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Ideas clave
Presentacin
Procesos de Gestin del Tiempo
Elementos de planificacin del tiempo
Procesos de estimacin de los recursos de las actividades
Procesos de estimacin del tiempo
Casos prcticos
Boeing 767: del concepto a la produccin (A)
3
TEMA
Gestin de Proyectos
Ideas clave
3.1. Presentacin
Para estudiar este tema lee el contenido de las ideas clave que puedes encontrar a
continuacin.
En este captulo veremos con detalle el rea de conocimiento relacionada con la gestin
del tiempo. En muchos y para muchas personas, se entiende equivocadamente que la
gestin de un proyecto tiene que ver solo con hacer un project en el que figuren las
tareas ms o menos detalladas, con sus predecesores y dependencias, con sus recursos
y con sus hitos bien marcados. Y s es cierto que esta rea de conocimiento tiene una
importancia capital, y como tal, le vamos a dedicar un captulo entero a ella solo,
tambin es cierto, que una buena planificacin no es nada si no va acompaada del
resto de reas de conocimiento y de fases del ciclo de vida de un proyecto.
Planificar la gestin del cronograma. Proceso por medio del cual se establecen las
polticas, los procedimientos y la documentacin necesaria para planificar, desarrollar,
gestionar, ejecutar o controlar el cronograma del proyecto.
Estimar los recursos de las actividades. Este proceso calcula las clases y
cantidades de recursos (includos recursos humanos) requeridos para completar las
actividades especificadas.
Desarrollo del cronograma. Este proceso equilibra todas las entradas existentes
para crear un programa que satisfaga los requisitos del proyecto y puede ejecutarse con
los recursos disponibles.
donde los gastos son altos, existe una ejecucin ptima del calendario donde la
totalidad del coste puede ser minimizada.
Actividad. Es una tarea especfica del proyecto o grupos de tareas que requieren
recursos y tiempo para completarse. Un elemento del trabajo realizado durante el
proyecto. Las actividades usualmente son subdivididas en tareas y las actividades
multiples pueden componer una fase.
2 3
1 4
6 5
En este diagrama de red, las tareas estn representadas por los crculos y la secuencia u
orden de ejecucin, estn representadas por flechas. Por ejemplo, una flecha yendo de
la tarea 1 hasta la 2 significa que la tarea 1 debe completarse antes de que la tarea 2
pueda completarse.
Plan base. El plan inicialmente aprobado en las cuales las desviaciones sern
comparadas a medida que avance el proyecto. El producto de un trabajo es algo que ha
sido aprobado formalmente y que puede ser cambiado solo a travs de los
procedimientos de control de cambio formal.
Plan de gestin del cronograma. Los procesos de gestin del tiempo del proyecto
as como sus tcnicas y herramientas asociadas se documentan en el plan de gestin del
cronograma, un plan secundario integrado con el plan de direccin del proyecto que
vimos en el tema anterior.
Algunos de los mtodos utilzados son el Mtodo del Camino Crtico y el de la Cadena
Crtica, que veremos ms adelante.
Grfica de Gantt
La grfica que lleva el nombre de Henry Lawrence Gantt, consiste en una tabla de
informacin de la tarea del proyecto y un grfico de barras que muestra claramente el
calendario de proyecto para ser utilizado en la planificacin y seguimiento.
Algunos conceptos clave que nos ayudan a comprender la planificacin del programa
son:
Calcular la duracin del tiempo de trabajo puede ser una actividad desconcertante para
los directores de proyecto noveles. La verdad es que es difcil estimar cuanto va a durar
una tarea determinada y, no hay ningn mtodo perfecto de calcularlo. Uno mismo
debe confiar en su juicio y los instrumentos y tcnicas disponibles; es importante
entender que es mejor tener una estimacin, tan imperfecta como puede ser, que no
tener estimacin. Otro punto clave de aprendizaje es que las estimaciones del tiempo
pueden y deberan ser revisadas una vez que el proyecto est en marcha.
Estimacin anloga
Usa el tiempo de trabajo real de un proyecto anterior como base para estimar el tiempo de
trabajo necesario para el proyecto actual. Se utiliza cuando hay una cantidad limitada de
informacin detallada sobre el proyecto. Es la herramienta a usar cuando se emplean opiniones
de expertos.
Modelo paramtrico
Se utilizan caractersticas de proyecto en un modelo matemtico para predecir el tiempo de
trabajo del proyecto. La exactitud de este modelo es alta cuando la informacin histrica que se
utiliza para implementar en el modelo es precisa y los parmetros utilizados son fcilmente
cuantificables.
Estimacin Top-down.
Basada en la aplicacin de modelos paramtricos o anlogos a los principales componentes del
proyecto para conseguir un total.
Estimacin Bottom-up
Estima el coste de las actividades individuales y luego suma las estimaciones individuales para
conseguir un proyecto total. El coste y exactitud depende del tamao y complejidad de la
actividad individual. Requiere de un EDT en su nivel ms bajo.
El Mtodo de la Ruta Crtica, tambin conocido como CPM, es una tcnica que se utiliza
para encontrar la ruta ms larga en un diagrama de red entre el comienzo y el final del
proyecto, para determinar el menor tiempo en el que un proyecto puede llevarse a cabo.
E
2 L
l tiempo (duracin) que cada actividad requiera para realizarse.
Con estos valores, la metodologa del CPM calcula los tiempos de comienzo y fin para
cada actividad, determina que actividades son crticas para la finalizacin de un
proyecto (llamada la ruta crtica) y revela esas actividades con float time.
Free Float
Total Float
Crashing
Seguimiento
rpido
Tcnica que se usa para tareas que no han sido realizadas con anterioridad, por lo que
las estimaciones no pueden realizarse con un nivel razonable de exactitud.
El control del cronograma consiste en asegurar que el proyecto est siendo ejecutado
como estaba planificado y que se completan las tareas segn los plazos en que iban a
ser realizados. El control de cronograma se refiere a:
El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar
desviaciones respecto al plan y establecer acciones correctivas y preventivas para
minimizar el riesgo.
Entre las herramientas y tcnicas que se pueden utilizar para controlar el cronograma
podemos estacar:
El valor ganado u obtenido es una medida del valor de trabajo realizado hasta el
momento. Usa las estimaciones originales y el progreso actualizado para mostrar si los
valores reales incurridos estn en presupuesto y, si las tareas estn avanzadas o
atrasadas respecto del plan base.
Desviacin de Coste Un valor positivo es bueno, mientras que un valor negativo indica
(DC) = DC CR problemas.
ndice de Rendimiento El coste se encuetra bajo control si: 0.95 c IRC 1.10 (Usado
de Coste (IRC) = VO / como gua y no como norma general). Si el IRC sobrepasa 1, el
CR proyecto progresa a un coste mas bajo de lo planificado.
Desviacin de
Un valor positivo es bueno, mientras que uno negativo indica
Calendario (DC) = VO
problemas.
VP
ndice de Rendimiento El calendario est bajo control si: 0.95 SPI 1.10 (Usado como
de Calendario o fecha gua y no como norma general). Si el IRC sobrepasa 1 el proyecto
(IRC) = VO / VP progresa a un nivel mas rpido de lo planificado.
Estimacin a la
Es una previsin de los costos totales del proyecto ms probables
Conclusin (EAC)= Las
basada en la cuantificacin de rendimiento y riesgo de proyecto.
fechas de vencimiento real
Se usa cuando los rendimientos previos indican que las
+ nueva estimacin para el
estimaciones iniciales fueron errneas.
resto de los trabajos.
Casos prcticos
Objetivos
o Planificacin
o Gestin de Riesgos
o Gestin de Costes
o Gestin de Proveedores
o Gestin del Alcance
Descripcin de la actividad
Lee el caso prctico Boeing 767: del concepto a la produccin (disponible en el aula
virtual), e investiga para poder contestar a las siguientes preguntas, siguiendo las
pautas vistas en los contenidos de la asignatura (temario y mini-casos prcticos).
1. Identifica a todos los intervinientes y los roles que adoptan en el proyecto, as como
los puntos de conexin con el proyecto (planes de comunicacin, etc.).
2. Cules y de qu tipo son los riesgos a los que se enfrenta el proyecto? Existan
planes de contingencia? Qu medidas se tomaron para anticipar los riesgos?
3. Haz un anlisis y valoracin de los costes identificados. Exista una estrategia de
financiacin definida? Qu cambios hubo que hacer en los planteamientos
originales, si los hubo?
4. Comenta y valora la gestin de proveedores realizada. Se defini una estrategia de
gestin de proveedores? Qu criterios de seleccin existan?
Criterios de evaluacin
Extensin
Experiencias
Entrevista
TEMA 3 Experiencias
Gestin de Proyectos
Lecturas
Accede al artculo a travs del aula virtual o desde la siguiente direccin web:
https://www.mpug.com/articles/the-five-secrets-of-project-scheduling/
PERT Chart
Accede al artculo a travs del aula virtual o a travs de la siguiente direccin web:
http://www2.ds.psu.edu/AcademicAffairs/Classes/IST260W/topic0A/topic_0116_05.
html
TEMA 3 Lecturas
Gestin de Proyectos
Ms recursos
Vdeos
Accede al vdeo a travs del aula virtual o desde la siguiente direccin web:
http://www.youtube.com/watch?v=sA67g6zaKOE
Vdeo que presenta muchos de los puntos que hemos visto en este tema, especialmente
orientado al examen PMP.
Accede al vdeo a travs del aula virtual o desde la siguiente direccin web:
http://www.youtube.com/watch?v=na143ha9oCg
TEMA 3 Ms recursos
Gestin de Proyectos
Blogs
Interesante blog creado como apoyo del mismo ttulo, en el que se presentan mejores
prcticas y recomendaciones en la gestin de proyectos.
Accede al blog a travs del aula virtual o desde la siguiente direccin web:
http://www.steppingintopm.com/
Webgrafa
Project Accelerator
Pgina web que presenta un directorio con los mejores sites de Internet en el mbito de
la gestin de proyectos. Incluye tanto pginas de artculos como blogs y empresas
dedicadas a esta disciplina.
Accede a la pgina web a travs del aula virtual o desde la siguiente direccin:
http://www.projectaccelerator.co.uk/project-management-sites
TEMA 3 Ms recursos
Gestin de Proyectos
Web de artculos, recursos, vdeos, newsletters, ebooks, plantillas y toda clase de recursos
para la gestin de proyectos.
Accede a la pgina web a travs del aula virtual o desde la siguiente direccin:
http://www.projectmanager.com/project-management-resources
Bibliografa
Daz Martn, A. (2008). David y Goliat. Planificacin Preliminar del proyecto. Madrid:
RA-MA.
TEMA 3 Ms recursos
Gestin de Proyectos
Test
TEMA 3 Test
Gestin de Proyectos
6. En el anlisis de valor obtenido, qu tres valores hay que calcular para cada
actividad?
A. Valor Planificado, Coste Real y Coste Estimado.
B. Valor Obtenido, Coste Estimado y Coste Real.
C. Valor Real, Valor Obtenido y Coste Real.
D. Ninguna de las anteriores son correctas.
9. Qu es un Diagrama de Red?
A. Es un resumen ejecutivo que identifica los principales componentes de un
proyecto.
B. Representacin grfica de las actividades y sus secuencias.
C. Representacin del plan para ejecutar las actividades del proyecto que
incluye duraciones .
D. Mtodo usado para mostrar la ejecucin de las actividades en perodos de
tiempo.
TEMA 3 Test