ACTIVIDAD

Actividad 1
ENSAYO

INCIDENCIA DE LOS PROCESOS EN LAS EMPRESAS

Presentado por:
Germn Eduardo Bautista Roa

Tutor:
MONICA YAMILE BURBANO CRIOLLO

Curso Virtual
CONTROLES Y SEGURIDAD INFORMATICA
Ficha: (1182408)

Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA
Abril- 26-2016
INTRODUCCION.

Los sistemas de informacin se originan en casi todas las reas de una

empresa, de tal manera que estn relacionados con la eficacia, competitividad
e inconvenientes de la misma, de ah la definicin de que un sistema de
informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de
apoyar las actividades de una empresa o negocio, en el cual interactan
factores internos y externos para el desarrollo continuo de esta misma.

Uno de los factores internos, ms importantes en el desarrollo continuo de una

empresa y que forma parte como componente del sistema de informacin, es
la Interrelacin que hay entre hombre mquina, el cual ser nuestro tema
en abordar, de esta manera trataremos las reas ms representativas de una
empresa, los controles a realizar y la importancia del uso de las herramientas
tecnolgicas.

Cada departamento o rea de una empresa en cualquier sector, requerir del

uso de las herramientas tecnolgicas, las cuales han impactado el campo de
los recursos humanos y la gestin de personal, a tal punto que la masificacin
de las herramientas tecnolgicas en la gestin del capital humano, ha permitido
efectuar un mayor anlisis sobre la administracin del talento. Este tipo de
instrumentos ayudan a los departamentos a reducir costes, tiempo y esfuerzo,
logrando que sus tareas bsicas sean ms eficientes y rpidas.

El principal resultado obtenido del uso de herramientas tecnolgicas es la

agilizacin del trabajo bsico en los departamentos de Recursos Humanos,
adems del aumento de la eficiencia de los mismos.

El desarrollo del presente trabajo se enfocar en las reas ms representativas

de una empresa, de esta manera se efectuara desde la perspectiva del sistema
de informacin los cuales son soportados a travs de herramientas
tecnolgicas.

Entre las reas ms comunes tenemos:

rea Contabilidad y finanzas

rea Recursos humanos.
rea Mercadotecnia.
rea Almacn en compras y ventas.

Existen ms reas de aplicacin de los sistemas de informacin pero todo eso

depender del tipo de empresa que se vaya a efectuar el anlisis, para
desarrollar incluso ms sistemas de informacin que los tradicionales o
comunes.
DESARROLLO

Dentro de una empresa existen diferentes problemticas que pueden ser el

origen de la implementacin de un sistema de informacin, en cada una de las
reas pueden existir problemas a resolver por un sistema, por ejemplo; si en el
rea de recursos humanos nos encontramos con que necesitamos conocer
cuntos de los trabajadores actuales tienen en comn el rea geogrfica donde
viven para decidir las rutas del transporte de personal, o si contamos con
trabajadores que cumplan con el perfil para cumplir con vacantes en otras
reas; en el rea de mercadotecnia si deseramos conocer el nivel de ingresos
de los compradores de cierto producto y su nivel escolar para hacer relaciones
y proyectar campaas publicitarias dirigidas hacia el mejor mercado con que
puede contar la empresa.

Los sistemas de informacin con sus herramientas tecnolgicas se pueden

implementar en las distintas reas de la empresa, como contabilidad y
finanzas, mercadotecnia, recursos humanos, produccin y almacn (compras y
ventas). A continuacin algunas herramientas tecnolgicas de las cuales hacen
uso las empresas:

Repositorios de Almacenamiento

En esta categora de tecnologas se ubican a todos los medios de

almacenamiento de informacin comnmente encontrados con el nombre de
bases de datos, bases de conocimiento e incluso datawarehouses. Estos
elementos sirven como bodegas de almacenamiento de informacin, el
almacenamiento no es por s mismo lo principal de estos repositorios sino su
explotamiento.

Tecnologas de Red

Por tecnologas de Red entendemos todos aquellos protocolos y avances en el

ramo de las telecomunicaciones que permiten la creacin de redes en
cualquiera de sus modalidades incluyendo Intranet y por supuesto la Internet y
el flujo de informacin entre ellas.

Plataformas de Aplicaciones

Las plataformas de aplicacin son un elemento clave y muchas veces

determinante en la seleccin de una herramienta ya que estas son la base
sobre las que corren las aplicaciones, se habla bsicamente de Lotus Notes y
Microsoft como los dos grandes rivales.
 Tecnologas de Inteligencia Artificial

Estas tecnologas utilizan modelos y metodologas alrededor del conocimiento,

incluyen sistemas multiagentes, aprendizaje y razonamiento automtico y
agentes inteligentes.

Aplicaciones

Se construyen sobre la infraestructura para proveer acceso a las bases de

conocimiento. Muchas veces utilizan las tecnologas de red para lograr la
colaboracin a travs de portales de informacin empresarial, avanzados
sistemas de bsqueda y consultas basadas en Web. Estas aplicaciones para
los usuarios son solo la interface con la cual ellos interactan para lograr
acceso al conocimiento.

Ejemplos de Aplicaciones

DSS, CRM, sCm, Yellow Pages, Agendas, Workflow, BD de Procesos entre

otros.

Dentro del rea de contabilidad y finanzas:

Si definimos a la contabilidad como una disciplina donde se ensean normas y

procedimientos para ordenar, analizar y registrar operaciones que se
practicaron por unidades econmicas de la empresa o un individuo, entonces
con esto nos daremos cuenta de que los sistemas de informacin en la
contabilidad deben ser enfocados en estos trminos, por ejemplo si tenemos un
problema de duplicidad en el pago a proveedores, entonces al efectuar un
sistema podremos corregir este problema y evitar la devolucin del dinero
depositado.

Como en todo proceso, tenemos entradas de datos o informacin, un proceso y

una salida de datos o informacin, en esta rea la entrada de datos o
informacin.

En el rea de contabilidad, se pueden implementar sistemas para el pago

nomina, pago de proveedores, cobranza a clientes, etc.

En si servir para registrar las transacciones de la empresa, y ayudan a la

organizacin de los presupuestos de los departamentos de la empresa.

Los datos de entrada al sistema dependern de la salida de informacin o

datos deseados, por ejemplo si se desea realizar un sistema para la nomina los
datos de entrada sern los nombres de los trabajadores, clave del trabajador,
numero de seguridad social, fecha de ingreso, faltas por semana o quincena,
retardos, herramienta extraviada, sueldo base, tiempos extras, prestamos,
premios y compensaciones, viticos, otros ingresos y descuentos extras, segn
lo que se desea del sistema.
El proceso seria organizar la informacin y hacer operaciones matemticas con
los datos ingresados.

Por otro lado la salida de la informacin estar enfocada en la problemtica a

resolver, por ejemplo, con los datos ingresados en la entrada, las salidas que
podemos obtener son:

Nomina, que incluye:

Pagos de sueldos semanales o quincenales, tiempos extras, viticos, premios

o bonificaciones, aguinaldos, vacaciones y reparto de utilidades.

Descuentos por conceptos de impuestos, seguro social, crditos de infonavit,

prstamos personales, faltas, retardos, herramienta extraviada y otros.

Comparaciones, que incluyen:

Tambin se puede obtener informacin valiosa para la toma de decisiones,

como por ejemplo, el mejor trabajador en base a asistencias y puntualidad, el
mejor empleado en base a premios de productividad, y por el contrario los
peores empleados de la empresa en los mismos conceptos, toda esta
informacin se puede compartir con el departamento de recursos humanos que
podr tomar decisiones de promociones, reubicaciones o desvinculaciones.

Si se incluyeran en la entrada datos como ventas realizadas (en el caso de

vendedores) y objetivos de cada empleado, las comparaciones se realizaran
en base a sus ventas mensuales y cumplimientos de objetivos.

Las finanzas las definimos como el manejo de los recursos de la empresa para
alcanzar los deseados de la forma ms efectiva posible, as como contar con
los recursos necesarios para el buen funcionamiento de la empresa y sus
actividades.

Generalmente los datos que se utilizan en estos sistemas son los que se
encuentran en los estados de resultados y el balance general, y la informacin
de salida son las comparaciones de los ejercicios o periodos, de la cual se
toman decisiones, como por ejemplo el aumento o disminucin de activos o
pasivos, que puede ser el endeudamiento a travs de crdito, liquidacin de
crditos, venta de inmuebles, adquisicin de maquinaria, etc.

Sistemas de informacin aplicados a la mercadotecnia (SIM):

La mercadotecnia de defina como el estudio de las necesidades para

satisfacerlas a travs de procesos de intercambio entre la oferta y la demanda,
estudia el comportamiento del comprador, con respecto a la demanda, y tiene
como objetivo equilibrar la oferta y la demanda.
Un SIM puede ayudar a ver la necesidad de nuevos productos, crear mejoras
en un producto existente, actualizar precios, promociones y estrategias de
venta y distribucin.

Con un SIM se pueden conocer las necesidades de los clientes y hacer ms

estrecha la relacin entre un vendedor y un comprador, facilitando la colocacin
del producto en el mercado.

En un SIM la informacin deseada puede ser muy variada y depender de las

necesidades de quien necesita la informacin, por ejemplo si deseamos
conocer cul es el impacto de una campaa publicitaria televisiva de un
producto de belleza, se debern hacer encuestas dirigidas al pblico al que se
dirige la campaa, esta informacin se ingresa, se almacena, entra al proceso y
arroja una salida que depender de las preguntas elaboradas, si una de las
preguntas fuese, La presentacin del producto es? (buena, regular, mala),
entonces la salida nos dir si al pblico de gusta o no la presentacin del
producto, pero si tambin incluimos la pregunta Cul es su nivel mximo de
estudios?, entonces podramos hacer relaciones entre el nivel de estudios del
cliente con el gusto hacia la presentacin del producto, probablemente esta
informacin nos de elementos para la toma de decisiones sobre la presentacin
del producto o quizs no, pero el poder hacer relaciones con diferentes datos
es muy til.

Otra informacin que podemos obtener con los SIM son:

En las investigaciones de mercado, conocer tendencias, patrones y

preferencias.

En la distribucin, conocer lugares, momentos y cantidades de compra.

En publicidad, hacer mensajes a costos ms bajos.

Sistema de informacin en Recursos humanos:

El rea de Recursos Humanos tiene por objetivo proporcionar el personal

adecuado para los puestos requeridos por el perfil del puesto, as como
capacitar personal de nuevo ingreso y personal existente, motivar al personal y
encargarse de promociones y desvinculaciones.

En un sistema de informacin en recursos humanos, las entradas de los datos

van a ser relacionadas con el personal, datos generales del trabajador
(nombre, direccin, telfono, tipo de sangre, etc.), su currculo (grado escolar,
cursos, etc.), historial dentro de la empresa (entrenamiento y desarrollo),
evaluaciones de desempeo, administracin de salarios, registros, controles
(fallas, atrasos, disciplina, etc.), higiene y seguridad, etc.
Los resultados de este sistema son:

Anlisis de rotacin, permite retener al mejor personal y sustituir malos

elementos, identificar el grado de juventud o vejez de la empresa, activar plan
de carrera.

Anlisis de ausentismo, analiza las causas de la ausencia del trabajador.

Anlisis de seleccin y reclutamiento, atraer un nmero suficiente de

candidatos, candidatos potenciales e identificar al personal idneo para el
puesto.

Anlisis de accidentes, mejorar el ambiente laboral, reducir las primas por

accidentes, localizar zonas inseguras, eliminar condiciones inseguras e
implementar medidas preventivas.

Anlisis del desempeo, aumentos de sueldos por resultados particulares,

compensacin justa, identificar candidatos para promociones y reubicaciones,
mejorar el rendimiento y estimular la productividad.

Anlisis de capacitacin, elevar las competencias del personal, incrementar la

productividad al tener personal capacitado, adiestrado y conciente, contar con
el personal adecuado, preparar al personal para afrontar responsabilidades en
cargos mayores.

Anlisis de salarios, tener una estructura de salarios justa y mantener la

calidad de vida del trabajador.

Sistemas de informacin en el almacn (compras y ventas)

El almacn son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de

mercancas, y los productos que se guarda en l dependen de las polticas de
inventarios. Las funciones de los almacenes son: proteger los materiales,
controlar el acceso, proporcionar informacin al departamento de compras
sobre existencias, registrar entradas y salidas, controlar los mximos y
mnimos.

El almacn est ligado con los departamentos de compras y ventas, pues el

inventario reducir por las ventas y aumentara por las compras, y por tanto
debe existir comunicacin para no tener mercancas de mas que desajusten las
finanzas de la empresa o de menos que limiten las ventas.

La entradas de datos en un sistema de informacin de almacn incluye datos

de proveedores (generales, condiciones, garantas, etc.) y compradores
(generales, descuentos, compras, etc.), as tambin como polticas de
compras, polticas de venta, existencias y faltantes.

La salida de ste sistema nos dar reportes de pagos, estados de cuenta,

disponibilidad de materiales y productos, tendencia de precios, cantidad de
clientes, tipo de clientes, cantidad y tipo de proveedores, reporte de facturacin,
reporte de compras, estados de cuenta, cobros o pagos realizados, historiales
de clientes y proveedores, seleccin de los mejores clientes, servicio de
proveedores, clientes morosos, mercancas de mayor y menor movimiento,
rotacin de productos, mximos y mnimos.

Conclusiones

Los sistemas de informacin tienen muchas herramientas tecnolgicas dentro

de las distintas reas de una empresa y pueden ayudar a resolver distintas
problemticas que se nos presentes, en s no siempre implantar un sistema de
informacin con grandes herramientas tecnolgicas nos ayudara a resolver
todos los problemas, no siempre invertir en tecnologa de punta es la mejor
opcin para el desarrollo empresarial, pues sta trae cambios, los mismos que
son resistidos por la gente, especialmente por quienes son expertos en el
manejo de la tecnologa que se quiere reemplazar y por las costumbres
arraigadas al viejo estilo de hacer las cosas.

La empresa y cualquier otra organizacin que desee implementar nueva

tecnologa deber prepararse muy bien para dichos cambios y planearlos
cuidadosamente teniendo en cuenta el factor humano como aspecto prioritario.

Debido a que la tecnologa sufre cambios cada vez ms profundos y rpidos,

es necesario prever o tratar de anticipar la reaccin de la gente planeando la
debida capacitacin y entrenamiento para asimilar mejor el proceso de
adaptacin, facilitando as, el cambio. La alta calidad del personal es clave en
este proceso, se requiere cada vez ms, personas ms inteligentes, mejor
preparadas y que sean flexibles mentalmente.

Otra de las consideraciones a tener en cuenta al manejar un cambio de

tecnologa, es su vigencia. Debido a la velocidad que experimenta el desarrollo
del conocimiento humano, los niveles tecnolgicos no permanecen por mucho
tiempo, siendo superados rpidamente. Por lo tanto, la vigencia tiende a ser un
factor estratgico a considerar en toda inversin tecnolgica a realizar.

Vencer la resistencia al cambio ser el principal objetivo durante la implantacin

de una nueva tecnologa, esto se puede suplir buscando siempre el desarrollo
humano del personal, que tengan capacidad de anlisis y que la organizacin
priorice las comunicaciones para que no se agreguen rumores, prejuicios y
miedos que dificultaran an ms dicha implementacin.
De lo anterior se deduce que en elemento esencial y diramos clave para el
desarrollo tecnolgico en la empresa es el factor humano. Esto significa que el
personal debe ser no slo capacitado para llevar adelante su tarea, sino que,
adems, deber ser motivado a desarrollarse como individuo, pues el
desarrollo humano precede al tecnolgico, en la medida que ste requiere de
gente cada vez ms preparada, ms inteligente y con mayor capacidad para
entender y manejarse adecuadamente en los nuevos entornos que la misma
tecnologa impone.

CIBERGRAFIA

http://www.elfinancierocr.com/pymes/tecnologia-herramientas-emprender-
emprendimiento-empresa-pyme-empresario_0_748725125.html

http://administracionjvalencia.blogspot.com.co/

http://www.bdigital.unal.edu.co/28800/1/26656-93567-1-PB.pdf