BIBLIOTECONOMA. Tema 1.

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SISTEMAS INTEGRADOS DE AUTOMATIZACIN DE BIBLIOTECAS. SITUACIN

ACTUAL Y TENDENCIAS DE FUTURO.

I. INTRODUCCIN

Hoy en da, gestionar la enorme masa documental existente y satisfacer las complejas
demandas informativas de los usuarios es nicamente posible mediante la aplicacin de las
nuevas tecnologas en los procesos bibliotecarios, es decir, mediante la automatizacin. En
un contexto informatizado, las bibliotecas se convierten en autnticos sistemas vertebradores
del conocimiento y sus elementos constitutivos interaccionan de manera coordinada y
dinmica para lograr unos objetivos comunes, previamente planificados.

II. LA AUTOMATIZACIN: CONCEPTO Y EVOLUCIN

La automatizacin de bibliotecas podra definirse como el uso de herramientas y tcnicas

informticas en las tareas bibliotecarias. En un principio, aluda a pequeas aplicaciones
introducidas en algn eslabn concreto de la cadena documental, pero actualmente afecta a su
gestin global. Por eso, se habla de Sistemas Integrados de Automatizacin de Bibliotecas
(SIAB), a cargo de instituciones pblicas o, ms habitualmente, de empresas de software. Los
SIAB utilizan una base de datos comn, para que su informacin pueda ser aprovechada y
compartida en todas las fases y procesos bibliotecarios.

Segn los autores G Melero y G Camarero, la automatizacin de bibliotecas busca:

Paliar el colapso propio del sistema manual, ante el gran volumen de informacin
emergente.

Agilizar procesos y optimizar recursos, evitando la repeticin innecesaria de datos y

tareas.

Supervisar servicios, para detectar y subsanar posibles fallos o carencias.

Proporcionar informacin actualizada sobre el funcionamiento de la biblioteca, a

travs de estadsticas e indicadores de rendimiento.

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Fomentar la cooperacin interbibliotecaria, compartiendo registros y fondos, para

ofrecer mejores prestaciones a un menor coste.

Alcanzar estos objetivos ha requerido grandes esfuerzos previos de NORMALIZACIN

INTERNACIONAL DE LA INFORMACIN, materializados fundamentalmente en:

- Las normas ISBD, para dar consistencia a las descripciones bibliogrficas.

- Los formatos MARC, para automatizar la catalogacin.

- Las directrices GARR y GSARE, para ordenar autoridades y referencias.

- Estndares de comunicacin, como el protocolo TCP/IP de Internet o el Z39.50, para

facilitar el intercambio de informacin entre aplicaciones y sistemas distintos.

- Nmeros internacionales normalizados (ISBN, ISSN, DOI, etc.), para identificar

inequvocamente los documentos.

Todos los logros actuales en materia de automatizacin no son sino fruto de un proceso largo y
costoso que comenz all por los aos 60, encabezado por la LC de EEUU, cuyo informe de
1963 sent las bases para el nacimiento del formato MARC. En los aos 70, con la aparicin
de los microprocesadores, la automatizacin se dirigi fundamentalmente a los catlogos, lo
que foment el desarrollo de iniciativas cooperativas y denot la necesidad de unificar criterios
normativos. En los aos 80, aparecieron los OPAC y los primeros Sistemas Integrados, como
Dobis/Libis, Aleph o SABINI. Desde los aos 90 en adelante, la madurez ha ido llegando en
forma de avances tecnolgicos, estndares e innovaciones varias, observadas, por ejemplo, en
los Sistemas de Gestin de Bases de Datos (SGBD), relacionales o documentales, en los
grandes Sistemas Integrados de Gestin Bibliotecaria, que han extendido la automatizacin
a tareas bibliotecarias clave, y, sobre todo, en Internet y la WWW, cuya evolucin ha permitido
progresos y posibilidades antes impensables.

III. LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN BIBLIOTECARIA (SIGB)

La concepcin actual de las bibliotecas como un todo ha hecho que la automatizacin

basada en herramientas informticas individuales haya dejado definitivamente paso a un uso,
cada vez ms generalizado, de sistemas integrados. Estos renen, en un nico programa,
aplicaciones especficas para cada tarea, denominadas mdulos o subsistemas, que
comparten la misma base de datos. Aunque los mdulos funcionan de forma independiente,
se encuentran interrelacionados y se afectan unos a otros en trminos de informacin.

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Como resultado, se evita la redundancia de datos y aumenta la eficacia de TODAS las

funciones y servicios bibliotecarios, gestionados conjuntamente de modo automatizado.

CARACTERSTICAS DE LOS SIGB

Actualmente, existe una gran variedad de SIGB en el mercado, que suelen compartir
caractersticas como:

Arquitectura cliente-servidor.

Compatibilidad con normas y estndares oficiales y de mercado.

Recopilacin de informacin bibliogrfica, econmica y de tipo directorio en su

base de datos.

Capacidad para ejecutarse en distintos sistemas operativos.

Apertura a Internet.

Para Xavier Agenjo, el multilingismo y la modularidad deben ser tambin caractersticas

propias y esenciales de los SIGB, para poder cambiar la lengua del programa o sustituir y
actualizar determinados mdulos en un momento dado, sin que ello afecte al resto del sistema.

MDULOS Y FUNCIONES

Los mdulos de los SIGB modernos ayudan en las tres grandes etapas de todo proceso
documental: entrada, tratamiento y difusin de la informacin. Los ms frecuentes son:

MDULO DE SELECCIN Y ADQUISICIN

Se encarga de gestionar la eleccin e ingreso de materiales nuevos, mediante cualquiera de

los procedimientos tradicionales: compra, canje o donacin. Maneja, sobre todo, informacin
bibliogrfica (documentos seleccionados, perdidos, recibidos), de proveedores, de pedidos,
de facturacin y contable. Por eso, algunas de sus tareas esenciales son la bsqueda de
ejemplares en el sistema, la atencin a las desideratas, la peticin en firme y precatalogacin
de documentos, el control presupuestario o el seguimiento de los materiales recibidos.

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MDULO DE CATALOGACIN

Es el mdulo por excelencia y tambin el ms complejo de todos, pues de l depende el buen

funcionamiento del catlogo. Su manejo implica utilizar la mayora de estndares anteriormente
mencionados: normas ISBD, formatos MARC, protocolos de comunicacin TCP/IP y Z39.50,
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nmeros normalizados... Entre sus principales funciones, debe permitir la catalogacin de
todo tipo de materiales (monografas, publicaciones seriadas, grabaciones sonoras, vdeos...),
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la produccin ilimitada de fichas, tejuelos, cdigos de barras, etc., la visualizacin de registros
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desde diversos puestos de trabajo, el intercambio de datos con otras bibliotecas y la
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generacin de ficheros de autoridad para homogeneizar los encabezamientos, si bien algunos
SIGB cuentan con un mdulo propio e individualizado de control de autoridades para
validar y normalizar los puntos de acceso al catlogo.

OPAC O MDULO DE RECUPERACIN DE INFORMACIN

Gestiona las interacciones entre los usuarios y el sistema, de ah que lo ms valorado en l

sea, adems de su eficacia, la amigabilidad de su interfaz y su facilidad de uso. Coordina todas
las operaciones necesarias para que los usuarios puedan acceder a la informacin, ya sea
bibliogrfica, es decir, relacionada con los fondos de la biblioteca, o no bibliogrfica, esto es,
relacionada con la disponibilidad de ejemplares, con el historial de prstamos y reservas, etc.
Para ello, suele ofrecer diferentes opciones de bsqueda y recuperacin de datos (simple,
avanzada, mediante operadores booleanos u otras combinaciones) e incluso suele informar
sobre fondos demandados que se encuentran en otras bibliotecas.

El nuevo concepto de catlogo en lnea u OPAC, que soporta hipertextos y puede enlazar con
mltiples recursos web externos, mantiene las prestaciones tradicionales, pero posibilita su
consulta desde cualquier lugar a la vez que ofrece una visin renovada del portal de la
biblioteca.

MDULO DE CIRCULACIN O PRSTAMO

Facilita el seguimiento de los documentos que circulan entre las unidades del servicio y
el exterior, gestionando prstamos, renovaciones, devoluciones y reservas. Adems, permite
generar carns de usuarios, avisos sobre vencimientos, cartas de reclamacin por
documentos no devueltos, informes sobre materiales perdidos o estropeados, estadsticas,
etc. Resulta especialmente til en la tramitacin del prstamo interbibliotecario, por su mayor
complejidad.

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MDULO DE PUBLICACIONES SERIADAS

La singularidad de este tipo de material hace que algunos sistemas integrados presenten un
mdulo especfico para su tratamiento. Se centra principalmente en controlar la recepcin,
encuadernacin y estado de la suscripcin de las publicaciones seriadas, an ms difcil de
gestionar cuando no se adquieren fsicamente, sino en formato electrnico, por el necesario
seguimiento de sus licencias de uso.

MDULO DE ESTADSTICAS

Recoge datos sobre cada uno de los procesos y, tras su debido estudio, presenta resultados
estadsticos, como, por ejemplo, el nmero de consultas efectuadas en el OPAC, el nmero
de publicaciones seriadas registradas en un determinado periodo, etc. As, ayuda en la toma
de decisiones sobre la gestin global de la biblioteca.

MDULO DE ADMINISTRACIN Y GESTIN

Facilita la organizacin de tareas relacionadas con los recursos humanos, tcnicos,

econmicos, de mantenimiento, etc. de la biblioteca.

PRINCIPALES MODELOS DE SIGB

La eleccin e implantacin del sistema ms adecuado en cada biblioteca pasa por realizar
un anlisis minucioso de las caractersticas especficas de la misma (tamao, presupuesto,
personal) y por una buena planificacin, que prevea fases bien temporalizadas y evaluadas.

En la actualidad, los SIGB comerciales ms utilizados en las bibliotecas espaolas son:

UNICORN

Comercializado por la empresa SirsiDynix, presenta una arquitectura cliente-servidor,

abierta y modular, que se ajusta fcilmente a las circunstancias de cada biblioteca, pues su
ampliacin depende nicamente de la adicin o actualizacin de los mdulos necesarios. Ah
radica gran parte de su xito. Es compatible con la mayora de estndares y sistemas
operativos actuales e incorpora las tecnologas documentales ms avanzadas. Su OPAC para
entornos web se conoce como WebCat. Desde 2007, es el SIGB utilizado por la BNE, adems
de haber sido seleccionado por muchas otras bibliotecas de renombre como las de la UNED, la
Universidad Carlos III o la Universidad Politcnica de Madrid.

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ABSYS

Distribuido por la empresa Baratz y caracterizado por utilizar dos gestores de bases de datos,
uno documental, para la creacin y recuperacin de datos, y otro relacional, responsable de
la gestin bibliotecaria. Contiene la mayora de mdulos anteriormente citados y su OPAC en
lnea se conoce como WebOpac. Su versin AbsysNET est especialmente dirigida a grandes
redes de bibliotecas, mientras que Absys express est ideada para bibliotecas de menor
tamao. Es uno de los SIGB ms extendidos en nuestro pas, elegido por la mayora de BPE,
por bibliotecas universitarias, como las de Castilla La Mancha, por REBIUN, por la base de
datos REBECA, etc.

Adems de estos dos SIGB principales, cabe mencionar otros importantes como INNOPAC
MILLENIUM (sucesor de LIBERTAS), muy utilizado en la UCM, ALEPH, gestionado por la red
de bibliotecas del CSIC, VTLS, especialmente usado en bibliotecas catalanas, o DOBIS-LIBIS,
que dio origen a la extinguida red RUEDO, sin olvidar sistemas integrados menos actuales y de
menor repercusin, pero de origen espaol, como SABINI.

IV. LTIMAS TENDENCIAS EN MATERIA DE SIAB

Con la implantacin de Internet en las bibliotecas, algunos expertos en el tratamiento de la

informacin, como Toms Saorn, hablan ya de lo que se conoce como SIGB Extendido,
concebido, desde un punto de vista interno, como una valiosa herramienta de gestin
documental, y, desde otro externo, como un portal de informacin y servicio al pblico. En
este sentido, se alude al OPACportal, que presenta, de forma organizada, en red y a travs de
una nica va de entrada, todos los servicios y recursos de la biblioteca. Las posibilidades del
OPACportal como eje informativo han aumentado considerablemente gracias a DOI (Digital
Object Identifier), un cdigo normalizado que permite identificar permanentemente cualquier
material digital (libro, revista, imagen, etc.) en lnea, aunque cambie de ubicacin. A partir de
DOI, las editoriales cientficas han puesto en marcha otra iniciativa muy til para la
integracin de la informacin electrnica: CrossRef, para acceder a las URL buscadas. As
pues, como puede observarse, las propuestas de mejora para la recopilacin e interaccin
de recursos web son mltiples y en crecimiento.

Por otra parte, en un entorno globalizado como el actual, en el que la cooperacin bibliotecaria
cobra cada vez ms importancia, las tendencias de presente y futuro pasan por trabajar con
sistemas interoperativos, es decir, capaces de gestionar recursos informativos propios y
asociados. As, el desarrollo venidero de los SIGB no slo depender de las debidas labores
de anlisis y evaluacin, sino tambin de la colaboracin.

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V. CONCLUSIN

Los SIGB renen, en un solo producto, todas las herramientas necesarias para garantizar el
correcto funcionamiento de una biblioteca. Al interrelacionar los mdulos que gestionan los
diferentes eslabones de la cadena documental, evitan la introduccin de los mismos datos en
cada etapa del proceso, lo cual redunda en una mejora global de los servicios bibliotecarios
y del personal, que puede destinar ms tiempo a otras tareas (de referencia, DSI, etc.).

No conviene olvidar, no obstante, que la automatizacin requiere serias inversiones y que slo
revertir en trminos de eficacia si tanto bibliotecarios como usuarios cuentan con la debida
formacin y son capaces de aprovecharla de forma ptima.

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PUNTOS TRATADOS EN EL TEMA

SISTEMAS INTEGRADOS DE AUTOMATIZACIN DE BIBLIOTECAS. SITUACIN ACTUAL

Y TENDENCIAS DE FUTURO.

I. INTRODUCCIN

II. LA AUTOMATIZACIN: CONCEPTO Y EVOLUCIN

III. LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN BIBLIOTECARIA

CARACTERSTICAS DE LOS SIGB

MDULOS Y FUNCIONES

MDULO DE SELECCIN Y ADQUISICIN

MDULO DE CATALOGACIN

OPAC O MDULO DE RECUPERACIN DE INFORMACIN

MDULO DE CIRCULACIN O PRSTAMO

MDULO DE PUBLICACIONES SERIADAS

MDULO DE ESTADSTICAS

MDULO DE ADMINISTRACIN Y GESTIN

PRINCIPALES MODELOS DE SIGB

UNICORN

ABSYS

IV. LTIMAS TENDENCIAS EN MATERIA DE SIAB

V. CONCLUSIN