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APOSTILA SMART: EXCEL

Autores: Rodrigo Malca

Contato: facebook; Smart Excel

Estrutura

A estrutura abaixo mostra apenas alguns dos itens novos que sero mostrados
em cada aula. Alm disso, todas as aulas tero utilizao de conceitos apresentados
anteriormente e mais itens novos.

Aula 1 Formulas 1

Modelo de Operaes e Frmulas

Extenso e Fixao

procv, cont.se, somase

Aula 2 Formatao/Formatao Condicional

5 Propriedades da Clula + Menu Formatao

Colar Especial (Propriedades e Operao)

Preencher Srie, Pincel, Limpar

Formatao Condicional (Simples e Composta)

Aula 3 Ferramentas Extras 1

Funes texto, Texto para Colunas, Concatenar

Remover Duplicatas

Atingir Meta

Aula 4 Frmulas de Lgica

Operaes entre frmulas

Operaes como entrada de frmulas

Frmulas como entrada de frmulas

Funes de Lgica (SE, E, OU, SEERRO, NO)

Aula 5 Frmulas 2 e Segurana


Rastrear Dependente/Precedente + Mostrar Frmulas

Frmula Banco de Dados

Validao e Proteo de Planilhas

Aula 6 Atalhos + Filtro + Classificao + Matriz

Filtro Simples e Avanado + Subtotal

Classificao Simples e Avanada

Lista de atalhos e dicas extras

Frmulas de Matrizes

Aula 7 Ferramentas Extras 2

Desfixar Formatao Condicional e Pincel

Congelar Painis, Agrupar/Desagrupar

Solver comparado ao Atingir Meta

Aula 8 Personalizao e Grficos

Criao e Propriedades importantes de Grfico

Barras de personalizao

Lista personalizada

Aula 9 Tabela Dinmica

Requisitos de Tabela Dinmica

reas, Campos e Propriedades

Grfico Dinmico e Desafio

Aula 10 Introduo a Macros e VB

Gravao e edio de macros

Interface Visual Basic

Comandos de gravao

Comandos de programao (Ciclos e Condicionais)


Aula 1 Formulas 1
Modelo de Operaes e Frmulas

Toda clula do Excel quando recebe um valor (nmero, texto, etc) considera que este
valor ser mantido por tempo indeterminado, ou seja ele s mudar caso o usurio
insira outro valor.

Entradas:

Consideramos os tipos de entrada:

- Valor absoluto (nmero ou texto)

- Clula (outra cl. que no a atual)

- Matriz, conjunto de clulas (A1:C5)

Operao:

Conta algbrica realizada automaticamente pelo Excel atravs do sinal = e entradas


intercaladas de sinais ( + - * / ^)

Frmula:

Aps o sinal de = inserimos uma palavra e algumas entradas. A palavra (frmula)


define como o resultado ser gerado em funo das entradas.

Extenso e Fixao

Com a cl. selecionada clicamos na parte inferior direita e arrastamos a sequncia.

As entradas da nova cl. iro variar de acordo com a posio da clula.

Para evitar isso caso seja necessrio utilizamos o F4 com o cursor do mouse na
entrada que desejamos fixar. possvel fixar a linha, a coluna ou ambas.

O sinal de $ antes da letra significa que a coluna esta fixada.

O sinal de $ antes do nmero significa que a linha esta fixada.

O sinal de $ antes da letra e do nmero, significa que a coluna esta fixada.


Quando fixada a referncia no varia quando arrastamos a frmula ou operao para
outras clulas. Veja o exemplo:

Sem fixao:

Fixando linha:

Fixando Coluna:

Frmulas:

=procv

Quando se deseja procurar um valor correspondente em uma tabela.

Entrada1 = valor procura na primeira coluna da matriz

Entrada2 = matriz onde deve-se procurar o valor

Entrada3 = coluna de retorno

Entrada4 = falso

O valor que esta frmula retornar estar na linha da clula procurada e no nmero da
coluna de retorno.

Exemplo:
=cont.se

Conta o nmero de vezes que um valor ou texto encontrado em uma matriz.

Entrada1 = matriz onde ser procurado o valor ou texto

Entrada2 = valor ou texto procurado

Exemplo:

=somase

Soma o valor correspondente toda vez que um valor ou texto encontrado em uma
matriz.

Entrada1 = matriz onde o valor ser procurado

Entrada2 = valor a ser procurado


Entrada3 = matriz onde sempre que o valor procurado for encontrado, somar o valor
correspondente

* importante deixar sempre alinhadas as entradas do tipo matriz dessa frmula.

Exemplo:
Aula 2 Formatao/Formatao Condicional
Formatao

5 Propriedades da clula:

-Formatao: Cores e formatos dos nmeros;

-Frmula: Operaes matemticas ou funes introduzidas nas clulas;

-Valor: Qualquer nmero ou texto inserido na clula;

-Comentrio: Pequenas lembranas (como um post-it) que se pode inserir numa clula
sem alterar o seu formato, valor, validao ou frmula;

-Validao: Um tipo especial de formato dos valores inseridos em alguma clula;

Toda e qualquer formatao de texto ou clulas se d atravs da janela Formatar


Clulas

- Guia Pgina Inicial, grupo Clulas, Formatar, Formatar Clulas

- Tecla de atalho: Ctrl+1

Colar Especial

Os mais usados: Colar Valores, Colar Frmulas, Colar Formatos.

- Guia Pagina Inicial, grupo rea de Transferncia, Colar (clicar na seta


apontando para baixo), Colar Especial.

- Tecla de atalho: Ctrl+Alt+V


ATENO: Esta janela s se abrir se antes voc Copiar uma clula
(selecionar e apertar Ctrl+C).

Dividida em 2 sesses (Colar e Operao) permite realizar vrios tipos de colagens


que iro nos poupar muito tempo.

Colar + Operao

Permite realizar colagens realizando algum tipo de operao.

Exemplo: Deseja-se multiplicar por 1,45 todas as clulas selecionadas abaixo.

1- Inserir em uma clula qualquer o valor 1,45

2- Copiar este valor (Ctrl+C)

3- Selecionar as clulas que se deseja multiplicar por 1,45


4- Abrir a caixa Colar Especial (Ctrl+Alt+V) e clicar em Valores na sesso Colar
(pois se deseja colar apenas o valor 1,45 sem formataes que venham a ter na clula
B2) e clicar em Multiplicao na sesso Operaes. Clicar em OK

ATENO: Aps realizar a operao acima, o valor 1,45 pode ser deletado
normalmente sem alterar em nada o que foi feito.

Formatao Condicional

Permite realizar formataes seguindo regras estabelecidas pelo usurio.

Pode-se querer pintar de uma cor qualquer um conjunto de clulas caso ela
seja igual a um nmero qualquer, por exemplo.

As regras para definio da formatao so inmeras e quase no h


limitaes para isso bastando o usurio saber aplica-las.

- Guia Pgina Inicial, grupo Estilo, Formatao Condicional

- Para comparao de Valores (Maior que, menor que, igual a, etc...)

- Pinta n maiores ou n menores, etc...

- Cria uma barra colorida que preenche a clula de acordo com seu valor.

- Cria uma escala de cores (maior valor de uma cor e menor de outra)

- Como a barra de dados mas agora com cones

- Criao de regras manuais


- Limpa regras
- Gerencia regras criadas
Aula 3 Ferramentas Extras
Funes novas:

- direita: retira parte ou todo de uma sequncia de caracteres ou nmero de uma


clula comeando a contar pela direita do texto;

- esquerda: retira parte ou todo de uma sequncia de caracteres ou nmero de uma


clula comeando a contar pela esquerda do texto;

- ext.texto: retira parte ou todo de uma sequncia de caracteres ou nmero de uma


clula comeando de qualquer parte do texto.

Texto para Colunas:

- Separa texto ou nmeros contidos dentro de uma clula;

Exemplo:

OBS: O separador para este exemplo o espao entre as palavras.

Remover Duplicatas:

- Remove textos ou nmeros duplicados que estiverem contidos no que estiver


selecionado.

Exemplo:


Atingir Meta:

- Serve, como o nome j diz, para se atingir uma meta pr-estabelecida. Por exemplo:
3x + 4 = 20. Qual o valor de x?

- A clula em amarelo far o papel da varivel x

- Veja na barra de frmulas que h uma frmula para a clula H2: =B2*D2+F2

- Abrir o Atingir Meta

- Definir clula: Qual clula vai ter o valor que voc quer? No exemplo a clula H2

- Para valor: Qual o valor que voc quer para a clula? No nosso exemplo o valor
20 e no 4 como est escrito por causa da frmula em H2.

- Alternando clula: Qual a clula que contm a varivel? Selecionar a clula D2.

Ao clicar em OK voc ver que o valor 5,333... Est resolvido seu problema!
Aula 4 Formulas de Lgica
Funo SE

- Uma das mais importantes do EXCEL

=se(teste_lgico;se_verdadeiro;se_falso)

Teste_lgico:

algum tipo de teste que vai ser realizado em uma clula qualquer;

Teste lgico s retorna 2 tipos de respostas: Verdadeiro ou Falso

Exemplos:

- Lucas igual a Joo? Resposta: Falso

- 20 igual a 243? Resposta: Falso

- 234,21 igual a 234,21? Resposta: Verdadeiro

- B2 igual a B4? Resposta: Verdadeiro

Se_Verdadeiro

Caso o teste lgico seja verdadeiro, tudo que estiver aps o primeiro sinal de ponto e
vrgula ( ; ), ser realizado, sejam eles contas, nmeros, outras funes ou at mesmo
textos.

OBS: Para se apresentar um texto nesta funo caso verdadeiro ou caso falso
necessrio que o texto esteja entre aspas duplas ( Texto que quero apresentar ).

Se_Falso

Caso o teste lgico seja falso, ser feito tudo que estiver aps o segundo sinal de
ponto e vrgula. Tambm funciona da mesma maneira que o Se_Verdadeiro.

Exemplo:
- Note a frmula na barra de frmulas

- Veja que o teste foi B2=B4? Que retorna um valor Verdadeiro, ento a funo SE vai
olhar tudo que est aps o primeiro ponto e vrgula. No caso o texto Mesa

- Basta alterar o valor ou da clula B2 ou da B4 para a funo se modificar e retornar o


valor Cadeira, pois o teste lgico ser falso.

Funo E

- um teste lgico que pode ser usado dentro da funo SE;

- Retorna verdadeiro SOMENTE se TODOS os testes retornarem o valor Verdadeiro.

Ex:

- Caso alteremos o valor da clula C3 para o valor 3 a funo se torna verdadeira

Funo OU

- um teste lgico que pode ser usado dentro da funo SE;

- Retorna verdadeiro desde que PELO MENOS UM teste seja verdadeiro.

Ex:
- Mas se todos os testes forem falsos:

Funo SEERRO

- Retorna algo determinado por voc (texto, operaes, funes, etc) caso alguma
operao ou funo retorne um valor de erro (#N/D ; #DIV/0!)

- Veja na barra de frmulas que houve uma tentativa de se dividir um nmero por
ZERO. Isso retorna um erro, ento a funo retorna o que est aps o sinal de ponto
e vrgula = Madeira

- Bastando substituir o valor ZERO por outro qualquer, a operao ser realizada
normalmente como se no existisse a funo SERRO.
Aula 5 Formulas 2 e Segurana
Funes BDSoma, BDMax, BDMin e BDMedia

- Realiza a soma, acha o mximo, o mnimo ou a mdia de um determinado conjunto


de dados seguindo critrios estabelecidos em outras clulas da sua pasta de trabalho.

Ex: Deseja-se SOMAR o valor total da venda de produtos que satisfaam essas 3
condies:

1- O Nmero da venda deve ser MAIOR que 3022


2- A Quantidade deve ser MAIOR que 4
3- O Valor unitrio deve ser MENOR que 10

Nmero da venda Quantidade Valor unitrio Valor Total


3022 38 R$ 5.00 R$ 190.00
3023 5 R$ 6.50 R$ 32.50
3024 3 R$ 4.80 R$ 14.40
3025 12 R$ 3.50 R$ 42.00
3026 7 R$ 11.00 R$ 77.00

Percebe-se que apenas as duas linhas destacadas seguem os 3 critrios


simultaneamente.

Para isso usamos uma tabela auxiliar como esta, onde os ttulos das colunas (Nmero
da venda, Quantidade e Valor unitrio) devem estar escritos exatamente igual aos
ttulos da primeira tabela.

Critrios
Nmero da venda Quantidade Valor unitrio
>3022 >4 <10

A funo BDSOMA seria a ideal: =BDSOMA(BANCO_DADOS;CAMPO;CRITRIOS)

* banco_de_dados: o intervalo onde consta todo o seu banco de dados, includo o


cabealho dos campos;

* campo: a coluna do banco de dados na qual ser feita a operao matemtica. A


coluna ser informada pelo nome do campo ou o nmero que representa a posio da
coluna na lista;

* critrios: o intervalo de clulas que contem as condies especificas, para que


seja feita a operao.

O resultado final como se segue (ver na barra de frmulas):


Validao de dados

- Aplica condies especiais a alguma clula ou conjunto de clulas.

- Pode-se fazer com que clulas exibam apenas uma quantidade especificada de
valores.

Para isso basta utilizar a validao de dados do tipo LISTA


Aula 6 Atalhos + Filtro + Classificao
Atalhos

- Segue uma lista dos mais importantes:

Tecla Descrio
CTRL+1 Exibe a caixa de dilogo Formatar Clulas.
CTRL+N Aplica ou remove formatao em negrito.
CTRL+L Localizar ou Substituir
CTRL+O Novo arquivo
CTRL+P Exibe a caixa de dilogo Imprimir.
CTRL+B Salva o arquivo ativo com seu nome de arquivo, local e formato atual.
CTRL+ALT+V exibe a caixa de dilogo Colar Especial, disponvel somente depois que
CTRL+V voc recortar ou copiar um objeto, textos ou contedo de clula em uma planilha ou
em outro programa.
Usa o comando Desfazer para reverter o ltimo comando ou excluir a ltima entrada
CTRL+Z
digitada.
CTRL+F1 exibe ou oculta a Faixa de Opes, um componente da Interface de usurio
do Microsoft Office Fluent.
Edita a clula ativa e posiciona o ponto de insero no fim do contedo da clula. Ele
F2 tambm move o ponto de insero para a Barra de Frmulas para edio em uma
clula desativada.
F4 Repete o ltimo comando ou ao, se possvel.
Ativa ou desativa o modo estendido. Nesse modo, Seleo Estendida aparece na linha
F8
de status e as teclas de direo estendem a seleo.
F9 Calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas.
F9 SHIFT+F9 calcula a planilha ativa.
F12 Exibe a caixa de dilogo Salvar Como.

Move uma clula para cima, para baixo, para a esquerda ou para a direita na planilha.

SHIFT+TECLAS DE DIREO estende a seleo das clulas em uma clula.

CTRL+SHIFT+TECLAS DE DIREO estende a seleo de clulas ltima clula


preenchida na mesma coluna ou linha como a clula ativa ou, se a prxima clula
TECLAS DE DIREO

estiver em branco, estende a seleo para a prxima clula preenchida.

SETA PARA A ESQUERDA ou SETA PARA A DIREITA seleciona a guia esquerda ou


direita quando a Faixa de Opes est selecionada. Quando um submenu est aberto
ou selecionado, essas teclas de direo alternam entre o menu principal e o
submenu. Quando uma guia da Faixa de Opes est selecionada, essas teclas
navegam entre os botes da guia.

SETA PARA BAIXO ou SETA PARA CIMA seleciona o prximo comando ou o comando
anterior quando um menu ou submenu est aberto. Quando uma guia da Faixa de
Opes est selecionada, essas teclas navegam para cima ou para baixo no grupo da
guia.
Na caixa de dilogo, as teclas de direo se movem entre opes em uma lista
suspensa aberta ou entre opes em um grupo de opes

SETA PARA BAIXO ou ALT+SETA PARA BAIXO abre uma lista suspensa selecionada.

ESC Cancela uma entrada na clula ou na barra de frmulas.


HOME Move para o incio de uma linha em uma planilha.
TAB Move entre clulas desprotegidas em uma planilha protegida.
TAB CTRL+TAB alternar para a prxima guia na caixa de dilogo.
TAB CTRL+SHIFT+TAB alterna para a guia anterior em uma caixa de dilogo.

Filtro

- Serve para se exibir apenas o que se deseja em uma tabela. muito til quando a
quantidade de informaes muito grande.

Classificar

- Quando se deseja organizar seus dados em ordem alfabtica ou inversa


Aula 7 Ferramentas Extras 2
Pincel

- Utiliza-se para copiar a formatao e somente a formatao de uma clula qualquer.

1 - Selecionar o que onde h a formatao que se deseja copiar

2 - Clicar na ferramenta pincel

3 - Clicar onde se deseja aplicar a formatao

Congelar Painis

- til para grandes tabelas onde se deseja manter sempre visvel o ttulo no topo ou a
esquerda da tabela

OBS: Veja como a coluna pulou da A para a F e a linha da 1 para a 8.


Agrupar

- Serve para criar sesses como a que se segue:

OBS: Veja os sinais de + e de ao lado esquerdo da tabela. Eles exibem ou ocultam


dados.

Solver

Resolver problemas de programao linear.


Definir Objetivo a clula que se deseja maximizar, minimizar ou levar a um certo
valor

Alterando Clulas Variveis so as variveis ou as clulas que sofrero mudanas


para chegar ao resultado desejado

Sujeito s restries so as restries a que o seu problema est limitado.


Aula 8 Personalizao e Grficos
Grficos

- Selecionar uma clula em branco

- Escolher o tipo de Grfico

- Selecionar dados

Entradas de legenda: Dados no eixo Y

Rtulo de dados: Dados no eixo X

Personalizao

- Guia = menus

- Grupo = nomes das subdivises dos menus

Ex: A ferramenta Negrito encontra-se na guia Pgina Inicial no grupo Fonte

- Para personalizar as guias: Guia Arquivo, Opes, Personalizar faixa de opes

- No se pode alterar uma guia j definida pelo Excel na sua instalao

- Pode-se criar uma guia personalizada com os comandos que voc mais usa!
Aproveite!
Aula 9 Tabela Dinmica
Tabela Dinmica

- Utiliza-se quando h uma grande quantidade de informaes;

- Pode ser usada tambm como um Remover Duplicatas;

- A primeira linha DEVE conter os ttulos da sua tabela dinmica;

- Nenhuma clula da primeira linha pode estar em branco.

- Clicar em qualquer parte da sua tabela me;

- Criar a tabela dinmica:

Selecionar uma tabela ou intervalo: A seleo da tabela me automtica, mas se


algo der errado voc pode alterar o intervalo neste local.

Usar uma fonte de dados externa: Seve para se criar uma tabela dinmica utilizando
dados de outras tabelas do excel ou access que no estejam contidas no seu arquivo
principal.

Nova Planilha: cola a tabela dinmica numa nova planilha.

Planilha existente: cola a tabela dinmica em algum lugar que voc selecionar.
Filtro de relatrio: um filtro que ser aplicado em toda a tabela criada

Rtulos de coluna: dados que sero exibidos em colunas na tabela

Rtulos de linha: dados que sero exibidos nas linhas da tabela

Valores: somente podem-se expressar valores neste campo. Sejam eles de contagem,
soma, multiplicao, diviso, etc...

Grfico Dinmico

- Idntico ao grfico do excel

- a sua tabela dinmica na forma de grfico


Aula 10 Introduo a macros e VBA
Macro

- Uma forma de automatizar tarefas repetitivas;

- Ao comear a gravar, tudo que fizer estar salvo nesta macro;

- Ao dar o play ela repetir suas aes desde o momento que comeou a gravar at o
momento que parou a gravao.

- Se esta guia no estiver visvel, torna-la visvel na personalizao de guias, como


visto na aula 8.

- Tudo que precisa para esta aula encontra-se neste grupo chamado Cdigo.

- Para gravar, clicar em gravar macro, dar um nome a esta macro e realizar suas
tarefas

- Para parar a gravao o boto Parar Gravao fica no mesmo local do Gravar
Macro quando esta j est sendo gravada.

VBA ou Visual Basic

- a forma escrita da macro;

- Geralmente aqui que as melhores macros so criadas;