Importancia del Proceso Administrativo

En el mundo de los negocios la base del Funcionamiento de una Compaa est centrada en la labor de quienes son
contratados como Personal Administrativo, realizando diversas tareas y siendo conocidos tambin como Oficinistas,
contando con distintas funciones dentro de lo que es el rea de Atencin al Cliente de una firma, realizando variadas tareas
en la misma.

Las tareas de la Administracin son la base del funcionamiento de toda compaa, contando con una gran cantidad de
tareas que van desde la elaboracin y control del Banco de Datos, como tambin las distintas tareas de Control de
Operaciones, siendo en muchas ocasiones el motor de nuevas campaas y tareas que permiten un crecimiento o la
elaboracin de un plan para brindar Nuevos Ingresos.

Bsicamente el Proceso Administrativo que forma parte de toda empresa consta de las distintas tareas que tienen que
realizarse para el Orden y Crecimiento de una compaa, realizndose adems una sectorizacin de los trabajos en
distintas reas Especializadas, y logrando que cada una de ellas no funcione como entes autnomos, sino que se realicen
Acciones Conjuntas para poder alcanzar la realizacin de un Objetivo Administrativo, que es propuesto justamente por la
administracin misma.

Quien es encargado de cada rea es justamente el Administrador del Sector de la firma, siendo no solo quien Coordina las
acciones de dicha rea, sino que tambin acta como un Mecanismo de Control, supervisando las distintas actividades
realizadas por los empleados, e impulsando las distintas Tareas Colectivas que se realizan en conjucin con otros sectores
pertenecientes a la compaa.

Un buen Administrador De Empresas tiene entonces que tener un espritu desafiante, contando con un perfil ocupacional
con gran tendencia a la Planificacin y Proyeccin, sumado adems a un perfil de Liderazgo y Organizacin que le permita
ser el impulsor del mbito de trabajo, adems de interiorizarse del funcionamiento de las distintas actividades del Proceso
Administrativo, para poder comparecer ante directivos sobre el control de lo producido, el resultado al que se ha arribado y
la metodologa de trabajo utilizada.

... de Importancia: https://www.importancia.org/proceso-administrativo.php

Manual de Normas y
Procedimientos
Administrativos
Bienvenidos a nuestro Blog, el cual les permitir visualizar la evolucin de nuestra
inivestigacin, mediante los pasos y procedimientos metodolgicos y tcnicos
necesarios para la elaboracin de un manual de Norma y Procedimientos Administrativo,
 dentro de la Divisin de registro y Control. de la Direccin de Recursos Humanos del
Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia.

sbado, 2 de abril de 2011

CAPTULO I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Manual de Normas y Procedimientos

Administrativos de Solicitud de Recursos para
el Pago de Nmina en la Divisin de Registro y
Control de la Oficina de RRHH del Ministerio del
Poder Popular para las Relaciones Interiores y
Justicia

1.1. PROBLEMA DE INVESTIGACIN

Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la

administracin, se destaca lo relativo a los manuales administrativos, ya que
facilitan el aprendizaje al personal, proporcionan la orientacin precisa que
requiere la accin humana en las unidades administrativas,
fundamentalmente en el mbito operativo o de ejecucin, pues son una
fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un
empleado, para lograr la realizacin de las tareas que se le han
encomendado. Los manuales son probados en la prctica como puntos de
referencia para la instruccin del nuevo personal, y representan una
herramienta indispensable para toda empresa u organizacin, ya que les
permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla.

A escala mundial los procedimientos administrativos y tecnolgicos vienen a

transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando con el
desempeo mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de
especializacin, como consecuencia de la divisin del trabajo, hace
necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el
desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. As
pues los manuales administrativos representan una alternativa para este
problema, ya que son de gran utilidad en la reduccin de errores, en la
observancia de las polticas del organismo, facilitando la capacitacin de
nuevos empleados, proporcionando una mejor y ms rpida induccin a
empleados en nuevos puesto.

En este sentido las organizaciones con visin futurista, estn en la bsqueda

constante de mejorar cada da los procedimientos que ayudan a la completa
realizacin de funciones a cabalidad y dentro de estas herramientas se
cuenta con uno de los ms utilizados como son los manuales.

Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y

herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los
procedimientos contables y no contables. Consiste en la organizacin lgica
y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de
una especie de libro actualizable.

La finalidad de los manuales es permitir plasmar la informacin clara, sencilla

y concreta. A travs de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de
informacin a los miembros de la organizacin, mediante cursos de accin
cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las metas y objetivos
obteniendo buenos resultados para la misma.

En Venezuela para las empresas es una necesidad establecer manuales

administrativos; Ya que las organizaciones han progresado con el hecho de
simplificar con esta herramienta de control la manera de realizar sus labores.

EL Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y

Justicia(M.P.P.R.I.J) se encuentra ubicada en la Avenida Urdaneta, esquina
Platanal. Caracas - Venezuela. Se dedica a garantizar la seguridad y
proteccin integral de los ciudadanos contra hechos delictivos, accidentes y
calamidades. Velar por la seguridad del Estado protegiendo la estabilidad y
funcionamiento de las instituciones democrticas. Promover la seguridad
jurdica de la poblacin a travs de los rganos encargados de la
administracin de justicia, registros y notaras, documentos, identificacin y
derechos humanos de los ciudadanos. Incentiva el proceso de
descentralizacin y el uso eficiente de los recursos financieros del Estado,
estableciendo relaciones polticas y administrativas con rganos del poder
regional y municipal. Velar por los derechos polticos y civiles de los
venezolanos. Estimular el proceso de aprobacin de leyes ante la Asamblea
Nacional. Coordinar el ceremonial y protocolo en el cual participe el
Presidente de la Repblica, altos representantes de los poderes pblicos y
personalidades del pas y otras naciones del mundo.

Para el desarrollo de cada una de las tareas, este organismo relaciona

estructuralmente sus direcciones internas que a su vez tienen divisiones, con
los entes adscritos como registros y notarias, Servicio Administrativo de
Identificacin, Migracin y Extranjera, proteccin Civil, CICPC, la Oficina
Nacional Antidrogas, etc. Cada una con sus funciones inherentes y
particulares que trabajan mancomunadamente para un solo fin.

Desglosando la estructura organizativa, la cual es vertical, por representar

con toda facilidad una pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan,
segn su jerarqua, de arriba abajo en una graduacin jerrquica
descendente. Para identificar el rea de estudio, comenzaremos con el
Despacho Ministerial, pasamos al nivel de apoyo donde se encuentra, entre
otras, la Oficina de Recursos Humanos, la misma est compuesta por las
siguientes Direcciones: la de Bienestar social, la de Capacitacin y
Desarrollo y la de Administracin de Personal, esta ltima esta integrada por
dos Divisiones especificas; la Divisin de Tramites y Pasivos Laborales y la
Divisin de Registro y Control, que se encarga de Aplicar los controles y
normas disciplinarias previstas en las Normas y Leyes Nacionales y el
registro, control y estadsticas de los gastos de personal, as como la
administracin y aplicacin del contrato colectivo de trabajo, con el fin de
llevar a cabo un buen funcionamiento de la administracin de personal en la
organizacin. La Divisin de Registro y Control de Personal tiene como
objetivo la tramitacin de todo lo referente a los movimientos de personal,
tales como: nombramiento, ascensos, destituciones, renuncias, cambios de
datos, permisos, otorgamientos y liquidacin de vacaciones, horas extras
etc., todo ello con el fin de mantener los adecuados registros de gastos que
estos movimientos impliquen. Esta ultima Divisin esta compuesta por un
rea de Presupuesto de Nmina, que se encarga del proceso de solicitud y
la justificacin del pago de nominas del personal que labora en dicho
organismo en general, cuyo proceso sistemtico no esta registrado
formalmente como lo demanda legalmente los procedimientos
administrativos. Lo que trae como consecuencia que los (as) analistas no
tengan un documento fsicamente estructurado que les sirva patrn o gua
secuencial, donde refleje las actividades y pasos necesarios para la
realizacin de los procedimientos internos de la Divisin de Registro y
Control; A travs de las herramientas informticas, como el Sistema
Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas (SIGECOF), aparte
del Sistema de Gestin Financiera de los Recursos Humanos
(SIGEFIRRHH), los cuales facilitan el ingreso de la informacin para
procesar las nominas y para solicitar los recursos para el pago de la misma.
Dicha situacin de carencia administrativa y procedimental, es la necesidad
que se presenta en la Divisin de Registro y Control, en el rea de
Presupuesto, al no poseer un Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos para un proceso especfico, el cual es la Solicitud de
Recursos para el Pago de la Nmina, y que es de gran importancia su
existencia fsica como documento formal, y ordenada como patrn
sistemtico a seguir de modo que sea de comn conocimiento y manejo por
los empleados del rea, donde se reflejen las actividades de los
procedimiento que los mismos ejecutan.

La problemtica anteriormente descrita genera lo siguiente:

.- Que no exista un respaldo en fsico que contenga las actividades y los

procedimientos desarrollados por los analistas dentro de la Divisin de
Registro y Control.

.-Que en futuros ingresos de empleados o analistas, los cuales opten por

realizar dichos funciones y procedimientos, no tengan un complemento
terico, aparte de la induccin prctica, para ayudarlos a ejecutar los pasos y
actividades.

A raz de la problemtica se enfocan las siguientes interrogantes:

1. Cmo mejorar el desempeo de cada Analista con la aplicacin de

un manual de normas y procedimientos administrativo?
2. Por que es necesario que los procedimientos se cumplan siguiendo
un orden sistemtico para la Solicitud de Recursos para el Pago de Nmina?
3. En qu se beneficia la Divisin de Registro y Control, con la
elaboracin de un manual de normas y procedimientos administrativos?

1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

1.2.1 Objetivo General

.- Disear un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de

Solicitud de Recursos para el Pago de Nmina en la Divisin de Registro y
Control de la Oficina de RRHH del Ministerio del Poder Popular para las
Relaciones Interiores y Justicia, para llevar la secuencia lgica de las
actividades del procedimiento.

1.2.2 Objetivos Especficos

.- Identificar los pasos a seguir de la solicitud de recursos para el pago de la

nmina del personal en el rea de Presupuesto de la Divisin de Registro y
Control.

.- Preparar el Diseo del manual de normas y procedimientos administrativos

de la solicitud de recursos para el pago de nmina del (M.P.P.R.I.J).
1.3 JUSTIFICACION

1.3.1 Justificacin de la Investigacin

La importancia de los manuales de procedimientos administrativos a travs

de una mirada retrospectiva a la administracin permite llevar a las empresas
u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como
planear, organizar, dirigir y controlar de una manera ms eficaz las
actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organizacin.
Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento
administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o
actividades para estandarizar la operatividad de la misma. Al mismo tiempo
la compenetracin y reafirmacin de estos procesos, est orientado al
autodesarrollo de las personas, las comunidades y sus organizaciones, lo
cual implica prcticas responsables y autogestionarias por parte de los
involucrados, tal como lo expresa el Proyecto de Desarrollo Econmico y
Social de la Nacin en uno de sus ejes, La Suprema Felicidad Social, que
enuncia la reafirmacin y transformacin de la funcionalidad y operatividad,
para lograr transformar las organizaciones, apoyndolas para hacerlas ms
participativas, organizadas y estratgicamente mejor estructuradas, lo cual
genera, que se cumplan con los principios de pluralidad, accesibilidad,
equidad, celeridad y responsabilidad al momento de la prestacin de
servicios a la comunidad, de modo que se alcance una mayor inclusin
social.

Lo interesante del siguiente manual de procedimientos administrativos de

solicitud de recursos para el pago de nmina, Es que busca contribuir con el
desarrollo y crecimiento de la Oficina de R.R.H.H., estructurando y
desarrollando los procesos de manera sistemtica, para mejorar la eficacia y
eficiencia en la realizacin de los procesos. As mismo, para la Divisin de
Registro y Control, en el rea de Presupuesto, es indispensable, ya que le
permitir contar con una herramienta para obtener informacin rpida y
oportuna, ya que con el mismo, se lleva el control en cada uno de las
acciones y pasos del procedimiento de la solicitud de recursos para el pago
de nmina. Igualmente; para el analista resulta beneficioso porque le permite
mejorar sus funciones para tratar de realizarlas eficazmente. Conociendo
cada uno de los pasos ejecutados al momento de solicitar los recursos. De
este modo, se espera con la implantacin de este manual que los nuevos
empleados complementen sus conocimientos prcticos con un documento
formal, estructurado y sistematizado del procedimiento dentro de la Divisin
de Registro y Control.

1.3.2 Justificacin del Proyecto

Nuestro proyecto se justifica que luego de realizar una revisin en los

procedimientos que realiza la Divisin de Registro y control, dentro de la
Oficina de Recursos Humanos del Ministerio del Poder Popular Para Las
Relaciones Interiores y Justicia para la solicitud de los recursos necesarios
para el pago de la nomina, nos planteamos realizar un manual de normas y
procedimientos que le permita al personal asignado, apoyarse en los pasos a
seguir para el cumplimiento de los procesos, al mismo tiempo que sirva de
gua para los nuevos ingresos a la divisin.

Con este proyecto a realizar se estara cumpliendo con uno de los requisitos
para nuestro perfil acadmico, que permita a los alumnados optar por el ttulo
de Tcnicos Superiores Universitario. Al mismo tiempo, que sirva de gua
para el resto de la comunidad estudiantil. De esta manera diagnosticamos,
diseamos y desarrollamos, alternativas dentro de las reas administrativas,
para suplir y mejorar los procesos que presentes deficiencias o necesidades.

1.4 LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIN

1.4.1 Limitaciones de los investigadores:

 Anteriormente los investigadores no contaban con facilitador para la
asignatura, lo que llevo a un atraso significante en la investigacin.

Un factor limitante de suma importancia es el tiempo, ya que se

dispone de muy poco para elaborar y presentar la investigacin.

Los investigadores slo tienen acceso al Ministerio del Poder Popular

para Relaciones Interiores y Justicia en reducidas horas de la tarde, por que
deben asistir, por las maanas, al cumplimiento del servicio comunitario.

1.4.2 Limitaciones de la investigacin:

Se interrumpen las actividades laborales de los analistas, al momento

de las visitas, por el levantamiento de informacin para el diseo del
manual.

Por los servicios pblicos que se prestan dentro del ministerio, hay
mucha fluidez de personas, por lo cual los investigadores deben hacer colas
para ingresar a la entidad, mediante procesos rutinarios de seguridad
aplicados a l pblico en general.

1.5 DELIMITACIN DEL PROBLEMA

Esta investigacin que est basada en el diseo de un Manual de

Normas y Procedimientos administrativos de la solicitud de recursos para el
pago de nmina, se lleva a cabo en el Ministerio del Poder Popular para las
Relaciones Interiores y Justicia, especficamente en el rea de Presupuesto
de nmina, en la Divisin de Registro y Control, de la Oficina de R.R.H.H., la
cual se encuentra en el piso 10, donde trabajan un total de 32 personas,
quienes renen ciertas caractersticas, como lo es el factor social, en donde
se evidencia que un 80% del personal que trabaja en el rea de
Presupuesto, poseen estudios universitarios, al grado de licenciaturas y
Tcnicos Superiores Universitarios, abocados al tema presupuestario, el otro
20% de los analistas han adquirido la experiencia en trabajos anteriores de
base de datos y registro. En esta rea son 4 los analistas encargados de
realizar las solicitudes de los recursos para el pago de la nmina, y quienes
nos brindan la informacin necesaria a travs de entrevistas no dirigidas. La
investigacin puede tener una aplicacin futura a otros departamentos del
M.P.P.R.I.J que tampoco cuenten con manual de procedimiento para sus
operaciones.