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UNIVERSIDADE ESTADUAL DO OESTE DO PARAN CAMPUS DE TOLEDO

FABRICIO STOCKER

PORTAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO: MELHORIA NA COMUNICAO DE


MARKETING DO CURSO DA UNIOESTE - CAMPUS DE TOLEDO

TOLEDO
2011
FABRICIO STOCKER

PORTAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO: MELHORIA NA COMUNICAO DE


MARKETING DO CURSO DA UNIOESTE - CAMPUS DE TOLEDO

Relatrio Final de Estgio apresentado disciplina de


Estgio Supervisionado em Secretariado Executivo da
Universidade Estadual do Oeste do Paran
UNIOESTE, Campus de Toledo, como requisito parcial
para a obteno do grau de Bacharel em Secretariado
Executivo.

Orientadora: Professora Fabiana Regina Veloso Bscoli,


Ms.

TOLEDO
2011
FABRICIO STOCKER

PORTAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO: MELHORIA NA COMUNICAO DE


MARKETING DO CURSO DA UNIOESTE - CAMPUS DE TOLEDO

Relatrio final de Estgio Supervisionado aprovado como requisito parcial para


obteno do grau de bacharel em Secretariado Executivo da Universidade Estadual
do Oeste do Paran, Campus de Toledo, pela banca examinadora formada por:

Orientadora:
Professora Fabiana Regina Veloso Bscoli, Ms.
Colegiado do Curso de Secretariado Executivo
Campus de Toledo

Professora Carla Maria Schmidt, Dra.


Colegiado do Curso de Secretariado Executivo
Campus de Toledo

Professor Mrcio Alberto Goebel, Ms.


Colegiado do Curso de Secretariado Executivo
Campus de Toledo

Toledo, 10 de novembro de 2011


Todo ser humano precisa de um anjo
da guarda. Dedico este trabalho
com amor e gratido aos meus
anjos, lio e Elisete.
AGRADECIMENTOS

Sou profundamente grato ao meu melhor amigo, confidente e anjo da


guarda, DEUS, que em nenhum momento nessa jornada at aqui me deixou na
mo. S ele soube confortar a dor de certas descobertas e soube tambm o
tamanho da alegria de momentos vividos por mim.
Minha famlia que sempre foi minha base e me apoiou em todas as decises
da minha vida, sem vocs eu no estaria aqui.
Minhas maiores companheiras durante a faculdade, amizade infinita gravada
na pele e no corao, Ana, Bruna, Evellyn e Jssica, eu creio que na vida as
pessoas que verdadeiramente merecem ser cultivadas so aquelas que a gente
encontra e no precisamos dizer muita coisa... basta olhar e j sabe mais ou menos
o que se passa conosco. S pode dizer eu te amo, aqueles que inmeras vezes
disse eu te perdo, porque a gente s tem certeza que ama, depois que teve que
infinitas vezes perdoar.
Obrigado pelo carinho e amizade, Tina, Paty, Lis, Vanessa, Andrizzy,
Kemeli, Tani, Daya, Jana, e os outros colegas da turma 2008-2011. Aos amigos
Gabi, Renan, Mayara e Karolayne, sorte para vocs na caminhada neste prximo
ano de faculdade. As amigas Paula e Silvana que abandonaram o nosso barco
antes do fim, mas que sempre estiveram comigo.
As grandes amigas Giovanna e Talita, como outros amigos que tiveram por
diversas vezes a palavra TCC como desculpa para no sair e deixar fazer alguma
coisa, muito obrigado por estarem perto de mim.
Um enorme agradecimento aos professores do curso de Secretariado que
acreditaram no meu trabalho, em especial Fabiana, Rbia, Vanessa Sala, Ednilse,
Carla, Dbora, Patrcia, Vnia e Mrcio pela ateno e apoio nos momentos que
mais precisei, muitas vezes no tendo relao alguma com a faculdade. Vocs
sempre sero cones de profissionalismo e coleguismo que levarei para a vida.
Por fim, agradeo de corao a todas as pessoas que me ajudaram e
apoiaram, no somente para realizao deste trabalho, mas para todas as decises
que tenho tomado na minha vida. Muito obrigado!
O ritmo acelerado na era da informao torna imperativo
que cada empresa reserve um tempo significativo para
examinar e perguntar que adaptaes dever
empreender agora para sobreviver e prosperar.

Philip Kotler
RESUMO

possvel perceber um cenrio onde a velocidade da informao passa a ser um


recurso estratgico. Ao mesmo tempo em que a qualificao deixa de ser um
diferencial e passa a ser um pr-requisito, o administrador educacional deve estar
preocupado com o aumento da complexidade das atividades acadmicas e
organizacionais na instituio. Desta forma, cada instituio de ensino necessita
compreender a realidade do mercado em que atua, e, ento comunicar de maneira
mais eficaz a imagem da instituio com seu pblico alvo. Nesta perspectiva este
trabalho teve como objetivo desenvolver um novo portal para o curso de
Secretariado Executivo da Unioeste Campus de Toledo, como ferramenta de
divulgao e de relacionamento entre a profisso, a universidade e a comunidade
geral. Para mapear o grau de interao atual dos usurios do site do curso bem
como o perfil dos acadmicos foi aplicada uma pesquisa apresentando uma
abordagem qualitativa e quantitativa, de acordo com propsito do projeto de
avaliao formativa. Como resultado da pesquisa teve-se que somados juntos,
internet e boca-a-boca foram os maiores responsveis pela divulgao do curso e
ainda que metade dos acadmicos buscou informaes primeiramente no site do
prprio curso, ressaltando assim a importncia de disponibilizar informaes corretas
e atualizadas para que possam servir realmente como fonte de informao. Com
base nos dados obtidos foi possvel identificar o contedo que os usurios mais
teriam interesse em acessar no portal e ento foi desenvolvido o novo portal do
curso, www.secretariadounioeste.com, uma pgina com design mais atrativo e com
contedo de qualidade, atendendo s expectativas dos usurios. Outro aspecto
importante a se considerar a modernizao na maneira de comunicao do curso
de Secretariado Executivo. Atravs do portal o colegiado do curso pode
compreender melhor seu pblico alvo, por meio dos fruns, mensagens, enquetes e
tambm tornar efetivo o canal de relacionamento com os acadmicos.
Palavras chave: Marketing Educacional. Portal de Informao. Secretariado
Executivo.
ABSTRACT

Is possible to perceive a scene where the speed of the information starts to be a


strategically resource. At the same time where the qualification leaves of being a
differential and starts to be a prerequisite one, the educational administrator must be
worried about the increase of the complexity of the academic and organizational
activities in the institution. In such a way, each institution of education needs to
understand the reality of the market where it acts, and, then to communicate in more
efficient way the image of the institution with its white public. In this perspective this
work had as objective to develop a new portal for the course of Executive Secretariat
of the Unioeste - Campus of Toledo, as tool of spreading and relationship between
the profession, the university and the general community. To map the degree of
current interaction of the users of the site of the course as well as the profile of the
academics a qualitative and quantitative boarding was applied a research presenting,
in accordance with intention of the project of formative evaluation. As result of the
research that had been added together, internet and mouth-the-mouth had been the
responsible greaters for the spreading of the course and despite half of the
academics first searched information in the site of the proper course, thus standing
out the importance of available correct and brought up to date information so that
they can really serve as information source. Based on the data obtained it was
possible to identify the content that the users more would have interest in having
access in the portal and then a more attractive page with design and content of
quality was developed the new portal, www.secretariadounioeste.com, taking care of
to the expectations of the users. Another aspect important if to consider is the
modernization in the communication way it course of Secretariat. Through the portal
collegiate it course can understand its white public better, by means of the forums,
messages, questionnaire and also become cash the canal of relationship with the
academics.
Key words: Marketing Educational. Information Portal. Executive Secretariat.
RESUMN

Es posible percibir una escena donde la velocidad de la informacin comienza a ser


un recurso estratgico. Al mismo tiempo donde las hojas de la calificacin de ser un
diferencial y el comienzo a ser necesario de antemano, el administrador educativo se
debe preocupar con el aumento de la complejidad de las actividades acadmicas y
organizacionales en la institucin. De tal manera, cada institucin de educacin
necesita entender la realidad del mercado donde acta, y, despus comunicar de
una manera ms eficiente la imagen de la institucin con su pblico blanco. En esta
perspectiva este trabajo tena como objetivo desarrollar un nuevo portal para el
curso de Secretariado Ejecutivo de la Unioeste - Campus de Toledo, como
herramienta de divulgacin y de la relacionamiento entre la profesin, la universidad
y la comunidad general. A mapear el grado de interaccin actual de los usuarios del
sitio del curso as como el perfil del acadmico el subir cualitativo y cuantitativo fue
aplicado una investigacin que presentaba, de acuerdo con la intencin del proyecto
de la evaluacin formativa. Como resultado de la investigacin, agregada junta, la
internet y la boca-a-boca fueran los mayores responsables por la divulgacin del
curso y an la mitad del acadmico busc primero la informacin en el sitio del
curso, as destacando la importancia de la informacin actualizada correcta y de
modo que puedan realmente servir como fuente de informacin. En base de datos
obtenidos fue posible identificar el contenido que los usuarios tendran ms inters
en tener acceso en el portal y entonces fue desarrollada el nuevo portal del curso,
www.secretariadounioeste.com, una pgina ms atractiva con design y el contenido
de calidad llevando cuidado con las expectativas de los usuarios. Otro aspecto
importante a si considerar es la modernizacin de la manera de la comunicacin l
curso de Secretariado. A travs del portal el curso puede entender su mejor pblico
blanco, por medio de los foros, los mensajes, enquetes y tambin se convierte en
efectivo el canal de la relacin con el acadmico.
Palabras clave: Marketing Educativo. Portal de Informacin. Secretariado Ejecutivo.
LISTA DE FIGURAS

FIGURA 1 ORGANOGRAMA DA UNIOESTE....................................................... 41


FIGURA 2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DO SETOR DE ESTGIO............ 42
FIGURA 3 SELO DE QUALIDADE DO CURSO .................................................... 45
FIGURA 4 PGINA DO CURSO NO SITE DA UNIOESTE.................................... 48
FIGURA 5 ANTIGA HOME PAGE DO CURSO DE SECRETARIADO .................. 49
FIGURA 6 WEB SITE DE DIVULGAO DO I ENASEC UNIOESTE ................... 62
FIGURA 7 MAPA DO SITE ................................................................................... 64
FIGURA 8 NOVO PORTAL DO CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO ....... 66
FIGURA 9 ESTATSTICA DO HORRIO DE ACESSO AO PORTAL ................... 68
FIGURA 10 APRESENTAO DO PORTAL ......................................................... 69
FIGURA 11 LINK DO PORTAL NA PGINA DO GOOGLE ................................... 70
FIGURA 12 MODELO DE E-MAIL COM ATUALIZAES DO PORTAL .............. 73
FIGURA 13 TREINAMENTO DE GERENCIAMENTO DO PORTAL DO CURSO . 74
LISTA DE GRFICOS

GRFICO 1 ALOCAO DOS ACADMICOS NO CURSO ................................. 51


GRFICO 2 IDADE DOS ACADMICOS .............................................................. 51
GRFICO 3 MEIO DE COMUNICAO QUE LEVOU O ACADMICO AO
CONHECIMENTO DO CURSO ......................................................... 52
GRFICO 4 MOTIVO DA OPO PELO DO CURSO DE SECRETARIADO ....... 53
GRFICO 5 LOCAL ONDE O ACADMICO BUSCOU INFORMAES SOBRE O
CURSO .............................................................................................. 54
GRFICO 6 EXPECTATIVA NA LOCALIZAO DE INFORMAES SOBRE O
CURSO .............................................................................................. 54
GRFICO 7 FREQUNCIA DE ACESSO DO ACADMICO A SITES SOBRE
SECRETARIADO EXECUTIVO ......................................................... 55
GRFICO 8 FREQUNCIA DE ACESSO DO ACADMICO AO SITE DE
SECRETARIADO DA UNIOESTE...................................................... 56
GRFICO 9 MOTIVOS QUE FAZEM O ACADMICO ACESSAR NOVAMENTE
UM SITE ............................................................................................ 56
GRFICO 10 PREFRENCIA DE INFORMAES NO PORTAL PELOS
ACADMICOS DO CURSO ............................................................. 58
GRFICO 11 HBITO DE ACESSO DOS DOCENTES A SITES DE
SECRETARIADO ............................................................................. 59
GRFICO 12 - FREQUNCIA DE ACESSO DOS DOCENTES AO SITE DE
SECRETARIADO DA UNIOESTE ................................................... 59
GRFICO 13 MOTIVOS QUE FAZEM OS DOCENTES ACESSAR NOVAMENTE
UM SITE ......................................................................................... 60
GRFICO 14 PREFERRENCIA DE INFORMAES NO PORTAL PELOS
DOCENTES DO CURSO ................................................................. 61
SUMRIO

1 INTRODUO ....................................................................................................... 13
2 OBJETIVOS ........................................................................................................... 15
2.1 OBJETIVO GERAL ............................................................................................. 15
2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................................... 15
3 JUSTIFICATIVA..................................................................................................... 16
4 FUNDAMENTAO TERICA ............................................................................. 18
4.1 MARKETING NAS INSTITUIES DE ENSINO SUPERIOR ............................ 18
4.2 COMUNICAO DE MARKETING ..................................................................... 22
4.2.1 Comunicao on-line ........................................................................................ 24
4.3 MARKETING DE RELACIONAMENTO............................................................... 25
4.4 MARKETING DE RELACIONAMENTO APLICADO A INTERNET ..................... 28
4.5 PORTAIS DE INFORMAO COMO FERRAMENTA DE MARKETING............ 31
4.6 ARQUITETURA DE INFORMAO ................................................................... 33
4.6.1 Componentes e a importncia da arquitetura de informao ........................... 35
4.6.2 Proposta de portal para o curso de Secretariado Executivo............................. 35
5 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS............................................................... 38
6 ANLISE DA ORGANIZAO E INTERPRETAO DOS DADOS
COLETADOS ..................................................................................................... 40
6.1 DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL .................................................................. 40
6.1.1 Caracterizao da empresa ............................................................................. 40
6.1.2 Histrico da organizao .................................................................................. 42
6.1.3 O curso de Secretariado Executivo da Unioeste .............................................. 44
6.2 OPERACIONALIZAO DO ESTGIO .............................................................. 46
6.2.1 A problemtica da proposta de estgio ............................................................ 46
6.2.2 O Site do Curso de Secretariado Executivo da Unioeste antes do estgio ...... 48
6.2.3 Anlise dos resultados obtidos ......................................................................... 50
6.2.4 A Construo do novo portal do curso de Secretariado Executivo ................... 62
6.2.4.1 Mapa do Site ................................................................................................. 63
6.2.4.2 Domnio do portal .......................................................................................... 65
6.2.4.3 Design do portal ............................................................................................ 66
6.2.4.4 Contedo do portal ........................................................................................ 67
6.2.4.5 Estatsticas de acesso ao portal .................................................................... 67
6.2.4.6 Divulgao do portal ...................................................................................... 69
6.2.4.7 Manuteno do portal .................................................................................... 71
6.2.4.8 Manual para treinamento de utilizao do portal ........................................... 73
6.2.5 Sugestes e Recomendaes.......................................................................... 74
7 CONSIDERAES FINAIS ................................................................................... 78
REFERNCIAS ......................................................................................................... 80
APNDICES ............................................................................................................. 85
13

1 INTRODUO

medida que o tempo passa, escolas, faculdades, universidades e outras


instituies educacionais reconhecem, cada vez mais, que enfrentam problemas de
marketing (KOTLER; FOX, 1994). possvel perceber num cenrio onde a
velocidade da informao passa a ser um recurso estratgico, ao mesmo tempo em
que a qualificao deixa de ser um diferencial e passa a ser um pr-requisito, o
administrador educacional deve estar preocupado com o aumento da complexidade
das atividades acadmicas e organizacionais na instituio.
Inadimplncia dos estudantes, oferta de vagas superior demanda ou
simplesmente a reduo de concorrncia para inscrio em um curso, devem servir
de alerta para um possvel declnio nas demandas da instituio de ensino.
Desta forma, cada instituio de ensino necessita compreender a realidade
do mercado em que atua conhecer seus pontos fortes e fracos e, ento comunicar
de maneira mais eficaz a imagem da instituio com seu pblico alvo.
Atrair novos clientes uma tarefa difcil, por isso reter os clientes uma das
alternativas encontradas pelos administradores de marketing. Afirmam os autores
Stone, Woodcock e Machtynger (2001) que adquirir novos clientes mais oneroso
para as organizaes do que preservar os clientes j existentes. Sendo assim,
acredita-se que a construo de uma rede de relacionamentos para a reteno de
clientes seja importante para a instituio de ensino, sendo necessrio atrair o
estudante a partir dos servios prestados pela instituio.
De acordo com Rosss e Rocha (2006), inmeras so as estratgias e
ferramentas de marketing de relacionamento que as instituies de ensino adotam,
ficando entre as mais utilizadas aquelas que trabalham com itens de banco de dados
e internet, ferramentas apropriadas principalmente quando se tratam de
organizaes que no visam lucro, como a UNIOESTE Instituio de Ensino
Superior, Pblico-Estadual, objeto deste estudo, que dispe de recursos limitados.
A internet a fora mais importante no processo de globalizao das
economias e culturas do mundo. Virtualmente, todos os negcios bem-sucedidos
tm algo em comum: oferecem informaes de valor, com livre acesso para seus
visitantes, de presente (JANAL, 1996). A internet alm de ser usada como meio
14

comercial leva s pessoas informao gratuitamente. Enquanto muitas pessoas


usam a internet para se conectar, para fazer compras, ficar informadas ou simples
entretenimento.
Segundo Vassos (1997) a internet comprovadamente ajuda a diminuir custos
e melhorar a comunicao com o seu pblico alvo. O mesmo autor ainda comenta
que disponibilizar informaes atualizadas, mais um motivo para que as pessoas
visitem seu site, satisfazendo os requisitos bsicos de marketing, isto , alcance
(exposio de sua proposta ao maior nmero de pessoas) e frequncia (repetio de
informao o suficiente para que as pessoas assimilem sua mensagem).
Mesmo com o crescimento de web sites no Brasil, este campo de estudo
relativamente novo e por isso dificilmente encontrada literatura especfica. No
entanto, sabe-se que para ser chamado de portal de informao, o foco do site deve
ser o pblico-alvo para quem os contedos so direcionados, uma vez que todas as
ferramentas elencadas no portal devero construir um relacionamento entre quem
disponibiliza e quem recebe a informao.
dentro desse contexto que este trabalho se desenvolve, pois ele pretende
criar um vnculo entre a comunidade, a universidade e o profissional de Secretariado
Executivo, por meio da criao de um portal de informao exclusivo para o curso de
Secretariado Executivo da Unioeste Campus de Toledo como ferramenta de
divulgao da profisso e do curso, promovendo a implantao de um canal
interativo de relacionamento entre os acadmicos, docentes, egressos e a
comunidade geral.
15

2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GERAL

Desenvolver um portal para o curso de Secretariado Executivo da Unioeste


Campus de Toledo, como ferramenta de divulgao e de relacionamento entre a
profisso, a universidade e a comunidade geral.

2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

a) mapear as informaes disponveis no site em vigor do curso de


Secretariado Executivo da Unioeste Campus de Toledo e identificar o
grau de interao atual dos usurios do site;
b) estruturar a nova pgina do curso aplicando conceitos de criao para
portais de informao;
c) identificar sites semelhantes buscando um diferencial que traga maior
notoriedade e valor ao portal em desenvolvimento;
d) alinhar a implementao do portal do curso de Secretariado Executivo
com as estratgias de divulgao e melhoria nos mtodos de
comunicao de marketing do curso tornando tambm efetiva a
utilizao do portal como um canal de relacionamento;
e) desenvolver um manual de utilizao e realizar um treinamento sobre
manuteno do portal do curso de Secretariado Executivo.
16

3 JUSTIFICATIVA

O mercado das instituies de ensino tem uma dinmica de rpidas


mudanas, muitas vezes difceis de identificar e controlar. Nesse cenrio, muitos
reitores, diretores de escolas, planejadores educacionais, corpo docente e
educadores em geral, tm mostrado interesse em saber como as ideias de
marketing podem auxiliar na resoluo dos problemas que enfrentam.
Educao uma atividade humana permanente, mas as instituies
educacionais aparecem e desaparecem. Embora uma instituio que tenha
facilidade em adaptar-se s mudanas do mercado tenha suas chances de
sobrevivncia aumentadas, no desfrutar, necessariamente, de estabilidade ou
crescimento contnuo (KOTLER; FOX, 1994).
nesse quadro de mudanas e adaptaes que o Curso de Secretariado
Executivo da Unioeste est inserido. Criado no ano de 1986, o curso preocupa-se
com a qualificao do seu quadro docente e nos ltimos anos tem intensificado a
promoo de eventos cientficos, buscando sempre proporcionar aos acadmicos
uma maior interao com a sociedade e com a academia. O curso j passou por
vrias alteraes do seu PPP - Projeto Poltico Pedaggico, buscando acompanhar
as demandas do mercado e as expectativas da comunidade regional.
Entretanto, observa-se, por exemplo, que no vestibular do ano de 2004 a
concorrncia para o curso de Secretariado Executivo da Unioeste Campus de
Toledo foi de 7.23 candidatos por vaga, num total de 289 candidatos para 40 vagas
oferecidas. J no vestibular do ano de 2010 a concorrncia foi de 2.50 candidatos
por vaga, totalizando apenas 100 candidatos para o mesmo nmero de vagas
oferecidas. Percebe-se assim que o curso teve um declnio de 65% na procura por
parte dos estudantes, deixando de ser o curso mais concorrido do Campus de
Toledo em 2004, para um dos cursos com o menor ndice de concorrncia em 2010
(UNIOESTE, 2011).
Acredita-se que parte dessa queda pode ser atribuda ao aumento de oferta
de outros cursos de graduao e abertura de novas instituies de ensino na regio,
17

mas tambm a uma falha nos programas de divulgao do curso e a falta de


informaes da rea e do curso nos prprios meios de comunicao da instituio,
como o site do curso de Secretariado Executivo.
Obter visibilidade e reconhecimento requer um enorme esforo de marketing
ou mtodos melhores e mais criativos. A Web importante por sua habilidade para
conectar uma instituio no somente aos seus acadmicos, mas tambm aos seus
docentes, profissionais formados e a quaisquer outras partes que possuam um
interesse em suas atividades. Cada um desses relacionamentos representa uma
oportunidade para o marketing e a promoo para o desenvolvimento do curso.
Considera-se ento que desenvolver um portal de informao para o curso
de Secretariado Executivo como estratgia de divulgao ou ainda, para criar um
canal de relacionamento entre a universidade, a comunidade e a profisso, seja de
real relevncia para um reposicionamento do curso e at mesmo como
esclarecimento do real perfil do Secretario Executivo.
Paralelamente, uma oportunidade mpar de colocar em prtica os
conhecimentos de marketing obtidos ao longo do curso e agregar conhecimento por
meio da experincia obtida pela realizao do estgio.
18

4 FUNDAMENTAO TERICA

Esta fundamentao terica abordar inicialmente alguns aspectos do


marketing nas instituies de ensino superior, comunicao de marketing, o
marketing de relacionamento e o marketing de relacionamento aplicado internet.
Tambm sero apresentadas algumas particularidades sobre a criao de portais de
informao como ferramenta de marketing, a arquitetura de informao e
encerrando esta seo com a proposta de criao do portal de Secretariado
Executivo, objetivo deste estudo.

4.1 MARKETING NAS INSTITUIES DE ENSINO SUPERIOR

As instituies de ensino, principalmente de nvel superior, tm sofrido


grandes mudanas, seja pela concorrncia com o aumento do mercado educacional
como pela elevao do nvel econmico da sociedade. Essas mudanas levaram os
administradores educacionais a darem mais importncia ao marketing estratgico,
ou seja, alinhar o crescimento das atividades acadmicas com as necessidades da
instituio e da comunidade.

As instituies tendem a atravessar um estgio do ciclo de vida. Ela


certamente passar pelo estgio introdutrio onde ela foi fundada e passa
por um perodo de crescimento, estgio de crescimento, com o lento
processo ela entra na maturidade. Se falha em adaptar-se as novas
condies, entrar em um perodo de declnio, a menos que encontre uma
nova misso e recursos para redirecionar suas atividades (KOTLER; FOX,
1994, p. 144).

De acordo com Bastos (2004), os administradores educacionais tero que


trabalhar num novo modelo de instituio, onde os desejos do seu pblico-alvo
devero ser atendidos e, uma vez satisfeitos, iro gerar fidelidade. A fidelidade
abordada pelo autor remete ao fato de que alm de o estudante se graduar na
19

instituio, tambm continuar participando dos projetos e ficar durante toda a vida
ligado a sua instituio.
Esse novo modelo de instituio, como comenta Bastos (2004), levar a
instituio a buscar um diferencial competitivo, ofertando o que o mercado-alvo, a
comunidade, realmente deseja. Os administradores educacionais precisam ter
conhecimento de seu pblico-alvo, da viabilidade dos seus projetos educacionais e
outros fatores, buscando a melhoria de sua imagem perante a comunidade e da
qualidade dos servios oferecidos aos estudantes.
De acordo com Kotler e Armstrong (2003), importante entender as
necessidades e desejos do mercado consumidor, para desta forma adquirir
vantagem competitiva atravs da elaborao de estratgias de marketing. Este
rendimento, no entanto, s possvel atravs de anlise de mercado, que possibilita
o desenvolvimento de produtos e servios que podero gerar valor e satisfao aos
clientes, podendo assim, este resultado ser revertido em lucros para a organizao.
A funo do marketing, mais do que qualquer outra nos negcios, lidar
com os clientes. Segundo Kotler e Armstrong (op. cit.), os dois principais objetivos
do marketing so: atrair novos clientes, prometendo-lhes valor superior, e manter e
cultivar os clientes atuais, propiciando-lhes satisfao.
Percebe-se tambm que os administradores das organizaes que no
visam o lucro, como reitores de universidades, lderes religiosos, administradores
pblicos, esto cada vez mais conscientes da relevncia da utilizao de marketing
para resolver partes de seus problemas. Esses administradores entendem o
marketing com algum tipo de dvida porque tem a imagem de que somente um
instrumento de uso nos negcios comerciais, onde a propaganda direcionada para
vendas, setor o qual os administradores que no visam o lucro, geralmente no
gostam (KOTLER, 1980).
O marketing assume propores de grandes dimenses, porm o
administrador educacional deve ter em mente que no se trata de um instrumento de
venda, mas sim um instrumento complexo para alcanar os desejos de
consumidores cada vez mais exigentes.
20

Uma grande quantidade dessas organizaes que no visam o lucro est


comeando a ver o marketing como a resposta principal para seus problemas.
Muitos especialistas de marketing treinados esto comeando a ser consultados e a
trabalhar para essas empresas (KOTLER, 1980).
De acordo com Kotler e Fox (1994) para sobreviver e tornar-se bem-
sucedidas, as instituies devem conhecer seus mercados, atrair recursos
suficientes, converter esses recursos em programas, servios e ideias apropriadas e
distribu-los eficazmente aos vrios pblicos consumidores.
Como por exemplo, se o nmero de inscries ou doaes tiveram declnio
ou tornaram-se volteis, e novos concorrentes ou novas necessidades dos
consumidores surgiram, essas instituies ficaram mais receptivas a possveis
solues, como o marketing.
O marketing utilizado para chamar a ateno do mercado para produtos,
servios, empresas, pessoas, lugares ou causas sociais, e os mesmos princpios de
marketing utilizados para organizaes que no visam o lucro so utilizados para as
organizaes orientadas para o lucro.
Essa discusso do marketing em organizaes sem fins lucrativos costuma
ser rotulada como organizaes no comerciais, mas na verdade, mesmo no
sendo direcionada ao lucro, podem haver organizaes comerciais, onde existe um
produto, seja material ou intelectual onde o cliente o foco da organizao, como,
por exemplo, uma universidade, em que seu produto-servio a educao e o seu
cliente o estudante.
De acordo com Richard e Gary (1995), com relao aos tomadores de
deciso encarregados pelo marketing nas organizaes sem fins lucrativos, muitas
vezes os mesmos no tem autoridade ou condio de ajustar o servio ou produto
para atender a necessidade do cliente e assim aumentar sua preferncia no
mercado. Na ausncia dessa possibilidade de adequaes, a melhor ferramenta
disponvel para os responsveis entender plenamente as caractersticas do
servio, torn-las mais atraentes e buscar alcanar o segmento mais especfico do
mercado.
21

Em razo desses argumentos, muitas instituies tambm esto voltando-se


para a propaganda. A propaganda, de acordo com Kotler (1998), um meio
importante para informar o publico e obter a ateno dele.
A propaganda pode ser utilizada para construir uma imagem e reputao a
longo do prazo da instituio (propaganda institucional) ou de uma diviso especfica
ou linha de produtos, como no caso a divulgao do real perfil do profissional
formado pelo curso de Secretariado Executivo, por fornecer informaes sobre um
programa ou evento especfico e para outros propsitos.
Ainda de acordo com Kotler e Fox (1994), a instituio precisa tambm
avaliar como percebida pelos alunos, professores, funcionrios e outros pblicos,
porque essa informao pode revelar a extenso de suas aes no ambiente. Pode
identificar aspectos do ambiente interno que no estejam atendendo bem a seus
mercados e pblicos mais amplos e com isso a direo do marketing dever ser
tambm interna.
Atravs de pesquisas peridicas com seu pblico-alvo, a instituio pode
reunir dados consistentes sobre como vista por eles. Tornar os objetivos concretos
ajuda a determinar as atividades necessrias e avaliar o sucesso do plano. De
acordo com Kotler e Fox (1994) esse estudo sugere que a instituio precisa mudar
alguns de seus mtodos e estabelecer contatos mais fortes com a comunidade.
Necessita desenvolver um programa de relaes comunitrias que envolva:
a) identificar os lderes de opinio locais empresrios, administradores
educacionais de outras IEs, editores de mdias (jornal e TV);
b) estimular o corpo docente e funcionrios da faculdade para participar mais
ativamente dos projetos;
b) desenvolver uma equipe de oradores para falar a grupos locais;
c) tornar as instalaes e os programas da faculdade mais acessveis;
d) organizar visitas ao campus para a comunidade local;
e) participar de eventos comunitrios;
f) estabelecer uma equipe de consultoria para atuar como assessoria em
assuntos que envolvam a instituio/curso.
22

Com relao s possveis solues de marketing, Kotler e Fox (1994, p. 40)


trazem como exemplo o seguinte depoimento: Minha faculdade foi extraordinria
os professores cuidavam realmente dos alunos e sabiam ensinar. Estes pblicos
tornam-se os melhores divulgadores da instituio. Sua satisfao e comunicao
boca-a-boca favorvel atingem outros, tornando fcil atrair e atender maior nmero
de pessoas. Quando os ex-alunos tm orgulho da instituio, ficam felizes ao
contribuir para seu sucesso no futuro e isso faz com que ela receba ateno
favorvel da mdia, que fica interessada em divulgar suas realizaes.
Ainda no que se refere identificao de problemas da instituio, Kotler e
Fox (1994) elencam uma srie de metas e objetivos que poderiam ser estabelecidas
pelos administradores educacionais, dentre as quais destacam-se:
a) comunicar de maneira mais eficaz a nova imagem da instituio para
uma audincia-alvo em segmentos de mercado especficos;
b) melhorar o programa de publicaes melhores apelos e informaes,
expanso do uso de materiais impressos;
c) expandir o nmero de pedidos de informaes atravs da ampliao de
mala direta, psteres, propaganda, eventos especiais, workshops de
profisses, almoos com conselheiros e ex-alunos.
Percebe-se assim que diversas so as ferramentas disponveis s
instituies de ensino para compreenderem o seu pblico alvo, como o objetivo do
estgio tambm criar uma ferramenta para tornar efetivo o canal de
relacionamento com o pblico alvo do curso de Secretariado Executivo, ser
necessrio destacar os principais conceitos da comunicao de marketing,
marketing de relacionamento e suas aplicaes no mercado educacional.

4.2 COMUNICAO DE MARKETING

A globalizao, que impacta fortemente todas as instncias de produo e


comercializao, os novos modelos de gesto que revolucionam o mundo do
23

trabalho e dos negcios, as inovaes aplicadas ao universo da comunicao e do


entretenimento tem, efetivamente, provocado alteraes significativas na forma pela
qual as organizaes se relacionam com seus pblicos (BUENO, 2009).
Os ativos intangveis (marca, imagem, reputao, interao com a
comunidade, entre outros) tem sido percebidos, cada vez mais, como diferenciais
competitivos das principais corporaes de todo o mundo. Com tudo isso a
comunicao em marketing, principalmente on-line trouxe novos desafios e
oportunidades.
Pressionada pelo mercado e pela sociedade a comunicao organizacional
est passando por uma nova fase, onde as organizaes apresentam uma nova
postura diante dos desafios do mercado.
De acordo com Bueno (2009) a comunicao organizacional um conjunto
integrado de aes, estratgias, planos e produtos desenvolvidos para estabelecer
uma relao sistemtica com todo seu pblico de interesse. Essa modalidade de
comunicao esta focada na ampliao e consolidao da reputao, marca e
imagem do produto ou servio. Ou seja, o conceito de comunicao empresarial
(organizacional) mais abrangente e atinge todo processo de relacionamento com
seu pblico, chamado tambm de stakeholders.
Sendo assim, ela articula a Comunicao Institucional e Mercadolgica,
incorporando atividades voltadas para clientes, funcionrios, entidades envolvidas e
a sociedade em geral. Ainda de acordo com Bueno (2009) a comunicao
empresarial nos dias atuais, se prepara para ascender a um novo patamar,
constituindo-se num elemento importante do processo de inteligncia empresarial.
Neste cenrio, a comunicao empresarial voltada para o marketing,
respalda-se na utilizao de bancos de dados inteligentes e novas tecnologias que
ajudam a explorar as novas mdias, potencializando o moderno processo de gesto
e compartilhando conhecimento.
Segundo Lovelock e Wirtz (2006) a falta de utilizao da comunicao de
marketing pode ocasionar perda de clientes potenciais, uma vez que eles no tero
conhecimento do que a organizao tem a oferecer e vo acabar sendo atrados por
outras organizaes.
24

Nessa perspectiva, considera-se que o Colegiado do Curso de Secretariado


Executivo da Unioeste - Campus de Toledo, objeto de estudo desse trabalho,
precisa assegurar uma apresentao positiva da sua imagem para com a sociedade,
conseguindo conquistar cada vez mais clientes (alunos do ensino mdio) e retendo
os atuais, acadmicos em curso.
Alm de discutir a importncia da comunicao de marketing, faz-se
necessrio para esse trabalho a apresentao do tpico de comunicao on-line,
onde so apresentadas informaes sobre a comunicao na rede virtual.

4.2.1 Comunicao on-line

A intensa utilizao de novas tecnologias, independente do cenrio que a


organizao est inserida obriga a comunicao organizacional seguir novos
pressupostos: agilidade e interatividade. Neste processo, a troca de informaes
precisa ser rpida e a resposta precisa ser quase que instantnea. Apresenta-se
assim a comunicao on-line, que de acordo com Bueno (2009) rompe a barreira do
tempo e espao redimensionando a cultura da organizao e o fluxo de informaes
da empresa.
A comunicao on-line pode incluir uma gama de informaes que facilite a
vida dos usurios, seja com utilizao de fruns, enquetes, e-mails em massa e
debates que gerem comentrios e opinies, respeitando sempre o perfil dos
usurios e a proposta da prpria organizao.
Com advento das novas tecnologias, a internet tem facilitado o
relacionamento das organizaes com seu pblico, uma vez que o processo de
interao est cada vez mais gil e a relao com os contatos potencializada na
mesma velocidade que novas informaes vm sendo disponibilizadas.
Assim, de acordo com Testa (2003) o impacto das novas tecnologias e
novas mdias no dia-a-dia da comunicao intenso e requer treinamento constante
25

para domnio e atualizao, alm da necessidade de desenvolver contedos


especficos para as novas mdias.
Segundo Bruner, Harden e Heyman (2001) em um mercado globalizado
possvel um cliente em potencial descobrir o produto ou conhecer a empresa por
meio do ciberespao a internet, e para muitas organizaes isso j motivo
suficiente para direcionar suas principais aes neste espao.
Neste sentido, os mesmos autores afirmam que um bom site faz um bom
marketing. Para o profissional de marketing o valor mais importante da web a
interao direta com o seu pblico-alvo. A Comunicao on-line oferece mais
oportunidades do que a maioria das outras. Criar interao com os clientes de forma
on-line mais do que uma maneira deles continuarem a acessar o site,
considerado tambm uma tima ferramenta para aprimorar o produto.
Adequando a comunicao on-line para as IES, pode-se obter atravs de
fruns de discusso, de grupos on-line, avaliaes de qualidade, feedback das
aes, de maneira mais rpida e sem a demanda de uma equipe grande para tal
pesquisa. A organizao poder adaptar sua prpria abordagem de marketing on-
line para atender quelas necessidades ainda no satisfeitas (BRUNER; HARDEN;
HEYMAN, 2001).
Desta forma, a prxima seo apresenta alguns conceitos de marketing de
relacionamento, importantes para compreenso do processo de interao entre a
Instituio de Ensino e os alunos e tambm para melhoria nos mtodos de
comunicao marketing da empresa

4.3 MARKETING DE RELACIONAMENTO

O marketing de relacionamento possui como objetivo reter os clientes, sendo


necessrio ento levar em considerao que os relacionamentos so construdos
sob conhecimentos e familiaridades (VAVRA, 1993).
26

Futrell (2003) enfatiza que o marketing de relacionamento cria fidelidade


com o cliente e para atingir este objetivo as empresas utilizam as combinaes do
composto de marketing. A premissa de marketing de relacionamento que os
clientes importantes necessitam de acompanhamento e ateno contnua.
J de acordo com Kotler e Armstrong (2007) recentemente, a gesto de
relacionamento com o cliente assumiu um significado amplo, j que se refere ao
processo geral de construir e manter relacionamentos lucrativos com o cliente
entregando-lhe valor superior satisfao. Ela lida com todos os aspectos de
adquirir, manter e desenvolver clientes.
Porm, atrair e reter clientes no uma tarefa fcil. Segundo Brito (2011), os
clientes tm sua disposio uma grande variedade de produtos e servios para
escolher e a satisfao do cliente depende do que ele percebe em relao ao
desempenho do produto em comparao com suas expectativas.
As empresas podem construir relacionamentos com os clientes em muitos
nveis, dependendo da natureza do mercado-alvo. Como alternativas de programas
de fidelidade e reteno de clientes, muitas empresas alm de oferecer
consistentemente alto valor e alta satisfao, podem usar uma srie de ferramentas
de marketing especficas para desenvolver vnculos mais fortes com os clientes
(FUTRELL, 2003).
Mudanas drsticas esto ocorrendo no modo como as empresas se
relacionam com seus clientes. As empresas de ontem se voltavam ao marketing de
massa para todos os clientes que pudessem atingir, j as empresas de hoje
constroem relacionamentos mais diretos e duradouros com clientes mais
cuidadosamente selecionados (KOTLER; ARMSTRONG, 2007).
Uma boa gesto de relacionamento com o cliente cria o encantamento do
cliente. Por sua vez, clientes encantados permanecem fiis e falam favoravelmente
sobre a empresa e seus produtos. As empresas esto percebendo que perder um
cliente significa perder mais do que uma nica venda. Significa perder o valor de
todas as compras que um cliente faria ao longo de uma vida inteira de fidelidade.
Nessa linha de pensamento, Cobra (1994) salienta que para manter um bom
relacionamento com o cliente deve-se compar-lo a uma pea fundamental de um
27

jogo, ou seja, o marketing de relacionamento a ao indispensvel para uma


organizao atingir a fidelizao do cliente. A importncia dessa percepo
relevante quando se considera que o papel de marketing adquirir e manter uma
infraestrutura, onde se possa garantir parcerias que resultem em vantagens
competitivas durveis em relao concorrncia.
Adequando o marketing de relacionamento s Instituies de Ensino, de
acordo com Rosss e Rocha (2006), inmeras so as estratgias e ferramentas de
marketing de relacionamento que as instituies de ensino adotam, ficando entre as
mais utilizadas quelas que trabalham com itens de banco de dados e internet.
Com as novas tecnologias de informao, todo o armazenamento de
informaes sobre os clientes e consumidores ficou facilitado, possibilitando um
atendimento mais personalizado. Foi em busca deste caminho que o mercado se
voltou para tcnicas e mtodos que permitissem o desenvolvimento de um formato
no qual a comunicao fosse constante e eficaz entre empresa e cliente,
diferenciando-se da comunicao que se baseava apenas no processo de ouvir o
cliente.
Vavra (1993) afirma que a empresa do futuro ir estabelecer
relacionamentos pessoais com os clientes, por meio de banco de dados. Entretanto,
o atual desafio definir o modelo exigido e agir sobre eles rapidamente para
maximizar os relacionamentos pessoais em marketing.
Ainda de acordo com Vavra (1993), o banco de dados imprescindvel para
vincular o cliente com a empresa e este vnculo gera a sustentao do ps-
marketing, por meio da reteno dos clientes de duas maneiras especficas:
reconhecimento e relevncia. O reconhecimento baseia-se no conhecimento ativo
do valor de um cliente, sendo possvel visualizar sua existncia e conhecer suas
necessidades e desejos. J a relevncia resultante da aplicao do
reconhecimento, pois os clientes perceberam a importncia que possuem, pelo
esforo que a empresa aplica para que os produtos ou servios atinjam as
necessidades e desejos dos mesmos.
Neste contexto, uma inovao o Customer Relationship Management
(CRM) ou Gerenciamento do Relacionamento, que aparece basicamente como a
28

juno do marketing com a tecnologia da informao, cujo objetivo prover meios


mais eficazes e produtivos de atender, reconhecer e cuidar do cliente, em tempo
real, transformando estes dados em informaes que quando filtradas e analisadas
pela organizao, permitem que o cliente seja identificado e cuidado por todos os
envolvidos no processo de atendimento pessoal (VALENTE, 2002).
Assim, o CRM procura fidelizar clientes e estabelecer relacionamentos com
o auxlio da tecnologia da informao. A partir destes pressupostos, sero
apresentados os conceitos de marketing de relacionamento aplicado internet,
levando em considerao a aplicao do marketing on-line e por fim, o
desenvolvimento de portais de informao como ferramenta de marketing,
implementao proposta ao longo do desenvolvimento deste trabalho.

4.4 MARKETING DE RELACIONAMENTO APLICADO A INTERNET

Grande parte dos negcios no mundo so conduzidos por meio de redes


digitais que conectam pessoas e empresas. A internet, uma vasta rede pblica de
computadores, conecta, no mundo inteiro, usurios de todos os tipos uns aos outros
e a um repositrio de informaes incrivelmente amplo. A internet mudou
fundamentalmente as noes que os clientes tm de praticidade, velocidade, preo,
servios e informaes sobre produtos.
Executivos de marketing esto ingressando nos servios on-line com o
objetivo de iniciar uma nova era no marketing de relacionamento, estabelecendo
relaes de um-para-um e de um-para-muitos, maximizando os efeitos da chamada
propaganda boca-a-boca (JANAL, 1996).
Os profissionais de marketing no devem deixar de considerar os servios
online, por outro motivo simples: o custo de manuteno muito baixo. O correio
eletrnico barato e at mesmo gratuito, em alguns sistemas. O mesmo acontece
com a distribuio eletrnica de produtos com programas, informaes, relatrios e
pesquisas.
29

O principal diferencial do marketing online, no entanto, a prpria


tecnologia. Nas mensagens de comunicao, o papel substitudo pela exibio de
informaes, texto, arte e sons na tela do computador. Os princpios de layout,
design, tipografia e arte precisam ser reconsiderados na comunicao com o pblico
online.
De acordo com Vassos (1997) o marketing online se baseia nos conceitos
tradicionais do marketing, ramificando-se, porm, em uma nova e importante
direo: a da interatividade. Os computadores permitem que a comunicao seja
interativa processo bidirecional, diferente daquele que tem lugar nos anncios de
revistas e da televiso, que so mecanismos unidirecionais. Ao colocar anncios
estticos em servios online, a sua empresa simplesmente estaria desperdiando a
oportunidade de aproveitar a tecnologia e as ferramentas que ela oferece para
reforar as suas mensagens.
Os usurios dos sistemas online procuram informaes em bancos de dados
de empresas e nos grupos de discusso formados por outros indivduos com
interesses comuns e, assim, muitas empresas lanam suas estratgias de marketing
via internet focalizando potenciais clientes. Na verdade, focalizar diferentes
audincias (clientes potenciais e no potenciais) tem um maior e mais profundo
impacto no sucesso geral da estratgia de marketing na internet adotada (VASSOS,
1997).
A audincia ou pblico alvo refere-se a qualquer grupo de indivduos
focalizados em seu esforo de marketing via internet, o que incluiria clientes
potenciais e ativos, acionistas, empregados, empregados potenciais, consultores, a
imprensa e assim por diante.
Depois de fazer com que o cliente leia as informaes disponveis online,
importante criar um mecanismo para que ele possa continuar a desenvolver um
relacionamento com a empresa. De acordo com Janal (1996) o correio eletrnico
constitui uma excelente alternativa para o estabelecimento desse dilogo, mas as
empresas tambm podem incentivar o relacionamento com os consumidores
mantendo fruns online com informaes sobre os seus produtos, ou ento voltados
para a troca de informaes pertinentes sua rea de atuao.
30

Para Janal (1996), na maioria das empresas, o primeiro passo na conduo


do marketing on-line a criao de um web site. Entretanto, alm de simplesmente
criar um site, as empresas devem desenvolver um site atraente e descobrir maneiras
de fazer com que os consumidores visitem, naveguem por ele e retornem com
frequncia.
Segundo Janal (1996), o marketing on-line continua a oferecer tanto uma
grande promessa quanto muitos desafios para o futuro. Seus defensores mais
fervorosos ainda vislumbram um momento no qual a internet e o marketing on-line
substituiro revistas, jornais e at lojas como fontes de informaes e compras. O
que j se observa hoje uma reduo no nmero de impresses de revistas e
jornais em razo da disponibilizao dos mesmos via internet. Apesar dos muitos
desafios, grandes e pequenas empresas esto rapidamente integrando o marketing
on-line em suas estratgias e mixes de marketing.
medida que continuar a crescer, o marketing on-line provar que uma
poderosa ferramenta de marketing direto para construir relacionamentos com o
cliente, aumentar as vendas, divulgar informaes sobre a empresa e o produto e
entregar produtos e servios de modo mais eficiente e eficaz.
H vrios pontos nos quais a internet pode aprimorar as operaes de
marketing e estas vo ao encontro com o que j foi abordado pelos autores Kotler e
Fox (1994), quanto ao marketing nas instituies de ensino superior. De acordo com
Janal (1996), uma vez que esteja pronto para lanar o web site, h um grande
nmero de objetivos que podem ser alcanados, como por exemplo, criar o
conhecimento sobre o produto, criar um cadastro e estabelecer relacionamento com
clientes potenciais, entre outros.
Estabelecer objetivos para a web no diferente de estabelecer objetivos
para o marketing em geral. Porm, com o advento dos sistemas online, o processo
de marketing se tornou muito mais interativo e altamente personalizado.
Para finalizar o referencial bibliogrfico deste estudo, sero abordados
alguns aspectos da criao de portais de informao como ferramenta de marketing
e conceitos da arquitetura da informao para planejamento da construo do portal
do curso.
31

4.5 PORTAIS DE INFORMAO COMO FERRAMENTA DE MARKETING

A facilidade para criao e divulgao de web sites levou ao surgimento de


milhares de pginas de internet, mas aps seu surgimento sentiu-se a necessidade
de ampliao de suas funcionalidades. Com isso surgiram os portais web para
preencher as deficincias no atendidas pelos sites. Os portais ampliam as
caractersticas de contedo, a forma de apresentao, a interatividade e a
capacidade de oferecer servios.
Moura (apud FERREIRA, 2006, p. 20) define portal como:

[...] soluo mais prtica e fcil de ser aplicada para reunir em uma s
pgina a maior quantidade de informao possvel para satisfazer o
internauta de maneira mais rpida. Os portais surgiram para dar ao
internauta um referencial, um local de partida para a navegao e otimizar a
informao em uma s pgina.

J para Freias, Quintanilla e Nogueira (2004), um portal definido como um


conjunto de ferramentas de comunicao, colaborao, conhecimento e
produtividade, que atenda s necessidades da empresa provendo informaes,
conhecimentos, e interao entre colaboradores da empresa em uma nica interface
web.
Ainda de acordo com os autores, um portal pode ser apresentado em quatro
estgios evolucionrios. O informativo, que organiza informaes e disponibiliza as
mesmas para as pessoas; o colaborativo, que possui ferramentas para colaborao
entre funcionrios e clientes; o especializado, que separa as ferramentas e
informaes de acordo com o conhecimento ou interesse do departamento e o
conhecimento, que combina os outros trs estgios para distribuir de uma forma
dinmica, interativa e personalizada as informaes para os usurios.
Assim, pode-se dizer que o novo portal do curso de Secretariado Executivo
ser apresentado na forma de conhecimento, pois ter carter informativo quanto
profisso e ao curso, colaborativo, pois disponibilizar ferramentas e pesquisas para
docentes, egressos e acadmicos e tambm especializado, uma vez que poder
32

haver um direcionamento exclusivo para os acadmicos, docentes e para outros


usurios.
Segundo Simo e Rodrigues (2005), as principais caractersticas dos portais
so a integrao e o compartilhamento, uma vez que um portal um meio de
acesso integrado que oferece aos visitantes um ponto nico de contato para
fornecimento de informaes e de servios on-line.
A interao permitida por este meio de comunicao tem provocado outras
modificaes no mundo trabalho, a formao de comunidades virtuais.
Comunidades virtuais, comunidades de prticas, listas de discusso, algumas das
denominaes para grupos de pessoas que se renem no espao virtual para
discutir assuntos de interesse em comum utilizando-se da internet e de outras
tecnologias da informao (TEIXEIRA FILHO, 2000).
A construo de um portal, enquanto produto informacional requer no incio
um planejamento do projeto. Nesta fase so utilizadas tcnicas advindas da rea de
administrao e engenharia de produto que so perfeitamente adequveis ao
planejamento de qualquer projeto. Algumas etapas como, definio e conhecimento
do pblico-alvo, benchmarking, levantamento de funcionalidades e tecnologias iro
auxiliar o desenvolvimento do portal de forma que seus resultados possam
influenciar no resultado final do projeto.
Para observar em que cenrio o produto est inserido aconselha-se a
realizao de visitas em sites e portais semelhantes, buscando um diferencial que
traga maior notoriedade e valor ao produto em desenvolvimento.
Segundo Robbins (2002), o benchmarking a prtica de comparar, por meio
de algum parmetro mensurvel, o desempenho de uma operao fundamental da
empresa com uma operao semelhante em outras organizaes. Por estar voltado
a prticas externas da organizao, classificado como uma ferramenta de
sondagem ambiental.
Freitas, Quintanilla e Nogueira (2004) apresentam o benchmarking como um
processo contnuo e sistemtico para avaliar produtos, servios e mtodos de
trabalho de organizaes reconhecidas como representantes das melhores prticas
administrativas.
33

O levantamento das funcionalidades que os usurios e a coordenao do


projeto esperam do portal pode ser feito atravs do brainstorming. Tal tcnica
considerada eficaz para se gerar ideias e determinar qual delas resolve um
determinado problema. Colenghi (2003) afirma que o brainstorming consiste em
reunir um grupo de funcionrios com o propsito de gerar ideias e emitir opinies
acerca dos diversos assuntos vivenciados na empresa. Utilizando essa tcnica
durante o pr-desenvolvimento do portal, todos os envolvidos no projeto podero dar
ideias assim o produto final ficar mais prximo das expectativas.
Aps o levantamento das funcionalidades so definidas as tecnologias que
sero utilizadas para o desenvolvimento do portal. Silva e Barcellos (2006) afirmam
que a utilizao das ltimas tecnologias disponveis na rede nem sempre o ideal
para um site ou portal, uma vez que muitas destas tecnologias dependem de um
plug-in instalado ou de uma configurao mnima de processador, vdeo, etc.
Existem milhares de sites disponveis na rede. Segundo Silva e Barcellos
(op. cit.) para que seu trabalho no passe despercebido neste mar de informaes
necessrio um trabalho de divulgao utilizando vrias vias, sejam impressas ou
eletrnicas, para que o objetivo do portal seja alcanado.
Por meio deste trabalho, pretende-se estruturar uma nova pgina do curso
de Secretariado Executivo, para isso faz-se necessrio alm da conceituao sobre
os portais de informao, tambm elencar algumas metodologias de criao e
etapas pertinentes para a construo do portal referido

4.6 ARQUITETURA DE INFORMAO

Antes de iniciar a construo de um portal importante que haja um


planejamento do projeto dividindo-o em etapas, para melhor organizar a execuo
das tarefas, e a arquitetura da informao uma delas.
Segundo Silva e Barcellos (2006) o processo de desenvolvimento de um
web site deve ser dividido nas seguintes etapas: definio de objetivos e pblico-
34

alvo, arquitetura da informao, design, implementao do projeto e manuteno do


produto.
O termo arquitetura da informao surgiu bem antes da popularizao da
internet, comeou baseado na mdia impressa, principalmente na produo de guias,
mapas e atlas, mas atualmente a rea que mais vem sendo explorada por essa
disciplina a organizao de web sites.
Foi com o desenvolvimento da web e o crescimento do volume de
informaes na rede que nasceu a necessidade de se preocupar com a estruturao
e a apresentao de informaes em ambientes digitais. Segundo Reis (2007) foi
nesse momento que surgiram as primeiras tentativas de aplicao dos conceitos de
arquitetura de informao no design de web sites.
Para Vidotti e Sanches (2004) a compreenso da Arquitetura da Informao
aplicada na criao de portais conduz melhor o usurio s informaes desejadas.
Com a organizao da informao digital a navegao no portal mais facilitada,
desta forma os problemas quanto localizao das informaes digitais so
amenizados.
Assim a arquitetura de informao busca organizar a informao para
satisfazer s necessidades dos seus usurios. neste momento que o
desenvolvedor vai se preocupar em quais informaes ir dispor no portal, os tipos
de mensagens e se a informao disponvel vai gerar conhecimento para o leitor. O
correto desenvolvimento nessa fase ajuda o usurio a navegar corretamente no
portal, sem se perder tornando o ambiente informacional mais eficiente.
De acordo com Macedo (2005) a arquitetura de informao e a usabilidade
esto relacionadas, pois nestas reas as atividades esto direcionadas a alcanar a
satisfao do usurio durante o processo de interao com o portal. Sendo assim, a
usabilidade essencial para a construo de um web site informacional.
O grau de facilidade de acesso ao portal mensurado atravs da
usabilidade dos usurios, seja ele familiarizado com o ambiente ou no. A
usabilidade visa satisfazer um pblico especfico, definido como o consumidor que
se quer alcanar quando se constri o projeto do produto, o que permite que se
35

trabalhe com as peculiaridades adequadas a esse pblico-alvo (TORRES;


MAZZONI, 2004).

4.6.1 Componentes e a importncia da arquitetura de informao

De acordo com Nielsen (2000) a organizao das informaes um dos


principais problemas que afeta o uso dos web sites. Falhas na organizao
dificultam a utilizao de um web site porque, ao no encontrar a informao que
deseja, o usurio fica confuso, frustrado e irritado, o que faz com que ele no
alcance seus objetivos, repercutindo diretamente no retorno do investimento
(ROSENFELD; MORVILLE, 2002).
O Mapa do site tambm chamado de sitegrama um tipo de documento de
especificao da arquitetura de informao, ele tem a funo de apresentar uma
viso geral do web site mostrando o relacionamento entre as pginas. Ou seja, com
o mapa do site o usurio pode encontrar pginas que esto ocultas no menu
principal ou at mesmo localizar uma informao especfica.
A importncia da arquitetura de informao se d ao fato de que um portal
com o sistema de navegao organizado, permite o usurio a encontrar o que busca
de forma mais rpida, evitando o usurio a passar por pginas indesejadas e
aproveitando melhor o seu tempo.
Assim justifica-se a proposta de criao do portal para o curso, que ser
abordada no prximo tpico.

4.6.2 Proposta de portal para o curso de Secretariado Executivo

O Curso de Secretariado Executivo da UNIOESTE/Campus de Toledo foi


implantado em 1987, sendo ministrado no perodo noturno, com durao de 4 anos.
36

So oferecidas anualmente 40 vagas para o grau de Bacharel em Secretariado


Executivo, cuja profisso foi reconhecida pela Lei n 7.377 de 30.09.1985 e
9261/1996 de 10/01/1996 (PPP, 2005).
Dentro de uma perspectiva histrica, segundo Natalense (1998), no Brasil a
profisso de secretariado foi evidenciada com a instalao das indstrias
multinacionais do ramo automobilstico, na dcada de 1950, que apresentaram
tcnicas de gesto e organizao diferenciadas onde o Secretario Executivo j
aparecia no quadro funcional. Nestas organizaes, o Secretrio Executivo era
considerado um smbolo de status gerencial, uma vez que detinha simples
atribuies como atendimento telefnico, datilografia e arquivstica.
Hoje, talvez em decorrncia dessa herana quanto ao surgimento da
profisso no pas, observa-se que muitas vezes o secretrio executivo no percebe
a sua real importncia nas organizaes, ou ainda, muitos empresrios tm uma
viso equivocada da profisso, o que torna necessrio ainda uma maior valorizao
e reconhecimento da profisso em todos os nveis das organizaes, pblicas e
privadas.
De acordo com Saldanha (2005), demanda-se hoje um profissional
altamente qualificado e competitivo, pois, diante das mudanas, das crises e dos
desafios e oportunidades que se renovam, faz-se necessrio um profissional mais
crtico, tico, criativo e flexvel.
O profissional graduado em Secretariado Executivo est inserido nesse
contexto, uma vez que o mesmo no se caracteriza apenas como um profissional
tcnico, sendo um telefonista, atendente ou auxiliar de escritrio. Mais do que isso,
o profissional graduado em Secretariado Executivo vem sendo preparado para atuar
de forma relevante nas intermediaes dos processos decisrios das organizaes,
implementar solues eficazes para os problemas, estabelecer e gerenciar
processos de comunicao e cooperar na gesto das organizaes.
Conforme o Projeto Poltico Pedaggico (2005) o objetivo do curso de
Secretariado Executivo da Unioeste formar profissionais que desempenhem a
funo de Secretrio Executivo, um profissional apto a assessorar e articular a rea
administrativa das empresas, estando instrumentalizado em termos de idiomas,
37

tcnicas secretariais e comunicao geral. Isso quer dizer que dever conhecer e
entender a empresa em todos os seus aspectos, interpretando objetivos, adotando
sua filosofia empresarial e visando obter resultados.
A necessidade de melhorar a competitividade para atender s demandas do
mercado exige das organizaes o aperfeioamento dos modelos de gesto e a
flexibilizao de suas estruturas organizacionais (BORTOLOTTO; RINALDI, 2008).
De acordo com Correa, Grando e Rinaldi (2007), constata-se assim a
necessidade de se solidificar o processo de construo da identidade do profissional
de Secretariado Executivo, a fim de que os mesmos possam agregar valor aos
servios que prestam e responder aos desafios que lhe so apresentados.
Bortolotto e Willers (2005) ressaltam que o profissional de Secretariado
Executivo polivalente e multifuncional, caractersticas essas que so hoje de
fundamental importncia no mundo globalizado e que fazem o diferencial no perfil
profissional. Os autores afirmam ainda que essa uma das profisses que tem
muito espao e reconhecimento para conquistar.
Neste sentido, diante do propsito deste trabalho, para que as informaes
relevantes ao curso estivessem disponveis em um nico local de fcil acesso e com
objetivo de interagir com os acadmicos, docentes, profissionais da rea e a
comunidade em geral, foi desenvolvido o novo portal para o curso de Secretariado
Executivo da Unioeste
Dessa forma, no decorrer do desenvolvimento deste estgio, foram
estudadas as etapas do desenvolvimento e implementao do novo portal para o
curso de Secretariado Executivo, para que ento, seja possvel alinhar o portal s
estratgias de divulgao do curso e da profisso, objetivo deste trabalho.
38

5 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS

Para o desenvolvimento deste trabalho no Colegiado do Curso de


Secretariado Executivo da Unioeste Campus de Toledo foi realizada uma
reviso bibliogrfica e a pesquisa com abordagem qualitativa e quantitativa. O
objetivo deste trabalho foi criao do novo portal interativo para o curso de
Secretariado Executivo e ainda um manual de utilizao para manuteno do
portal pelos novos responsveis.
Os procedimentos metodolgicos norteiam o desenvolvimento das
etapas fundamentais de um trabalho cientfico a fim de que os resultados sejam
satisfatrios. Num primeiro momento, este trabalho utilizou-se da reviso
bibliogrfica, como o propsito de identificar conceitos e possveis solues
para o problema apresentado neste trabalho. Segundo Lakatos e Marconi
(1996), a reviso bibliogrfica importante porque apresenta os dados j
abordados por outros autores, salientando a contribuio e a relevncia da
pesquisa realizada.
Neste captulo, abordam-se os mtodos que sero utilizados na
pesquisa de campo para coletar os dados e descrever os resultados. De
acordo com Bervian e Cervo (1996) o mtodo o modo como os processos
sero seguidos para se atingir um fim ou um resultado desejado.
Este trabalho tem como objetivo, dentre outros, mapear as informaes
disponveis e identificar o grau de interao atual dos usurios do site do curso
de Secretariado Executivo da Unioeste. Para tanto, esta pesquisa apresenta
uma abordagem qualitativa e quantitativa, de acordo com propsito do projeto
de avaliao formativa.
De acordo com Roesch (2009, p. 154):

A pesquisa qualitativa apropriada para a avaliao formativa,


quando se trata de melhorar a efetividade de um programa, ou plano,
ou mesmo quando o caso da proposio de planos, ou seja,
quando se trata de selecionar as metas de um programa e construir
uma interveno, mas no adequada para avaliar resultados de
programas ou planos.
39

Por outro lado, a pesquisa quantitativa implica medir relaes entre


variveis para avaliar os dados e assim garantir uma boa interpretao dos
resultados (ROESCH, 2009), sendo que esta abordagem ser utilizada nos
momentos de construo de grficos. Na pesquisa quantitativa a avaliao
formativa pode utilizar os resultados obtidos com a aplicao de um
questionrio.
As principais tcnicas de coletas de dados so a entrevista, o
questionrio, os testes e a observao (ROESCH, 2009). possvel tambm
utilizar os dados j existentes, atravs de relatrios, arquivos ou banco de
dados. Os dados secundrios foram utilizados neste trabalho atravs de
consulta a documentos como projeto poltico pedaggico e dados de pesquisas
j publicadas como Muller (2010) e Cielo, Schmidt e Kuhn (2010).
J como dados primrios foram obtidos atravs de questionrios
aplicados aos usurios do site. Assim, neste estudo foram desenvolvidos e
aplicados questionrios aos usurios do site do curso de Secretariado
Executivo, buscando saber o grau de usabilidade no atual processo de
interao com o site.
Optou-se por desenvolver e aplicar os questionrios atravs do Google
Docs., uma ferramenta que possibilita o envio por e-mail e processamento
automtico das respostas. Para alcanar o maior nmero de usurios, os
acadmicos foram levados at o laboratrio de informtica do campus e
orientados a preencher o questionrio on-line.
Buscou-se como clculo de amostragem o censo, que a totalidade do
pblico alvo, desta forma, em uma populao de 130 acadmicos do curso de
Secretariado Executivo, 106 acadmicos responderam a pesquisa,
representando assim 82% do total de alunos do curso. Em relao pesquisa
aplicada aos docentes, 10 dos 11 professores do colegiado de Secretariado
Executivo responderam o questionrio, correspondendo 91% do total.
Aps a anlise dos dados, foi possvel definir as informaes
pertinentes para o desenvolvimento do portal do curso de Secretariado
Executivo e assim como os possveis dispositivos que podero ser utilizadas
neste, para criar e manter um relacionamento com os usurios e demais
visitantes.
40

6 ANLISE DA ORGANIZAO E INTERPRETAO DOS DADOS


COLETADOS

Esta seo objetiva apresentar as caractersticas essenciais da


Unioeste, empresa estudada, bem como dos principais resultados obtidos por
meio da anlise dos questionrios respondidos e das observaes na empresa.
A apresentao deste captulo necessria para que o contedo seja melhor
compreendido pelo leitor.

6.1 DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

6.1.1 Caracterizao da empresa

O estgio foi realizado no Colegiado do curso de Secretariado Executivo


da Universidade Estadual do Oeste do Paran Campus de Toledo, PR. A
Unioeste constitui-se numa Instituio de Ensino Superior, Pblico-Estadual,
multicampi. Seus campi esto instalados nas cidades de Cascavel, Toledo,
Marechal Cndido Rondon e Foz do Iguau, no Oeste do Paran e um em
Francisco Beltro, no Sudoeste do Estado e articula-se entre o ensino, a
pesquisa e a extenso.
Para compreenso das atividades desenvolvidas no colegiado do curso
de Secretariado Executivo da Unioeste, necessria a apresentao do
organograma da instituio, aprovada pela resoluo 017/99 COU, que
aprova o regulamento da Unioeste, para retirar a seguinte estrutura
organizacional da Unioeste e do setor de estgio.
41

FIGURA 1 - ORGANOGRAMA DA UNIOESTE

FONTE: Adaptado de UNIOESTE (2008)

Os Colegiados de curso so rgos consultivos e deliberativos da


administrao bsica setorial, em matria de ensino. Algumas das atribuies
do Colegiado do Curso so: elaborar o projeto poltico pedaggico do
respectivo curso ou programa para ser submetido ao CEPE; aprovar planos de
ensino das disciplinas dentre outros;
Os Coordenadores de curso so responsveis pelo acompanhamento
de todas as atividades pertinentes ao ensino do respectivo curso ou programa.
Ao coordenador compete: convocar e coordenar as reunies do Colegiado do
Curso; coordenar as atividades do Colegiado de Curso; subsidiar a
42

organizao do calendrio acadmico; adotar as medidas administrativas


cabveis, observando o regimento e regulamentos especficos; dentre outras.

FIGURA 2 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DO SETOR DE ESTGIO

FONTE: Adaptado de Unioeste (2008)

6.1.2 Histrico da organizao

A Unioeste Universidade Estadual do Oeste do Paran foi formada


atravs da integrao de 04 faculdades municipais isoladas, de ensino no
gratuito, FECIVEL em Cascavel, FACISA em Foz do Iguau, FACIMAR
em Marechal Cndido Rondon e FACITOL em Toledo.
43

Atualmente a Unioeste possui 5 campi, estando instalados nas cidades


de Cascavel, Toledo, Marechal Cndido Rondon e Foz do Iguau, no Oeste do
Paran e um em Francisco Beltro, no Sudoeste do Estado.
Segundo a Diretoria de Recursos Humanos da Unioeste (2009), os
05 campi Universitrios, contam com aproximadamente 11.000 acadmicos
matriculados, sendo em cursos de graduao, especializao ou cursos de
ps-graduao em nvel de mestrado e doutorado. uma das mais novas
universidades brasileiras e com uma localizao estratgica, na fronteira entre
03 pases Brasil, Argentina e Paraguai a Unioeste est destinada no
somente funo universal prpria de universidade, mas tambm a uma
funo regional em vrias instncias.
Apesar de sua ainda curta trajetria, dia a dia a Unioeste vem
conquistando espaos e se destacando junto comunidade cientfica e extra-
acadmica em funo dos esforos que vem realizando junto ao ensino,
pesquisa e extenso, muitas vezes, a despeito de no ter as melhores
condies de trabalho e, sobretudo, apesar dos constantes cortes de
oramento e do achatamento dos salrios de seus docentes e funcionrios.
Mesmo nestas condies, algumas de suas pesquisas j tm
conquistado destaque nacional e at internacional; as atividades de extenso
tm sido significativas, sendo reconhecidas pela comunidade regional; em
termos de ensino, as avaliaes do tipo Provo, nos ltimos anos tm
apontado a Unioeste como uma das importantes e melhores instituies de
ensino superior do pas.
Conforme a ltima avaliao do Ranking Nacional INEP Instituto
Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais, ligado ao Ministrio da
Educao (MEC), a Unioeste figura como a 13 melhor universidade brasileira,
sendo a terceira do Estado do Paran. A Unioeste uma instituio de grande
porte que rene uma comunidade de tcnicos, administradores, pesquisadores
e acadmicos onde h massivas trocas de informaes de diversas naturezas,
como cientificas e administrativas (UNIOESTE, 2008).
44

6.1.3 O curso de Secretariado Executivo da Unioeste

O Curso de Secretariado Executivo da Unioeste - Campus de Toledo


foi autorizado pelo Decreto n 93.593 de 18.11.86 e reconhecido pela Portaria
n 824 de 23.05.91. O curso oferecido no perodo noturno e tem durao
mnima de 4 anos, conferindo ao acadmico o ttulo de Bacharel em
Secretariado Executivo, cuja profisso foi reconhecida pela Lei n 7.377 de
30.09.85 e 9261/96 de 10/01/96.
Desde sua criao, o curso de Secretariado Executivo preocupa-se com
a qualificao do seu quadro docente. O curso de Toledo o nico do Brasil
que possui como professores efetivos 6 professores bacharis em Secretariado
Executivos, sendo que destes 1 est cursando ps-doutorado, 1 doutor, 2
so doutorandos e 2 so mestres, alm dos quatro docentes da rea de
lnguas, dos quais 2 so mestres e 2 doutorandos e um docente da rea de
administrao tambm mestre.
Observa-se que o perfil do Curso de Secretariado Executivo da Unioeste
aponta para um profissional com competncia para promover e participar da
melhoria do processo de gesto e desenvolvimento das organizaes, do
aumento de produtividade e competitividade. De acordo com Cielo, Schmidt e
Kuhn (2010), ao longo dos anos o curso tem passado por diversas
reformulaes, visando a dinamicidade e a insero dos egressos no mercado
de trabalho, proporcionando-lhes condies de empregabilidade e competncia
para participar de mudanas estruturais.
Segundo Saldanha (2005), a preparao para o trabalho, ainda que seja
uma forma reducionista de educao, nem mesmo contemplada
adequadamente muitas vezes nos projetos e prticas pedaggicas dos cursos.
Ou seja, fcil constatar que alguns projetos pedaggicos so apenas
respostas limitadas s exigncias das Diretrizes Curriculares para os cursos.
Porm, para o Colegiado do curso de Secretariado Executivo da
Unioeste - Campus Toledo, a atualizao da grade curricular deve ser realizada
constantemente, sempre acompanhando as mudanas do mercado de trabalho
e buscando superar as expectativas dos acadmicos e da sociedade local.
45

Em relao imagem do curso de Secretariado Executivo, no ano de


2011, pelo terceiro ano consecutivo o curso foi premiado com 5 estrelas
(FIGURA 3), escala mxima entre as melhores universidades do Brasil em um
guia para estudantes realizado pela Editora Abril, uma das mais conceituadas
do pas.

FIGURA 3 SELO DE QUALIDADE DO CURSO

FONTE: Guia do Estudante (2011)

Outro aspecto a mencionar o incentivo e reconhecimento empresarial


dos projetos de estgio realizados pelos acadmicos com aes que tem
beneficiado o crescimento e a organizao de rotinas nas empresas da regio
oeste e sudoeste do Paran, locais de procedncia dos acadmicos.
46

6.2 OPERACIONALIZAO DO ESTGIO

Neste captulo sero apresentadas a problemtica da proposta de


estgio e a anlise dos resultados obtidos com o questionrio aplicado aos
acadmicos e docentes do curso de Secretariado Executivo. Sero
apresentados ainda, os tpicos sobre a construo do novo portal do curso de
Secretariado Executivo da Unioeste e na sequncia as sugestes e
recomendaes apresentadas para a coordenao do curso.

6.2.1 A problemtica da proposta de estgio

importante esclarecer que o processo de seleo dos acadmicos do


curso ocorre atravs do vestibular, e possui cotas para estudantes de colgios
pblicos. Considerando a concorrncia do vestibular para o curso de
Secretariado Executivo da Unioeste Campus de Toledo entre o ano de 2004 e
2010 percebeu-se que o curso teve um declnio de 65% na procura por parte
dos estudantes deixando de ser o curso mais concorrido do Campus de
Toledo, para um dos cursos com o menor ndice de concorrncia (UNIOESTE,
2011)
Observa-se assim, que apesar de o curso estar preocupado com a
qualificao de seu corpo docente e mesmo com as atualizaes da grade
curricular, ainda se percebe um forte declnio na demanda pelo curso.
Acredita-se que parte dessa queda pode ser atribuda ao do aumento
de oferta de outros cursos de graduao e abertura de novas instituies de
ensino na regio, pois at pouco tempo atrs eram poucas as instituies que
mantinham o curso de Secretariado Executivo, hoje se identificam s no estado
do Paran, 14 cursos de graduao presencial bacharelado em Secretariado
Executivo, sendo 9 ofertadas em instituies privadas e 5 em instituies
pblicas (WILLERS; WILLERS; BISCOLI, 2010).
47

Entretanto, tambm pode ter havido uma falha nos programas de


divulgao do curso nos prprios meios de comunicao da instituio, como o
site do curso que se encontra desatualizado. Aliado a isto, se observa uma falta
de informao da prpria comunidade acadmica e empresarial sobre a
atuao destes profissionais e sobre o perfil do egresso.
Segundo Serra e Torres (2002), a organizao deve monitorar as
variveis do seu ambiente externo de modo a aproveitar as oportunidades e
defender-se das ameaas. Estas variveis, conforme Kotler (2000) podem
orientar as estratgias de marketing.
Kotler e Fox (1994), ao analisar o mercado norte-americano de
educao superior, considerado de alta competio, afirmam que a razo do
interesse por marketing o declnio do nmero de jovens em idade de entrar
na faculdade. O mesmo nmero de faculdades, na busca de um nmero de
alunos potenciais cada vez menor, significa que as mesmas tm que lutar
arduamente para manter seus nveis de matrculas ou, como acontece em
algumas escolas de prestgio, para evitar a reduo dos seus padres
elevados.
De acordo com um estudo exploratrio sobre o marketing nas
instituies de ensino no Brasil, o interesse por marketing no ensino superior
tem origem semelhante, mas a justificativa tende a ser diversa. O nmero de
Instituies de Ensino Superior aumentou, desequilibrando a oferta, existindo
demanda reprimida, faltando renda e financiamento para ampliar o nmero de
ingressantes na universidade paga. O resultado que a reteno dos alunos, e
no somente a captao, comea a chamar a ateno das universidades
(NUNES et. al., 2008).
Assim, acredita-se que desenvolver um portal de informao para o
curso de Secretariado Executivo como estratgia de divulgao ou ainda, para
criar um canal de relacionamento entre a universidade, a comunidade e a
profisso, seja de real relevncia para um reposicionamento do curso e at
mesmo como esclarecimento do real perfil do Secretario Executivo.
48

6.2.2 O Site do Curso de Secretariado Executivo da Unioeste antes do estgio

Durante a elaborao deste trabalho verificou-se os atuais meios de


comunicao, em especial o site do curso de Secretariado Executivo.
Pode-se observar que o site da Unioeste disponibiliza um pequeno
espao com informaes gerais dos cursos de graduao, divididos nos 5
campi. Nessa pgina principal (FIGURA 4) constavam informaes sobre o
perfil do curso, a grade curricular e o nome da coordenadora do curso. Nessa
pgina temos o link para outra pgina do curso, o mesmo local que ser
utilizado para direcionar o novo portal do curso de Secretariado Executivo.

FIGURA 4 PGINA DO CURSO NO SITE DA UNIOESTE

FONTE: UNIOESTE (2011)

Na antiga Home Page do curso de Secretariado Executivo (FIGURA 5)


eram disponibilizadas algumas informaes sobre o curso, os docentes, as
disciplinas oferecidas, eventos realizados e contato para e-mail. Essa pgina
49

possua informaes estticas, ou seja, no havia atualizaes, faltavam


informaes sobre a profisso, mercado de trabalho entre muitas outras alm
das informaes serem antigas e com dados que no existem mais.

FIGURA 5 ANTIGA HOME PAGE DO CURSO DE SECRETARIADO

FONTE: UNIOESTE (2011)

Alm de avaliar a estrutura existente do site faz-se necessrio analisar


os interesses dos acadmicos e docentes do curso de Secretariado Executivo
da Unioeste, pblico alvo do portal a ser desenvolvido, assim realizou-se uma
pesquisa e o resultados sero apresentados no prximo tpico.

e confrontando-a com as expectativas dos acadmicos e docentes


pesquisados,
Aps analisar os, foi necessrio uma avaliao das informaes e da
estrutura do site atual do curso de Secretariado Executivo. Lembrando que a
frequncia de acesso ao site do curso pelos acadmicos e docentes no
muito significativa, mostrando que o site do curso antes do estgio estava
praticamente abandonado, tanto por acessos pelos usurios como por
atualizao do administrador do site.
50

6.2.3 Anlise dos resultados obtidos

Para mapear o grau de interao atual dos usurios do site do curso de


Secretariado Executivo da Unioeste Campus de Toledo, bem como o perfil
dos acadmicos - pblico alvo deste estudo, foi aplicada uma pesquisa
acadmica com questes de mltipla-escolha e questes abertas, com
inteno de medir a interao atual dos usurios e j buscar informaes e
sugestes para construo de um novo portal.
Os questionrios foram desenvolvidos e aplicados atravs do Google
Docs., uma ferramenta que possibilita o envio por e-mail e processamento
automtico das respostas. Para atingir um melhor resultado, os acadmicos do
curso foram acompanhados at o laboratrio de informtica discente no prprio
campus da Unioeste e acessando e-mail pesquisasecretariado@gmail.com
tiveram acesso ao link da pesquisa. Foi aplicado tambm questionrio aos
docentes do curso, durante uma reunio do colegiado, o qual tambm foi
enviado por e-mail.
Do total de 130 acadmicos do curso de Secretariado Executivo, no dia
19 de abril de 2011, 106 acadmicos responderam a pesquisa, representando
assim 82% do total de alunos do curso. Em relao pesquisa aos docentes
10 dos 11 professores do colegiado de Secretariado Executivo responderam o
questionrio, correspondendo 91% do total.
Com relao anlise dos questionrios aplicados aos acadmicos, o
Grfico 1 mostra a proporo por ano da participao dos acadmicos do
curso, sendo que o ano do curso que teve mais participaes foi o 3 ano, com
28 questionrios respondidos, representando 26% do total das respostas da
amostra.
51

GRFICO 1 ALOCAO DOS ACADMICOS NO CURSO


vo

22% 24%
1 ano
2 ano
28% 26% 3 ano
4 ano

FONTE: Dados da pesquisa (2011)

Para melhor direcionamento das atividades do curso e tambm dos


contedos a serem contemplados no portal em construo foi analisada a
idade mdia dos acadmicos de Secretariado Executivo (GRFICO 2), ficando
a maioria entre 19, 20 e 21 anos, representando um total de 51%.

GRFICO 2 IDADE DOS ACADMICOS

25%

20%
20%

15% 16%
15% 15%

10%
10%
8%
5%
5%
4% 4%
3%
0%
17 anos 18 anos 19 anos 20 anos 21 anos 22 anos 23 anos 24 anos 25 anos acima de
25 anos

FONTE: Dados da pesquisa (2011)


52

Buscou-se ainda identificar a influncia do site na busca pelo curso de


Secretariado Executivo, assim os acadmicos foram questionados sobre o
modo como conheceram o curso de Secretariado Executivo da Unioeste.

GRFICO 3 MEIO DE COMUNICAO QUE LEVOU O ACADMICO AO CONHECIMENTO


DO CURSO
35%

30% 32% 32%

25%

20%

15%
16%
10% 13%

5%
0% 3% 4%
0%
atravs da atravs de atravs do atravs de atravs da atravs de outros
televiso visitas jornal do panfletos do internet amigos
escola vestibular curso

FONTE: Dados da pesquisa (2011)

Como mostra o Grfico 3, os meios que tiveram mais resultados foram


atravs da internet e atravs de amigos somando juntos quase 70%. Fatores
como visitas escolas e panfletos do curso mostraram-se com pouca
relevncia em relao aos meios de divulgao do curso.
A fim de selecionar as informaes que mais atraem os usurios do
portal elaborou-se uma questo sobre o motivo que os levou a optar pelo curso
de Secretariado Executivo da Unioeste (GRFICO 4). Percebe-se que a
grande maioria respondeu que a grade curricular do curso que os levou a
optar pelo curso, seguida pelas oportunidades de trabalho na rea e tambm a
proximidade da universidade a cidade de residncia.
53

GRFICO 4 MOTIVO DA OPO PELO DO CURSO DE SECRETARIADO

60%

50%
49%
40%

30%

20%

10% 15% 15%


12%
1% 8% 0% 0%
0%

FONTE: Dados da pesquisa (2011)

Pode-se ver que itens como estrutura fsica, quadro profissional e


reconhecimento do curso passam despercebidos, podendo representar uma
falha na divulgao do curso comunidade, uma vez que estes itens so
diferenciais no curso da Unioeste.
Para identificar o nvel de interao dos usurios do site do curso de
Secretariado Executivo da Unioeste, realizou-se uma questo para saber o
primeiro local onde foi buscado informaes sobre o curso (GRFICO 5). O
resultado foi que metade dos acadmicos buscou informaes primeiramente
no site do prprio curso, ressaltando assim a importncia de disponibilizar
informaes corretas e atualizadas para que possam servir realmente como
fonte de informao. Mais uma vez a internet se mostrou como maior fonte de
busca, onde 74% do total de acadmicos procuraram informao em sites, seja
do prprio curso ou sites relacionados.
54

GRFICO 5 LOCAL ONDE O ACADMICO BUSCOU INFORMAES SOBRE O CURSO

50%
45%
47%
40%
35%
30%
25%
20% 23%
15%
16%
10%
5% 7%
4% 4%
0%
no site de em sites na com em revistas outros
Secretariado relacionados coordenao profissionais para
Executivo da ao curso de do curso ou da rea ou estudantes ou
Unioeste Secretariado com amigos jornal
professores

FONTE: Dados da pesquisa (2011)

Alm de identificar o local onde os acadmicos buscaram informaes,


preciso saber se ele realmente encontrou o que buscava ou se precisou
realizar uma nova pesquisa. Como mostra o Grfico 6, grande maioria disse ter
encontrado, mas no tudo o que buscava, reforando o fato de que o site do
curso est com informaes incompletas ou desatualizadas.

GRFICO 6 EXPECTATIVA NA LOCALIZAO DE INFORMAES SOBRE O CURSO

4%
18%
encontrei, mas no tudo o
que buscava
encontrei todas
informaes que buscava
78%
no encontrei nada que
buscava

FONTE: Dados da pesquisa (2011)


55

Outra questo sobre a interao do usurio com site de Secretariado,


foi relacionar a freqncia em acessar sites sobre Secretariado Executivo
(GRFICO 7). Grande parcela do pesquisados, 88%, ficou entre as opes de
nunca ter acesso ou acessar s vezes. Isso mostra tambm a baixa procura
dos acadmicos por sites relacionados com o curso, talvez por desinteresse ou
por falta de contedos de qualidade nos sites disponveis.

GRFICO 7 FREQUNCIA DE ACESSO DO ACADMICO A SITES SOBRE


SECRETARIADO EXECUTIVO

12%

54% 34% Sempre acesso


Nunca acesso
s vezes acesso

FONTE: Dados da pesquisa (2011)

Quanto frequncia de acesso ao site do curso de Secretariado


Executivo da Unioeste (GRFICO 8), um resultado interessante demonstra que
mais da metade dos respondentes assumiram no lembrar a ltima vez que
acessaram o site do curso. Quando se fala de frequncia de acesso, os autores
da rea de marketing aplicado a internet, alertam que os usurios voltam a
acessar um site j visitado, quando este, oferece atualizaes ou notcias
interessantes e quando o contedo relevante para o seu interesse.
56

GRFICO 8 FREQUNCIA DE ACESSO AO SITE DE SECRETARIADO DA UNIOESTE

9%
no lembro ltima vez que
acessei
27%
acesso uma vez por ano
54%

acesso uma vez por ms


10%
acesso semanalmente

FONTE: Dados da pesquisa (2011)

Para reforar a ideia sobre os motivos que fazem o acadmico acessar


novamente um site, os acadmicos foram questionados e a resposta
(GRFICO 9) veio de encontro com a teoria apresentada, diversidade de
informao e qualidade do contedo so os principais motivos que fazem voltar
a um site.

GRFICO 9 MOTIVOS QUE FAZEM O ACADMICO ACESSAR NOVAMENTE UM SITE

70%
60%
50% 59%

40% 47%
30% 35%
20%
20%
10% 15%
10% 4%
0%

FONTE: Dados da pesquisa (2011)


57

Isso leva a crer que um site com informaes estticas, sem


atualizao, no motiva o usurio a voltar acess-lo, a no ser que este precise
da mesma informao que j obteve pela primeira busca. Para tornar o novo
portal do curso de Secretariado Executivo mais atrativo, devero ser realizadas
atualizaes constantes assim como haver necessidade de um filtro nas
informaes, para que o contedo seja de qualidade e atenda s expectativas
dos usurios.
Os acadmicos pesquisados apontaram ainda as informaes que
mais gostariam que estivessem disponveis no portal de Secretariado Executivo
da Unioeste. Os itens mais apontados conforme Grfico 10 foram Artigos e
Publicaes, Calendrio Acadmico, Oportunidades de estgio e trabalho,
Eventos na rea e notcias do colegiado do curso. Itens como grupo de
discusses, diretrio acadmico, atividades de pesquisa e extenso tiveram
poucos apontamentos. Atravs dessa anlise pode-se, na organizao prtica
do portal, priorizar o detalhamento maior de alguns itens e preocupar-se menos
com os demais, de acordo com as sugestes do prprios acadmicos, usurios
principais do site.
58

GRFICO 10 PREFRENCIA DE INFORMAES NO PORTAL DO CURSO

Professores 41%
Ps-Graduao 60%
Pesquisa 29%
Oportunidades de Estgio 67%
Notcias 58%
Notas 42%
Links interessantes 37%
Legislao / Normatizao 39%
Infraestrutura 22%
Histria do curso 45%
Grupo de Discusso Frum 20%
Grade curricular 58%
Formatura 32%
Extenso 36%
Eventos na rea 68%
Empresa Junior de Secretariado 34%
Download (TCC'S) 58%
Disciplinas 48%
Cursos de Secretariado no Brasil 44%
Centro Acadmico 30%
Calendrio Acadmico 65%
Bolsas de pesquisa cientfica 43%
Artigos e Publicaes 68%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

FONTE: Dados da pesquisa (2011)

Outro pblico de interesse do portal so os professores do curso.


Assim, para obter maiores informaes acerca da sua percepo em relao
ao site, foram aplicados questionrios a 10 professores, dos 11 pertencentes
ao colegiado do curso.
A fim de saber se os professores costumam acessar sites sobre
Secretariado Executivo, foi realizada uma questo e o resultado (GRFICO 11)
nos mostra que 70% dos professores costumam acessar sites, mas somente
30% acessam com grande frequncia.
59

GRFICO 11 HBITO DE ACESSO DOS DOCENTES A SITES DE SECRETARIADO

30%

Sempre acesso
70% Nunca acesso

0% s vezes acesso

FONTE: Dados da pesquisa (2011)

Com relao frequncia de acesso ao site do curso de Secretariado


da Unioeste, conforme mostra o Grfico 12, a maioria dos professores
acessam uma vez por ms e apenas uma pequena parcela afirmou no
lembrar a ltima vez que acessou.

GRFICO 12 - FREQUNCIA DE ACESSO DOS DOCENTES AO SITE DE SECRETARIADO


DA UNIOESTE

0%

10%
no lembro ltima vez que
20% acessei
acesso uma vez por ano

70% acesso uma vez por ms

acesso semanalmente

FONTE: Dados da pesquisa (2011)

O que se pode perceber que tambm no h assuntos direcionados


aos professores na atual pgina do curso de Secretariado, assim no teria
razo para ter uma frequncia de acesso. Foram questionados tambm sobre
60

o motivo que levam os docentes acessar novamente um site e os itens com


maior indicao foram a qualidade de contedo, credibilidade do site e
frequncia na atualizao, entre outros assim como demonstra o Grfico 13.

GRFICO 13 MOTIVOS QUE LEVAM OS DOCENTES ACESSAR NOVAMENTE UM SITE

80%
70%
60% 70%
50% 60%
40% 50%
30% 40% 40%
20% 30%
10% 10%
0%

FONTE: Dados da pesquisa (2011)

Assim como no questionrio com os acadmicos, os professores foram


questionados sobre o que gostariam que estivesse disponvel no portal de
Secretariado Executivo da Unioeste (GRFICO 14). As opes mais apontadas
foram pesquisa, links interessantes, resoluo/normatizao, grupo de
discusso/frum, grade curricular, eventos na rea, calendrio acadmico,
cursos de Secretariado no Brasil e Artigos e Publicaes. Itens como notas e
professores forma pouco apontados, mostrando assim que os docentes do
curso no tm interesse na disponibilizao dessas informaes.
61

GRFICO 14 PREFERRENCIA DE INFORMAES NO PORTAL PELOS DOCENTES

Professores 10%
Ps-Graduao 30%
Pesquisa 60%
Oportunidades de Estgio 50%
Notcias 30%
Notas 10%
Links interessantes 60%
Legislao / Normatizao 60%
Infraestrutura 20%
Histria do curso 50%
Grupo de Discusso Frum 80%
Grade curricular 80%
Formatura 30%
Extenso 40%
Eventos na rea 80%
Empresa Junior de Secretariado 80%
Download (TCC'S) 30%
Disciplinas 40%
Cursos de Secretariado no Brasil 60%
Centro Acadmico 30%
Calendrio Acadmico 70%
Bolsas de pesquisa cientfica 40%
Artigos e Publicaes 80%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

FONTE: Dados da pesquisa (2011)

Aps analisar os interesses dos acadmicos e docentes do curso de


Secretariado Executivo da Unioeste, pblico alvo do portal a ser desenvolvido,
e tambm da avaliao das informaes e da estrutura do site atual do curso
de Secretariado Executivo, iniciou-se a construo do portal para o curso de
Secretariado Executivo da Unioeste.
62

6.2.4 A Construo do novo portal do curso de Secretariado Executivo

Na fase inicial de desenvolvimento do projeto foram estudadas 2


diferentes maneiras para construir o portal do curso de Secretariado. Uma
delas seria utilizar o programa de edio de web sites com linguagem em
HTML (expresso inglesa para Hyper Text Markup). Para realizar o
desenvolvimento do portal utilizando essa linguagem seria necessria um uma
equipe especializada para fazer a manuteno do portal. Uma possibilidade
levantada foi em deixar a responsabilidade de atualizao do portal pelo
Departamento de Informtica da Unioeste.
Outra maneira de construir o portal do curso seria utilizar o Webnode,
um site especializado em edio de web sites. Esse mesmo programa j tinha
sido utilizado pela coordenao do curso de Secretariado e pelo autor para
divulgar as informaes do I ENASEC Encontro Nacional Acadmico de
Secretariado Executivo organizado pelo curso da Unioeste, conforme Figura 6.

FIGURA 6 WEB SITE DE DIVULGAO DO I ENASEC UNIOESTE

FONTE: ENASEC UNIOESTE (2011)


63

Assim como o evento que teve uma grande repercusso, contando


com aproximadamente 500 pessoas de todo o Brasil o web site de divulgao
do evento (www.enasecunioeste.webnode.com.br) tambm teve uma tima
avaliao, sendo que 78% dos visitantes deram nota mxima para o site do
evento.
O departamento de informtica da Unioeste responsvel pela
manuteno do site da universidade entre outras atividades. Como a ideia do
projeto implantar um portal interativo, isso demanda um esforo muito grande
do setor responsvel para atualizao e acompanhamento do site. Por essa
razo, foi optado por utilizar o Webnode, uma vez que, com um treinamento e
um manual de utilizao, qualquer pessoa, professor ou estagirio poder
realizar a manuteno do portal.
Alm da pesquisa com o pblico alvo, outra tcnica utilizada foi o
Benchmarking, que se configura na busca das melhores prticas em servios
ou produtos atravs dos concorrentes para uma maximizao do projeto.
Na busca de novas ideias para o portal foram avaliados sites de
diversas Instituies de Ensino Superior como a Universidade Federal de
Viosa UFV, Universidade Estadual de Londrina UEL, Universidade
Estadual de Maring UEM, Universidade de Passo Fundo UPF,
Universidade Federal da Bahia UFBA, entre outras conforme Apndice C.
Com base nas melhores ideias obtidas com a observao dos sites de
outras IES e as sugestes dos acadmicos e professores do curso da
Unioeste, foi possvel delinear o mapa do site e iniciar o processo de
construo do novo portal para o curso de Secretariado Executivo.

6.2.4.1 Mapa do Site

O mapa do site (FIGURA 7) essencial para determinar a facilidade de


trnsito ou de navegao no espao do portal, para que o usurio possa
acessar as informaes que deseja e para que possa visualizar as vrias
opes de informaes que o portal disponibiliza.
64

FIGURA 7 - MAPA DO SITE

Graduao
o Unioeste
o Curso de Secretariado
o Selo de Qualidade
o Vestibular
o Estrutura curricular
o Professores
o Coordenao
o Infraestrutura
o Diretrio Acadmico
o Empresa Jr
o Calendrio Acadmico
o Moodle
Profisso
o O Profissional
o Campo de Atuao
o Estgios e Empregos
o Concursos
o Federao e Sindicatos
o Cdigo de tica
o Registro e Leis
o Links
o Curiosidades
Pesquisa e Extenso
o Grupo Pesquisa
o Bolsa Cientfica
Ps Graduao
Interatividade
o Egressos / Ex-alunos
o Frum de Discusses
o Enquete
o Depoimentos
o Blog Acadmico
Fotos
o Fotos Turmas
Notcias e Eventos
Idiomas
o Portugus
o Ingls
o Espanhol
Revista Expectativa
Publicaes
o Artigos
o TCC's
o Portal Biblioteca
Fale Conosco

FONTE: O Autor (2011)


65

Todo internauta j ficou preso em algum site cuja navegao to


confusa que a maneira mais fcil de reorientar visitando outro site (BRUNER;
HARDEN; BOB, 2001). O profissional que est envolvido na construo do site
deve saber que nem todo usurio da internet tem o conhecimento suficiente
para transitar a acessar as informaes disponveis. Assim as e as orientaes
de navegao devem ser coerentes e claras.
O site possui uma hierarquia, atravs dos menus os usurios vo se
aprofundando no contedo e para isso contam com ajuda do mapa do site que
nada mais que uma rvore lgica onde o internauta pode se localizar no site
e souber at onde pode se aprofundar, pelos menus e tpicos do site.

6.2.4.2 Domnio do portal

Os autores Bruner, Harden e Bob (2001) dizem que o domnio de um


site a interseo entre um nome e um endereo. Ele serve tanto como um
nome de marca identificvel quanto como um indicador para localizao do
site. Em linguagem tcnica o domnio o URL (Uniform Resource Locator) em
portugus Localizador Padro de Recursos que por onde o internauta vai
encontrar a sua pgina na internet.
O que importante lembrar ao escolher o domnio de um site que ele
deve ser fcil de ser lembrado, fcil de ser digitado e no deve ser muito
extenso. Mais importante ainda que o domnio do site deve representar o
servio ou o produto, deve caracterizar a sua marca e sua imagem.
Para definio do endereo do site foram apontadas 3 sugestes de
domnio:
a) www.secretariadounioeste.com
b) www.secunioste.com
c) www.secretariadoexecutico.com
O endereo que mais chamou ateno e foi escolhido por ser fcil de
memorizao e expressar a marca do curso e da instituio foi
www.secretariadounioeste.com.
66

6.2.4.3 Design do portal

Alm de buscar interao com o pblico-alvo a construo do novo


portal do curso de Secretariado Executivo da Unioeste, preocupou-se com o
design do portal, a impresso que despertaria nos usurios e sua
funcionalidade. O portal (FIGURA 8) basicamente todo navegvel pelo menu
lateral, alm de possuir alguns acessos por meio do cabealho. Como a maior
parte do contedo resume-se a texto, foram inseridas algumas ilustraes
ocasionais alm da galeria de fotos e imagens que deixam o site mais
interessante.

FIGURA 8 NOVO PORTAL DO CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO

FONTE: O Autor (2011)

Uma sugesto do projeto, aprovada pelo colegiado do curso foi o


incentivo aos acadmicos na seleo de fotos dos mesmos em atividades
acadmicas para servirem de base para portal. Ou seja, utilizar fotos dos
prprios acadmicos para ilustrar o portal, criando assim uma interao maior
com o portal do curso de Secretariado Executivo.
67

6.2.4.3 Contedo do portal

Com base no resultado obtido com os questionrios aplicados foi


possvel identificar o contedo que os usurios mais teriam interesse em
acessar no portal.
Foram pesquisados diversos tipos de materiais como sites
especializados na profisso de Secretariado, sites de cursos de Secretariado
de todo Brasil, artigos e tambm o Projeto Poltico Pedaggico do curso de
Secretariado Executivo da Unioeste.
Para uma melhor disposio dos arquivos e das informaes foram
seguidos os critrios apresentados no tpico de Arquitetura de Informao,
para que o portal do curso de Secretariado Executivo tenha, alm de um
contedo de qualidade, clareza e eficincia.
O resultado da organizao do contedo e redao dos textos pode ser
observado conforme o Mapa do site (FIGURA 7). Teve-se tambm a
preocupao de utilizar palavras fceis e deixar o maior nmero de subpginas
com acesso direto pela pgina inicial do portal.

6.2.4.5 Estatsticas de acesso ao portal

Para identificar a eficincia da ferramenta criada, essencial que o


administrador do portal acompanhe as estatsticas de acesso. Estas
informaes podem ser estratgicas ao curso de Secretariado Executivo uma
vez que indicaro o perfil de acesso, as preferncias do usurio e detalhes de
navegao para que o curso possa oferecer melhorias ao longo dos trabalhos.
O portal do curso de Secretariado Executivo foi divulgado durante a
realizao da Semana Acadmica do curso de Secretariado Executivo da
Unioeste, neste mesmo dia o portal registrou 68 visitas de usurios diferentes
os quais trafegaram pelo portal gerando acesso em 729 pginas. Ou seja, em
68

mdia cada visitante se aprofundou em at 11 subpginas do portal atravs da


pgina inicial.
Ainda no ms de setembro antes de completar 30 dias do lanamento
do portal, o mesmo registrou acesso de 433 visitantes nicos, tendo em mdia
989 nmeros de visitas (2,28 visita por usurio), registrando acesso em mais
de 6414 subpginas do portal.
As estatsticas, conforme Figura 9, apontam para o horrio que os
visitantes tem mais acessado o portal, ficando entre o horrio das 18 s 20
horas e da meia noite s 2 horas da manh.

FIGURA 9 ESTATSTICA DO HORRIO DE ACESSO AO PORTAL

FONTE: O autor (2011)

Destaca-se que os dados estatsticos so disponibilizados pela


ferramenta de edio do portal Webnode e so de fcil compreenso. O
administrador do portal tem acesso rpido a tela de gerao do relatrio de
estatstica, podendo visualizar dados em diferentes perodos de tempo e de
acordo com cada necessidade.
69

6.2.4.6 Divulgao do portal

O portal do curso de Secretariado Executivo foi lanado oficialmente no


dia 24 de agosto de 2011 durante a realizao da 24 Semana Acadmica do
Curso de Secretariado Executivo e 13 Encontro Regional de Secretariado
Executivo. Na primeira noite do evento estavam presentes representantes de
empresas locais, profissionais da rea, egressos e acadmicos do curso
quando na abertura a coordenadora e professora do curso Fabiana Regina
Veloso Bscoli realizou a divulgao do link do portal do curso
www.secretariadounioeste.com.
No dia 26 de agosto de 2011, ainda durante a realizao da Semana
Acadmica do Curso de Secretariado Executivo foi apresentado aos
acadmicos s funcionalidades do novo portal, conforme mostra a Figura 10.

FIGURA 10 APRESENTAO DO PORTAL

FONTE: O autor (2011)


70

Alm do lanamento oficial do portal na semana acadmica do curso


de Secretariado com a presena da maioria dos acadmicos do curso, foram
realizadas outras aes para divulgao do portal como divulgao em redes
sociais; Facebook; Orkut; blog do curso; Twitter e envio de e-mails.
Foi realizada tambm uma divulgao do novo portal do curso de
Secretariado Executivo pela pgina de notcias da Unioeste, para que os
demais cursos e setores administrativos da Instituio tenham conhecimento
da profisso e do curso que oferecido pela prpria Unioeste.
Constatou-se ainda que a pgina do portal de Secretariado Executivo
da Unioeste j est disponvel na ferramenta de busca pela internet o Google
(FIGURA 11), uma das ferramentas mais utilizadas por usurios da internet
para busca de informaes.

FIGURA 11 LINK DO PORTAL NA PGINA DO GOOGLE

FONTE: O autor (2011)


71

6.2.4.7 Manuteno do portal

Durante o desenvolvimento deste trabalho preocupou-se com a


manuteno do portal, uma vez que para se tornar interativo com notcias
sempre atualizadas, insero de novos artigos, fotos e eventos seria
necessrio um responsvel, um administrador do portal para fazer essas
atualizaes e acompanhar a interao dos usurios do portal.
O Webnode conta com edio interativa, possibilidade de alojar um
domnio prprio, possibilidade de utilizar galeria de fotos; enquetes; artigos;
notcias; fruns; mensagens e outros recursos que podem ser explorados pelo
administrador do portal, basta ter interesse disponibilidade de tempo para
realizao de tais atividades.
A manuteno do portal se divide nas seguintes atividades:
a) notcias: incluir notas semanalmente com informaes de cunho
acadmico e profissional conforme indicao da coordenao ou
de outros usurios (Ex: Nota sobre divulgao de aprovao de
trabalhos acadmicos ou informaes sobre jantar de
confraternizao do curso);
b) eventos: atualizar a lista de eventos relacionados ao curso de
Secretariado seja em nvel local, regional ou nacional (Ex: 2
ENASEC Encontro Nacional Acadmico de Secretariado);
c) graduao: quando houver alguma atualizao na estrutura
curricular do curso, quadro de professores, informaes sobre
vestibular, calendrio acadmico (neste tpico do site as
informaes naturalmente sero mais estticas, pois so apenas
para conhecimento dos usurios);
d) profisso: manter atualizadas informaes sobre o campo de
atuao do profissional de Secretariado bem como suas atribuies
nas empresas; atualizar informaes sobre vagas de estgios,
empregos e concursos; inserir links de interesse para os usurios e
curiosidades sobre a profisso;
72

e) pesquisa e extenso: incluir novos projetos de extenso bem como


informaes dos trabalhos que o curso esteja realizando com a
comunidade local;
f) ps-graduao: inserir informaes sempre que houver inscries
para novas turmas de ps-graduao do colegiado do curso de
Secretariado Executivo ou ps-graduaes de cursos afins;
g) interatividade: acompanhar os depoimentos deixados pelos
usurios do portal; criar frum de discusses para aumentar a
interao dos usurios e criar enquetes para avaliar alguma
sugesto de melhoria para o curso ou para pesquisar o interesse
dos usurios em determinados assuntos;
h) fotos: incluir fotos dos eventos do curso, das turmas de
acadmicos, egressos e dos professores;
i) idiomas: atualizar informaes e links conforme indicao dos
professores de lnguas;
j) publicaes: disponibilizar link para baixar artigos e os trabalhos de
concluso de curso mediante autorizao dos autores e aprovao
da coordenao do curso;
k) fale conosco: responder aos questionamentos enviados por
mensagem atravs da ferramenta fale conosco.
Alm de realizar as alteraes e fazer atualizaes no portal, para
despertar maior interesse aos usurios e lembr-los constantemente de
acessar ao portal do curso faz-se necessrio o envio de um e-mail, conforme
modelo da Figura 12, com uma prvia das atualizaes do portal, assim os
acadmicos e demais usurios ficaram instigados a acessar o portal e conferir
as novas informaes.
O portal do curso de Secretariado Executivo conta com um e-mail de
contato personalizado de acordo com o domnio do site
(contato@secretariadounioeste.com). Assim essa conta tambm dever ser
acompanhada por uma pessoa, pois as mensagens enviadas pelo portal iro
direto para a caixa de entrada desse e-mail e podero ser respondidas pelo
prprio acesso ao site Webnode que gerencia o site.
73

FIGURA 12 MODELO DE E-MAIL COM ATUALIZAES DO PORTAL

FONTE: O autor (2011)

6.2.4.8 Manual para treinamento de utilizao do portal

A partir do desenvolvimento do portal do curso de Secretariado, iniciou-


se tambm a criao de um manual de utilizao para realizao de
treinamento para os prximos administradores do portal. O manual de
utilizao traz uma explicao breve das ferramentas utilizadas para edio do
site como edio de textos, imagens, sistema de arrastar e largar,
gerenciamento dos arquivos e fotos que sero inseridos no portal entre outras
funcionalidades que preciso ser entendidas para que a manuteno do portal
seja fcil de fazer e prazerosa.
Por sugesto da coordenao do curso, em reunio do colegiado
realizada dia 06 de outubro, todos os professores interessados poderiam
participar do treinamento, e ainda, a coordenadora, a secretria, e os
acadmicos que mantm vnculo com projetos no curso, sendo eles: 1 bolsista
no projeto de extenso, 1 acadmica vinculada ao grupo de pesquisa e 1
acadmico do 3 ano que faz estgio obrigatrio no curso. Assim os envolvidos
74

com projetos de interesse do curso podero ser estimulados a atualizarem as


informaes no portal, e recebendo o treinamento podero disponibilizar parte
do seu tempo no projeto para ajuda na atualizao do portal.
O treinamento de gerenciamento do portal do curso de Secretariado
Executivo da Unioeste (FIGURA 13) foi realizado no dia 15 de outubro de 2011
nas dependncias da Unioeste e teve a participao das professoras Patrcia
Stafusa Sala Battisti e Fabiana Regina Veloso Bscoli, coordenadora do curso
de Secretariado Executivo, a acadmica e secretria do curso Ana Cludia
Sbardeloto, o acadmico Renan Breitembach que faz estgio obrigatrio no
curso de Secretariado e tambm a acadmica e bolsista no projeto de extenso
Jane Franzo.

FIGURA 13 TREINAMENTO DE GERENCIAMENTO DO PORTAL DO CURSO

FONTE: O autor (2011)

Este treinamento apresentou o manual de utilizao do portal do curso


de Secretariado Executivo. Alm dos envolvidos aprenderem as
funcionalidades de edio do portal e de como fazer manuteno no portal,
verificou-se a motivao por parte dos mesmos e tambm a sugesto de vrias
ideias para que o curso possa continuar investindo neste projeto.
75

6.2.5 Sugestes e Recomendaes

A partir deste estudo pode-se identificar a importncia nas Instituies


de Ensino, neste caso o curso de Secretariado Executivo, das atividades de
marketing principalmente direcionadas internet.
Para dar continuidade neste trabalho sugere-se a atualizao
constante do portal para que ele atinja o seu objetivo inicial que a interao
com os acadmicos, profissionais e demais usurios do portal.
Recomenda-se a atribuio de responsabilidade para uma determinada
pessoa para manuteno do portal, seja ela da coordenao do curso, agente
administrativo ou professor do curso. Considerando que, no curso de
Secretariado Executivo da Unioeste existe um Grupo de Pesquisas em
Secretariado Executivo GPSEB e que h professores e acadmicos do curso
participando deste grupo, o mesmo poderia ficar responsvel tambm pela
redao de textos, sugesto de artigos ou pesquisa de assuntos inerentes
profisso para atualizao do portal.
Poder ser atribuda a cada professor do curso a responsabilidade por
um item do portal para manter atualizado, gerando tambm uma dinmica entre
os professores, que estaro sempre buscando novas informaes sobre o
curso e a profisso e tambm utilizando o portal do curso de Secretariado.
Sugere-se ainda a captao de recursos para melhorar o portal. Em
razo de recursos escassos durante o desenvolvimento do portal, foi adquirido
o pacote mini-premium do site Webnode, com o pacote de servios Standard
do Webnode o portal teria:
a) 1000MB de espao em disco, ao invs de 300MB de espao na
verso atual;
b) 20 GB largura de banda, contra 3GB do atual servio, facilitando
assim o acesso e velocidade s pginas do portal;
c) criao de at 20 contas de e-mail ao invs de somente 1 conta de
e-mail conforme pacote mini;
d) possibilidade de idiomas mltiplos, com a traduo automtica de
todo contedo do site em vrios idiomas;
76

e) backup e restaurao em situaes em que algum contedo da


pgina seja indevidamente excludo;
f) proteo por senha para realizao de certas aes na pgina de
edio do site entre outros.
Em relao criao de mais contas de e-mail, poderia ter endereos
para cada atividade do curso como coordenao@secretariadounioeste.com,
extenso@secretariadounioeste.com; pesquisa@secretariadounioeste.com;
eventos@secretariadounioeste.com entre outros endereos de acordo com a
necessidade.
Sobre a atualizao do portal, recomenda-se realizar mensalmente a
manuteno das informaes do portal ou em menos tempo para quando
houver necessidade de incluso de notcias do curso.
Acredita-se tambm que seja possvel que os professores do curso de
Secretariado comecem a utilizar a ferramenta Moodle, um ambiente virtual de
aprendizagem que j utilizado por vrios cursos da Unioeste. Voltado para
professores e acadmicos, o Moodle constitui-se em um sistema de
administrao de atividades educacionais destinado criao de comunidades
on-line, em ambientes virtuais voltados para a aprendizagem colaborativa.
Permite, de maneira simplificada, a um estudante ou a um professor integrar-se
atravs de materiais disponibilizados, avaliaes, fruns, questionrio, trabalho
com reviso, dilogo entre outros.
Neste contexto, sugere-se que seja disponibilizada no portal do curso
de Secretariado Executivo uma pesquisa com os egressos do curso ou
profissionais da rea para que a coordenao tenha sempre informaes
atualizadas do mercado de trabalho. Para tanto, pode-se utilizar da tecnologia
de questionrios on-line Google.Docs., a mesma utilizada pelo autor para
aplicar o questionrios aos acadmicos do curso.
Um bom site faz um bom marketing (BRUNER; HARDEN; BOB, 2001).
Assim, sugere-se ainda intensificar o uso do portal com as estratgias de
divulgao do curso de Secretariado. Pode-se enviar e-mail para empresas da
regio, instituies de ensino entre outros para obter uma maior divulgao do
curso despertando maior interesse das empresas na contratao de estagirios
e profissionais da rea bem como em alunos do ensino mdio em realizar o
77

vestibular para o curso. Utilizar um espao do portal para incluir os parceiros


que tem patrocinado eventos e projetos da Unioeste e do curso.
Vale ressaltar que, os meios tecnolgicos de comunicao e as redes
sociais proporcionam uma grande facilidade na disseminao de informaes e
importante utilizar uma mesma linguagem seja no Portal do Curso, no Blog
Acadmico, no Orkut, Twitter entre outros que os acadmicos vm utilizando.
Com essas recomendaes o portal do curso de Secretariado
Executivo da Unioeste estar mais presente na vida dos acadmicos e dos
demais usurios, criando um vnculo real de interao proporcionando um
ambiente de troca de informaes.
78

7 CONSIDERAES FINAIS

Este trabalho teve como objetivo desenvolver um novo portal para o


curso de Secretariado Executivo da Unioeste Campus de Toledo, como
ferramenta de divulgao e de relacionamento entre a profisso, a universidade
e a comunidade geral.
Com aplicao dos questionrios aos acadmicos e docentes do curso
foi possvel mensurar o nvel de interao com o antigo site do curso de
Secretariado Executivo e obter informaes importantes para a criao do novo
portal, para que se tenha uma ferramenta de comunicao eficaz entre o curso
e a academia e tambm mais uma fonte de divulgao da profisso de
Secretariado Executivo.
Conforme abordado neste trabalho, embora uma instituio que tenha
facilidade em adaptar-se s mudanas do mercado tenha suas chances de
sobrevivncia aumentadas, no desfrutar, necessariamente, de estabilidade
ou crescimento contnuo (KOTLER; FOX, 1994).
Assim, a implantao do novo portal do curso de Secretariado
Executivo da Unioeste, pretendeu melhorar a divulgao do curso,
principalmente no que tange o aumento de candidatos no vestibular para o
curso o que poder ser verificado j no prximo ms de novembro a partir das
inscries para o vestibular 2012.
Outro aspecto importante a se considerar a modernizao na
maneira de comunicao do curso de Secretariado, atravs do portal o
colegiado do curso pode compreender melhor seu pblico alvo, por meio dos
fruns, mensagens, enquetes e tambm tornar efetivo o canal de
relacionamento com os acadmicos.
Como resultado, aps acompanhamento do novo portal do curso e com
o treinamento de gerenciamento do mesmo, em reunio, o colegiado do curso
de Secretariado Executivo definiu que cada incio de ano letivo as sugestes do
autor que foram consideradas pertinentes e viveis sero analisadas e as
atividades sero atribudas aos docentes dentro de um cronograma anual.
Assim, todas as recomendaes podero ser contempladas e os resultados
79

avaliados ao final de cada ano, verificando-se possveis necessidades de


melhoria.
Por fim, para o acadmico de Secretariado Executivo, esse trabalho se
mostrou muito importante, pois possibilitou para o acadmico uma aplicao
das teorias aprendidas no decorrer dos quatro anos do curso, seja na rea da
administrao, marketing, planejamento estratgico, comunicao
organizacional, consultoria, empreendedorismo entre outros conhecimentos
obtidos e a validade do estudo com a experincia da realizao do estgio,
80

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Anais. Toledo, 2010.
85

APNDICES
86

APNDICE A QUESTIONRIO ON-LINE APLICADO AOS ACADMICOS


DE SECRETARIADO EXECUTIVO DA UNIOESTE

Este questionrio tem como objetivo identificar o grau de interao dos acadmicos no
site em vigor do curso de Secretariado Executivo da UNIOESTE e servir como base
para outras pesquisas acadmicas.

*Obrigatrio

Nome do Acadmico: *

Email *

Ano que est cursando ? *

1. ano
2. ano
3. ano
4. ano

Cidade de origem (antes de iniciar o curso de Secretariado) *


87

Idade *

17 anos
18 anos
19 anos
20 anos
21 anos
22 anos
23 anos
24 anos
25 anos
acima de 25 anos

1) Como conheceu o curso de Secretariado Executivo da Unioeste Campus de Toledo ?


*

atravs da televiso ou rdio


atravs de visitas escola
atravs do jornal do vestibular
atravs de panfletos do curso
atravs da internet
atravs de amigos
Outro:

2) Motivo pelo qual optou cursar Secretariado Executivo da Unioeste: *

grade curricular atende as expectativas


oportunidades de trabalho na rea
prximo a cidade de residncia
reconhecimento do curso
indicao de amigos
estrutura fsica
quadro de profissionais qualificado
Outro:
88

3) Aps conhecer o curso de Secretariado Executivo da Unioeste, qual foi o primeiro


local onde voc buscou mais informaes? *

no site de Secretariado Executivo da Unioeste


em sites relacionados ao curso de Secretariado
na coordenao do curso ou com professores
com profissionais da rea ou amigos
em revistas para estudantes ou jornal
Outro:

4) Voc conseguiu encontrar as informaes que buscava neste mesmo local ou


precisou realizar uma nova busca ? *

encontrei, mas no tudo o que buscava.


encontrei todas informaes que buscava
no encontrei nada que buscava.

5) Costuma acessar sites sobre Secretariado Executivo? *

Sim, sempre acesso.


No, nunca acesso.
s vezes acesso.

6) Quais sites relacionados ao curso de Secretariado costuma acessar?

7) Com relao ao site do curso de Secretariado Executivo da Unioeste, com que


frequncia voc costuma acessar ? *

acesso semanalmente
acesso uma vez por ms
acesso uma vez por ano
no lembro ltima vez que acessei
89

8) Quais motivos fazem voc voltar um site? *

Frequencia na atualizao
Facilidade de navegao
Diversidade de informao
Qualidade do contedo
Atratividade do layout
Credibilidade do site
Outro:

9) Quais informaes voc gostaria que estivessem disponveis no Portal de


Secretariado Executivo da Unioeste ? *

Artigos e Publicaes
Bolsas de pesquisa cientfica
Calendrio Acadmico
Centro Acadmico
Disciplinas
Downloads (projetos finais, materiais de eventos...)
Empresa Junior de Secretariado
Oportunidades de Estgio
Eventos na rea
Extenso
Formatura
Grade curricular
Histria do curso
Cursos de Secretariado no Brasil
Legislao Normas
Links interessantes
Grupo de Discusso Frum
Notas
Notcias
Pesquisa
90

Professores
Ps-Graduao
Infraestrutura

Deixe sua sugesto para construo do novo portal do curso de Secretariado Executivo!

Enviar

Tecnologia Google Docs


91

APNDICE B QUESTIONRIO APLICADO AOS DOCENTES DE


SECRETARIADO EXECUTIVO DA UNIOESTE

Este questionrio tem como objetivo identificar o grau de interao dos docentes no site
em vigor do curso de Secretariado Executivo da UNIOESTE e servir como base para
outras pesquisas acadmicas.

Costuma acessar sites sobre Secretariado Executivo? *

Sim, sempre acesso.


No, nunca acesso.
s vezes acesso.

Quais sites relacionados ao curso de Secretariado costuma acessar?


______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

Com relao ao site do curso de Secretariado Executivo da Unioeste, com que


frequncia voc costuma acessar ? *

acesso semanalmente
acesso uma vez por ms
acesso uma vez por ano
no lembro ltima vez que acessei
92

Quais motivos fazem voc voltar um site? *

Frequencia na atualizao
Facilidade de navegao
Diversidade de informao
Qualidade do contedo
Atratividade do layout
Credibilidade do site
Outro:

Quais informaes voc gostaria que estivessem disponveis no Portal de Secretariado


Executivo da Unioeste ? *

Artigos e Publicaes
Bolsas de pesquisa cientfica
Calendrio Acadmico
Centro Acadmico
Disciplinas
Downloads (projetos finais, materiais de eventos...)
Empresa Junior de Secretariado
Oportunidades de Estgio
Eventos na rea
Extenso
Formatura
Grade curricular
Histria do curso
Cursos de Secretariado no Brasil
Legislao Normas
Links interessantes
Grupo de Discusso Frum
Notas
Notcias
93

Pesquisa
Professores
Ps-Graduao
Infraestrutura

Deixe sua sugesto para construo do novo portal do curso de Secretariado Executivo!
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
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APNDICE C - BENCHMARKING: PESQUISA PARA NOVAS IDIAS

UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIOSA - MG


http://www.secretariadoexecutivo.ufv.br
- INFORMAES SOBRE CURSO (HISTRIA, PROFISSO, MERCADO)
- CENTRO ACADMICO; ESTGIOS
- PESQUISA - MONOGRAFIAS

UNIVERSIDADE ESTADUAL DO CENTRO-OESTE - PR


http://www.unicentro.br/
- DESCRIO DO CURSO
- GRADE E EMENTAS
- ALUNO ON-LINE / DOCENTE ON-LINE

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE LONDRINA - PR


http://www.uel.br/portal/

- CADERNO DE CURSOS
- INFORMAES BSICAS

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE MARING - PR


http://www.uem.br/
- NICO ARQUIVO - DESCRIO DO CURSO, HISTRICO, GRADE E EMENTAS.
- MOODLE UEM PARA ARQUIVOS DE PROFESSORES
- MENU DO ALUNO - ASSUNTOS ACADMICOS

UNIVERSIDADE DE PASSO FUNDO - RS


http://www.upf.br/secretariado/
- SITE PRPRIO
- MONOGRAFIAS - RESUMOS DOS TCC 2004 A 2010
- GRADUAO, PESQUISA E EXTENSO.

FACULDADE ATENAS MARANHENSE - FAMA - MA


- INFORMAES GERAIS (SITE DA I.E)

UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA - UFBA


http://www.adm.ufba.br/ ESCOLA DE ADM
- INFORMAES GERAIS SOBRE O CURSO
95

APNDICE D MANUAL DE UTILIZAO DO PORTAL DE SECRETARIADO


EXECUTIVO
96
97
98
99
100
101
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104
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106
107