EL °A, B,C’ CONTABLE Y FINANCIERO DE ORCANIZACIONES DEPORTIVASEVERTH BUSTAMANTE GARCIA Director General ALBERTO CASAS SANCHEZ Secretario General ORLANDO SOTELO SUAREZ ‘Subdirector Técnica dei Sistema Nacional y Proyectos Especiales GIOVANNY ALBERTO VALDIVIESO CLAVIJO Subdirector de Planeacion y Apoyo Tecnolégico del Sistema Nacional del Deporte MARIA VICTORIA ROMERO VELASQUEZ Subdirectora Administrativa y Financiera JORGE HERNAN COLMENARES RIATIVA Jefe Oficina inspeccién, Vigilancia y Control NIDIA MARIA PIRAVIQUE LONDONO Jefe Oficina Control InternoPROLOGO Tradicionalmente se ha partido de la premisa que al ser las organizaciones deportivas, entes que trabajan con escasos recursos, producto de convenios con entidades territoriales 0 nacionales o de donaciones de empresas privadas, nacionales 0 extranjeras, no debe adecuar su marco a las disposiciones legales, en especial contables, aspecto el cual debe ser superado en la medida en que actuaimente cobra un significado muy importante los marganes de organizaci6n, dentro de los cuales prima la adecuacion integral al ordenamiento vigente En medio de avanzados procesos de globalizacién, el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias, sin perjuicio de otras a manera voluntaria como ios cédigos de buen gobierno corporativo, constituyen sin lugar a dudas un minimo rasero que permite predicar la eficiencia y eficacia de cualquier modelo empresarial, enfoque hacia el cual los organismos deportivos pertenecientes al Sistema Nacional del Deporte no puede ser ajeno, en especial cuando se proyecta Colombia a ser al 2019 una potencia deportiva a nivel mundial Bajo este norte, y con un enfoque educativo, proactive y preventivo, se pretende mediante esta cartila denominada EL A, 8, C, CONTABLE Y FINANCIERO DE ORGANIZACIONES DEPORTIVAS, aportar a (a comunidad deportiva un herramienta que contribuya a edificar organismos sdlidos y debidamente estructurados, que sean modelos empresariales en el deporte.ELABORACION Doctora Sandra Milena Becerra Baldrich REVISION Doctor Jorge Hernan Colmenares Riativa|. CONSIDERACIONES GENERALES DE TIPO CONTABLE Y FINANCIERO PARA ORGANIZACIONES DEPORTIVAS. 1. OBJETO SOCIAL Teniendo en cuenta el objeto social, para el cual fue creado el organismo deportivo, se debe tener presente que se concreten con claridad las actividades que se van a desarrollar, pues es importante que al darle destinacion a los recursos, estos no se alejen de la realidad para el cual fue creado cada organismo deportivo Las siguientes consideraciones. Jes permite a los organismos deportivas aprender @ nranejar adtminstrativa y contablemente ol ente econdmico, con al proposito de organizarse y cu™matir on las normas contables, lagales y latutarias que los rige 2. REQUERIMIENTOS BASICOS A TENER EN CUENTA Todos los organismos deportivos tienen la responsabilidad de * Elaborar los Estados Financieros Basicos, con sus respectivas notas, de acuerdo a la norma contable- Decreto 2649 de 1993. (Clubes con personeria juridica). Los unicos que no deben llevar contabilidad son los clubes deportivos 0 promotores sin personeria juridica * Certificar y Dictaminar los Estados Financieros, por las personas responsabies de estos. (Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal). * Llevar Libros Contables oficiales y registrarlos ante las autoridades competentes. (Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN). * Llevar Comprobantes de Egresos e ingresos, debidamente numerados de forma consecutiva, y con las respectivas firmas. * Los Comprobantes de contabilidad (Ingresos y Egresos) deben estar soportados debidamente mediante facturas, cuentas de cobros o documentos equivalentes legalizados, * Cumplir con las normas contables vigentes, incluyendo el Decreto 2649 y 2650 de 1993, asi como los Estatutos de cada organismo deportivo.3. ASPECTOS CONTABLES QUE SE DEBEN CUMPLIR DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DE LOS ORGANISMOS DEPORTIVOS, 3 3.4. CONTABILIDAD La contabilidad, identifica, mide, clasifica, registra, acumula, analiza, evaliia hechos econdémicos en forma clara, precisa completa y fidedigna, a través de Soportes, Documentos, planes y Catalogos de Cuentas, Libros y Estados Financieros, con el propdsito fundamental de darle a conocer al usuario la situacion financiera de un ente y su capacidad de generar flujos de efectivo. 3.2. OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD Todos tos Organismos_Deportivos, salvo los clubes deportivos y/o promotores ‘que no tengan personeria juridica deben llevar contabilidad, teniendo en cuenta las normas contables de general aceptacion establecidas en Colombia (Decreto 2649 de 1993) y con sujecién al Plan Unico de Cuentas para Comerciantes - P.U.C,(Decreto 2650 de 1.993), salvo para clubes profesionales de fiitbol que tienen una regulacién especial El articulo 45 de la Ley 190 de 1.995 y el articulo 17 de la Ley 50 de 1.984, establecen que las entidades sin animo de lucro, dentro de las cuales seencuentran los organismas deportivos, se encuentran en la obligacién de llevar contabilidad. Desarroliando lo anterior, tenemos que las personas que estan obligadas a llevar contabilidad en Colombia son las siguientes: * Los Comerciantes: Son personas que profesionaimente se ocupan directa 0 indirectamente en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles, en virtud del articulo 19, numeral 3 del Cédigo de Comercio. * Las entidades sin animo de lucro. ‘+ Los comerciantes que se encuentran sometidos a estatutos especiales * Las personas no obligadas a llevar contabilidad pero que quieran hacerla valer como medio de prueba Con fundamento en fo anterior y con el fin de garantizar fa aplicacién de la legisiacion deportiva, comesuial y contaéle en los organismos deportivos que integran ef Sistema Nacional del Deporte, se hace nacesaro reiterar ia abiyacién de aplicar adecuadamente ia contabiltad, ‘mediante al Plan Umeo de Cuentas, de acuerdo con io previsto on ol Dacreto 2650 de 7.993. 3.3. CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, ia informacién contable debe ser comprensible y ul, En ciertos casos se requiere, ademas, que la informacién sea comparable. (Art 4 del Decreto 2646 ue 1.993) Asi las cosas las siguientes son las cualidades de la informacién contable, a saber La informacion es comprensible cuando es clara y facil de entender. La informacién es util cuando es pertinente y confiable. La informacion es pertinente cuando posee valor ge realimentacién, valor de prediccién y es oportuna La informacion es confiable cuando es neutral, verificable y en ia medida en la cual represente fieimente los hechos econémicos. La informacién es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes De esta manera, la informacién qune presenten los organismos deportives, debe contenor estas cualidades 0 caracteristicas. con el propdsito de que la misma este fundamentada en hechos4. ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS FINANCIEROS 0 CGNTABLES: + ESTADO DE SITUACION PATRIMONIAL ‘BALANCE GENERAL ‘+ ESTADO OE RESULTADOS + ESTADO DE EVOLUCION DEL PATRIMONIO NETO * ESTADO DEORIGEN Y APLICACION DE FOUBOS - FLUJOS DE EFECTIVO + NOTAS ALOS ESTADOS CONTABLES + INFORMACION COMPLEMENTARIA Y ANEXOS se AUDITORIA |p. esion ier — = SRERRR Eerapos FINANCIEROS 7 : x ae nanan oets Los estados financieros cuya responsabilidad en su preparacién y presentacién corresponde a los administradores del ente econémico, reflejan a una fecha de corte, la recopilacién, clasificacién y resumen final de los datos contables. El reglamento general de la contabilidad, hace una clasificacion completa de las diferentes clases de estados firancieros y reconoce la importancia de ellos como medio principal para suministrar informacién contable para quienes no tienen acceso a los registros del ente a <0 dehein preparar y presenter de acuerdo a fos pnneppios de ided generalmente aceptados y a fas necesidadies do fos usuarios dé los esiad inancieros, ya que generalmente se confia en ellos como principal fuente de tnvorma4.41. PERIODO El ente econémico debe preparar y difundir periédicamente estados financieros, durante su existencia Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas estatutarias y/o legales y en consideracién ai ciclo de las operaciones. Por ende, al menos una vez al afio, con corte al 31 de diciembre, el ente econémico debe emitir estados financieros de propésito general. 4.2. CLASIFICACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Los Organismos Deportivos deben preparar cada periodo cor. corte al 31 de Diciembre, los Estados Financieros Basicos, los cuales se preparan para ser conocidos por usuarios indeterminados y se caracterizan por su concisién, neutralidad, claridad y facil consulta Entre los Estados financieros basicos se encuentran: El balance general. El estado de resultados El estado de cambios en el patrimonio. El estado de cambios en la situacién financiera, y é, El estado de flujos de efectivo rho Estos estados deben prepararse de forma comparativa, es decir, son informes que presentan cifras correspondientes a mas de una fecha o periodo, (2008- 2009), los cuales deben reexpresarse en téminos de la moneda de poder adquisitivo constante. Los estados financieros se deben preparar y presentar en forma comparativa con los de! periodo inmediatamente anterior, siempre que tales periodos hubieren tenido una misma duracién; en caso contrario, ja comparacién se debe hacer con respecto de estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso del ciclo de operaciones, como los estados financieros intermediarios. (Ejemplo con corte a 30 de Junio) Todos los Organismos deportivos deben elaborar los cinco (5) Estados Financiers 8asicos fiomente mencionado, salvo los clubes que no tengan personeria juridicaEjemplo: BALANCE GENERAL CLUB DEPORTIVO LOS PAJARES Diciembre 31 del 2008 (cirras expresadas en Miles de pesos) ACTIVOS. 2008 2007 CORRIENTES Disponible (Nota No. 1) 100 80 Inversiones (Nota No. 2) 300 1000 Deudores (Nota No. 3) 200 700 Diferidos 800 Total Active Corriente 2009 1.780 NO CORRIENTES Propiedad Planta y Equipo Costo (Nota No. 4) 1.850 5.670 Menos Depreciacién Acumulada (40) 30) Total Propiedad Planta y Equipo 4.610 5.640 TOTAL acTIVoS ast0 7420 PASIVOS | a CORRIENTES Ovligacones Financieras (Nota No. 9) 750 700 Proveedores (Nota No. 10) 450 350 Guentas por Pagar (Nota No. 11) 100 150 imouestos Gravamenes y Tass (Nota No. 12) ax0 20 Obigaciones Laborales (Nota No. 13) 200 200 TOTAL PASIVOS 2310 4.820 PATRIMONIO Capital Social (Nota No. 15) 1000 7000 Revonizacion del Patrimonio 80 80 Resultados de Ejercicios Anteriores (80) (180) Suneravit por valorizaciones {Nota No. 16) 100 100 Resultado del Ejercicio 200 (1900) nTOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO 4.300 6.000} see 7a] Representante legal Revisor Fiscal 6. TP. 70000-T Contador TP. 7attt ESTADO DE RESULTADOS (Cifra Expresada en Miles de pesos) POR LOS ANOS TERMINADOS A DICIEMBRE 31 DE: = ___2009 2006 _ INGRESOS OPERACIONALES (Nota Taquillas 13) 1.920.760 4.481.280 (Nota Por Gesién de Derechos 13) 3908216 2.469.500 (ota Participacion En Torneos 13) 1.616.851 545,652 (Nota Propaganda y Publicidad 13) 1.924.931 1.631.839 TOTAL INGRESOS OPERACIONALES. _ 8.968.757 9.428.271 INGRESOS NO OPERACIONALES (Nota Financieros 44) 313.403 (Nota Arrendamientos 4) 2588 (Nota Recuperaciones 14) 996.862 (Nota ingresos ejercicios anteriores 14) 72.499 277.034 (Nota Diversos 14) 25.940 796.447 TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES TOTAL INGRESOS GASTOS GENERALES Operacionales de Administracién 1.073.539 10.77.486 10,201.81 (Nota 15) 1.423657 8.699.851(Nota ‘No Operacionales 15) 1.261.584 1.187.046 TOTAL EGRESOS UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO (2.307.755) 314.913, Impuesto 20% Antes de Ajustes por infl a . EXCEDENTES ylo PERDIDAS DEL EJERCICIO (2.307.758)__ 341 Las notas adjuntas forman un todo indivisible con los estados financieros (Ley 222 de 1.995) Representante legal Revisor Fiscal Contador ce. TP. 70000-T TP. 7attt-T 4.3. ESTADOS FINANCIEROS DE ACUERDO A SU PREPARACION Y EXAMEN. Los estados financieros deben presentarse debidamente certificados y dictaminados. * Estados financieros certificados: Son informes suscritos por el Representante Legal y el Contador Publico de un ente econémico, bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado, deciarando que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros; dicha certificacién debe hacerse cuando los informes se pongan a disposicion de los asociados 0 de terceros. + Estados financieros dictaminados: Son les certiicados que se acomparian de la opinién profesional del Revisor Fiscal, 0 a falta de éste, de! contador publico independiente que los hubiere examinado, can sujecién a las normas de auditovia generalmente aceptadas. Estos informes deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresién "ver la opinién adjunta’ u otra similar; el sentido y aleance de su firma serd el que se indique en el dictamen correspondiente, que contendré como minimo las manifestaciones exigidas por el reglamente; cuando tales estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestion de los administradores, el revisor fi8cal 0 el contador piiblico independiente debera incluir, en su informe, su opinién sobre si entre aquéllos y éstos existe la debida correspondencia {Wer anexo)“Todos ios Organismos departivos deten cerificar fos Estados Financieros amteriormente mencionados, por las personas responsables de esta, al igual que si fa entkiad esté obligada a visor Fiscal, este debers emit su diciamen COMENTARIO. Los Estatutos de los olubes deportivos 0 aromatores que vayan a tramitar fa netia jidice deberdn dar cumplimiento a fo preserito an o! articulo 3° ce! Deora Jitio de 1990, to que incluye Revisorla Fiscal a través de con 4.4. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS. Los Organismos Deportivos, deben elaborar las notas en las cuales revelaran el detalle de cada rubro de los estados financieros, sobre todo en los casos mas relevantes. Las notas, como presentacién de las practicas contables y revelacién de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujecion a las siguientes reglas 1. Cada nota debe aparecer identificada mediante nimeros o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos 2. Cuando sea practico y significative, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros 3, Las notas iniciales deben identificar el ente econémico, resumir sus politicas y practicas contables y los asuntos de importancia relaiiva 4. Las notas deben ser presentadas en una secuencia légica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros. Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros. “Todos las Organismas deportivos obligados a llevar contabilidad deben etaborar las notas @ los Estados Financieros, detallando para cada caso los hechos econdmicos relevantes, can el propésito de identificar cacia nibro y facilitar el analisis de fas mista.4.5. INFORME DE GESTION El informe de gestion presentado a la asamblea de asociados o afiliados debera contener una exposicién fiel sobre la evolucién de los negocios y la situacion econémica, administrativa y juridica del ente econémico, en este caso organismos deportives. El informe deberd incluir igualmente indicaciones sobre: 4. Los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio 2. La evolucién previsible det organismo deporiivo. 3. Las operaciones celebradas con los asociados y/o afiiados y con los administradores. 4. El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte del organisme deportivo “Es importante, a elaboracién de este informe, ef cual debera ir anexo a fa presentacion de jos eslados financieres: junto con sus notas, para el respective analisis, cuando una entidad de cconttol lo requiora,5. PROCESO CONTABLE Este proceso comienza con el registro de las operaciones o hechos econdmicos de los Organismos Deportivos, por medio de procedimientos manua.es, mecénicos 0 electrénicos, con el fin de sumiristrar informacion, - Al constituirse el organismo, se inicia el proceso con los aportes de los asociados 0 afiliados ~ Con el Inventario general inicial, se elabora el balance general inicial y el comprobante de diario de contabilidad - Iniciando el proceso contable se comienza a anotar los movimientos 0 transacciones, diariamente realizadas, respaldados por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y trasiado a los libros. - Por ultimo se hace el cierre de mes, trimestre 0 afio para cancelar las cuentas de resultado mediante un asiento de ajuste registrado en un comprobante diario para el traslado a los libros, principales y auxiliares. 6. LIBROS DE CONTABILIDAD Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros de contabilidad en los cuales se hubieren asentado ios comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeracién sucesiva y continda. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nueve libro se requiere que’ 1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar, 0 2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente econdmico, Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, 0 un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, 0 en su defecto de un contador publico. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravio o destrucci6n, se debe presentar copia auténtica del denuncio correspondiente. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas por la autoridad competente.Es importante que los organismas dapartivas tengan en cuenia, que tos folios de fos Libros de Contabitidad, cleben ser registrados con un silo de Seguridad impuesto en cada uno ae ellos Por fa autoridad que correspond de acuerdo @ ia naluraleza dei enite, siluacién que se requiere solo para fos litwas oficiales (Libro Mayor y Balance, Libro Diario y Libio de Inventario y Balance) 6.1, Lugar donde deben exhibirse los libros. Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente econémico. Si al momento de practicarse 'a inspeccién, os libros no estuvieren en las oficinas 0 establecimientos del ente, este puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres (3) dias siguientes a la fecha sefalada para la exhibicion. 6.2. Forma de llevar fos libros. Se aceptan como procedimientos de recanocido valor técnico contable, ademas de los medios manuales, aquellos que siven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrénica, para los cuales se utlicen maquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.El ente econémico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el nimero y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinanae su saldo 6.3. Lo que esta prohibido en los libros. 1. Alterar en los asientos el orden 0 \a fecha de las operaciones a que estos se refieren 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones 0 adiciones al texto de los asientos 0 a continuacién de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrénicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, Siempre que al terminar los listados (os totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado. 3. Hacer interlineaciones, raspaduras 0 correccianes en los asientos. 4, Borrar 0 tachar en todo 0 en parte los asientos. 5, Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. El Cédigo de Comercio en el titulo IV se refiere a los libros de comercio y el Decreto Reglamentario 2649 de 1993 en el titulo II habla de las normas sobre registros y libros.En general, el ente contable debe asentar, registrar, dejar evidencia o comprobacion de sus operaciones para su propio uso 9 el de terceros, estos ‘son los soportes internos y extemnos que acomparian los comprobantes de contabilidad. Se deben llevar los libros necesarios o indispensables para conocer Ia situacion financiera y econdmica del ente, de lo anterior se deduce la necesidad de llevar eLlibro mayor y balances, el de inventatios y balance, y el libro diario, Los libros de contabilidad para efectos mercantiles, civiles y_tributarios constituyen plena prueba, siempre que estos estén registrados previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades 0 entidades Competentes en el lugar del domicilio principal y ademas se deben llevar en debida forma Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de |0s libros se det racticar en las oficinas o establecimientos del domiciio principal del ente econémico, en presencia de su propietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para e! efecto. Lo cual conduce a que fs Organismos Deportivos deven llevar los bros oficiales reglamentarios, previamente registrados ante fa autoridad competente, vola deci, ante la Direceién Nacional de impuestos Nacionales (D..A.N) de! lugar de su domicita, 7. CLASES DE LIBROS 4. Inventario inicial 2. Asiento de apertura 3. Registro de operaciones del afio _ 4. Balances de comprobacion §. Regularizacion 6. Asiento de cierre ~7. Cuentas anuales io7.4. Libro Auxitiar Se lleva para registrar detalladamente en orden cronolégico las cuentas principales, totalizando débitos, oréditos y saldo que pasa al final de cada eriodo al libro diario y al libre mayor, este libro no requiere ser registrado en la Camara de Gomercio_o en_la DIAN. Sirven de soporte para conocer las transacciones individuales. 7.2. Libro Diario En este libro se pasan las operaciones contables en orden cronolégico, en forma individual 0 por resimenes que no excedan de un (1) mes. Es un libro en el cual se registra dia a dia, todas las operaciones resultantes de los hechos economicos ocuttides en un periodo no superior a un (1) mes. 7.3 Libro Mayor y Balance En este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida dovle, permitiendo establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta. Se parte de los saldos del periodo anterior, se muestran los valores del movimiento debito y crédito del periodo respectivo, para iuego registrar los nuevos saldos 7.4 Libro de Inventarios y Balances Se debe hacer un inventario y un balance general at iniciar sus actividades y por lo menos una vez Cada afio para conocer en forma clara y completa la situacién del patrimonio. De forma tal que se presente una descripcion mayor a la que se encuentran en los demas libros oficiales u obligatorios. 8. PERDIDA Y RECONSTRUCCION DE LIBROS. EI ente econémico debe denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravio o destruccién de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibicién de los libros, junto con la constancia de que Jos mismos se hallaban registrados, si fuere el caso. Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravio o destruccién, tomando como base 10S comptobantes de contabilidad, las deciaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demas documentos que se consideren pertinentes. 20Guando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente econdmico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tai circunstancia, indicando el motivo de la reposicin. 9. SANCION POR LIBROS DE CONTABILIDAD Todos los cornerciantes estan Obligados a llevar contabilidad en debida forma, segiin los principios de contabilidad generaimente aceptados. Por el incumplimiento de estas obligaciones, la ley contempla una serie de sanciones, y la sancién se puede dar por no llevar Contabilidad 0 por hacerlo de forma incorrecta, sin la observancia de las normas y principios que le son aplicables Para el efecto, citamos a continvacién las disposiciones legales aplicables al tema, asi - Cédigo de Comercio Articulo 50. ‘La contabilidad solamente podra {ievarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que Suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujecion a las reglamentaciones que expida el gobierno” - Cédigo de Comercio Articulo 58. “La violacién a lo dispuesto en ei numeral 6.3 de este documento, har incurrir al responsable en multas que impondra la cémara de comercio 0 la Superintendencia Bancaria 0 de Sociedades, o la DIAN segiin el caso. de oficio o a paticion de cualquier persona, sin peruicio de las acciones _penales correspondientes” - Estatuto Tributario Articulo 688. "Sanciébn por irregularidades en la contabilidad. Sin perjuicio del rechazo de los costes, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demas conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes" 10. HECHOS IRREGULARES EN LA CONTABILIDAD Habra jugar a aplicar sancién por libros de contabilidad, en los siguientes casos: 21a) No llevar libros de contabilidad si hubiere obligacién de llevarlos; ») No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligacion de registrarios; c) No exhibir los libros de contabilidad cuando las autoridades tributarias lo exigieren, d) Llevar doble contabilidad: e) No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar 0 determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidacion de los impuestos o retenciones, y f) Cuando entre la fecha de las ultimas operaciones registradas en los libros, y el Ultimo dia dei mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibicién existan mas de cuatro (4) meses de atraso, 11. CONSERVACION Y DESTRUCCCION DE LOS LIBROS. Los entes econdmicos deben conservar debidamente ordenados los \ibros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de as cuentas, fos soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben consetvarse pueden destruirse después de veinte (20) afios contados desde el clerre de aquellos o la fecha del ultimo asiento, documento 0 comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproduccién por cualduier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) atios Tratandose de comerciantes, para diligenciar el acta de destruccion de tos ‘ibros y papeles de que trata el articulo 60 del Cédigo de Comercio, debe acreditarse ante la Cémara de Comeicio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproduccién de las copias de los libros y papeles destruidos. “Todes fos Organi contables ofici nos deportives que estén obligades a llevar contabilidad, deben levar If y registrarios ante fe DIAN. 212, SOPORTES he cust 38 Teniendo en cuenta los requisites legales que sean aplicables segtin el tipo de acto de que se trate, los hechos economicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno 0 externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos 0 los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respective 9, dejando constancia en estos de tal cifcunstancia, conservarse archivados en orden cronolégico y de tal manera que sea posible su verificacion Los soportes pueden conservarse en él idioma en el cual se hayan otorgado, asi como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares 0 de detalle. 12.1. LOS SOPORTES SON DE ORIGEN: 12.4.1 Externos. Estan constituidos por: factura de venta, factura cambiaria, Cuenta de Cobro, contratos y Documentos equivalentes a la factura 42.1.2, Internos. Comprobantes de contabilidad, actas, extractos de actas contratos, hojas de trabajo, entre otros Estos documentos deben cumplir una serie de requisitos, para que sean validos, para efectos contables, tributarios y legales. que deben ser observados por los proveedores de bienes y servicios.12.2. CLASES DE SOPORTES EXTERNOS Factura de venta. Los requisitos de que debe estar revestida una factura de venta son los siguientes: a) Estar denominada expresamente como factura de venta -Preimpreso. b) Apellidos y nombre o razén social y ntimero de identificacién tributaria - NIT- del vendedor 0 de quien presta el servicio -Preimpreso. ©) Apetiidos y nombre o razén social del adquiriente de bienes o servicio. 1d) Ulevar un numero que corresponda a un sistema de numeracién consecutiva de facturas de Venta -Preimpreso e) Fecha de expedicion, f) Descripcion especifica 0 genérica dé los articulos vendidos o servicios prestados, 4g) Discriminacién del impuesto a las ventas correspondientes. in) Valor total de la operacién i) El nombre 9 razén social y NIT dei impresor de la factura -Preimpreso ) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. k) Indicar la resolucién de autorizacién de la numeracién para facturas, otorgada por la DIAN y él intervalo respectivo. 24Las facturas pueden ser emitidas por computador o maquina registradora, pero deberan cumplir con los requisitos descritos, pero no se requieren los preimpresos. El sistema debera numerar en forma consecutiva y proveer los medios de verificacién y auditoria para la DIAN. EI software debe cumplir con las especificaciones técnicas de dicha entidad, + Factura cambiaria Es un titulo de crédito que incorpora la obligacién de pagar una suma cierta de dinero dentro de un plazo determinado; a la vez que describe las mercaderias que se han vendido como objeto del cantrato que le da nacimiento al titulo. * Documentos Equivalentes a la Factura Con el fin de facilitar las operaciones, la DIAN, acepta otros documentos, que denomina ‘Documentos Equivalentes a la Factura” asi -Tiquetes de maquinas registradoras, -Boletas de ingreso a espectaculos publico. -Tiquetes de transporte de pasajeros. -Recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por establecimientos de educacion reconocidos por el Gobierno. -Pélizas de seguros, titulos de capitalizacién y sus comprobantes de pago. + Cuentas de Cobro, debidamente elaboradas y firmadas 12.3. CLASE DE SOPORTES INTERNOS Los soportes de Origen intemos estén conformados por Actas, Contratos, Convenios y Papeles de trabajo, que deben contener la informacion necesaria para determinar la naturaleza y valor de cada operacion, y constituyen el fundamento para la elaboracién del comprobante de contabilidad (Ver anaxo 2) “Todos los Onganismos deporivos deben sopurtar debidaments los regisiros de hechos economicos,12.4. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD Las partidas asentadas en las libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronolégico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano. Los comprobantes de contabilidad deben_ser_numerados_consecutivamente, con_indicacién_del_dia_de_si preparacion y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado_ En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripcién y cvantia de las operaciones, asi como las cuentas afectadas con el asiento. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por restimenes periddicos, a lo sumo mensuales. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en '0s libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronolégico todas las operaciones. Comprobante de ingreso. El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente, y las copiaS se archivan para anexar al comprobante diario de contabilidad. Comprobante de Egreso, También llamado orden de pago o comprobante de egreso, 8 un soporte de contabilidad que respaida el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobantediario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago. Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. (or anexo 3) *Todos los Organismos deportives deben manejar comprobantes cle contabiliiad, debicamente numetacios y en forma consecutiv, respaldedos con docunrentos legalizacos y frtados por Jas personas responsables. 43. OBLIGACIONES LABORALES El tener un empleado implica Afiliacion al sistema de seguridad social. Aflliacion a caja de compensacion familiar Pagar oportunamente a la EPS sus aportes. Pagar al fondo de pensiones Pagar a la ARP el valor de los aportes. Pagar oportunamente el valor de aportes parafiscales a la Caja de ‘Compensacion Familiar: 4% para la Caja de Compensacion Familiar, 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y el 2% para el Sena * Lo anterior, aplica para todos las empleades, salvo casas aspeciates en algunos tinos de ‘contratacidn. Todos os Outanismos deportivos deben tener en cuenta el cumplinienta de astas, abligaciones. 2744, DATOS IMPORTANTES 14.1. INFORMACION BASICA DE IMPUESTOS En el tema de impuestos, el organismo deportivo debera dar cumplimiento con las obligaciones tributarias que de acuerdo a la Ley se encuentren sometidos, por lo tanto tendran que tener en cuenta lo siguiente IMPUESTO | ‘CONTRIBUYENTE /DECLARACIONDE | RENTA O INGRESOS ¥ ANUAL PATRIMONIO PERSONAS JURIDICAS | | PERSONAS NATURALES DE ACUERDO A LOS | _ TOPES | vA BIMENSUAL | PERSONAS NATURALES Y JURIDICAS RETEFUENTE MENSUAL | PERSONAS JURIDICAS Las asociaciones sin animos de lucro como contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios estén en la obligacién legal de cumplic con sus deberes y obligaciones para el estado a través de la Direccién de impuesto y ‘Aduanas Nacionales — DIAN, tales como presentar la correspondiente declaracion en los lugares y dentro de los plazos que para tal efecto fija el 28gobierno nacional, efectuar las retenciones en Ia fuente, ser responsable del impuesto sobre las ventas, si el servicio prestado no se encuentra excluido expresamente. Ahora bien, el régimen especial del impuesto sobre la renta es e! previsto en el Titulo Vi dei Libro Primero €.7. aplicable para las fundaciones sin animo de lucro, consiste de modo general en 1. Un sistema especial de determinacién de su base gravable o beneficio neto (ast. 357 E.T.) 2. Una tarifa especial de! impuesto sabre la renta del 20% (art. 356 E.T.) 3. Una exencién del pago de impuesto sobre la renta dado el cumplimiento de ciertos requisites legales (art. 358 E T) De otra parte, es importante tener en cuenta que en relacién a las Donaciones, el articulo 126-2 Inciso 2. Del Estatuto Tributario prevé: "Los contribuyentes que hagan donaciones a organismos deportivos y recreativos @ culturales debidamente reconocidos que sean personas juridicas sin anim de lucro, tienen derechos a deducir de la renta, el 125% del valor de las donaciones efectuadas durante 1 afva 0 periodo gravable”. Para gozar del beneficio de las donaciones efectuadas debe acreditarse el cumplimiento de las demas condiciones y requisitos establecidos en los articulos 125-1, 125-2 y 125-3 del Estatuto tributario y los demas que establezca el reglamento. Todos los organismos det Inbutaria por fo tanto 0s 1 n dectarar los Impuestos @ que haya lugar de acuerdo. ‘ponsabilidad de ellos fa apficacién ce la mis Ja nos 14.2. ESTATUTOS 29Teniendo en cuenta que en los estatutos se establece las funciones del Tesorero y el Revisor Fiscal, quienes se involucran directamente dentro del proceso contable y financiero de los organismos deportives. se debe dar ‘cumplimiento a dichas funciones, con el propésito que el manejo administrativo y financiero sea correcto y debidamente controlado. De esta manera, si los estatutos de dichos organismos deportivos contemplan determinadas funciones, las mismas deben ser de obligatorio cumplimiento, valga decir, si en el caso de las funciones del tesorero, se contempla entre sus funciones prestar pélizas 0 fianzas, debe darse cumpliniento a la misma Ahora bien, si dentro del funcionamiento del organismo no se estima conveniente en la practica el cumplimiento de una de las mencionadas funciones, debe presentarse una propuesta de reforma estatutaria que exciuya dicho aspecto Esto nos lleva a dedueir quo, fas funciones de cargos establecidas estaiutanamente deben umplise @ cabalidad, permiliendo de esta manera una mejor organizacién fnancier® y Iministrativa, cle fo contrane deberia onntrse de tos estatutos, los aspectos que no apliquen para ef desarrollo del organism, a través de reformas estetutarias. 14.2, PRESUPUESTO a a El presupuesto es una herrarnienta de aproximacién a los posibles ingresos y gastos que se ejecutaran en un periodo determinado, por io general un ajo. Esta herramienta permite a los entes econémicos establecer prioridades y evaluar la consecucién de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit 0, por el contrario, ahorrar en cuyo caso el ente ‘econémico presentara un superavit Para su mayor compresion y mayor control los presupuestos clasifican las cuentas con el fin de crear un sistema de informacién confiable y una herramienta que le permitira adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo eficientes sus procesos y optimizando sus operaciones. E| presupuesto es un instrumento de planificacién a corto plazo (para un afio) tiene entre sus fines y objetivos aprobar los lineamientos de la politica en la 30asignacién de recursos financieros, los mismos que rigen la administracion economica financieros, Es importante tener en cuenta que de acuerdo a |o establecido en los estatutos sociales, se encuentra inmersa la obligacién de aprobar por parte de la asamblea de asociados 0 afiliados el presupuesto de cada periodo, lo que genera que el Organo de Administracién debe velar por el cumplimiento de esto, Se debe tener presente, que la aprobacion de dicho presupuesto, debe contemplarse con anterioridad al inicio de cada periodo contable, a fin de establecer por este medio, difectrices sobre el manejo los recursos financieros. De la misma manera, cabe recordar que la aprobacién de estos, no puede ser al final a fuera de! ejercicio contable, Es decir, si estatutariamente el presupuesto debe aprobarse entre los tres (3) primeros meses de cada afio, no es viable aprobar presupuesto en el mes de Agosto u Octubre cuando no se puede ejeoutar 0 dar aplicacién al mismo, “Por lo tanto es responsabilidad de a administracién de! organismo deportivo, elaborar of presupuesto como herramienta financiera, ef cuss se deberd desarroliar en un ejercicio