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Taller Programa y Plan de Auditoria

1. Actividad: Planificacin y preparacin de auditoras

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora


continua determine y desarrolle el programa y plan de auditora que
contribuya a la determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin
de la Calidad de su empresa.

Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la


normatividad ISO 19011: 2011 y desarrolle los siguientes puntos:

1. Diseo del programa de auditoras:

2. Definicin:

Programa de auditoras:

Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de


tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

El programa de auditora que disee debe contener lo siguiente:

a. OBJETIVO

Proporcionar metodologa para realizar las auditoras internas con el


fin de verificar si el sistema de gestin institucional y el sistema de
gestin de la calidad se est ejecutando adecuadamente, si se
mantiene actualizado y est acorde con las polticas administrativas y
legales, para asegurar el control del cumplimiento de las actividades
del ADOLFO LEON GOMEZ, realizando recomendaciones imparciales
sobre la base delas evidencias y el grado de cumplimiento de los
objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como tambi1n
oportunidades de mejora a la operacin de lasactividades2 apoyando
a la alta direccin en la toma de decisiones para corregir las
desviaciones presentadas.

ALCANCE del programa de auditora.

Contempla desde la planificacin programacin ejecucin y


documentacin as como el seguimiento a las acciones correctivas
y preventivas que resulten de las auditoras internas el cumplimiento
de la gestin y sistema de gestin de la calidad en el ADOLFO LEON
GOMEZ, en el periodo fiscal vigente.
b. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORIAS A REALIZAR EN EL AO

ENERO DE 2017
DETALLE 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 3
2 3 4 5 6 9 27 31
0 1 2 3 7 8 9 0 4 5 6 0
Elaborar el Programa de
Auditoria
Preparar la Auditoria
Realizar Reunin de Apertura
Recoleccin de informacin
Preparar Conclusiones de la
Auditoria
Ejecutar Reunin de Cierre
Informe de Auditoria
Distribuir el Informe
FEBRERO DE 2017
DETALLE
7 14 21 28

Realizar Seguimiento

c. CRITERIOS DE AUDITORIA

PORVEEDO RESPONSA
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE
R BLE
Elaborar el Programa de
auditoria
Elaborar el plan de
Auditoria.
Programa de
Preparar la Auditoria Evidencias de
auditoria.
Auditoria
Plan de Realizar reunin de Alta direccin
apertura Hallazgos
Alta Direccin. Auditoria.
Acciones Jefe de control
Dependencia Proceso de la Recoleccin de la Dependencias
correctivas y interno
de la Entidad. Auditoria. informacin y/o procesos de
preventivas Lder del grupo
Organismo de Planes de Preparar conclusiones de la la entidad
Informe de auditor
control. mejoramiento Auditoria Organismos
auditora
vigentes. de control
Ejecutar reunin de cierre Planes de
Auditorias
mejoramiento
anteriores. Informe de Auditoria
Distribucin del informe
Realizar seguimiento.
DOCUMENTOS REGISTRO

Manual de Procedimiento Plan de mejoramiento Lista de Verificacin


Manual de Formato de Programa de
Cronograma de auditoria
Implementacin Auditoria
Informe de Auditoria Formato de Informe de
Manual de Competencias
Anteriores Auditoria

d. AUDITORES SELECCIONADOS POR EL PROCESO.

DETALL
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
E
ELABOR
O Alberto Ramos Cueto Docente experto en Educacin
Juan Carlos Mahecha Jefe de Oficina de Control
REVISO Toro Interno
Alan Castiblanco
APROBO mora Lder de calidad

e. RECURSOS NECESARIOS.

Recursos Humanos: Profesionales de la oficina de control Interno,


Auditores de Calidad

Tecnolgicos Hardware: Equipos de computadoras e Impresoras,


Software, Internet, Aplicativos, Office.

Infraestructura: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el


trabajo de los auditores y la y la oficina de control interno.
Impac Probabili Valoracin del
to dad Riesgo (I + P)

Inaceptable5
Mane

Importante4
1 Aceptable

3 Moderado
2 Tolerable
Nombre descripc posibles
jo del Medid
del in del consecue
Riesg as
Riesgo Riesgo ncias 1 2 3 1 2 3 o

Que el
Deficiencia en
Programa de
el Asumir, Capacitaci
Incumplimie auditoria no
nto se cumpla
aseguramiento x x tolerable reducir n a los
de la gestin de el riesgo auditores
en su
calidad
totalidad
decisiones
equivocadas
informes no
basadas en Asumir, Capacitaci
basados en
Inexactitud
los datos
informes no x x tolerable reducir n a los
ajustados a la el riesgo auditores
reales
realidad de la
entidad
f. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RISGOS DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA

2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee


debe contener lo siguiente:

A. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA:

Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin


Acadmica en el COLEGIO CONFAMILIAR LOS LAGOS

ALCANCE ejecucin presupuestal y acadmica correspondiente al 2015


por el concepto de gastos generales y los servicios educativos.

B. PROCESO A SER AUDITADO

Procesos estratgicos:

Planeacin estrat1gica.
Desarrollo del plan estratgico.

Desarrollo de planes

Procesos misionales&

proceso educativo.

Procesos de apoyo conexos:

Proceso de servicio al cliente.

Matriculas

Procesos de apoyo.

Proceso estrat1gico.

Proceso de contratacin.

Proceso financiero.

Proceso de Gestin humana.

Procesos administrativos.

Procesos de evaluacin y control.

C. CRITERIOS DE AUDITORIA Y DOCUMENTACION DE REFERENCIA

a. elaborar el Plan de Visita de Auditora. Precisar los detalles de la


auditora tales como:

Determinacin del tipo de auditora.

Determinacin de equipos electrnicos almacenamiento a utilizar.

Consideracin y definicin de fechas, inicios y terminacin,


actividades, preparacin y entrega de informe.

Asignacin de tareas al equipo auditor.

Determinacin de recursos necesarios.

Definir:
Objetivos.

Alcance

Antecedentes

b. Someter el Plan de 5isita de Auditora a aprobacin del Jefe de la


oficina de Control interno.

c. Generar comunicaciones necesarias.

d. Abrir archivo documental de la auditoria

D. UBICACIN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACION DE LAS


ACTIVIDADES DE AUDITORIA

Cronograma

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la


auditoria.

Siguiendo la Norma Tcnica Colombia NTC: 19011: 2002 Directrices para


la auditoria de los sistemas de Gestin de Calidad, as como por las
buenas prcticas institucionales se considera que la secuencia adecuada
sera la siguiente:

Preparacin del Plan de Auditora.

Asignacin de las tareas al equipo auditor

Preparacin de los documentos de trabajo

Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su


celebracin.

Recopilacin y verificacin de la informacin

Generacin de hallazgos de la auditora

Preparacin de las conclusiones de la auditora

Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su


celebracin.
Preparacin del informe de auditora

Aprobacin y distribucin del informe de auditora.

F. METODOS DE AUDITORIA A UTILIZAR.

Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita:

Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a


realizar

Una declaracin de las normas de auditora generalmente


aceptadas y principios de contabilidad de general aceptacin.

Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen

Aplicacin de normas generales a situaciones especficas

Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en


conjunto.

F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIENBROS DEL EQUIPO


AUDITOR.

Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el


mbito asignado, en coordinacin con las unidades administrativas
correspondientes.

Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes


programados, tomando en cuenta para su integracin, entre otros
aspectos, las condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia,
habilidades y relaciones interpersonales.

Programar las auditoras a base de los criterios y estndares


mnimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para
su ejecucin, nmero de auditores por equipo y las instrucciones
especficas entre otros.

Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores con el


propsito de lograr el objetivo general propuesto para la auditora
especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin
del trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que 1stos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.

Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la


planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen
de reas crticas

3. FINALMENTE ESCRIBA LAS CONCLUSIONES DEL APRENDISAJE


TRAS EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES.

La Auditoria es la evidencia que le permite al auditor emitir un concepto


de conformidad o no conformidad, es importante establecer un
programa el cual debe ser acorde con las necesidades de la empresa,
teniendo en cuenta que se auditen todos los procesos del SGC ya que
permite el desarrollo de las auditorias con objetividad, teniendo claros
los roles y responsabilidades. Esperando detectar todas las no
conformidades para lograr la mejora continua de los procesos, adems
cabe resaltar que el establecimiento de una plana de auditora evita el
desviamiento del tema y aporta informacin clara tanto para el cliente
como para el auditado.

Lo anterior nos obliga a ser creativos para la formulacin de un plan


anual de auditora. La realidad es que el rea de auditora dispone de
recursos limitados y por consiguiente es imposible auditar todo el
universo auditable en un ao. Otro aspecto a tener en cuenta es el grado
de conocimiento del auditor sobre la marcha de la gestin de riesgos.
Tener conocimiento y acceso oportuno a la documentacin de la gestin
de riesgos se convierte en un tema vital para el desarrollo de este
enfoque.

Por otra parte se podra afirmar que la meta de una metodologa de


auditora interna basada en riesgos es confeccionar un programa de
auditora que permita centralizar sus pruebas en los controles crticos.
Las formas y mtodos para estructurar una metodologa con este
objetivo son muy variadas, va a depender de mltiples aspectos tales
como:
La capacidad de los auditores para identificar el grado de
madurez, de la gestin de riesgos en la organizacin o en la
materia auditable.

La fluidez, en el intercambio o acceso a la informacin y


documentacin que sustenta la evaluacin de riesgos por los
dueos de los procesos o Gerencia de 0iesgos.

La habilidad de los auditores de poder identificar y evaluar el nivel


del riesgo inherente y residual, as como la identificacin y
medicin de los controles vigentes que permitan mitigar dichos
riesgos

La pericia de poder actuar los auditores como facilitadores en la


realizacin de talleres de autoevaluacin de riesgos y controles
con los dueos de los procesos, con el fin de identificar los
controles crticos vigentes.

La destreza para divulgar en los informes en un lenguaje claro el


resultado de la revisin sin incursionar en comentarios que
corresponden propiamente a los gestores de riesgos.

La experiencia que deben tener los auditores en el dominio de la


identificacin de la normatividad interna de la gestin de riesgos.

El empleo de una diversidad de herramientas analticas que


permitan al auditor tener la seguridad del xito en su trabajo.

Finalmente, el ingenio e iniciativa del auditor para la mejora


contina en sus metodologas de trabajo y el empleo de
informacin valiosa de sus papeles de trabajo de anteriores
evaluaciones.