Organizacin Documental

Que es?
La Organizacin Documental es un
proceso que busca mejorar la
calidad dentro de las
empresas. Por ende, se encuentra
inmersa tanto la comunicacin
interna como la
externa, siendo stas una parte
fundamental para llegar a generar
informacin
elemental en la competitividad de
la institucin.
Por consiguiente, la Organizacin
Documental es el principal centro
de eficiencia y
mejora continua en los procesos y
funciones de las organizaciones
que habitualmente
realizan trmites con documentos,
ya que permite replantear acciones
y estrategias en
el uso de los sistemas de
informacin, con el fin de obtener
resultados ptimos en los
problemas organizacionales.
Por lo tanto, durante esta semana
de estudio se presentarn los
conceptos
fundamentales como: clases de
archivo, caractersticas y
clasificacin de documentos,
segn los principios archivsticos
establecidos por la ley, y as llevar
acabo la
Organizacin Documental para
acceder a la informacin de
manera oportuna y eficiente
en las empresas.
Definicin
Se puede entender por
organizacin como el proceso
donde se desarrolla un conjunto
de gestiones orientadas hacia la
clasificacin y descripcin de
documentos en una
empresa o institucin, sea pblica
o privada; siendo ste el eje
fundamental de los
mtodos archivsticos.
Por consiguiente, dicho proceso
permite la integracin de la gestin
documental, la
cual se encarga de ubicar de
manera fsica los documentos
segn las relativas series y
subseries, a partir del orden
preliminarmente establecido.
Importancia
Segn lo establecido en la Ley 594
de 2000 o Ley General de Archivos
y el acuerdo No.
042 del Consejo Directivo del
Archivo General de la Nacin del 31
de Octubre de 2002,
se definen los diferentes conceptos
utilizados en el lenguaje
archivstico, los cuales son
esenciales para establecer las
actividades y reglas prcticas en el
proceso de
organizacin de archivos en
diferentes estancias de la
administracin pblica
interesada.
Caracteristicas y clasificacin de
los Documentos
Es por eso que es importante
conocer y aplicar los siguientes
conceptos
archivsticos, de acuerdo a la
normatividad vigente, ya que es la
herramienta que
orienta el desarrollo de los
procedimientos para la
organizacin documental.
2.1. Archivo
Es la acumulacin y unin de
documentos de cualquier fecha,
forma y soporte material,
los cuales son almacenados por
una persona natural en una
entidad pblica o privada,
con el objetivo de conservarlos
para el uso de la informacin en un
momento dado.
En la Organizacin Documental
existen diferentes tipos de archivo
segn la entidad a
la que pertenecen, los cuales se
explican a continuacin.
Imagen 2. Conservacin de
documentos en el
Archivo.
7
Men
2.2. Patrimonio Documental
Es la acumulacin y unin de
documentos almacenados, que por
su valor histrico o
cultural, representa una gran
importancia en la evolucin y
registro de la informacin.
De esta manera, la sociedad
cuenta con memorias de todo tipo
de documentos
histricos y culturales, permitiendo
conservar la informacin a travs
del tiempo.
Figura 1. Clases de Archivo en la
Organizacin Documental
8
Men
3. CLASIFICACIN Y ORDENACIN
DE DOCUMENTOS
La organizacin de los documentos,
a partir del momento en que son
fundados o
recibidos, tiene como esencia la
localizacin vertiginosa y segura de
la informacin
buscada, as como la conservacin
de los documentos.
Es por eso que en la Organizacin
Documental se llevan a cabo dos
procesos
importantes como lo es la
Clasificacin, la cual consiste en
agrupar los documentos
bajo conceptos que reflejan las
funciones generales y las
actividades concretas de las
organizaciones, dentro de una
estructura jerrquica y lgica. Y el
otro es el proceso de
ordenacin que es el que establece
un orden a los documentos.
3.1. Clasificacin de Documentos
en la Organizacin Documental
La clasificacin consiste en dar una
distribucin intelectual y jerrquica
a los
documentos, agrupndolos en
grandes conjuntos. Sin embargo
dicha agrupacin no es
fsica como tal sino puede ser solo
intelectual, la cual es asociada a la
gestin de las
organizaciones.
Imagen 3. Patrimonio documental.
9
Men
Por ende, la importancia de la
clasificacin se basa en saber
agrupar los documentos
de un fondo, de tal forma que se
encuentren documentos de lo ms
amplio a lo ms
especfico, segn los principios de
procedencia y de orden original.
Es entonces que en este proceso se
fijan y se reconocen las series que
se ajustan al
fondo, a la seccin y subseccin,
segn la estructura y el nivel
jerrquico en las
funciones de la organizacin.
Las acciones que se realizan dentro
de la clasificacin documental son
las
siguientes:
Reconocimiento de elementos
administrativos y procesos (segn
el manual de
funciones y procedimientos y el
organigrama institucional).
Implementacin de Tablas de
Retencin.
Conformacin de asuntos,
subasuntos, series o subseries de
cada rea.
Reconocimiento de tipos
documentales de las series.
Figura 2. Clasificacin de
documentos en la Organizacin
Documental
10
Men
Separacin de los documentos de
apoyo.
Foliacin.
Actualizacin de los inventarios
documentales con cada
transferencia.
Determinar el sistema de
ordenamiento.
3.2. Clasificacin de Documentos
de Archivo
La clasificacin de documentos de
archivo consiste en la identificacin
de los archivos
por series documentales; en donde
se refleja la empresa productora de
los documentos
y a la dependencia o divisin de
donde son originarios, en
cumplimiento de un
procedimiento administrativo. Por
lo que se pueden clasificar
mediante los siguientes
procedimientos:
3.2.1. Documentos de archivo
En principio, los documentos de
archivo son registros de
informacin originada o
recogida por una persona o entidad
en funcin de sus actividades o
razn de ser de la
Imagen 4. La clasificacin de
documentos.
11
Men
empresa, los cuales son de valor
administrativo (ej: procesos y
actividades
administrativas), legal (ej:
testimonios ante la ley), jurdico
(ej: derechos u obligaciones
legales o jurdicas), histrico (ej.
Documento de fuente primaria
para la historia),
contables (ej: documentos de
operaciones financieras y
contables), que deben ser
objeto de proteccin y
conservacin de documentos.
3.2.2. Ordenar los documentos de
archivo en series y subseries
En este proceso se realiza el
reconocimiento y organizacin de
carpetas de todos los
tipos documentales concernientes
a cada una de las series y
subseries encaminadas
en la Tabla de Retencin
Documental del rea o unidad,
basndose en la fecha del
diligenciamiento o de trmite y
conservando la distribucin que
adquiri durante el
servicio eficiente.
Imagen 5. Los documentos son
organizados por una
persona natural en funcin de la
empresa.
12
Men
El orden en la carpeta segn el
primer documento que debe
aparecer al momento de
abrirla, ser el de la fecha ms
antigua y el ltimo, ser el
documento de la fecha ms
reciente.
3.2.3. Foliacin
Es el proceso de marcar o
enumerar cada uno de los
documentos de las series y
subseries documentales,
advirtiendo para ello la numeracin
de los folios en la parte
superior derecha. La Ordenacin de
documentos en sus expedientes o
folios, sirven de
antecedente y fundamento en la
gestin administrativa.
Imagen 6. Los documentos deben
tener la fecha para
ordenarlos por series y subseries.
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Men
3.3. Ordenacin Documental
La ordenacin establece un
bosquejo sobre la secuencia de los
documentos, despus
de la debida clasificacin, segn el
proceso en el tiempo. Este
procedimiento finaliza
con el espacio fsico de los
documentos, mediante unidades
de instalacin como son
las cajas, paquetes, legajo o
carpetas, a partir de las series
establecidas.
De cada serie surge un tipo de
ordenacin detallada, teniendo en
cuenta los
siguientes principios:
Imagen 7. Ordenacin en folios.
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Men
Por ende, el proceso de ordenacin
se aplica:
A los documentos y expedientes
dentro de cada serie documental.
A los documentos dentro de cada
expediente.
Las acciones que se realizan en la
ordenacin documental son las
siguientes:
Revisar las relaciones entre las
unidades documentales (series,
subseries y tipos
documentales).
Conformar y abrir expedientes
Reconocer los expedientes
Aplicar el sistema de
ordenamiento acordado, ubicando
los expedientes en el
orden respectivo.
Foliacin
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Men
El proceso de ordenacin se puede
realizar de tres maneras:
alfabtica, cronolgica
y numrica, las cuales se
explicarn a continuacin.
Ordenacin Alfabtica: Se utiliza
para los expedientes o documentos
relativos a
personas y a entidades pblicas y
privadas. Es decir, series como
expedientes
personales, correspondencia,
temtico, entre otras. Su
desempeo puede ser
secuencial o jerrquico.
Imagen 8. Disposicin de los
documentos
organizados.
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Men
Ordenacin Cronolgica: Su
principal funcin se fundamenta en
la fecha de los
documentos; empezando con el
ao, luego mes y da. Este
procedimiento se aplica
para documentos financieros o en
los que se debe vigilar plazos como
por ejemplo,
registros de entrada, presupuestos,
actas, diarios, memorias, entre
otros.
Imagen 9. Ordenacin Alfabtica de
los
documentos.
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Men

Ordenacin Numrica: Se trata de

adjuntar a cada expediente o
documento un
nmero de manera consecutiva, el
cual busca servir de elemento
localizador. Para el
desarrollo de este sistema se debe
elaborar una base de datos
complementaria de las
personas, asuntos, entidades
pblicas y privadas o lugares, de
tal manera que se tenga
acceso a su localizacin al
momento de la bsqueda de los
documentos.
Imagen 10. Ordenacin
Cronolgica.
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Men
3.4. Clasificacin de Documentos
de Apoyo
La clasificacin de documentos de
archivo consiste en la identificacin
de los
documentos que se deben
conservar o generar en las
instituciones para el apoyo a las
gestiones administrativas y por su
grado de importancia en la
informacin que
contienen. Se clasifican en:
3.4.1. Documentos de apoyo
Algunos ejemplos de este tipo de
documentos son los decretos,
manuales,
resoluciones, instructivos, leyes,
entre otros; que por la informacin
que reside, incide
en el desempeo de funciones
especficas de las tareas
administrativas.
stos pueden ser creados por la
misma entidad o de otra, pero no
forman parte de
las series documentales de las
instituciones ni se trasladan al
Archivo Central, por ser
de carcter externo.
Imagen 11. Ordenacin numrica.
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Men
3.4.2. Ordenar los documentos de
apoyo en asuntos o temas
Aunque los documentos son
organizados por reas, podran
surgir algunos documentos
que no se logran colocar dentro de
las series y subseries. Estos son los
que forman los
documentos de apoyo de forma
general, teniendo como finalidad
de servir de soporte a
la gestin.
Los documentos de apoyo se
organizan en orden alfabtico y
luego de efectuar su
funcin, el encargado del rea los
elimina, apoyado por personal
delegado, dejando
constancia soportada.
Imagen 12. Documento de apoyo
para una
funcin administrativa.
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Men
4. DESCRIPCIN DOCUMENTAL
Es el proceso de investigacin y
estudio de los documentos de
archivo para realizar su
identificacin, delimitacin y
recuperacin, para algn trmite
posterior.
Dicho proceso se hace con la
ayuda de la normatividad que rige
la Descripcin
Documental que es ISAD-G (Norma
Internacional general de
Descripcin Archivstica),
la cual constituye la elaboracin a
nivel general de descripciones
archivsticas; que
debe aplicarse en conjunto con la
norma nacional. Para Colombia se
homologa por el
Instituto Colombiano de Normas
Tcnicas y Certificacin (ICONTEC),
mediante la NTC
4095.
Las acciones que se realizan para
la descripcin documental son las
siguientes:
Anlisis de informacin y
extraccin de contenido.
Diseo de instrumentos de
recuperacin como guas,
inventarios, catlogos e
ndices.
Actualizacin permanente de
instrumentos.
Imagen 13. Los documentos de
apoyo sirven
de soporte en un momento dado.
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Men
5. PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS
Segn lo establecido por la Ley
General de Archivo, en la
conformacin de carcter
fundamental de los archivos
pblicos y privados, el Estado est
encargado de la
creacin, preservacin,
organizacin y control de los
documentos y registros, segn los
principios de procedencia, orden
original y normatividad archivstica.
Por lo tanto, una clasificacin
perfectamente fundamentada,
debe apoyarse en la
implementacin del principio de
orden original y de procedencia
para reconocer las
categoras y grupos que evidencia
la estructura jerrquica del fondo;
as como el
reconocimiento de las funciones
delegadas a las oficinas y los
asuntos que stas
tramitan.
5.1. Principio de Orden Original
Es la ordenacin interna de un
fondo documental, que conserva la
organizacin que ha
desarrollado durante la prestacin
del servicio activo, es decir, los
documentos deben
conservarse en un orden
secuencial y cronolgico.
Imagen 14. Analizar y describir la
informacin permite gestionar la
Organizacin Documental de forma
eficiente.
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Men
5.2. Principio de Procedencia
Es la preservacin de los
documentos dentro del fondo
documental al que
consecuentemente pertenecen, es
decir, se debe respetar y conservar
el documento,
segn la actividad que lo gener y
la dependencia responsable de su
produccin.
Imagen 15. Se debe conservar el
orden cronolgico
para una bsqueda ms eficiente
de los documentos.
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Men
Imagen 16. La importancia del
Principio de procedencia de
documentos hace que la estructura
funcional de una
empresa sea eficiente.
ARTICULO 2
Que el artculo 2 de la Ley 80 de
1989 seala las funciones del
Archivo General de la
Nacin y en su literal b) estipula:
"Fijar polticas y establecer los
reglamentos necesarios
para garantizar la conservacin y el
uso adecuado del patrimonio
documental de la
Nacin de conformidad con los
planes y programas que sobre la
materia adopte la Junta
Directiva" ahora Consejo Directivo,
en virtud del Decreto 1126 de
1999;
Que de acuerdo con lo sealado en
el numeral 5 del artculo 34 de la
Ley 734 de 2002, es
un deber de cada servidor pblico
custodiar y cuidar la
documentacin e informacin que
por razn de su empleo, cargo o
funcin conserve bajo su cuidado o
a la cual tenga
acceso e impedir o evitar la
sustraccin, destruccin,
ocultamiento o utilizacin
indebidos.
As mismo y de acuerdo con el
numeral 13 del artculo 35 de la
mencionada ley, est
prohibido a los servidores pblicos
ocasionar dao o dar lugar a
prdida de bienes,
elementos, expedientes o
documentos que hayan llegado a
su poder por razn de sus
funciones;
Que el artculo 21 de la Ley 594 de
2000 establece que las entidades
de la administracin
pblica y las empresas privadas
que cumplen funciones pblicas
debern elaborar
programas de gestin documental,
en cuya aplicacin atendern los
principios y procesos
archivsticos; el artculo 22 de la
misma ley prev que la gestin de
documentos dentro del
concepto de archivo total,
comprende procesos tales como:
La produccin o recepcin, la
distribucin, la consulta, la
organizacin, la recuperacin y la
disposicin final de los
documentos y su artculo 23, sobre
formacin de archivos dispone que
teniendo en cuenta
el ciclo vital de los documentos, los
archivos se clasifican en: Archivos
de Gestin,
Archivos Centrales y Archivos
Histricos;
Que el artculo 26 de la Ley 594 de
2000 seala que es obligacin de
las entidades de la
administracin pblica elaborar
inventarios de los documentos que
produzca en ejercicio
de sus funciones, de manera que
se asegure el control de los
documentos en sus diferentes
fases.
ACUERDA
Artculo 1. Objeto.Establecer los
criterios que deben seguirse para
la organizacin de
los archivos de gestin, en las
entidades del Estado en sus
diferentes niveles de la
organizacin administrativa,
territorial y por servicios y las
entidades privadas que
cumplen funciones pblicas, de
acuerdo con los artculos 8 y 9 de
la Ley 594 de 2000.
Artculo 2. Obligatoriedad de la
organizacin de los archivos de
gestin.
Las entidades a las que se les
aplica este Acuerdo, debern
organizar sus archivos de
gestin de conformidad con sus
Tablas de Retencin Documental y
en concordancia con
los manuales de procedimientos y
funciones de la respectiva entidad.
Artculo 3. Conformacin de los
archivos de gestin y
responsabilidad de los jefes
de unidades administrativas.
Las unidades administrativas y
funcionales de las entidades deben
con fundamento en la
Tabla de Retencin Documental
aprobada, velar p or la
conformacin, organizacin,
preservacin y control de los
archivos de gestin, teniendo en
cuenta los principios de
procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y la
normatividad
archivstica. El respectivo Jefe de la
oficina ser el responsable de velar
por la
organizacin, consulta,
conservacin y custodia del archivo
de gestin de su
dependencia, sin perjuicio de la
responsabilidad sealada en el
numeral 5 de la Ley 734
de 2002 para todo servidor pblico.
Artculo 4. Criterios para la
organizacin de archivos de
gestin.
1. La organizacin de los archivos
de gestin debe basarse en la Tabla
de Retencin
Documental debidamente
aprobada.
2. La apertura e identificacin de
las carpetas debe reflejar las series
y subseries
correspondientes a cada unidad
administrativa.
3. La ubicacin fsica de los
documentos responder a la
conformacin de los
expedientes, los tipos
documentales se ordenarn de tal
manera que se pueda evidenciar
el desarrollo de los trmites. El
documento con la fecha ms
antigua de produccin ser el
primer documento que se
encontrar al abrir la carpeta y la
fecha ms reciente se
encontrar al final de la misma,
4. Los tipos documentales que
integran las unidades
documentales de las series y
subseries, estarn debidamente
foliados con el fin de facilitar su
ordenacin, consulta y
control.
5. Las carpetas y dems unidades
de conservacin se deben
identificar, marcar y rotular
de tal forma que permita su
ubicacin y recuperacin. Dicha
informacin general ser:
Fondo, seccin, subseccin, serie,
subserie, nmero de expediente,
nmero de folios y
fechas extremas, nmero de
carpeta y nmero de caja si fuere
el caso.
6. Las transferencias primarias
debern efectuarse de conformidad
con lo estipulado en la
Tabla de Retencin Documental.
Para ello se elaborar un plan de
transferencias y se
seguir la metodologa y
recomendaciones que sobre el
particular haga el jefe del archivo
central, diligenciando el formato
nico de inventario, regulado por el
Archivo General de la
Nacin.
7. Las cajas que se utilicen para la
transferencia se identificarn as:
Cdigo de la
dependencia cuando se trate de
transferencias primarias, fondo,
seccin, legajos
identificados con su nmero
respectivo, libros cuando sea del
caso, identificados con el
nmero que le corresponda,
nmero consecutivo de caja,
nmero de expedientes
extremos y fechas extremas de los
mismos.
Pargrafo.
Los documentos de apoyo no se
consignarn en la Tabla de
Retencin Documental de las
dependencias y por lo tanto
pueden ser eliminados cuando
pierdan su utilidad o vigencia,
dejando constancia en Acta
suscrita por el respectivo jefe de
dependencia.
Artculo 5. Consulta de
documentos.
La consulta de documentos en los
archivos de gestin, por parte de
otras dependencias o
de los ciudadanos, deber
efectuarse permitiendo el acceso a
los documentos cualquiera
que sea su soporte. Si el interesado
desea que se le expidan copias o
fotocopias, estas
debern ser autorizadas por el jefe
de la respectiva oficina o del
funcionario en quien se
haya delegado esa facultad y slo
se permitir cuando la informacin
no tenga carcter de
reservado conforme a la
Constitucin o a las leyes. En la
correspondiente oficina se
llevar el registro de prstamo y de
forma opcional una estadstica de
consulta.
Artculo 6. Prstamo de
documentos para trmites internos.
En el evento que se requiera
trasladar un expediente a otra
dependencia en calidad de
prstamo, la dependencia
productora deber llevar un
registro en el que se consigne la
fecha del prstamo, identificacin
completa del expediente, nmero
total de folios, nombre
y cargo de quien retira el
expediente y trmino perentorio
para su devolucin. Vencido el
plazo, el responsable de la
dependencia productora deber
hacer exigible su devolucin
inmediata.
Artculo 7. Inventario documental.
Las entidades de la Administracin
Pblica adoptarn el Formato Unico
de Inventario
Documental, junto con su
instructivo, que a continuacin se
regulan.
Instructivo Formato nico de
Inventario Documental
1. Entidad remitente. Debe
colocarse el nombre de la entidad
responsable de la
documentacin que se va a
transferir.
2. Entidad productora. Debe
colocarse el nombre completo o
razn social de la entidad
que produjo o produce los
documentos.
3. Unidad administrativa. Debe
consignarse el nombre de la
dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarqua
de la cual dependa la oficina
productora.
4. Oficina productora. Debe
colocarse el nombre de la unidad
administrativa que produce
y conserva la documentacin
tramitada en ejercicio de sus
funciones.
5. Objeto. Se debe consignar la
finalidad del inventario, que puede
ser: Transferencias
Primarias, Transferencias
Secundarias, Valoracin de Fondos
Acumulados, Fusin y
Supresin de entidades y/o
dependencias, Inventarios
individuales por vinculacin,
traslado, desvinculacin.
6. Hoja nmero. Se numerar cada
hoja del inventario
consecutivamente. Se registrar el
total de hojas del inventario.
7. Registro de entrada. Se
diligencia slo para transferencias
primarias y transferencias
secundarias. Debe consignarse en
las tres primeras casillas los dgitos
correspondientes
a la fecha de la entrada de la
transferencia (ao, mes, da). En
NT se anotar el nmero
de la transferencia.
8. Nmero de orden. Debe
anotarse en forma consecutiva el
nmero correspondiente a
cada uno de los asientos descritos,
que generalmente corresponde a
una unidad de
conservacin.
9. Cdigo. Sistema convencional
establecido por la entidad que
identifica las oficinas
productoras y cada una de las
series, subseries o asuntos
relacionados.
10. Nombre de las series, subseries
o asuntos. Debe anotarse el
nombre asignado a los
conjunto de unidades
documentales de estructura y
contenido homogneos, emanados
de un mismo rgano o sujeto
productor corno consecuencia del
ejercicio de sus funciones
especficas.
Para las transferencias primarias,
secundarias y las ocasionadas por
fusin y/o supresin
de entidades o dependencias, el
asiento corresponder a cada una
de las unidades de
conservacin. En los inventarios
individuales, el asiento
corresponder a los asuntos
tramitados en ejercicio de las
funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar
series, se debe reunir bajo un solo
asunto aquellos
documentos qu e guarden relacin
con la misma funcin de la oficina
productora.
Cuando se realiza el inventario de
Fondos Acumulados, las series o
asuntos deben
registrarse, en lo posible, en orden
alfabtico.
11. Fechas extremas. Debe
consignarse la fecha inicial y final
de cada unidad descrita
(asiento). Deben colocarse los
cuatro (4) dgitos correspondientes
al ao. Ejemplo: 1950-
1960. En el caso de una sola fecha
se anotar esta. Cuando la
documentacin no tenga
fecha se anotar s.f.
12. Unidad de conservacin. Se
consignar el nmero asignado a
cada unidad de
almacenamiento. En la columna
"otro", se registrarn las unidades
de conservacin
diferentes escribiendo el nombre
en la parte de arriba y debajo la
cantidad o el nmero
correspondiente.
13. Nmero de folios. Se anotar el
nmero total de folios contenido en
cada unidad de
conservacin descrita.
14. Soporte. Se utilizar esta
columna para anotar los soportes
diferentes al papel:
Microfilmes (M), Videos (V),
Casetes (C), soportes electrnicos
(CD, DK, DVD), etc.
15. Frecuencia de consulta. Se
debe consignar si la
documentacin registra un ndice
de
consulta alto, medio, bajo o
ninguno. Para tal efecto, se tendrn
en cuenta los controles y
registros de prstamo y consulta
de la oficina responsable de dicha
documentacin. Esta
columna se diligenciar
especialmente para el inventario
de fondos acumulados.
16. Notas. Se consignarn los datos
que sean relevantes y no se hayan
registrado en las
columnas anteriores.
Para la documentacin ordenada
numricamente, como actas,
resoluciones,
memorandos, circulares, entre
otros, se anotarn los siguientes
datos: Faltantes, saltos
por error en la numeracin y/o
repeticin del nmero consecutivo
en diferentes
documentos.
Para los expedientes deber
registrarse la existencia de anexos:
Circulares, actas,
memorandos, resoluciones,
informes, impresos, planos,
facturas, disquetes, fotografas o
cualquier objeto del cual se hable
en el documento principal. De
estos debe sealarse, en
primer lugar, el nmero de
unidades anexas de cada tipo;
ejemplo: Una hoja con 5
fotografas o 5 fotografas sueltas;
luego, el nmero consecutivo (si lo
tiene), ciudad,
fecha, asunto o terna de cada
anexo.
Para los anexos legibles por
mquina debern registrarse las
caractersticas fsicas y
requerimientos tcnicos para la
visualizacin y/o consulta de la
informacin. Especificar
programas de sistematizacin de la
informacin.
A los impresos se les asignar un
nmero de folio y se registrar el
nmero de pginas
que lo componen.
As mismo, se anotar informacin
sobre el estado de conservacin de
la documentacin
especificando el tipo de deterioro:
Fsico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones,
dobleces y faltantes); qumico
(oxidacin de tinta y soporte dbil)
y biolgico (ataque de
hongos, insectos, roedores, etc.).
17. Elaborado por. Se escribir el
nombre y apellido, cargo, firma de
la persona
responsable de elaborar el
inventario, as como el lugar y la
fecha en que se realiza.
18. Entregado por. Se registrar el
nombre y apellido, cargo, firma de
la persona
responsable de entregar el
inventario, as como el lugar y la
fecha en que se realiza.
19. Recibido por. Se registrar el
nombre y apellido, cargo, firma de
la persona
responsable de recibir el
inventario, as como el lugar y la
fecha en que se recibi.