PERFIL DE LA SECRETARIA

El secretariado es una funcin esencial en cualquier tipo de actividad empresarial,

tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones
liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa
mediante su trabajo discreto, ordenado y metdico.

En la terminologa tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la

correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de
trmite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los ltimos tiempos el
concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la
asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir
responsabilidades de ste con credibilidad.
Sin embargo en trminos generales toda secretaria y asistente
administrativa debe poseer el siguiente perfil:
Personalidad equilibrada y proactiva.
Autoestima positiva.
Capacidad de adaptacin a los cambios.
Habilidades comunicativas y escucha activa.
Capacidad de crear, innovar e implementar.
Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
Disposicin para trabajar en equipo.
Capacidad de observacin, concentracin y amplitud de memoria.
Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
Espritu de superacin.
Flexibilidad
Sentido de humor.
Resistencia fsica y nerviosa.
Agudeza visual.
As mismo para poder alcanzar la mxima eficacia en su trabajo y desempear
sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfeccin una
serie de conocimientos tcnicos apropiados para el cargo que desarrollar, tales
como son:
Tcnicas de archivo.
Tcnicas de oficina
Digitacin o mecanografa.
Uso apropiado del telfono
Manejo y organizacin de la agenda
Redaccin de correspondencia general, comercial y administrativa.
Manejo adecuado de documentos.
Conocimiento y dominio del idioma del pas.

DESCRIPCIN DEL PUESTO

Resumen
Realiza tareas secretariales a nivel ejecutivo. Traduce todos los documentos en
ingls que llegan al departamento, recibe y atiende las llamadas en ingls. Labora
en lugares gestores de proyectos internacionales. Pueden estar ubicados en la
Rectora, Vicerrectoras y direcciones especializadas.
Tareas
1. Realiza y recibe llamadas telefnicas en espaol y en ingls.
1.1 Atiende las llamadas en ingls y espaol

2. Recibe y revisa la correspondencia.

2.1 Clasifica la correspondencia.
2.2 Traduce la correspondencia, transcribe y la entrega a su jefe.

3. Transcribe y redacta notas en ingls y espaol, previa instrucciones del

jefe.

3.1 Transcribe y redacta notas en ingls.

4. Levanta textos, confecciona cuadros y certificados.

4.1 Levanta texto transcribiendo de ingls al espaol y viceversa.

5. Establece el sistema de archivo de la oficina y lo mantiene el orden.

6. Atiende al pblico en general, estudiantes, docentes y administrativos.

6.1 Da informacin en espaol e ingls.

7. Debe realizar otras tareas que se relacionan con las funciones de la

Unidad.

Supervisin recibida
Recibe supervisin general.

Supervisin ejercida
No ejerce supervisin.

Esfuerzo fsico
Normal.

Esfuerzo mental
Normal.
Enfermedades
Reducida probabilidad de sufrir enfermedades profesionales en el desempeo de
sus tareas.

Accidentes
Reducida probabilidad de sufrir accidentes.

Condiciones ambientales
Labora en buenas condiciones ambientales.

Horarios
Diurno.
Horas extras
No se requiere.

Necesidad de viajar
No se requiere.

Responsabilidades
- Por equipos y materiales de oficina.
- Por valores e informacin confidencial.

Riesgos
Reducida probabilidad de exposicin a factores de riesgos.

ESPECIFICACIN DEL PUESTO

Educacin
Ttulo Universitario de Tcnico en Secretariado Bilinge.

Experiencia
Dos (2) aos en labores secretariales y de traduccin.

Educacin contina
Curso bsico de manejo de computadoras y aplicaciones informticas (Word,
Excel, Power Point y Access).

Licencias
No se requiere.

Conocimientos
- En el manejo de computadoras y aplicaciones informticas.
- Amplio conocimiento del idioma ingls y espaol.
- Buena ortografa del idioma ingls y espaol.

Habilidades
- Agudeza visual considerable.
- Para expresarse en forma oral y escrita.
- Para tratar al personal interno y externo.
- Para organizar el trabajo.
- Para laborar en medio de distracciones.
- Para recordar nombres de personas y detalles.

Destrezas
En las manos para la operacin de computadora, documentos y archivos.

Estndares de rendimiento
- Debe recibir y atender todas las llamadas internacionales.
- Debe traducir correctamente documentos y notas del ingls al espaol y
viceversa.
- Trabajos de secretariado e informes tcnicos, acuerdos, correctamente
transcritos.