MANUAL DE PROCEDIMIENTO

CONTROL DE MAQUINARIA Y COMBUSTIBLES

EL PRESENTE MANUAL CONSTITUYE LA BASE DEL SISTEMA DE CONTROL PARA LA CORRECTA

APLICACIN DE LOS COSTOS DE MAQUINARIA Y COMBUSTIBLES A LOS CENTROS DE TRABAJO.

MAGIC Soft

El Software mgico de Ingeniera.

Definiciones

Obra. Centro de trabajo donde se desarrollan actividades de construccin, donde se

involucra el uso de maquinaria y consumo de combustibles.
Superintendente. Responsable de coordinar las actividades y toma de decisiones de la
obra o conjunto de obras.
Capturista de campo. Persona de Campo Responsable de capturar diariamente los
reportes de maquinaria, pasarlos a juzgado del Superintendente y enviarlos
semanalmente a oficina central, de acuerdo al programa administrativo de reportes, para
la liquidacin de rentas y personal operativo.
Personal operativo. Operadores y choferes responsables de operar los equipos.
Control Tcnico. rea responsable de analizar la informacin y retroalimentarla para la
toma de decisiones.
Control Administrativo. rea responsable de programar las liquidaciones.
Hormetro. Dispositivo que poseen algunos equipos para cuantificar el tiempo de
actividad en horas.
Sancin horaria. Mecanismo mediante el cual el Superintendente, basado en la
informacin de sus residentes, aplica una reduccin del tiempo continuo del Hormetro
debido a tiempos no efectivos de trabajo, en las que el motor de la mquina, gener
reporte (alimentos, dilogos improductivos, otros ocios).
Antecedente
El esquema de control plantea que La empresa se encuentre dividida en dos reas operativas con
independencia administrativa, que denominaremos Unidades Organizacionales ms no
necesariamente jurdica.

Esta independencia administrativa es importante para medir la rentabilidad de los activos ms

significativos de la empresa, de forma independiente a las operativas de la empresa, con la
finalidad de generar certeza al inversionista.

Las reas que se plantean son:

- Maquinaria y
- Construccin

Esta relacin adems facilita la aplicacin del concepto de cliente interno establecido por Karld
Albrech y Jack Carson, en su libro La Excelencia de los Servicios. Y hace factible la evaluacin
requerida para la mejora continua en la gestin de la calidad.

Sin embargo el sistema de control, independiente de los beneficios que pueda generar en la
dinmica de la mejora de calidad interna, tiene por enfoque principal, asignar de forma certera a
cada centro de trabajo o centro de costo los gastos por uso de equipos y combustibles, a fin de
que se pueda usar para la oportuna correccin de tendencias, ubicar origen de prdidas o
ganancias y como base de conocimiento para prevenir costos futuros. En otras palabras para
mejorar la toma de decisiones.

Los costos ms significativos que las obras de maquinaria pesada requiere normalmente se
encuentra concentrado en: Rentas de equipos, consumos de combustibles y fletes o acarreos de
materiales; se pretende regular por este medio los elementos estratgicos de Combustibles y
Rentas.
Operacin

Las constructoras normalmente no poseen un solo centro de actividades, si no que se localizan

dispersas en la geografa estratgica de la empresa. Ahora bien, para la realizacin de las
actividades de construccin de cada obra, se requiere el uso de una o ms equipos, que
pueden ser de tipo externo (renta con terceros) o interno (equipos propios).

Como ya se dijo, estos equipos podrn ser suministrados por el rea de Maquinaria de la
propia empresa, as como por empresas que se dediquen a la renta de equipos de
construccin de forma externa a la empresa, esto de acuerdo a las necesidades especificas de
maquinaria que cada obra posea.

As mismo cada Obra posee 1, 2 o 3 tanques de combustibles que sirven para guardar Diesel,
Diesel Alterno (bio Diesel) y gasolina respectivamente.
La empresa adquiere de algn negocio o expendio de combustibles (Diesel y Gasolina) y lo
suministra a la obra, en partidas de tambores (los cuales constituyen el almacn temporal) o
bien a un tanque fijo con dosificador (esto es lo ms recomendable).

El control debe regular la adquisicin de entrada en volumen y en precio, pues la prdida de

este insumo slo es recuperable a precio actual, por lo que el costeo se evala con el ltimo
precio.

Conocer la disponibilidad de combustible, es de vital importancia para la optimizacin de los

tiempos y costos, ya que la falta de combustibles paraliza las actividades, asi mismo conocer
qu equipo est consumiendo determinada cantidad de combustible y cotejarla con los
estndares o estadsticos, nos permite preveer sobre costos por fugas, etc.

Por lo anterior, es imprescindible que el sistema de control, regule tanto los tiempos de
operacin de los equipos, para estimar los costos por renta, as como que puedan estimarse
los consumos por equipo y la disponibilidad de los almacenes.

Otro elemento necesario en la asignacin de costos, resulta ser el costo de operacin de

equipos, los cuales suelen depender de operadores que quedan sujetos a un rgimen interno
de contratacin o bien se contratan de acuerdo al clausulado de las rentas de los equipos.

Prever los costos de operacin, as como la nomina, semanal es otra ventaja que puede
sustraerse del sistema.
Paso a paso
1. Todo inicia con la captura diaria de los reportes de maquinaria, generados en la jornada de
trabajo recin concluida.

Resulta importante que las actividades de la jornada, se capturen inmediatamente de su

trmino, para poder reportar en tiempo real, con un retraso de 10 a 12 hrs. Recordando
que la informacin oportuna permite tener frescas cualquier duda y corregirlas
oportunamente, pero adems permite que al inicio del da siguiente, oficinas centrales,
posean informacin fresca que permita la toma de decisiones soportadas.

La ficha de captura permite seleccionar una obra de la Base de Datos (BD), previamente
alimentada por Oficina Central, para permitir asentar adecuadamente el cargo del reporte
al centro de trabajo correcto.

Tambin permite seleccionar de un catalogo disponible de maquinaria, en la que se han

dado de alta, tanto los equipos de la empresa, como de aquellos externos que se
incorporan de acuerdo a las necesidades de la obra.
En este punto es importante remarcar, que el equipo externo normalmente se anexa en
diversos tiempos a la obra y normalmente se desconoce quin lo rentar ya que esto
depender de la disponibilidad y oportunidad de costos del mercado. Por ello es
importante que este catalogo acepte el alta de equipos, pero deben ser firmados
electrnicamente por el Superintendente.

Puesto que la utilidad prctica de este sistema est en ser una herramienta de apoyo a la
toma de decisiones, se considera la captura del operador que realiza dicha actividad para
que sea asignado vinculado su costo a la obra, pero tambin sea considerado el importe
en el presupuesto de flujos de efectivo.

Se captura tambin la carga de combustible recibida por la maquina, misma que se

reflejar como una salida en el control de almacenes, segn el tipo de combustible usado y
la maquina que la us.
El manejo del almacn requiere de un esquema de reporte particular, pues normalmente
las salidas se alimentarn por medio del Reporte de Maquina, sin embargo las entradas
son reguladas a travs de otra ficha, que permite visualizar las existencias acumuladas.

El almacn controlado depende del tipo de combustible, puesto que cada combustible no
es mezclable con el otro y existen como mnimo tres tipos de combustibles (pudiendo
existir un cuarto, que sera Gas L.P.).
Uno de los objetivos del reporte de renta de maquinaria es el de asignar el costo horario
de la maquina (BD) a la obra correcta, por ello capturar correctamente las horas efectivas
es un requisito importante, esto se realiza en el formato, con las siguientes observaciones:

Uno de los problemas que genera los reportes de horas efectivas, suele ser la credibilidad
sobre la hora de inicio de actividades de la mquina y la hora de conclusin, pudiendo el
operador reportar en demasa y con ello incrementar el gasto en renta y la prdida de
utilidades a la empresa.

Lo anterior se ha solucionado en parte con el uso del hormetro en las maquinas, que es
un progresivo que mide el tiempo con precisin de una decima y leyendo al inicio de
actividades este dispositivo, y cotejndolo con el reportado al cierre, puede obtenerse la
cantidad real de funcionamiento del equipo.

No obstante, muchos operadores, con la intensin de obtener un beneficio horario, dejan

maquina en marcha mientras consumen alimentos o realizan alguna actividad fisiolgica
con ello el gasto de la empresa se incrementa en razn del costo horario de la mquina,
que no se utiliz de forma productiva y si consumi adems combustibles.

Por ello y bajo el supuesto que normalmente no se soportan ms de 6 hrs. De trabajo

continuo sin alimentos, despus de las 6 hrs. De hormetro se cancela en automtico 1.0
hrs. Para el reporte del pago del operador, a fin de que no vea beneficio por dejar en
marcha el equipo mientras realiza necesidades fisiolgicas, como son los alimentos.

No obstante este dato queda a confirmacin del Superintendente, mediante firma

electrnica, pudiendo incrementar o cancelar la sancin.
La informacin de las bases de datos capturadas en obra, por cada obra que la empresa posea,
deben enviarse a las centrales, donde las reas tcnicas y administrativas dispondrn de la
informacin para su interpretacin estratgica, elaboracin de informes y conjuntamente con
la gerencia, en la toma de decisiones.

Se proponen los siguientes niveles de seguridad:

0- Master con acceso total

1- Reporteadores y validadores (solo generan informes)
2- Capturistas (solo capturan)
3- Firma Electronica (valida captura)