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MANUAL DE ADMINISTRACION DE CODIGO

PERSONAL GHS-M-001
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GESTION DE TALENTO HUMANO Y 001-NOV-
SISO 2014

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIN............................................................................................... 2
2. MARCO DE REFERENCIA.................................................................................. 2
3. OBJETIVO......................................................................................................... 2
4. METODOLOGIA................................................................................................ 3
5. IDENTIFICACIN Y DEFINICIN DE LAS NECESIDADES DE PERSONAL.............3
5.1 Tabla de relacin de Recurso Humano....................................................3
6. PROCESO DE SELECCIN DE PERSONAL........................................................4
6.1. Convocatoria de candidatos a travs de las fuentes apropiadas.............5
6.2 Recopilacin y recepcin y de Hojas de Vida.............................................5
6.3 Evaluacin de las Hojas de Vida................................................................5
6.4 Evaluacin de candidatos..........................................................................6
6.5 Pruebas especiales.................................................................................... 6
6.6 Realizacin de la entrevista personal........................................................7
6.7 Evaluacin de resultados...........................................................................7
7. INCORPORACIN DEL NUEVO TRABAJADOR....................................................7
7.1 Comunicacin............................................................................................ 7
7.2 Solicitudes................................................................................................. 7
7.3 Induccin................................................................................................... 8
7.4 Entrenamiento........................................................................................... 8
8. PROCEDIMIENTO DE DESCRIPCIN, ANALISIS Y EVALUACION DE CARGOS.....8
8.1. Requerimientos acadmicos e Intelectuales..........................................8
8.2. Responsabilidad y tica..........................................................................9
8.3. Habilidades............................................................................................. 9
8.4. Condiciones de Ajuste en el trabajo.......................................................9
8.5. Funciones generales y especficas..........................................................9
8.6. Requisitos fsicos.................................................................................. 10
9. CARACTERISTICAS DE LOS CARGOS............................................................10
10. DESCRIPCIN DE CARGOS.......................................................................11
11. FUNCIONES ESPECFICAS DE TODOS LOS PROFESIONALES DE SALUD. 12

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1. INTRODUCCIN

El presente es el Manual de Administracin y Gestin del Talento


Humano de SERVIMEDAS que se utiliza como gua para todo el proceso e
incluye los aspectos de seleccin y contratacin de personal.

2. MARCO DE REFERENCIA

La administracin y gestin de personal es parte fundamental de las


organizaciones que, como aspecto administrativo le permite seleccionar,
disponer, asegurar y mantener el personal que requiere segn las
necesidades particulares de la empresa.

Para las entidades de prestacin de servicios de salud es, adems, un


elemento consustancial de su diario quehacer debido a la necesaria
especializacin y calidad tcnica que debe tener el talento humano que
presta dichos servicios. Adicional al mbito administrativo, la
normatividad emitida por los entes reguladores y de control de los
servicios de salud en Colombia, (Resolucin 2003 de 2014 en su anexo
Tcnico N 1, Estndar Recurso Humano), establece que las IPS deben
disponer de un proceso de seleccin de personal y documentar diversos
desarrollos para la gestin de personal. Este Manual busca responder a
tales aspectos dentro del marco de referencia de SERVIMEDAS.

3. OBJETIVO

El objetivo general del Manual es procurar que la organizacin disponga


de un documento en el cual se encuentren plasmados los procesos,
procedimientos y actividades relacionados con la gestin del recurso
humano, particularmente el manejo de personal, desde la determinacin
de las necesidades de SERVIMEDAS hasta la incorporacin y seguimiento
dentro de la misma.

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4. METODOLOGIA

Se busca disear y mantener un documento que, de manera clara,


concisa y fundamentalmente prctica, facilite a la organizacin realizar
las actividades concernientes a la administracin del recurso humano. El
Manual contiene una serie de consideraciones para ayudar a comunicar
las actividades y polticas de la direccin en lo que se refiere al personal.

En su etapa ms elaborada el Manual contendr adems aspectos tales


como: la convocatoria y la seleccin, la administracin de personal,
lineamientos para el manejo de conflictos personales, las polticas de
personal, el uso de servicios, las prestaciones, el adiestramiento, la
capacitacin y la evaluacin, entre otros.

5. IDENTIFICACIN Y DEFINICIN DE LAS NECESIDADES DE


PERSONAL

Las necesidades de personal asistencial y administrativo estn


determinadas por la estructura de prestacin de los servicios de salud
de SERVIMEDAS, y de acuerdo con las condiciones propias de la entidad.
As, para cada uno de los servicios prestados se establece que ser
necesario tener en cuenta la demanda, el tiempo determinado por la
institucin para cada consulta y la capacidad instalada, una vez
realizado este anlisis la institucin define que se debe contar con
Mdico General, Enfermero Licenciada, Auxiliar en Enfermera y
terapeutas para el servicio de Consultas generales y hospitalizacin
domiciliaria segn la demanda actual.

5.1 Tabla de relacin de Recurso Humano

En esta se relaciona el personal requerido por Servicio Ofertado definido


por SERVIMEDAS.

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PERSONAL ASISTENCIAL PRA EL SERVICIO DE CONSULTA Y


HOSPITALIZACION DOMICILIARIA
Denominacin del Nmer Nivel Tipo de
Cargo o Acadmico Contrato
Prestacin de
Mdico General 3 Profesional
Servicios
Prestacin de
Enfermero 1 Profesional
Servicios
Prestacin de
Auxiliar en Enfermera 6 Tcnicos
Servicios
Prestacin de
Terapeutas 4 Profesional
Servicios
8
Totales 14 Profesionales 14 OPS
6 Tcnico

5.2 Anlisis, descripcin y especificacin de cargos y puestos de


trabajo.
Formato utilizado en SERVIMEDAS, en donde se encuentra la
DESCRIPCION, ANALISIS Y EVALUACION DE CARGOS requeridos en la IPS
de acuerdo a los servicios ofertados.

6. PROCESO DE SELECCIN DE PERSONAL

El proceso de seleccin de personal consiste en un sistema selectivo


cuya finalidad esencial es la bsqueda y obtencin de los individuos ms
adecuados para el cargo y puesto de trabajo establecido en la entidad,
mediante la observacin de perfiles y la aplicacin de pruebas, a travs
de los cuales se logre apreciar las caractersticas del individuo en lo
relacionado con su personalidad, inteligencia, conocimientos,
experiencia, actitudes y aptitudes.

Este sistema tiene la siguiente secuencia:

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6.1. Convocatoria de candidatos a travs de las fuentes


apropiadas.

Entre las fuentes para la convocatoria se tendrn en cuenta las


siguientes:
Referencias de profesionales o entidades relacionadas o conocidas por
SERVIMEDAS; folletos o avisos en la misma empresa; referencias de
entidades de educacin superior del rea de la salud; solicitudes de
cargos en clasificados de peridicos generales y de revistas de salud;
agencias de empleo; empleados y profesionales de la entidad.

6.2 Recopilacin y recepcin y de Hojas de Vida.

Comprende el aporte, recepcin y estudio preliminar de las hojas de vida


de los candidatos con la informacin que se ha solicitado por parte de la
entidad.

Las hojas de vida de los candidatos y de los profesionales y personal


administrativo contratado por SERVIMEDAS deben contener los
siguientes documentos:

Formato de Hoja de Vida con la informacin de identificacin


personal, formacin acadmica profesional y especializada, otros
estudios realizados relacionados con la profesin, experiencia
laboral especfica, referencias y logros laborales o acadmicos.

Fotocopia de diplomas de los ttulos profesionales obtenidos en


entidades educativas aprobadas por el Ministerio de Educacin de
Colombia y/o convalidados si son del exterior.

Fotocopia de cdula de ciudadana o extranjera.

Fotocopia de Certificado de inscripcin profesional o tcnica ante


la Secretara Distrital de Salud de Bolvar.

6.3 Evaluacin de las Hojas de Vida.

Revisin y anlisis de las hojas de vida presentadas, comprobacin de


referencias, verificacin del ttulo de grado de especialista,

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profesional, tcnico, tecnlogo y los certificados de aptitud ocupacional


de auxiliar previo a la vinculacin.

La verificacin del ttulo de grado se realizar mediante las siguientes


modalidades:

- Envio de correspondencia fsica y/o Email a las entidades educativas.


- Envio de correspondencia fsica y/o Email a los entes de control
correspondiente, cuando aplique.

6.4 Evaluacin de candidatos.

Preparacin de la entrevista con base en los requerimientos del cargo.

Para dicha preparacin se tendrn en cuenta, entro otros, los siguientes


aspectos a explorar en los candidatos:

o Formacin acadmica del candidato tanto de cultura general como


relacionada con su futuro puesto de trabajo.

o Experiencia previa en puestos similares al que opta el candidato.

o Inters o motivacin del candidato por el puesto que va a ocupar.

o Personalidad del candidato, especialmente valorado para candidatos


a puestos de responsabilidad en la empresa.

o Afinidad con los valores de la empresas y los que esta representa.

o Capacidad de adaptacin al nuevo puesto de trabajo y a trabajar en


grupo.

o Disponibilidad del candidato para trabajar en diversos horarios,


realizar horas extras.

6.5 Pruebas especiales.

Aplicacin, si es pertinente, de una prueba o examen destinado a


evaluar conocimientos especficos sobre la labor a desempear. Nota: En
los casos de la seleccin de los profesionales de la salud,

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preliminarmente esta institucin establece que el aval de los


conocimientos y la experticia del profesional est determinado por la
entidad educativa que le otorg el ttulo y por el ente territorial de salud
que le dio la certificacin correspondiente, por lo que en tales casos no
se realizan pruebas de conocimientos.

6.6 Realizacin de la entrevista personal.

Corresponde a la interaccin de la direccin de SERVIMEDAS o del


personal designado por ella con el candidato a contratacin con el fin de
revisar los hallazgos relacionados con su proceso de seleccin, evaluar
los aspectos de comunicacin, empata, interrelaciones y actitudes del
candidato, sus expectativas en relacin con la organizacin y su ajuste
con los objetivos y metas de SERVIMEDAS, como parte de la definicin
de contratacin.

6.7 Evaluacin de resultados.

Se refiere esta etapa a la valoracin integral que realiza la direccin de


SERVIMEDAS de los aspectos presentadas y evaluados del candidato,
para realizar una seleccin y definicin de incorporacin a SERVIMEDAS.

6.8 Decisin de incorporacin del trabajador.


La direccin de SERVIMEDAS toma la decisin de incorporar o no al
candidato y se lo comunica personalmente o por escrito.

7. INCORPORACIN DEL NUEVO TRABAJADOR

7.1 Comunicacin

Comunicacin personal y/o escrita sobre la aceptacin de contratacin

7.2 Solicitudes

Solicitud de exmenes, constancias, certificados y/o documentos


adicionales (por ejemplo, certificados o carnes de vacunacin y examen
mdico).

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7.3 Induccin.

Realizacin de la orientacin necesaria sobre la entidad y el cargo a


ocupar mediante una induccin personal guiada a travs de la
organizacin que incluya el conocimiento del personal, de la misin y
visin de la entidad, de la funcionalidad tcnica y administrativa y de los
aspectos particulares de sus procesos, procedimientos, actividades y
tareas a realizar.

7.4 Entrenamiento.

Instruccin especfica sobre los procesos realizados en la institucin,


especialmente los de tipo administrativo y tcnico. En el desempeo
profesional se espera que sea ajustado a sus calidades y tal aspecto ser
observado en el curso del trabajo.

El Recurso Humano de la entidad se encontrar relacionado en un


listado disponible para su revisin, control y, si es requerido, para su
verificacin por parte de los entes de vigilancia y control.

8. PROCEDIMIENTO DE DESCRIPCIN, ANALISIS Y EVALUACION


DE CARGOS

Una vez que se ha establecido la necesidad de personal se realiza el


anlisis y evaluacin de cargos con el fin de determinar los
requerimientos que debe satisfacer la persona para ocuparlo
eficientemente, as como el tipo de contratacin que se realizar y la
forma de remuneracin de la actividad.

El anlisis del puesto de trabajo y su evaluacin nos permiten establecer


las caractersticas del recurso humano y su valor.

Para la evaluacin de las personas que ocuparn los cargos de


SERVIMEDAS, se establecen los siguientes aspectos bsicos:

8.1. Requerimientos acadmicos e Intelectuales.

Los aspectos acadmicos corresponden a las condiciones especficas de


preparacin profesional o tcnicas para el desempeo del cargo al que
se encuentra aspirando; estas condiciones son certificadas por las
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instituciones educativas y, para el caso de los profesionales de la salud,


se solicita que sean certificadas por entidades debidamente reconocidas
por el estado colombiano o, en el caso de las extranjeras, que los ttulos
se encuentren convalidados ante el Ministerio de Educacin de Colombia
o las entidades autorizadas. Los aspectos intelectuales se refieren a las
caractersticas personales de interrelacin, empata, trato a las
personas, respeto y tolerancia, que influyen sobre el desempeo del
profesional frente al cargo.

8.2. Responsabilidad y tica.

Corresponde a las caractersticas personales que le permiten al


profesional conocer sus derechos y deberes, cumplir de manera
permanente con los deberes inherentes al cargo, manejar los recursos
de la entidad con equidad y racionalidad y, en su interaccin con la
entidad y con los pacientes, ejercer la honorabilidad, la lealtad y la
justicia.

8.3. Habilidades.

Son las condiciones personales que, aunadas con la formacin


acadmica del profesional, le cualifican en su pericia para el desempeo
de sus actividades en la prestacin de los servicios de salud.

8.4. Condiciones de Ajuste en el trabajo.

Se refiere a la tolerancia, la capacidad de trabajo en equipo, el trabajo


bajo presin, la posibilidad de trabajar en horas extras y la necesaria
cordialidad y calidez para con el personal de la entidad y con los
pacientes y clientes de la misma.

8.5. Funciones generales y especficas.

Son los procedimientos, actividades y tareas propias del cargo que se


encuentran establecidas en el Manual de Administracin y Gestin de
Personal de SERVIMEDAS.

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8.6. Requisitos fsicos.

Son las condiciones fsicas necesarias para desempear el cargo en


condiciones normales de horario y ambiente fsico existente en la
entidad.

9. CARACTERISTICAS DE LOS CARGOS

PERSONAL ASISTENCIAL PRA EL SERVICIO DE CONSULTA Y


HOSPITALIZACION DOMICILIARIA
Denominacin del Nivel
Nmero Tipo de Contrato
Cargo Acadmico
Prestacin de
Mdico General 3 Profesional
Servicios
Prestacin de
Enfermero 1 Profesional
Servicios
Prestacin de
Auxiliar en Enfermera 6 Tcnicos
Servicios
Prestacin de
Terapeutas 4 Profesional
Servicios
8 Profesionales
Totales 14 14 OPS
6 Tcnico

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10. DESCRIPCIN DE CARGOS

PROFESIONALES DE LA SALUD
MISIN O PROPSITO DEL
IDENTIFICACIN
CARGO
Mdico general, Efectuar labores profesionales
Nombre del Enfermera, Auxiliares segn su cargo o relacionadas con
Cargo en enfermera, las actividades de atencin a las
Terapeuta. personas, promocin, prevencin,
Profesional de diagnstico, tratamiento,
Nivel Acadmico
Pregrado recuperacin, rehabilitacin y
Naturaleza del Administrativo y orientacin a los usuarios,
cargo Asistencial pacientes y familiares de acuerdo
Forma de Prestacin de con la normatividad vigente y la
Contratacin servicios reglamentacin de la IPS.

REQUISITOS MINIMOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


FORMACIN ACADEMICA EXPERIENCIA
Ttulo universitario, tcnico o
Un (1) ao de experiencia profesional
tecnlogo con el ttulo o certificado
en labores y/o actividades
expedido por una institucin educativa
relacionadas con el cargo.
debidamente reconocida.

COMPETENCIAS PARA EL CARGO


COMPETENCIAS CONOCIMIENTOS COMPETENCIAS
COMUNES ESENCIALES COMPORTAMENTALES
Orientacin a Manejo de historias Aprendizaje
resultados clnicas continuo
Orientacin al Manejo de inventarios Experticia
usuario Manejo de sistemas profesional
Transparencia office y Windows Trabajo en equipo y
Compromiso con la colaboracin
organizacin. Creatividad e
Honestidad innovacin
Si tiene personal a
cargo:
- Liderazgo de grupos
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- Toma de decisiones

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES DE LOS PROFESIONALES DE LA


SALUD
Elaboracin de Historia clnica a cada uno de los usuarios que atienda,
consignando en forma legible la informacin bsica de identificacin, la
anamnesis, la evaluacin clnica, el o los diagnsticos, el plan de
tratamiento a seguir y las observaciones pertinentes, ajustndose al
formato de la Clnica y a la normatividad vigente (Resolucin 1995 de 1999
y normas adicionales).
Atender oportunamente al usuario con cita y con prelacin al usuario de
Consulta Prioritaria.

Manejo adecuado del inventario de recursos de insumos, medicamentos y


dispositivos de la IPS y correcta utilizacin de equipos, instrumental y
dems enseres suministrados para la correcta prestacin del servicio,
mantener actualizado de los nuevos ingresos de insumos.

11. FUNCIONES ESPECFICAS DE TODOS LOS PROFESIONALES


DE SALUD

1. Elaborar historias clnicas de primera vez o de evolucin a todo


usuario que atienda, de acuerdo con la normatividad vigente y la
normatividad de la clnica.

2. Atender oportunamente al usuario con cita y con prelacin al usuario


en Consulta Prioritaria (si la hubiere).

3. Responsabilizarse del inventario y hacer buena utilizacin de los


insumos, dispositivos, medicamentos, equipos, instrumental y dems
enseres que le sean puesto a su cuidado y manejo, permaneciendo
actualizado en los nuevos ingresos de estos.

4. Aplicar las normas de bioseguridad, con la dotacin que la IPS le


suministra y de acuerdo a los criterios tcnicos y parmetros
establecidos en el Manual de Bioseguridad y en el Plan de Gestin
Integral de Residuos Hospitalarios y Similares (PGIRHyS).

5. Velar porque sus informes sean adecuadamente realizados y


entregados oportunamente despus de su revisin. Esto se refiere a

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la Historia Clnica y los Registros asistenciales tales como los Anexos


de la Historia Clnica (Consentimiento Informado, exmenes
paraclnicos, notas de remisin y contrarreferencia) y otros informes
tales como los eventos adversos, registros de la prestacin realizada
(RIPS).

6. Llevar la informacin estadstica de las actividades realizadas y el


seguimiento de los usuarios y reportar la informando con la
periodicidad establecida por la IPS.

7. Llevar un listado de actividades pendientes con el objeto de


desarrollarlas en el momento que falte algn usuario.

8. Conocer y seguir las Guas Clnicas de SERVIMEDAS y los Protocolos


de atencin de la Institucin y contribuir a la actualizacin peridica
de tales documentos con base en la evidencia.

9. Refrendar con su firma, cdigo y sello, todos los documentos que as


lo requieran y solicitar del usuario la firma o huella digital en caso que
se requiera.

10. Asistir a las reuniones de personal que programe la institucin.

11. Aportar la informacin que permita llevar adecuadamente los


soportes de facturacin.

12. Revisar la historia, cuando est terminado el tratamiento,


anotando las actividades realizadas.

13. Realizar los informes que sean solicitados por la Gerencia de


SERVIMEDAS.

14. Cumplir con el Reglamento Interno de SERVIMEDAS.

15. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecucin de los


planes, programas y proyectos en los que interviene en razn del
cargo.

16. Conocer, aplicar y contribuir de manera efectiva en el


cumplimiento la misin y los objetivos de SERVIMEDAS y a la
ejecucin de los procesos en que interviene.

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17. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e


instrumentos documentales requeridos para mejorar la prestacin de
los servicios a cargo de la IPS.

18. Responder por la aplicacin de los mtodos y procedimientos del


sistema de contabilidad interno y velar por la calidad, eficiencia y
eficacia del mismo.

19. Desempear las dems funciones inherentes al cargo que le sean


asignadas por el jefe inmediato.

Notas:

Sobre el Recurso Humano


El Recurso Humano de la entidad se encontrar relacionado en un
listado disponible para su revisin, control y, si es requerido, para su
verificacin por parte de los entes de vigilancia y control.

Sobre los Auxiliares


De acuerdo con la Resolucin 2003 de 2014, Anexo Tcnico N 1, Manual
nico de Estndares y de Verificacin, Estndar de Recursos Humanos,
los auxiliares en las reas de la salud debern ajustarse a las
denominaciones y perfiles ocupacionales y de formacin establecidas en
el Decreto 3616 de 2005 o dems normas que lo adicionen,
modifiquen o sustituyan.

A partir de la vigencia del Decreto 3616 de 2005, las instituciones


educativas emitirn certificados de aptitud ocupacional para las
auxiliares que se denominarn nicamente:

1. Auxiliar en Salud Oral


2. Auxiliar en Salud Pblica
3. Auxiliar en Enfermera
4. Auxiliar en Servicios Farmacuticos
5. Auxiliar Administrativo en Salud

Siendo eliminados los ttulos de Auxiliares de Odontologa, de Higiene


Oral, de Laboratorio Clnico, etc. Por tal razn, las auxiliares que
eventualmente contrate SERVIMEDAS, posterior a la entrada en vigencia
del Decreto mencionado, debern ajustarse a la denominacin descrita

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que les otorgar la entidad educativa que les proporcion el ttulo, segn
los requerimientos particulares que para tal efecto indiquen dichas
instituciones.

El plazo previsto por la norma para el mencionado ajuste por parte de


las instituciones educativas es de dos aos a partir de la entrada en
vigencia del Decreto 3616 de Octubre 10 de 2005, de manera que se
inicia a partir del 10 de Octubre de 2007.

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