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Administrao Geral - Processos administrativos:

planejamento, organizao, direo e controle


CONCEITOS IMPORTANTES:

ADMINISTRAO: um processo que envolve diferentes atividades executadas por pessoas


para que o objetivo de uma organizao seja atingido de forma eficaz, eficiente e efetiva.
Possui 4 etapas: planejamento, organizao, direo e controle.

ORGANIZAO: um conjunto de pessoas e recursos estruturados na busca de um ou


mais objetivos em comum. Os dirigentes so os responsveis por estabelecer o funcionamento
e direcionamento estratgico, buscando atingir resultados necessrios para satisfazer as
necessidades dos stakeholders.

STAKEHOLDERS: so os interessados pelo sucesso da organizao: clientes, acionistas,


parceiros, funcionrios, sociedade, comunidade e governo.

Ateno: os termos em negritos e sublinhados so palavras chaves da Administrao.

PROCESSO ADMINISTRATIVO

o conjunto de funes da administrao: planejamento, organizao, direo e


controle. um ciclo contnuo.

Para Chiavenato (um dos melhores autores de Administrao) entende que mais que um ciclo,
entende que as funes se inter-relacionam:

PLANEJAMENTO: define as atividades a serem realizadas e os resultados a serem alcanados.


ORGANIZAO: organiza-se os recursos disponveis para realizar aquilo que foi planejado.
DIREO: a funo de dirigir a execuo do planejamento, para atingir os objetivos da
organizao.
CONTROLE: analisa-se os resultados obtidos, se foram os planejados.

PLANEJAMENTO
um processo definido para o alcance de uma situao futura desejada, buscando a maneira
mais eficiente, eficaz e efetiva, com a melhor concentrao de recursos e esforos pela empresa
ou organizao.

No se pode confundir planejamento com esses termos:


- Previso: verificar quais eventos podem ocorrer, com base no registro de uma srie de
probabilidade.
- Projeo: corresponde a situao em que o futuro tende a ser igual ao passado em sua
estrutura bsica.
- Predio: quando a situao futura tende a ser diferente da situao passada, mas sobre a
qual no se tem controle nenhum.
- Resoluo de problemas: so aspectos imediatos que corrigem certas descontinuadas e
desajustes entre a empresa e as foras externas que lhe sejam potencialmente relevantes.
- Plano: o documento formal que consolida as informaes desenvolvidas no processo de
planejamento.

Princpios gerais do planejamento


- Princpio da contribuio aos objetivos: o planejamento deve sempre visar ao objetivo mximo
da organizao.
- Princpio da precedncia do planejamento: o planejamento sempre vem antes das outras
funes.
- Princpio da maior influncia e abrangncia: ele pode provocar uma srie de modificaes na
organizao.
- Princpio das maiores eficincias, eficcias e efetividades: procura maximizar os resultados e
minimizar as dificuldades.

Princpios de Ackoff:
- Planejamento participativo: o seu principal resultado no o plano final, mas sim o processo
desenvolvido.
- Planejamento coordenado: todos os aspectos desenvolvidos devem atuar de maneira
interdependentes.
- Planejamento integrado: os planejamentos dos vrios escales devem ser interligados.
- Planejamento permanente: como o ambiente mutvel, necessrio que o planejamento seja
permanentemente realizado.

Princpios para Benome:


- Inerncia: o planejamento indispensvel para uma organizao, devendo integrar todos os
setores da organizao.
- Universalidade: o planejamento busca antecipar as variveis e as consequncias que
influenciaro uma organizao, de diferentes pontos de vista e levando em contas diferentes
opinies, para evitar uma viso unilateral.
- Unidade: o planejamento deve ser integrado em um conjunto coerente com base em critrios
que contemplem mais de uma rea ao mesmo tempo.
- Previso: deve estabelecer prazos e cronogramas paras as atividades a serem executadas,
inclusive considerando as correes de rumo.
- Flexibilidade: deve ser adaptvel as diferentes situaes, pois assim fica mais fcil os ajustes de
trajetria necessrios.

Dimenses necessrias realizao do planejamento


- Racional: racionalidade, criatividade e reflexo necessrias para a realizao do planejamento.
- Poltica: poder de deciso.
- Tcnico-administrativa: sistema de trabalho estruturado, responde as questes: Como que?
Quanto? Quem? Quando?
- Valorativa: avaliao de valor dos benefcios e prejuzos que aquilo que est sendo planejado
pode trazer.

Existem trs tipos de planejamento:

PLANEJAMENTO DEFINIO CARACTERSTICAS PALAVRAS-CHAV


Proporciona sustentao mercadolgica,
- Projetado a longo prazo; Plano, projetos, longo p
estabelecendo a melhor direo a ser
- Envolve a empresa como um todo; objetivos, metas, nvel
seguida, visando a melhor interao com - definido pela cpula organizacional;
ESTRATGICO estratgico, cpula,
os fatores externos (no controlveis) e - Voltado para a eficcia;
sistmico, integrado,
atuando de forma inovadora e - Voltado para o atendimento do cliente.
organizao como um t
sustentvel.
voltado para uma rea da organizao - Projetado a prazo mdio;
- Envolve cada departamento ou unidade Mdio prazo, unidade
especfica, planejando a utilizao organizacional; organizacional, gerencia
TTICO eficiente dos recursos disponveis para a - Definido pelo nvel operacional intermedirio;
intermediria, rea
consolidao dos objetivos previamente - Voltado para a coordenao e integrao das
especfica.
fixados. atividades.
Est ligado formalizao de
Curto prazo, eficincia,
metodologias e procedimentos, gerando - Voltado para o curto prazo;
- Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente; isolado, tarefa, formaliz
OPERACIONAL basicamente os planos de ao ou planos
- voltado para eficincia. planos operacionais, pla
operacionais. Conduzido pelos nveis
de ao.
organizacionais mais baixos.

ORGANIZAO

a funo que busca organizar, estruturar e integrar recursos disponveis para que as aes a
serem realizadas possam atingir o sucesso. So os meios utilizados para que as demais funes
possam ser praticadas: estrutura dos rgos de uma organizao, a diviso interna do trabalho,
a alocao dos recursos, a determinao sobre as pessoas que devem realizar determinada
tarefa, a coordenao de esforos...

Chiavenato entende que h quatro componentes da organizao:


- Tarefa: a funo organizacional dividida em tarefas.
- Pessoas: cada pessoa ocupante de um cargo na organizao formal.
- rgos: as tarefas e pessoas so agrupadas em rgos, como divises, departamentos ou
unidades de uma organizao.
- Relao: um dos conceitos mais importantes da organizao, o relacionamento entre os
trabalhadores, fornecedores, clientes...

Nveis organizacionais:
- Organizao no nvel global: envolve a empresa como um todo.
- Organizao no nvel departamental: a departamentalizao, tratada pela gerncia
intermediria.
- Organizao no nvel das tarefas e operaes: o desenho dos cargos e tarefas, o nvel mais
baixo da organizao: o operacional.

Ateno: a funo organizao diferente das organizaes. As organizaes o grupo de


pessoas que interagem entre si para atingir um objetivo especfico. Ex.: Voc trabalha em uma
organizao de forma organizada.

DIREO

a funo responsvel por acionar e dinamizar a empresa para que ela possa funcionar
adequadamente. a relao entre os administradores e seus subordinados, est centrada nas
relaes humanas. a utilizao dos recursos disponveis pelas pessoas que integram a
organizao, que concretizam as aes planejadas e organizadas.

Principais atividades realizadas pelo administrador:


- Comunicao: os administradores precisam se comunicar com seus subordinados para indicar
os caminhos a serem seguidos e receberem o feedback.
- Motivao: os administradores buscam atravs da comunicao estimular a motivao dos
subordinados.
- Liderana: tambm atravs da comunicao os administradores devem influenciar seus
subordinados a realizarem as atividades relevantes para a organizao.

Nveis de direo:
- Presidentes, diretores, altos executivos: gerem a empresa como um todo.
- Gerentes e pessoal intermedirio: gerem departamento especfico.
- Supervisores e encarregados: gerem os grupos de pessoas e tarefas no nvel operacional.

CONTROLE E AVALIAO

Proporciona a mensurao e avaliao das aes empreendidas pela organizao a partir dos
processos de planejamento, organizao e direo.
Busca verificar como as demais etapas do processo administrativo esto sendo executadas, e
visa a correo dos rumos.

Mecanismos de controle:
- Objetivo: o controle reque um objetivo, uma linha de atuao, um critrio.
- Medio: requer um meio de medir a atividade desenvolvida.
- Comparao: um procedimento para comparar tal atividade com o critrio definido.
- Correo: algum mecanismo que corrija as atividades para que possam atingir ao objetivo.

O controle pode ser exercido nas relaes internas (recursos, estoques, produo...) e nas
externas (acionistas, clientes, franquias...).

Para que serve o controle?


- Padronizar o desempenho: por meio de inspees, superviso, procedimentos escritos ou
programas de produo.
- Proteger os bens organizacionais: de desperdcios, roubos e abusos, por meio de exigncias de
registros escritos, procedimento de auditorias e diviso de responsabilidades.
- Padronizar a qualidade de produtos e servios: por meio de treinamento do pessoal, inspees,
controle estatstico de qualidade e sistemas de incentivo.
- Limitar a quantidade de autoridade: por meio de descries de cargos, diretrizes e polticas,
regras e regulamentos e sistemas de controle.
- Medir e dirigir o desempenho das pessoas: por meio de sistemas de avaliao do desempenho
do pessoal, superviso direta, vigilncia e registros.
- Como meios preventivos para o alcance dos objetivos organizacionais: pela articulao dos
objetivos em um planejamento.

O controle tem duas finalidades: (a) correo de falhas ou erros existentes e (b) preveno de
novas falhas e erros. Para tingir essas finalidades usa-se os seguintes mtodos:

ANTES DA EXECUO DURANTE A EXECUO DEPOIS DA EXECUO


Controles de sim/no (ou de
Controles pr-ao Controles de direo Controle ps-ao
triagem)
So aqueles que proporcionam aquele que mede o resultad
Oramentos, cronogramas. So So aqueles que buscam corrigir
um momento para verificar a depois da ao executada, a
aqueles feitos antes da ao ser desvios durante a execuo, para
aprovao de determinado desvantagem que no h ma
realizada, a desvantagem que ser realizado precisa da coleta de
procedimento ou atendimento de tempo hbil para correo, m
no propem solues reais para informaes necessrias em
condies especficas, antes que a ajuda a evitar que novas ae
problemas futuros. tempo oportuno.
execuo possa continuar. apresentem os mesmos erros.

Nveis de controle:
- Controle estratgico: genrico e sinttico, direcionado para o longo prazo e para todo a
instituio, est relacionado com o planejamento estratgico.
- Controle ttico: de nvel intermedirio, direcionado para mdio prazo, a uma unidade
especifica ou um grupo de recursos, menos genrico e detalhado, est relacionado com o
planejamento ttico.
- Controle operacional: mais detalhado e analtico, direcionado a curto prazo, a uma
determinada tarefa ou operao, est relacionado com o planejamento operacional.

Tipologia:
- Controle de primeira ordem: superviso direta. uma forma mais simples de controle,
adotada por pequenas empresas.
- Controle de segunda ordem: padronizao dos processos. Com o crescimento da empresa
fundamental que seus processos sejam padronizados para melhor controle, os dois pilares desse
controle so a tecnologia (automao dos processos) e a burocracia (conjunto de regras
racionais).
- Controle de terceira ordem: controle por premissas e culturas. um controle mais implcito, a
coordenao dos trabalhos atravs de um sistema de partilha de pressupostos, crenas e valores.

O controle deve ser tratado como uma exceo, quando as tarefas no esto sendo executadas de
acordo com o planejado, aplica-se o controle. Portanto para Chiavenato os aspectos que devem
ser avaliados, medidos e controlados so:

- Lucratividade: o volume de dinheiro aps deduzidas as despesas (vendas lquidas, ganhos


por fatia de estoque, retorno de investimento...)
- Competitividade: o sucesso de uma empresa em relao a seus concorrentes.
- Eficincia: o alcance de resultados com o mnimo uso de recursos.
- Eficcia: fazer o que se planejou.
- Qualidade: adequao em relao s especificaes ou requisitos ou superao dos mesmos.
- Inovao: o grau de produo de novas ideias ou a adaptao de velhas ideias para criar
resultados lucrativos.
- Produtividade: a relao entre as entradas e sadas.
- Qualidade de vida no trabalho: tem relao aos aspectos do ambiente fsico e psicolgico do
trabalho, que so importantes para os funcionrios.

Todos esses fatores so importantes para estruturar a medio do desempenho de uma


organizao.

Resumindo:

Caracterstica Planejamento Organizao Direo Controle


A empresa como um todo. Estratgico Nvel global Presidentes, diretores, altos executivos Estratgico
Departamento especfico. Ttico Nvel departamental Gerentes e pessoal intermedirio Ttico
Pessoas e tarefas. Operacional Nvel operacional Supervisores e encarregados Operacional

Para gravar:
Eficincia: produzir mais com menos. (Custo/ benefcio)
Eficcia: produzir da melhor maneira. (Qualidade)
Efetividade: fazer da maneira certa.