Você está na página 1de 30

r

CAPITULO

6

Valores dos documentos de terceira idade

o desafio essencial que se apresenta aos arquivos publicos

no sell devido tempo,

brasileiros oa atualidade e 0 da transferencia.

das grandes massas documentais produzidas pela maquina adminis-

trativ3, as quais. passada a sua primeira idade (tramitalj=ao, utilizayao imediata e guarda nos arquivos conentes), vaa para as arquivos in- termedicirios e, posteriormente, para as permanentes. Essa transfe- rencia implica a passagem por urn filtro de qualidade racionalizador e densamente redutar. ~> pais, oportuno analisar as valores nos quais

se devem fundamentar essa opera,cyan.

as criterios orientadores

que van dar forma a

Naa se pretende aqui enumerar principios para a elabora~o de

tahelas de temporalidade, instrumentos reguladores dos prazos de vida dos papeis que autorizam, nos arquivos intermediarios, a dimina~ao de

suportes documentais contendo informa~oes duplicadas, dispersas, ro- tineiras e factuais, de vig~ncia terminada e nao-utiliziveis pela pesquisa hist6rica. Mesmo porque as tabelas devem ser elaboradas antes mesmo

da produ~iio do documento, ou em data muito anterior a passagem dos

documentos para 0 arquivo hist6rico, cujo tratamento documental eo objeto deste livrn.

o que se visaneste capitulo e nortear os arquivistas para 0 caso de

uma possivel triagem em uma acumula~ao nos arquivos illativos, quall-

'"

.

,

"

.

,

<

.

do para tal acumula~ao nao se ohedeceu a qualquer criteria de prazo de

guarda ou destrui\30, pda simples inexist~nda daquela:l tahelas .

Trata-se de expor urn leque de'valores aplid.veis ao:'idocumentos

~

" de terceira idade para U50 em situa~oes ad hoc, das quais as arquivistas

o

>

,

o

<

vao se valer, juntamente corn a legisla(j:ao e outros elementos que lhe:;

esdareyam as contato:; de produyao daqueles documentos. Ao ser ehamado a urn arquivo central de urn 6rgao publico, a

arquivista tern que explicar, com a seguran?l que the garante sua forma- lYaopro fissional, que nao vai "selecionar", a seu bel-prazer e gosto, ape- na::;as docurnentos que contenham temas "palpitantes" ou assinaturas

de "figuroes",

as arquivos publicos, seja 0 nacional, seja as estaduais ou as mu- nicipais, recolhem obrigatQriamente documentos inativos gerados ou recebidos pelos respectivos 6rgaos cQnstituintes, no nive! de rninist~- rios, secretarias e autarquias, respectivameEte do Poder Executivo fede- ral, estadual ou municipaL Quando esses documentos chegam sem que tenham sido submetidos a qualquer criterio de avalia<yao,muito menos a tabelas de temporalidade, e, em acordo com a entidade de origem, se vai proceder a uma certa triagem, e ai que 0 estudo dos valores dos dQ- cumentos de terceira idade pode ajudar. Ao se evitar a qualifica<yao"hist6rica", embora, evidentemente, estejam sendo enfocados elementos cornponentes de acervos de arqui- vos permanentes ou hist6ricos, esta-se querendo alienar a docurnenta- ~o aclministrativa inativa da conota<yaopositivista, ufanista e grandilo- quente que tern sido dada, ao longa da vida brasileira, a denomina<yao "documento hist6rico". A hist6ria nao se faz com documentos que nasceram para ser "his- t6ricos", nem com aut6grafos de grandes figuras, nem com documen- los isolados que signmquem 0 pQntQfinal de algum ato administrativo e sim, ademais de outras fontes, com a "papdada" gerada pdo cotidiano da vida administrativa~Redunda dal a malS absoluta necessidade de pre- servar-,a documenta<yao, passada a sua fase ativa, isto e, a da validade administrativa ou jurldica. Dessa preserva<yaobeneficiam-se a pesquisa hist6rica e a propria adrninistra<yao, pois 0 processo deds6rio s6 pode seT Sll.tisfatoriamente informado e adequadamente instrumentado se puder recorrera legisla<yao,as lesolw;oes j<itomadas, aos casos registrados

em proccssos e em dossies ou aos dados constantes em atos adminislra- tivos semelhantes aqueles de que se esta tratando. Urn arquivo permanente nao tern seu acervo constitu(do de "pre- dosidades" coleciQnadas aqui e ali, recolhidas para que, com eias, 0 his- toriaclor estabeleo;;:aseu referendal de fontes. Urn arquivo permanente constitui-se de documentos produzidos em geral h<i mais de 25 anos pdos varios 6rgaos da administra<yaopublica - cada 6rgao vindo a COIl:;- tituir um fundo de arquivo - reman~scentes de elimil1a~ao criteriosa. Urn documento e hist6rico quando, passada a fase ligada a razao pela qual foi criado (informa<yao), atinge a cia sua utilizaryao pela pesquisa hist6rica (testemunho). t; ulil para a administra~ao e a historiografia, no sentido mai:; critico e dentifico, e nao no de "deleite cultural". A avalia~o dos documentos de terceira idade abarca dQis aspec- tos fundamentais: a) 0 valor dos docurnentos (sendo a problem<itica de sua defini~o sab~r, ate onde vai 0 administrativo e come<ya0 hist6rico na questao da seleyao); b) a idade do documento (flXada em 2S ou 30 anos ap6s a data de cria<yao,por julgar-se, em diferentes paises, serem estes prazos suficiente:; para 0 termino dos valores primarios). Esses aspectos estao intrin:;ecamente ligados, j<ique valor e fazer com que 0 documento "mererya" adentrar a terceira idade e at obter :;eu direito it perenidade d~ cons~rva<yao."A ten:eira idade dos docum~ntos,

s6 a alcan<yaraoaqueles que a merecem; isto quer dizer que as exvuTgo~ se farao de forma correta e as transfer~ncias se realizarao de acordo com prazas e entendimentos que nao signifiquem nem perdas Ilem entraves

no trabalho~'.71 ' ,.•:

Entretanto, e preci:;o nao e:;queceTque, mais do que do fluxo 01'- denado, esse "merecimento" decorre, fundamentalmente, da rrovcni- encia, cia fun<yaoe da natureza do cQnteudo das shies documentais. Essa avalia<yaoad hoc s~ra bern concretizada se hOllver criterios e proccdj. mentas bern definidos e fixados no que concerne a avalia<yao. "A avalia<yaode documelltos prescrev~ que 0 surerfluo ~eja eliml- nado dentro de determinados prazas e que se reduza a massa documen- tal sem prejulw da informa<yao. Para tauto, e necessari<-la an;'ilise da

, '.

-----

-----

" CAJrt6 AI<lI1~". 1'>1I0:9.

•••

o

<

o

<

<

"

.

<

o

"

<

"

,

,

"

o

o

<

o

o

<

.

o

<

>

",

'TSW-lise"Wtrr5

.JS'-P iHi'it"it"z9',

"

A!QuIVQ~

~'~"ANENHS

VUDUS DOS DOCUIiUlfOS 01 TU(EIU

lOAD!

~

-

•••

1

"0

.

.

.

,

.

.

o

>

,

o

.

<

"Toda mecanismo modemo dos arquivos ests condicionado pela solm;ao de urn problema-chave: 0 da eIiminas:ao dos documentos iou- leis. Por formaC;:3o au por vocayao, 0 arquivista e necessariamente urn historiador (quando no Ambito dos arquivos hist6ricos) e porque sabe, por experi~ncia pessoal, como es<:revera hist6ria e com que material. ele naD pode se resignar a ser sornente urn conservador de arquivos; ele se tornou, de certa forma, urn especialista da eliminat;:ao, ele e uma [pes- soa] que sabe destruir. Com efeha, e-lhe impassivel contentar-se em

reeeher sempre 56 as fundos

depois de uma triagem feita por elas mesmas. Os serviljos publicos rara-

mente estao qualificados para apreciar 0 valor hist6rico dos documen- tos que eles manipulam. Em nome da hist6ria, 0 arquivista reivindicou o direito de vida e morte sabre os papeis. Pode-se dizer que hoje, em

todos os raises, a legislar;:aoe a pratica acabaram por admitir que, a prin-

cipio.

quivista responsavel, 0 que supoe relar;:oesestreitas e constantes entre os

arquivos (hist6ricos) e as administrar;:oes.'"73

Ao estabelecer e discernir a que diferencia 0 valor administrativo do valor hist6rico ou 0 que as superpoe, 0 arquivista ja eslara eslabele. cendo as criterios de valor dos documentes de ferceira idade. Segundo Morris Rieger, arquivista nort~-americano credenciado junto ao Conse- Iho Internacional de Arquivos e.especialista em avalialjao, 0 valor pri- mario e a pr6pria razao do documento; ja 0 valor secundario e urn val!>r ~idua1 que os papeis ainda P9dem conservar, Ele assim defme, como documentos de valor secundario, sendo, pgrtanto, conservaveis:

que as repartic;:6es queiram remeter-the,

nenhuma destruir;:ao podera ser feita sem autorizayao de urn ar-

I.

Os que continuam a apresentarvalor administrativo, jurldico, finan- ceiro para a administrar;:ao de origem ou para outras administra~5es, depois de ter perdido seu valor primario para as operalj5es correntes.

2.

Os que podem ter valor para a p~o~er;:aodos direitos cfvicos, juridicos e de propriedade de_certos cidadaos ou de toda a populayao; trata-se de urn valor ligado aos ~rei_tl2S_~--:tdivid.uais,

3.

Os que possuem valor ~~.!.e_stemunho ou de "documentalfio fun- cioOiI1", islo e, refletem a evoluyao hisl6rica da administralj30 de

--

-

.

I~Bmllicr.I\lC17:11}6.

r

origem, dos poderes e funrroes que Ihes sao atribuidos por lei e pe- los regulamentos, de sua estrutura, de sew programas, de sua poli- tica, de sellS metodos, de suas decisoes e de suas operarroes mais importaotes . 4. Os que tenham valor de illform~Ifii'?,isto e, que aportem uma contri- buil;ao importante para a pesquisa e para os estudos no dominio do conhecimento, qualquer que seja. Nesse caso. 0 processo de avalia- yio deve acusar 0 valor potencial que os papeis apresentam para 0 trabalho de historiadores, especialistas em d~ndas politi cas, econo- mistas, soci610gos, ge6grafos, estatisticos e mesmo, eventualmente, especialistas de outras disdplinas.

No caso das trts primeiras categorias, e fiicil tomar decisoes, em vista do sentido concreto e espedfico, Entretanto, no caso da quarta, os avaliadores devem possuir conhecimentos sobre as materias de que tra- tam os diferentes coojuotos de documentos submetidos a seu exame, mas nao se Ihes pode exigir urna "cornpetencia universal". a ideal seria que cada avaliador se especializasse numa area mais ampla. Exemplo:

rela.,oes exteriores, problemas militares. indlistrias etc., e ter nesscs do- minioo alguns conhecimentos basicos sobre seus rnetodos de pesquisa, suas necessidades e tend!ncias. tudo para poder fazer com que reste urn coo;uoto uti! para a pesquisa sobre temas daquelas areas.?' A avaliarrao nao e fad!' Na verdade, e a mais penosa das responsa- bilidades do arquivista. Assim sendo, urn dos primeiros deveres profis-

sionais do arquiyis,ta "e

das sodedades cientifi-

cas, dos col6quios universitarios e dos congressos, com os praticantes da pesquisa cientifica: historiadores, ;uristas, economistas, ge6grafos, acompanhar tend!ndas, novas modas da pesquisa".1IO

-'

-

,

fi~ar<e

n,?-j;P-Tltato,atraves

Sd!ellen~~~ classifica as possibilidades profissionais do arquivis-

ta e dos funcionarioo admioistrativos, ditaodo que: a) os funcionarios <f~'r:.eparti~o devem ser principalme!1te responsaveis pelo julga~e~;to des va.lores primarios, isto e, dos valores que as documentos possuem para os: usos da reparlir;:ao, mesmo na sua propria atividade, tais como

1. Rieger. 1979.

""Collin, 1979.

110

.

c

<

o

<

.

.

u

.

,

o

e

<

.

,

,

u

o

o

.

o

o

.

.

e

<

>

no

"<

OS usos administrativos, legais e fiscaisj b) as a~quivistas devem ser prm-

cipalmente responsaveis pelo julgamento dos seus valores secundarios,

>

. isto e, dos que apresentem interesse para usos outros que nao a ativida-

~ de oficial da repartiifao, tais como a pesquisa.B1

~

o Portanto, no caso dos valores secundarios, pode-se conlar com

>

o

o

.

~

auxiliares para a identifica~ao de documentos especificos requeridos

como prova da atividade da repartir;:ao e para a indicar;:ao da importl1n- cia e da exclusividade da informar;:ao sabre pessoas, lugares e coisas coo- ticlas nos seus documentos. Mas cabe aDs arquivistas a responsabilidacle final pela determinas:iio de tais valores, pais a fuOlrao de sua instituic;:ao e preservar as documentos que possuem esses valores. E 0 pr6prio Schellenberg quem reitera: "valores primarios correspondem aos inte- resses da pr6pria reparti9io de origem; valores secundarios sao as de interesse de outras reparti~oes e de historiadores, par rawes muito mais amplas do que as ligadas aos valores primarios" .•'

Quanta aos valores secundarios

(que, no caso, sao as que mais

nos interessam), a arqu£vista norte-americana estabelece duas especies de elementos: a) v~or~Ae prova (ligados a poHtica administrativa, a

hist6ria do 6rgao, aos processos por ele gerados etc.); e b) .:'!':i.!J?resde informa~o (ligados aos direitos pessoais, a atos administrativos etc.).

Sem fugir ao embasamento proporcionado par Schellenberg, as autoras do manllal da Seplan sobre avalia~ao de documentos para efeito

de usa de arqwvos correntes daquele ministerio definiram minuciosa- mente tada a questao dos valores dos documentos administrativos, des- tacando a dupla fun~ao dos arquivos. 8 J"Eles servem d{dnstrumento para a eficacia da adin.inistra~ao e servem de fundamenta~iio para a pesquisa.

fUTI'fao do

interesse que 0 documento possa ter para a entidade que 0 produziu el

Assim, tomam 0 valor primario como "0 estabelecido em

ou acumulou", e 0 valor secundario como 0 "estabelecido em fun'riio do grau de interesse que venha a ter para a pesquisa hist6rica".

Para averiguar ~ valor primario e preciso verificar se 0 documen-

to e necessario para 0 cumprimento das atribui'f0es e para 0 desempe-

~I Schellenberg, 1959a:24. ~, lbid., 1959b:62. ,B Ca~tro e M~chnd(}, 1983.

I,

I

nho d" fun,"" da entidade pwdutom/"umuladom. E"a nm"idade

pode manifestar-se pelos valores administrativo, juridico e fiscal .

o valor administrativo e definido no mesmo manual como ine- aos documentos "necessarios a consecu'fiio das atividades cor-

Para se sa-

ber se 0 valor administrativo acabou e jase pode considerar a valor de

rentes do 6rgao, tais como planas, program as, relat6rios".

rente

terceira idade do documento, podendo este passar a sua destina~o

(de expurgo ou de guarda permanente), basta averiguar se os docu-

mentos deixaram de estar ligados ao desempenho Cia atividade a que

se referem; se 0 objetivo principal dos documentos

conserva~ao dos documentos se da par conveniencia, por mero habi-

to; se as operas:oes a que os documentos se ligam ja foram condufdas; se a guarda dos documentos serve apenas como garantia contra reda¥

ma'foes de ardem administrativa;.s~.e

ja foi atingido;

se a

possivel ohter os mesmos docu-

mentos em outro lugar.

"que en~

v!llvem direitos e deveres do cidadao para com 0 Estado e vice-versa,

seodo os que PE?duzem efeito peraote as tribunais, regulamentam as rela'foes externas e internas do 6rgiio". Para saber se 0 valor jurldioo ja

nao acompanha 0 dacumento, e preciso verificar se 0 ato juridico espe-

cifioo a que se referem os documentos ja se concretizou; se a preva legal

Como de valor juridico sao apontados os documeotos

ja atingiu seu objetivo principal; se os direitos dos 6rgaos foram devida-'

mente resguardados; se os direitos de qualquer cidadiio foram devida-

mente protegidos e se o,documellto se se trata de duplicata ou niio.

o valor fiscal e explicado como 0 que figura nos documentos Iiga-

dos a opera~oes financeiras e a comprevatrao de receita e despesa, gera-

das para atender a exig~ncias governamentais. Trata-se de notas fiscais,

faturas, recibos etc. Esses documentos perdem seu valor primcirio quan-

do se averigua que

Alias, esta e uJ!la das regras gerais de fadl aplica'fiio na identificatrao des-

sa perda do valor administrativo. No caso dessa area administrativa, ve-

rifica-se se a transa'fiio financeira espedfica ja foi concluida; se os direi-

tos do 6rgao envolvido com a transa'fiio financeira estiio assegurados; se

os direitos de qualquer cidadiiO envolvido com a opera'fao financeira

:e:K!~~~.em

algum outro lugar, isto e,

0 objetivo pela qual foram criados ja foi atingido.

121

i!

.

I,

;:

j:

'"

. foram protegidos e se e passive! encontrar esses mesmos documentos

.

em outro lugar, na forma de duplicata.

<

.

.

Quanto ao valor secundario ---.:0 que irnplica a passagem para a

~ terceira idade -, 0 referido instrumento de trabalho daSeplan conside~

fa que esse valor corresponde ao grau de importAncia que 0 documento

possui para a pesquisa, dentro de sua utilizacrao para al6n do interesse

o

>

>

o

.

< da entidade que 0 eriou, sendo importantes clados sobre a origem, a

f:'.~:

organizal,iio, a func;:ao, os metodos e as operalj:Oes do 6rgao. Pacem, alem

desse que seria 0 "valor primario" denteo do secundario, 0 conteudo, a

forma, 0 suporte do documento podem forneeer urn leque mais amplo de informalj:oes hist6ricas que se reladonam com a vida politica, institu- cional, social e ate cotidiana da sociedade em enja contexto 0 documen-

to £oi gerado. Para esse valor de guarda pennanente e preciso estar atento a trb

princlpios fundamentais que t~m sido expostos exaustivamente

Schellenberg em toda a sua vasta obra e dos quais, para aquele arquivis~

ta,

os princlpios de unicidade, de forma e de importoincia. Verifica-se a uoicidade no suporte ,qua_f!-dO'nao hit c6pias do docufuento, e no coo- teudo quando nao ha document0l! recapitulativos nem slnleses. Quanto ao que denomina fonna, trata~se de v~rificar 0 grau da informaij:3o: se extensiva, inlensiva ou diversificada. 0 principio da importancia'e 0 mais subjetivo e difid!, apesar de ser 0 essendal. Nele pode-se induir os dois tipos de valor hist6rico: 0 probat6rio e 0 informativo. 0 primeiro refe~ fe-se a historia e a aij:ilo do orgao. 0 segundo, aos selIs docuriu.ilto'S' que elucidam aspectos econOmicos, politicos, de pesquisa, sociais e estatisti-

cos. Com isso, ha possibilidades concretas de levantar a hist6ria de urn 6rgao e, paralelamente, extrair de sua documentaij:3.o informes hist6ri~

cos de toda espede. Para 0 Arquivo ~adonal brasileiro sao considerados documentos de guarda permanente "os de valor probat6rio com relaij:3.o a direitos,

por

nao se pode fugir quando num procedimento de aValiaij:30. Sao eles

tanto de pessoas ffsicas au juridicas, quanto de coletividades, e os de valor informativo sobre pessoas, fatos ou fenOmenos cuja memoria, em termos hist6ricos, seja considerada relevante (em entidades ptiblicas ou privadas)". Assim, serao "hist6ricos" os documentos referentes A ori~

gem, aos direitos e aos objetivos da instituiij:3.o. Exemplifica-se com os

T

!

atos de criaij:iio (leis, decretos, resaluyoes), os atos constitutivos (estatu-

tos, contratos sociais) e os documentos relativos a direitos patrimoniais

(escrituras). Ademais, tambem 0 sAo as documentos que reflitam a or~

ganiza~ao e 0 desenvolvimento da institui~o, como regulamentos, re-

gimentos, pianos, projetos e programas que tratem das atividades-fim da instituiij:ao; atos e relatorios da direij:30, correspond~ncia em geral

que trate nao 56 de atividades-fim como de delega~ao de poderes

etc.

Tamb~m aponta 0 Arquivo Nacional os registros visuais au sonoros

que

reflitam a vida da instituiij:3o, documentos que firmem jurisprud~ncia, documentos concernentes a administraij:3.o de pessaal, documentos que

respondam a questoes tecnico.cientlficas relativas as atividades especi-

ficas da instituiij:io, documentos de divulgaij:io produzidos para pro-

mOfjiio da instituiij:3.o e documentos de valor artistico e cultural. M

'"

.

o

<

o

<

.

<"

.

"

o

.

>

"o

o

o

o

.

~

<

>

o desenho crescente e abrangente dessas_ ~cterfsticas mostra

que vao desde as mais intrinsecamente chegadas as atividades principais

do orgao que produziu os documentos ate as que fixam as rela~oes do

mesmo 6rgao com a pr6pria sociedade. Assim preservados, por essas

mesmas razoes, os documentos servirao aos mais variados temas, a.<;pec-

tos e abordagens da pesqui5a hist6rica.

Se ficar atento

a essas qualifica~oes, por mais cambiantes que se-

jam os interesses e as tend~ncias da pesquisa, 0 arquivista estara correta

e eficazmente cumprindo a vertente da fun~ao arquivlstica concernente

11.triagem e ao resgate da informa~o administrativafhist6rica.

f: preciso enfatizar que 0 processo"'avaliado'fitU'n'ClTfeito "docu-

menta por documento". As series documentais que refletem operaij:oes,

atividades, fun~6es e competl!ncias definem~se por sua tipologia, e esta

denota a identidade de cada urn de seus documentos componentes

.

.As~

sim,

e A serie e nao ao documento que se da a senten~a definit6ria de

vida

ou morte. E a ela que se referem as prazos fixadas pelas tabelas de

temporalidade.

A4NOflllilS gerais

1983 •. 1:.1;1"llla"lI~l, 3iisim COIllO0 menciolladu n~ n{)la anterior. in.pi-

ra-~ oas normas d" lIvalia<;iiodos arqllivos pliblicos do Canad~. Vcr laml:>t:mV,iJ;qun.

1983.

".

.,

o

A responsabilidade de uma opera~ao de descarte cleve seT sempre

,

,

,

coletiva e todo 0 procedirnento muito bern, metodo16gica e teoricamente,

embasado. Nunca e demais destacar que fontes de irnportfmcia para a

. hist6ria. jamais serao reencontradas Sf forem destruldas. Algumas lacu-
"

.,

o

>

>

".

<

na5 historiograficas estao condenadas a nunea ser preenchidas por [alta

de fontes comprobat6rias,

Assim, 0 ananja, a descri<rao e a divulga~ao das fontes hist6ricas

componentes de urn acervo arquivistico 56 sao possiveis se urn adequa- do £luxo documental e uma consciente e cuidadosa avalia<rao/elimina-

<raopuderem transformar uma massa. documental inconsistente, derna-

siado dUulda e abrangente como informayao nurn organizado

de fundos, devidamentl:: arranjados e devidamente descritos por meio

de instrumentoS de pesquisa que nao permitam e qualquer informa~ao pode da! ser transferida,

perdas de dados. Toda para efeitos de analise,

conjunto

!

sintese e explic<u;:ao pelos historiadores, a sodedade em que vivem, em

cumprimento do papd que nela lhes compete,

TEMAS

CENTRAlS

'~.-

T

I

CAPtTULO

7

Identifica~iio de fundos

~

E indispensavcl que a ordenat;:ao de arquivos permanentes se' falja por funclos. Haje em dia ja e inadmisslvel, mesmo nos pa'ses cujo emprego de tratamento arquivistico adequado a seus acervos documen- tais administrativas seja recente, que as documentos estejam arranjados

por assunto, por ordem crono16gica (mica, por formatas ou suportes

materiais da documentayao que Ihe compete reealher, traur, custodiae,

preservar Ii": divulgar. Dc: hli muita esta estabeleeido que a quesUio do

levantarnento dos assuntos e de outra$ informaljoes contidas nos docu- mentas resolve-se pelos indices dos instrumentos de pesquisa. cuja e!a- hotaerao e tarefa da descriljl10 e naa do arranjo dos arquivos.

"C,

Quer se trate de arquivo final de adminLstra~ao publica, au rnes-

rna de instituilfoes culturais que abrigarn acervos particulares, seus ar-

quivos nao podem dispensar

ser feita a priori, parem sempre deve ser feita antes de qualquer outro processarnento tecnico. Com essa ressalva deseja-sl' significar que, se, par urn lado, j<i existe um vasto material a ser arranjado, e a partir do seu

estudo como conjunto administrativo funcional quadro de arranja, dentra dos preceitos descritos

tro [ado, quando s.e pode dispor de organogramas e conhecimwtu segu"

documentos, e

1'0 sabre as varias entidadl'S e fun~ol's a que se ligam os

posslvell'stabelecer antes um guadro dl' fund as, em cada urn dos quais a

a flxa'fAa dos fundos. Esta nem sempre pode

que se vai impor um mais adiante; pOl' au"

no

. documentsyiio recolhida sera integrada. Alias, a agregaljao em rundos e

",

I

, perfeitamente compreens(vel em arquivos permanentes, code 0 docu M

,

.

.

o

>

o

o

.

<

mento sozinho naa tern sentido, valenda. ista sim, 0 conjunto. Acimite-se com~ fundo' 0 conjunto de documentos produzidos

e/on acumulados por determinada entidade publica au privada. pessoa

au familia, no exerdcio de suas fUDf.:oes e atividades, guardando entre si

relaljoes organicas, e que sao preservados como prava au testemunho legal e/on cultural, nao devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto, gerado por Dutra institui~o. mesma que este, por quaisquer

razoes. Ihe seja afim. As definiyoes cIassicas de fondo correm por conta de:

I.

Manual frances de arquivlstica: JS "Funda de arquivo e 0 conjunto de documentos de toda natureza que qualquer coepo administrativo, qualquer pessoa ftsica ou juridi- ca tenha reunido, autom<1ticae organicamente, em rauo de suas fun- ~oes ou de sua atividade. Isto e, dele fattm parte os rascunhos eJou as duplicatas dos documentos expedidos e os originais e10u c6pias de Petras recebidas, assim como os documentos elaborados em conse- quencia das atividades intemas dos organismos considerados e as documentos reunidos par sua pr6pria documentac;ao, bern como os conjuntos eventualmente herdados de outros organismos aos quais sucede totalmente ou em parte."

2.

lexico de tenninologia arquivistica: 16 "Funda de arquivo e urn conjunto de documentos cujo crescimento se efetua no exercici(;'das atividades de urna pessoa fisica ou juridica."

3.

Manual holanMs da Associa~ii.odos Arquivistas: 67 "Arquivo (fundo) e 0 conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por deter. minado 6rgao administrativo ou par urn de seus funcion<1rios, na

.~~---------~---------------~--~-------

'.1Direction des Archives de France, 1970:23.

I\h Elst~ier's

,7

pam 0 f,arlces f'ur f,md, d'nrr;/rivt:le pan1 0 lnglts por IlrciliYl:sgroup, 5igLlilicalido,portanlo,

[""do.

,

1964:33.

Associa{<iodos Arql1ivista~l-Io1~llldesa;,1960:9. A p:1lavra ho\ande£a IIrchiefe traJL.lzid'1

medida em que tais documentos se destinem a pennanecer na cust6- dia desse 6rgao ou funciomirio."

4.

"Os primeiros agrupamentos, reunidos em razao de sua origem, sio as s~oes (fundos), integrarlas por papeis procedentes de urna insti- tui~ao ou divisio arlministrativa importante, que tenha organizac;ao, funljoes e fins conhecidos." 5. Manual ingles de Hilary Jenkinson:r.I "Grupo de arquivo (fundo) sao todes os documentos resultantes do trabalho de determinada administ:ras:ao, que constituiu urn todo or- gAnico, completo em si mesmo. capaz de tratar, independentemente, e sem autoridade alguma interna ou externa, de todos os aspectos de qualquer negooo que Ihe pudesse ser apresentado de modo normal."

Manual espanhol de Vicenta Cortes:"

•••

o

o

u

c

u

;;;

;;;

6. Adendo de Schellenberg a defini~ao de Jenkinson: 90

"0 6rgao, em suma, deve propiciar urn carMer tal que os papeis par

ele produzidos

quivo (fundo) vern a ser, destarte, urna unidade distinta, suscetivel de ser tratada separadamente."

se destaquem c1aramente dos dermis. 0 gropo de ar-

Confrontando essas conceitua~oes b<tsicas. internacionalmente aceitas e que de nenhuroa forma se contradizem, pelo contrario, harmo- nizam-5e e refon;:am-se umas as outras, e possivel depreender alguns pontos funrlarnentais:

a que 0 fondo abarca documentos geradoslrecebidos por entidades 6- sicas ou ;uridicas necess<1riosa sua cria~ao, ao seu funcionamento e

III Corlts Alonso, 1\179:51.A denomina,.ao secci6n como a primeira divis.ilo do arquivo

corresponde l nossa o~o de fundo. Embora exisla a palavra jrmd" em espanhol, usalll-na oum senlido mais amplo, quase que como urn coletivo para sea:iolltS .

•• Jenkinson,

nena obra como grupo de arquivo, deve scr preferivelmenle Iraduzida para 0 porlogu~~ por fundo; quanta ao tenna rt!rords group, a subdivis;!o do fundo, a sua tradu{<io na lerminolo- gia brasileira e grllpo.

'<ISchellenberg, 1980a:1l6. 1510,embora este autor em outra obr~ (MIlIIlIrI/d~ mqlli~"s,

1959;87) teote mostror que 0 Qrchi~t group apre~enta algumas diferell'~~sde cOl1,liluj\"~oe

de tratamento n05 arquivos, em ri:la~lloaus modelos francese, e inglese,.

1922;11, apud Schellenberg, 1980a:126. A tradu~;!o de archive group, con~tanle

":--'1

".

.

.

e

<

.

<

<

>

.

~

~

>

,

a

.

~

ao exercicio das atividades que justifiquem a sua exis~da mesma,

descartando-se, assim, a caracterizcu;:aode col~o (documentos reu-

nidos pOT razoes cientificas, artfsticas, de entretenimento au quais-

quer outras que nao as administrativas);

D que as dOcumenta5 pertencentes a urn mesma fundo guardam rda-

~o orginica entre si. oonstituindo urna unidade distinta, como Crisa

Schellenberg, nao podenda seus componentes sec separados. vindo a constiturr Qutros agrupamentos aleatoriamente;

D que a no~o de fundo esta estritamente ligada ao proprio orgio gera- dor dos docuinentos; essa nofj:io preside a fixa~o dos fundos, muito embora a prodll,?o dos documentos represente a sua primeira idade e 0 estabe1ecimento de fundos seja uma opera~o dpiea do arquivo permanente, portanto aplicada a docurnentos de terceira idade;

o

que para as documentos possibilitarem a constituifj:io de urn fundo e

preciso que

a entidade produtora seja administrativa e juridicamente

consolidada, como aponta Vicenta Cortes em sua definic;:ao;

o

que 0 fator norteador da constituiyao do fundo I: 0 orgao produtor, a origem do documento, 0 que ele representa no momenta de sua cria- lf3.o. A entidade que 0 gerou, a razao pela qual foi eriado e sua fun~o sao fatores que 0 marcarao definitivamente. mesmo que a sua utili- za,?o pelos historiadores seja muito mais ampla, e atl: mesmo muito mais diversificada do que se poderia supor quando da produ,?o da

informa,?o.

Examinanclo-se _essasassertivas, pode-se eompreender melhor 0

~ principio fundamental da arquivistica no Ambito dos arquivos perma-

nentes: o'!'!.-spect des fondS (ou principia da proveni~ncia), que oonsiste

em deixar agrupados, sem misturar

a outros, as arquivos (documentos

de qualquer natureza) provernentes de uma administra~ao, de urn esta-

beledmento ou de uma pessoa flsica ou juridica determinada: 0 que se chama de fundo de afquivo dessa administra~ao, desse estabeledmento . ou dessa pessoa. 91 Significa. por conseguinte, nao mesdar documentos

de fundos diferentes.

'I Duchein, 1976:7-31.

---r-

,

Mas esse princlpio, na verdade. desdobra.se em dois. Segundo al- guns te6ricos, eles chegam a se confundir; segundo outros, porem. 0 ]JroYtnienzprinzip e 0 Registraturprin:zip dos alemaes diferem concreta- mente. Urn autor canadense 9l argumenla que. para Schellenberg. 0 pri- meiro e 0 principio do respect des fonds, significando que 0 arran;o dos documentos nao pode se desvincular do lugar de oode vieram. devendo estes ser agrupados de acordo com sua origem nos corpos adminislrati- vos de onde provieram. 0 segundo principia e 0 relativo a ordem que tinham os doeumentos quando na primeira e na segunda idades. Tanto o canadense Carroll quanto 0 alemao Ernest Posner. 0 Registraturprinzip seria 0 principia tambem chamado de "santidade" da ordem original. Assim. ademais de nAo mesclar papeis de uma reparticrio com os de ou-

tra. 0 arquivista teria ainda que respeitar 0 arranjo interno com que es-

ses papeis vieram do orgao de origem. Apreseptam-se, entao, dois aspectos a serem levados em considerat;:ao:

'

~"

.

CJ respeitar 0 orgao de origem. nao dcixando que sellS documentos se misturem com os de outro orgao;

o respeitar a ordem estrita em que os documentos vieram da reparti- c;:aode origem, na seqU~ncia original de series, mesmo que deturpada pelas baixas decorrentes da execu~ao de tabelas de temporalidade.

Es13Ultima questAo-i- 0 principio da "santidade" ou princlpio do

quietat non movere, como 0 ehamam outros autores - I: pol~mica

campo da arquivologia. taJvez por ter sido entendida de forma demasia~ dameI!te~m:it.a~~,por isso, de certo modo, parecer absurda. Hoje, a luz" dos estudos da diplomatica, sobretudo os de Luciana Duranti, I: possivel comec;:ara entend~-lo de maneira mais clara. Essa "santidade" nAo seria propriamente a ordem flsica que os documentos tinharn no arquivo cor~ rente e, sim, 0 respeito a organieidade, isto e. a observanda do fluxo natural e orginko com que foram produzidos e nao propriamente dos detalhes ordenat6rios de seu primeiro arquivamento. Ao se ahordar a identifica~llo dos funclos de arquivo, a primeira questao diz respeito aos requisitos necessarios para que se car<lclerize urn nueleo documental como fundo.

no

~l Clrroll, 1975.

'"

.

o

o

<

o

.

.

o

o

<

v

v

e

<

o

U2

".

"

Michel Duchein chama a atenlf3.o para as dificuldades que prece~

. dem a identifica~o de fundos. Em urn artigo antol6gico ele enuncia

<

.

algumas oormas para facilitar esse traballio. 9 ' MOstra que urn dos gran.

orgios. Que nivel adminis •

o trativo constituinl. fundos? A comple.xidade da organiza~ funcional e

des obstaculo$ e a questao da hierarquia dos

.

>

, dos meulos de subordinaijao faz com que seja necessaria estabelecer

o

.

< criterias. Urn de1es e. a meo ver, identificar a funlfao

primordial de urn

orgie maior. capaz de globalizar as alividades de suss vmas reparti~ Alias. a funs;ao e mais importante do que 0 proprio nome do or- gao. Este pode mudar, conservando-se, entretanto. a mesma compet!n- cia maior. 0 fundo mudart se esta mudar. como veremos adiante. Para identificar esse orgie maior cujos documentos constituem urn fundo, basta verificar se ele apresenta as seguintes caraeterlsticas:

[J

possuir nome, ter sua exist!ncia jurldica resultante de lei, decreto, resolu~o etc.;

[J

ter atribui~es precisas, tambem estabelecidas por lei;

[J

ter subordina~o conh~da firmada por lei;

[J

ter urn chefe com poder de decisio, dentro de sua atea legal de a~o;

[J

tet uma organ~ interna fuca.

Mas, mesmo assUn, ainda persistem dtiviw, uma Vet que 6rgiios

subordinados tambem t~m suas fun~es e sua cria~o estabelecidas por lei. Por exemplo, todos os ministerios ou todos os grandes corpos admi. nistrativos ou judiciArios estio divididos em grandes setores de ativida- de, tambem subdivididos em setoressecundarios que t~m, cada urn, com-

pe~ncias pr6prias as quais correspondern conjuntos de documentos

ou menos bern individualizados. Urn ministerio. par exemplo, esta divi- dido em departamentos. e as departamentos em divis6es. Nesse caso, pode-se fatar do fundo de arquivos do ministerio, ou dos fundos dos departamentos au dos fundos da divisio? As administra!j:Oes centrais e federais, na maior parte dos palses, possuem 6rgios locais situados fora da capital do pals. Deve-se considerar que cada urn desses 6rgiios locais cria urn fundo de arquivo pr6prio, au que 0 fundo e unico para a con-

mais

----------------------

"' Duchein, 1976:13.

---~-~-----------

T

junto de documentoscriados par todos as 6rgaos locais de uma mesma administra!j:ao?

Este e urn dos problemas enfrentados pelo arquivista, que, se optar pela solw;ao mais simplista, do 6rgiio maior (cada ministerio como fonda de arquivo nadonal ou cada secretaria como fonda dos arquivos estaduais elou municipais), pade passar por dificuldades em seu trabalho; pois tera que lidar com massas muito grandes de docu- menta-;ao para cada fundo. podendo suas series ficar demasiadamente extensas para urn born servi~o posterior de descri~o e de transferm-

cia da informat;io. Se 0 arquivista optar por

urna cetta pulveriza~o de

fundos. por outrolado, pode incorrer em outro tipo de risco; e, alem disso. teria que agrega~los em se~oes do arquivo, que tambtm Dio 5£- riam poucas. Justifica-se a primeira op~o porque_e pelo 6rgio maior que se podem identificar todas as fun~es dos 6rgaos subordinados numa competencia mais abrangente. Por exemplo, numa Secretaria de Fazenda cabem reparti!j:oes vanas, destinadas a receber e a cobrar tributos, a distribuir e conceder verbas, a aplici-las, a geri-las. as 6r-

gaos sao mUltiplos, com servi!j:ose atividades mUltiplas, mas nio dei- xam de ser uniformizados por uma competencia maior. que ~ a de gerir 0 dinheiro do Estado.

Estabelecidos quais as fundos de urna administra~o, e preciso discernir-lhes as varia!j:oes.Como agir quando ha supressio au transfe- n!ncia de compet~ncias? Se uma atribui~o de urn organismo vivo e .

transferida para outro organismo vivo, os papeis que essa atribui~o pro_

novo 6rg!o. Exem-

pIa: a fiscalizaljao de feiras livres deixa de ser atribuilfiio de urna secreta- ria de abastecimento e passa, vamos supor, para uma secretaria da ad- ministraljlio. as dois fundos jli existiam e continuam a existir, sendo 0 segundo acrescentado com os papeis correspondentes aquela fiscaliza- ~o. Se, entretanto, a secretaria de abastecimento for suprimida, seus papeis, in totum, nao passaro para as varias secretarias onde suas antigas atribui!j:oes foram encaixadas. Ate a data da supressao, sua documenta- !j:aoconstitui urn fundo, que sera considerado urn fundo fechado, com data inicial e final.

Pode se dar a caso de urn 6rgao apenas mudar de nome - de secretaria de desenvolvimento para secretaria de planejamento; mas, se

duz-devem passa:r-ao fundo correspondente em sell

'"

o

o

,

o

~

u

;

o

J

.

".

.

w

~

<

w

<

<

>

.

w

~

.

o

>

o

o

.

<

todas as suas atribuilj:oes £orem as mesmas, 0 fundo continuara a mes-

rna, assinalando-se a troca de nome,

nada mais.

Poder-se-ia dizer ainda finite, mais sohre as transformar;:6es que

urn 6rgao administrativo pode sofrer e como isso se reflete na organiza-

<rao de seus papeis inativos, vale dizer, de sellS fundos. Por ora bastam

essas n0lj:0es mais gerais, ja que nossa preocupar;:ao central e a questao

da identificar;:ao. Nesse sentido. ainda sena preciso evocar, para finalizar

a questil.o, a situar;:ao dos fundos que podem estarcustodiaclos por urn

arquivo sem terem sido produzidos pela administrayao a qual 0 arquivo esta ligado. Enquadram-se nessa categoria as acervos privados. que, em de-

correncia de compra au doa~o, e por interesse mutua do arquivo e dos antigos proprietarios, acabam por ser incorporados aum acervo geral administrativo. Tambem nessa classificalYap podem figurar fundos per-

tencentes a outros niveis de administral,:ao, que, par motivos de preser- valYao e, em geral, temporariamente, devern ser abrigados e ate tratados

e divulgados por urn arquivo diverso daquele onde deveriam estar ar-

mazenados. Considerados fundos custodiados, podem perfeitamente receber todos os cuidados de processamento tecmco e de divulgalYao que devem ser dados a urn acervo, desde que ressalvada, convem repetir, sua

situal,:ao an6rnala. A identificalY8.o de fundos e urn trabalho complexo que requer conhecimento profundo da estrutura adrninistrativa e das competen- cias (e suas mutal,:oes) dos 6rg8.os produtores de documental,:8.o, nos respectivos niveis da administralYao'publicif enos varios setores da ad-

ministra~o privada, se for 0 caso. Desse conhecimento depende todo 0 arranjo de urn arquivo permanente, arranjo sem 0 qual 0 trabalho pos-

terior de descrilY8.o e levantamento de conteudo dos documentos com- ponentes sera seriamente prejudicado. Esse prejuizo fatalmente atingira toda a otimizal,:ao da informalfaO administrativa e da pesquisa hist6rica, cuja eficiencia e, afinal, a pr6pria razao de ser do arquivo permanente.

T

CAPITULO

8

Sistematica do arranjo

de agrupamento dos

e a agrupamento, em "'relalYao significati~

va" a que 0 autor alude nada mais e que a principia da organiddade que prevalece fia produlf1io e, consequentemente, na organiza.;:ao do arqui-

rel3.ij:aosignificativa, de tais unidades entre si".!l4 A

documentos singulares em unidades significativas

Para sChelle~b~r;,"~an;o e ~. ':processo

yo. Na terminologia arquivistica brasileITa, consagrou-se 0 uso da pala- vra "arranjo", evidentemente traduzida do ingles arrangement, e que

correspande a dassificalYao nos arquivos correntes.

pu-

dessern dedUZl1: qu."e'arf.:lllj"<'ii!'Z:lassificalj:aosao operalYoes distintas levou

o perigo de que QS que se iniciam nos estudos arquivisticos

os estudiosos da tenninologia arquivistica brasileira a considerar que 0

termo "classificalYao" deve ser usado para documentos tanto em idade corrente quanto em idade permanente.9~ Entretanto, na pnitica arqui-

vistica brasileira, tern permaneddo 0 usa do vocabulo "arranjo" para

desi~nar a organizalYao dos documentos nos arquivos de terceira idade.

o importante e que 0 principia que norteia a classificalY1io no ambito

dos arquivos correntes - a obedi~ncia as atividades e as fUllyoes do

--------------------------------------

901

Yer "Natureza das opera~tks de armnjo.' em Schellenberg, 1980n:89.

91

Cf. Camargo e Benotto, 1996.

'"

, 6rgao produtor - nao se perea. Mesmo havendo as naturais lacunas

"

, decorrentes cia aplicat;:ilo das tabelas de temporalidade, 0 arranjo cleve

<

>

.

respeitar a classific8'TaO de origem. apenas admitindo-se algumas adap-

" tat;:6es no caso dos documentos recolhido$ sistematicamente. No caso

das massas documentais acumuladas, 0 arranjo cleve se basear oa classi-

fica'Tao roneta, mesmo que olio se tcohs conhecimento imediato das

atividades e fun~oes que originaram as documentos e seja necessaria pesquisa-las para se atingir a indispensavel organicidade.

Essa organicidade, que est! vivamente presente oa pr6pria coo- ceituat;:ao de fundo, ~ 0 fator que melhar esclar~ a diferent;:8 entre os conjuntos docurnentais arquivisticos e as col~6es caracterfsticas das

bibliotecas e dos centros de documentat;lio, capitulo 2.

.

o

>

,

o

.

<

uma diferenc;a jli tcalada no

A opera~ao do arranjo resurne-se iii ordena~o dos conjuntos do- cumentais remanescentes das elimina~ijes (ditadas pelas tabelas de temporaJidade e executadas nos arquivos correntes e intermediaries), obedecendo a crit~rios que respeitem 0 carater orgAnico dos conjuntos. intema e externamente. Cabe lembrar que se trata de ordena~o feita nos arquivos permanentes. quando realmente os conjuntos de docu- mentas produzidoslrecolhidos par unidades administrativas elou pessoas fisicas passam a "conviver" uos com outros. 56 entao passando a ser

(undes. Nao ~ sem rmo que a conceituado especialista espanhol em arquivos notariais. Matilla Tasc6n. demonstra que a denominayao "fun- do" pode ser simplesmente considerada como a que substitui 0 termo

"arquivo", quando as arquivos (correntes) -de; uma"'organi7.a~o v~m a fuzer parte de outros arquivos mais abrangentes.f6

A teona de fundos. como embasamento metodol6gico do arranjo e da ordena~o dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes e que esta universalmente consagrada, teve inicio na Francra, em meados do seculo XIX. Antes mesmo, desde os primeiros governos de exce~ilo

que se seguiram a Revo1u~ao Francesa, houve naquele pais seria preocu- pacr ao com a organiza~ao arquivistica. Data de 1794 a cria~ao de uma

administra~ao llacional dos arguivos publicos, com 0 fim preclpllo de

----"------------------------------ -----------

% Vee "CartiH" de organizaci6n de archivo~", 1960.

T

1S7

ordena-Ios e coloca-Ios a disposi~ao do publico. Estabeleceram-se nos

~

z

Archives Nationales grandes agrupamentos de documentos -

se~lies

<

.

 

legislativa, administrativa, hist6rica, topografica, de propriedade

e judi-

<

o

 

o

cial-. reunidos intemamente por assunto .

<

u

Mas foi uma circular do conde de Duchatel, entao ministro do

"

 

z

 

Interior, datada de 24 de abril de 1841 e intitulada Instructions pour la mist 1m ordre d It classement des archives departamentales et communales, que estabeleceu pela primeira vez que "os documentos deviam sec agru.

,;;

pados por fundos. isto e, todos os documentos origiharios de uma de- tetminada institui~ao. tal como uma entidade administrativa. urna

corpora~o ou uma familia. seriam agrupados e considerados fonds da- quela detenninada institui~o". '11

a autoria da teona de fundos a Natalis de

Wailly. historiador e pale6grafo chamado a orga~izar a seljaO adminis-

Costuma-se atribuir

trativa do arquivo do Ministerio .ao"1nterior da Ftan~a dentro dos novos

0 disposto na mencionada circular. em

exposic;ao feita em 8 de junho do mesmo ano, demonstrando que a clas-

sifica~ por fundos era realiza~ao de uma ordem

ses seguiram 0 exemplo frances.

Nos Estados Unidos, antes mesmo da criacrao do NationaiArchives em 1934. os arquivistas da area de arquivos hist6ricos publicos e os liga-

regular e unifonne".'" A partir dai, v;1rios pai_

a

moldes. Foi ele quem viabilizou

"a Unica maneira adequada

de se assegurar

dos aos grandes

acervos privados ja vinham discutindo e adotando a

teoria de fundos.

Em 1912.0 arquivis ta e historiador Waldo G. Leland jt

tinha urn projeto para a organlzi~ygaosarquivos estaduais. 0 que dei-

xou claro em relat6rio

desse texto a afirma~o de que "cada orgao oficial e uma unidade admi- nistrativa e as seusdocumentos formam urn grupo homogeneo que re-

flete as atividades do mesmo. Este grande grupo au se~ao, seguindo-se 1\

em 1913 ao govemo de Ulinois. ~

apresentado

organiza~ao e as funl;oes do 6rgao, naturalmente se divide em subgru-

-------- ------

"

_--------

~1Os dades foram extraidos de Schellenberg, 1973c:208-13.

I'll Nil verdade, II circular de I g41, nao (Jbslall!~ ter-se Tornado mais cnnhccitill, apenas fazia

cumprir instru~es

vam 0 abandono dos veJhos c."'luCJlI'" d"s,ific" lorios. Cf. Duchei n, 1976:7-3 I ; e SchelJellberg,

de Guizot -

minislro tia jnstru~ao Publica _,

que, em 1839, ordena-

1973c.

,

'10

«

.

.

.

pos au .sub.s~s e estes em 5~ries_Entia, 0 principia a sef ohSf::rvadot que os arqwvos devem ser dassific.ados de modo que reftitam. dara-

mente, a organiza~iio e as funs:oes que as produzirarn". Essa t a essbtcia

~ do famoso principia do rt:.iptd des fontb, assim &codificado pela arqui-

«

>

>

«

<

vista norte-americana.""

A5.justificativas pam. ~ usar ~ prindpia como norteador da sis-

tematica do arranjo foram enusrivamente apr~ntadas por Schel1en~rg. Nota-se att que suas argummta<;iies sio mais veementes do que as dos autares do Manuel d'archivUtiqut!; ista talvn POf sa 0 prindpio de ori- gem francesa. e assim ja 0 julgarem dtvidamente entendido. Os poutos bisicos sao aglutinados peto arquivista norte-america-

na em tees grandes assertivas: lOd

". ,

1. Porque manttm a integridade dos co~ju9!Q1>_documentaiscomo in-

forrnalfiio. refletindo-se no arranja as angens e as p'rocessos ~s

-

-

-

I

,

crianm. Faculta que "se mantenham as valores de prova inerent~ a

todos as pap~is qu~sio produto d~ atividad~orga.nica ( ) 0 conteu-

do da prova ministrada pelos papeis, a que se pod~ atnbuir 0 valor d~

testemunho, reporta-se a informayao que os documentos otl=recem sobre os atos que resultaram na sua produr;ao". Com freqii~ncia, 0 modo pdo qual sao arranjados mostra as operar;oes em relar;ao as

quais St: onginaram. De acordo com Jenkinson, "possuem (

tura, articulalj:8.oe relar;oes materials entre as partes, t:Ssenciaispara 0

seu signiftcado (

enquanto se [he mantem a fonna e rdar;oes natura is".

) estru-

) A sua qualidade de arquivo s6 permanece intacta

2. Porque s~rve para que se conher;am a natureza e 0 s~gnificado dos documentos no seu contexto e circunstlncias (a infra-estrutura e 0 momento). "0 conteudo das pe.yasindividuais, produto de determi- nada atividade, ape~as serA plenamente inteliglvel quando no con- texto dos demais doeumentos que se referema da. Se os papeis

atinentes a atividade forem arbitrariamente extrafdos de seu enca-

-- -----

~----~----------------

'I'lAP'ld .schellenberg, 1973c211. ILllV~r nOl,] 113 da ~af,illtlo 9. ~"br~ mdcLla<;.;l"llll~ma do~ fUl\do~.

deamento no conjunto, e reordenados segundo urn sistema de arranjo artificial, des se obscurectrio e ~rderio tooo 0 sentido e acepr;io reais. " 3. Porque tal. com que haja criterio mais ou menos universal no arranjo e unifonnidade na descrir;ao. "Confere ao arquivista orienta~o pni- tica e econllmica para 0 arranjo, descrir;ao e consulta dos documen- tos em sua cust6dia. Antes de fonnulado 0 prindpio, os arquivistas reordenavam, em relar;ao aos assuntos, documentos originariamcn- te reunidos quanto aos atos. Tal reajustamento era muito complica- do, por pequeno que fosse 0 acervo. Tao moroso se revelava que ab- sorvia, em geral, todo 0 tempo do arquivista. Importava tambtm em grandes dificuldades esse glnero de trabalho, pois variavam, de repartir;ao para reparli~o, os assuntos com respeito aos quaiscum~ pria se reorganiz.assem os papeis de urn 6rgao. Altm do mais, as assuntos nao podiam ser, de fato, escolhidos com propriedade an- tes de feita uma amUise, de certo modo cabal, de lodos os itens (uni- dade de arquivamento) a ordenar de novo."

n,

.

o

u

.

<

.

«

~

Se 0 arquivo permanente visa atender ao pesquisador, pode pare-

cer paradoxal que 0 arranjo seja baseado na fonna administrativa. Para

o historiador seria mais fAdl que a ordena.,ao fosse temalica,

ca ou geografica. Entretanto, tal ordenar;ao faria desaparecer ou diluiria

a percepr;ao da rado de ser do documento, 0 que, alinal, a deformaria

aos olhos do consulente. Em muitos casos pode vir ao encontro de uma pesquisa muito mais a natureza e a significado do documento dentro

do conjunto org1nico do que a informar;~o.n~le contida. De qualquer

cronol6gi-

,- .•.~.

.

.' • ~.",,<.I.:, .• ,",

forma, a historiador nao deixa de ser Strvido quanto aos conteudos:

para tanto existem os instrumentos de pesquisa e seus respectivos lndi. ces, que, se montados seguindo a metodologia preconizada pela analise documentaria, cumprinl0 a desejada transferlnda da informar;ao.

o arranjo t wna operalj:ao ao mesmo tempo intdectual e mate-

rial: deve-se organil.ar as documentos uns em relar;ao aos oulros; as se- ries, umas em relar;ao as outrasj os fundos, uns em rela~5.o80S outros; dar nu.mero de identifica<;:,aoaos documentos; coloc~-los em pastas, cai-

xas au latas: ordella-los !las estantes. UI !

LIIICharilY, 197%:2.

•••

, . Ao analisar as opera.-;:oes do arranjo; Jacques Charpy chama a aten-

feita entre "quadro de arranjo" ,e "ar-

<

< crao para a_distins;ao que cleve ser

<

.

.

ranjo interno".10.2 Trata-se da diferenciac;ao preconizada por uma das

~ mais criteriosas te6ricas arquivistas internacionais: Antonia Heredia

o Herrera. IC3 Sua defesa veemente da "classificac;ao de funclos" como ope-

>

o

o

.

rac;ao preliminar a "ordenac;ao dos documentos e de series documen-

~ tais" nao se choca com a sistematica ja usada em Qutros paises (inclusive

~2-"F

o Brasil). Bern ao conWrio. ~ antes de tudo urna questao de terminolo-

gia, como ja mencionado no inkio deste capitulo. 0 que pode dar a

impressao de que a primeira daquelas operacrBes naa se realiza e 0 futa de ter-se generalizado na terminologia brasileira a mesma denomina~o-

arranjo - para designar tanto 0 quadro relacional dos funclos e a disposi- rrao interna de suas serrfies e series. como quer Heredia. quanto. para al-

guns, ate mesmo a ordenacrao interna dos docurnentos dentro delas. '-> Assim, ainda que usando terminologia diversa. os arquiv:l~t~con-

cordam quanto a p~_:eMn~ia do estabelecimento do quadro de~dos

a partir do organograma da area administrativa da qual procedern_ os referidos fundos, area da qual a pr6pria docnmentarrao a arranjar e in-

variavel e obrigatoriamente denotadora.

E interessante notar a espedficidade com que a Sociedade dos Ar- quivistas Americanos H14 define "arranjo" (arrangement) no seu glossa-

rio, englobando na mesma expressao seus dais momentos - a opera-

yaO da ordenay 3o e a situarrao a que se chega ap6s sua efetiva'fw -, jli

que define: "Arranjo e 0 processo e 0 resultado da organizacrao.cl~_~t,H~i~ vas, documentos e manuscritos de acordo com prindpios arquivisticos

consagrados, particularmente 0 da proveniencia, respeitando-se os se-

guintes niveis: arquivo. fundo, grupo ou serrao, serie, conjunto l6gico dentro da serie e documento".105

101Charpy, 1979b:2. Quatro instilncias sio preconetadas: i) quadro de arranjo e respect des

f"rlds; ii) quadro interno de urn fundo fechado; iii) quadro de urn fundo de docurnentos avulsos.

aberto; iv) quadro

1113Ver Herrera, 1988, caps. 8 e 9.

Ill. Apud Gracy II, 1977:4.

lOSOrigiruuiamente

reposit(Jry, Ilrd,j"e gmlJp. subgroup, series, file "nits silo agrnpamenlos

J6gicos oriundos da orgal1i?a~ao do material.

ESsa questao te6rica dos "diferentes niveis" e analisada por David

Gracy II, que detecta seu surgimento em 1967 no National Archives. "0

conceito de que cada nivel deve ter urn- arranjo coordenado com 0 dos

outros, sendo porem diferentes entre si. traz maior abrangencia a habili- dade do arquivista em revelar 0 conteudo e 0 significado dos documen- tos,»IIl6Note-se que os niveis foram justamente a base metodo16gica das

. a questao do arranjo

nao sao exclurlentes entre si. mnito ao contnirio: nota-se a concordAn- cia metodo16gica. Pode-se mesmo falar em universalidade do arranjo dos acervos de terceira idade, seja as gerados por orgaos governamen-

oormas de descri'Yiio Isad (G), como veremos adiante

Todos esses diferentes

modos de abordar

tais. por entidades privadas ou por pessoas. o processo do arranjo propriamente

dito e iniciado a partir do

I recolhimento, se nao se conservar a classificarrao que 0 documento ja

I tinha na primeira idade. Antes, porem, algumas etapas.preliminares

I vern ser vencidas. A cada fondo que come'fll a ser acumulado no arquivo devem cor- responder, preliminarmente. duas atividades. para 0 caso da chegada de partidas de massa documental acumulada fora dos sistemas de arquivo ja constitufdos e em foncionamento ou de essa acurnula!j:ao jli se achar

de-

ha muito tempo no arquivo permanente,

tecnico:

aguardando processamento

•••

o

z

<

.

<

o

o

<

u

~

,

w

~

~

1. Levantamento da evoluyao institucional da entidade produtora dos

documentos. Isto supfie toda a legislas:ao que a cria e regulamenta; - os

.,.~ "

., - -., -"~"'.o:'''''''."

procedimentos administrativos; as fu-nyfies que'eier-ee para que se

cumpra 0 objetivo para 0 qual foi eriada; os documentos produzi- dos. euja tipologia e adequada as operarrfies, atividades e funy6es que

eles testemunham.

2. "Prospecrrao arqueo16gica" da documentacrao a arranjar. Essa identi-

ficarriio preliminar, ainda que superficial, e obrigat6ria. Isto porque, aMm de permitir a a1ien~~ao de papeis que realmente nao pertenyam

lOllGracy II exempJifica:-"Os conjul1tos 16gicosdc cartas (jil~UllilS of/etters) podem ser agru. pados alfabelicarnente por autor e por documenlOS individuais; denlro de conjuntos 16gi- cos (file lI11iN),podem set arranjados cronologicamente".

I "

,

T parti, do <ume da documenta,'n. M•.••no momento do ",anjo pto-

I priarnt:ntc diiO. tudos ties devern estar prcsentes c naturalmcnte vincu- ladas. Vale lcmbrar mals uena vcz que ~ no rcspeito a essa vinculat;ao

14'

ao fundo, possibilita a perc.ept;aodos "vmos" em rda~o as fun~es

.

.

, institucionais apontadas pela a.racteriza~o gc:m da c:ntidadc:feit••

, anteriormente. A desejada justaposic;:!o entre as func;Oes(que se dc:s-

<

.

~ dobram em atividades) d~mpenhadas e as respectiva.s stries docu-

.

o

>

mentais que as comprovam muitas vezes nao sc: realiza. Iv> raz6es

, t~m a ver com as lacunas causadas pelas baixas permitidas (expurgos

o

.

< eriteriosos) ou por desfalques (perdas causadas par incuria, ma-fe ou

ignorlncia). 3. Es-.tu.doinstitucional das entidades produtaras do material detecta- do. Par2 estas deve ser elaborado urn quadro mais detalhado coo- tendo dados sobre as entidades ausentes, ja que as lacunas porventura existentes podem vir a ser preenchidas pela achada de documentos desaparecidos, como e comum acantecec. I01 Assim, como aponta 0 professor David Gracy II, a arquivista ana-

~-"lisa 0 material em termos de:

o

provenibtciai

o

hist6ria da entidade au biografia do individuo produtar dos docu-

mentos;

o

angens funcianais - atividades espedficas das quais as dacumentos

resultam;

o

conteuda - a extensao dos varios t6picos, eventos e perlodos;

Q

tipos de material. lllI

'.::~lJ:":'- Conhecedor da origem que dita 0 fundo; da evoluc;ao institucio- nal que the permite deteetar alterac;lles, acriscimos e supressoes de 6r- gios internosi das func;oes que ditam a pr6pria tipologia. sera p0Sslvcl ao arquivista organizar adequadamente 0 material. Dos cinco requisitos, observa-se que os tc~sprimeiros referem-se A entidade produtora. Sao dados a serem obtidos, portanto. antes do trato dos documentoS: Ja os dois liltimos s6 podem ser detectados a

-----

---------

---

1111No 'J!<l de aTqui~o~ priv:ldo.s il1!titudanals, 0 pro<:~dil1lcl1to t 0 l11tsmo. Qu~ndo sc

sc~<'ItS 1)""1 e .••e (ipo dt

(undo ptldem vir ~ ~r dd~rminldu peilS f.uts da a{u.a<;.:lokr;a~•• " Vf(lfiSS;"ll~1 d" tilular.

(f~lar d~ uquivo.s d~ Vcssaas, devc-se cs(udlr sua ~id" ~ oi.,.,,:.As

i orgAnica que reside

0 ~xito do trabalho de arranja.

A sistematica do arranjo inida-se, materialmente, com 0 rccolhi-

dos arquivos de gesta.o aos inter-

mento. Se a transferlncia ~ a passagem

mediarios, para ali sofrerern as papeis a necessaria decantat;ao, 0 reco- Ihim~to e 0 cnvia dos documentos ~anesantes da aplicayao dos pra-

zas ditado5 pela avalia<;io/tabelas de temporalidade para a cust6dia de-

finitiva nos arquivos finais. Nao h4 uniformidade quanto aos modos de recolhimento. As V3-

ria<;6es mais freqUentes sao:

o

0 recolhimento sistematico, regular e organizado, quer quanta As daw, quer quanta a apresentac;:a.odo material vindo do arquivo 10- tennediario (exemplo: as que se realizam nos sistemas nacionais, es-

taduais au munidpais de arquivos);

o

a recolhimento que t revestido de certa regularidade. mas feite dire.

tamente dos arquivos correntes

aos arquivos finais. quando ultrapas-

sados as limites do usa primario;

o

a recolhimento "selvagem", isto e, quando grandes massas aleatOrias sao Iiter.almente "descarregadas" nos arquivos permanentes, sem obe- dil:nda a crittrios tew.icos. Correspondem aquela opera~ao tio co- nheeida dos arquivisw que consiste muito mais numa "Iimpeza" dos locais administrativos para obtenoy1ode espa~(fdo quenapreocupa- ~ao de possibilitar acesso a novas fontes de pesquisa.

o recolhimento tern de ser uma operac;ao planejada e criteriosa. Nesse momenta da-se 0 que as franceses chamam de "segundo nasci- mento" e que, como no primeiro, comporta riscos. As possibilidades de anacronismo, de dispersao. de junc;ao err6nea de elementos e de desin-

tegrac;ao de fundos sao grandes. Assim como nos arquivos ern formayao e nos de idade intecl11c- diaria, impoe-se uma estreita colabora~ao entre os arquivistas e as ins- t!ncias administrativas, para que Ldluxo documental se d~ de forma correta e proveitosa em ambos as poloS: onde se inicia e onde tennin3.

, ••• G"1'Y 11. 1<J77: I S.

,

•••

o

,

<

.

.

<

o

o

<

c

.

<

,

.

.

~

•••

,

,

<

>

"

.

.

.

o

>

o

o

<

a Mrmud d'archiYistique sugere, para urn bom recolhimento,

qlle:llI'J

o

o

D

o

e1e se fa~a segundo procedimentos simples, sem operal;oes dificultosas

e complexas; assegure fkillocaliza.:;ao e recuperasao das informasoes; permita a elaborasi'io posterior de instrumentos de pesquisiI; salvaguarde tadas as possibilidades de compreensao, conservando a

situasao primitiva denim dos conjuntos organicos.'I~

o

segundo passo e 0 "encaixe" dos documentos recolhidos no

quadro de arranjo. Quando se tralar de material oriundo de entidades

ainda nao representadas no arquivo, jti se cleve teT estudado sua evolu-

sao hist6rica e estahelecido sua posl.:;ao no conjunto.

a urn guadro dos 6rgaos admi-

o

quadro de arranja justapoe-se

n'istrativos e suas subdivisoes a epoca da prodw:;:ao dos documentos a

serern arranjados. Nunca podenl ser flXado sem 0 previo levantamento

das estruturas governarnentais nas varias epocas atraves da legisla~ao. Urn trabalho nesse genero, pioneiro entre n6s, foi 0 realizado no

Arquivo do Estado de Sao Paulo a partir de janeiro de 1978, com oobje-

tivo de implantar urn sistema de organizaljiio do acervo por fundos. Re-

lativamente ao periodo colonial, 0 grupo de trabalho produziu os se-

guintes instrumentos: "Administra~ao colonial: 6rgaos e funcion~rios",

1979; "Estrutura e funcionamento da administra~iio publica brasileira:

est,!be~,t;cimento de fundos de arquivo.l. Co]6nia", 1979; "Cat~logo da

legisla~ao referente ao Brasil no periodo colonial", 1982. 111 So de posse

de instrumentos desse tipo, onde fun~oes sao explicitadas, para que por

meio delas se identifiquem valores documentais, alem de outras

que se pode chegar a um correto quadro de arranjo, passando-se entao a

ordena~ao interna dos fundos.

valias, e

-------------------~------

---

1U'lM~dyet ~L,1970. ~~p.I I. p. 12B.

IIQA gu~stJO s~ra disculid~ IJOcapillll" 9, l~rerelJt~ il olden~"J" intema dos rundo •.

I I I Os auto,,,. rorom f\l1K;OnJr;os e esl.giiti",

do Arquivo du Est""',, de SUD PJu\o, sob n

(Dl1rdenJ,ao d~ An" M;lri;l d •. Almeida CHuargo, que apreSel1toll'''' r •.specliv;lS melodoio. gi.s IJOS4" ~ 5" Congres.o. f\"I,iieiros d~ Arqllivoiogi~. rm ] 979 ~ 19B2.

r

I

I

I

I

'ct" "',' "

i

Portanto, recapitulando, na sistematica do arran;o e preciso levaI' em conla, sempre, a estrutura orgi\nica da institui~ao; as "alioes" que os documentos demonstram em cwnprimento das operayoes geradas pe- las atividades, estas, pOI' sua vez, oriundas das ful1l r oes e estas Ultimas geradas pela competencia que ;ustifica a crial;aO e 0 funcionamento da

entidade produtora. Realizadas as etapas preliminares, poder-se-a

niza~ao sequencia] dos documentos e estrutural das series, grupos I.'

fundos.

partir para a orga-

,.,

o

<

<

o

o

<

o

"

>

-

-

"

-

T

CAPITULO

9

A ordena~o intema dos fundos

o principia nortea~or da foou;:ao de fundos de arquivos e 0

orglnico estrotura1. Sao os documentos

de cada uma das unidades

da

primeira escala hienirquica de urn dado mvel administrativo, que v~rn a

constituir 0 funrlo, cuja denominao;:iio cleve coincidir com a da unida- de. 1I1 0 que determina seu arranjo interno e, num primeiro momento, ainda a estrutura organizacional. ohedeeendo-se a seguir A tipologia

~?:cumerii:aI. 3J.iada a fun~ao que a determina. Na verdade, func;:ao e es- pecie rnant!m estreita ligayao quando se trata de documentos de arqui- vo: sao determinantes entre si, como se vera adiante. Como 0 ohjeto deste capitulo e 0 processamento tecnico de coo- juntos documentais que j~sofreram as devidas baixas decorrentes dos

praws

beleddos. serao abordadas duas situa~oes que podem se apresentar ao arquivista:

de temporalidade e que os fundos a que pertencem ji estao esta-

1, Os documentos.

dentro de urn mesmo fundo, estao mesdados uos

aos outros desordenadamente. tanto no que concerne aos 6rgaos menores produtores diretos dos documentos. quanto no que diz res-

-------------------

-

III Sobre a (On(eitlla~;jo de fumlo$ de arqui¥o, Y~f 0 <;apilulo 15 ~ tambelll Arqlliy" Nado-

nlll, 1985;~Du(hein,

1\176:7.31.

, .

.

<

>

.

.

0

>

,

0

<

2 .

peito a tipologia e a ordem cronol6gica. Nilo estiio. partanto. orde-

nados em grupos au self6es, nem arranjados em series. Foram en-

cootrados como urn toda, parem sem ordenaljao.

Os documentos, nodos paulatinamente de estagios anteriores nos

arquivos correntes enos intermediarios, sao recebidos nos arquivos

permanentes ordenados cronologicamente e ainda obedecendo ao

criteria da organizaljao serial a que estavam submetidos em sua fase

ativa, respeitada a separa~o entre as diferentes departamentos que as produziram. Nesse caso ja htt urna divisiio em grupos (mesmo que

ainda nilo estejam assim denominados) e possivelmente em series

oriundas da fase ativa. Mediante algumas aglutinalji5es, elas podem

subsistir no arranjo permanente.

T

I

Na primeira situae;~o. a preocupae;ao e com a delimitae;ao dos gru~

pos ou see;oes, III desde que se conheya suficientemente a documentayao para poder determinar.lhe a origem. Para tanto. obviamente, ja se tera procedido ao levantamento previo da legislae;iio e da regulamentacyao

relativas ao 6rgiio produtor. U_m_grupo ou ~o

dendo a documentas;ao emanada dos orgiios da segunda escala hienir- quica administrativa (nas arquivalias estaduais, se 0 fundo agrega doeu-

mentos de uma secretariat os grupos reunem os de seus departamen- tos). Isso demanda estudos da organizaS;iio e da hierarquia dos varios

seria a primeira divisao do fundo~ correspon-

6rgaos -da entidade que produz 0 fondo. A exist!ncia de grupos ou ~

com docurnentacrao numericamente pequena ou de tal forma falhada que a divisao em s~ pulverizaria em demasia 0 arranjo. em prejuizo de urn

melbor (luxo na transfeftncia da info~o. Analogicamente, tambem se torna dispensavel a subdivisao em unidades que correspondam aos

e dispensavel no casu de fundos

docurnentos produzi~os por diretorias ou por divisOes.

III A dellomina~io adotada deve ser esta ultima, case se adote a lTadu<;io estrita dos ma- nuais de T. R. SclJellenberg, (aundo analogia com os grupos e subgrupos de que fala esse consagrado arquivisla. a prefLXOQsub", no caso norte-americano, juslifica-se pelo fato de a expressio archiye gro"p corresponder em. JWrlugu~s ao que denominamos "fundos". H~ arquivistilS brasileiros que adotam a divido do (undo direlamenle em subgrupos, em razao dessa especifiddade da expressio inglesa.

Eo incorreta a pratica da justapos~o dos documentos de determina- do fondo sabre urn quadro correspondendo as antigas subdivisOes da enti- dade maior produtora. nos casas em que tenha sido constatada vari~

constante de 6rgaos internos e de respectivas compet!ncias. Michel Duchein,

c8ebre artigo sabre 0 principio do respect des fonds, aborda a questiio das divisOes internas do fondo. Embora nao as rotule com denominacra-o

alguma. ele se refere as divisOes internas

"Q~do urn fondo implica divis5es correspondentes as divis5es funcio-

nais do organismo produtor.

do passivel, como base para a classificacyao arquivisticai entretanto, e possi- vel que se tenha de renunciar a tal procedimento se os 6rgiios produtores

mudam de estrutura e de atribuicroes com freqU~ncia" .ll~ Nesse case. as series a60rariam imediatamente como primeira divisao do fondo. £. claro que, se urna diretoria ou uma divisao que sempre teve fun- e;oes bern delineadas e estaveis se achar representada no fondo por um conjunto documental de tal volume e importAncia que requeira a cria- ~o de urn grupo au se(jao. DaO ha por que nao utilizar essa categoria. No entanto. nao convem a "poluie;ao" intema do fundo por uma complicada rede de arranjo, ,ujos componentes pouco digam ao histo- dador. A este interessa, sobretudo, a analise das atividades-firn da enti- dade que esta pesquisando, passando-qu.ase sempre ao largo de seu tra- ballio os esquemas organogramaticos desta. As especificidades que eram essenciais nos arquivos de primeira idade passam a interessar apenas

em

de modo bastante claro e elucidativo:

essas divis6es devern ser tomadas. na medida

nos sellS aspectos generalizaveis.

A ~cterfstica

norteadora

para a constituicrao de urn gropo de

•••

o

o

z

,

"

.

o

o

<

z

.

.

.

o

<

u

<

.

o

o

<

fundo e, antes.de tudo, 0 conjunto das fun(joes que justificam a exist!n-.-_ cia do departamento que Ihe equivale. Sao as atribui'Y6es desse departa- mento que contam para 0 administrador, 0 arquivista e 0 historiador,

ernbora as vejam e as utilizem diferenternente no exerdcio de suas res- pectivas atividades profissionais. Ora, a urn 6rgao menor que nele esta embutido cabem. necessaria e obrigatoriamente. urn ou mais segmen- tos das rnesmas atribui(joes. "Cada urna dessas dependendas costuma produzir diferentes tipos documentais. originados como resultado das diversas atividades que levam a cabo, com 0 que, em cada grupo ou see;ao, subdividido em subgrupo ou subsee;ao. acabam par distinguir-se

Iii Dl.lchein, 1976.

----

---_ ---

•••

.

.

"'

<

>

.

.

.

o

>

,

o

.

<

variadas series. As series, unidades intermediarias, constituern-se de uni- clades simples. os documentos."115 Porem, esses diferentes tipos docu-

mentais de que fala Vicenta Cortes p'0dem representar variantes corres-

pondentes a nuao.yas de uma dada atribuic;ao administrativa.

Esquematizemos. exemplificando com uma arquivalia municipal

I

Arquivo Hist6riro Municipal

I

1

em que A, BeD sao documentos geradosJrecolhidos por secretarias au autarquias municipais, e C e urn fundo fechado (6rgio e ~ suprimidas).

T

ta uma complexidade que justifia os subgrupos au subs~6es 01,02 e

03, assim como 0 gropo ou s~o

P .

Nessa orienta'rao, verifica-se que a,s series sl,!rgem como subdivi-

s6eS tanto dos subgrupos ou subs~6es, quanta dos gropos ou sec;oes,

o~-ate

fundo

mesmo do fonda. Esta ultima variante e a que ocorre quando 0 e fechado, 116

No quadro a seguir, 0 fundo A possui grupos ou sey6es, subgrupos ou subseC;oes, senes e unidades de arquivamento elou unidades documen- tais; 0 fundo B possui grupos ou sec;Oes,series e unidades de arquivamen- to elou unidades documentais; 0 funda C divide-se diretamente ern se- ries; 0 fundo D, nos gropos ou ~6es 0 e P, cada urna dividida em subgru-

pes au subselT0es, series, subseries e unidades docurnentais.

I FU~do I

I FU~do

5,,<,0

F

~ I~~'~l?~

5~

~

0

"

(;<

0

5e<'0

G

IIIIIIIIIIII~

~I

IJiI I I I I I I II I I II I I 11:Ji11:Ji11:Ji1 IOiI IOiI IOi

em que E, F. G,

H, I. 0 e P sao departamentosdas

mesmas secretarias au

autarquias, e J, L, MeN sao series, como se explica adiante. Suponhamos que apenas (t departamento F da institui~o titular

do fundo A e 0 departamento 0 da do fundo D sejam finito complexes em eslrutura e que deles tenha restado tanta documenta1j:3.o que com-

portern subgrupos ou sub~oes

arquivo, abrigarn seus documentos. Neste casa, terernos os subgrupos

au subse'r0es F 1 e F2 do grupo ou Selj:aOF do fundo A (0 que nao ocorre, por exernplo, com 0 grupo au se'rio E e 0 grupo ou selfio G, que nao comportam a existencia de subgrupos ou subse'r0es, subdividindo-se

dentro dos grupos ou seyties que, no

11213111

sen •••

Subseriesl

~

.~ •

diretamente em series). 0 grupo au selfio 0 do fundo D tambem apresen-

----------------- ---------

115Corl~$ Alonso, 198Ib:370.

II' Pan a caracteriu~iio J~fnndo fedlado, ver 05 lrabalhos m~ndonad05 na nota

112. Em

gera], nio S~ di!po~ de informa<;:oessnlicienles sobre a estrutura do organismo g~rador dwe tipo de fundo ~ ~poca da cria'Yiiodos papeis para que ~ pOS.~1flur uma divisiio segum
i

i"

1-

•••

o

o

,

"

.

o

o

.

"e

o

"

.

o

o

<

'"

.

z"

.

z

<

>

<

.

~

.

o

>

,

Se, para a flxa.;:iio do fundo. do grupo DU se~iio e do subgrupo

ou subsec;:iio, 0 fundamental e 0 orgaa produtar (0 "autor"), para a

serie e subserie, 0 que vigora sao a fuoryan e 0 tipo documental. No

que diz respeito aos documentos. e com esses elementos que use re-

0 que

constroem 0 organograma

e as atividades que as originam.

o

. permite entender 0 arquivo como urn todD em que cada pec;:a esta relacionada em virtude da proceMncia e do tramite. Alga bern dife- rente de uma bern orden ada colec;:iio de documentos, reunidos por interesse de pesquisa, por capricho ou por necessidade de ordenar

<

pec;:as procedentes de varias origens".ll?

Entra aqui, urna vez mais. a questiio da organicidade dos do-

cumentas de arquivo. Se estes resultam de diferentes ramos das fun- lfoes e das cornpetencias de urn 6rgao publico, as seqii~ncias de do- cumentas nao tern sentido fora dessa sucessao, assim como nao po- clem estar relacionados a outros tipos de competencias. A organici- dade e, portanta, a "rela~ao entre a individualidade do documento e

a

o conjunto no qual ele se situa geneticamente, sendo precisamente

base da nOlYiiode fundo de arquivo". III Esse axioma deve estar sem- pre presente, quase que implacavelmente, nas tarefas de organizalYiio interna de fundos.

Tanto 0 fundo quanto suas primeiras divisoes _ grupos ou se- lY oes e subgrupos au subselYoes(se houver) - siio, na verdade, names, que correspondem ao 6rgao maior e suas subordina~oes, designando, no arquivo, agiutinalYoesde documentos. Isso significa que as series e subseries e que siio a realidade fundamental e concreta com a qual 0 . arquivista vai trabalhar fonnalmente.

o lexico internacional de terminolagia arquivistica define serie como uma "sequencia de documentos da mesrna natureza no interior

~m se.;~~s ~ subse~o~s. No entanto, s~ a reconstitui~ao for possjv~J, nada impede que st" ••slabele~a a mesma estrutura interna nos fundal! fechados. Dutra razia para a divisao direla em series (que as vezes se reduz a uma ou duas) ~ sua caracteristica de pequeno montante de papCis. A Jegi5la~aopode fornecer dados sohre a cria~ao e a regulamenta~o do 6rgilo. Des- se.>dados e da prqpna documenla<;ao t que parte a organiza~ao. Ver Charpy, 1979a:7. Jil Cort6 Alonso, 1981b.

II~ Gllaye, 1984, v. 34, p. 15-23.

de urn fundo",119 Ora, por "natureza" nao se deve entender "entidade". Par isso, as coordenadorias ou departamentos que antes denominamos

grupos nao devem ser cham ados de series "segundo a estrutura organi- zacionaI'?, como consideram alguns arquivos, 0 usa simultaneo da pa- lavra serie para designar organismos; para denominar uma seqi1~ncia de documentos da mesma tipologia, da mesma fun~iio, do mesmo "assun- to"; ou ainda para denominar uma aglutinalYiio de fundos, como na arquivistica francesa, pode gerarconfusoes, tanto para 0 tratamento tec- nico levado a efeito pelo arquivista, quanta para os pr6prios usmirios- pesquisadores.

A Comissao de Estudo de Tenninologia Arquivfstica da Associa- ~ao Brasileira de Normas Tecnicas estabeleceu no projeto Arquivos: ter- mi':lOlogia a seguinte defini~iio deE@ "Designa~ao dada as subdivisoes ge l.!Ill fundo que refletem a natureza de sua composilYao,seja ela estru-' ,( tural,funcional au por especie documental. As series podem ser subdi- -~ididas e~ subseries". 120Essa conceitualYiioatrela-seao uso simultftneo da oenomlni~~o serie ja mencionada. A 0PlYaopela vertente apontada

'"

.

o

>

o

"

"

.

o

o

<

.

"

o

o

<

z

.

o

.

o

<

no lexico justifica-se pelo pr6prio desenvolvimento dos argumentos aqui apresentados.

A alusao a natureza dos documentos torna evidente, em arquivis- tica, que 0 que a define e a funlfiio do documento no contexto e na circunstancia em que foi criado, e tambem a tipologia documental. Alias, em administralYao, a funlYaoe determinante para 0 documento_ tipoque sera 0 instrumento de seu cumprimento. Urn determinado ato administrativo_s6 6 o coo<:feti-zado se forveiculado por urn dado tipo de documento que seja diplomatica e juridicamente valido para tal. Assim, fun~iio e tipo, intrinsecamente juntos, propiciam a natureza do documento.

Exemplificando: e par meio de urn documento cuja tipologia seja cartao de ponto ou livro de ponto que um determinado setor exerce a funlYaode verificalYaode assiduidade e/ou pontualidade dos

----------- -----------

---

119 Elsev;u's lexicon , 1964:34.

VT?rProjeto 14:04.01, cia COIlIlssaode E.>tudod~ Terminologia Arqllivistic"IComite Bra- sileiro d~ Finan~a$, Bancos, Seguros, Comtrcio, Adlllinistr,,~ao ~ Documenta~a() da Associ_ a~iio Bra~ileira de Normas Ttenic.s, 1982.

JIO

".

.

w

,-

Z

w

Z

<

,

.

w

~

o

>

o

o

.

<

funcionarios. Ora, a [uorrao nao e cumprida por meio de memoran- dos, relat6rios au oficios escritos pelDs referidos fundomhios. Ja urn 6rgao incumbido de inspecionar 0 anrlamento de obras publicas, pres-

lando contas a instA-ndas superiores, produz relat6rios tecnicos para

tanto. Os exemplos multiplicam-se:

substituida POf outra em transalj:oes juridicamente validas e preciso

que se lavre urn documento notarial denominado

s:ao desse documento e legitimar a outorga de urn direito que seria

pessoal e intransferivel. Se esse direito fasse passado atraves de urn

para que uma pessoa possa seT

procuraiTao. A fun-

documento tipologicamente diverso - lima

carta, POf exemplo -,

a fuorrao a que se destinava nao poderia seT cumprida, DaO teria vali-

dade legal. Indo a outro p610 para demonstrar

a inter-relas:ao entre tipo e

funs:ao, vejamos 0 caso de urn confHto armado entre dais paises. A si-

tu~o "oficializa-se" por declaras:oes formais de guerra e par uma serie de atos legais apropriados, segundo a legislas:ao e 0 regime politico da-

queles paises. Isso significa que urn pronunciamentl)' de urn deputado

(que pode concretizar-se numa proposta sua a favor da guerra) nao tern

for<yapara "efetivar" a situas:ao. A funs:ao desse documento e outra. Ele

deve ser enquadrado numa serie "Propostas" (ou equivalente), num fun-

do de natureza parlamentar.

o desempenho de uma func;:ao pode ser doeumentado por meio

de urn ou mais tipos de documentos. Assim, pode dar-se 0 caso de caber

a urn determinaclo setor adrniJ;l,ili~l::ativoda.!£rJ",~$_prorno<yao sa:cia1 for- necer. recursos financeiros e tecnicos a casas de caridade privadas da ca- pital e do interior. Uma de suas funs:oes sera cadastrar essas entidades.

Para tanto, seus arquivos deverao contar com documentos que corres-

rondam ill existfncia legal dessas entidades, sellS estatutos,

diretoria, contas etc. A serie sera "Cadastro", aglutinando-os. Nao have-

ni series relat6rios, e:ttatutos etc. em separado. Portanto, 0 que determi-

nou a reuniao dos documentos em uma serie foi a func;:ao au a ativida-

relat6rios de

de, que e a forma executiva da fun<yao. As series cujo princlpio norteador e 0 tipo16gico correspondem

aos documentos que, em geral, tern urn papel muitas vezes acess6rio

com relas:ao ao material gerado no cumprimento de atribuiC;:6es do 6r-

T

gao. Com isso, contudo, nao se quer afirmar que nao possam se enqua- drar como documentos essenciais. Urn exemplo bern tipico dessa cate- goria de serie e "Correspondencia".

Tambem se usa 0 criterio da tipologia documental no caso de or-

gao que tenha uma 011 pOllcas atribuil;oes muito bern defmidas, nas quais

as documentos gerados/recolhidos siio nitidamente caraderizados. Urn

born exemplo disso sao os documentos parlamentares: requerimentos,

propostas, emendas, projetos. Todos sao prodllzidos visando a grande

atribuis:ao de assembIeias legislativas e/ou de urn congresso nadonal: a legislativa. Sao documentos que representarn passos ou variantes para

que se chegue ao ato legislativo.

Reportando-nos as duas situa<y6es referidas no come~o deste

capitulo, vemos que, no primeiro caso - 0 dos documentos desor-

denados -,

trutura e funcionamento

tabelecer seu quadro de sec;:oes e series; no segundo caso, embora nao

prescinda do conhecimento do 6rgiio possibilitado pela Jegisla~ao,

pelo organograma e por regulamentos (atuais e passados), seu traba-

Iho e facilitado, pois 0 fato de os papeis virem organizados sup6e que

os colegas dos estagios anteriores ja Ihe podem transmitir aqueles

dados basicos.

0 arquivista dev~ realizar estudos sobre legislac;:ao, es-

dos 6rgaos produtores

do material para es-

o problema que pode surgir desse recolhimento ordenado e

que as series, mesmo estando identificadas, caracterizadas e ordena-

das, freqiientemente.apresentam"lacunas tais (em decorrencia da

temporalidade) que nao seria de utilidade, no arquivo permanente,

mante-Ias da mesma

sibilidades de aglutinayao, 0 que tambem vale para sec;:6es e subse~6es.

Exemplifiquemos com tres series relativas a pessoal - nomeayao,

promoc;:ao e transferencia -, que, no arquivo corrente, assim ocor-

riam dentro de uma sec;:ao ou gropo COilcernente a um departamento de pessoal: 121

forma. Os estudos devem se concentrar nas pos-

ill A denolllina~iio dcssas series c suhs~ries foi obtida no exemplo cnrresl'0lldente '1 pr~en- chimento de cargos de [)OWl1lcntdfilo •• arqm'yCl, 1980, v. 4: Plano de Arquiv.'lllenlo, p. (, I.

'"

.

o

o

<

,

.

o

o

<

<

.

"'.

z

o

<

v

<

z

w

o

.

o

<

•••

.

-

-<

-<

<

,

~-

.

o

>

>

o

Subserie

.

<

Interina

Serie Nomea<;8o

'~-~

Suhserie

Efetiva

~ documentos em ordem alfahetica onom.1stica

Serie Promo<;Ao

Subs~e

Comissao

-"

Suhserie

Antiguidade

~~ Suhserie Merecimento i I r I
~~
Suhserie
Merecimento
i
I
r
I

i:!.

Subserie

Eil-of!cio

I

~

documentos em ordem etlfahetico onom.151ica

"-.-'

Serie Transfer~ncia

~~

Suhserie

A pedido

documentos em ordem alldhetica onom.1slica

.-

Suhserie

Permuta

-"

~

T

I

ObselYa~o: em se tratando de pessoal, denteo das subseries, as -

que no caso

devem sec processos _ estariam

unidades documentais

por ordem alfabetiea do sobrenome do [uncionacio.

Consideremos, por hip6tese, que as tabelas de temporalidade, na serie "Nomea~iio", tenham conternplado com a guarda permanente so.

mente a totalidade dos processos constantes da subserie "Efetiva"; e que os processos das s~ries "Promoc;:ao" e "Transferencia" tenham sido eli.

minados, por haver a mesma informac;:ao em outro fi<:ba funcional, par exemplo. Suponhamos tambem amostragem concernente a es~a.s duas series.

docurnento_ uma que foi deixada urna

No arquivo permanente, 0 quadro passaria a ser:

c!:

c!:

Sene Nomear;:ao

efetiva

processos par ordem alfabetica onom.1stic:a

Sene Promoo;.'jo

e transfer~nda

~

processos em proem dos <:ri1t!!rios",da,"lmoslragem; categonas funClonais, periodo aonologioo, onom.1stico etc.

~

117 ~

g

g

;'

!

Utilizando es~es mesmos exemplos relativos a urn departamento de pessoal hipotetico, passemos a considerar a organiza~o intema das series. Evidencia-se que a subserie pode representar rnodalidades eta ques-

tao contida na serie (par exemplo: promoc;:ao par merecimento, pro- moc;:ao par antiguidadeJ. Par outro lado, a sub~erie pode ter como ca-

racteristica a fato de reunirvariantes da mesma especie documental. Eo

caso de canas, telegramas e cartoes-postais, que podem constituir subseries dentro da serie "Correspondencia".

,

,

,

,

-~

15.

o desdohramento em subseries tambem se faz necessaria quan-
"

.

<

,

"

~

.

o

>

,

o

do se da lima especie de inversao, constando

documento

arquivo de uma assembleia legislativa. Como nos 'documentos parla-

mentares a caracterlstica maior para aglutina-Ios

"Pareceres" tern que ter como subseries as comiss6es que as exararam.

0 setar que pr1:lduz 0

em urn

como fatar da subdivisao.

:B 0 casa dos pareceres

e a especie, a serie

.

~

Urn exemplo concreto acha-se no Funda "Conselho Geral da Pro- vincia (1824-1834)" do Arquivo Historico da Assembleia Legislativa do Estado de Sao Paulo. A Serie la, "Pareceres", possui 10 subseries:

i) pareceres da Comissao da Fazenda e Contas; ii) pareceres da Co- missao de Poderes; iii) pareceres da Comissao de Estatistica; iv) pa-

receres da Comissao de Postura; v) pareceres

da Co-

nente; vi) p_~receres da Comissao de Dizimos;

da Comissao Perma-

vii) pareceres

T

unidade de arquivamento coinCide com a reuniiio de urn nueleo que organicamente teria sentido estar reunido. I Alguns te6ricos da arquivistica,- no ambito dos arquivos perma- nentes, consideram esses pequenos conjuntos organicos unidades mi- nimas do arquivo, desprezando 0 documento unitario. Entretanto, nao se pode negar que, pelo menos do ponto de vista material, a unidade documental e a menor "possibilidade" arquivistica. Hi dois tipos de nlICieo de documentos que sao realmente considerados unidades do- cumentais (nao se trata da reuniao em unidades de arquivamento e, sim, de uma sequencia que nao teria sentido se seus elementos fossem tornados separadamente). Eo caso dos\pr~~_e~sos')e dos dossies. Defi- nindo-se os primeiros como "conjuntos de documentos de tipologias

'"

o

o

<

o

c

,

o

o

<

<

.

"

o

<

'0

<

.

o

o

~

diferentes cuja reuniao e obrigat6ria para que se ehegue a eonseeu~ao

missao de Reda~ao; viii) pareceres da Comissao de FaIa; ix) pareceres

 

de urn ato

administrativo"

e os segundos como "eonjunto

de doeu-

da

Comissao de Policia; x) pareceres da Comissao Extraordinaria

do

mentos de

tipologias diferentes, cuja reuniiio'optativa

e util para do-

Caminho de Santos. Prosseguindo na hierarquiza.-;:ao piramidal da organiza~ao inter-

na do fundo de arquivo,

nao possua subdivisoes)

as peculiaridades dos documentos que a compo em:

a ordena~ao da suhserie (valida para a serie que pode obedecer aos seguintes criterios, segundo

Q alfahetico (de nomes de interessados, de autoridades/autores,

governantes/signatarios, de entidades as quais se relacionam etc.);

geografico (regional e, em segunda instancia, alfahetico);

[]

[] cronoI6gico

o cronol6gico

[]

pela data da produ~o do docurnento; " .

pela data de proto colo;

."",

;

cronol6gico pela data da resoIu~ao do ato administrativo.

de

A subserie (au a serie,

se for a caso da divisao direta desta) e corn-

posta de unidades de arquivamento ou de documentos avulsos. A uni- dade de arquivamento nao tern propriamente urn Iugar na hierarquia

do fundo, ja que e' urn elemento material e formal de armazenamento

(volume encadernado, ma.-;:o, pasta, caixa, lata). Porern, em certas cir-

cunstancias, a unidade de arquivamento tem uma equivaIencia tecnico-

cientifica. Assim, pode-se encadernar juntos (ou colocar na mesma cai-

xa au lata) os relat6rios de determinada diretoria relativos a dois au

quatro anos, conforme for 0 periodo de gestao da mesma. Nesse caso, a

cumentar urn fato, evento, assunto etc.", ambos atuam como unida- des rninimas de documenta~ao, uma vez que, formados, sao absoluta-

mente indivisiveis.

o doeumento avulso nunea se apresenta totalmente saito, nem

no arquivo corrente, nem no intermediario, nem no permanente. Se as- sim fosse, seria posta em duvida a grande especificidade dos documen-

tos de arquivo, a qual os diferencia dos outros documentos ditos de bi- blioteca ou de museu: a organicidade. Por isso, quando me refiro a do-

cumento unitario (unidade minima), este se encontra dentro de urn con-

junto de outros que lhe sao iguais tipologicamente e que s6 em conjunto documentam uma fun.-;:ao ou uma atividade, qualquer que seja e1a, da admioistra~ao publica au privada.

o que se quer evidenciar e 0 oao-comprometimento informacio-

oal, comprometimento que teria, par exemplo, dentro de urn processo ou de urn dossie. Mas que "viva" em conjunto, que Ihe seja vital seu

meio genHico de origem, isso nao se pode negar. a exemplo mais claro volta a ser a correspon-dencia. Os temas tratados, as signatarios e os des-

tinatarios podem ser diversos, demonstrando, portanto, individualida-

de. Porern, como "testemunho" do exerdcio das fun<;oes de determina- do orgao, a carta isolada s6 vale em seu Iugar dentro do conjunto, da serie oode se insere.

,

.

<

<

<

,

.

.

o

>

o

o

.

<

Se obedecidos esses preceitos geraise entendidas torlas as possibi-

lidades de trato documental e de armazenamento, temas 0 arranjo coo-

cretizado. Ele ounea e estatico, no seritirlo de nan permitir flexibilidarle,

de nao ser

vista, ser puramente cumulativa, e fAdl entender que

tambem no sentirlo de alargarnento au de estreitamento internos. 0 pri-

meiro caso aearre se for acrescirla uma fUllyao nova ao 6rgao produtor, fun<;:ao cujas atividades gerarao novas series (podendo ate prorluzir no- vas sefYOesou grupos, se as novas compet~ncias tiverem urn setar esped- fico para cumpri-Ias). 0 estreitamento pode dar-se no casa da supressao de uma atividade, de toda urna fun~o, au meSilla de urn setor inteiro. Dai a rnutabilidade dos quadros de arranjo. Todas as conceitua~oes e exernplos aqui apresentados nao podem deixar de passar, em sua aplica~ao pratica, pelo born senso que a relati- vidade e a especificidade dos documentos de arquivo exigern dos profts-

urn sistema "hospedeiro". Se sua dinamica parece, a primeira

ela pode se dar

sionais incurnbidos de identifica-los, processa~los e divulga-los. Nenhum quadro de ordeoa~ao pode ser fixo em rela~ao a pr6pria

rnutabilidade da administra~ao a qual serve ° arquivo. A teoria arqui-

vistica apenas

dita as prindpios gerais aqui expostos. Na verdade, eles

sao facilmente

adaptiveis a ex:tensa gama de tipos de arquivos, seja as da

administra~ao publica, seja as privados, desde que entendidos de forma intimamente ligada aos documentos aos quais serao aplicados.

,,';'.'

T

CAPfTULO

10

Dispersao e reintegra~ao de fundos

A partir da defini~ao consagrada de fundo co';::dade con~- tituida pelo conjunto de documentos acumulados par uma entidade e

que no arquivo permanente passam a conviver com os arquivos de ou~

tras

que essa acumula~ao e automatica e organicamente construlda; que se constitui de documentos produzidos, recebidos e/ou acumulados par

essa entidade (ou pessoa fisica) no exercicio das fun~oes que the justifi- cam a exist~ncia e tambern seu papel e Jugar oa sociedadei que seus do-

cumentos constituintes ja ultrapassaram 0 valor primario, intrinseca-

entidades,m e possivel decodificar algumas outras especificidades:

"- mente ligado a razao administrativa e/ou jurfdica

pela qual"foram pro-

duzidos e acumulados, e que foram preservados em razao do seu valor secundario, isto e, da possibilidade de servirem de prova ou testemunho

para efeitos cientificos, sociais e culturais. Seu campo de dominio e, pois, o arquivo permanente, onde ja nao ha eliminacr6es de documentos.

Se se tamar as varias conceituacroes de fundo, tal como ocorrem nos manuais mais prestigiados dos varios paises, 0 enunciado dessa de- finicrao vai variar muito pouco,e em aspectos sohretudo reiterativos:

algumas aludir a "um conjunto em crescimento" (isto, evidentemente,

Il2 DiriolJlil'io de renlli""I"gil1 arljllil'i>tiw, 1996.

'"

T

. desde que 0 6rgao produtor/acumlllador continue em atividade, pois,
"

<

.

<

,

.

.

.

o

>

,

o

.

<

do contrario, seria urn "fundo fechado"); Dutras lembram que ~ indife-

nnte a forma do suporte ou do sistema de signa!> para registrar as da-

dos. ja que 0 importante e a acumula~ao relacionada com uma ativida-

de; Dutra!>ainda informam que 0 6rg1l0 gerador de fundos cleve leT uma

estrutura, funljoes e fins conhecidos, de preferencia estabeleeidos por

lei; alguma pode afirmar que esse todD organico constituido pelDs docu-

mentos resultantes do funcionamento de determinada administrar,:ao e

complete em si mesmo. De modo geral, vistas todas essa!>possibilida-

des, 0 que fica daro e a autonomia

processado tecnicamente de forma independente, sem prejuiw da efici-

encia do tratamento. Como se Yiu no capitulo 7, f possive:! isolar alguns pontos funda-

do fundo, que permite que ele seja

mentais para rnelhor compreender 0 eoneeito de fundo:

I:l a de que 0 fundo

abarca documentos gerados, recebidos e/ou acu-

mulados por pessoas flSieas au juridicas, documenros necessarios 11

sua criarrao, constituifjAo, funcionamento e ao exercicio pleno das ati-

vidades que justificam a existenda da entidade; I:l 0 de que os documentos perteneentes a urn mesmo fundo guardam

rela~6es orgi\nicas entre si; I:l 0 de que a conceprrao de fundo esta estreitamente reladonada ao pr6-

prio 6rgao que 0 aeumulou, estando presente, portanto, desde a g~-

nese documental, muito embora nem todos as documentos geradosl

produzidos venham a constitwr urn fundo;

urn fundo, f

preciso que a entidade acumuladora se;a administrativa e juridica-

. - "'-'c':""

I:l 0 de que, para que os documentos

venham a constituir

mente consolidada; e

,.

o 0 de que 0 fator norteador da constituilfao do 'fundo e a origem do

documeoto, no sentido do contexto de sua genese.

A grande 6gura da teoria arquivlstica

no ambito dos arquivos

permanentes e 0 funda. Ele e a marca de diferenciarriio de aglomerados

documentais de outra especie, dada a especifieidade de sua natureza.

"A teoria da natureza do material arquivistico deriva da analise de suas

rela~6es com a organismo produtor, com as fun~6es e atividades deste

organismo e com os direitos e abrigarr6es das pessoas que interagiram com e1e."lB

o fundo de arquiva tern origem te6rica na formula~ao do princi-

pia da proveniencia (0 que oconeu pela primeira vez em 1898, no ma- nual dos arquivistas holandeses), que e a que 0 torna testemunho do

organisillo aeumulador, na palavra abalizada de Carol Couture. 0 prin- cipia e a garantia do valor de prova (evidential value) e do valor de teste-

munho (informational value) de que tanto nos fala Schellenberg. '-'0 fundo

de arquivo nao existe sem que seja aplicado 0 principio da proveniencia;

ou-, 0 documento que nao e parte de urn fundo tr:m urn valor intrinseco

de informa«;:ao, sem que the seja aplicado este valor de testemunho ou de

prova, pois 0 respeito ao principia da proveni~ncia e-Ihe essendal."124

Luciana Duranti demonstra, ap6s analisar 0 desenvolvimento da

arquivistiea dentifica a partir de meados do seculo XIX, que, sobretudo

dr:pois da decada de 1940, todas as ideias te6ricas sobre 0 material e as fun«;:6es arquivisticas jii haviam sido fonnuladas e articuladas repetida- mente. )a eram cornpartilhados e eonhecidos os conceitos dr:~

I:l arquivo como universitas rerum, isto e, como urn todo indiv1sivel e

inter-relaeionado das alf6es do seu eriador;

a doeumentos arquivisticos como meios naturais, imparciais, aut~nti-

I:l

cos, interpendentes e unicos, rr:siduos e evid~ncias das atividades de

seu criador;

conexao arquivlstica como a vinculo original e necessario entre as

documentos arquivisticos, determinado pelas fun~6es, competencias

e alividades que as geraram;

I:l trabalho arquivistico como centrado primariamente no respeito e

prese.rvarrao dos fatos evidenciados pelos doeumentos, na inregrida- de fisica e inteleetual dosdocumentos como tais; na sua proveni~ncia

e ordem; na sua capacidade para Sf'rvir como evidencia e garantia de

responsabilidade administrativa, legal, hist6rica; e no seu carntcr de

fontes gerais para qualquer usa, interesse e pesqlli.~a.

L!) Durant;, 1994. '2~ Couture" R()U~.\e,l",1987.

"

o

"

"

o

o

o

"

<

o