MANUAL DE GESTO DE

DOCUMENTOS
DO ESTADO DO PARAN
Manual de gesto de documentos do Estado do Paran. /
Departamento Estadual de Arquivo Pblico. 3. ed. rev. e
ampl. Curitiba : O Arquivo, 2007. 115 p.

1. Arquivos Organizao. 2. Documentos Avaliao. I.

Arquivo Pblico (PR).

CDD 025.21
 MANUAL DE GESTO DE
DOCUMENTOS
DO ESTADO DO PARAN

3 EDIO
REVISTA e AMPLIADA

SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAO E DA PREVIDNCIA

DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO PBLICO

Curitiba
2007
MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS
DO ESTADO DO PARAN

TERCEIRA EDIO REVISTA E AMPLIADA

Governador do Estado do Paran

ROBERTO REQUIO

Secretaria de Estado da Administrao e da Previdncia

MARIA MARTA RENNER WEBER LUNARDON

Departamento Estadual de Arquivo Pblico

DAYSI LCIA RAMOS DE ANDRADE

Equipe tcnica
Daysi Lcia Ramos de Andrade
Mrcia Eliza Dor Arquivista
Osny Antonio Dacl Junior
Raquel Meneghini

Colaboradores:
Ana Paula Mazi e Anderson Ricardo Marques (estagirios)

Departamento Estadual de Arquivo Pblico DEAP

Rua dos Funcionrios, 1796 Cabral 80.035-050
Curitiba Pr
Tel: 41-3352-2299 Fax: 41-3252-1728
www.pr.gov.br/arquivopublico I e-mail: arquivo@pr.gov.br
 APRESENTAO

A busca de solues que garantam a eficincia da gesto pblica um caminho repleto de

desafios.
Um deles o correto entendimento da dimenso e importncia do tratamento da informao
- requisito fundamental para o acesso massa documental enquanto instrumento de garantia de
direitos.
As solues, neste caso, devem vir dos prprios produtores dos documentos, apoiados no
seu dia-a-dia em metodologia, padronizao e legislao pertinentes que consubstanciem e definam
os prazos de guarda, assegurando uma destinao documental regular, em condies tcnicas e
confiveis de arquivamento e preservao.
O Arquivo Pblico do Paran, consoante a Constituio Federal e a Lei n8.159, de 1991
(Lei de Arquivos Pblicos e Privados do Brasil), desenvolveu o Programa de Gesto de
Documentos no Estado PGD, que j alcana seus 10 anos de existncia e tem como objetivo
contribuir para o desenvolvimento das aes do governo, mediante a racionalizao e o tratamento
adequado da massa documental produzida, recebida e acumulada pelo Poder Executivo do Estado
do Paran.
Esta 3 edio do Manual de Gesto de Documentos do Estado do Paran, integrada pelo
Cdigo de Classificao e pela Tabela de Temporalidade de Documentos relativos s atividades-
meio do Poder Executivo Estadual, se baseou no trabalho desenvolvido pelo Sistema de Arquivos
do Estado de So Paulo SAESP e em outros instrumentos institudos e em vigor no Brasil. Como
tambm, procedeu a reviso dos indicativos legais e incorporou as sugestes apresentadas por
tcnicos da rea pblica que contriburam com suas observaes e sugestes para o aprimoramento
e a concretizao da nova edio, a quem agradecemos.
Entendendo que governar decidir em bases seguras, o Arquivo Pblico insiste em que o
Manual seja um incentivo modernizao e ao exerccio dirio da utilizao de procedimentos
normalizadores da informao, objetivando a eficcia dos servios prestados pela administrao
pblica em todos os seus campos de ao.
 SUMRIO

1.INTRODUO .....................................................................................................8

2.GESTO DE DOCUMENTOS............................................................................8

3.CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS ..........................................................9

4.TABELA DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS............................11

5.DESTINAO DE DOCUMENTOS................................................................12

6.CONSERVAO DE DOCUMENTOS ...........................................................15

7.ANEXOS

7.1- CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS ............................. 20

7.2- TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ........................... 44
7.3- NDICE DE ASSUNTOS/itens documentais................................................. 63
7.4- MODELOS DE FORMULRIOS ................................................................. 87
7.5- LEGISLAO ................................................................................................ 95

8. GLOSSRIO ....................................................................................................113

9. BIBLIOGRAFIA ..............................................................................................116

10. REFERNCIA LEGISLATIVA...................................................................116

ABREVIATURAS E SIGLAS

CAFE - Coordenao da Administrao Financeira do Estado

CCD - Cdigo de Classificao de Documentos
CLT - Consolidao da Leis Trabalhistas
COP - Coordenao de Oramento e Programao
CSA - Comisso Setorial de Avaliao
CTN - Cdigo Tributrio Nacional
DEAP - Departamento Estadual de Arquivo Pblico
DOE - Dirio Oficial do Estado
FGTS - Fundo de Garantia por Tempo de Servio
GOFS - Grupo Oramentrio Financeiro Setorial
GRHS - Grupo de Recursos Humanos Setorial
MTb - Ministrio do Trabalho
MTE - Ministrio do Trabalho e Emprego
NR - Norma Regulamentadora
PASEP - Programa de Formao do Patrimnio do Servidor Pblico
PGD - Programa de Gesto de Documentos
PIS - Programa de Integrao Social
SEAD - Secretaria de Estado da Administrao
SEAP - Secretaria de Estado da Administrao e da Previdncia
SEFA - Secretaria de Estado da Fazenda
SPS - Secretaria de Previdncia Social
SSMT - Secretaria de Segurana e Medicina do Trabalho
SSST - Secretaria de Segurana e Sade do Trabalho
TCE - Tribunal de Contas do Estado
TST - Tribunal Superior do Trabalho
1 INTRODUO

A 3 Edio Ampliada e Revista - do Manual de Gesto de Documentos do Estado do

Paran, elaborada pela Diviso de Gesto da Informao do Departamento Estadual de
Arquivo Pblico - DEAP, o instrumento normalizador das atividades de classificao,
arquivamento e destinao de documentos produzidos e recebidos pela administrao
pblica do Estado do Paran.

O Manual dirigido ao tratamento intelectual e fsico da documentao, fornecendo

orientaes sobre classificao de documentos, tempo de guarda e modelos de formulrios
para os procedimentos de eliminao e transferncia. legislao que regulamenta estes
procedimentos foi acrescida do Decreto n2.866, de 22/04/2004 e da Instruo
Normativa n. 2, de 19/05/2004, que estabelecem os procedimentos para a entrada de
acervos no Arquivo Pblico do Estado.

2 - GESTO DE DOCUMENTOS

A Gesto de Documentos o conjunto de procedimentos tcnicos e operacionais referentes

s atividades de produo, tramitao, classificao, avaliao e arquivamento dos
documentos nas fases corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento
guarda permanente.

OBJETIVOS

Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e

destinao dos documentos.
Formalizar a eliminao de documentos que tenham cumprido seu prazo de
arquivamento.
Garantir o uso adequado de meios de reprografia e outras tcnicas de gerenciamento
eletrnico de documentos.

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 Assegurar o acesso a informao quando e onde se fizer necessria ao governo e aos
cidados.
Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente, reconhecidos
por seu valor para pesquisa histrica ou cientfica.

3 CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

O Cdigo de Classificao de Documentos permite classificar todo e qualquer documento

produzido, recebido ou acumulado pelos rgos e/ou entidades do Poder Executivo do
Estado, no exerccio de suas atividades e funes.

Adotando o mtodo duplex, classificam-se os documentos em classes e subclasses de

assuntos, sempre do geral para o particular, distribudas hierarquicamente de acordo com as
atividades e funes do rgo. A classe ou subclasse de assunto possui um cdigo numrico
correspondente, que se refere ao assunto ou tipo documental produzido nas atividades-
meio, comuns a todos os rgos e/ou entidades, como: Estrutura, Organizao e
Funcionamento, Recursos Humanos, Material, Patrimnio, Oramento e Finanas,
Documentao e Informao, Meios de Comunicao.

COMO CLASSIFICAR OS DOCUMENTOS

O contedo do documento, ou seja, o assunto, deve ser o critrio classificador,

possibilitando agrupar espcies documentais (ofcio, memorando, recibo, etc.) que tratam
do mesmo assunto em um dossi, processo ou pasta. A classificao deve ser realizada por
servidores que conheam a estrutura e o funcionamento do rgo, responsveis pela
atividade de arquivamento dos documentos, e se realiza nos seguintes procedimentos: (1)
anlise do conjunto documental e busca no Cdigo de Classificao de Documentos do
cdigo correspondente ao grupo de assunto a que pertence e (2) encaminhamento para o
arquivamento junto ao setor competente.

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OBS. Quando o documento estiver acompanhado de anexos, estes devero receber o cdigo
correspondente ao documento.

COMO ARQUIVAR OS DOCUMENTOS

Uma vez registrado, classificado e tramitado nas unidades competentes, o documento

dever ser encaminhado ao seu destino para arquivamento, aps receber despacho final.

O arquivamento (assunto concludo) a guarda dos documentos no local estabelecido na

Tabela de Temporalidade de Documentos. Nesta etapa toda a ateno necessria, pois um
documento arquivado erroneamente poder ficar perdido quando solicitado posteriormente.
As operaes para arquivamento so as seguintes:
ler o motivo do arquivamento, no contentar-se com o arquive-se;
se o documento no estiver classificado, atribuir um cdigo conforme o assunto;
se arquivar o documento na pasta (arquivo setorial), verificar a existncia de
antecedentes na mesma pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por
conseqncia, o mesmo cdigo.
arquivar as pastas suspensas na seqncia dos cdigos atribudos usar uma pasta
para cada cdigo, evitando a classificao diversos.
ordenar os documentos que no possuem antecedentes de acordo com a ordem
estabelecida cronolgica, alfabtica, geogrfica, verificando a existncia de cpias e
eliminando-as. Caso no exista o original manter uma nica cpia;
arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada,
identificando externamente o seu contedo e registrando a sua localizao no
documento que o encaminhou.

A classificao e o arquivamento de documentos baseados no assunto/contedo facilita a

recuperao do contexto original da informao e agiliza a etapa de avaliao para
eliminao, transferncia (ao Arquivo Geral do rgo ou do DEAP) ou recolhimento
(sempre DEAP).

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4 - TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

A Tabela de Temporalidade, o registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos,

determinando os prazos de guarda no arquivo corrente ou setorial, sua transferncia para o
arquivo intermedirio ou geral, a eliminao ou recolhimento para a Diviso de
Documentao Permanente do Arquivo Pblico do Estado.

A Tabela um instrumento da gesto documental e passvel de alteraes na medida em

que a produo de documentos se altera, devido a mudanas sociais, administrativas e
jurdicas. No entanto, alteraes de qualquer natureza devem partir do rgo regulador da
poltica de arquivos.

ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL: Os assuntos/tipos documentais relacionados na

Tabela correspondem aos documentos produzidos pelas atividades-meio dos rgos. So
tipos documentais j consagrados pelo uso e alguns identificados na legislao que regula
as atividades do setor.

PRAZO DE ARQUIVAMENTO: O tempo de guarda dos documentos est relacionado ao

seu ciclo de vida. Aos arquivos setoriais interessa ter acesso aos documentos que esto
sujeitos a consulta diariamente. O prazo de arquivamento no deve exceder a cinco anos,
incorrendo no risco de acumular documentos desnecessrios ao uso corrente e dificultar o
acesso.

A documentao que cumpriu sua funo imediata, mas contm informaes de carter
probatrio, deve ser transferida para o arquivo intermedirio do rgo. Documentos com
longo perodo de valor probatrio, podero ser transferidos Diviso de Documentao
Intermediria do Arquivo Pblico do Estado. O terceiro estgio prev o recolhimento da
documentao produzida pelos rgos pblicos que tem informaes sobre o desempenho
de sua funo junto sociedade. Esta produo documental de valor permanente receber
um tratamento arquivstico que contempla sua conservao, arranjo e descrio para estar
disponvel pesquisa.

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 COMO UTILIZAR A TABELA DE TEMPORALIDADE

A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento de classificao

e avaliao da documentao. Proceder da seguinte forma:
verificar se os documentos esto classificados de acordo com os assuntos do Cdigo de
Classificao de Documentos;
documentos que se referem a dois ou mais assuntos, devero ser classificados e
agrupados ao conjunto documental (dossi, processo ou pasta) que possui maior prazo
de arquivamento ou que tenha sido destinado guarda permanente;
o prazo de arquivamento deve se contar a partir do primeiro dia til do exerccio
seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas,
cujo prazo de arquivamento contado a partir da aprovao das contas pelo Tribunal
de Contas;
eliminar as cpias e vias, quando o documento original estiver no conjunto documental
(dossi, processo ou pasta);
proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para o arquivo
intermedirio do rgo ou entidade, ou para a Diviso de Documentao Intermediria
do Arquivo Pblico do Estado;
OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser
suspensos at a concluso do mesmo.

5 - DESTINAO DE DOCUMENTOS

COMISSO SETORIAL DE AVALIAO

De acordo com a Resoluo Estadual n3.107, de 25/09/95, cabe aos rgos pblicos criar
Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos, sob superviso do Arquivo Pblico do
Paran, a fim de promover e acompanhar o processo de avaliao bem como normalizar a

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produo, trmite e arquivamento nos arquivos setoriais e geral. A Comisso ser
constituda por at 7 (sete) membros, e seus suplentes sendo:
4 (quatro) representantes com conhecimento tcnico e administrativo do rgo um
deles como Coordenador;
1 (um) representante da assessoria jurdica do rgo;
2 (dois) representantes do Arquivo Pblico do Paran.

AVALIAO DOCUMENTAL

A Avaliao Documental realizada em cada rgo pela Comisso Setorial de Avaliao.

Considera-se na avaliao os valores primrio e secundrio dos documentos.
valor primrio refere-se ao valor do documento para atender aos fins pelo qual foi
produzido, sejam esses fins de carter administrativo, legal ou fiscal. Os documentos
apenas com valor primrio podem ser eliminados aps o cumprimento do prazo de
arquivamento estabelecido na Tabela de Temporalidade.
valor secundrio refere-se ao valor do documento para atender outros fins que no so,
necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os documentos com valor secundrio
apresentam interesse cultural, cientfico, tecnolgico ou histrico. Devem ser
preservados em carter permanente, mesmo j tendo cumprido suas finalidades
primeiras.

ELIMINAO

A eliminao de documentos definida aps anlise da Comisso Setorial de Avaliao,

que julga os valores primrio e secundrio dos documentos seguindo os critrios indicados
neste Manual e os prazos de arquivamento.

Segundo a Resoluo Federal n7, de 20/05/1997, definida pelo CONARQ - Conselho

Nacional de Arquivos, o registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado
por meio dos seguintes instrumentos, que so de guarda permanente:
Listagem de Eliminao de Documentos Tem por objetivo registrar informaes
pertinentes aos documentos a serem eliminados. (Modelo de Formulrio I).

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 Edital de Cincia de Eliminao de Documentos. Tem por objetivo tornar pblico,
em peridicos oficiais, o ato de eliminao dos acervos arquivsticos. O modelo do
Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, baseia-se na Resoluo Federal n5,
de 30/09/1996, definida pelo CONARQ, que dispe sobre o assunto e d outras
providncias. (Modelo de Formulrio II).
Termo de Eliminao de Documentos. Tem por objetivo registrar as informaes
relativas ao ato de eliminao. (Modelo de Formulrio III).

TRANSFERNCIA

A transferncia de documentos do arquivo corrente ou setorial para o arquivo intermedirio

do rgo e deste para a Diviso de Documentao Intermediria do Arquivo Pblico do
Paran atividade fundamental para racionalizar o uso do espao fsico das reas
administrativas, mantendo nos arquivos setoriais a documentao de valor primrio. As
transferncias devero seguir ao prazos de arquivamento prescritos na Tabela de
Temporalidade de Documentos, bem como elaborar a Relao de Transferncia ou
Recolhimento (Modelo de Formulrio IV), instrumento inicial para pesquisa e recuperao
da informao.

RECOLHIMENTO

Os documentos que possuem valor secundrio, aps cumprirem os prazos de arquivamento

nos setores e arquivos intermedirios dos rgos ou entidades, sero recolhidos Diviso
de Documentao Permanente do Arquivo Pblico do Paran, seguindo os procedimentos
previstos em legislao.

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6 - CONSERVAO DE DOCUMENTOS

As prticas de conservao de documentos tm o objetivo de preservar as informaes,

assegurar a integridade fsica dos suportes e a qualidade do acesso s informaes.

Ambiente limpo. O acmulo de p no ambiente favorece o surgimento de fungos e

bactrias, que se proliferam quando a umidade aumenta e transforma as partculas de poeira
em habitat ideal para sua reproduo.

No fumar nem consumir alimentos e bebidas na rea de trabalho. Os insetos so

atrados por matria orgnica e se reproduzem onde encontram alimento.

A temperatura e umidade relativa devem ser mantidas com ndices de 20C de

temperatura e 50% de Umidade Relativa do Ar. Altos ndices de temperatura e umidade
so extremamente prejudiciais aos documentos, pois aceleram processos qumicos de
deteriorao, alm de permitir a proliferao de insetos e o ataque de microorganismos
(fungos e bactrias).

Documentos iconogrficos ou filmogrficos, como filmes, fotografias, negativos e

microfilmes, devem ser mantidos em temperaturas mais baixas, por isto precisam de local
de guarda especfico e mobilirio de metal com revestimento base de esmalte e tratados
por fosfatao para evitar ferrugem.

COMO PRESERVAR OS DOCUMENTOS

No manuseio dos documentos, especialmente os de carter histrico, aconselhvel o

uso de luvas. A gordura natural existente nas mos tambm danifica o documento ao
longo do tempo.
Ao consultar livros ou documentos, no apoiar as mos e os cotovelos. Recomenda-se
sempre manuse-los sobre uma mesa.
Cuidar para no rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retir-lo de uma
pasta, caixa ou estante.

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 Ao retirar um livro da estante preciso segur-lo com firmeza na parte mediana da
encadernao. Retirar um livro puxando-o pela borda superior da lombada ocasiona
danos na encadernao.
No dobrar ou rasgar os documentos, pois o local no qual ele dobrado resulta em uma
rea frgil que rompe-se e rasga facilmente.
Evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de guarda permanente.
Alm das perfuraes produzidas, os grampos de metal enferrujam rapidamente.
Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de preferncia
clipes plsticos ou proteger os documentos com um pequeno pedao de papel na rea de
contato.
Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente, dobrando a
folha delicadamente ao meio de forma a coincidir o centro da folha com a marca do
furador.
No usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola perde a
aderncia rapidamente, resultando em uma mancha escura de difcil remoo.
Uso de copiadora de documentos contra-indicado, pois as mquinas que operam com
luz ultravioleta em grande intensidade, causam danos tanto ao papel como tinta do
documento original. importante lembrar que as fotocpias no substituem o original
ou a 2 via de um documento.

ACONDICIONAMENTO E GUARDA

Deve-se estar atento qualidade dos materiais utilizados. A maioria dos papis e papeles
disponveis no mercado so cidos e apresentam elementos prejudiciais como lignina e
enxofre. A acidez, considerada um dos piores fatores de deteriorao do documento ao
longo do tempo, tem a caracterstica de migrar atravs do contato, ou seja, uma embalagem
confeccionada com material de m qualidade fatalmente ir ocasionar danos aos
documentos nela acondicionados.
Deve-se analisar as melhores opes de embalagens. Pode-se adotar diversos modelos
de caixas, envelopes, folders, pastas, etc. Para definir a melhor forma de

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acondicionamento necessrio considerar o tamanho e o tipo de documento, o espao
disponvel, os custos e o tempo de guarda.
Jamais utilizar barbantes ou elsticos que cortam e danificam a embalagem e os
documentos ali acondicionados. Substituir por cadaro de algodo.
Utilizar pastas com prendedores e hastes plsticas. Fixadores de metal enferrujam
facilmente e danificam o documento.
Usar embalagens de tamanho maior que o documento para no dobr-lo ou amass-lo.
No acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.

COMO CONSERVAR FOTOGRAFIAS

Os negativos e fotos devem ser receber invlucros individuais.

O mobilirio deve ser de metal com revestimento base de esmalte e tratados por
fosfatao para evitar ferrugem.
As embalagens para as fotografias e negativos devem ser confeccionadas em papel
neutro. Plsticos inertes podem ser utilizados tomando-se os devidos cuidados para
evitar problemas com a umidade.
Nunca colocar os dedos sobre a imagem fotogrfica. A gordura natural existente nas
mos resulta em impresses digitais de cor marrom, impossveis de serem removidas
aps alguns anos. Para manusear fotos recomenda-se usar luvas de algodo.
No fazer anotaes caneta na fotografia. Utilizar um lpis macio e escrever no verso
da foto.
No utilizar nenhum tipo de cola ou fita adesiva em contato com a foto. Para fixar
fotografias recomenda-se usar cantoneiras.
No utilizar clipes ou grampos de metal. Esses materiais enferrujam rapidamente e
danificam a imagem fotogrfica.

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 ANEXOS

7.1- CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

7.2- TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

0 ADMINISTRAO GERAL.............................................................................
0-1 ESTRUTURA, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO...............................
0-2 RECURSOS HUMANOS....................................................................................
0-3 MATERIAL........................................................................................................
0-4 PATRIMNIO...................................................................................................
0-5 ORAMENTO E FINANAS............................................................................
0-6 DOCUMENTAO E INFORMAO............................................................
0-7 MEIOS DE COMUNICAO...........................................................................

7.3- NDICE DE ASSUNTOS/TIPOS DOCUMENTAIS

7.4 -MODELOS DE FORMULRIOS

I. LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

II. EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
III. TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
IV. RELAO DE TRANSFERNCIA OU RECOLHIMENTO
V. RELAO DESCRITIVA DA UNIDADE DE ACONDICIONAMENTO
VI. RESOLUO DE DESIGNAO DA CSA
VII. ETIQUETA PADRO

7.5- LEGISLAO
LEI N8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
RESOLUO N3.107, DE 25 DE SETEMBRO DE 1995
DECRETO N2.866, DE 22 DE ABRIL DE 2004
INSTRUO NORMATIVA N2, DE 19 DE MAIO DE 2004
TABELA DE VALORES DE REFERNCIA
7.1 - CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

DO PODER EXECUTIVO DO ESTADO DO PARAN

ATIVIDADES - MEIO

0 ADMINISTRAO GERAL (classe)

Classificam-se os documentos relacionados a administrao interna da instituio, rgo e
entidade pblica.

0-0-1 POLTICA GOVERNAMENTAL

Incluem-se documentos como diagnstico, estudo, estatstica, levantamento de
necessidades, plano anual e plano plurianual relacionados a metas e objetivos
do governo.

0-0-2 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA

Incluem-se documentos relativos aos projetos, estudos e normas referentes
organizao e mtodos, reforma administrativa e outros procedimentos que
visem a modernizao das atividades da administrao pblica estadual.

0-1 ESTRUTURA, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO (subclasse de assunto)

Classificam-se documentos relativos criao, estruturao, organizao e
funcionamento do rgo e/ou entidade.

0-1-1 LEGISLAO. REGULAMENTAO

Incluem-se documentos relativos ao estatuto, regimento, regulamento,
organograma e demais atos que impliquem em alterao, transformao,
ampliao, fuso e extino do rgo e/ou entidade.

0-1-2 HABILITAO JURDICA E REGULARIZAO FISCAL

Incluem-se documentos relativos a habilitao jurdica e regularizao fiscal
do rgo e/ou entidade, tais como CNPJ e Registro na Junta Comercial.

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0-1-3 ACORDO. CONTRATO. CONVNIO. TERMO
Incluem-se documentos relativos formalizao de acordo, contrato,
convnio, termo de cooperao, termo de ajuste, termo de parceria, protocolo
de intenes, aditamento ou outros instrumentos congneres que no aqueles
que se caracterizem como despesas continuadas, mas que tratem ou traduzam
aes definidas na poltica governamental, no mbito do chefe do executivo
estadual. Sugere-se abrir uma pasta para cada formalizao.

0-1-4 PLANO. PROGRAMA. PROJETO DE TRABALHO

Incluem-se documentos relativos ao desenvolvimento de atividades.

0-1-5 COMPROMISSO OFICIAL

0-1-5-1 AGENDA

0-1-5-2 ATA DE REUNIO

0-1-5-3 CONVOCAO

0-1-5-4 MEMRIA DE REUNIO

0-1-5-5 PAUTA DE REUNIO

0-1-6 COMUNICAO ADMINISTRATIVA. EXPEDIENTE

0-1-6-1 AGRADECIMENTO. FELICITAO. DESPEDIDA. PSAMES

0-1-6-2 CARTA DE APRESENTAO. DE RECOMENDAO. DE

REPRESENTAO

0-1-6-3 AVISO. CIRCULAR. INFORMAO. MEMORANDO.

OFCIO
Incluem-se expedientes indeferidos.

0-1-6-4 ORDEM DE SERVIO

0-1-7 CMARA TCNICA. COMISSO. CONSELHO. GRUPO DE

TRABALHO. JUNTA. COMIT
Incluem-se documentos relativos a criao de cmara tcnica, comisso,
conselho, grupo de trabalho, junta e comit.

0-1-7-1 ATA. PARECER. RELATRIO

0-1-7-2 CRONOGRAMA DE ATIVIDADES

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0-1-8 RELATRIO DE ATIVIDADES
Incluem-se documentos relativos s atividades do rgo e/ou entidade cujas
informaes e dados so decorrentes de relatrios parciais.

0-1-9 COMUNICAO SOCIAL

Incluem-se documentos relativos publicidade do rgo e/ou entidade por
meio do registro de imagens e sons e da divulgao de suas aes e
atividades.

0-1-9-1 ARTIGO. NOTA. NOTCIA

Carter opinativo, notcia curta, material jornalstico que divulga as
aes do rgo e/ou entidade.

0-1-9-2 BOLETIM

0-1-9-3 CLIPPING

0-1-9-4 IDENTIDADE VISUAL

Incluem-se o manual de padronizao de identificao visual e de
identidade corporativa.

0-1-9-5 FOLDER. CARTAZ

0-1-9-6 PAUTA PARA IMPRENSA

0-1-9-7 REGISTRO DE IMAGEM E SOM

Incluem-se documentos relativos a produo de imagem e som por
meio do banco de imagens, registro fotogrfico, registro sonoro e
vdeo institucional. Bem como o produto final.

0-1-9-8 RELEASE. SINOPSE.

0-1-9-9 SITE INSTITUCIONAL

0-1-9-10 VISITA INSTITUCIONAL

Incluem-se documentos relativos a visitas ao rgo e/ou entidade.

0-1-9-10-1 CRONOGRAMA

0-1-9-10-2 RELATRIO

0-1-9-10-3 DECLARAO DE VISITA

0-1-10 SISTEMA DA QUALIDADE

Incluem-se documentos relativos poltica da qualidade, tais como diretriz,
norma, manual, procedimento sistmico operacional.

21
 0-1-10-1 PLANEJAMENTO DO SISTEMA
Incluem-se documentos relativos ao diagnstico, cronograma de
atividades, plano de implementao setorial, programa e
planejamento de auditoria interna.

0-1-10-2 IMPLANTAO E DESENVOLVIMENTO

Incluem-se documentos referentes implantao,
desenvolvimento, acompanhamento e alteraes do sistema,
como: designao do representante do rgo e da equipe para a
execuo de atividades relativas ao sistema, incluindo membros da
auditoria interna, evidncia da implementao da poltica da
qualidade, anlise crtica de contrato, controle de documentos do
sistema e questionrio de avaliao da satisfao do cliente.

0-1-10-3 RELATRIO
Incluem-se o relatrio do sistema da qualidade, avaliao de
clientes, de no conformidade e de ao corretiva, de auditoria
interna da qualidade e relatrio estatstico.

0-1-11 CONTROLE DO SERVIO PBLICO

Incluem-se documentos relativos reclamao e/ou sugesto referente
prestao de servios pblicos.

0-1-11-1 RECLAMAO. DENNCIA. SUGESTO. PROTESTO.

REIVINDICAO. CRTICA. ELOGIO

0-1-11-2 RELATRIO

0-1-12 CERIMNIA OFICIAL

Incluem-se documentos relativos organizao de solenidade,
comemorao, homenagem, inaugurao, congresso, conferncia, seminrio,
simpsio, encontro, conveno, palestra, mesa-redonda, feira, exposio e
mostra promovidos pelo rgo e/ou entidade, tais como agenda, exemplar
nico de convite e programa, relao de convidados, texto original do
discurso ou palestra proferida. Sugere-se abrir uma pasta para cada evento
ou cerimnia oficial.

0-1-12-1 DISCURSO. PALESTRA

Na falta do original, arquivar uma cpia.

0-1-12-2 PARTICIPAO EM EVENTOS PROMOVIDOS POR

OUTRAS INSTITUIES
Incluem-se documentos relativos a participao do servidor em
evento promovido por outra instituio. No so arquivados
folders e cartazes.

22
 0-1-12-3 CONVITE. PROGRAMA. LISTA DE PRESENA.
RELAO DE CONVIDADOS

0-1-13 AO JUDICIAL

0-1-14 AO E RECLAMAO TRABALHISTA

0-2 RECURSOS HUMANOS (subclasse de assunto)

Classificam-se documentos relativos a poltica, a administrao e a execuo das
atividades de recursos humanos, no que tange aos direitos e obrigaes dos servidores
pblicos estaduais, bem como direitos e obrigaes do rgo e/ou entidade
empregadora.

0-2-1 ATO ADMINISTRATIVO

Incluem-se documentos relativos normalizao das atividades, como
resoluo, portaria, ordem de servio, instruo normativa, circular e aviso.

0-2-2 RELACO COM RGOS NORMALIZADORES DO TRABALHO

Incluem-se documentos relativos s relaes com rgos normalizadores
do trabalho e conselhos de classe.

0-2-2-1 RELAO ANUAL DE INFORMAES SOCIAIS RAIS

0-2-2-2 CADASTRO GERAL DE EMPREGADOS E DESEMPREGADOS-

CAGED

0-2-2-3 SINDICATO. ACORDO. DISSDIO COLETIVO.

MOVIMENTO. ASSOCIAO
Incluem-se documentos relativos a acordo sindical, dissdio
coletivo, movimento reivindicatrio, greve, paralisao e
associao de servidores.

0-2-3 ASSENTAMENTO FUNCIONAL

Incluem-se registros e/ou anotaes da vida funcional do servidor.

0-2-4 RECRUTAMENTO. SELEO

Incluem-se documentos relativos a concurso pblico e teste seletivo.

0-2-4-1 CANDIDATO A CARGO PBLICO

Incluem-se documentos como curriculum vitae e ficha de inscrio.

23
 0-2-4-2 PROCESSO DE SELEO
Incluem-se documentos relativos proposta, estudo, edital,
constituio de banca examinadora, exemplar nico de prova e
gabarito.

0-2-4-3 PROVA. TESTE

Incluem-se documentos relativos prova e ttulo de candidato, teste
de seleo, teste psicotcnico, exame mdico, reviso de prova,
recurso e gabarito de prova.

0-2-5 APERFEIOAMENTO. TREINAMENTO. CAPACITAO

Incluem-se documentos referentes ao desenvolvimento, qualificao e
aperfeioamento profissional do servidor.

0-2-5-1 CURSO PROMOVIDO PELA INSTITUIO

Incluem-se documentos relativos projeto, proposta, programa,
exemplar nico de material didtico, controle da emisso de
certificado.

0-2-5-1-1 FICHA DE INSCRIO. RELATRIO DE

AUSNCIA. PESQUISA DE OPINIO DE
PARTICIPANTES

0-2-5-1-2 CADASTRO DE INSTRUTORES

0-2-5-1-3 RELATRIO DE CUSTOS

Incluem-se informaes a respeito de material,
instrutores, instalaes e equipamentos com ou sem
custo, alm da avaliao final.

0-2-5-2 CURSO PROMOVIDO POR OUTRA INSTITUIO

Incluem-se documentos relativos a autorizao de participao de
curso, formulrio de afastamento, concesso de bolsa auxlio,
programa do curso e relatrio.

0-2-5-2-1 ATESTADO DE FREQNCIA EM CURSO

0-2-5-3 PLANEJAMENTO DE TREINAMENTO

Incluem-se documentos relativos ao levantamento das necessidades
de treinamento.

0-2-6 POLTICA DE PESSOAL

Incluem-se documentos relativos implementao e aplicao da poltica de
recursos humanos e do plano de cargos e salrios.

24
 0-2-6-1 ESTUDO TCNICO
Incluem-se documentos relativos ao diagnstico, qualificao,
levantamento de necessidades e previso de pessoal.

0-2-6-2 PLANO DE CARGOS E SALRIOS

Incluem-se documentos relativos criao, classificao,
transformao de cargo e funo, quadro e tabela salarial.

0-2-6-3 ALTERAO SALARIAL

Incluem-se documentos relativos a reestruturao, avaliao de
desempenho, promoo, equiparao, enquadramento, ascenso e
progresso funcional.

0-2-7 MOVIMENTAO DE PESSOAL

Incluem-se documentos relativos s normas e procedimentos da
movimentao de servidores ou categorias funcionais. Registrar os atos
especficos e individuais do servidor no assentamento funcional, cdigo 0-2-3.

0-2-7-1 ADMISSO. APROVEITAMENTO. CONTRATAO. DESIGNAO.

NOMEAO. POSSE. READMISSO. READAPTAO.
REASSUNO. RECONDUO. REENQUADRAMENTO.
REINTEGRAO. SUBSTITUIO

0-2-7-2 DEMISSO. DISPENSA. EXONERAO. EXPULSO.

EXCLUSO. FALECIMENTO. RESCISO CONTRATUAL

0-2-7-3 LOTAO. REMOO. REMANEJAMENTO

0-2-7-4 CESSO. DISPOSIO FUNCIONAL. PERMUTA

0-2-7-5 JORNADA DE TRABALHO. ACMULO DE CARGO

Incluem-se documentos relativos jornada de trabalho, opo de
carga horria e acmulo de cargo do servidor.

0-2-8 DIREITOS. OBRIGAES. VANTAGENS

0-2-8-1 FOLHA DE PAGAMENTO

Incluem-se documentos relativos folha de pagamento normal e
complementar do servidor.

0-2-8-1-1 FICHA FINANCEIRA

25
0-2-8-2 VENCIMENTO
Incluem-se documentos relativos ao salrio, vencimento, provento,
remunerao do servidor.

0-2-8-2-1 ABONO DE PERMANNCIA EM SERVIO

0-2-8-2-2 COMPROVANTE DE RENDIMENTO

0-2-8-3 GRATIFICAO
Incluem-se documentos relativos concesso de gratificao ao
servidor, tais como:
dcimo terceiro salrio ou natalina
execuo de trabalho de natureza especial, com risco de vida
exerccio de encargo de auxiliar, membro de banca, comisso
examinadora de concurso ou prova de habilitao
exerccio de encargo de auxiliar ou professor de curso regularmente
institudo
exerccio de encargo especial
exerccio em determinada zona ou local
funo
insalubridade ou periculosidade
participao em rgo de deliberao coletiva
prestao de servio em regime de tempo integral e dedicao
exclusiva
prestao de servio extraordinrio
produtividade
realizao de trabalho relevante, tcnico ou cientfico
representao de gabinete
substituio

0-2-8-4 ADICIONAL
Incluem-se documentos relativos concesso de adicional ao tempo
de servio (qinqnios), noturno, servio extraordinrio e 1/3 de
frias do servidor.

0-2-8-4-1 CONTAGEM DE FRIAS EM DOBRO

0-2-8-5 CONSIGNAO
Refere-se ao desconto obrigatrio e permitido ao servidor.

0-2-8-5-1 DESCONTO OBRIGATRIO

Tratam-se de documentos que originaram a despesa, tais
como:
contribuio fixada em favor da Fazenda Estadual ou
Federal

26
 contribuio sindical
penso alimentcia
prmio de seguro de vida compulsrio
quantias em cumprimento de deciso judicial

0-2-8-5-2 DESCONTO PERMITIDO

Tratam-se de documentos que originaram a despesa, tais

como:
aluguel para fins de residncia
auxlio financeiro de associao assistencial e sindicato
contribuio para entidade aberta da previdncia
privada
despesa decorrente de crdito rotativo
despesa efetuada em supermercado
despesa hospitalar e odontolgica
emprstimo
farmcia
financiamento de casa prpria
mensalidade de curso regular
mensalidade e outros descontos de associao
assistencial e sindicato
mensalidade de plano de sade
tica
prmio de seguro de vida em grupo
servio de emergncia mdica e assistncia funeral

0-2-8-6 AJUDA DE CUSTO

Incluem-se documentos relativos compensao de despesa de
viagem e instalao concedida a servidores em virtude de remoo,
nomeao para cargo em comisso ou designao para funo
gratificada, servio ou estudo.

0-2-8-7 AUXLIO
Incluem-se documentos relativos concesso ou cancelamento de
auxlio alimentao, assistncia pr-escolar, moradia, salrio- famlia,
doena, acidente, vale-transporte, funeral, natalidade, recluso,
diferena de caixa.

0-2-8-8 FRIAS
Incluem-se documentos relativos s frias do servidor como
requerimento, interrupo, cancelamento e para aqueles regidos pela
CLT, solicitao de abono pecunirio.

0-2-8-8-1 ESCALA DE FRIAS

27
0-2-8-9 AFASTAMENTO. AUSNCIA
Incluem-se documentos relativos ao afastamento e a ausncia do
trabalho permitido ao servidor, tais como:

Licenas
afastamento de funo
gestante
compulsria
em trnsito
especial ou prmio
gala (casamento)
acompanhar cnjuge servidor pblico
amamentao
maternidade para fins de adoo legal/adotante
natimorto e de paternidade
nojo (falecimento de familiar)
concorrer ou exercer cargo eletivo, mandato eletivo ou legislativo
desempenho de mandato classista
participar de curso de ps-graduao
trmite de aposentadoria/remuneratria
tratamento de sade
tratamento de sade de pessoa da famlia
tratar de interesse particular/sem vencimentos
servio militar obrigatrio
acidente de trabalho
readaptao

Ausncias

alistamento eleitoral
doao de sangue
horrio especial estudante
depor
misso ou estudo no Brasil ou no exterior
exerccio de cargo de direo, chefia ou em comisso
servir ao Tribunal Regional Eleitoral
servir como jurado e outros servios obrigatrios por lei
priso provisria

0-2-8-10 DECLARAO DE BENS

Documento relativo a declarao de bens do servidor e ocupante
de cargo de confiana.

28
 0-2-9 APURAO DE RESPONSABILIDADE. AO DISCIPLINAR
Incluem-se documentos relativos apurao de responsabilidade e ao
disciplinar imposta ao servidor. O registro da penalidade disciplinar dever ser
feito no assentamento funcional, cdigo 0-2-3.

0-2-9-1 PROCESSO SUMRIO

Incluem-se documentos relativos a apurao de infrao disciplinar
leve, nos casos em que a falta for confessada, documentalmente
provada ou manifestamente evidente com a possvel aplicao de
penas, como advertncia, repreenso, suspenso e multa.

0-2-9-2 PROCESSO DE SINDICNCIA

Incluem-se documentos referentes ao processo de sindicncia para
apurao de falta disciplinar, abandono de cargo, denncia, furto de
bens mveis e danos em bens mveis e imveis, ato de constituio da
comisso de sindicncia, publicao do ato, instalao, depoimento e
relatrio.

0-2-9-3 PROCESSO ADMINISTRATIVO

Incluem-se documentos referentes ao processo administrativo
disciplinar, instaurao do inqurito, instruo, laudo tcnico e
pericial, edital, defesa, relatrio, julgamento, reviso, aplicao de
pena.

0-2-10 PREVIDNCIA. ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL

Classificam-se documentos relativos previdncia, assistncia e seguridade
social do servidor, ativo e inativo, seus dependentes e pensionistas.

0-2-10-1 APOSENTADORIA. RESERVA REMUNERADA. REFORMA

Incluem-se documentos relativos aos processos de aposentadoria,
reserva e reforma remunerada, sua reviso e/ou proventos.

0-2-10-1-1 CONTAGEM. AVERBAO DE TEMPO DE

SERVIO. ACERVO

0-2-10-1-2 PENSO

0-2-10-1-3 PROCESSO DE COMPENSAO

PREVIDENCIRIA

0-2-10-1-4 INSTITUIO DE DEPENDENTE

0-2-10-2 EXPEDIO DE CERTIDO

Trata-se de certido original no retirada.

0-2-10-2-1 CONTRIBUIO PREVIDENCIRIA

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 0-2-10-2-2 CERTIDO SE VIVO FOSSE

0-2-11 SEGURANA DO TRABALHO. SADE NO TRABALHO

Classificam-se documentos relativos ao desenvolvimento de aes com a
finalidade de promover a segurana do trabalho e a sade do servidor.

0-2-11-1 CONTROLE AMBIENTAL. PRESERVAO DA SADE

Incluem-se documentos relativos ao controle dos riscos ambientais
visando a preservao da sade do servidor.

0-2-11-1-1 ATESTADO DE SADE OCUPACIONAL - ASO

0-2-11-1-2 CERTIFICADO DE APROVAO DE INSTALAES

CAI

0-2-11-1-3 DADOS INFORMATIVOS DE ACIDENTES

DIA

0-2-11-1-4 DECLARAO DE INSTALAES

0-2-11-1-5 DOSSI DE CAMPANHA DE PREVENO

0-2-11-1-6 EXAME MDICO (ADMISSIONAL,

DEMISSIONAL, PERIDICO, DE MUDANA
DE FUNO E DE RETORNO AO
TRABALHO)

0-2-11-1-7 LAUDO DE AVALIAO AMBIENTAL

0-2-11-1-8 LAUDO TCNICO DE INSPEO OU

INFORMAO TCNICA DO LOCAL DE TRABALHO

0-2-11-1-9 PROGRAMA DE CONTROLE MDICO DE

SADE OCUPACIONAL - PCMSO

0-2-11-1-10 PROGRAMA DE PREVENO DE RISCOS

AMBIENTAIS PPRA

0-2-11-1-11 PRONTURIO MDICO DO SERVIDOR

0-2-11-2 PREVENO DE ACIDENTES DE TRABALHO

Incluem-se documentos relativos preveno e controle de
acidentes de trabalho no rgo e/ou entidade.

0-2-11-2-1 COMUNICAO DE ACIDENTE DE TRABALHO -

CAT

30
 0-2-11-2-2 PROCESSO DE CONSTITUIO DE
COMISSO INTERNA DE PREVENO DE
ACIDENTES - CIPA

0-2-11-2-3 PROCESSO DE CONSTITUIO DE

COMISSO PERMANENTE DE SEGURANA
COPESI

0-2-11-2-4 PROCESSO DE ELEIO DA CIPA

0-2-11-2-5 DOSSI DA CIPA POR MANDATO

0-2-11-2-6 FICHA DE INFORMAO PARA O

MINISTRIO DO TRABALHO - SSMT

0-2-11-2-7 LISTA DE PRESENA EM REUNIES DA CIPA

0-2-11-2-8 LIVRO DE ATAS DA CIPA

0-2-11-2-9 LIVRO DE INSPEO DO TRABALHO

0-2-11-2-10 MANUAL DE SEGURANA E PREVENO

DE ACIDENTES

0-2-11-2-11 MAPA ANUAL DE ACIDENTES DE

TRABALHO

0-2-11-2-12 MAPA DE RISCOS

0-2-11-2-13 RELATRIO DA COMISSO PERMANENTE

DE SEGURANA

0-2-12 CONTROLE DE FREQNCIA

Incluem-se documentos relativos ao horrio de expediente e ao registro de
freqncia dos servidores.

0-2-12-1 LIVRO. CARTO. FOLHA DE PONTO

0-2-12-2 ATESTADO DE FREQNCIA. ABONO. JUSTIFICATIVA DE

FALTA

0-2-12-3 BOLETIM DE FREQNCIA

0-2-12-4 CONTROLE DE HORA EXTRA

0-2-12-5 ESCALA DE TRABALHO E DE PLANTO

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 0-2-13 DELEGAO DE COMPETNCIA
Incluem-se documentos como carta de preposto e procurao.

0-2-14 PRESTAO DE SERVIO PROFISSIONAL AUTNOMO

Incluem-se documentos relativos prestao de servio de profissional
autnomo como recibo de pagamento, comprovante de recolhimento de
encargo social e relatrio, inclusive licitao, contrato e aditamento.

0-2-15 ESTGIO CURRICULAR

Incluem-se documentos relativos ao estgio de estudante de nvel superior,
mdio, supletivo e profissionalizante e de escolas de educao especial,
vinculados estrutura do ensino pblico e particular.

0-2-15-1 DOSSI DO ESTAGIRIO

Incluem-se documentos como termo de compromisso de estgio,
termo aditivo, documento pessoal, plano do estgio, relatrio de
avaliao de desempenho e relatrio de acompanhamento de
estgio.

0-2-15-2 FICHA CADASTRAL

0-2-15-3 FOLHA DE FREQNCIA

0-2-15-4 OFERTA DE ESTGIO

0-2-15-5 RELATRIO DE PAGAMENTO

0-2-15-6 RELATRIO DE FREQNCIA

0-2-15-7 TERMO DE CONVNIO

0-3 MATERIAL (subclasse de assunto)

Classificam-se documentos relativos administrao dos materiais do rgo e/ou
entidade, necessrios ao desenvolvimento de suas atividades bem como as formas de
aquisio, incorporao e alienao, controle de estoque e distribuio, conservao
e recuperao.

0-3-1 INCORPORAO
Incluem-se a licitao e procedimentos posteriores.

32
 0-3-1-1 MATERIAL PERMANENTE
Incluem-se documentos relativos incorporao de material
permanente, como mquina de longa durao, mobilirio, ferramenta,
obra de arte, equipamento de informtica, instrumento tcnico, de
acordo com a Tabela de Classificao de Bens Permanentes do Estado
vigente.
Consideram-se as vrias formas de aquisio: compra (inclusive por
importao), leasing, doao, cesso, transferncia, permuta,
aluguel, comodato, emprstimo, adjudicao e dao.

0-3-1-2 MATERIAL DE CONSUMO

Incluem-se documentos referentes aquisio de material de uso
corrente, de acordo com a Lei Federal n 4.320/64 , art. 13.
Consideram-se as vrias formas de aquisio: compra, cesso,
doao, permuta, adjudicao e dao.

0-3-1-3 CADASTRO. CAPACIDADE TCNICA DE FORNECEDORES

0-3-2 REQUISIO. DISTRIBUIO. ARMAZENAMENTO. MOVIMENTAO DE

MATERIAL

0-3-2-1 CONTROLE DE ESTOQUE

0-3-2-1-1 PLANILHA DE CONTROLE DO AMBIENTE

Incluem-se documentos tais como planilhas e relatrios
referentes ao controle de temperatura e umidade do
ambiente de armazenagem.

0-3-2-2 EXTRAVIO. ROUBO. FURTO. DESAPARECIMENTO

Incluem-se documentos como boletim de ocorrncia, comunicao,
laudo tcnico, entre outros.

0-3-2-3 TRANSPORTE DE MATERIAL

Incluem-se documentos referentes ao transporte de material permanente
e de consumo, como autorizao, termo de responsabilidade e garantia.

0-3-2-4 SADA DE MATERIAL

0-3-2-5 RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPSITO

0-3-2-6 REQUISIO. CONTROLE DE SERVIO REPROGRFICO

Incluem-se documentos como a requisio e o controle de servio
reprogrfico, inclusive assinatura autorizada.

33
 0-3-2-6-1 EQUIPAMENTO REPROGRFICO
Incluem-se documentos referentes a instalao, conservao,
reparo e operao.

0-3-3 ALIENAO
Incluem-se documentos referentes alienao de material permanente e de
consumo seja por cesso, comodato, doao, leilo, permuta ou transferncia.

0-3-3-1 TERMO DE INSERVIBILIDADE

0-3-4 CONSERVAO. RECUPERAO

Incluem-se documentos como relatrios tcnicos e contratos, referentes ao
servio de instalao, manuteno e conserto de mobilirio, equipamentos
inclusive de informtica.

0-3-4-1 SERVIO EXECUTADO EM OFICINA DO RGO

Incluem-se documentos referentes aos servios de manuteno e
conserto executado em oficinas do rgo.

0-3-4-2 SERVIO EXECUTADO EM OFICINA FORA DO RGO

Incluem-se documentos referentes aos servios de manuteno e
consertos em oficinas fora do rgo. Inclusive a licitao e
procedimentos posteriores, como contrato e termo.

0-3-5 INVENTRIO DE MATERIAL

Incluem-se documentos referentes ao registro e a baixa de material.

0-3-5-1 PERMANENTE
Incluem-se documentos referentes ao registro, listagem, baixa,
tombamento, termo de responsabilidade, entre outros.

0-3-5-2 DE CONSUMO
Incluem-se documentos referentes ao registro, listagem, baixa, termo de
responsabilidade, entre outros.

0-3-6 ESPECIFICAO. PADRONIZAO. PREVISO. CATLOGOS

0-3-7 MANUAL. TERMO DE GARANTIA. RECEBIMENTO

Incluem-se documentos referentes aos manuais de utilizao e termo ou
certificado de garantia e recebimento do equipamento.

34
0-4 PATRIMNIO (subclasse de assunto)
Classificam-se documentos relativos aos bens patrimoniais mveis, imveis, veculos e
semoventes pertencentes ao rgo e/ou entidade, bem como formas de aquisio,
alienao e incorporao; servios de manuteno, limpeza, recuperao, guarda e
segurana.

0-4-1 BENS IMVEIS

Incluem-se escritura, registro, planta e projeto relativo a edifcio, terreno,
residncia e sala. O original da escritura, registro do imvel e planta do terreno,
de guarda da Coordenadoria do Patrimnio do Estado. Plantas e projetos
relativos aos edifcios, residncias e salas so guardadas pelo rgo que ocupa o
imvel. Sugere-se abrir uma pasta para cada imvel.

0-4-1-1 INSTALAO. FORNECIMENTO. SERVIOS BSICOS

Incluem-se documentos referentes a despesa com o servio de gua e
esgoto, luz, gs, condomnio e telefonia.

0-4-1-2 INCORPORAO
Incluem-se documentos referentes incorporao de bens imveis seja
por compra, cesso, doao, permuta, transferncia, arrendamento,
comodato, adjudicao e dao, alm da licitao e procedimentos
posteriores.

0-4-1-3 DESINCORPORAO
Incluem-se documentos referentes alienao de bens imveis seja por
cesso, comodato, doao, leilo, permuta e transferncia.

0-4-1-4 DESAPROPRIAO. REINTEGRAO DE POSSE.

TOMBAMENTO. REIVINDICAO DE DOMNIO.

0-4-1-5 OBRAS
Incluem-se documentos relativos construo, reforma, recuperao,
restaurao e relatrio tcnico, alm de licitao.

0-4-1-5-1 TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO

0-4-1-6 LOCAO. UTILIZAO

0-4-1-7 SEGURO

0-4-1-8 SERVIO DE MANUTENO

Incluem-se documentos relativos manuteno de elevador, aparelho
de climatizao, imunizao, desinfestao, limpeza e sistema de

35
 monitoramento, alm de licitao. Sugere-se abrir uma pasta por tipo
de manuteno.

0-4-2 VECULO
Sugere-se abrir uma pasta para cada veculo.

0-4-2-1 INCORPORAO
Incluem-se documentos relativos aquisio de veculo seja por
compra (inclusive importao), cesso, doao, permuta, transferncia,
adjudicao e dao, alm de licitao

0-4-2-2 LOCAO

0-4-2-3 CADASTRO. LICENCIAMENTO. SEGURO. EMPLACAMENTO.

TOMBAMENTO.

0-4-2-4 DESINCORPORAO
Incluem-se documentos referentes alienao de veculo seja por
cesso, doao, permuta, leilo e transferncia.

0-4-2-5 ABASTECIMENTO. MANUTENO. REPARO. INSPEO

Incluem-se documentos relativos ao abastecimento, limpeza,
manuteno, reparo e inspeo, alm de licitao.

0-4-2-6 ACIDENTE. INFRAO. MULTA DE TRNSITO

0-4-2-7 CONTROLE E AUTORIZAO PARA UTILIZAO DE VECULO

Incluem-se documentos como requisio e ficha de controle de
utilizao de veculo (dirio de bordo), liberao, autorizao para uso
e relatrio geral.

0-4-2-8 TERMO DE INSERVIBILIDADE

Trata-se de documento destinado a alienao do veculo

0-4-3 BENS SEMOVENTES

0-4-4 INVENTRIO DE BENS PATRIMONIAIS

0-4-5 GUARDA E SEGURANA

Incluem-se documentos relativos guarda e medidas de segurana de bens
patrimoniais, alm de licitao.

0-4-5-1 SERVIOS DE VIGILNCIA E PORTARIA

Incluem-se documentos como licitao.

36
 0-4-5-2 SINISTRO
Incluem-se documentos referentes vistoria, sindicncia e percia
tcnica relativa a incndio, acidentes de causas naturais e proveniente
de falha de projeto e edificao.

0-4-5-2-1 PREVENO DE INCNDIO

Incluem-se documentos referentes a instalao, vistoria,
atestado e manuteno de sistema de alarme, de extintor, de
mangueira e de hidrante.

0-4-5-2-2 PLANTA DE LOCALIZAO DE EQUIPAMENTOS

DE CONTROLE DE INCNDIO

0-4-5-3 TERMO DE ENTREGA E COMPROMISSO DE USO

DE EQUIPAMENTOS DE PROTEO INDIVIDUAL
EPIS

0-4-6 USO DE DEPENDNCIAS

Incluem-se documentos referentes ao controle de portaria, entrada e sada de
pessoas, permisso para entrada e permanncia fora do horrio de expediente,
utilizao de auditrio e demais dependncias do imvel pelo rgo ou por
terceiros.

0-5 ORAMENTO E FINANAS (subclasse de assunto)

Classificam-se documentos relativos previso, proposta e execuo oramentria, e
s operaes contbeis-financeiras referentes ao uso dos recursos pblicos e
comprovao de receita e despesa, bem como a movimentao de conta-corrente,
balano e prestao de contas ao Tribunal de Contas do Estado.

0-5-1 ATO ADMINISTRATIVO

Incluem-se documentos relativos a normalizao das atividades, como
resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, circular e aviso.

0-5-2 AUDITORIA

0-5-3 PLANEJAMENTO

0-5-4 ORAMENTO

0-5-4-1 PROPOSTA ORAMENTRIA

Incluem-se documentos relativos descrio dos objetivos e metas,
despesa e receita por fonte, detalhamento de custo, recursos

37
 disposio, memria de clculo, programa de obras, cadastro de
projeto/atividade, precatrio, limite oramentrio (teto), como tambm
a proposta aprovada.

0-5-5 EXECUO DA LEI ORAMENTRIA

Incluem-se documentos relativos concretizao anual dos objetivos e metas
determinados para o setor pblico e que implica a mobilizao de recursos
humanos, materiais e financeiros.

0-5-5-1 RELATRIO GERENCIAL

Incluem-se documentos relativos a posio oramentria; QDD
(Quadro Demonstrativo de Despesa); proposta para oramento no
exerccio corrente; folha complementar, recurso adicional,
demonstrativo, indicao de recurso.

0-5-5-2 PROGRAMAO ORAMENTRIA

0-5-5-3 ALTERAO ORAMENTRIA

0-5-5-4 EXECUO FSICA DO ORAMENTO

0-5-6 FINANAS

0-5-6-1 PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO

0-5-6-2 EXECUO DA RECEITA

Incluem-se documentos referentes aos crditos do Tesouro (cota,
repasse e sub-repasse), taxa cobrada por servio, multa, emolumento e
outras rendas arrecadadas.

0-5-6-3 EXECUO DA DESPESA

Incluem-se documentos referentes s despesas correntes e de capital,
adiantamento, subveno e suprimento, pedido de empenho, empenho,
liquidao, ordem de pagamento, nota fiscal, recibo, fatura, duplicata,
nota de lanamento contbil e outros.

0-5-7 CONTA BANCRIA

Incluem-se documentos referentes a abertura e fechamento de conta corrente e
de aplicao.

0-5-7-1 EXTRATO BANCRIO.

Incluem-se documentos referentes a movimentao da conta corrente e
aplicao financeira.

38
 0-5-8 CONTROLE CONTBIL

0-5-8-1 BALANO

0-5-8-2 BALANCETE

0-5-8-3 LIVRO-CAIXA

0-5-8-4 LIVRO-DIRIO

0-5-8-5 LIVRO-RAZO

0-5-9 PRESTAO DE CONTAS

Os documentos relativos a pagamento de encargo patronal e prestao de
servio de profissional autnomo quando compem a prestao de contas
devem ser desentranhados e arquivados nos respectivos cdigos.

0-5-10 PAGAMENTO DE ENCARGOS

0-5-10-1 CONTRIBUIO SINDICAL

0-5-10-2 CONTRIBUIO PARA FINANCIAMENTO DA

SEGURIDADE SOCIAL - COFINS

0-5-10-3 FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO - FGTS

0-5-10-4 FUNDO DE INVESTIMENTO SOCIAL FINSOCIAL

0-5-10-5 IMPOSTO SOBRE SERVIO ISS

0-5-10-6 PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO DO

SERVIDOR PBLICO PASEP. PROGRAMA DE
INTEGRAO SOCIAL PIS

0-5-10-7 SEGURIDADE E PREVIDNCIA SOCIAL INSS

0-5-10-8 IMPOSTO DE RENDA - IR

0-6 DOCUMENTAO E INFORMAO (subclasse de assunto)

Classificam-se documentos referentes publicao, produo editorial, documentao
bibliogrfica (aquisio, controle), bem como documentos referentes produo,
controle, avaliao, arquivamento e destinao de documento arquivstico, como
tambm aqueles relacionados com as atividades de informtica.

39
0-6-1 PUBLICAO DE MATRIA NO DIRIO OFICIAL. BOLETIM DE
SERVIO E OUTROS PERIDICOS

0-6-2 PRODUO EDITORIAL

Incluem-se documentos relativos ao preparo e impresso, distribuio,
promoo, divulgao e venda.

0-6-2-1 OBRA PUBLICADA

Incluem-se edio ou co-edio de publicao em geral produzida
ou reproduzida pelo rgo e/ou entidade, bem como documentos
relativos a cesso de direitos autorais.

0-6-3 DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA

Incluem-se norma e manual tcnico adotados para o tratamento da
documentao bibliogrfica.

0-6-3-1 COMPRA. DOAO. PERMUTA. CESSO.

Incluem-se documentos de aquisio referentes a material
bibliogrfico, inclusive assinatura de peridico.

0-6-3-2 REGISTRO
Incluem-se documentos referentes incorporao e baixa de material
bibliogrfico ao acervo.

0-6-3-3 INVENTRIO

0-6-3-4 CATALOGAO. CLASSIFICAO

0-6-3-5 REFERNCIA. CIRCULAO

Incluem-se documentos referentes consulta, pesquisa
bibliogrfica, bibliografia, emprstimo e intercmbio entre
bibliotecas.

0-6-4 SISTEMA DE ARQUIVO. CONTROLE DE DOCUMENTOS.

CONTROLE DE INFORMAO
Incluem-se normas e manuais tcnicos de implantao e gesto de arquivo e
de controle e acesso aos documentos.

0-6-4-1 PRODUO DE DOCUMENTOS. LEVANTAMENTO.

DIAGNSTICO. CONTROLE DO FLUXO

0-6-4-2 PROTOCOLO. RECEPO. TRAMITAO E EXPEDIO

DE DOCUMENTOS

40
 Incluem-se documentos como guias de tramitao, livro de
controle, ficha de acompanhamento de processo, controle de servio
postal e lista de remessa de malote.

0-6-4-3 CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO

Incluem-se documentos como o Cdigo de Classificao e Tabela
de Temporalidade de Documentos, normas de descrio, plano e
demais documentos correlatos.

0-6-4-4 CONSULTA E EMPRSTIMO

Incluem-se documentos referentes consulta e emprstimo de
documentos de arquivo.

0-6-4-5 DESTINAO DE DOCUMENTOS: AVALIAO.

ELIMINAO. TRANSFERNCIA. RECOLHIMENTO.
Incluem-se documentos da Comisso Setorial de Avaliao, como
ata, edital de eliminao, relao de transferncia e/ou
recolhimento de acervo.

0-6-4-6 REPRODUO DE DOCUMENTOS

Incluem-se documentos referentes reproduo de material
arquivstico e bibliogrfico.

0-6-5 GERENCIAMENTO ELETRNICO DA INFORMAO

0-6-5-1 PLANO. PROJETO

0-6-5-2 PROGRAMA. SISTEMA

Incluem-se documentos como programa, sistema, manual tcnico, manual
do usurio e licena de uso.

0-6-5-2-1 MANUAL DO USURIO DE SISTEMA DE

INFORMTICA DESENVOLVIDO POR RGO
PBLICO

0-6-5-2-2 CERTIFICADO DE LICENA DE USO DE PROGRAMA

DE COMPUTADOR (SOFTWARE)

0-6-5-2-3 MANUAL TCNICO DE USO DE PROGRAMA DE

COMPUTADOR

0-6-5-2-4 BASE DE DADOS

41
0-7 MEIOS DE COMUNICAO (subclasse de assunto)
Classificam-se documentos relacionados com a instalao, manuteno, operao e uso
dos recursos de telecomunicao.

0-7-1 SERVIO DE RDIO

Incluem-se documentos referentes instalao, operao e licena de uso.

0-7-2 SERVIO DE TELEFONIA. FAX

Incluem-se documentos referentes instalao, operao e controle de uso.

0-7-3 SERVIO DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ E IMAGEM

Incluem-se documentos referentes instalao, operao, licena de uso, bem
como licitao, contrato e/ou termo.

42
 7.2 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
AI Arquivo Intermedirio AIG At a implantao da gratificao V Vigncia
SIGLAS AP Arquivo Permanente AHA At a Homologao da Aposentadoria S Sim N No
AAC At a Aprovao da Conta

PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ASSUNTO/ OBSERVAO
ELIMINAO E
TIPO DOCUMENTAL DEAP FUNDAMENTAO
SETOR GERAL LEGAL
AI AP

0 ADMINISTRAO GERAL
0-0-1 Poltica governamental V 04 - S N
0-0-2 Modernizao e reforma administrativa V 04 - S N

0-1 ESTRUTURA, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

0-1-1 Legislao. Regulamentao V 04 - S N

0-1-2 Habilitao Jurdica e Regularizao V 06 - S N

fiscal
0-1-3 Acordo. Contrato. Convnio. Termo V 06 - S N
0-1-4 Plano. Programa. Projeto de Trabalho V 04 - S N
0-1-5 Compromisso oficial 04 04 - S N
0-1-5-1 Agenda 01 N - N S
0-1-5-2 Ata de reunio 04 04 - S N
0-1-5-3 Convocao 01 N - N S
0-1-5-4 Memria de reunio 01 N - N S
0-1-5-5 Pauta de reunio 01 N - N S

0-1-6 Comunicao Administrativa. Expediente

0-1-6-1 Agradecimento. Felicitao. 01 N - N S
Despedida. Psames
0-1-6-2 Carta de apresentao, de 01 N - N S
recomendao, de representao
0-1-6-3 Aviso. Circular. Ofcio Informao. 02 N - N S Incluem-se expedientes
Memorando e/ou processos
indeferidos
0-1-6-4 Ordem de servio V 04 - N S V = Expira com a
revogao do ato.
 PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ASSUNTO/ OBSERVAO
ELIMINAO E
TIPO DOCUMENTAL DEAP FUNDAMENTAO
SETOR GERAL LEGAL
AI AP

0-1-7 Cmara tcnica. Comisso. Conselho. Grupo de trabalho. Junta. Comit

0-1-7-1 Ata. Parecer. Relatrio 04 04 - S N
0-1-7-2 Cronograma de atividades V 01 - N S
04 04 - S N Relatrios parciais
0-1-8 Relatrio de atividades podem ser eliminados
aps 02 anos da sua
produo

0-1-9 Comunicao social

0-1-9-1 Artigo. Nota. Notcia 01 N - N S Fica a critrio do rgo a
guarda como memria
institucional
0-1-9-2 Boletim informativo 04 N - N S Fica a critrio do rgo a
guarda como memria
institucional

0-1-9-3 Clipping - - - - S Suporte em papel ou

meio eletrnico tem
valor imediato, ficando a
critrio do rgo sua
guarda como memria
institucional

0-1-9-4 Identidade visual V 02 - S N

0-1-9-5 Folder, Cartaz V 04 - N S Idem 0-1-9-1
0-1-9-6 Pauta para imprensa V N - N S
0-1-9-7 Registro de imagem e som V N - S N
0-1-9-8 Release, sinopse 01 N - N S
0-1-9-9 Site institucional - - - S - Deve-se providenciar
cpia da verso anterior
sempre que alteraes
substanciais ocorram nas
pginas HTML
0-1-9-10 Visita institucional
0-1-9-10-1 Cronograma V - - N S
 PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ASSUNTO/ OBSERVAO
ELIMINAO E
TIPO DOCUMENTAL DEAP FUNDAMENTAO
SETOR GERAL LEGAL
AI AP
0-1-9-10-2 Relatrio 01 04 - N S
0-1-9-10-3 Declarao de visita 01 04 - N S
0-1-10 Sistema da qualidade
0-1-10-1 Planejamento do sistema 02 04 - N S
0-1-10-2 Implantao e desenvolvimento 02 04 - N S
0-1-10-3 Relatrio 04 04 - S N

0-1-11 Controle do servio pblico

0-1-11-1 Reclamao. Denncia. Elogio. V 01 - N S
Sugesto. Protesto. Crtica.
Reivindicao
0-1-11-2 Relatrio 04 04 - S N Relatrios parciais
devem ser eliminados
aps 02 anos
0-1-12 Cerimnia oficial
0-1-12-1 Discurso. Palestra 05 N - S N Trata-se de original

0-1-12-2 Participao em cerimnia 01 N - N S

promovida por outra instituio
0-1-12-3 Convite. Programa. Lista de 01 N - N S
presena. Relao de
convidados
0-1-13 Ao judicial V 10 - N S Lei Fed. n10.406/02, art.
205. A vigncia esgota-
se com o trmino das
fases recursais.
0-1-14 Ao e reclamao trabalhista V 10 - N S Emenda Constitucional
n. 28 de 25/05/2000. A
vigncia esgota-se com o
trmino das fases
recursais.
 PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ASSUNTO/ OBSERVAO
ELIMINAO E
TIPO DOCUMENTAL DEAP FUNDAMENTAO
SETOR GERAL LEGAL
AI AP

0-2 RECURSOS HUMANOS

0-2-1 Ato administrativo V 05 - S N A vigncia se esgota
com a revogao do ato.
Material impresso deve
ser mantido em
biblioteca

0-2-2 Relao com rgos normalizadores do trabalho

0-2-2-1 Relao Anual de Informaes 01 05 - N S Decreto Lei Federal n.
Sociais RAIS 5.452/43 art. 360,
Decreto-Lei Federal
n.76.900/75
0-2-2-2 Cadastro Geral de Empregados e V 03 - N S Portaria do MTE n.
Desempregados CAGED 235/03 art. 1, 2
0-2-2-3 Sindicato. Acordo. Dissdio 02 04 10 S N
coletivo. Movimento. Associao
V 25 - N S V= Enquanto o servidor
0-2-3 Assentamento funcional 1 mantiver vnculo
empregatcio com o
Estado.

0-2-4 Recrutamento. Seleo

0-2-4-1 Candidato a cargo pblico 02 N - N S
0-2-4-2 Processo de seleo 02 14 - S N
0-2-4-3 Prova. Teste 02 04 - N S Constituio Federal,
art. 37, III,
Decreto Estadual
n2.508/04, art. 65

0-2-5 Aperfeioamento. Treinamento. Capacitao

0-2-5-1 Curso promovido pela instituio 05 30 - S N
0-2-5-1-1 Ficha de inscrio. V 01 - N S
Relatrio de ausncia.
Pesquisa de opinio de
participantes
0-2-5-1-2 Cadastro de instrutores 02 04 - N S

1
Arquivar as pastas de assentamento funcional em ordem alfabtica do primeiro nome do servidor.
 PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ASSUNTO/ OBSERVAO
ELIMINAO E
TIPO DOCUMENTAL DEAP FUNDAMENTAO
SETOR GERAL LEGAL
AI AP
0-2-5-1-3 Relatrio de custos V 06 - N S V= At a aprovao das
contas pelo
TCE
0-2-5-2 Curso promovido por outra 02 04 - N S
instituio
0-2-5-2-1 Atestado de freqncia 02 04 - N S
0-2-5-3 Planejamento de treinamento 02 04 - N S
0-2-6 Poltica de pessoal
0-2-6-1 Estudo tcnico 04 04 - N S
0-2-6-2 Plano de cargos e salrios 04 04 - S N
0-2-6-3 Alterao salarial V 04 - S N

0-2-7 Movimentao de pessoal

0-2-7-1 Admisso. Aproveitamento. 01 05 - N S Lei Estadual n.
Contratao. Designao. 6.174/70, art. 265, I
Nomeao. Posse. Readmisso.
Readaptao. Reassuno.
Reconduo. Reenquadramento.
Reintegrao. Substituio
0-2-7-2 Demisso. Dispensa. Exonerao. 01 05 - N S Lei Estadual n. 6.174/70,
Expulso. Excluso. Falecimento. art. 265, I; Constituio
Resciso contratual Federal, art. 7, XXIX,
0-2-7-3 Lotao. Remoo. 01 05 - N S item a; Lei Estadual n.
1.943/54, art.206
Remanejamento
0-2-7-4 Cesso. Disposio funcional. 01 05 - N S
Permuta
0-2-7-5 Jornada de trabalho. Acmulo de 01 05 - N S O ato integra a pasta de
cargo assentamento funcional

0-2-8 Direitos. Obrigaes. Vantagens

0-2-8-1 Folha de pagamento 02 04 30 N S Relatrios mensais de
lquidos creditados,
GOFS, GRHS, das
consignatrias, de
devoluo de vantagens,
operacional, de controle,
gerenciais e fsico-
financeiros, eliminar
aps 02 anos no setor.
0-2-8-1-1 Ficha financeira 01 05 - N S Lei Estadual n. 6.174/70
art. 265; Constituio
Federal, art. 7, XXIX.
 PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ASSUNTO/ OBSERVAO
ELIMINAO E
TIPO DOCUMENTAL DEAP FUNDAMENTAO
SETOR GERAL LEGAL
AI AP
0-2-8-2 Vencimento AHA 05 - N S Lei Federal n. 6.174/70,
art. 265; Lei Federal n.
10.406/02, art. 205

0-2-8-2-1 Abono de permanncia AHA N - N S Orientao Normativa

em servio SPS n. 3/2004, cap.V,
art.67 PR-
PREVIDNCIA
0-2-8-2-2 Comprovante de 01 04 - N S Lei Federal n. 5.172/66,
rendimento art. 174
0-2-8-3 Gratificao AIG 05 - N S Lei Estadual n. 6.174/70,
0-2-8-4 Adicional AHA 05 - N S art. 265; Lei Federal n.
10.406/02, art. 205

0-2-8-4-1 Contagem de frias em 02 04 - N S

dobro
0-2-8-5 Consignao V 05 - N S
Lei Estadual n.6.174/70,
art. 265; Lei Estadual n.
13.740/02
0-2-8-5-1 Desconto obrigatrio V 05 - N S
0-2-8-5-2 Desconto permitido V 05 - N S
0-2-8-6 Ajuda de custo 02 04 - N S
0-2-8-7 Auxlio 02 04 - N S Instruo Normativa
01/2005-SEAP, item 3.8
0-2-8-8 Frias 03 - - N S Lei Estadual n. 6.174/70,
art. 149, 3
0-2-8-8-1 Escala de frias V - - N S
0-2-8-9 Afastamento. Ausncia 01 05 - N S A informao consta no
assentamento funcional
0-2-8-10 Declarao de bens 01 05 - N S Lei Federal n. 8.429/92,
cap. IV, art. 13

0-2-9 Apurao de responsabilidade. Ao disciplinar

0-2-9-1 Processo sumrio V 10 - N S
0-2-9-2 Processo de sindicncia V 10 - N S Lei Federal n. 10.406/02,
art. 205
0-2-9-3 Processo administrativo V 10 - N S
 PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ASSUNTO/ OBSERVAO
ELIMINAO E
TIPO DOCUMENTAL DEAP FUNDAMENTAO
SETOR GERAL LEGAL
AI AP

0-2-10 Previdncia. Assistncia. Seguridade Social

0-2-10-1 Aposentadoria. Reserva AHA 05 35 N S Lei Estadual n. 6.174/70,
remunerada. Reforma art. 265; Lei Federal n.
10.406/02, art. 205; Lei
Estadual n. 1.943/54, art.
206

0-2-10-1-1 Contagem. Acervo. AHA N - N S

Averbao de tempo
de servio.
0-2-10-1-2 Penso V 10 - N S Lei Federal n. 6.174/70,
art. 265; Lei Federal n.
10.406/02, art. 205
0-2-10-1-3 Processo de V 01 - N S
compensao previdenciria
0-2-10-1-4 Instituio de V 01 - N S Lei Estadual n. 12.398/98,
dependente art. 42
0-2-10-2 Expedio de certido
0-2-10-2-1 Contribuio 02 N - N S Lei Estadual n. 6.174/70,
Previdenciria art. 265. O requerimento
segue a mesma
temporalidade.
0-2-10-2-2 Certido se vivo 02 N - N S Lei Estadual n. 6.174/70,
fosse art. 265.

0-2-11 Segurana do trabalho. Sade no trabalho

0-2-11-1 Controle ambiental. Preservao da sade
0-2-11-1-1 Atestado de Sade V 20 - N S Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5
Ocupacional e 7.4.5.1 da NR 7, redao
dada pela Portaria SSST n.
ASO 24/94 V= desligamento
do servidor
0-2-11-1-2 Certificado de V N - N S Lei Federal n. 6.514/77,
Aprovao de art. 160 1, Portaria MTb
35/83, NR-2
Instalaes - CAI
0-2-11-1-3 Dados Informativos V 20 - N S Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5
de Acidentes - DIA e 7.4.5.1 da NR 7, redao
dada pela Portaria SSST n.
24/94 V= desligamento do
servidor
 PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ASSUNTO/ OBSERVAO
ELIMINAO E
TIPO DOCUMENTAL DEAP FUNDAMENTAO
SETOR GERAL LEGAL
AI AP
0-2-11-1-4 Declarao de V N - N S Lei Federal n. 6.514/77,
instalaes art. 160 1
0-2-11-1-5 Dossi de campanha 04 N - S N
de preveno
0-2-11-1-6 Exame mdico V 20 - N S Subitens 7.4.1, 7.4.2,
(admissional, 7.4.5 e 7.4.5.1 da NR7,
redao dada pela
demisso, peridico, Portaria SSST n. 24/94.
de mudana de O documento integra o
funo, de retorno pronturio mdico do
ao trabalho) servidor. Vigncia =
desligamento do servidor
0-2-11-1-7 Laudo de avaliao V 20 - N S
ambiental
0-2-11-1-8 Laudo tcnico de V 20 - N S SSST NR-15, 15.1.4
inspeo ou
informao tcnica
do local de trabalho
0-2-11-1-9 Programa de V 20 - N S Subitem 7.4.5.1 da NR 7,
Controle Mdico de da redao dada pela
Portaria SSST n. 24/94
Sade Ocupacional
PCMSO
0-2-11-1-10 Programa de V 20 - S N Portaria SSST n.25/94,
Preveno de NR 9, 9.3.8.1 e 9.3.8.2;
Lei Federal n. 6.514/77,
Riscos Ambientais art. 160, 1
PPRA
0-2-11-1-11Pronturio mdico V 20 - N S Vigncia = desligamento
do servidor do servidor
0-2-11-2 Preveno de acidentes de trabalho
0-2-11-2-1 Comunicao de V 10 - N S Lei Federal n. 8.212/91,
Acidente de art. 46; Lei Federal n.
8.213/91, art. 22; Lei
Trabalho - CAT Estadual n. 6.174/70, art.
128, 1 e 2
0-2-11-2-2 Processo de V 05 - S N Lei Federal n. 6.514/77,
constituio de art. 163
Comisso Interna de
Preveno de
Acidentes - CIPA
 PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ASSUNTO/ OBSERVAO
ELIMINAO E
TIPO DOCUMENTAL DEAP FUNDAMENTAO
SETOR GERAL LEGAL
AI AP
0-2-11-2-3 Processo de V 05 - S N
Constituio de
Comisso Permanente
de Segurana - COPESI
0-2-11-2-4 Processo de eleio V - - S N NR 5, 5.6.2.
da CIPA
0-2-11-2-5 Dossi da CIPA por V 03 - N S
mandato
0-2-11-2-6 Ficha de informao 05 - - N S
para o Ministrio do
Trabalho- SSMT
0-2-11-2-7 Lista de presena em 03 - - N S
reunies da CIPA
0-2-11-2-8 Livro de Atas da V 02 - S N Vigncia = at o
CIPA preenchimento total do
livro

0-2-11-2-9 Livro de Inspeo do V 02 - S N

Trabalho
0-2-11-2-10 Manual de V - - N S
segurana e
preveno de
acidentes
0-2-11-2-11 Mapa anual de V 05 - N S Portaria MTb n. 3.214/78
acidentes de NR4, 4.12, letra j, na
redao da Portaria
trabalho SSMT n. 33/83
0-2-11-2-12 Mapa de riscos 03 - - N S Portaria SSST n. 8/99,
NR 5, 5.16, letra a.
0-2-11-2-13 Relatrio da V 02 - S N
Comisso
Permanente de
Segurana
0-2-12 Controle de freqncia
0-2-12-1 Livro. Carto. Folha ponto 02 03 - N S
0-2-12-2 Atestado de freqncia. Abono. 02 03 - N S
Justificativa de falta Constituio Federal, art.
7, XXIX, item a
 PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ASSUNTO/ OBSERVAO
ELIMINAO E
TIPO DOCUMENTAL DEAP FUNDAMENTAO
SETOR GERAL LEGAL
AI AP
0-2-12-3 Boletim de freqncia 02 03 - N S Constituio Federal, art.
7, XXIX, item a
0-2-12-4 Controle de hora extra 02 03 - N S
0-2-12-5 Escala de trabalho e de planto 02 03 - N S
02 04 - N S
0-2-13 Delegao de competncia
02 04 - N S Constituio Federal, art.
0-2-14 Prestao de servio profissional 7, XXIX, item a
autnomo

0-2-15 Estgio curricular

0-2-15-1 Dossi do estagirio 02 03 - N S
Decreto Federal n.
0-2-15-2 Ficha cadastral 02 N - N S 87.497/82, art. 6,
Resoluo Estadual n.
0-2-15-3 Folha de freqncia 02 03 - N S 7.400/06

0-2-15-4 Oferta de estgio V N - N S Expira com o

preenchimento da vaga
0-2-15-5 Relatrio de pagamento 02 03 - N S
Decreto Federal n.
0-2-15-6 Relatrio de freqncia 02 03 - N S 87.497/82, art. 6,
Decreto Estadual n.
0-2-15-7 Termo de convnio 02 03 - N S 7.607/06 e Resoluo
Estadual n. 7.400/06
 PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ASSUNTO/ OBSERVAO
ELIMINAO E
TIPO DOCUMENTAL DEAP FUNDAMENTAO
SETOR GERAL LEGAL
AI AP

0-3 MATERIAL
0-3-1 Incorporao
0-3-1-1 Material permanente AAC 06 - N S

0-3-1-2 Material de consumo AAC 06 - N S

0-3-1-3 Cadastro. Capacidade tcnica de 02 04 - N S

fornecedores
0-3-2 Requisio, Distribuio. Armazenamento. Movimentao de material
0-3-2-1 Controle de estoque 02 04 - N S

0-3-2-1-1 Planilha de controle do 02 04 - N S

ambiente
0-3-2-2 Extravio. Roubo. Desaparecimento. 02* 04 - N S * Aps a concluso da
Furto apurao.
0-3-2-3 Transporte de material 01 N - N S
0-3-2-4 Sada de material 01 N - N S
0-3-2-5 Recolhimento de material ao 01 N - N S
depsito
0-3-2-6 Requisio. Controle de servio 01 N - N S
reprogrfico
0-3-2-6-1 Equipamento V* 06 - N S *Expira com a alienao
reprogrfico do bem ou fim do
contrato
0-3-3 Alienao 02 04 - N S
0-3-3-1 Termo de inservibilidade 02 04 - N S

0-3-4 Conservao. Recuperao

0-3-4-1 Servio executado em oficina do 02 N - N S
rgo
0-3-4-2 Servios executado em oficina 02 04 - N S
fora do rgo
0-3-5 Inventrio de material
0-3-5-1 Permanente 02 04 10 S N
0-3-5-2 De consumo 02 04 - N S
0-3-6 Especificao. Padronizao. 02 N - N S
Previso. Catlogos
0-3-7 Manual. Termo de Garantia. V* N - N S *Expira com a alienao
do bem ou fim do contra-
Recebimento to. Lei Federal n.
8.666/98, art. 73 e 74
 PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ASSUNTO/ OBSERVAO
ELIMINAO E
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SETOR GERAL LEGAL
AI AP

0-4 PATRIMNIO

0-4-1 Bens imveis V* - - S** N * Coordenadoria do

Patrimnio do Estado
(Decreto Estadual n.
1.036/87 art. 16).
** Aps migrao para
outro suporte legal
0-4-1-1 Instalao. Fornecimento. 02 04 - N S Trata-se de cpia.
Servios bsicos O documento original
compe a documentao
contbil, cdigo 0-5-6-3
0-4-1-2 Incorporao 02 04 10 S N
0-4-1-3 Desincorporao 02 04 10 S N
0-4-1-4 Desapropriao. Reintegrao de V 10 - S N
posse. Reivindicao de domnio.
Tombamento
0-4-1-5 Obras AAC 20 - N S Lei Federal n. 8.666/93,
art. 57, II, 4 ; Lei
Federal n. 10.406/02, art.
205
0-4-1-5-1 Termo de recebimento AAC 20 - N S Lei Federal n. 8.666/93,
definitivo art. 73, I, b
0-4-1-6 Locao. Utilizao AAC 05 - N S Lei Federal n. 8.666/93,
art. 57, II, 4; Lei
Federal n. 10.406/02, art.
206, 1, II, art. 566 e
art. 569
0-4-1-7 Seguro V 05 - N S Lei Federal n. 8.666/93,
art. 57, II e Lei Federal
n. 10.406/02, art. 206,
1, II
0-4-1-8 Servio de manuteno V 05 - N S
0-4-2 Veculo
0-4-2-1 Incorporao 02 04 - N S
0-4-2-2 Locao V 06 - N S Lei Federal n. 8.666/93,
art. 57, II; Lei Federal n.
10.406/2002, art. 206,
1, II
0-4-2-3 Cadastro. Licenciamento. Seguro V 06 - N S Lei Federal n.
Emplacamento. Tombamento. 10.406/2002, art. 206,
3, IX
0-4-2-4 Desincorporao 02 04 - N S
0-4-2-5 Abastecimento. Manuteno. 02 04 - N S
Reparo. Inspeo.
0-4-2-6 Acidente. Infrao. Multa de 02 04 - N S Incluem-se multas
trnsito aplicadas e cometidas
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0-4-2-7 Controle e autorizao para 02 04 - N S
utilizao de veculo
0-4-2-8 Termo de inservibilidade 02 04 - N S
0-4-3 Bens semoventes V 06 - N S V= Vigncia
corresponde ao tempo de
vida do bem.
0-4-4 Inventrio de bens patrimoniais 02 04 10 S N

0-4-5 Guarda e segurana

0-4-5-1 Servios de vigilncia e portaria 02 04 - N S
0-4-5-2 Sinistro 02 04 - N S
0-4-5-2-1 Preveno de incndio 02 04 - N S
0-4-5-2-2 Planta de localizao de V 04 - N S
equipamentos de
controle de incndio
0-4-5-3 Termo de entrega e compromisso V 04 - N S A vigncia expira com a
de uso de Equipamentos de substituio do EPIS
Proteo Individual EPIS
0-4-6 Uso de dependncias 02 N - N S
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0-5 ORAMENTO E FINANAS

- A vigncia se esgota
0-5-1 Ato Administrativo V N S N
com a revogao do ato.
Material impresso deve
ser mantido em
biblioteca.

0-5-2 Auditoria 02 04 10 S N
0-5-3 Planejamento 02 N - N S
0-5-4 Oramento
0-5-4-1 Proposta oramentria 02 N - N S
0-5-5 Execuo da lei oramentria 02 04 - N S
0-5-5-1 Relatrio gerencial * - - - - * As informaes dos
ltimos 05 anos esto
disponveis em sistema
informatizado.
0-5-5-2 Programao oramentria 02 N - N S
0-5-5-3 Alterao oramentria 02 N - N S
0-5-5-4 Execuo fsica do oramento * - 10 S N *As informaes esto
registradas em sistema
informatizado. A SEPL/
COP/SEFA mantm cpia
em papel por 10 anos e,
aps esse prazo, transfere
para o Arquivo Pblico do
Estado.
0-5-6 Finanas
0-5-6-1 Programao financeira de 02 04 - N S
desembolso
0-5-6-2 Execuo da receita 02 04 - N S
0-5-6-3 Execuo da despesa 02 04 - N S
0-5-7 Conta bancria V 06 - N S
CTN, art. 173
0-5-7-1 Extrato bancrio 02 04 - N S
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0-5-8 Controle Contbil

0-5-8-1 Balano 02 04 10 S N
0-5-8-2 Balancete 02* 04 - N S *Aps aprovao
pelo Tribunal de
Contas. Caso
contenha
recolhimento da rea
de pessoal, o mesmo
deve ser
desentranhado e
compor um conjunto
com a documentao
contbil que efetivou
o pagamento da
despesa, devendo ser
codificado conforme
o assunto especfico.
Em caso do mesmo
conjunto conter mais
de um recolhimento,
considerar o maior
prazo de guarda.
0-5-8-3 Livro caixa 01 05 - N S
Lei Federal n. 5.172/66,
0-5-8-4 Livro dirio 01 05 - N S art.195, pargrafo nico
0-5-8-5 Livro razo 01 05 - N S
0-5-9 Prestao de contas 02* 04 - N S *Aps aprovao pelo
Tribunal de Contas.

Idem 0-5-8-2
0-5-10 Pagamento de encargos
0-5-10-1 Contribuio sindical 01 05 - N S Lei Federal n. 5.172/66,
art. 174, pargrafo nico;
CLT, art. 578 a 610
0-5-10-2 COFINS 01 10 - N S Lei Complementar
n. 70/91
0-5-10-3 FGTS 01 30 - N S Lei Federal n. 8.036/90,
art. 23, pargrafo 5;
Smula TST 95
0-5-10-4 FINSOCIAL 01 10 - N S Decreto Lei Federal n.
2.049/83, art. 9
0-5-10-5 ISS 01 05 - N S CTN, art. 173.
0-5-10-6 PIS/PASEP 01 10 - N S Decreto Lei Federal n.
2052/83, art. 10
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0-5-10-7 INSS 01 10 - N S Lei Federal n. 8.212/91,
art. 32, pargrafo nico,
art. 45, pargrafo nico,
art. 46; Decreto Lei
Federal n. 2.052/83, art.
3 e 10; Decreto Federal
n. 5.545/05, art. 347 e
347-A
0-5-10-8 IR 01 05 - N S
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0-6 DOCUMENTAO E INFORMAO

01 N - N S
0-6-1 Publicao de matrias. Dirio Oficial.
Boletim de Servio. Outros peridicos
0-6-2 Produo editorial 02 04 - N S
0-6-2-1 Obra publicada * - - S N *Um exemplar da
obra publicada, ser
guardado em
biblioteca.
0-6-3 Documentao bibliogrfica V 04 - S N
0-6-3-1 Compra. Doao *. Permuta. Cesso. 02 04 - N S * Os termos de doao
sero encaminhados
ao arquivo
permanente.
0-6-3-2 Registro 02 04 - N S
0-6-3-3 Inventrio 04 04 - S N
0-6-3-4 Catalogao. Classificao V N - N S
0-6-3-5 Referncia e circulao 02 N - N S
0-6-4 Sistema de arquivo. Controle de V 04 - S N
documentos. Controle de informao
0-6-4-1 Produo de documentos. 02 N - N S
Levantamento. Diagnstico.
Controle do fluxo
0-6-4-2 Protocolo. Recepo. Tramitao e 02 N - N S
expedio de documentos
0-6-4-3 Classificao e arquivamento V N - N S
0-6-4-4 Consulta e emprstimo 02 N - N S
0-6-4-5 Destinao de documentos: 04 04 - S N
Avaliao. Eliminao.
Transferncia. Recolhimento
0-6-4-6 Reproduo de documentos 04 04 - S N
0-6-5 Gerenciamento eletrnico da informao
0-6-5-1 Planos. Projetos 04 04 - S N
0-6-5-2 Programas. Sistemas V 04 - S N Lei Federal n. 8.666/93,
art. 57, IV

0-6-5-2-1 Manual do usurio de

V 02 - N S
sistema de informtica
desenvolvido por rgo
pblico
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0-6-5-2-2 Certificado de licena de V 08 - N S Lei Federal 9.609/98, art.
uso de programa de 12, 1
computador (software)
0-6-5-2-3 Manual tcnico de uso de V 02 - N S
programa de computador
0-6-5-2-4 Base de dados V - - - - Lei Federal n. 9.610/98,
art. 87. Cabe ao
produtor avaliar a
importncia do contedo
da base para a
Administrao Estadual
considerada de valor
histrico ou probatrio,
providenciando para
guarda permanente, o
manual de elaborao e o
back-up dos dados.
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0-7 MEIOS DE COMUNICAO

0-7-1 Servio de rdio V 04 - N S

0-7-2 Servio de telefonia. Fax V 04 - N S
0-7-3 Servios de transmisso de dados, V 04 - N S
voz e imagem
7.3- NDICE DE ASSUNTOS / TIPOS DOCUMENTAIS

TIPO DOCUMENTAL CDIGO DE CLASSIFICAO

-A-
Abastecimento de veculo........................................................................................0-4-2-5
Abandono de cargo..................................................................................................0-2-9-2
Abono (de)
Falta..............................................................................................................0-2-12-2
Permanncia em servio....................................................................... ......0-2-8-2-1
Ao
Disciplinar......................................................................................................... 0-2-9
Judicial ............................................................................................................ 0-1-13
Trabalhista....................................................................................................... 0-1-14
Acidente (de)
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-6
Trabalho (segurana do trabalho) ................................................................0-2-11-2
Acordo. Contrato. Convnio. Termo
Administrao geral .......................................................................................... 0-1-3
Sindical...........................................................................................................0-2-2-3
Acmulo de cargo....................................................................................................0-2-7-5
Adiantamento
Execuo da despesa......................................................................................0-5-6-3
Adicional (de)..........................................................................................................0-2-8-4
Frias..............................................................................................................0-2-8-4
Noturno ..........................................................................................................0-2-8-4
Servio extraordinrio (hora extra) ................................................................0-2-8-4
Tempo de servio (qinqnios)....................................................................0-2-8-4
Aditamento de contrato
Administrao Geral ......................................................................................... 0-1-3
Equipamento de informtica ..........................................................................0-6-5-3
Guarda e segurana ........................................................................................... 0-4-5
Obra................................................................................................................0-4-1-5
Prestao de servio profissional autnomo ................................................... 0-2-14
Adjudicao
Bens imveis ..................................................................................................0-4-1-2
Material permanente ......................................................................................0-3-1-1
Admisso de servidor ..............................................................................................0-2-7-1
Advertncia (penalidade disciplinar).......................................................................0-2-9-1
Afastamento permitido ao servidor .........................................................................0-2-8-9
Agenda (de)
Compromisso oficial ......................................................................................0-1-5-1
Eventos............................................................................................................ 0-1-12
Agradecimento ........................................................................................................0-1-6-1
Ajuda de custo
Cargo em comisso ........................................................................................0-2-8-6

62
 Gratificao....................................................................................................0-2-8-3
Alienao (de)
Bens imveis ..................................................................................................0-4-1-3
Material ............................................................................................................. 0-3-3
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-4
Alimentao (auxlio)..............................................................................................0-2-8-7
Alistamento eleitoral (ausncia) ..............................................................................0-2-8-9
Alterao
Oramentria..................................................................................................0-5-5-3
Salarial ...........................................................................................................0-2-6-3
Aluguel (de)
Bens imveis .................................................................................................0-4-1-6
Material permanente ......................................................................................0-3-1-1
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-2
Aperfeioamento profissional do servidor ................................................................. 0-2-5
Aplicao de pena (processo administrativo)..........................................................0-2-9-3
Aposentadoria........................................................................................................0-2-10-1
Aproveitamento de servidor ....................................................................................0-2-7-1
Apurao de responsabilidade do servidor................................................................. 0-2-9
Aquisio (de)
Bens imveis ..................................................................................................0-4-1-2
Documentao bibliogrfica...........................................................................0-6-3-1
Equipamento de informtica ..........................................................................0-3-1-1
Equipamento reprogrfico.......................................................................... 0-3-2-6-1
Material de consumo (inclusive licitaes)....................................................0-3-1-2
Permanente .........................................................................................0-3-1-1
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-1
Ar condicionado (manuteno) ...............................................................................0-4-1-8
Armazenamento .........................................................................................................0-3-2
Arquivamento de documento ..................................................................................0-6-4-3
Arrendamento de bens imveis ...............................................................................0-4-1-2
Artigo, nota, notcia (comunicao social).............................................................0-1-9-1
Ascenso funcional..................................................................................................0-2-6-3
Assentamento funcional ............................................................................................. 0-2-3
Assinatura de peridico ...........................................................................................0-6-3-1
Assistncia
Pr-escolar (auxlio).......................................................................................0-2-8-7
Social............................................................................................................... 0-2-10
Associao de servidores.........................................................................................0-2-2-3
Ata (de)
Cmara tcnica. Comisso. Conselho. Grupo de trabalho. Junta. Comit. .............0-1-7-1
Comisso Setorial de Avaliao ....................................................................0-6-4-5
Eliminao de documentos ............................................................................0-6-4-5
Reunio (compromissos oficiais)...................................................................0-1-5-2
Atestado (de)
Sade ocupacional ................................................................................. 0-2-11-1-1
Freqncia do servidor (no rgo e/ou entidade).........................................0-2-12-2
Freqncia em curso (promovido por outra instituio) ........................ 0-2-5-2-1

63
Ato administrativo
Oramento e finanas........................................................................................ 0-5-1
Recursos humanos............................................................................................. 0-2-1
Auditoria
Oramento e finanas........................................................................................ 0-5-2
Sistema da qualidade....................................................................................0-1-10-1
Auditrio (controle de uso).. ...................................................................................... 0-4-6
Ausncia (para) .......................................................................................................0-2-8-9
Acompanhamento de familiar em caso de doena.........................................0-2-8-9
Alistamento eleitoral ......................................................................................0-2-8-9
Doao de sangue...........................................................................................0-2-8-9
Exerccio de cargo de direo, chefia ou em comisso..................................0-2-8-9
Horrio especial (estudante)...........................................................................0-2-8-9
Depor..............................................................................................................0-2-8-9
Misso ou estudo ( no pas ou no exterior) ....................................................0-2-8-9
Priso provisria ............................................................................................0-2-8-9
Servir ao Tribunal Regional Eleitoral ............................................................0-2-8-9
Servir como jurado e outros servios obrigatrios por lei .............................0-2-8-9
Autnomo (prestao de servio)............................................................................. 0-2-14
Autorizao (de)
Participao em curso (promovido por outra instituio)..............................0-2-5-2
Sada de material............................................................................................0-3-2-4
Uso de veculo................................................................................................0-4-2-7
Auxlio.....................................................................................................................0-2-8-7
Acidente .........................................................................................................0-2-8-7
Alimentao ...................................................................................................0-2-8-7
Assistncia pr-escolar...................................................................................0-2-8-7
Creche ............................................................................................................0-2-8-7
Diferena de caixa de servidores ...................................................................0-2-8-7
Doena ..........................................................................................................0-2-8-7
Funeral ...........................................................................................................0-2-8-7
Moradia ..........................................................................................................0-2-8-7
Natalidade ......................................................................................................0-2-8-7
Recluso .........................................................................................................0-2-8-7
Salrio famlia ................................................................................................0-2-8-7
Vale-transporte...............................................................................................0-2-8-7
Avaliao (de)
Desempenho...................................................................................................0-2-6-3
Documentos ...................................................................................................0-6-4-5
Sistema da qualidade....................................................................................0-1-10-3
Averbao de tempo de servio......................................................................... 0-2-10-1-1
Aviso..................... ..................................................................................................0-1-6-3

-B-

Baixa (de)
Documentao bibliogrfica ..........................................................................0-6-3-2

64
 Material de consumo......................................................................................0-3-5-2
Permanente .........................................................................................0-3-5-1
Balancete........... ......................................................................................................0-5-8-2
Balano...... ..............................................................................................................0-5-8-1
Banca examinadora (constituio) ..........................................................................0-2-4-2
Base de dados ...................................................................................................... 0-6-5-2-4
Bens imveis .............................................................................................................. 0-4-1
Semoventes.......................................................................................................... 0-4-3
Bibliografias ............................................................................................................0-6-3-5
Boletim (de)
Informativo (Comunicao social) ....................................................................0-1-9-2
Freqncia do servidor .....................................................................................0-2-12-3
Ocorrncia...........................................................................................................0-3-2-2

-C-

Cadastro (de)
Fornecedor .....................................................................................................0-3-1-3
Geral de Empregados e Desempregados CAGED......................................0-2-2-2
Instrutor...................................................................................................... 0-2-5-1-2
Nacional de Pessoa Jurdica CNPJ.................................................................0-1-2
Projeto/atividade (oramento e finanas).......................................................0-5-4-1
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-3
Cmara tcnica ........................................................................................................... 0-1-7
Campanha institucional .............................................................................................. 0-1-9
Candidatos a cargo pblico .....................................................................................0-2-4-1
Capacidade tcnica de fornecedor ...........................................................................0-3-1-3
Cargo
Classificao ..................................................................................................0-2-6-2
Criao ...........................................................................................................0-2-6-2
Plano ..............................................................................................................0-2-6-2
Quadro............................................................................................................0-2-6-2
Tabela salarial ................................................................................................0-2-6-2
Transformao ...............................................................................................0-2-6-2
Carta (de)
Apresentao..................................................................................................0-1-6-2
Preposto........................................................................................................... 0-2-13
Recomendao ...............................................................................................0-1-6-2
Representao ................................................................................................0-1-6-2
Cartaz (comunicao social)....................................................................................0-1-9-5
Carto de ponto .....................................................................................................0-2-12-1
Catalogao do material bibliogrfico.....................................................................0-6-3-4
Catlogo de material permanente e de consumo ........................................................ 0-3-6
Cerimnia oficial ...................................................................................................... 0-1-12
Certido (de)
Contribuio Previdenciria ................................................................... 0-2-10-2-1
Se vivo fosse........................................................................................0-2-10-2-2

65
Certificado (de)
Aprovao de Instalaes CAI.............................................................. 0-2-11-1-2
Curso ..............................................................................................................0-2-5-1
Licena de uso de programa de computador ............................................. 0-6-5-2-2
Cesso (de)
Bens imveis .................................................................................... 0-4-1-2/0-4-1-3
Documentao bibliogrfica ..........................................................................0-6-3-1
Material de consumo............................................................................0-3-1-2/0-3-3
Permanente ...............................................................................0-3-1-1/0-3-3
Servidor..........................................................................................................0-2-7-4
Veculo ............................................................................................. 0-4-2-1/0-4-2-4
CIPA - Comisso Interna de Preveno de Acidente........................................ 0-2-11-2-2
Circulao de documentao bibliogrfica .............................................................0-6-3-5
Circular.......... ..........................................................................................................0-1-6-3
Classificao (de)
Cargos e funes ............................................................................................0-2-6-2
Documento de arquivo (sistema de arquivo) .................................................0-6-4-3
Clipping........... ........................................................................................................0-1-9-3
Cdigo de classificao de documentos ..................................................................0-6-4-3
Co-edies ...............................................................................................................0-6-2-1
Comemoraes ......................................................................................................... 0-1-12
Comisso (de)
Interna de Preveno de Acidentes - CIPA.............................................. 0-2-11-2-2
Sindicncia (denncia e sindicncia) .............................................................0-2-9-2
Tcnica .............................................................................................................. 0-1-7
Comodato (de)
Bens imveis .................................................................................... 0-4-1-2/0-4-1-3
Equipamento de informtica ..........................................................................0-6-5-3
Material ................................................................................................0-3-1-1/0-3-3
Compra (de)
Bens imveis ..................................................................................................0-4-1-2
Documentao bibliogrfica ..........................................................................0-6-3-1
Material de consumo......................................................................................0-3-1-2
Permanente.....................................................................................................0-3-1-1
Veculo...........................................................................................................0-4-2-1
Compromisso de estgio........................................................................................0-2-15-1
Compromisso oficial .................................................................................................. 0-1-5
Comprovante de rendimento ............................................................................... 0-2-8-2-2
Comprovante de recolhimento de encargos sociais (autnomos) ............................ 0-2-14
Comunicao (de)
Acidentes de Trabalho CAT ................................................................. 0-2-11-2-1
Administrativa................................................................................................... 0-6-1
Extravio. Roubo. Furto. Desaparecimento de material..................................0-3-2-2
Concurso pblico (procedimentos) ............................................................................ 0-2-4
Condomnio .............................................................................................................0-4-1-1
Conferncia............................................................................................................... 0-1-12
Congresso. ................................................................................................................ 0-1-12
Conselho (criao de) ................................................................................................. 0-1-7

66
Conserto de equipamento ou mobilirio..................................................................... 0-3-4
Conservao de material............................................................................................. 0-3-4
Consignao ............................................................................................................0-2-8-5
Construo...............................................................................................................0-4-1-5
Consulta (em)
Documentao de arquivo..............................................................................0-6-4-4
Documentao bibliogrfica ..........................................................................0-6-3-5
Conta (de)
gua e esgoto.................................................................................................0-4-1-1
Bancria ............................................................................................................ 0-5-7
Luz, gs, condomnio .....................................................................................0-4-1-1
Telefone .........................................................................................................0-4-1-1
Contagem de frias em dobro.............................................................................. 0-2-8-4-1
Contagem de tempo de servio.......................................................................... 0-2-10-1-1
Contratao de servidor...........................................................................................0-2-7-1
Contrato (de)
Administrao geral .......................................................................................... 0-1-3
Equipamentos de informtica.........................................................................0-3-1-1
Guarda e segurana ........................................................................................... 0-4-5
Obras ..............................................................................................................0-4-1-5
Servio de conservao e recuperao de material........................................... 0-3-4
Servio profissional autnomo........................................................................ 0-2-14
Contribuio (para)
Financiamento da Seguridade Social COFINS.........................................0-5-10-2
Previdenciria (do)
Empregador..................................................................................................0-5-10-7
Servidor...................................................................................................... 0-2-8-5-1
Sindical (do)
Empregador..................................................................................................0-5-10-1
Servidor...................................................................................................... 0-2-8-5-1
Controle (de)
Ambiental da rea de trabalho ...................................................................0-2-11-1
rea de armazenagem.............................................................................. 0-3-2-1-1
Contbil .......................................................................................................... 0-5-8
Documento ..................................................................................................... 0-6-4
Emisso de certificado.................................................................................0-2-5-1
Entrada e sada de pessoas.............................................................................. 0-4-6
Estoque de material .....................................................................................0-3-2-1
Fluxo de documentos...................................................................................0-6-4-1
Freqncia .................................................................................................... 0-2-12
Hora extra ..................................................................................................0-2-12-4
Portaria............................................................................................................ 0-4-6
Servio pblico (denncia de irregularidade)............................................0-1-11-1
Servio postal ..............................................................................................0-6-4-2
Servio reprogrfico ....................................................................................0-3-2-6
Uso de veculo .............................................................................................0-4-2-7
Convenes .............................................................................................................. 0-1-12
Convnio (administrao geral) ................................................................................. 0-1-3

67
Convite (eventos/cerimnias oficiais) ...................................................................0-1-12-3
Convocao (reunies) ............................................................................................0-1-5-3
Comunicao administrativa ...................................................................................... 0-1-6
Cota (execuo da receita).......................................................................................0-5-6-2
Crdito do tesouro ...................................................................................................0-5-6-2
Criao de cargos e funes ....................................................................................0-2-6-2
Crtica ao servio pblico......................................................................................0-1-11-1
Cronograma (de)
Atividade......................................................................................................0-1-7-2
Visita institucional..................................................................................0-1-9-10-1
Curriculum vitae (recrutamento e seleo) .............................................................0-2-4-1

-D-

Dao (de)
Bens imveis................................................................................................0-4-1-2
Material permanente ....................................................................................0-3-1-1
Veculo.........................................................................................................0-4-2-1
Dados Informativos de Acidente DIA............................................................ 0-2-11-1-3
Dcimo terceiro salrio............................................................................................0-2-8-4
Declarao de
bens (servidor e ocupante de cargo de confiana) .....................................0-2-8-10
instalao .............................................................................................. 0-2-11-1-4
visita ..................................................................................................... 0-1-9-10-3
Defesa (processo administrativo) ............................................................................0-2-9-3
Delegao de competncia ....................................................................................... 0-2-13
Demisso de servidor ..............................................................................................0-2-7-2
Denncia de irregularidade no servio pblico .....................................................0-1-11-1
Dependncias da instituio (uso) ............................................................................. 0-4-6
Depoimento (ausncia)............................................................................................0-2-8-9
Desaparecimento de material de consumo e permanente........................................0-3-2-2
Desapropriao de bens imveis .............................................................................0-4-1-4
Desconto obrigatrio ........................................................................................... 0-2-8-5-1
Contribuio fixada em favor da Fazenda Estadual ou Federal .............. 0-2-8-5-1
Contribuio previdenciria .................................................................... 0-2-8-5-1
Contribuio sindical ............................................................................... 0-2-8-5-1
Cumprimento a deciso judicial .............................................................. 0-2-8-5-1
Penso alimentcia ................................................................................... 0-2-8-5-1
Prmio de seguro de vida compulsrio.................................................... 0-2-8-5-1
Desconto permitido (para)................................................................................... 0-2-8-5-2
Aluguel para fins de residncia ............................................................... 0-2-8-5-2
Auxlio financeiro de associao de assistncia e sindicato.................... 0-2-8-5-2
Auxlio funeral......................................................................................... 0-2-8-5-2
Contribuio para entidade aberta da previdncia privada...................... 0-2-8-5-2
Despesa de corrente a crdito rotativo................................................................. 0-2-8-5-2
Efetuada em supermercado...................................................................... 0-2-8-5-2
Hospitalar e odontolgica ........................................................................ 0-2-8-5-2
Emprstimo.............................................................................................. 0-2-8-5-2

68
 Farmcia .................................................................................................. 0-2-8-5-2
Financiamento de casa prpria ................................................................ 0-2-8-5-2
Mensalidade (de)
Curso regular ........................................................................................... 0-2-8-5-2
Associao de assistncia e sindicato ...................................................... 0-2-8-5-2
Plano de sade ......................................................................................... 0-2-8-5-2
tica......................................................................................................... 0-2-8-5-2
Prmio de seguro de vida em grupo ........................................................ 0-2-8-5-2
Servio de emergncia mdica ................................................................ 0-2-8-5-2
Desempenho de mandato classista (licena) ...........................................................0-2-8-9
Desenvolvimento (sistema de qualidade)..............................................................0-1-10-2
Designao (de)
Equipe do sistema da qualidade.................................................................0-1-10-2
Servidor ......................................................................................................0-2- 7-1
Desincorporao (de)
Bens imveis................................................................................................0-4-1-3
Veculo.........................................................................................................0-4-2-4
Desinfestao (bens imveis) ..................................................................................0-4-1-8
Despedida (manifestao de)...................................................................................0-1-6-1
Despesa (de).......... ..................................................................................................0-5-6-3
Corrente (execuo da despesa) ..................................................................0-5-6-3
Capital (execuo da despesa) .....................................................................0-5-6-3
Viagem e acomodao.................................................................................0-2-8-6
Destinao de documento........................................................................................0-6-4-5
Diagnstico (de)
Produo documental ..................................................................................0-6-4-1
Sistema da qualidade .................................................................................0-1-10-1
Dirio de bordo (veculo) ........................................................................................0-4-2-7
Direito do servidor...................................................................................................... 0-2-8
Direito autoral..........................................................................................................0-6-2-1
Discurso................................................................................................................. ...0-1-12
Dispensa de servidor................................................................................................0-2-7-2
Disposio funcional ...............................................................................................0-2-7-4
Dissdio coletivo......................................................................................................0-2-2-3
Distribuio (de)
Material........................................................................................................... 0-3-2
Produo editorial (do rgo e/ou entidade)................................................... 0-6-2
Divulgao de produo editorial .............................................................................. 0-6-2
Doao (de)
Bens imveis.................................................................................. 0-4-1-2/0-4-1-3
Documentao bibliogrfica........................................................................0-6-3-1
Equipamento de informtica........................................................................0-6-5-3
Material de consumo .........................................................................0-3-1-2/0-3-3
Permanente ........................................................................................0-3-1-1/0-3-3
Sangue (ausncia para) ................................................................................0-2-8-9
Veculo........................................................................................... 0-4-2-1/0-4-2-4
Documentao (de)........................................................................................................ 0-6
Biblioteca........................................................................................................ 0-6-3

69
 Sistema de arquivo ......................................................................................... 0-6-4
Sistema da qualidade .................................................................................... 0-1-10
Doena (auxlios).....................................................................................................0-2-8-7
Dossi (de)
CIPA por mandato ................................................................................. 0-2-11-2-5
Campanha de preveno ........................................................................ 0-2-11-1-5
Estagirio ...................................................................................................0-2-15-1
Duplicata..................................................................................................................0-5-6-3

-E-

Edital (processo de seleo) ....................................................................................0-2-4-2

Elaborao da proposta oramentria......................................................................0-5-4-1
Elevador (manuteno)............................................................................................0-4-1-8
Eliminao de documento .......................................................................................0-6-4-5
Elogio ao servio pblico ......................................................................................0-1-11-1
Emolumento (execuo da receita) .........................................................................0-5-6-2
Empenho (execuo da despesa) .............................................................................0-5-6-3
Emplacamento de veculo........................................................................................0-4-2-3
Emprstimo (de)
Documentao bibliogrfica........................................................................0-6-3-5
Documentao de arquivo ...........................................................................0-6-4-4
Material permanente ....................................................................................0-3-1-1
Enquadramento funcional........................................................................................0-2-6-3
Entrada e permanncia fora do horrio de expediente ............................................... 0-4-6
e sada de pessoas......................................................................................... 0-4-6
Entrega de certificado (cursos)................................................................................0-2-5-1
Equipamento
Aquisio (material permanente).................................................................0-3-1-1
Conservao e recuperao ............................................................................ 0-3-4
Reprogrfico ............................................................................................ 0-3-2-6-1
Termo de entrega e de compromisso de uso de EPIS ................................0-4-5-3
Equiparao funcional .............................................................................................0-2-6-3
Escala (de)
Frias ....................................................................................................... 0-2-8-8-1
Planto .......................................................................................................0-2-12-5
Trabalho.....................................................................................................0-2-12-5
Escritura de bens imveis........................................................................................... 0-4-1
Esgoto......................................................................................................................0-4-1-1
Especificao de material ........................................................................................... 0-3-6
Estagirio.................................................................................................................. 0-2-15
Estatuto do rgo e/ou entidade ................................................................................. 0-1-1
Estoque (material) ...................................................................................................0-3-2-1
Estrutura do rgo e/ou entidade................................................................................... 0-1
Estudo (de)
Ao governamental ....................................................................................... 0-0-1
Documentao bibliogrfica........................................................................... 0-6-3
Material.............................................................................................................. 0-3

70
 Necessidade e previso de pessoal ..............................................................0-2-6-1
Patrimnio ......................................................................................................... 0-4
Eventos promovidos pelo rgo e/ou entidade......................................................0-1-12-3
Exame mdico (para)
Admisso .............................................................................................. 0-2-11-1-6
Demisso .............................................................................................. 0-2-11-1-6
Mudana de funo................................................................................ 0-2-11-1-6
Peridico ............................................................................................... 0-2-11-1-6
Recrutamento e seleo ..............................................................................0-2-4-3
Retorno ao trabalho ............................................................................... 0-2-11-1-6
Execuo (da)
Despesa ........................................................................................................0-5-6-3

Fsica do oramento.....................................................................................0-5-5-4
Lei oramentria ............................................................................................. 0-5-5
Receita .........................................................................................................0-5-6-2
Exemplar nico (de)
Gabarito de teste ..........................................................................................0-2-4-2
Prova............................................................................................................0-2-4-2
Exonerao de servidor ...........................................................................................0-2-7-2
Expedio de documento.........................................................................................0-6-4-2
Expediente (Indeferido)...........................................................................................0-1-6-3
Exposio (material de )........................................................................................... 0-1-12
Expulso (do servidor) ............................................................................................0-2-7-2
Extintor de incndio ............................................................................................ 0-4-5-2-1
Extrato de conta bancria ........................................................................................0-5-7-1
Extravio (de)
Material de consumo e permanente .............................................................0-3-2-2
Patrimnio (sinistro) ....................................................................................0-4-5-2

-F-

Falecimento (de)
Familiares (licena) ...............................................................................................0-2-8-12
Servidor .......................................................................................................0-2-7-2
Falta disciplinar .......................................................................................................0-2-9-2
Fatura .......................................................................................................................0-5-6-3
Fax............. ........................................................................................................ .........0-7-2
Feiras (material de)................................................................................................... 0-1-12
Felicitaes ..............................................................................................................0-1-6-1
Frias............ ...........................................................................................................0-2-8-8
Adicional de 1/3...........................................................................................0-2-8-4
FGTS - Fundo de Garantia por Tempo de Servio................................................0-5-10-3
Ficha (de)
Cadastral (estagirio).................................................................................0-2-15-2
Acompanhamento de processo ....................................................................0-6-4-2
Controle de utilizao de veculo (dirio de bordo) ....................................0-4-2-7

71
 Informao para o Ministrio do Trabalho SSMT ............................. 0-2-11-2-6
Inscrio em curso oferecido pelo rgo e/ou entidade .......................... 0-2-5-1-1
Inscrio (recrutamento e seleo) ..............................................................0-2-4-1
Financeira (folha de pagamento) ......................................................................... 0-2-8-1-1
Finanas...................................................................................................................... 0-5-6
Fluxo de documento ................................................................................................0-6-4-1
Folder (comunicao social) ...................................................................................0-1-9-5
Folha (de)
Complementar (oramento) .........................................................................0-5-5-1
Freqncia (estagirio) ..............................................................................0-2-15-3
Pagamento
Normal .........................................................................................................0-2-8-1
Complementar .............................................................................................0-2-8-1
Ponto ..........................................................................................................0-2-12-1
Fornecedor (capacidade tcnica) .............................................................................0-3-1-3
Fornecimento (de)
gua ............................................................................................................0-4-1-1
Energia eltrica ............................................................................................0-4-1-1
Gs ...............................................................................................................0-4-1-1
Servios bsicos (bens imveis) ..................................................................0-4-1-1
Freqncia do servidor ............................................................................................. 0-2-12
Fundo de Garantia por Tempo de Servio - FGTS................................................0-5-10-3
Fundo de Investimento Social FINSOCIAL ......................................................0-5-10-4
Funeral (auxlio) ......................................................................................................0-2-8-7
Furto (de)
Bens mveis.................................................................................................0-2-9-2
Material de consumo e permanente .............................................................0-3-2-2

-G-

Gabarito do candidato (prova e teste)......................................................................0-2-4-3

Gala (licena)...........................................................................................................0-2-8-9
Gs (fornecimento)..................................................................................................0-4-1-1
Gestante (licena) ....................................................................................................0-2-8-9
Gratificao (de)......................................................................................................0-2-8-3
Cargo em comisso......................................................................................0-2-8-3
Execuo de trabalho de natureza especial, com risco de vida ...................0-2-8-3
Exerccio de encargo de auxiliar de membro de banca ou
comisso examinadora de concurso
ou prova de habilitao................................................................................0-2-8-3
professor de curso legalmente institudo .....................................................0-2-8-3
encargos especiais........................................................................................0-2-8-3
Funo .........................................................................................................0-2-8-3
Insalubridade ou periculosidade ..................................................................0-2-8-3
Natalina........................................................................................................0-2-8-3
Participao em rgo de deliberao coletiva............................................0-2-8-3
Prestao de servio em regime de tempo integral e dedicao exclusiva ..........0-2-8-3

72
 Prestao de servio extraordinrio .............................................................0-2-8-3
Produtividade...............................................................................................0-2-8-3
Realizao de trabalho relevante (tcnico ou cientfico).............................0-2-8-3
Representao de gabinete...........................................................................0-2-8-3
Substituio .................................................................................................0-2-8-3
Greve....... ................................................................................................................0-2-2-3
Grupo de trabalho ....................................................................................................... 0-1-7
Guarda e segurana (patrimnio) ............................................................................... 0-4-5
Guia (de)
Recolhimento de documento .......................................................................0-6-4-5
Tramitao de documento ...........................................................................0-6-4-2
Transferncia de documento........................................................................0-6-4-5

-H-

Habilitao jurdica e regularizao fiscal ................................................................. 0-1-2

Homenagem.............................................................................................................. 0-1-12
Horrio (de)
Especial para servidor estudante (ausncia)...................................................0-2-8-9
Expediente....................................................................................................... 0-2-12
Permisso para permanncia no local de trabalho fora do horrio ................... 0-4-6
Hora extra
Controle........................................................................................................0-2-12-4
Pagamento......................................................................................................0-2-8-4

-I-

Identidade visual (do rgo e/ou entidade) .............................................................0-1-9-4

Implantao (de sistema da qualidade)..................................................................0-1-10-2
Importao (de)
Material permanente ......................................................................................0-3-1-1
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-1
Imposto de Renda - IR...........................................................................................0-5-10-8
Imposto Sobre Servio ISS.................................................................................0-5-10-5
Impresso de produo editorial ................................................................................ 0-6-2
Incndio
Preveno ................................................................................................... 0-4-5-2-1
Sinistro ...........................................................................................................0-4-5-2
Incorporao (de)
Bens imveis ..................................................................................................0-4-1-2
Equipamento de informtica ..........................................................................0-3-1-1
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-1
Indeferimento
(Expediente/processo)..............................................................................................0-1-6-3
Informtica ................................................................................................................. 0-6-5
Informao...............................................................................................................0-1-6-3

73
Infrao de trnsito.... ..............................................................................................0-4-2-6
Infrao disciplinar leve ..........................................................................................0-2-9-1
Inqurito administrativo ..........................................................................................0-2-9-3
Insalubridade (gratificao).....................................................................................0-2-8-3
Inspeo de veculo .................................................................................................0-4-2-5
Instalao (de)
Aparelho de fax................................................................................................. 0-7-2
Extintor de incndio ................................................................................... 0-4-5-2-1
Material (equipamento e mobilirio) ................................................................ 0-3-4
Servio bsico em bens imveis ....................................................................0-4-1-1
Servio de rdio ................................................................................................ 0-7-1
Servio de telefonia........................................................................................... 0-7-2
Servio de telecomunicao (voz e imagem).................................................... 0-7-3
Instituio de dependente .................................................................................. 0-2-10-1-4
Intercmbio entre bibliotecas ..................................................................................0-6-3-5
Instruo (sobre)
Documentao bibliogrfica ............................................................................. 0-6-3
Material (permanente e de consumo)................................................................... 0-3
Meios de comunicao......................................................................................... 0-7
Normativa (recursos humanos) ......................................................................... 0-2-1
Oramento e finanas........................................................................................ 0-5-1
Patrimnio............................................................................................................ 0-4
Sistema de arquivo e controle de documentos .................................................. 0-6-4
Inventrio (de)
Acervo bibliogrfico ......................................................................................0-6-3-3
Bens patrimoniais.............................................................................................. 0-4-4
Material de consumo......................................................................................0-3-5-2
Permanente .........................................................................................0-3-5-1

-J-

Jornada de trabalho..................................................................................................0-2-7-5
Julgamento (processo administrativo).....................................................................0-2-9-3
Justificativa de falta...............................................................................................0-2-12-2

-L-

Laudo (de)
Avaliao ambiental................................................................................. 0-2-11-1-7
Tcnico de inspeo do local de trabalho ................................................ 0-2-11-1-8
Referente desaparecimento de material ...........................................0-3-2-2
Pericial (processo administrativo)..................................................................0-2-9-3
Tcnico (processo administrativo) .................................................................0-2-9-3
Leasing (material permanente) ................................................................................0-3-1-1

74
Legislao (de)
Oramento e finanas........................................................................................ 0-5-1
Estrutura, funcionamento e organizao do rgo............................................ 0-1-1
Leilo (de)
Bens imveis ..................................................................................................0-4-1-3
Material ............................................................................................................. 0-3-3
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-4
Levantamento da produo de documentos ............................................................0-6-4-1
Liberao de veculo................................................................................................0-4-2-7
Licena (de/para).............. .......................................................................................0-2-8-9
Acidente de trabalho ......................................................................................0-2-8-9
Adotante .........................................................................................................0-2-8-9
Afastamento de funo...................................................................................0-2-8-9
Amamentao.................................................................................................0-2-8-9
Compulsria ...................................................................................................0-2-8-9
Concorrer ou exercer cargo eletivo, mandato eletivo ou legislativo..............0-2-8-9
Curso de ps-graduao .................................................................................0-2-8-9
Desempenho de mandato classista.................................................................0-2-8-9
Especial ou prmio.........................................................................................0-2-8-9
Gestante..........................................................................................................0-2-8-9
Gala (casamento)............................................................................................0-2-8-9
Maternidade para fins de adoo legal (Adotante) ........................................0-2-8-9
Natimorto e de paternidade ............................................................................0-2-8-9
Nojo (falecimento de familiares) ...................................................................0-2-8-9
Trmite de aposentadoria (Remuneratria)....................................................0-2-8-9
Tratamento de sade .....................................................................................0-2-8-9
Tratamento de sade de pessoa da famlia.....................................................0-2-8-9
Tratar de interesse particular..........................................................................0-2-8-9
Readaptao ..................................................................................................0-2-8-9
Servio militar obrigatrio .............................................................................0-2-8-9
Uso de programa de computador ..................................................................0-6-5-2
Viagem (acompanhar cnjuge servidor pblico) ...........................................0-2-8-9
Licenciamento de veculo .....................................................................................0-4-2-3
Licitao (para) / Aquisio (de)
Equipamento de informtica ..........................................................................0-3-1-1
Material Permanente ......................................................................................... 0-3-1
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-1
Conservao e recuperao de material .........................................................0-3-4-2
Obras ..............................................................................................................0-4-1-5
Prestao de servio de profissional autnomo .............................................. 0-2-14
Servio de guarda e segurana .......................................................................... 0-4-5
Servio de limpeza (bens imveis) ................................................................0-4-1-8
Servio de manuteno (bens imveis)..........................................................0-4-1-8
Limite oramentrio ................................................................................................0-5-4-1
Limpeza (de)
Bens imveis ..................................................................................................0-4-1-8
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-5
Listagem (de)

75
 Material de consumo......................................................................................0-3-5-2
Permanente.....................................................................................................0-3-5-1
Lista (de)
Mestra de documentos .................................................................................... 0-1-10
Presena em eventos ..................................................................................0-1-12-3
em reunio da CIPA................................................................... 0-2-11-2-7
Remessa de malote.........................................................................................0-6-4-2
Livro (de)
Ata da CIPA ............................................................................................. 0-2-11-2-8
Caixa ..............................................................................................................0-5-8-3
Controle de tramitao de documento ...........................................................0-6-4-2
Dirio .............................................................................................................0-5-8-4
Inspeo do trabalho ................................................................................ 0-2-11-2-9
Ponto ............................................................................................................0-2-12-1
Razo..............................................................................................................0-5-8-5
Locao (de)
Bens imveis ..................................................................................................0-4-1-6
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-2
Lotao de servidor .................................................................................................0-2-7-3
Luz...........................................................................................................................0-4-1-1

-M-

Mandato (licena para)

Classista ........................................................................................................0-2-8-9
Eletivo ...........................................................................................................0-2-8-9
Legislativo .....................................................................................................0-2-8-9
Manual (de)
Catalogao bibliogrfica ................................................................................. 0-6-3
Segurana e preveno de acidente........................................................ 0-2-11-2-10
Sistema de arquivo e controle de documentos .................................................. 0-6-4
Sistema da qualidade....................................................................................... 0-1-10
Tcnico de programa de computador......................................................... 0-6-5-2-3
Tcnico de uso de equipamento de informtica................................................ 0-3-7
Usurio de sistema de informtica desenvolvido por rgo estadual ................0-6-5-2-1
Utilizao de equipamento................................................................................ 0-3-7
Manuteno (de)
Ar condicionado.............................................................................................0-4-1-8
Elevador .........................................................................................................0-4-1-8
Equipamento e mobilirio................................................................................. 0-3-4
Extintor de incndio ................................................................................... 0-4-5-2-1
Hidrante...................................................................................................... 0-4-5-2-1
Mangueira .................................................................................................. 0-4-5-2-1
Recursos de telecomunicao .............................................................................. 0-7
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-5

76
Mapa (de)
Anual de acidentes do trabalho .............................................................. 0-2-11-2-11
Riscos......... ............................................................................................ 0-2-11-2-12
Material de consumo... ............................................................................................0-3-1-2
Permanente.....................................................................................................0-3-1-1
Didtico (curso oferecido pelo rgo) ...........................................................0-2-5-1
Memorando .............................................................................................................0-1-6-3
Memria (de)
de reunio (compromissos oficiais) ...............................................................0-1-5-4
Mesa redonda .......................................................................................................... 0-1-12
Microfilmagem ........................................................................................................0-6-4-6
Mobilirio
Aquisio (material permanente) ...................................................................0-3-1-1
Conservao e recuperao............................................................................... 0-3-4
Moradia (auxlio).....................................................................................................0-2-8-7
Movimentao (de)
Material ............................................................................................................. 0-3-2
Pessoal............................................................................................................... 0-2-7
Movimento reivindicatrio......................................................................................0-2-2-3
Multa (de)
Execuo da receita........................................................................................0-5-6-2
Penalidade disciplinar ....................................................................................0-2-9-1
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-6

-N-

Natalidade (auxlio) .................................................................................................0-2-8-7

Nojo (licena) ..........................................................................................................0-2-8-9
Nomeao de servidor .............................................................................................0-2-7-1
Normas (para)
Catalogao de documentao bibliogrfica..................................................... 0-6-3
Informtica (recursos de) .................................................................................. 0-6-5
Movimentao de pessoal ................................................................................. 0-2-7
Oramento e finanas........................................................................................ 0-5-1
Patrimnio............................................................................................................ 0-4
Sistema da qualidade....................................................................................... 0-1-10
Sistema de arquivos e controle de documentos ................................................ 0-6-4
Nota (comunicao social) ......................................................................................0-1-9-1
Nota Fiscal ..............................................................................................................0-5-6-3
Notcia (comunicao social) ..................................................................................0-1-9-1
Noturno (adicional) .................................................................................................0-2-8-4

-O-

Obra (de)
Arte.................................................................................................................0-3-1-1

77
 Construo, reforma, restaurao e/ou recuperao ......................................0-4-1-5
Publicada........................................................................................................ 0-6-2-1
Obrigaes do servidor............................................................................................... 0-2-8
Oferta de estgio....................................................................................................0-2-15-4
Ofcio.......................................................................................................................0-1-6-3
Oramento .................................................................................................................. 0-5-4
Ordem (de)
pagamento...............................................................................................0-5-6-3
servio ....................................................................................................0-1-6-4
Organograma do rgo e/ou entidade......................................................................... 0-1-1

-P-

Padronizao de material permanente e de consumo ................................................. 0-3-6

Palestra..... ................................................................................................................ 0-1-12
Paralisaes (de empregados)..................................................................................0-2-2-3
Parecer de
Cmara tcnica. Comisso . Conselho. Grupo de trabalho. Comit...... ..........................0-1-7-1
Participao em evento promovido por terceiros ..................................................0-1-12-1
PASEP - Programa de Formao do Patrimnio do Servidor Pblico..................0-5-10-6
Paternidade (licena) ...............................................................................................0-2-8-9
Pauta (de/para)
Reunio (compromisso oficial)......................................................................0-1-5-5
Imprensa (comunicao social)......................................................................0-1-9-6
Pedido de informao ..............................................................................................0-1-6-3
Penso................................................................................................................ 0-2-10-1-2
Penso alimentcia ............................................................................................... 0-2-8-5-1
Percia tcnica (sinistro) ..........................................................................................0-4-5-2
Periculosidade (gratificao) ...................................................................................0-2-8-3
Permisso para entrada e permanncia fora do horrio de expediente....................... 0-4-6
Permuta (de)
Bens imveis .................................................................................... 0-4-1-2/0-4-1-3
Documentao bibliogrfica ..........................................................................0-6-3-1
Equipamento de informtica ..........................................................................0-6-5-3
Material de consumo ...........................................................................0-3-1-2/0-3-3
Permanente...........................................................................................0-3-1-1/0-3-3
Servidor..........................................................................................................0-2-7-4
Veculo ............................................................................................. 0-4-2-1/0-4-2-4
Psames.... ...............................................................................................................0-1-6-1
Pesquisa bibliogrfica..............................................................................................0-6-3-5
PIS - Programa de Integrao Social.....................................................................0-5-10-6
Planejamento (de)
Treinamento ...................................................................................................0-2-5-3
Sistema da qualidade....................................................................................0-1-10-1
Financeiro.......................................................................................................... 0-5-3

78
Planilha de controle do ambiente de trabalho...................................................... 0-3-2-1-1
Plano (de)
Ao governamental ......................................................................................... 0-0-1
Cargos e salrios ............................................................................................0-2-6-2
Informtica .....................................................................................................0-6-5-1
Trabalho ............................................................................................................ 0-1-4
Planta (de)
Bens imveis ..................................................................................................... 0-4-1
Localizao de equipamentos de controle de incndio.............................. 0-4-5-2-1
Poltica (de)
Pessoal............................................................................................................... 0-2-6
Sistema da qualidade....................................................................................... 0-1-10
Ponto facultativo....................................................................................................... 0-2-12
Portaria
Controle de........................................................................................................ 0-4-6
Servio de.......................................................................................................0-4-5-1
Posse (servidor) .......................................................................................................0-2-7-1
Precatrio.................................................................................................................0-5-4-1
Prmio de seguro de vida compulsrio ............................................................... 0-2-8-5-1
Preposto (carta)......................................................................................................... 0-2-13
Prestao de contas..................................................................................................... 0-5-9
Prestao de servio profissional autnomo............................................................. 0-2-14
Preveno (de)
Acidente de trabalho ....................................................................................0-2-11-2
Incndio...................................................................................................... 0-4-5-2-1
Previdncia social..................................................................................................... 0-2-10
Previso (de)
Material permanente e de consumo .................................................................. 0-3-6
Pessoal............................................................................................................0-2-6-1
Processo (de)
Administrativo ...............................................................................................0-2-9-3
Compensao previdenciria ................................................................... 0-2-10-1-3
Constituio de Comisso Interna de Preveno de Acidente de Trabalho
CIPA..........................................................................................................0-2-11-2-2
Comisso Permanente de Segurana COPESI...................................... 0-2-11-2-3
Eleio da CIPA....................................................................................... 0-2-11-2-4
Pagamento dos encargos ................................................................................ 0-5-10
Seleo ...........................................................................................................0-2-4-2
Sindicncia .....................................................................................................0-2-9-2
Sumrio ..........................................................................................................0-2-9-1
Procurao (delegao de competncia) .................................................................. 0-2-13
Programa (de)
Controle Mdico de Sade Ocupacional PCMSO ................................ 0-2-11-1-9
Eventos / cerimnias oficiais .......................................................................0-1-12-3
Formao do Patrimnio do Servidor Pblico -PASEP ..............................0-5-10-6
Informtica .....................................................................................................0-6-5-2
Integrao Social - PIS.................................................................................0-5-10-6
Preveno de Riscos Ambientais - PPRA.............................................. 0-2-11-1-10

79
 Sistema da qualidade....................................................................................0-1-10-1
Trabalho ............................................................................................................ 0-1-4

Programao
Financeira de desembolso ..............................................................................0-5-6-1
Oramentria..................................................................................................0-5-5-2
Progresso funcional ...............................................................................................0-2-6-3
Projeto (de)
Ao governamental ......................................................................................... 0-0-1
Bens imveis ..................................................................................................... 0-4-1
Informtica .....................................................................................................0-6-5-1
Trabalho ............................................................................................................ 0-1-4
Pronturio mdico do servidor ........................................................................ 0-2-11-1-11
Proposta
Processo de seleo ...............................................................................................0-2-4-2
Protocolo de documentos.... ....................................................................................0-6-4-2
Provento...................................................................................................................0-2-8-2
Publicao de matria (em)
Peridico ........................................................................................................... 0-6-1
Dirio Oficial .................................................................................................... 0-6-1
Boletim de servio ............................................................................................ 0-6-1
Publicao (produo editorial do rgo)................................................................... 0-6-2
Publicidade do rgo .................................................................................................. 0-1-9

-Q-

Quadro de Detalhamento de Despesa - QDD..........................................................0-5-5-1

Quadro (plano de cargos e salrios) ........................................................................0-2-6-2
Qinqnio (adicional)............................................................................................0-2-8-4

-R-

Rdio (instalao, operao e licena de uso)............ ................................................ 0-7-1

RAIS Relao Anual de Informaes Sociais
Readaptao de servidor..........................................................................................0-2-7-1
Readmisso de servidor...........................................................................................0-2-7-1
Reassuno de servidor ..........................................................................................0-2-7-1
Receita.(execuo)...................................................................................................0-5-6-2
Recepo de documentos .......................................................................................0-6-4-2
Recibo......................................................................................................................0-5-6-3
Recibo de pagamento (servio profissional autnomo) ........................................... 0-2-14
Reclamao, denncia,
elogio, sugesto sobre prestao de servio pblico .......................................0-1-11-1
Reclamao trabalhista............................................................................................. 0-1-14
Recluso (auxlio)....................................................................................................0-2-8-7

80
Recolhimento (de)
Documentos ...................................................................................................0-6-4-5
Material ao depsito.......................................................................................0-3-2-5
Reconduo de servidor ..........................................................................................0-2-7-1
Recrutamento e seleo .............................................................................................. 0-2-4
Recurso (provas e testes) .........................................................................................0-2-4-3
Recurso adicional (oramento)................................................................................0-5-5-1
Reenquadramento de servidor .................................................................................0-2-7-1
Referncia bibliogrfica ..........................................................................................0-6-3-5
Reforma administrativa .............................................................................................. 0-0-2
Regimento interno do rgo ....................................................................................... 0-1-1
Registro (de)
Baixa de material .............................................................................................. 0-3-5
Documentao bibliogrfica ..........................................................................0-6-3-2
Imagem e som ................................................................................................0-1-9-7
Patrimnio......................................................................................................... 0-4-1
Junta Comercial................................................................................................. 0-1-2
Regulamento interno do rgo ................................................................................... 0-1-1
Regularizao fiscal ................................................................................................... 0-1-2
Reintegrao (de)
Posse (patrimnio) .........................................................................................0-4-1-4
Servidor..........................................................................................................0-2-7-1
Reivindicao (de)
Domnio (bens imveis).................................................................................0-4-1-4
Servio pblico ... ........................................................................................0-1-11-1
Relao (de/com)
Convidados (eventos)...................................................................................0-1-12-3
rgos normatizadores de trabalho................................................................... 0-2-2
Participantes (em cursos) ........................................................................... 0-2-5-1-1
Relao Anual de Informaes Sociais RAIS ......................................................0-2-2-1
Relatrio (da/de)
Acompanhamento de estgio .......................................................................0-2-15-1
Atividades ......................................................................................................... 0-1-8
Avaliao de desempenho (estgio).............................................................0-2-15-1
Cmara Tcnica. Comisso .
Conselho. Grupos de trabalho. .................................................0-1-7-1
Comisso permanente de segurana ...................................................... 0-2-11-2-13
Custo com curso de treinamento................................................................ 0-2-5-1-3
Freqncia (estagirio).................................................................................0-2-15-6
Gerencial (oramento e finanas) ..................................................................0-5-5-1
Pagamento (estagirio).................................................................................0-2-15-5
Processo de sindicncia..................................................................................0-2-9-2
Servio pblico ............................................................................................0-1-11-2
Servio profissional autnomo........................................................................ 0-2-14
Sistema da qualidade....................................................................................0-1-10-3
Tcnico (classificar/arquivar no assunto especfico)
Tcnico de servio de informtica .................................................................... 0-3-4
Visita institucional......................... .......................................................... 0-1-9-10-2

81
Release (comunicao social)..................................................................................0-1-9-8
Remanejamento de servidor ....................................................................................0-2-7-3
Remessa de malote ..................................................................................................0-6-4-2
Remoo de servidor ...............................................................................................0-2-7-3
Renda arrecadada (execuo da receita)..................................................................0-5-6-2
Repasse (execuo da receita) .................................................................................0-5-6-2
Repreenso (penalidade disciplinar)........................................................................0-2-9-1
Reproduo de documentos.....................................................................................0-6-4-6
Requisio (de)
Material ............................................................................................................. 0-3-2
Servio reprogrfico.......................................................................................0-3-2-6
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-7
Resciso contratual..................................................................................................0-2-7-2
Reserva remunerada ..............................................................................................0-2-10-1
Resoluo (Recursos humanos).................................................................................. 0-2-1
Restaurao de bens imveis...................................................................................0-4-1-5
Resultado (processo de seleo)..............................................................................0-2-4-2
Reviso (de)
Prova ..............................................................................................................0-2-4-3
Processo administrativo .................................................................................0-2-9-3
Roubo (de)
Material de consumo e permanente ...............................................................0-3-2-2

-S-

Sada de material .....................................................................................................0-3-2-4

Salrio......................................................................................................................0-2-8-2
Alterao ........................................................................................................0-2-6-3
Famlia (auxlio).............................................................................................0-2-8-7
Tabela.............................................................................................................0-2-6-2
Sade no trabalho.....................................................................................................0-2-11
SEDEX - Servio de Entrega Expressa.................................................................. 0-6-4-2
Segurana (de)
Patrimnio......................................................................................................... 0-4-5
Trabalho .......................................................................................................... 0-2-11
Seguridade e Previdncia Social - INSS ...............................................................0-5-10-7
Seguridade social do servidor................................................................................... 0-2-10
Seguro (de)
Bens imveis ..................................................................................................0-4-1-7
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-3
Seleo de recursos humanos ..................................................................................... 0-2-4
Seminrio (material de) ............................................................................................ 0-1-12
Servio (de)
Executado em oficina do rgo......................................................................0-3-4-1
em oficina fora do rgo.................................................................0-3-4-2
Extraordinrio ................................................................................................0-2-8-4
Limpeza (bens imveis) .................................................................................0-4-1-8

82
 Manuteno de patrimnio.............................................................................0-4-1-8
Militar (licena)..............................................................................................0-2-8-9
Postal................................................................................................................. 0-1-6
Profissional autnomo .................................................................................... 0-2-14
Rdio ................................................................................................................. 0-7-1
Reprogrfico...................................................................................................0-3-2-6
Telefnico ......................................................................................................... 0-7-2
Transmisso de dados, voz e imagem............................................................... 0-7-3
Vigilncia e portaria.......................................................................................0-4-5-1
Simpsio (material de) ............................................................................................. 0-1-12
Sindicncia (de)
Patrimnio......................................................................................................0-4-5-2
Servidores (processo).....................................................................................0-2-9-2
Sindicato ................................................................................................................0-2-2-3
Sinistro.....................................................................................................................0-4-5-2
Sinopse (comunicao social) .................................................................................0-1-9-8
Sistema (de)
Arquivo e controle de documentos ................................................................... 0-6-4
Informtica .....................................................................................................0-6-5-2
Monitoramento (bens imveis) ......................................................................0-4-1-8
Qualidade ........................................................................................................ 0-1-10
Site institucional (comunicao social) ...................................................................0-1-9-9
Solenidade ................................................................................................................ 0-1-12
Solicitao ..............................................................................................................0-1-6-3
Sub-repasse (execuo da receita)...........................................................................0-5-6-2
Substituio de servidor ..........................................................................................0-2-7-1
Subveno (execuo da despesa)...........................................................................0-5-6-3
Sugesto sobre funcionamento de servio pblico................................................0-1-11-1
Suprimento (execuo da despesa)..........................................................................0-5-6-3
Suspenso (penalidade disciplinar) .........................................................................0-2-9-1

-T-

Tabela (de)
Temporalidade de documento........................................................................0-6-4-5
Salarial ...........................................................................................................0-2-6-2
Taxa por servio prestado (execuo da receita).....................................................0-5-6-2
Telefone...................................................................................................................... 0-7-2
Tempo de servio
Adicional (quinqunios).................................................................................0-2-8-4
Contagem e averbao ............................................................................. 0-2-10-1-1
Terceirizao de servio para realizao de concurso pblico................................0-2-4-2
Termo (de)
Ajuste ................................................................................................................ 0-1-3
Compromisso de uso de EPIS.......................................................................0-4-5-3
Convnio de estgio .....................................................................................0-2-15-7
Cooperao........................................................................................................ 0-1-3
Entrega de EPIS............................................................................................0-4-5-3

83
 Garantia (equipamento)..................................................................................... 0-3-7
Inservibilidade (de)
Veculo ...................................................................................0-4-2-8
Material permanente...............................................................0-3-3-1
Parceria.............................................................................................................. 0-1-3
Recebimento definitivo de bens ....................................................................... 0-3-7
Recebimento definitivo de obra ................................................................. 0-4-1-5-1
Responsabilidade de material de consumo ....................................................0-3-5-1
Permanente ..........................................................0-3-5-2
Teste (de)
Seleo (provas e testes) ................................................................................0-2-4-3
Psicotcnico ...................................................................................................0-2-4-3
Tombamento (de)
Bens imveis ..................................................................................................0-4-1-4
Material permanente ......................................................................................0-3-5-1
Veculo ...........................................................................................................0-4-2-3
Tramitao de documentos......................................................................................0-6-4-2
Transferncia (de)
Bens imveis ..................................................................................................0-4-1-3
Documento .....................................................................................................0-6-4-5
Equipamento de informtica ..........................................................................0-6-5-3
Material ............................................................................................................. 0-3-3
Veculo ............................................................................................. 0-4-2-1/0-4-2-4
Transformao de cargos e funes ........................................................................0-2-6-3
Transporte de material.............................................................................................0-3-2-3
Tratamento de sade (licena).................................................................................0-2-8-9
Treinamento do servidor............................................................................................. 0-2-5

-U-

Uso (de)
Dependncias do rgo ..................................................................................... 0-4-6
Recurso de telecomunicao................................................................................ 0-7
Utilizao de bens imveis......................................................................................0-4-1-6

-V-

Vale-transporte (auxlio) .........................................................................................0-2-8-7

Vantagens do servidor ................................................................................................ 0-2-8
Veculo..... .................................................................................................................. 0-4-2
Vencimento..............................................................................................................0-2-8-2
Venda de produo editorial (do rgo)..................................................................... 0-6-2
Viagem a servio (ajuda de custo)...........................................................................0-2-8-6
Vigilncia ................................................................................................................0-4-5-1
Vistoria (sinistro).....................................................................................................0-4-5-2
Visita Institucional ................................................................................................0-1-9-10

84
7.4 - MODELOS DE FORMULRIOS

I Listagem de eliminao de documentos

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

rgo: Listagem N.
Setor: Folha N.
Cdigo Assunto/Tipo documental Datas/ Quantidade Observao/
limite (m/linear) Justificativa

____________________________________ __________________________ ________________________

Responsvel pelo preenchimento Coord. da Comisso Setorial de Titular do rgo
Avaliao
Data _______/ _______ /________ Data ______/______/_______ Data_____ /______ /_______

85
II Edital de cincia de eliminao

EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

N _________/__________

O Coordenador da Comisso Setorial de Avaliao, designado pela

Resoluo ou Portaria n _____, de ___/__ /__, publicada no Dirio Oficial do
Estado de ___/__/__, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminao de
Documentos), aprovada pelo titular do (rgo) informa a quem possa interessar que a
partir do trigsimo dia subseqente a data de publicao deste Edital no Dirio
Oficial do Estado, se no houver oposio, o (indicar o rgo responsvel pela
eliminao) eliminar os documentos constantes da listagem em anexo.
Os interessados, no prazo citado, podero requerer, s suas expensas, o
desentranhamento de documentos ou cpia das peas do processo, mediante petio,
desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido,
dirigido Comisso Setorial de Avaliao do (indicar rgo).
Local/Data ______________ , ___/___/___
Nome e assinatura do Coordenador da Comisso Setorial de Avaliao

Instrues para preenchimento:

ttulo e nmero do edital;
nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao;
identificao da autoridade signatria do edital;
nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial (listagem de eliminao) que
legitima a eliminao;
nome do rgo ou entidade produtora dos documentos a serem eliminados;
local e data do edital;
nome, cargo e assinatura da autoridade signatria do edital.

86
III Termo de eliminao de documentos

TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Aos ____________dias do ms de ________________do ano de _______,

(indicar o nome do rgo responsvel pela eliminao), de acordo com o que consta
do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminao
de Documentos e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos),
aprovados pelo (titular do rgo), por intermdio do (indicar o documento de
aprovao), e publicada (o) no (indicar peridico oficial), de (indicar a data de
publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a quantificao),
de documentos relativos a (referncia ao assunto dos conjuntos documentais
eliminados), integrantes do acervo do (a) (indicar o nome do rgo
produtor/acumulador), do perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).

(nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao)

(nome, cargo e assinatura do servidor)

Instrues de preenchimento

- data de eliminao;
- indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa
publicao em peridico oficial;
- nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;
- nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao;
- referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de
Eliminao dos Documentos, anexa ao Termo;
- datas-limite e quantificao dos documentos eliminados;
- nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao;
- nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao.

87
IV Relao de transferncia ou recolhimento

RELAO DE TRANSFERNCIA ou RECOLHIMENTO

rgo: Folha n.:
Setor: Quantidade total:

Cdigo Assunto/Tipo documental Datas/ Quantidade Observao/

limite (m/linear) Justificativa

Responsvel pelo preenchimento
Data_____ / _____ /___ __
__________________________
Coord. da Comisso Setorial de
Avaliao
Data_____ / _____ /_____
_______________________
Titular do rgo/entidade
Data ______/__ __ /__ ___

88
 Instrues para preenchimento do Formulrio IV

- ttulo e n. da seleo;
- rgo e setor;
- nmero da folha (pginas que compem a relao);
- quantidade de documentao transferida (metros lineares);
- cdigo do assunto ou nmero dos itens documentais listados;
- descrio dos assuntos conforme o Cdigo de Classificao de Documentos;
- datas-limite de cada conjunto documental;
- quantidade e especificao das unidades de arquivamento (pastas, caixas, pacotes)
- observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos
demais campos ou justificativa quando se tratar de rgos que ainda no elaboraram as
tabelas de temporalidade de documentos de suas atividades-fim.
- data de transferncia para o arquivo intermedirio do rgo ou para a Diviso de
Documentao Intermediria do Arquivo Pblico do Estado;
- rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular do setor responsvel
pela seleo e transferncia.

89
V Relao descritiva do contedo da unidade de arquivamento

RELAO DESCRITIVA
DO CONTEDO DA UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
N. ____/______

RGO OU ENTIDADE:___________________________________________________
N. DEAP _________

NOME / RG
N de ou PROTOCOLO/SPI OBSERVAO
ordem ASSUNTO/Tipo documental

Responsvel pelo preenchimento_____________________________ Data ______/ ____/____

Responsvel pelo recebimento /DEAP________________________ Data _____/_____/_____

90
VI Modelo de designao da Comisso Setorial de Avaliao

RESOLUO N.

O Secretrio de Estado da ........................, no uso de

suas atribuies legais conferidas, resolve:

DESIGNAR

I (nome do funcionrio), RG.........,(nome do funcionrio), RG........, (nome do funcionrio)

RG........, (nome do funcionrio), RG............ e (nome do funcionrio), RG........... para sob a
coordenao do primeiro constiturem a Comisso Setorial de Avaliao de Documentos -
CSA do (da)................. conforme Resoluo n3.107/95, da SEAP.

II - (nome do funcionrio), RG.............e (nome do funcionrio), RG.............como membros

representantes do Departamento Estadual de Arquivo Pblico DEAP.

III A Comisso poder convocar chefias e/ou pessoal tcnico/administrativo para

participarem das discusses, se a natureza dos documentos assim o exigir.

IV - Esta Resoluo entrar em vigor na data de sua publicao, ficando revogada a

Resoluo n......... (se houver).

Curitiba.....de....................... de 200 .

Secretrio de Estado da (do) .

91
VII Etiqueta padro

Cdigo Classificao

Sigla do
rgo/Entidade

Data - limite

No.

Instrues para elaborao da etiqueta padro (10,5X17cm)

Cdigo de Classificao - indicar o cdigo de classificao do assunto conforme Tabelas

de Temporalidade de Documentos. (fonte Arial 48)

Sigla do rgo ou entidade maiscula, segundo Manual de Comunicao Escrita Oficial

do Estado do Paran. (fonte Arial 48)

Data-limite indicar a data mais antiga e a mais recente da documentao contida na

caixa, ou unidade de acondicionamento.

92
7.5 - LEGISLAO

Lei n8.159, de 08 de janeiro de 1991

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias.

O PRESIDENTE DA REPBLICA
Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPTULO 1
DISPOSIES GERAIS

Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos
que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo
sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na
forma da Lei.

93
 Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral
decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.

CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS

Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual,
do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas
e judicirias.
1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios
pblicos no exerccio de suas atividades.
2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o
recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia
instituio sucessora.
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e
permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo uso
corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de
carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na
sua especfica esfera de competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

94
 CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos

ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de
interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no
podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos
para o exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer
preferncia na aquisio.
Art. 14 - 0 acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de
interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio
ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social
podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e
social.

CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS
PBLICAS

Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete

s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 - So arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos
do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo
os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio
do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.

95
 2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do
Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder
Legislativo.
5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua
estrutura poltico-jurdica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de
arquivos.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional
poder criar unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no
exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no
exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21 - Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios
de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o
acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal, e nesta Lei.

CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS

Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.

96
 Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos
rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.
1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do
Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da
vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos.
2 - 0 acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do
Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua
produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 - 0 acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas
ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo.
Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito
prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada
de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

DISPOSIES FINAIS

Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da

legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , rgo
vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo
central de um Sistema Nacional de Arquivos -SINAR.
1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do
Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas,
pblicas e privadas.
2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero
estabelecidos em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.

97
Art. 28 Revogam-se as disposies em contrrio.

Braslia, em 08 de janeiro de 1991, 170 da Independncia e 103 da Repblica.

FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho

Dirio Oficial da Unio 9-01-91/28-01-91

98
Resoluo n3.107, de 25 de setembro de 1995
Define o Departamento Estadual de Arquivo Pblico como rgo
central da organizao de arquivos do Paran

O SECRETRIO DO ESTADO DA ADMINISTRAO, no uso de

suas atribuies que lhe so conferidas pelo Art. 45, inciso XVI, da Lei n8.485, 03.06.87
publicada no D.O.E n2.540, de 08.06.87 e tendo em vista o disposto no Art. 3, do Decreto
n4.391/94, de 14 de dezembro de 1994, que instituiu o Sistema Integrado de Documentos -
AAA, e

- considerando que o patrimnio documental um bem pblico cuja integridade

cabe ao Estado assegurar;
- considerando a importncia dos arquivos como instrumentos de gesto
documental, como apoio indispensvel continuidade administrativa, poltica
e social e como patrimnio cultural do Estado;
- considerando a necessidade de estabelecer as bases para a integrao efetiva
das fases corrente, intermediria e permanente dos documentos, como forma
de assegurar a proteo dos arquivos a partir de sua produo;
- considerando que a perda, extravio ou destruio indiscriminada do referido
patrimnio podem acarretar danos irreparveis Administrao do Estado, aos
direitos dos cidados e Histria;

RESOLVE:

Art. 1. Definir a competncia da ORGANIZAO DE ARQUIVOS:

I - assegurar a proteo, a preservao e o acesso s informaes nas suas esferas de
competncia, tendo em vista valores administrativo, legal, histrico e cultural, alm do
interesse e das necessidades da comunidade;
II - assegurar e promover a interao dos rgos pblicos responsveis pela
produo e custdia dos documentos;

99
 III - exercer funes normativas de coordenao das atividades pertinentes ao
processamento tcnico dos documentos pblicos (produo, descrio, arranjo, avaliao,
custdia, conservao e destinao) na esfera do Poder Executivo.

Art. 2. Considerar para fins de constituio, como integrantes do patrimnio

documental do Poder Executivo, o conjunto dos documentos produzidos e recebidos em
decorrncia das atividades especficas de cada rgo.
Este conjunto de documentos distribui-se em 3 idades:
I - corrente - conjunto de documentos em curso, ou que mesmo sem tramitao,
constituem objeto de consultas freqentes, cabendo sua administrao e guarda ao rgo de
origem;
II - intermediria - conjunto de documentos de uso eventual pela administrao, que
aguardam avaliao e destinao final no Departamento Estadual de Arquivo Pblico, mas
cujo direito de propriedade pertence ainda ao rgo que o originou;
III - permanente - conjunto de documentos que por seu valor legal, probatrio ou
histrico deve ser perpetuado e custodiado pelo Departamento Estadual de Arquivo
Pblico, que os disponibilizar ao pblico em geral.
Art. 3. Definir os integrantes da ORGANIZAO DE ARQUIVOS DO PODER
EXECUTIVO:
I - rgo Central: Departamento Estadual de Arquivo Pblico DEAP;
II - rgos Secundrios: arquivos setoriais e gerais da Secretaria de Estado e demais
rgos da Administrao Direta e Indireta do Poder Executivo.
Pargrafo 1. - A definio dos arquivos setoriais recair em unidade j existente na
estrutura organizacional dos rgos envolvidos;
Pargrafo 2. - Fica criado nos Grupos Administrativos Setoriais ou Unidades
Administrativas dos rgos, o Arquivo Geral do rgo;
Art. 4. Ao Departamento Estadual de Arquivo Pblico, como rgo Central da
Organizao de Arquivos, e alm de suas atribuies normais, cabe:
I - elaborar diretrizes e normas bsicas, visando funcionamento harmnico e
integrado das atividades de arquivo;
II - prestar orientao tcnica aos rgos integrantes da Organizao de Arquivos;

100
 III - participar do planejamento e desenvolvimento do sistema de processamento de
dados, aplicado documentao de arquivo, bem como de processos de microfilmagem ou
similares;
IV - promover em conjunto com a Coordenadoria de Administrao de Servios -
CAS e a Diviso de Treinamento de Recursos Humanos - DTRH, ambas da SEAD, a
realizao de cursos especficos ao aperfeioamento e desenvolvimento dos Recursos
Humanos.
Art. 5. de competncia dos rgos Secundrios:
I - elaborar conjunto de normas disciplinares internas de recepo, produo,
tramitao e arquivamento de documentos gerados e recebidos em seus respectivos mbitos
de atuao;
II - participar do processo de avaliao de documentos e elaborar Plano de
Destinao e Tabela de Temporalidade de Documentos, no mbito dos rgos da
Administrao Direta e Indireta do Poder Executivo, por meio das Comisses Setoriais de
Avaliao;
III - acompanhar e orientar a execuo das atividades arquivsticas de acordo com as
rotinas estabelecidas;
IV - prestar ao rgo Central informaes sobre as suas atividades e apresentar
sugestes para o aprimoramento da Organizao de Arquivos.
Art. 6. Instituir junto aos rgos Secundrios, com superviso do Departamento
Estadual de Arquivo Pblico - DEAP, Comisses Setoriais de Avaliao para promover e
acompanhar o processo de avaliao dos documentos, bem como normalizar a produo,
trmite e arquivamento nos arquivos setoriais e gerais, com o objetivo de racionalizar e
controlar a produo de documentos normalizando o fluxo documental.
Art. 7. A comisso setorial de avaliao de Documentos CSA ser constituda por
at 7 (sete) Membros, sendo:
I - 4 (quatro) representantes com conhecimento tcnico e administrativo do rgo -
um deles podendo ser Coordenador;
II - 1 (um) representante da Assessoria Jurdica do rgo;
III - 2 (dois) representantes do DEAP.
Pargrafo 1 - Cada membro ter um suplente.

101
 Pargrafo 2 - Os membros referidos nos incisos I, II, III, sero designados pelos
respectivos Secretrios de Estado.
Art. 8. Os processos e documentos originais integrantes dos arquivos permanentes,
na forma em que foram definidos pelo art. 2 desta Resoluo, no podendo, sob qualquer
circunstncia ou pretexto, serem eliminados, ficando assegurado o livre acesso e pesquisa,
salvo aqueles considerados, por sua natureza, de acesso restrito, segundo o disposto no
pargrafo 1, art. 23 da Lei n8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Art. 9. Os documentos a serem mantidos nos arquivos correntes, transferidos aos
intermedirios e recolhidos ao permanente ou eliminados, sero definidos de acordo com a
Tabela de Temporalidade de Documentos serem elaborados, individualmente, pelos rgos
que compem a Organizao de Arquivos.
Pargrafo nico. Tabela de Temporalidade de Documentos o instrumento que
define o tempo de permanncia dos documentos nos arquivos correntes e intermedirios e o
recolhimento para arquivos de guarda permanente ou eliminao.
Art. 10. Fica proibida a eliminao de documentos produzidos e recebidos pela
Administrao Pblica do Estado do Paran, sem prvia consulta ao rgo Central.
Art. 11. Esta Resoluo entrar em vigor na data de sua publicao, ficando
revogada a Resoluo n8.831/94 e demais disposies em contrrio.

Curitiba, 25 de setembro de 1995

REINHOLD STEPHANES JUNIOR

Secretrio de Estado da Administrao

102
Decreto No. 2.866, de 22 de abril de 2004

Estabelece normas para a transferncia e/ou recolhimento

de acervos pblicos e privados para o Departamento
Estadual de Arquivo Pblico DEAP

O GOVERNADOR DO ESTADO DO PARAN, no uso das atribuies que lhe confere o

art. 87, incisos V e VI da Constituio Estadual e tendo em vista o disposto nos artigos 1,
4, 15 e 21, da Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991,

DECRETA:

Art. 1 Os acervos arquivsticos pblicos de mbito estadual ao serem transferidos

e/ou recolhidos ao Departamento Estadual de Arquivo Pblico - DEAP, devero estar
avaliados, organizados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento
descritivo que permita a sua identificao e controle.
2 As atividades tcnicas referidas no caput deste artigo, que precedem
transferncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos
rgos e entidades geradoras dos arquivos.
Art. 2 de responsabilidade dos Secretrios de Estado no mbito da administrao
direta e indireta do Poder Executivo do Estado do Paran, constituir Comisses Setoriais de
Avaliao de Documentos CSA, responsveis pela orientao e realizao do processo de
anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e recebida, tendo em vista a
identificao dos documentos para guarda intermediria ou permanente e a eliminao dos
destitudos de valor administrativo legal ou histrico.
1Os documentos relativos s atividades-meio devero ser selecionados pelas
respectivas Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos dos rgos e entidades
geradores dos arquivos, obedecendo os prazos de guarda e destinao estabelecidos na
Tabela de Temporalidade de Documentos relativos s atividades-meio da Administrao
Pblica do Estado do Paran.

103
 2Os documentos relativos s atividades-meio, no constantes da Tabela referida
no 1 deste artigo, devero ser avaliados e selecionados pelas Comisses Setoriais de
Avaliao de Documentos dos rgos e entidades geradores dos arquivos, devendo os
prazos de guarda e destinao, da decorrentes, ser aprovados pelo Departamento Estadual
de Arquivo Pblico - DEAP.
3 Os documentos relativos s atividades-fim devero ser avaliados e
selecionados pelos rgos e entidades geradores dos arquivos, devendo as tabelas de
temporalidade elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput deste artigo, ser
aprovadas pelo Departamento Estadual de Arquivo Pblico DEAP, para posterior
publicao.
Art. 3 A custdia dos documentos transferidos dar-se- mediante convnio de
custdia e termo de transferncia, conforme o caso, entre o rgo/entidade gerador e o
Departamento Estadual de Arquivo Pblico DEAP.
1 O convnio de custdia se efetivar somente para transferncias entre entidades
pertencentes a Administrao Indireta do Poder Executivo Estadual e o Departamento
Estadual de Arquivo Pblico - DEAP, com a realizao de pagamento mensal
correspondente quantidade de metros lineares de documentos a serem transferidos, de
acordo com a Tabela de Valores de Referncia.
2 O Departamento Estadual de Arquivo Pblico DEAP publicar, no prazo de
trinta dias, instruo normativa detalhando os procedimentos a serem observados pelos
rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual, para a consolidao das medidas
constantes deste Decreto e valores de referncia para os convnios definidos no caput
deste artigo.
Art.4 Os acervos arquivsticos privados podero ser doados ao Departamento
Estadual de Arquivo Pblico DEAP, desde que sejam considerados conjuntos de fontes
relevantes para a histria e para o desenvolvimento cientfico do Estado do Paran
1 as doaes se efetivaro mediante Termo de Doao firmado entre as partes em
duas vias.

104
 2 as doaes comporo o patrimnio documental permanente do Departamento
Estadual de Arquivo Pblico e sero disponibilizadas consulta aps a aplicao de
metodologia arquivstica adequada.

Art. 5 Este Decreto entrar em vigor na data de sua publicao, ficando revogado o
Decreto n5.316/02.

Curitiba, em 22 de abril de 2004

ROBERTO REQUIO
Governador do Estado

REINHOLD STEPHANES
Secretrio de Estado da Administrao e da Previdncia

CATO QUINTANA
Chefe da Casa Civil

Ref. protocolo n5.965.927-8 publicado no Dirio Oficial do Estado n6.713 de

22/04/2004)

105
Instruo Normativa N. 2, de 19 de maio de 2004

Estabelece os procedimentos para a entrada de acervos

arquivsticos pblicos no Departamento Estadual de
Arquivo Pblico do Paran DEAP.

O DIRETOR DO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO PBLICO

DO PARAN - DEAP, no uso de suas atribuies legais e tendo em vista o contido no
pargrafo 2, artigo 3 do Decreto Estadual n.2.866, de 22 de abril de 2004,

RESOLVE:
Estabelecer os procedimentos a serem observados quando da transferncia ou do
recolhimento de acervos arquivsticos pblicos para o Departamento Estadual de Arquivo
Pblico (DEAP):

1. O acervo arquivstico a ser transferido ou recolhido dever estar organizado, avaliado,

higienizado e acondicionado, bem como acompanhado de instrumento descritivo que
permita sua identificao e controle.
1.1. Os acervos produzidos e acumulados pelos rgos ou entidades estaduais
somente podero ser transferidos ou recolhidos se devidamente classificados e
cumpridos os prazos previstos em Tabelas de Temporalidade de Documentos
(TTD) para atividades meio e fim, aprovadas pelo DEAP.
1.2. Os acervos acumulados nos rgos ou entidades devero ser avaliados
pelas respectivas Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos (CSA),
institudas nos termos do art. 7 da Resoluo n. 3.107, de 25 de setembro de 1995,
com a orientao tcnica do Departamento Estadual de Arquivo Pblico (DEAP).

2. Compete ao rgo ou entidade detentores do acervo arquivstico:

2.1. Organizao, avaliao e seleo do acervo pela Comisso Setorial de Avaliao
de Documentos (CSA), de acordo com a metodologia constante no Manual de
Gesto de Documentos do Estado do Paran em vigor.

106
2.2. Higienizao do acervo, liberando-o de sujidade e outros resduos estranhos aos
documentos, como tambm, barbante, grampo, clipe ou outro material metlico.
2.3. Acondicionamento do acervo de documentos textuais, em caixa-arquivo de
tamanho padro (0,14m de largura por 0,25m de altura e 0,38m de comprimento)
de boa qualidade, e de documentos audiovisuais, cartogrficos, microgrficos,
informticos, ou que excedam ao padro convencional em embalagens adequadas
s suas dimenses.
2.4. Identificao das unidades de acondicionamento com etiqueta-padro. (Ver
Modelo de Formulrio VII)
2.5. Formalizao da solicitao de transferncia e/ou recolhimento protocolizada ao
DEAP.
2.6. Preenchimento da Relao de Transferncia e/ou Recolhimento de Acervos em
duas vias, a primeira apensada ao processo protocolizado ao DEAP e a segunda
arquivada no rgo ou entidade de origem tambm para guarda permanente,
constituindo-se em termo de responsabilidade e em instrumento inicial para
pesquisa e recuperao da informao. (Ver Modelo de Formulrio IV)
2.7. Preenchimento da Relao Descritiva da Unidade de Acondicionamento em duas
vias, cuja formalizao da entrada do acervo dar-se- aps a conferncia e
assinatura por tcnico responsvel do DEAP, ficando o acervo at essa data sob a
responsabilidade do rgo ou entidade que solicitou a transferncia e/ou
recolhimento. (Ver Modelo de Formulrio V)
2.8 Destinao de recursos humanos, materiais e financeiros necessrios consecuo
dos procedimentos previstos nos itens anteriores, bem como para o transporte do
acervo ao Departamento Estadual de Arquivo Pblico (DEAP).
2.9. Publicao do extrato do Convnio de Custdia no Dirio Oficial do Estado do
Paran, quando se tratar de transferncia de acervo da administrao indireta,
conforme o pargrafo 1, artigo 3 do Decreto n. 2.866, de 22 de abril de 2004.
2.10. Efetuar mensalmente os pagamentos previstos no Convnio de Custdia durante
sua vigncia e enquanto o acervo permanecer no arquivo intermedirio do DEAP.
2.11. Efetuar a previso oramentria para o exerccio subseqente contemplando os
recursos necessrios ao adimplemento da despesa referida no item 2.10.

107
3. Compete ao Departamento Estadual de Arquivo Pblico (DEAP):
3.1 Orientao s atividades inerentes transferncia e/ou recolhimento dos acervos
arquivsticos, considerando aspectos relacionados organizao, avaliao,
higienizao e acondicionamento.
3.2.Programao do perodo de transferncia e/ou de recolhimento do acervo do
rgo ou entidade.
3.3. Acompanhamento de entrada do acervo, orientando sua alocao nos depsitos
previamente determinados.
3.4. Comunicao ao rgo ou entidade transferidor (a) do acervo, da referncia
numrica definitiva correspondente unidade de acondicionamento.
3.5. Elaborao, em duas vias, do Convnio de Custdia a ser firmado com o rgo
ou entidade pertencente administrao indireta do Poder Executivo do Estado
do Paran, conforme prev o pargrafo 1, do artigo 3, do Decreto n. 2.866, de
22 de abril de 2004.

4. Disposies finais:
4.1. Manter-se- sob restrio de acesso, exceto nos casos previstos em lei, a
documentao transferida ao arquivo intermedirio do DEAP.
4.2. A consulta e a utilizao do acervo arquivstico transferido somente podero
efetuar-se na sede do DEAP por servidor previamente autorizado, ou sob forma
de emprstimo, mediante solicitao formal do rgo ou entidade transferidor
(a);
4.2.1. a consulta de terceiros ser permitida somente mediante autorizao
expressa do rgo ou entidade transferidor (a);
4.2.2. o DEAP ficar eximido de responsabilidade por extravio ou dano, em
caso de necessidade da retirada integral ou parcial do acervo
transferido.
4.3.Os valores para o Convnio de Custdia a ser firmado no mbito da
administrao indireta esto definidos na Tabela de Valores de
Referncia. (Ver Modelo de Formulrio VIII).

108
 4.4. Os casos omissos sero resolvidos pelo Diretor do Departamento Estadual de
Arquivo Pblico (DEAP).

5. Para fins deste ato, considera-se:

5.1. Acervo - a totalidade dos documentos conservados num arquivo.
5.2. Organizao - a utilizao de tcnicas arquivsticas para classificao,
arranjo e descrio de documentos de arquivo.
5.3. Higienizao - a tcnica de conservao que consiste na retirada da
poeira e outros resduos, com vistas preservao.
5.4. Acondicionamento - a embalagem e guarda de documentos de arquivo
de forma apropriada preservao.
5.5. Transferncia - a passagem de documentos do arquivo corrente para
arquivo intermedirio, onde aguardaro destinao final, que consiste na
eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.
5.6. Recolhimento - a passagem de documentos do arquivo intermedirio
para o arquivo permanente aps processo de avaliao.

6. Esta Instruo Normativa entrar em vigor na data de sua publicao, ficando

revogada a Instruo Normativa n. 1, de 8 de julho de 2002.

Daysi Lcia Ramos de Andrade

Diretora

109
 TABELA DE VALORES DE REFERNCIA

(Conforme item 4.3. da Instruo Normativa n. 2, de 19 maio de 2004)

TRANSFERNCIA DE ACERVO

De 0,14 a De 51 a De 201 a Acima de 500

Em metro linear 50 200 500

Atividades Valor do metro linear

R$ 10,00 R$ 9,00 R$ 8,00 R$ 7,00

Meio

R$ 11,00 R$ 10,00 R$ 9,00 R$ 8,00

Fim

Metro linear a unidade de medida recomendada para a quantificao de acervos

documentais. O clculo feito multiplicando-se a quantidade de caixas pela largura da
caixa-padro de 0,14 cm.

110
8. GLOSSRIO

ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva,

pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades,
independente da natureza do suporte.

ARQUIVO CORRENTE: conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu

valor primrio, objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem
compete a sua administrao.

ARQUIVO INTERMEDIRIO: conjunto de documentos originrios de arquivos

correntes, com uso pouco freqente, que aguarda destinao.

ARQUIVO PERMANENTE: conjunto de documentos preservados em carter definitivo

em funo de seu valor.

ARQUIVO PBLICO: arquivo de entidade pblica, independentemente de seu mbito de

ao e do sistema de governo do pas.

ARQUIVO SETORIAL: arquivo de um setor ou servio de uma administrao.

ATIVIDADES-FIM: atividade desenvolvida em decorrncia da finalidade de uma

instituio. Tambm chamada atividade finalstica.

ATIVIDADES-MEIO: atividade que d apoio consecuo das atividades-fim de uma

instituio. Tambm chamada atividade mantenedora.

AVALIAO: processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de

guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos.

111
CICLO VITAL DE DOCUMENTOS: sucessivas fases por que passam os documentos de
um arquivo, da sua produo guarda permanente ou eliminao.

CDIGO DE CLASSIFICAO: cdigo derivado de um plano de classificao.

DATAS-LIMITE: elemento de identificao cronolgica, em que so indicados o incio e

o trmino do perodo de uma unidade de descrio.

DESTINAO: deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento de

documentos para guarda permanente ou eliminao.

DOCUMENTO: unidade de registro de informao, qualquer que seja o suporte ou

formato.

ESPCIE DOCUMENTAL: diviso de gnero documental que rene tipos documentais

por seu formato. So exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto, disco,
filme, folheto, fotografia, memorando, ofcio, planta, relatrio.

RECOLHIMENTO: entrada de documentos pblicos em arquivos permanente, com

competncia formalmente estabelecida.

TIPO DOCUMENTAL: diviso de espcie documental que rene documentos por suas
caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de
contedo ou tcnica do registro. So exemplos de tipos documentais cartas
precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero, decretos-lei,
daguerretipos, xilogravuras.

TEORIA DAS TRS IDADES :teoria segundo a qual os arquivos so caracterizados

como correntes, intermedirios e permanentes de acordo com a identificao dos
valores primrio e secundrio dos documentos.

112
9. BIBLIOGRAFIA

ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO. Plano de classificao e tabela de

temporalidade de documentos da administrao pblica do Estado de So Paulo: atividade-
meio. So Paulo: Arquivo do Estado, 2005

ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. Rio de

Janeiro, Arquivo Nacional, 2005.

DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO PBLICO. Manual de Gesto de

Documentos do Estado do Paran. Ed. Revista e ampliada. Curitiba: O Arquivo. 1998

10. REFERNCIA LEGISLATIVA

BRASIL. Lei n5.172, de 25 de outubro de 1996. Dispe sobre o Sistema Tributrio

Financeiro para elaborao e controle dos oramentos e balanos da Unio, dos Estados,
dos Municpios e do distrito Federal.

BRASIL. Lei n8.036, de 11 de maio de 1990. Dispe sobre o Fundo de Garantia do Tempo
de Servio e d outras providncias.

BRASIL. Lei n8.159, de 08 de janeiro de. 1991. Dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial, Braslia, 9 jan. 1991.

BRASIL. Lei n8.212, de 24 de julho de 1991. Dispe sobre a organizao da Seguridade

Social, institui Plano de Custeio e d outras providncias.

BRASIL. Lei n8.213, de 24 de julho de 1991. Dispe sobre os Planos de Benefcios da

Previdncia Social e d outras providncias.

BRASIL. Lei n8.429, de 02 de junho de 1992. Dispe sobre as sanes aplicveis aos
agentes pblicos nos casos de enriquecimento ilcito no exerccio de mandato, cargo,
emprego ou funo na administrao pblica direta, indireta ou fundacional e d outras
providncias

BRASIL. Lei n8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da
Constituio Federal, institui normas para licitaes e contratos da Administrao Pblica e
d outras providncias.

113
BRASIL. Lei n9.609, de 19 de fevereiro de 1998. Dispe sobre a proteo da propriedade
intelectual de programa de computador, sua comercializao no pas e d outras
providncias.

BRASIL. Lei n9.610, de 19 de fevereiro de 1998. Altera, atualiza e consolida a legislao

sobre direitos autorais e d outras providncias.

BRASIL. Lei n10.406, de 10 de janeiro de 2002. Institui o Cdigo Civil.

BRASIL. Decreto-lei n2.049, de 1 de agosto de 1983. Dispe sobre as contribuies para

o FINSOCIAL, sua cobrana, fiscalizao, processos administrativos e de consulta e d
outras providncias.

BRASIL. Decreto-lei n2.052, de 03 de agosto de 1983. Dispe sobre as contribuies para

o PIS-PASEP, sua cobrana, fiscalizao, processo administrativo e de consulta e d outras
providncias.

BRASIL. Decreto-lei n5.452, de 1 de maio de 1943. Aprova a Consolidao das Leis do

Trabalho.

BRASIL. Decreto-lei n76.900, de 10 de janeiro de 1975. Institui a Relao Anual de

Informaes Sociais RAIS e d outras providncias.

BRASIL. Decreto n5.545, de 22 de setembro de 2005. Altera dispositivos do Regulamento

da Previdncia Social, aprovado pelo Decreto n3.048, de 6 de maio de 1999, e d outras
providncias.

BRASIL. Decreto n87.497, de 18 de agosto de 1982 . Regulamenta a Lei n6.494, de 07 de

dezembro de 1977, que dispe sobre o estgio de estudantes de estabelecimentos de ensino
superior e de 2 grau regular e supletivo, nos limites que especifica e d outras
providncias.

PARAN. Lei n1.943, de 23 de junho de 1954. Cdigo da Polcia Militar do Estado.

PARAN. Lei n6.174, de 16 de novembro de 1970. Estabelece o regime jurdico dos

funcionrios civis do Poder Executivo do Estado do Paran.

PARAN. Lei n12.398, de 30 de dezembro de 1998. Cria o Sistema de Seguridade

Funcional do Estado do Paran IPE em Servio Social Autnomo, denominado
PARANAPREVIDNCIA, e d outras atribuies.

PARAN . Decreto n1.036 de 31 de setembro de 1987 que regulamenta a Secretaria de

Estado da Administrao SEAD

PARAN . Decreto n7.607 de 05 de dezembro de 2006 que rev, atualiza e consolida os

procedimentos operacionais adotados pelas Unidades de Recursos Humanos para o
gerenciamento da atividade de estgio.

114
PARAN. Resoluo n3.107 de 25 de setembro de 1995. Define a competncia da
organizao de arquivos no mbito do Poder Executivo Estadual.

PARAN. Lei n13.740 de 24 de julho de 2002. Autoriza o Poder executivo a, mediante

decreto, definir e atualizar normas pertinentes a consignaes em folha de pagamento de
militares e de servidores civis, ativos e inativos, assim como pensionistas.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resoluo n. 1 de 18 de outubro 1995.

Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e ou cdigos de classificao de
documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de
suas atividades e funes. Dirio Oficial, Braslia, 24 out. 1995.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resoluo n. 2 de 18 de outubro de 1995.

Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de
acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas. Dirio Oficial, Braslia, 24
out. 1995.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resoluo n. 3 de 26 de dezembro de 1995.

Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos.
Dirio Oficial, Braslia, 28 dez. 1995.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resoluo n .4 de 28 de maio de 1996.

Dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao
Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos
rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos _ SINAR., e aprova os
prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da
Administrao Pblica. Dirio Oficial, Braslia, 29 mar. 1996.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resoluo n. 5 de 30 de setembro de 1996.

Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais
da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. Dirio Oficial, Braslia, 11 out. 1996.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resoluo n. 7 de 20 de maio de 1997.

Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e
entidades integrantes do Poder Pblico. Dirio Oficial, Braslia, 23 maio 1997.

Legislao arquivstica: Acesso digital www.arquivonacional/conarq

Outras referncias:
Ofcio Circular Conjunto n01, de 24 de abril de 1996 CAFE/DEAP

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