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FACULDADE METROPOLITANA DE MANAUS

GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS


(Enterprise Content Management)

ALUNO
MICHEL ANDR MONTENEGRO TEIXEIRA
PROFESSOR
MANFRINE SILVA SANTOS

Manaus - Abril 2017


1. RESUMO

Pesquisa realizada com o objetivo de encontrar um sistema capaz de virtualizar


documentos e fotos, armazen-los de maneira segura e ecologicamente correto,
e que possa gerar economia para a empresa. Seguindo esta linha de raciocnio
localizei algumas opes bem interessantes, mas antes disso, ser explicado
como o mundo e a tecnologia foi evoluindo nos ltimos anos com a chegada da
Internet, quais as dificuldades que estamos passando e o que podemos fazer
para melhorar os problemas do cotidiano, na rea social, ambiental e
empresarial.
Uma das opes encontradas foi o Software Alfresco de cdigo aberto, com
opo de adquirir a sua verso Community de graa, e as demais verses podem
ser baixadas em Trial, um sistema robusto com fcil integrao na Intranet e
Internet, desenvolvido em Java com servidor apache Tomcat.

Al final da pesquisa foi adquirido um conhecimento muito importante para


qualquer pessoa que deseja fazer o diferencial ajudando o meio ambiente.
2. INTRODUO

O termo GED foi "disseminado" durante a dcada de 90 no Brasil, mas desde


2000 o termo mais adequado ECM (Enterprise Content Management) que
condiz com a modernidade que passou esta tecnologia.
Os sistemas GED permitem aos usurios acessarem os documentos de forma
gil e segura, normalmente via navegador web por meio de
uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta ltima
forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos
uma ferramenta indispensvel para a Gesto do conhecimento.
Qualquer tipo de empresa, pequena, mdia ou grande, pode usar o GED, entre:
escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomnios;
empresas de recrutamento; escritrios de arquitetura, design e engenharia;
assessorias de imprensa e de comunicao; e consultorias. Nas mdias e
grandes empresas, o GED poder ser aplicado para setores especficos (RH,
Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informtica). Este servio avalia as
necessidades especficas do cliente e oferece um sistema modular, o que
possibilita a implantao gradativa do Gerenciamento Eletrnico de
Documentos.
a forma de gerenciar atravs da tecnologia, promovendo uma gesto mais
eficiente a fim de, facilitar o acesso s informaes, e desta maneira agilizar os
processos dirios.
3. GED E SEU IMPACTO AMBIENTAL

Hoje a situao do nosso meio ambiente se encontra seriamente comprometido


por conta do uso indiscriminado dos recursos naturais.
Desde o sculo XX o meio ambiente no est conseguindo acompanhar e nem
se recuperar dos danos causados pela evoluo tecnolgica e industrial, ns
como gestores e acadmicos de sistemas de informao devemos fazer algo
para ajudar e evitar causar mais danos ao nosso planeta.
Em nosso ambiente de trabalho por exemplo, podemos implantar sistemas que
nos ajude a gerenciar melhor nossos recursos, neste caso; nossos documentos.
Quando uma empresa adota soluo de gesto eletrnica de documentos, no
s ela que ganha. Toda a sociedade ganha, visto que a produo de papel
est entre as atividades industriais que mais causa danos ao meio ambiente.

Os dados abaixo do uma noo do impacto ambiental:

Para se produzir 1 tonelada de papel so necessrias de 2 a 3


toneladas de madeira.

A utilizao de gua na produo de papel muito grande, mais do que


em qualquer outra atividade industrial.

A produo de papel est em quinto lugar dentre as atividades que mais


consomem energia.

O processo de separao e branqueamento da celulose representa


srios riscos para a sade humana e para o meio ambiente, pois utiliza
produtos qumicos que comprometem a qualidade da gua, do solo e
dos alimentos.

O impacto ambiental da produo de papel to grande que h anos a


Europa decidiu terceirizar o setor.
O processo de branqueamento da celulose causa a formao de
dioxinas (compostos organoclorados oriundos da associao de matria
orgnica e cloro). Esses compostos foram classificados pela agncia
ambiental norte-americana EPA como o mais potente cancergeno j
testado em laboratrio. Estes compostos so tambm associados a
vrias doenas do sistema nervoso, endcrino, reprodutivo e
imunolgico.

O Brasil recicla apenas 37% do papel que produz, sendo que apenas
2% do total destinado produo de papel para impresso (80%
destinado confeco de embalagens e 18% para papis sanitrios).
Cabe ressaltar que a reciclagem de papel apenas um paliativo, visto
que o processo de reciclagem tambm realizado por indstrias que
consomem energia e poluem.
4. FERRAMENTAS DIGITAIS
Nossa gerao tem o dever de mudar o cenrio em que nos encontramos, com
tanta informao e ferramentas para nos auxiliar, fica bem mais fcil tomar
alguma atitude.
Com a chegada da Internet houveram muitas evolues, entre elas a criao de
diversas plataformas digitais que podem nos ajudam a deixar de utilizar meios
fsico para fazer quase tudo de maneira digital como por exemplo:
Enviar um e-mail, portais que substituem os jornais fsicos, etc...

4.1 Google
Hoje umas das empresas mais importantes do mundo, a Google foi Fundada em
1998, desde ento trouxe muitas facilidades, umas delas o seu buscador de
contedo da Rede mundial de computadores que ao longo do tempo foi
evoluindo e ficando cada vez melhor, hoje conta com milhes de sites com
contedo relevante, livros digitais que poderiam estar em bibliotecas ocupando
espao e se deteriorando com o passar dos anos.
4.2 Wikipdia Enciclopdia Virtual
O projeto Wikipdia foi iniciado em 15 de janeiro de 2001, na verso em lngua
inglesa. Em apenas um ano de existncia, esta verso j possua quase 10 mil
artigos. At hoje j foram criados mais de 14 milhes de artigos em centenas de
lnguas e dialetos (963 125 artigos na verso em portugus). Todos os dias,
centenas de colaboradores de todas as partes do mundo editam milhares de
artigos e criam muitos verbetes inteiramente novos.
Comparao com outras enciclopdias:
Enciclopdia Britannica Concisa
Em ingls. Possui 28 mil artigos, mais de 2 mil imagens (0,07 por artigo) e de
10 mil pronncias de palavras.
Enciclopdia Britannica - Sute impressa
Em ingls. Mais de 65 mil artigos e de 44 milhes de palavras, com
aproximadamente 680 palavras por artigo. Mais de 24 mil imagens (0,37 por
artigo) e de 4 mil colaboradores (16,25 artigos por colaboradores), incluindo
notveis como Milton Friedman, Carl Sagan e Michael DeBakey.
Microsoft Encarta 2002 (verso brasileira)
Mais de 31 800 artigos e de 25 800 imagens.
Enciclopdia Larousse
Mais de 120 mil verbetes (15 mil sobre o Brasil).
5. FERRAMENTAS EMPRESARIAIS GED
Para realizar uma gesto efetiva dos documentos de uma organizao
necessrio muita precauo e para isso o uso de um software GED
indispensvel, no mercado existem diversas opes, entre elas alguns de cdigo
aberto e outras proprietrio.

5.1 Software de Cdigo Aberto

a. Alfresco
Alfresco, um sistema de Gesto de contedo empresarial (em ingls ECM
"Enterprise Content Management") multi plataforma (Windows e Unix/Linux) de
Cdigo Aberto. O Alfresco se prope como uma alternativa para o gerenciamento
de documentos, arquivos, colaborao e tambm contedos web.
O Alfresco desenvolvido em Java, e tem como estratgia prover escalabilidade
modular para o gerenciamento de documentao corporativa.
a. Caractersticas do Alfresco

RecordManager

Workflow

Mdulo de Reconhecimento tico de Caracteres (OCR)

Tesauro (LibreOffice)

Plataforma em nuvem
b. Software de Cdigo Proprietrio

a. Taugor Ged
TAUGOR GED uma soluo para armazenamento e categorizao de
documentos que permite a fcil localizao dos documentos com rapidez e
assertividade, com seu Cookipt (Meus registros), onde controla suas tarefas,
processos, pedido de aprovaes, estatsticas e grficos.

Desenvolve tambm o compartilhamento de informaes de forma segura e com


integrao entre os colaboradores.

O TAUGOR GED totalmente desenvolvimento em SharePoint. Tecnologia


Microsoft com expertise da Taugor.

c. Caractersticas do Taugor Ged

Mdulo de Reconhecimento tico de Caracteres (OCR)


Plataforma em nuvem
Integrao com AD
Marca dagua em documentos
Workflow
Integrao com Clientes
Suporte Tcnico com a prpria empresa
6. METODOLOGIA DO TRABALHO
O software escolhido para descrever sua metodologia foi o Alfresco, por se tratar
de uma ferramenta Open Source e que tem bastante contedo online que vai
auxiliar na implantao do sistema, aps estudar um pouco mais sobre esta
plataforma de GED foi verificado que existem muitos recursos adicionais que
podem ser contratados de empresas especializadas em desenvolver solues
para este sistema Alfresco, ento caso a empresa necessite de mdulos
adicionais e mais especficos ela pode estar contratando essas empresas para
suprir essas exigncias ou podem tambm contratar as verses disponveis do
sistema: Alfresco Content Services, Alfresco Cloud, Alfresco Community Edition.
O Alfresco um sistema desenvolvido em Java, que trabalha com banco de
dados SQL e Tomcat como servidor, pode ser instalado em Windows e Linux.
7. REVISO BIBLIOGRFICA

GED E O MEIO AMBIENTE, http://ged.net.br/ged-e-o-meio-ambiente.html


https://pt.wikipedia.org/wiki/Alfresco
GERENCIAMENTE ELETRNICO DE DOCUMENTO,
https://pt.wikipedia.org/wiki/Gerenciamento_eletr%C3%B4nico_de_documentos
TI VERDE E SUSTENTABILIDADE,ROQUE MALTINO NETO,
http://www.pgsskroton.com.br/seer/index.php/rcext/article/download/2272/2173
ALFRESCO, UMA ALTERNATIVA GED OPEN SOURCE,
https://www.escolalinux.com.br/blog/alfresco-uma-excelente-alternativa-de-ged-
open-source
8. APLICAO

O sistema funciona na Intranet da empresa ou na Internet, deve ser instalada em


um servidor com os requisitos mnimos indicados pelo fabricante do Software,
este sistema ajuda no gerenciamento dos documentos, gerando um controle
maior do conhecimento, j que informaes importantes no podem ficar
limitadas a alguns funcionrios.

Aes de apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comrcio


eletrnico e outras tecnologias

Aes de apoio aos processos de fiscalizao


Atendimento s obrigaes impostas pela Lei de Acesso Informao
(organizaes pblicas)
Apoio documental a sistemas de GIS
Atendimento a clientes de bancos: extratos de conta corrente,
aplicaes etc.
Atendimento a clientes de servios utilitrios: telefonia, energia eltrica e
outros
Automao de cartrios
Bibliotecas digitais
Cartes de assinatura
Catlogos de produtos
Clipping - Arquivos de recortes de jornais e revistas
Contratos de cmbio
Contratos de financiamento e leasing
Controle de bilhetes de companhias areas
Controle de depsitos e pagamentos em retaguarda de agncias
bancrias
Controle de documentos arrecadatrios de tributos, impostos, taxas e
multas em rgos governamentais
Controle do processo de compras
Converso de acervo histrico
Converso de bibliotecas fsicas para digitais
Converso de sistema micro grfico
Desenho de engenharia e relatrio tcnico
Disponibilizao de documentos oficiais, tais como dirio oficial
Documentao cadastral e societria de empresas
Documentao de administrao hospitalar
Documentao de auditoria (fiscal, contbil, operacional etc.)
Documentao de contratao de consrcios
Documentao de logstica de transportes
Documentao dos sistemas de qualidade - ISO 9001, Excelncia em
Servios, Inmetro etc.
Documentao e acompanhamento de ciclo de vida de produtos
Documentao e processos jurdicos
Documentao e relatrios diversos, incluindo contbeis e financeiros
Documentao eletrnica de escritrios (exemplo: arquivos Word, Excel,
Power Point etc.)
Documentao em instituies de ensino
Documentos das polcias civis, militares, detrans e outros
Forms Processing - Processamento de Formulrios
Gerenciamento de documentao em benefcios, incluindo reas de
Recursos Humanos e fundos de Penso
Gerenciamento de ordens de servio
Gerenciamento de processos de concesso
Gesto de contratos em geral
Gesto de correspondncias em geral (fax, e-mail e outros veculos)
Gesto e processamento de pagamentos por cheques e carto de
crdito, da consulta ao recebimento
Processamento de importao e exportao
Processamento de pronturio das reas de recursos humanos, incluindo
recrutamento e seleo
Processamento de Pronturio de pacientes em hospitais
Processamento de resultados de exames laboratoriais, incluindo servio
de mensageria
Processos de crdito imobilirio
Servios de Seguradoras: aplice, sinistro, indenizao etc.
9. CONCLUSO
Ao trmino deste trabalho o conhecimento adquirido foi muito importante para
mim, graas a esta pesquisa consegui conhecer um software muito importante
para qualquer empresa, de qualquer porte.

A gesto do conhecimento algo essencial e estratgico para as empresas, e


por isso digo que um sistema GED deve ser implantado o mais rpido possvel,
sem contar as facilidades que isso gera, empresas hoje possuem salas cheias
de documentos, gastam milhes de reais para conservar os documentos ali
armazenados.

Com este sistema o trabalho dos gestores fica mais simplificado, j que trabalha
de maneira automtica, garantindo a segurana e organizao das informaes.
Os artigos que foram encontrados durante minha pesquisa me ajudaram a
compreender mais o que o TI VERDE. Como isso pode ser positivo para as
empresas e saber tambm que um sistema de informao pode economizar
milhes de reais ao ano e ainda assim ajudar o meio ambiente.