ferramenta: MATRIZ DE GESTO
Estratgia e gesto DO TEMPO
INDICADO PARA todas as pessoas, em especial
para os empreendedores que querem gerenciar melhor
o seu tempo, priorizando o que realmente importante
para o negcio.
SERVE PARA organizar as atividades a executar,
considerando aquilo que importante e urgente.
TIL PORQUE uma ferramenta visual, de fcil
entendimento, e bastante eficaz para que as pessoas
organizem melhor seu tempo de acordo com suas
verdadeiras prioridades.
SOBRE A FERRAMENTA: Dwight Eisenhower foi
o 34 presidente dos Estados Unidos, entre os anos
de 1953 a 1961. Entre seus feitos esto a criao da
DARPA, que viria a ser o que a internet atualmente, e a
NASA, agncia espacial americana. Antes disso, seguiu
carreira militar no exrcito at se tornar general. Mas, o
que mais chamava a ateno dos que o conheciam era
sua capacidade produtiva. Mesmo lidando com uma
intensa agenda diria, conseguia priorizar aquilo que era
realmente importante. Sua receita de priorizao, anos
depois, se tornaria mundialmente famosa por meio do
livro Os sete hbitos das pessoas altamente eficazes, de
Stephen Covey1. Eisenhower classificava suas atividades
em duas categorias iniciais: importante e no importante.
E em seguida, em urgente e no urgente. Para cada
atividade, tomava uma atitude padronizada. Se fosse
importante e urgente, executava aquilo imediatamente.
Se fosse importante e no urgente, planejava e agia de
acordo com o pensado, impedindo que se tornasse algo
urgente. Se no fosse importante, mas urgente, delegava
para outras pessoas. E no fosse importante nem urgente,
simplesmente eliminava a atividade. Com esta lgica
simples, conseguia investir seu tempo apenas no que era
realmente importante. Empreendedores que, em geral,
reclamam da falta de tempo, podem se beneficiar ao
adotar esta prtica como rotina diria.
Como usar: O uso da Matriz de Gesto do Tempo ou
Matriz Eisenhower bastante simples e pode ser feito em
diversos formatos. A prxima pgina pode ser impressa
e o empreendedor pode fazer suas anotaes nos
quadrantes. Tambm pode replicar os quadrantes e fazer
suas anotaes em planilhas eletrnicas ou editores de
texto. Ou ainda, pode usar aplicativos para smartphones.
H solues gratuitas, como o Priority Matrix ou pagas,
como o Do Matrix ou Eisenhower.
Para o empreendedor, o primeiro passo para o bom uso
desta ferramenta definir os objetivos, os indicadores e
as metas do seu negcio para o prximo trimestre e para
o ano corrente. Os objetivos realmente importantes para
os empreendedores, em geral, podem ser classificados em
quatro categorias:
1) Aumento de entradas de caixa (vendas);
2) Reduo de sadas de caixa (despesas, custos etc.);
3) A
 umento do valor da empresa (inovao, branding,
parcerias etc.);
4) Aumento do significado da empresa (misso, propsito,
sustentabilidade, admirao dos consumidores etc.).
Qualquer ao importante a ser executada pelo
empreendedor deveria estar em uma ou mais categorias
acima. Essas aes importantes podem ser crticas, ou
seja, caso no sejam executadas, h uma grande perda
de vendas, um aumento volumoso de sada de caixa, uma
enorme perda no valor da empresa ou em seu significado.
A ao tambm pode ser classificada como necessria.
No se tornou crtica ainda, mas necessria para garantir
o aumento de entradas de caixa, redues de sadas
de caixa etc.
Tudo aquilo que no importante para o empreendedor
em relao ao negcio deveria ser delegado para outro
colaborador se for urgente ou simplesmente eliminado
se no for urgente, til ou ainda atrapalhar o foco no que
realmente relevante.
Outra categoria que deve ser tratada com cuidado a das
aes urgentes. As aes urgentes e importantes devem
ser executadas imediatamente pelo empreendedor
se o prazo for o mesmo dia ou a mesma semana, caso
permitam um prazo maior de realizao.
O ideal que o empreendedor concentre suas aes no
que importante, mas ainda no urgente. Em situaes
assim, sempre ter tempo para planejar da forma mais
eficiente e executar com maior eficcia. Em casos assim,
o empreendedor sempre ser um estrategista, um
maestro e nunca um improvisador e um bombeiro.
1 COVEY. Stephen R. Os Sete hbitos das pessoas altamente eficazes. 7 Ed. So Paulo:
Editora Best Seller, 2004.
1
ferramenta: MATRIZ DE GESTO
Estratgia e gesto DO TEMPO
O que importante raramente urgente, e o que urgente raramente importante.
Dwight Eisenhower

No importante e urgente Importante e urgente

(DELEGUE PARA OUTRA PESSOA) (FAA IMEDIATAMENTE)
realizado hoje?
urgente e precisa ser...

3 1
realizado nesta semana?

No importante e no urgente Importante e no urgente

e pode ser feito neste ms?

(ELIMINE) (PLANEJE)
No urgente...

4 2
e pode ser feito em at
um ano?

e ainda atrapalha? e no tem utilidade? necessrio? crtico?

No importante... importante e...

Fonte: Adaptado por Marcelo Nakagawa

2
ferramenta: MATRIZ DE GESTO
Estratgia e gesto DO TEMPO
.:DICAS DE UTILIZAO DA FERRAMENTA
No se orgulhe de estar sempre correndo!
Muitos empreendedores e executivos adoram dizer que es-
to fazendo vrias coisas, que esto sempre correndo. Mui-
to provavelmente no deveriam se orgulhar disso, pois isso
um reflexo da sua ineficincia na gesto do seu tempo e
da ineficcia na determinao de seus objetivos.
Tenha trs grandes objetivos! Um dos maiores
problemas dos donos de negcios investir seu precioso
tempo em questes que no so prioritrias. Algo que
voc no pode se permitir perder o foco. Empreendedo-
res costumam ter uma espcie de distrbio de dficit de
ateno, diz Marc Benioff, cofundador da Salesforce.com.
Nesta linha, Michael Lazerow, da Buddy Media, pergunta:
Quais so as trs coisas que precisam acontecer nos pr-
ximos 6 ou 10 meses para aumentar as chances de a sua
empresa atingir o sucesso no longo prazo?. Se voc no
sabe responder a essa questo, esta ferramenta vai ajud-
-lo(a) a atingir seus objetivos.
80/20 e nunca 20/80! Use 80% do seu tempo em
aes importantes para o seu negcio e 20% apagando
incndios que no foram previstos, nunca o inverso. Exce-
lentes empreendedores chegam a 90/10. E no desista dos
100%!
No tenha d de se desapegar das aes no
importantes e no urgentes. Comece fazendo pe-
quenos testes. Ignore aquilo que deveria fazer que no seja
importante ou urgente para voc atingir seus objetivos
como empreendedor. Uma semana depois, analise se es-
to fazendo falta, se que voc ir se lembrar do que limou
da sua rotina.
Faa reunies operacionais em p! Michael
Bloomberg no apenas o prefeito de Nova York: ele fundou
a Bloomberg News, uma das maiores provedoras de infor-
maes financeiras do mundo, que faturou US$ 8 bilhes
em 2012. Em uma reunio, ele ficou particularmente irritado
com os funcionrios que liam os relatrios dos seus respec-
tivos departamentos. Na semana seguinte, todas as cadei-
ras da sala foram retiradas. incrvel o quanto uma reunio
em p mais rpida e mais focada, disse Bloomberg.
Elaborado por Realizao
Marcelo Nakagawa
(Professor de
Empreendedorismo parceiro educacional
do Insper)
Realize reunies pessoais enquanto cami-
nha! Steve Jobs, cofundador da Apple, fazia todas as suas
reunies importantes durante longas caminhadas. Mark
Zuckerberg, do Facebook, e Jack Dorsey, do Twitter, tam-
bm adotam a prtica. Essa iniciativa aumenta o sigilo das
conversas, alm de elevar o nvel de oxignio no organismo,
melhorando a memria e a conectividade entre os circuitos
cerebrais. Tambm incentiva o uso dos dois lados do crebro,
unindo capacidade analtica e criatividade. Por fim, cami-
nhar em um dia agradvel melhora o humor e o condiciona-
mento fsico. Com tantas vantagens assim, os resultados s
tendem a melhorar. O que mais gosto de fazer para relaxar
caminhar. Se estou com algum amigo, sempre temos nossas
melhores conversas enquanto caminhamos, diz Dorsey.
Trave a quarta-feira! A prtica comeou no Fa-
cebook: deixar as quartas-feiras livres de reunies ou
compromissos, para que o dono do negcio se dedique
totalmente ao que deve ser feito. Mais tarde, outros em-
preendedores do Vale do Silcio seguiram a empresa de
Mark Zuckerberg. Quando deixou o Facebook para fundar
a Asana, uma badalada startup que vende solues de
produtividade, Dustin Moskovitz levou com ele a prtica.
Pendncias da segunda e tera? Resolva na quarta! Algo
que deve ser entregue ou feito na quinta ou na sexta-feira?
Adiante na quarta-feira! O maior objetivo de deixar as
quartas sem reunies garantir que todos tenham uma
boa reserva de tempo a cada semana para se concentrar
no trabalho, diz o memorando interno da Asana.
Famlia sempre estar no quadrante impor-
tante! Tenha como meta 80/20 ou 90/10 e ter muito
mais tempo para a sua famlia. Walt Disney sempre se or-
gulhou de ser um pai presente e apaixonado, que protegia
suas filhas de sua enorme fama. Foi s aos 6 anos que sua
primeira filha, Diane, se deu conta de que seu pai era o
Walt Disney. Naquele momento, ela pediu um autgrafo ao
pai... Um homem jamais deve negligenciar sua famlia em
favor do seu negcio.
Material adicional recomendado:
BARBOSA, C. Gerencie seu tempo de forma eficaz. Vdeo.
So Paulo: Endeavor. Disponvel em http://goo.gl/5NPEDe
BARBOSA. C. A Trade do Tempo. Rio de Janeiro: Sextante,
2011.
com o comprometimento de
parceiros institucionais