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e-SOCIAL ou EFD-Social
Gilberto A Silva
Caractersticas Bsicas das Nomenclaturas Abordadas neste Trabalho
1) rgos Reguladores
RECEITA FEDERAL: rgo especfico, singular e subordinado ao Ministrio da Fazenda, que exerce funes essenciais para
que o Estado possa cumprir os seus objetivos. responsvel pela administrao dos tributos de competncia da Unio, inclusive
os previdencirios, abrangendo parte significativa das contribuies sociais do pas.
SISTEMA TRIBUTRIO NACIONAL: trata-se do Cdigo Tributrio Nacional (CTN) que instituiu as normas gerais do
Direito Tributrio, exigidas pelo art. 146, inciso III da Constituio.
CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: adotado pelo Governo Federal atravs da Lei n 4.923/65, que
criou o registro permanente de admisses e dispensa de empregados, no regime da Consolidao das Leis do Trabalho - CLT.
CAT - Comunicao de Acidente do Trabalho: um documento emitido para reconhecer um acidente de trabalho ou uma
doena ocupacional. A comunicao deve ser emitida pela empresa no prazo de 1 dia util, ou, se ocorreu bito, imediatamente.
Pode tambm ser emitida - mesmo fora do prazo - pelo mdico, pelo familiar, por um dependente do empregado, pelo sindicato
ou por uma autoridade pblica, sendo que, nesse caso o INSS enviar uma carta empresa para que esta emita a sua CAT.
Mesmo sem a CAT empresarial o perito mdico do INSS pode reconhecer o nexo tcnico, ou seja, que a leso ou doena foi
causada no ambiente de trabalho. Para tanto, pode solicitar outros documentos (atestado de sade ocupacional, perfil
profissiogrfico previdencirio etc.) ou vistoriar o posto de trabalho na empresa. O segurado especial (pequeno agricultor e
pescador) no empregado, logo no pode apresentar CAT empresarial e o trabalhador avulso apresenta CAT emitida pela
empresa tomadora de servio. Os outros segurados no possuem direito a benefcios acidentrios.
CEI - Cadastro Especfico do INSS: o cadastramento para identificao do contribuinte junto ao Instituto Nacional do Seguro
Social (INSS).
CIPA - Comisso Interna de Preveno de Acidentes (NR 5) : as empresas privadas e os rgos governamentais com
empregados registrados pela CLT so obrigadas a organizar e a manter em funcionamento, por estabelecimento, uma CIPA,
conforme o nmero de empregados (a partir de 20) e o seu consequente grau de risco.
A CIPA tem como objetivo a preveno de acidentes e doenas decorrentes do trabalho, de modo a tornar compatvel
permanentemente o trabalho com a preservao da vida e a promoo da sade do empregado.
As empresas que no se enquadrarem nesta obrigatoriedade, devero anualmente designar um empregado como representante, o
qual dever participar do Curso da CIPA.
CLT - Consolidao das Leis do Trabalho: a principal norma legislativa brasileira referente ao Direito do Trabalho e ao
Direito Processual do trabalho. Ela foi criada atravs do Decreto-Lei n 5.452, de 1 de maio de 1943, unificando toda a
legislao trabalhista ento existente no Brasil.
CNIS: Cadastro Nacional de Informaes Sociais: um banco de dados do Governo Federal, que reme informaes dos
trabalhadores nacionais, tais como, recolhimentos Previdncia Social, sendo as informaes recebidas de diversas fontes.
CONTRATO DE TRABALHO: outra norma contida na CLT e ratificada pela maioria das categorias econmicas, em
negociao coletiva. O Contrato de Trabalho poder ser acordado tcita ou expressamente, verbalmente ou por escrito e por
prazo determinado ou indeterminado. O contrato por prazo determinado s ser vlido em se tratando de:
Servios cuja natureza ou transitoriedade justifique a predeterminao do prazo;
Atividades empresariais de carter transitrio;
Contrato de experincia.
DACON - Demonstrativo de Apurao de Contribuies Sociais: trata-se de uma obrigao acessria que deve ser apresentada
mensalmente pelas pessoas jurdicas tributadas pelos regimes do Lucro Real e Lucro Presumido, bem como por entidades
imunes e isentas, quando estas possurem Folha de Pagamento e receitas diversas de sua atividade prpria.
DCTF-Prev: as informaes da Folha de Pagamento Digital sero enviadas via DCTF Web, sendo as mesmas importadas do
sistema da empresa diretamente para o e-Social. Servir tambm para a unificao dos procedimentos no mbito da Receita
Federal, para efeito da solicitao de parcelamento, compensao, restituio e de certido negativa.
DIRF: Declarao do Imposto de Renda Retido na Fonte.
EMPREENDEDOR INDIVIDUAL (MEI ou EI): faz parte da Lei Geral da Microempresa e Empresa de Pequeno Porte,
permitindo que manicures, costureiras, pintores, mecnicos, feirantes e outros profissionais possam se formalizar.
EMPREGADO DOMSTICO: aquele que presta servios de natureza contnua e de finalidade no lucrativa pessoa ou
famlia no mbito residencial destas.
EMPREGADORES INDIVIDUAIS: o empresrio individual, que antes da vigncia do Cdigo Civil de 2002 chamava-se
firma individual, uma pessoa fsica que exerce pessoalmente atividade de empresrio, assume responsabilidade ilimitada e em
caso de falncia responde com seus bens pessoais. O empresrio individual no tem personalidade jurdica, ou seja, mesmo
tendo registro no CNPJ, no considerado pessoa jurdica. O empresrio individual poder optar por se enquadrar como
Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte, se atendidas as exigncias contidas em lei.
ECA - Exame Complementar de Audiometria: um exame que avalia a capacidade do paciente para ouvir sons. Geralmente
esse exame pedido quando, numa consulta mdica, o paciente ou seus familiares alegam que ele est ouvindo pouco, mas pode
servir tambm para complementar outros diagnsticos (traumas, infeces, condies hereditrias etc.). O grau da perda
auditiva pode ser verificado em cada ouvido isoladamente e pode se dever a perdas provenientes do ouvido externo, ouvido
mdio ou ouvido interno, bem como do nervo e das vias auditivas sensoriais ou podem ser perdas mistas.
EPI - Equipamento de Proteo Individual: so quaisquer meios ou dispositivos destinados a ser utilizados por uma pessoa
contra possveis riscos ameaadores da sua sade ou segurana durante o exerccio de uma determinada atividade. Um
equipamento de proteo individual pode ser constitudo por vrios meios ou dispositivos associados de forma a proteger o seu
utilizador contra um ou vrios riscos simultneos. O uso deste tipo de equipamento s dever ser contemplado quando no for
possvel tomar medidas que permitam eliminar os riscos do ambiente em que se desenvolve a atividade.
FOLHA DE PAGAMENTO DIGITAL: contempla a unificao das informaes trabalhistas, fiscais e previdencirias,
oriundas do processo de Folha de Pagamento tradicional das empresas, as quais sero transmitidas ao e-Social.
GFIP/SEFIP: corresponde a um instrumento adotado para montar um cadastro eficiente de vnculos e remuneraes, tendo
dupla finalidade:
Guia de Recolhimento do FGTS;
Documento de declarao de dados e informaes Previdncia Social.
A confeco da GFIP tornou-se obrigatria a partir da competncia janeiro/1999, devendo ser apresentada mensalmente,
independentemente do efetivo recolhimento ao FGTS ou das contribuies previdencirias, quando houver.
GPS - Guia da Previdncia Social: uma obrigao tributria principal devida por todas as pessoas jurdicas e equiparadas que
possuam empregados. Tambm utilizada para o recolhimento devido pelas empresas sobre remuneraes a Trabalhadores
Autnomos e Profissionais Liberais, para a contribuio dos Scios ou Administradores a ttulo de Pr-labore, importncias
retidas de terceiros e para a reteno de 11% sobre o valor da Nota Fiscal, Fatura ou Recibo de Prestao de Servios.
IRRF - Imposto de Renda retido na Fonte: uma obrigao tributria de todas as empresas, calculado sobre a remunerao
recebida pelos empregados, conforme tabela progressiva estabelecida pela Receita Federal.
MANAD - Manual Normativo de Arquivos Digitais: expedido pela Previdncia Social, destinado s empresas que utilizarem
sistema de processamento eletrnico de dados para o registro de negcios e atividades econmicas, escriturao de livros ou
produo de documentos de natureza contbil, fiscal, trabalhista e previdenciria. Dever ser apresentado, quando a empresa for
intimada por auditor fiscal da Previdncia Social a apresentar a documentao tcnica completa e atualizada dos seus sistemas,
bem como os arquivos digitais com as informaes relativas aos seus negcios e atividades econmicas. Atravs dele,
fiscalizam-se os tributos previdencirios e os demais tributos federais.
MEI - Microempreendedor Individual (MEI) a pessoa que trabalha por conta prpria e que se legaliza como pequeno
empresrio. Para ser um microempreendedor individual, necessrio faturar no mximo at R$ 60.000,00 por ano e no ter
participao em outra empresa como scio ou titular. O MEI tambm pode ter um empregado contratado que receba o salrio
mnimo ou o piso da categoria. Entre as vantagens oferecidas por essa lei est o registro no Cadastro Nacional de Pessoas
Jurdicas (CNPJ). Alm disso, o MEI ser enquadrado no Simples Nacional e ficar isento dos tributos federais (Imposto de
Renda, PIS, Cofins, IPI e CSLL).
OBRIGAES ACESSRIAS: tem origem na legislao para municiar a Administrao Tributria de informaes de
interesse da arrecadao ou da fiscalizao. Ex: apresentao de IR.
OBRIGAO PRINCIPAL: surge com a ocorrncia do fato gerador. Seu objeto o recolhimento do tributo ou a penalidade
pecuniria. Extingue-se com o crdito dela decorrente.
PAT- Programa de Alimentao do Trabalhador : visa oferecer benefcios fiscais para as empresas tributadas pelo Lucro Real
que custearem a alimentao de seus empregados. Est prevista tambm a sua obrigatoriedade, independentemente dos
benefcios fiscais, para alguns ramos de atividade por fora de normas contidas em conveno, acordo ou dissdio coletivo da
categoria econmica.
PCMSO - Programa de Controle de Medicina e Sade Ocupacional: um procedimento legal estabelecido pela CLT, visando
proteger a sade ocupacional dos empregados. Algumas das suas exigncias bsicas so a realizao e o registro dos seguintes
exames em todos os empregados de uma empresa: Exame admissional, Exame peridico, Exame de retorno ao trabalho (aps
afastamento por doena ou acidente), Exame de mudana de funo e Exame demissional. obrigatrio para todos os
empregadores e instituies que admitam empregados.
PPP - Perfil Profissiogrfico Previdencirio: um documento histrico-laboral que contm vrias informaes relativas s
atividades do empregado na empresa, contendo os dados administrativos e o resultado da monitorao biolgica e ambiental.
um documento apresentado em formulrio institudo pelo INSS, que contm informaes detalhadas sobre as atividades do
empregado, exposio a agentes nocivos sade e outras informaes de carter administrativo. O objetivo do PPP apresentar,
em um s documento, o resumo de todas as informaes relativas fiscalizao do gerenciamento de riscos e a existncia de
agentes nocivos no ambiente de trabalho, alm de ser o documento que orienta o processo de reconhecimento da aposentadoria
especial, podendo tambm ser usado para caracterizar o nexo tcnico em caso de acidente de trabalho.
PR-LABORE: a remunerao dos scios que trabalham na empresa e corresponde ao salrio de um administrador
contratado para isso. Assim, o valor do Pr-labore deve ser definido com base nos salrios de mercado para o tipo de atividade
que o scio presta. No se deve retirar mais recursos como Pr-labore do que se pagaria a um empregado que realizasse as
mesmas tarefas que os scios que trabalham na empresa realizam.
PVA - Programa Validador e Alimentador: um arquivo da Receita Federal que possibilita a digitao, alterao e a assinatura
digital de documentos, transmisso e excluso de arquivos, gerao de cpia de segurana e a sua restaurao.
RAIS - Relao Anual de Informaes Sociais: tem por objetivo o suprimento das necessidades de controle da atividade
trabalhista no pas, e ainda o provimento de dados para a elaborao de estatsticas do trabalho e a disponibilizao de
informaes do mercado de trabalho s entidades governamentais.
RET - Registro de Eventos Trabalhistas: as informaes dos eventos trabalhistas sero transmitidas tempestivamente, ou seja,
medida que em ocorrerem e em arquivos individuais para cada evento, que alimentar uma base de dados do e-Social
denominada RET. Representar o histrico laboral de cada empregado e resultar em um maior rigor no cumprimento da
legislao trabalhista e, consequentemente, menor flexibilidade nas relaes entre empregadores e empregados.
RPE - Registro de Ponto Eletrnico: entende-se como um sistema eletrnico de registro de ponto, qualquer sistema de controle
de jornada de trabalho que utilize meios eletrnicos para identificar o empregado, de forma a tratar, armazenar ou enviar
qualquer tipo de informao de marcao de ponto.
Desde 03 de setembro de 2012 passou a vigorar portaria do Ministrio do Trabalho e Emprego, exigindo tambm das
Microempresas e Empresas de Pequeno Porte a utilizao do ponto eletrnico em suas unidades.
As empresas que tm at 10 empregados no so obrigadas a aderir nova regra, podendo manter a marcao de forma manual
ou mecnica.
SPED - Sistema Pblico de Escriturao Digital: de modo geral, consiste na modernizao da sistemtica atual do cumprimento
das obrigaes acessrias, transmitidas pelos contribuintes s Administraes Tributrias e aos rgos fiscalizadores, utilizando-
se da certificao digital para fins de assinatura dos documentos eletrnicos, garantindo assim a validade jurdica dos mesmos
apenas na sua forma digital.
TERMO DE RESCISO DO CONTRATO DE TRABALHO: instrumento de quitao das verbas rescisrias e ser
utilizado para o saque do FGTS. Alm das verbas rescisrias, devem ser observadas as instrues de preenchimento, como a
causa e o motivo da resciso contratual.
WEB SERVICE: uma soluo utilizada na integrao dos sistemas e na comunicao entre aplicaes diferentes. Com esta
tecnologia possvel que novas aplicaes possam interagir com aquelas que j existem e que sistemas desenvolvidos em
plataformas diferentes sejam compatveis.
Os Web Services so componentes que permitem enviar e receber dados em formato XML. Cada aplicao pode ter a sua
prpria linguagem, que ser traduzida para uma linguagem universal, o formato XML.
e-SOCIAL
1) Introduo
O e-Social consiste na escriturao digital da Folha de Pagamento e das obrigaes trabalhistas, previdencirias e fiscais
atualmente existentes, relativas a todo e qualquer vnculo trabalhista contratado no Brasil. um subprojeto no mbito do
Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED) e se constitui em mais um avano na informatizao da relao entre o
fisco e os contribuintes, pois vai recepcionar em um nico ambiente nacional todas as obrigaes descritas acima, as quais
so de responsabilidade das empresas sobre os seus empregados, com ou sem vnculo empregatcio.
O e-Social atender as necessidades da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), do Ministrio do Trabalho e
Emprego (MTE), do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), da Caixa Econmica Federal (CEF) e do Conselho
Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Servio (FGTS), bem como da Justia do Trabalho em especial no mdulo
relativo ao tratamento das Aes Reclamatrias Trabalhistas. Tambm devero ficar disponveis aos empregados de modo
geral. A sua implantao est prevista a partir de 2014, conforme cronograma abaixo:
Empregadores Lucro Real: cadastramento at abril/2014, sendo que a Folha de Pagamento Digital e a apurao dos
tributos devero ser iniciadas at maio/2014. Substituio da GFIP a partir de julho/2014;
Empregadores Lucro Presumido: cadastramento at setembro/2014, sendo que a Folha de Pagamento Digital e a apurao
dos tributos devero ser iniciadas at outubro/2014. Substituio da GFIP a partir de novembro/2014;
Demais Empregadores (MEI e Pequeno Produtor Rural): implantao do e-Social com recolhimento unificado at o final
do 1 semestre de 2014.
Referidos prazos ainda esto em fase de estudos por parte dos rgos competentes.
OBS: Torna-se importante salientar que todas as empresas devero participar deste subprojeto, inclusive as Imunes, os
Condomnios, as MEI e os Empregadores Domsticos, pois o foco do e-Social no a tributao e sim o empregador.
Deve-se ainda destacar que o e-Social estar vinculado ao crdito tributrio e, portanto, ser expandido aos demais
subprojetos do SPED.
As mudanas propostas pelo e-Social e descritas neste manual, levaro as empresas a repensarem as suas rotinas para
garantir que os dados sobre os seus empregados possam ter a qualidade e a confiabilidade necessrias e, assim, gerar
arquivos seguros a serem enviados ao fisco. Desta forma, para implementar o subprojeto, torna-se importante iniciar
rapidamente uma anlise dos processos e das rotinas existentes e explicar internamente para todos quais sero os objetivos
e as respectivas obrigaes, realizando uma sequncia de comunicaes internas envolvendo todas as reas a ser
impactadas, pois todos devero entender qual ser o grau de dificuldade da implantao do e-Social e seus desdobramentos.
Deixar para se preocupar em cima da hora ser perigoso, e assim sendo, aconselha-se o incio da anlise das dificuldades da
rea de Recursos Humanos, atravs do mapeamento dos processos relacionados como o cadastro de empregados, com o
software de Folha de Pagamento (verificando se este o ideal para os parmetros da empresa) e assim por diante. Deve-se,
tambm, ter ateno especial com a gesto dos contratos de terceiros. Portanto, o ponto de partida dever ser na rea de
Recursos Humanos, pois ser atravs do software de gesto existente na mesma que sero transmitidos todos os eventos
relativos ao e-Social (vide os eventos no tpico 5 adiante).
2) Objetivos
O seu principal objetivo ser a simplificao no cumprimento das obrigaes trabalhistas, previdencirias e tributrias,
tanto principais quanto acessrias, para aumentar a formalizao do emprego e a incluso previdenciria, melhorando a
renda do empregado nacional e reduzindo o custo de administrao das empresas. A seguir, seguem as informaes que
sero parte integrante do e-Social:
Folha de Pagamento Digital dos empregados: tambm estaro inclusas as Folhas de Pr-labore dos scios e dos
Prestadores de Servios contratados;
Eventos trabalhistas: informaes resultantes da relao jurdica entre o empregado e o empregador, tais como:
admisses, registro de empregados, aviso de frias, afastamentos temporrios, comunicaes de aviso prvio,
comunicao de acidente de trabalho, punies disciplinares (advertncia e suspenso), demisses etc;
Retenes de contribuies previdencirias e informaes sobre o FGTS;
Algumas contribuies previdencirias como as incidentes sobre a comercializao da produo rural, espetculos
desportivos, cooperativas de trabalho, prestao de servios com cesso de mo de obra, patrocnios a associaes
desportivas que mantenham equipes de futebol profissional etc;
Aes judiciais trabalhistas.
As informaes dos eventos trabalhistas sero transmitidas tempestivamente, ou seja, medida em que ocorrerem, e em
arquivos individuais para cada evento que alimentar uma base de dados (cenrio nacional) do e-Social denominada RET -
Registro de Eventos Trabalhistas (vide tpico 5.2 adiante), que representar o histrico laboral de cada empregado e
resultar em um maior rigor no cumprimento da legislao trabalhista e, consequentemente, uma menor flexibilidade nas
relaes entre empregadores e empregados.
Incluir, tambm, outros eventos adjacentes previstos nas leis trabalhistas, tais como: como retenes, benefcios e at
aspectos de segurana do trabalho, tais como a obrigatoriedade do uso de EPI, riscos ambientais e respectivas
aposentadorias especiais.
3) Abrangncia do e-Social
Objetiva englobar em nico mdulo todas as atividades relacionadas a seguir:
Folha de Pagamento Digital: escriturao fiscal digital das obrigaes previdencirias e trabalhistas;
Folha de Pagamento Digital Simplificada: escriturao simplificada para pequenos empregadores (MEI, Segurado
Especial, Empregador Domstico, Pessoa Fsica equiparada Empresa e Simples Nacional);
Registro de Eventos Trabalhistas (RET);
Banco de Dados do Empregado: base de dados com a viso da vida laboral do empregado;
Portal do Trabalhador: sistema de consulta das informaes dos empregados e autnomos;
Sistema de Consulta da Declarao: portal do empregador;
Mdulo Reclamatrio Trabalhista;
Plano de capacitao e divulgao na sociedade civil;
Atendimento integrado aos rgos da administrao direta e indireta federal nas informaes previdencirias e
trabalhistas.
4) Atribuies
A instituio do e-Social como porta de entrada e controle das informaes decorrentes dos vnculos empregatcios, tem
como atribuies, dentre outras:
Racionalizar e uniformizar as obrigaes acessrias para os contribuintes, com o estabelecimento da transmisso nica
para todas as informaes atualmente exigidas por meio de distintas obrigaes acessrias de diferentes rgos
fiscalizadores (vide tpico 1 - Introduo);
Reduzir o custo de produo, controle e disponibilizao das informaes trabalhistas, previdencirias e fiscais;
Compartilhamento de um nico banco de dados entre os rgos intervenientes, com informaes integradas e atualizadas
sobre o universo relativo ao vnculo do trabalho, respeitadas as prerrogativas e restries legalmente impostas;
Melhorar a distribuio da carga tributria sobre os contribuintes pelo rigoroso combate sonegao, tornando mais
clere a identificao de ilcitos trabalhistas, previdencirios e tributrios, com a melhoria do controle dos processos, a
rapidez no acesso s informaes e a fiscalizao mais efetiva das operaes com o cruzamento de dados e da realizao
de auditorias eletrnicas;
Reduzir as fraudes na concesso de benefcios previdencirios e no Seguro Desemprego, pela implementao de mtodos
seguros de transmisso e de cruzamento de informaes;
Ampliar a base de arrecadao dos tributos incidentes sobre a remunerao, sem aumentar a carga tributria;
Reduzir a informalidade na relao de emprego.
4.1 - Problemas atualmente detectados
Dentre outros, destaca-se:
Multiplicidade de obrigaes acessrias;
Falta de padronizao das Folhas de Pagamentos;
Redundncia no encaminhamento dos dados;
GFIP/SEFIP com erros na gerao, processamento e na transmisso das informaes;
Problemas para emisso da Certido Negativa de Dbitos (CND) Previdencirios;
Grande incidncia de erros no Cadastro Nacional de Informaes Sociais (CNIS);
GPS com valor diverso do constante da GFIP/SEFIP.
Por ser oportuno, voltamos a enfatizar que os empresrios devem se preparar, pois chegada a hora do envolvimento da
rea de Recursos Humanos (RH), com a incluso, inicialmente, da escriturao da Folha de Pagamento atual, seguida do
Registro de Empregados, sendo que entram no rol dos documentos enviados de forma padronizada e digital os dados e as
obrigaes trabalhistas, previdencirias e fiscais, o que vem sinalizar a complexidade deste subprojeto, pois o atraso no
cumprimento dos prazos ensejar multas (vide tpico 11 adiante).
5) Implantao
A implantao do e-Social ser desafiadora, pois reflete a complexa legislao trabalhista brasileira, uma vez que o projeto
no cria nenhuma obrigao, mas sim rene de forma digital tudo o que j existe atualmente.
No primeiro momento os eventos relacionados Folha de Pagamento Digital, tais como: registro de empregado, aviso de
frias, atestados de sade ocupacional, comunicao de acidente do trabalho (CAT), admisso etc, so os que representam
o maior grau de dificuldade, porque devero ser enviados tempestivamente, ou seja, a cada ocorrncia.
As retenes de todos os impostos relacionados ao e-Social ocorrero em um nico DARF, exatamente como ocorre no
regime tributrio Simples Nacional, extinguindo-se a GPS. A unificao de nove obrigaes existentes atualmente, ou seja:
Livro de Registro de Empregado, Folha de Pagamento, Arquivo Eletrnico entregue fiscalizao (MANAD), GFIP,
RAIS, CAGED, DIRF, CAT e Perfil Profissiogrfico Previdencirio, em um nico modelo digital, sero um grande ganho
para as empresas. Sero mantidos os prazos para recolhimento das contribuies previdencirias.
A seguir, demonstra-se como ser o fluxo de informaes da empresa para a alimentao do e-Social:
REGISTRO DE EVENTOS
TRABALHISTAS e-SOCIAL
RET (ambiente nacional)
FOLHA DE PAGAMENTO E
OUTRAS INFORMAES
PREVIDENCIRIAS
E FISCAIS
Salientamos que a substituio das informaes acessrias, tais como: DIRF, RAIS, CAGED e outras, devero ser
realizadas a partir de janeiro/2015, data esta que tambm comear a ser implantado o mdulo de Reclamatria Trabalhista
(Justia do Trabalho), prazos estes que tambm podero ser alterados.
Segue-se uma descrio de como os diferentes eventos acima devero ser alimentados e transmitidos ao e-Social:
5.1 - Carga Inicial: ou carga nica, na qual as empresas encaminharo ao e-Social um arquivo inicial que contemplar
todas as informaes relativas aos seus empregados, demonstrando o vnculo existente entre estes e a empresa. A
partir dessa entrega a empresa passar a gerar automaticamente e sempre quando existentes todos os eventos
ocorridos, os quais alimentaro e ficaro armazenados no respectivo RET (vide tpico 5.2 adiante) do empregado.
A partir da data de entrada em vigor do e-Social, os empregadores sero identificados apenas pelo CNPJ. Os
empregados, por sua vez, tero como identificadores obrigatrios o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP). O par CPF
x NIS dever estar consistente com o CNIS (Cadastro Nacional de Informaes Sociais), e ser validado no ato da
transmisso. Sua inconsistncia gerar recusa no recebimento da informao.
As empresas devero dar ateno especial s informaes cadastrais dos seus empregados, certificando-se da sua
consistncia com o CNIS e, se necessrio, proceder regularizao das inconsistncias antes da data de entrada em
vigor do e-Social.
5.2 - Registro de Eventos Trabalhistas - RET: cada empregado ter um RET que contemplar todas as suas informaes
cadastrais e laborais decorrentes do vnculo empregatcio, sendo que referidas informaes sero confrontadas com
as que sero encaminhadas mensalmente atravs da Folha de Pagamento Digital, para efeito de consistncia entre as
informaes encaminhadas e as existentes no banco de dados do e-Social. Cada novo evento existente dever gerar
um arquivo XML, para fins de transmisso ao ambiente nacional.
Torna-se importante salientar que, atualmente existem 23 tipos de eventos trabalhistas, os quais sero gerados e
transmitidos na medida em que ocorrerem e obervando os prazos previstos na legislao em vigor para a sua
informao. Deve ser enfatizado que para cada evento trabalhista ocorrido dever ser gerado um arquivo nico, no
layout especfico para aquele evento, tais como:
Estabilidades legais e convencionais, estabelecidas por Lei ou por acordo sindical, tais como: CIPA,
Aposentadoria, Estabilidade Acidentria, Dirigente Sindical etc;
Alteraes cadastrais e contratuais, tais como: endereo, cdigo do Municpio (empresa/empregado) cargo,
funo, riscos ocupacionais, afastamentos etc;
Movimentaes diversas, tais como: acidente do trabalho, doena, aposentaria por invalidez, salrio maternidade,
rescises do contrato de trabalho etc;
Todo empregado que receber remunerao da empresa de forma contnua, porm sem vnculo empregatcio,
tambm dever estar cadastrado na base de dados do RET, tais como: Diretor no empregado, Dirigente Sindical,
Cooperado, Estagirio e outros. Os autnomos, apesar de no possurem vnculo empregatcio, no recebem
remunerao de forma continua e, desta forma, a informao relativa aos mesmos somente ocorrer quando da
prestao do respectivo servio.
Torna-se importante esclarecer que todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passaro por uma validao
e somente sero aceitos se estiverem consistentes com o arquivo contido no RET.
O RET tambm ser utilizado para validao da Folha de Pagamento Digital, a qual somente ser acatada se todos
os empregados cadastrados no RET como ativos constarem da mesma e, por outro lado, todos os empregados
constantes da Folha de Pagamento Digital constarem no RET.
5.3 - Folha de Pagamento e Outras Informaes Previdencirias: na realidade corresponder remessa para o e-Social
da prpria Folha de Pagamento Digital, transmitida no ms subsequente em formulrio padro pela empresa
englobando todos os seus estabelecimentos, a qual dever estar consistente e em conformidade com as informaes
contidas no RET (Registro de Eventos Trabalhistas), e com as bases de dados do Governo Federal (CPF, CNIS). A
Folha de Pagamento Digital ser validada com a lista dos empregados, base tributria dos mesmos e da empresa, carga
remuneratria e outras informaes e, por fim, possibilitar a gerao eletrnica da guia de recolhimento dos
respectivos impostos. O incio da transmisso dever ser realizado com o arquivo de Abertura, e a sua finalizao com
o arquivo de Encerramento (vide tpico 9 adiante).
Ao se encerrar a Folha de Pagamento, haver o resumo geral das contribuies e de outros impostos. A empresa
dever acatar o ali contido automaticamente ou apenas encaminhar os seus registros, propiciando que o e-Social
realize uma conciliao das informaes recebidas. Esta totalizao ao final determinar se o sistema da empresa est
coerente com a legislao vigente.
Importante esclarecer que a base de dados do e-Social no acatar informaes divergentes entre a sua base de clculo
e as constantes da Folha de Pagamento Digital, pois estas informaes formaro um cadastro nico dos empregados.
Desta maneira, todo o histrico dos empregados dever estar correto, tais como:
A exatido das informaes dos trabalhadores (CPF, nome, PIS/PASEP/NIT, data de nascimento), evitando-se
assim cadastramentos em duplicidade;
Todos os segurados empregados relacionados no arquivo devem ter sido previamente registrados, com o envio do
evento de Admisso do Trabalhador;
Em caso de divergncias entre a base de dados do e-Social e a Folha de Pagamento Digital recepcionada, esta ser
recusada pelo sistema e devolvida para fins de correo;
Todos os segurados empregados com vnculo de trabalho ativo na empresa devero constar no arquivo digital:
efd-social\EFD Social - S-1100 - Diagrama Caixas.pptx.
Torna-se importante enfatizar que aps a alimentao dos eventos demonstrados nos trs pargrafos acima, o e-Social
estar atualizado em ambiente nacional, estando, portanto, disposio das autoridades fiscais (vide no tpico 1 -
Introduo, quais so estes rgos fiscalizadores) para as anlises que se fizerem necessrias a partir das suas bases de
informaes.
Informa-se ainda que no haver PVA (Programa Validador e Alimentador) constante dos subprojetos anteriores do SPED,
sendo que os arquivos sero transmitidos no padro XML (Manual j disponvel no site da Receita Federal).
Dever haver confiabilidade das informaes transmitidas, as quais, de forma digital, sero utilizadas em cruzamentos da
Receita Federal, sendo que, nestes casos, as inconsistncias sero facilmente detectadas. A informatizao ser
fundamental, assim como a integrao da rea de Recursos Humanos com o Financeiro, Contbil, Fiscal e Jurdico, uma
vez que algumas informaes relativas ao e-Social no so de responsabilidade direta da rea de Recursos Humanos, e sim
de outras reas. Neste subprojeto todas as remessas de arquivos possuiro prazos de entregas pr-estabelecidos, os quais,
caso no cumpridos, resultaro em multas (vide tpico 11 adiante).
Para a correta implantao do e-Social, as empresas devero possuir um sistema de gesto estruturado e integrado ERP
(Enterprise Resource Planning) ou Sistema de Informaes Gerenciais, o qual, em termos gerais, uma plataforma de
software desenvolvida para integrar as diversas reas de uma empresa, possibilitando a automao e o armazenamento de
todas as informaes de negcios que permita a uma organizao dos dados dos vrios setores internos, objetivando
facilitar o correto cumprimento dos requisitos de formatos padronizados dos arquivos e das obrigaes pr-definidas,
atentando para o que segue:
Observar as atuais prticas internas de informatizao e de organizao de todas as obrigaes trabalhistas,
previdencirias e fiscais;
Revisar todos os cadastros de informaes digitais dos empregados da empresa, principalmente em relao s
informaes contidas nas fichas de registros.
Para assegurar a qualidade dos dados que sero enviados ao fisco, as empresas necessariamente devero realizar mudanas
significativas na sua cultura, estrutura organizacional e processos, como tambm investimento em tecnologia da informao
e capacitao dos seus profissionais, podendo mesmo at vir a melhorar os seus processos de gesto, pois dever haver um
planejamento de Recursos Humanos devido maior exposio fiscal. Para garantir que a empresa se torne melhor aps o
projeto de implantao, so fatores como: metodologia, experincia, cultura, estratgia, trabalho em equipe e melhoria dos
processos, que realmente faro a diferena.
7) Tabelas
Buscando uma melhor otimizao dos arquivos, bem como das informaes armazenadas no ambiente nacional do e-Social
ao longo do tempo, as informaes de natureza permanente sero armazenadas em tabelas existentes naquele ambiente.
So consideradas informaes de natureza permanente aquelas que podem ser utilizadas em mais de um arquivo do
ambiente nacional do e-Social, ou em mais de uma competncia. Sero armazenadas em tabelas as seguintes informaes:
Rubricas (criadas pelo sistema, tais como: INSS, FGTS e IRRF) da Folha de Pagamento Digital;
Lotaes e Departamentos;
Cargos;
Funes;
Horrios dos empregados;
Estabelecimentos e obras de construo civil;
Processos administrativos e judiciais;
Operadores porturios, cadastrados pelo OGMO (rgo Gestor de Mo de Obra).
Para que as empresas possam gerar e transmitir os arquivos do e-Social, sero necessrias algumas ferramentas que sero
liberadas da seguinte forma:
Disponibilizao do aplicativo para qualificao do cadastro dos trabalhadores existentes nas empresas (consulta CPF,
PIS/NIT e data de nascimento na base do sistema CNIS) - em setembro/2013;
Manual de especificao tcnica do XML e conexo Web Service - divulgao em outubro/2013;
Ambiente de testes para conexo Web Service e recepo dos eventos iniciais (pr-produo) - disponvel a partir de
novembro/2013;
Ambiente de testes para conexo Web Service e recepo do cadastramento inicial dos trabalhadores - disponvel a partir
de maro/2014.
em decorrncia desta transmisso de informaes, que enfatizamos no tpico 6 (Sistema de Informaes Gerenciais), que
o ERP existente dever se encontrar em conformidade e adequado s necessidades da empresa no mbito do e-Social.
A - Eventos Iniciais
Informaes do Empregador;
Arquivos de Tabelas;
Tabela de Rubricas da Folha de Pagamento;
Tabela de Lotaes e Departamentos;
Tabela de Cargos;
Tabela de Funes;
Tabela de Horrios;
Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construo Civil;
Tabela de Processos;
Tabela de Operadores Porturios;
Cadastramento Inicial de Vnculos.
B - Eventos trabalhistas
Cadastramento Inicial;
Admisso;
Alterao Cadastral;
Alterao Contratual;
CAT;
ASO;
Aviso de Frias;
Afastamento Temporrio;
Alterao de Afastamento Temporrio;
Retorno de Afastamento Temporrio;
Estabilidade Incio;
Estabilidade Trmino;
Condio Diferenciada de Trabalho - Incio;
Condio Diferenciada de Trabalho - Trmino;
Aviso Prvio;
Cancelamento de Aviso Prvio;
Atividades Desempenhadas;
Comunicao de Acidente de Trabalho.
Ao se enviar as informaes da remunerao dos trabalhadores (Folha de Pagamento Digital), as rubricas da Folha
devem constar da tabela de rubricas;
Ao se transmitir um arquivo de aviso de frias de um determinado empregado, este deve constar do RET como
empregado ativo. Para constar no RET, h necessidade da transmisso do arquivo de admisso ou do Cadastro Inicial de
Vnculo;
Ao se enviar a remunerao de determinado funcionrio na Folha de Pagamento Digital, ele deve constar do RET.
As informaes do e-Social podero ser validadas pelas informaes contidas no sistema RPE, e obrigar o
registro do empregado, o controle da sua jornada de trabalho, da localizao e os seus afastamentos.
Permitir a comparao por parte das autoridades fiscais, a respeito das informaes de fato ocorridas no
empregador com as informaes declaradas em Folha de Pagamento Digital.
Sero apuradas as eventuais diferenas de valores das contribuies previdencirias devidas que foram informadas
em Folha de Pagamento Digital e no foram declaradas em GFIP.
Introduo de um controle atualmente inexistente sobre as verbas decorrentes do acrscimo da jornada de trabalho,
mudana de estabelecimento e de horrio especial.
O exame mdico peridico deve ser feito em seis meses, e se for um exame complementar de audiometria, em um ou
dois anos. Porm a partir do e-Social o chamado ASO (Atestado de Sade Ocupacional) dever ser informado no
sistema, assim como o PCMSO - Programa de Controle de Medicina e Sade Ocupacional.
Aviso prvio retroativo. Embora no esteja previsto em Lei, na prtica funciona desta forma: o empregado quer sair da
empresa e realizar um acordo. Caso a empresa concorde, ela efetua o comunicado em data retroativa para a dispensa do
empregado e a liberao do FGTS e do Seguro Desemprego. Com o e-Social todos os desligamentos tero que ser
comunicados tempestivamente, ou seja, na medida em que ocorrerem, pois um evento de desligamento s ser acatado,
se os eventos anteriores tiverem sido comunicados nas datas pr-estabelecidas pela legislao.
As frias so exigncia contida na CLT que devem que ser avisadas com 30 dias de antecedncia ao empregado antes
do gozo, salvo em frias coletivas, cujo prazo de 15 dias. J o pagamento das frias ser em at 2 (dois) dias antes.
Desta forma, estes prazos devero ser tempestivamente cumpridos.
Os desligamentos de empregados devero ser informados at o 10 dia, em se tratando de aviso prvio indenizado ou da
dispensa do mesmo, ou no dia seguinte ao trmino do aviso prvio, em se tratando de aviso prvio trabalhado.
As reclamaes trabalhistas devero ser informadas no e-Social, bem como todos os fatos que venham a ocorrer no
transcurso da reclamao, como: recursos, agravos etc, at o seu efetivo trnsito em julgado.
Pela primeira vez os estagirios sero cadastrados e tambm haver a informao se o mesmo realizou o exame mdico,
conforme consta na Lei do Estagirio.
Podero ser convocadas as empresas que prestam servios de empreitada e de cesso de mo de obra para que
apresentem os demonstrativos mensais de recolhimento das contribuies previdencirias, por contratante e por
contrato. O objetivo buscar indcios de falta de recolhimento da contribuio previdenciria retida pelos tomadores
destes servios. A legislao prev que 11% do valor bruto (Lei n 9.711/1998) da Nota Fiscal, Fatura ou Recibo de
Prestao de Servio deve ser retido a ttulo de contribuio previdenciria.
13) Concluso
agora que as empresas devem comear a mudar a sua cultura, pois ainda so poucos os empresrios que esto se
preparando para poder cumprir as exigncias do e-Social, ou seja, de verificar os padres que no esto corretos e
comear a organizar as suas escalas de frias, a eliminar as admisses e os avisos retroativos, como tambm comear a
cumprir a legislao trabalhista e previdenciria, deixando de ser conivente com situaes fraudulentas para a liberao
do FGTS e do Seguro Desemprego.
Desta maneira, as empresas devero ter um maior cuidado na gesto dos dados de seus empregados, observando,
principalmente, os prazos e as condies legais, seja na devoluo da carteira de trabalho, na concesso de frias, no
pagamento e/ou compensao das horas extras, no recolhimento do FGTS, na comunicao de acidentes de trabalho,
enfim, na infindvel teia de regras trabalhistas e previdencirias existentes.
Por fim, haver cada vez mais a necessidade da implantao de sistemas de gesto que as ajude a, efetivamente, registrar
e controlar todos os dados e o histrico dos seus empregados, de modo a transmiti-los ao e-Social na forma de dados
minimamente consistentes em relao quelas informaes.
14) Referncias
8 Congresso USP de Iniciao Cientfica em Contabilidade - So Paulo/ Julho/2011. Estudo exploratrio sobre os
benefcios e desafios da implantao e utilizao do Sistema Pblico de Escriturao Digital - SPED;
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CRC - Conselho Regional dos Contabilistas/SP: <htpp://www.crcsp.org.com.br>. Acesso em set/2013;
DUARTE, Roberto Dias. In: Big Brother Fiscal na Era do Conhecimento: como a certificao digital, SPED, e NF-e
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PORTAL DE CONTABILIDADE. SPED - Sistema Pblico de Escriturao Contbil. So Paulo. Disponvel em:
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