio

disear un currculo acadmico

recaudar fondos

establecer una propuesta ambiental

desarrollar un programa interdisciplinario

o sea, bsicamente cualquier tipo de proyecto

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DISTINCIONES EN EL ENFOQUE
Compromiso,
Calidad y Excelencia

Un individuo puede ganar un trofeo o una

medalla, pero slo un equipo puede
ganar un campeonato.
-annimo
1
2
3
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8 PRINCIPIOS CLAVE Compromiso,
Calidad y Excelencia

Evitar la improvisacin constante.

Establecer metas claras y alcanzables.
Pensar en lo que se quiere lograr y en las distintas
rutas para llegar a esa meta.
Dibujar el flujo de las etapas.
Establecer canales de comunicacin.
Motivar al equipo y celebrar logros.
Llegar a acuerdos, no posponer problemas.
Pensar fuera de lo convencional.
5 PASOS DE GERENCIA DE PROYECTOS

Definir
Planificar
Ejecutar
Monitorear
Completar
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Compromiso,
RELACIN ENTRE PROCESOS Calidad y Excelencia
TRASLAPO DE PROCESOS EN UNA FASE
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PRIMER PASO: DEFINIR Calidad y Excelencia

Conocer y entender el contexto amplio:

Cultura organizacional
Polticas, Normas y Leyes aplicables

Factores del medioambiente

Sistemas de informacin, comunicacin y

lneas de mando
Recursos disponibles

Necesidades, intereses y expectativas de la

organizacin
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Compromiso,
PRIMER PASO: DEFINIR Calidad y Excelencia

Saber qu se quiere lograr y

cmo debe lograrse.
PROBLEMA:
Existe una
relacin
inversamente
proporcional
entre cada par
con el tercero.
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PRIMER PASO: DEFINIR Calidad y Excelencia

Prioridad: funcionalidad y apariencia

si es
bueno
entonces
no es
barato
si es
bonito
Se sacrifica el presupuesto.
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PRIMER PASO: DEFINIR Calidad y Excelencia

Prioridad: costo y efectividad

si es
barato
entonces
no es
bonito
si es
bueno
Se sacrifica la esttica.
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PRIMER PASO: DEFINIR Calidad y Excelencia

Prioridad: costo y apariencia

si es
barato
entonces
no es
bueno
si es
bonito
Se sacrifica el rendimiento.
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Compromiso,
EL RETO DEL PRIMER PASO Calidad y Excelencia

Conocer las limitaciones en recursos

existentes para lograr lo que se quiere.

REQUERIMIENTO
Establecer
prioridades. Costo Tiempo
Qu se est
dispuesto a sacrificar
si es necesario Resultados
hacerlo?
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PRIMER PASO: DEFINIR Calidad y Excelencia

Metas inteligentes
especficas / precisas

medibles / observables

realistas / alcanzables

con tiempo asignado

acordadas en grupo
RESPUESTA AL RETO DE LOS RECURSOS ESCASOS

Hemos pensado en otra manera para

resolver el problema o atender la necesidad
que el proyecto pretender satisfacer?
(Pensar fuera de la caja.)
Por qu queremos hacer este proyecto y
no otro? (Evidenciar la urgencia.)
Si el tiempo, el dinero y los recursos no
representaran una limitacin, que ms
quisiramos hacer? (Soar es gratis.)
RESPUESTA AL RETO DE LOS RECURSOS ESCASOS

Una vez se complete el proyecto, qu

gastos operacionales (de seguimiento,
mantenimiento o actualizacin) van a
requerirse? (Medir las consecuencias.)
Quines son las personas ms afectadas
o beneficiadas por el proyecto? (Identificar
los rostros reales.)
Qu cosa del proyecto tiene alta
probabilidad de salir mal? (Conocer los
riesgos.)
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SEGUNDO PASO: PLANIFICAR Calidad y Excelencia

Buenos resultados sin planificacin

adecuada provienen de la buena
suerte, pero no de una acertada
gerencia de proyectos.
David Jacquith
Presidente, Vega Industries, Inc.
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Compromiso,
SEGUNDO PASO: PLANIFICAR Calidad y Excelencia

RECUERDE
A veces el costo
del fracaso es
demasiado alto.

(Nota: No se puede
tomar el riesgo de
hacer el proyecto
sin la certeza de
los resultados.)
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SEGUNDO PASO: PLANIFICAR Calidad y Excelencia

Resumir el alcance del proyecto.

Clarificar definiciones y conceptos.

Identificar los requerimientos.

Dividir las actividades en sus partes.

Diagramar la secuencia de eventos.

Estimar el costo de cada etapa.

Incluir los puntos de celebracin parcial.

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SEGUNDO PASO: PLANIFICAR Calidad y Excelencia

Establecer la logstica del flujo.

Asignar responsabilidad a cada cosa.

Estipular estndares de control y cotejo.

Sopesar los riesgos y planificar cmo

mitigarlos.
Crear vas y frecuencia de comunicacin.

Considerar la seguridad.
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PROCESO DE PLANIFICACIN Calidad y Excelencia
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EJEMPLO DE CICLO DE VIDA #1 Calidad y Excelencia
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EJEMPLO DE CICLO DE VIDA #2 Calidad y Excelencia
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EJEMPLO DE CICLO DE VIDA #3 Calidad y Excelencia
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EJEMPLO DE CICLO DE VIDA #4 Calidad y Excelencia
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ANLISIS DE LAS TAREAS Calidad y Excelencia

Enumerar todas las actividades o partes y, para

cada una de ellas, identificar lo siguiente:
Secuencia (serie o paralelo)

Materiales requeridos

Costo relacionado

Personas involucradas

Tiempo estimado
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FLUJOGRAMA DE PROCESOS Calidad y Excelencia

Proceso = conjunto de actividades en su secuencia lgica

para completar un objetivo intermedio medible o tangible
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ESTIMACIN DEL TIEMPO Calidad y Excelencia

Duracin de cada paso o parte

Tiempo estimado (calculado)

Tiempo optimista (en el mejor de los casos)

Tiempo real (en la mayora de los casos)

Tiempo pesimista (en el peor de los casos)

Te = [To + 4(Tr) + Tp] / 6

CLCULO DE PERT (PROGRAM EVALUATION & REVIEW TECHNIQUE)
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DIAGRAMA DE GANTT Calidad y Excelencia

EN SERIE: una actividad comienza cuando la

otra termina (no se solapan)
PARALELO: actividades independientes, se
pueden solapar unas con otras
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DIAGRAMA DE FLECHAS Y NODOS Calidad y Excelencia

Secuencia lgica de las actividades (indicando la

precedencia entre stas)
Ejemplo: (1) A y D ocurren en paralelo, (2) para
que ocurra C deben haber pasado B y D
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DIAGRAMA DE PERT Calidad y Excelencia

Combinacin de diagramas anteriores

secuencia, precedencia y tiempo (Te)
OBJETIVO: determinar el tiempo total y el paso
crtico que merece ms atencin
NO ESTABLEZCA PLAZOS MUY AUDACES.

Metas realizables en tiempo real.

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ESTIMACIN DE COSTOS Calidad y Excelencia

Elementos a considerar:
Labor (esfuerzo humano: $/hora)
Sobrecarga de trabajo (horas extras)

Materiales y equipos

Cargos de entrega o instalacin

Renta de equipo, local o vehculo

Servicios bsicos (AEE, AAA, PRTC, INTERNET)

Gastos administrativos

Impuestos / Permisos / Endosos / Seguros

Ganancia (si aplica)

5% de imprevistos / 20% de contingencia

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TERCER PASO: EJECUTAR Calidad y Excelencia

Formacin del equipo de trabajo

Comunicacin de metas, objetivos,
alcance, itinerario, actividades, etapas y
otros aspectos del proyecto
Distribucin de funciones, tareas y roles

Desarrollo de etapas segn el itinerario

Seguimiento y motivacin continua del

desempeo del equipo
Reconocimiento de logros parciales
significativos
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MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Calidad y Excelencia
TERCER PASO: EJECUTAR

Ofrzcase a usted
mismo refuerzo
positivo y estmulo
cuando haga las
cosas bien.

Haga lo mismo con

los dems.
CUARTO PASO: MANTENER EN CONTROL
ANTES DE UNA REUNIN:
Circular agenda completa y clara de asuntos a considerar
DURANTE LA REUNIN:
Compartir informacin general

Cotejar el progreso del proyecto

Reenfocar divergencias

Resolver problemas emergentes

Atender conflictos internos del equipo

Tomar decisiones

Reconocer logros parciales importantes

DESPUS DE LA REUNIN:
Distribuir minuta de acuerdos tomados
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HISTOGRAMA Calidad y Excelencia
CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR

MTODOS COMUNES
Informes de progreso

Visitas de campo

Entrevistas

Cotejos generales

Inspecciones tcnicas

Pruebas y validaciones
CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR

SOLUCIN DE PROBLEMAS

Descubrir una solucin consiste en mirar la

misma cosa, que los dems estn mirando,
pero pensar algo diferente al respecto.
Albert Szent-Gyorgyi
Premio Nobel en medicina y fisiologa
CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR

Preste atencin a
las seales del
ambiente.

Adelntese a lo
que pueda pasar y
tenga planes de
contingencia.
CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR
ALTERNATIVAS A PROBLEMAS
Renegociar
Corregir en etapa posterior
Reducir el alcance del proyecto
Reasignar o poner ms recursos
Aceptar sustituciones
Buscar otros suplidores o contratistas
Aceptar entregas parciales
Ofrecer incentivos
Demandar cumplimiento
Comprimir tareas o actividades
Trabajar alternativas o equivalentes
DIAGRAMA DE PARETO (20% 80%)

El 20% causa el 80% de los resultados.

DIAGRAMA DE ESPINA DE PESCADO
CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR

Las soluciones tcnicas no siempre pueden ser implantadas.

La dimensin
humana es vital.
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QUINTO PASO: CIERRE Calidad y Excelencia

MTODOS COMUNES
Evaluar y redactar informe final
Certificar completado el proyecto
Reasignar recursos disponibles
Enviar cartas de agradecimiento a
componentes clave
Celebrar con el equipo
Compilar las lecciones aprendidas
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PENSAMIENTO DE CIERRE Calidad y Excelencia

slo aquellos que se

arriesgan a ir lejos, descubren
cun lejos pueden llegar.
-Moreto, dramaturgo espaol
PREGUNTAS O DUDAS

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Calidad y Excelencia
FUENTES BIBLIOGRFICAS Y ENLACES
Qu es la administracin de proyectos? Comit de
Standards, Project Management Institute: PA, USA
Fundamentals of Successful Project Management. (1995)
SkillPath Seminars: USA.
Gerencia de Proyectos. Taller dictado por la Dra. Navedo y
auspiciado por Universia.
Project Management Body of Knowledge (PMBOK). 3er Ed.
Project Management Institute: PA, USA.

www.manejodeproyectos.com
www.pmipr.org
www.pmi.org