Grupo de procesos de Planificacin

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Quinta edicin

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

Objetivos de Aprendizaje
Describir un marco general para la gestin de la integracin del proyecto refirindose
a las otras reas del conocimiento de gerencia y gestin de proyectos y el ciclo de vida
del proyecto

Describir el desarrollo del plan para la direccin del proyecto, incluyendo el

contenido, utilizando las directrices y plantillas para el desarrollo de planes

Comprender los elementos que hacen importante una buena gestin del alcance del
proyecto

Explicar el proceso de planificacin del alcance y describir el contenido de un plan de

gestin del alcance de la aplicacin

Describir el proceso de desarrollo de la declaracin del alcance del proyecto utilizando

el acta del proyecto y la declaracin sobre el alcance preliminar

Analizar el proceso de definicin del alcance y el trabajo que implica construir una
estructura de desglose del trabajo usando el enfoque por analoga, de arriba abajo,
de abajo hacia arriba y de mapas mentales
Grupo del Proceso de Planificacin

El objetivo principal de la planificacin del proyecto es orientar la ejecucin

Grupo de proceso vs rea de Conocimiento
reas de conocimiento
4. Gestin de la integracin del proyecto
5. Gestin del alcance del proyecto
6. Gestin del Tiempo del proyecto
7. Gestin de los costos del proyecto
8. Gestin de la Calidad del proyecto
9. Gestin de los Recursos Humanos del proyecto
10. Gestin de las Comunicaciones del proyecto
11. Gestin de los Riesgos del proyecto
12. Gestin de las adquisiciones del proyecto
13 Gestin de los interesados del proyecto
Grupo del Proceso de Planificacin
4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto
5.1 Planificar la gestin del alcance
5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT
6.1 Planificar la gestin del cronograma
6.2 Definir las Actividades
6.3 Secuenciar las Actividades
6.4 Estimar los Recursos de las Actividades
6.5 Estimar la Duracin de las Actividades
6.6 Desarrollar el Cronograma
7.1 Planificar la gestin de costos
7.2 Estimar Costos
7.3 Determinar el Presupuesto
8.1 Planificar la gestin de la Calidad
9.1 Planificar la gestin de Recursos Humanos
10.2 Planificar la gestin de las Comunicaciones
11.1 Planificar la Gestin de Riesgos
11.2 Identificar Riesgos
11.3 Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos
11.4 Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
12.1 Planificar la gestin de las Adquisiciones
13.2 Planificar la gestin de los interesados
Develop Project Management Plan
5.1
Plan Scope
Management

Project Integration Management 5.6

Control Scope

Organizational process 4.1

Develop Project 6.1
assets Charter Plan Schedule
Enterprise environmental Management
factors
Enterprise/
Organization 6.7
Project charter Control Schedule

7.1
Plan Cost
4.2 Management
Develop Project
Management Plan
Project management plan
7.4
Control Costs

Outputs from
Other Processes Communications management plan 4.3 8.1
Direct and Manage
Cost management plan Project Work Plan Quality
Management
Plan de recursos humanos
Procurement management plan 9.1
Plan Human
Process improvement plan 4.4
Monitor and Resource
Management
Quality management plan Control Project
Work
Requirements management plan 10.1
Risk management plan Plan
Communications
Risk management plan Management
4.5
Schedule management plan Perform Integrated
Change Control 10.3
Scope management plan Control
Communications
Stakeholder management plan
Cost baseline 11.1
4.6
Scope baseline Close Project or Plan Risk
Phase Management
Actualizaciones al plan de gestin

11.6
Control Risks

12.1 12.3 12.4 13.2 13.4

Plan procurement Control Close Procurements Plan Stakeholder Control Stakeholder
Management Procurements Management Engagement
Desarrollar el plan para la direccin del proyecto
Proceso donde se documentan las
acciones necesarias para definir, preparar,
Acta de constitucin del proyecto
integrar y coordinar todos los planes
subsidiarios.
Factores Ambientales de la Salida:
Empresa Plan para la direccin Plan para la direccin del proyecto
del Proyecto
Activos de los Procesos de la Establece el orden y caractersticas de
Organizacin
los procesos del proyecto desde su
planeacin hasta su cierre y ayuda a
orientar la ejecucin y el control del
proyecto
Entradas:
Interesados
Calidad Acta de constitucin del proyecto
Adquisiciones
Costos Planes subsidiarios que pertenecen a
Riesgos
Tiempo
otras reas del conocimiento aun no
Comunicaciones vistas
Alcance
Factores ambientales de la empresa
Recursos humanos
Activos de los procesos de la
organizacin
Lo elaboran:
Gerente del proyecto
Equipo de direccin del proyecto (PMO)
La clave para el xito general del proyecto: Buena
Gestin de la Integracin del proyecto

Los gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras reas de conocimiento
durante todo el ciclo de vida del proyecto

Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el "panorama

general" y quieren centrarse en demasiados detalles

La Gestin de integracin de proyectos no es lo mismo que la integracin de

software
Elementos comunes de un plan para la direccin del
proyecto

Introduccin y panorama general del proyecto

Descripcin de cmo esta organizado el proyecto

Gestin y procesos tcnicos utilizados en el proyecto

Trabajo a realizar

Cronograma

Informacin presupuestaria
Ejemplo de contenido de un plan para la direccin
de un proyecto de software

SECCIONES PRINCIPALES TEMAS DE LA SECCIN

PANORAMA Propsito, alcance y objetivos; limitaciones e hiptesis;

entregables; resumen del cronograma y del presupuesto;
evolucin del plan

ORGANIZACIN DEL PROYECTO Interfaces externas; estructura interna; roles y

responsabilidades

PLAN DE PROCESOS DE GESTIN Plan de inicio (estimaciones, equipo, adquisicin de recursos,

PLAN DE PROCESOS TECNICOS
planes de entrenamiento al equipo), plan de trabajo(
actividades, cronograma, recursos, presupuesto); plan de
control; plan de gestin de riesgos; plan de cierre
Modelo del proceso; mtodos, herramientas y tcnicas; plan
de infraestructura; plan de aceptacin del producto

PLAN DE PROCESOS DE SOPORTE Plan de gestin de la configuracin; plan de validacin y

verificacin; plan de documentacin; plan de aseguramiento
de la calidad; revisiones y auditorias; plan de solucin de
problemas
Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Acta de Constitucin del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Plan para la Direccin del Proyecto
2. Salidas de otros Procesos 2. Tcnicas de facilitacin
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de la Integracin del proyecto
 Grupo del Proceso de Planificacin
Plan Subsidiario: Gestin del alcance

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Quinta edicin

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

Plan Scope Management

Project Scope Management

Enterprise/
Organization
Organizational process
assets Requirements
Enterprise environmental 5.1 management plan
Plan Scope
factors Management

Scope
management plan
5.2
Collect
requirements
4.1
Develop Project Project charter
Charter
5.3
Define scope

4.2
Develop Project
Management Plan Project management 5.4
plan Create WBS
Gestin del alcance del proyecto

Alcance
Se refiere a todo el trabajo involucrado en la creacin de productos del proyecto y el
proceso utilizado para crearlos

Entregable
Es un producto resultado del proyecto, como hardware o software, documentos de
planeacin, o actas de reunin

Gestin del alcance del proyecto

Incluye el proceso involucrado en definir y controlar que est o no incluido en un
proyecto.
Gestin del alcance del proyecto
INICIACIN PLANIFICACIN
Acta de constitucin del proyecto

Recopilar requisitos
Registro de interesados

Documentacin Plan de gestin Matriz de trazabilidad

de requisitos de requisitos de requisitos

Definir el alcance

Lnea base del alcance

Declaracin del alcance del proyecto

Crear la EDT

EDT Diccionario de la EDT

Recopilar requisitos
Se definen y documentan las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los
objetivos del proyecto.

Se decide qu se definir, verificar y controlar en el alcance.

Sugerencias para reducir los requisitos incompletos
y Cambiantes
Elaborar y seguir un proceso de gestin de requerimientos

Utilizar tcnicas como la elaboracin de prototipos y el modelado de casos de uso

para obtener una mayor participacin de los usuarios

Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados

Crear una base de datos de gestin de requerimientos para documentar y controlar

los requerimientos

Proporcionar las pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el ciclo de vida del
proyecto

Revisar los cambios desde una perspectiva de sistemas

Hacer hincapi en las fechas de finalizacin para ayudar a centrarse en lo que es ms

importante

Asignar recursos especficamente para manejar las solicitudes de cambios / mejoras

Ejemplo de Matriz de rastreabilidad de requisitos*

Tomado de Dharma Consulting

Plan para la direccin del proyecto y planes subsidiarios

Plan para la direccin

del Proyecto

Interesados Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Documentacin de requisitos Costos
Comunicaciones Plan de gestin de requisitos Tiempo
Matriz de rastreabilidad
Recursos Definir el Alcance
humanos Crear la EDT
Collect requirements

Project Scope Management

5.1
Plan Scope
Management
4.1 Requirements management 8.1
Develop Project
Charter plan Plan Quality
Management
Project charter Scope management plan

5.2 12.1
Collect Plan procurement
requirements Requirements Management
Stakeholder register
documentation
Stakeholder
13.1 management plan
Identify
stakeholders Requirements
traceability matrix

13.2 5.3 5.5

Plan Stakeholder Define scope Validate Scope
Management

5.4 5.6
Create WBS Control Scope
Recopilar Requisitos

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Plan de Gestin del Alcance 1. Entrevistas 1. Documentacin de Requisitos
2. Plan de Gestin de Requisitos 2. Grupos de Opinin 2. Matriz de Rastreabilidad de
3. Plan de Gestin de Interesados 3. Talleres Facilitados Requisitos
4. Acta de Constitucin del Proyecto 4. Tcnicas Grupales de Creatividad
5. Registro de Interesados 5. Tcnicas Grupales de Toma de
Decisiones
6. Cuestionarios y Encuestas
7. Observaciones
8. Prototipos
9. Estudios Comparativos
10. Diagramas de Contexto
11. Anlisis de Documentos

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin del Alcance del proyecto
Definir el Alcance del Proyecto

Se describe de forma detallada lo que se va a realizar en el proyecto

Se revisa la autorizacin legal del proyecto y el alcance preliminar adems de

la informacin de los requerimientos desarrollados y las solicitudes de
cambio aprobadas

A medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto debe ser ms claro y

especfico
Ejemplo de plan de gestin del alcance
Nombre del proyecto
Proyecto de actualizacin de sistemas de informacin

Introduccin
El propsito de este documento es proveer una gua para preparar documentos importantes sobre la gestin del alcance relacionados con este proyecto

Preparando la declaracin del alcance

La declaracin preliminar dar las bases para la preparacin de una declaracin de alcance mas detallada. La declaracin del alcance debe ser revisada con los
interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estn disponibles y asegrese de tener
expertos en la declaracin del alcance.
Cada versin del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versin mas reciente. Los cambios y adiciones
serna debidamente comunicados. El alcance estar disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto.

Creando la EDT
El equipo del proyecto trabajar conjuntamente en la creacin de la EDT. El patrocinador y el comit revisaran la EDT para verificar que todas las actividades necesarias
para culminar el proyecto estn incluidas. El equipo de trabajo revisar EDTs de proyectos similares y las guas de la compaa para crear la EDT y enfocarse en
determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar cada entregable. La EDT debe ser revisada tantas veces como sea
necesario y el comit y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones.

Verificar que los entregables estn completos

El gerente de proyecto trabajar con el patrocinador y el comit para desarrollar un proceso para verificar el xito y si esta completo cada entregable. En general el
patrocinador ser el encargado de verificar que estn completos los entregables importantes. Los contratos debern incluir clusulas describiendo el proceso de
verificacin del alcance.

Gestionando las peticiones de cambios a la declaracin del alcance

Todas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de control de cambios. Una
peticin de cambio ser completada y revisada por el grupo de diseo.
Ms sobre el plan de gestin del Alcance del Proyecto

Acta del proyecto:

Las actualizaciones afectarn los servidores

Declaracin preliminar del alcance:

Servidores: si son necesarios servidores adicionales para este proyecto, estos debern ser compatibles con los servidores
existentes. Si es ms econmico mejorar los servidores actuales esas mejoras debern ser reportadas al CIO para
aprobacin. Ver las especificaciones de los servidores actuales en el Anexo 6. El CEO debe aprobar un plan detallado
describiendo los servidores y su localizacin al menos dos semanas antes de la instalacin.

Declaracin del alcance del proyecto Versin 1:

Servidores: Este proyecto necesitar de la compra de 10 servidores nuevos para soportar la Web, Intranet, Base de datos,
aplicaciones, y funciones de impresin. Dos de cada tipo de servidor ser comprado y se utilizar para este proyecto. La
descripcin detallada de los servidores estn en el Brochure del producto en el Apndice 8 con su respectivo plan de
localizacin.
Plan para la direccin del proyecto y planes subsidiarios

Plan para la direccin

del Proyecto

Interesados Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Definir el Alcance Costos
Comunicaciones Declaracin de alcance Tiempo
Crear la EDT
Recursos
humanos
Define scope

Project Scope Management Project documents

5.1 5.2
Plan Scope Collect
Enterprise/ Management requirements
Organization
Organizational process
assets Requirements
Scope
management plan documentation

Project documents updates

5.3
Define scope 6.3
Project charter Project scope Sequence Activities
statement

4.1 6.5
Develop Project Estimate Activity
Charter Durations

5.4
Create WBS
6.6
Develop Schedule
Definir el Alcance

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Plan de Gestin del Alcance 1. Juicio de Expertos 1. Declaracin del Alcance del
2. Acta de Constitucin del Proyecto 2. Anlisis del Producto Proyecto
3. Documentacin de Requisitos 3. Identificacin de Alternativas 2. Actualizaciones a los Documentos
4. Activos de los Procesos de la 4. Talleres Facilitados del Proyecto
Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin del Alcance del proyecto
EDT*

EDT
Agrupacin orientada a la prestacin de los componentes del proyecto, la cual
organiza y define el alcance total del proyecto

EDT
Documento que proporciona la base para la planificacin y la gestin del programa,
costos, recursos y cambios del proyecto

Descomposicin
Subdivisin de los paquetes de trabajo del proyecto en componentes ms pequeos
y ms manejables

Paquete de trabajo
Tarea en el nivel ms bajo de la EDT

EDT Estructura de Desglose del Trabajo

WBS Work Breakdown Structure
Plan para la direccin del proyecto y planes subsidiarios

Plan para la direccin

del Proyecto

Interesados Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Definir el Alcance Costos
Comunicaciones Crear la EDT Tiempo
EDT
Recursos Diccionario de la EDT
humanos Lnea base del alcance
Ejemplo de EDT de una intranet organizada por producto

Intranet

Diseo del sitio Web Diseo del Inicio Pginas de mercadeo Pginas de ventas

Mapa del sitio Textos Textos Textos

Diseo grfico Imgenes Imgenes Imgenes

Programas Links Links Links

Ejemplo de la EDT
Ejemplo de EDT organizada por fases
Ejemplo de EDT de una intranet organizada por fases

Proyecto de
Nivel 0 intranet

Nivel 1 Diseo del Desarrollo del Despliegue del

Concepto Soporte
sitio sitio sitio

Evaluar los Definir Definir Desarrollar Equipo de

Sistemas Definir El riesgo y El plan Desarrollo Web
funcionalidad
Nivel 2 actuales requerimientos Enfoque de Del proyecto Breve
especfica
Gestin de
riesgos

Definir los Definir los Definir los Definir los

Nivel 3 Requerimientos de Requerimientos de Requerimientos de Requerimientos de
Los usuarios contenido sistema Servidor propietario
Ejemplo de EDT basada en entregables
Ejemplo de EDT en forma tabular

1.0 Concepto
1.1 Evaluar los sistemas actuales
1.2 Definir Requerimientos
1.2.1 Definir requerimientos de usuario
1.2.2 Definir requerimientos de contenido
1.2.3 Definir requerimientos de sistema
1.2.4 Definir requerimientos de servidor propietario
1.3 Definir funcionalidad especfica
1.4 Define riesgos y la gestin orientada al riesgo
1.5 Desarrollar el plan de desarrollo
1.6 Equipo de trabajo
2.0 Diseo del sitio Web
3.0 Desarrollo del sitio Web
4.0 Entrega
5.0 Soporte
Diagrama de Gantt de la EDT en Microsoft Project

EDT cronograma
Diagrama de Gantt Organizado por grupos de procesos
de la gestin del proyecto

EDT cronograma
Ejemplo: tareas para la EDT

3.0 Ejecucin
3.1 Encuesta
3.2 Entradas de usuario
3.3 Contenido de la intranet
3.3.1 Plantillas y herramientas
3.3.2 Artculos
3.3.3 Links
3.3.4 Pregunte al experto
3.3.5 Funcin de solicitudes del usuario
3.4 Diseo de la intranet
3.5 Construccin de la intranet
3.6 Pruebas del sitio
3.7 Promocin del sitio
3.8 Entrega del sitio
3.9 Medicin de los beneficios del proyecto
Enfoques para el desarrollo de EDTs

Lneas base
Algunas organizaciones proporcionan lneas base para la preparacin de EDTs

Analoga
Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos al proyecto

Arriba - abajo
Comenzar con los tems mas grandes del proyecto hacia los mas pequeos

Abajo - arriba
Empezar con las tareas ms especficas hacia las ms generales

Mapa mental
Tcnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para estructurar los
pensamientos y las ideas
Ejemplo de mapa mental enfocado en la creacin
de la EDT

Proyecto
de actualizacin
de TI
EDT en forma grfica

Proyecto de actualizacin de TI

Adquirir hardware y Instalar hardware y

Gestin del proyecto Actualizar inventario
software software

Realizar el inventario
Actualizar la BD Servidores Hardware de Usuario
fsico

Edificio A Edificio B Edificio C

Porttiles PCs
Diccionario de la EDT y lnea base del Alcance

Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse ms, as las personas
sabrn qu hacer y podrn estimar cunto tiempo se tardarn y cunto les
costar realizar la tarea

Diccionario de EDT
Documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT

Lnea base de alcance

La declaracin del alcance del proyecto aprobada, su EDT y el diccionario de
la EDT forman la lnea base de alcance, la cual se utiliza para medir el
rendimiento en el logro de los objetivos del alcance del proyecto.
Consejos para crear la EDT y el diccionario de la EDT*
Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT

Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos de la EDT

por debajo de el

Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque muchas

personas pueden estar trabajando en l
La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente ser realizada,
debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines slo si son
prcticos
Los miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la EDT
para garantizar la coherencia
Cada tem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para garantizar
la correcta comprensin del alcance de las tareas incluidas y no incluidas en ese tem
La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables,
mientras mantiene controlado, que el contenido del trabajo del proyecto est de
acuerdo con la declaracin del alcance

*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994

Create WBS

Project documents

Project Scope Management

4.2
5.1 Develop Project
Plan Scope
Management Scope Management Plan
management plan

5.2
Collect 5.3 6.2
requirements Define scope Define Activities

Requirements Project scope

documentation statement 7.2
Estimate Costs
Project documents updates
Enterprise/ 5.4
Organization Create WBS
Organizational process Scope baseline
assets 7.3
Enterprise environmental Determine Budget
factors

5.5 11.2
Validate Scope Identify Risks

11.3
Perform Qualitative
Risk Analysis
Crear la EDT

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Plan de Gestin del Alcance 1. Descomposicin 1. Lnea Base del Alcance
2. Declaracin del Alcance del 2. Juicio de Expertos 2. Actualizaciones a los Documentos
Proyecto del Proyecto
3. Documentacin de Requisitos
4. Factores Ambientales de la
Empresa
5. Activos de los Procesos de la
Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin del Alcance del proyecto
Plan para la direccin del proyecto y planes subsidiarios

Plan para la direccin

del Proyecto

Alcance
Interesados Recopilar requisitos Calidad
Adquisiciones Documentacin de requisitos Costos
Riesgos Plan de gestin de requisitos Tiempo
Matriz de rastreabilidad
Comunicaciones
Definir el Alcance
Recursos Declaracin de alcance
humanos Crear la EDT
EDT
Diccionario de la EDT
Lnea base del alcance