CAPTULO I

INFORMACIN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial al Mantenimiento y Uso de Vehculos del Gobierno Municipal

del Cantn Portoviejo por el perodo comprendido entre 2007-06-01 y el
2008-12-31, se realiza en cumplimiento al Plan Anual de Control 2009 de la
Unidad de Auditora Interna, aprobado mediante Acuerdo 028-CG del
2008-12-31 por el seor Contralor General del Estado, y conforme a la orden de
trabajo POR2009UAI-001 del 2008-0121, suscrita por el Auditor General del
Gobierno Municipal del Cantn Portoviejo.

Objetivos

Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y

administrativas aplicables al subproceso de control y gestin de los
vehculos.
Comprobar que los vehculos se encuentren fsicamente y se utilicen
exclusivamente para el cumplimiento de la funcin pblica.

Alcance

El examen especial al Mantenimiento y Uso de Vehculos del Gobierno Municipal

del Cantn Portoviejo, tiene un alcance entre el 2007-06-01 y el 2008-12-31.

Base legal

Las operaciones administrativas y financieras que se ejecutan para la

administracin de los Vehculos y Maquinarias del Gobierno Municipal del
Cantn Portoviejo se fundamentan en las siguientes disposiciones legales:

Ley Orgnica de Rgimen Municipal

 Ley Orgnica de Administracin Financiera y de Control

Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y su Reglamento

Reglamento de Utilizacin, Mantenimiento, Movilizacin, Control y

Determinacin, de los Vehculos del Sector Publico y las entidades de
derecho privado que disponen de recursos pblicos

Registro Oficial No. 11 del 30 de Enero del 2003 Decreto Ejecutivo No.
44, que contiene normas para el uso de los vehculos oficiales.

Instructivo para Normar el Uso y Mantenimiento de los Vehculos del

Municipio de Portoviejo

Reglamento de Facturacin

Reglamento de Comprobantes de Venta y Retencin

Reglamento General de Bienes del Sector Pblico

Normas de Control Interno del sector pblico

Acuerdo 447 del Ministerio de Economa y Finanzas.

Estructura orgnica

Objetivos del rea

Normar el uso, asignacin, control, custodia, mantenimiento y

administracin de los vehculos.
Determinar responsabilidades a los chferes de la institucin y
funcionarios que tienen asignados vehculos de la entidad.

Monto de recursos examinados

Durante el desarrollo del examen especial al Mantenimiento y Uso de

Vehculos se ha analizado un monto de USD. 2 496 882,50
 CAPTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento de Recomendaciones ltimo informe Contralora

En el examen Especial realizado por la Contralora General del Estado por el

perodo comprendido desde 2005-07-01 hasta 2007-05-31, presentado a las
autoridades Municipales el 2008-10-16, no se plantearon recomendaciones
relacionadas con la cuenta vehculos, por lo que no es factible realizar este
seguimiento.

Mantenimiento correctivo de los Vehculos y Maquinarias

En la revisin del Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de la Jefatura

de Mantenimiento, se pudo establecer que solo existe una planificacin para el
cambio de aceite de los vehculos y maquinarias, el mismo que se controla por
medio del kilometraje; observndose que el plan en mencin no incluye
ninguna programacin adicional de control y mantenimiento preventivo para los
vehculos y maquinarias por otros conceptos, tampoco existe un registro que
indique las fechas en que debern efectuarse los chequeos y mantenimientos
generales ni se ha elaborado un presupuesto definido de los costos de
mantenimiento anual por equipo, incumpliendo con lo indicado en el punto 2
del numeral 9 literales b) y c) del Instructivo para normar el uso y
mantenimiento de los vehculos del Municipio de Portoviejo, que textualmente
dice:

Es responsabilidad del Jefe de Mantenimiento, llevar todos los registros de la

informacin a continuacin detallada, y mantenerla en medios fsicos y
magnticos:
La falta de un mantenimiento regular y permanente ha incidido para que se
paralicen varios vehculos inclusive los utilizados para servicios pblicos como
aseo y obras pblicas, existiendo al 2009-01-28 cuatro maquinarias (cuadro #1)
que no prestan sus servicios por necesitar reparacin, encontrndose inactivos
en algunos casos por ms de un ao, sin que el Jefe de Mantenimiento de
Vehculos y la Directora Administrativa hayan tomado las medidas necesarias
para que entren en funcionamiento, con lo cual el Municipio se evitara
contratar maquinaras particulares.

Cuadro # 1 Vehculos en Reparacin:

La falta del mantenimiento preventivo a los vehculos evidenci, que los

recolectores crean una imagen de higiene desagradable, debido a que segn
versiones de los conductores no se lavan continuamente a fin de evitar la
emanacin de olores por la recoleccin de desechos slidos.

Los recolectores a cargo de la Direccin de Higiene y Aseo de la Municipalidad

presentan en la mayora de los casos averas en el sistema elctrico ya que no
funcionan las direccionales ni luces, sin que hasta el 2009-01-28 la Jefatura de
Mantenimiento haya tomado las acciones correctivas para solucionar este
inconveniente inobservando la Norma de Control Interno 250-11
Mantenimiento de Bienes de Larga Duracin en la parte pertinente que indica:

La administracin de la entidad velar en forma constante por el

mantenimiento preventivo de los bienes de larga duracin, a fin de
conservar su estado ptimo de funcionamiento y prolongar su vida til
Se ha incumplido por parte de la Directora Administrativa y Jefe de
Mantenimiento, lo contemplado en el Articulo 12 Mantenimiento Preventivo y
Correctivo del Reglamento de Utilizacin, Mantenimiento, Movilizacin, Control
y Determinacin de Responsabilidades, de los Vehculos del Sector Pblico y de
las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Pblicos, que
indica:

El cuidado y mantenimiento mecnico de los vehculos, se lo efectuar en

los talleres de la Institucin y podr ser preventivo y correctivo; el primero
se lo realizar en forma peridica y programada, antes de que ocurra el
dao y la consecuente inmovilizacin del vehculo; y el segundo se lo
efectuar al ocurrir estos eventos

Adicionalmente es necesario indicar que en la mecnica municipal labora una

sola persona sin conocimiento de electricidad, servicio de lubricado, reparacin
y arreglo de llantas lo que ocasiona que estos servicios sean contratados
particularmente lo que acarrea un mayor gasto y que estos servicios no sean
oportunos, continuos ni preventivos, falta de supervisin y apoyo inmediato,
situacin que acontece por no haber efectuado una reingeniera del recurso
humano municipal que permita el traslado y capacitacin de los obreros
interesados en trabajar en dicho taller.

Estas situaciones se han originado por no existir un plan de mantenimiento

preventivo, detectivo y correctivo completo ejecutado a travs de un control
anual presupuestado y planificado para la conservacin, seguridad, manejo y
control de los vehculos y maquinarias municipales, dispuesto tanto por el Jefe
de Mantenimiento de Vehculos ni dispuesto por la Directora Administrativa.
Accin Tomada por la Entidad

Posterior a la carta de control interno dirigida mediante comunicacin

POR2009UAIOFC0016 de febrero 17 del 2009, a la Sra. Alcaldesa, la Jefatura
de Mantenimiento de Vehculos se encuentra implementando los controles
preventivos y necesarios para el uso y mantenimiento de vehculos y
maquinarias de esta Entidad, situacin que fue verificada por esta Unidad.

Conclusin

La Jefatura de Mantenimiento no dispone de un plan de mantenimiento

preventivo detectivo y correctivo completo, que permita planificar y programar
fechas en que debern efectuarse los chequeos y mantenimientos generales,
que considere la ltima revisin del automotor, el kilometraje entre otros,
situacin que incide para que varias maquinarias y vehculos estn paralizados
hasta por ms de un ao por necesitar reparacin lo que ocasiona que se
recurra al alquiler de automotores particulares, adems dicho taller cuenta solo
con un mecnico municipal que no permite la atencin oportuna a los vehculos
y maquinarias cuando se originan daos en los mismos.

Recomendacin

A la Directora Administrativa

1 Elaborar un presupuesto anual, definiendo los costos de mantenimiento

por vehculo. As mismo planificar y programar a travs de un registro las
fechas en que debern efectuarse los chequeos y mantenimientos de los
vehculos y maquinarias municipales, y realizar revisiones eventuales sobre el
cumplimiento de dicho plan.

2 Efectuar con diligencia los trmites que corresponden a la reparacin y

adquisicin de repuestos y accesorios, necesarios para poner en funcionamiento
los automotores daados que se encuentren en el taller municipal con la
finalidad de que presten oportunamente los servicios para los que fueron
adquiridos.

3 Efectuar conjuntamente con la UARH de la municipalidad, una

reingeniera de personal municipal con el fin de seleccionar los servidores ms
idneos para cubrir los puestos de mecnico vehicular elctrico y dos 2
ayudantes que se encarguen del mantenimiento general, lubricado, lavado y
arreglo de llantas de los vehculos municipales. En forma adicional le dispondr
elaborar un manual de funciones y responsabilidades para los servidores que
laboren en la mecnica municipal, donde se detallen las competencias,
obligaciones y responsabilidades en las labores encomendadas, cuya
verificacin y cumplimiento deber estar a cargo del jefe de Mantenimiento.

Al Jefe de Mantenimiento de Vehculos

4. Mantendr un registro de los daos y reparaciones de los vehculos y

maquinarias, as como de los repuestos y accesorios utilizados en dicha
reparacin.

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

Al Mecnico Municipal

5. Proceder una vez recibidos los repuestos y accesorios de las

maquinarias, con la reparacin inmediata de las mismas, para lo cual
deber presentar un cronograma de cumplimiento de las labores a
realizar y un informe al finalizar los trabajos de las maquinarias
observadas en este examen especial, y del cual el jefe de
mantenimiento asumir la responsabilidad de su debido control y
cumplimiento.
Vehculos Municipales dados de Baja

Mediante Resolucin 10-03-08-PBF del 2008-03-10 emitida por la seora

Alcaldesa y previo informe presentado por la Directora Financiera en
memorando POR08DFMEM140 del 2008-02-07, dispone el remate de 17
vehculos y 1 maquinaria que se encuentran en estado obsoleto (cuadro #3). El
proceso de baja de dichos vehculos consta en un acta suscrita a los veinte y
dos das del mes de octubre del ao dos mil siete por los Miembros del Comit
de Constatacin conformado por los servidores municipales: Analista
Administrativo 1, Guardalmacn, un delegado de la Direccin Financiera, la Ex
Guardalmacn de la EMASEP, Jefe de Mantenimiento Parque Automotor y el
Mecnico Municipal; con la finalidad de proceder a la baja de los bienes de
larga duracin sujetos a control, que se encuentran en estado obsoleto.

Cuadro #3 Maquinarias fuera de uso

Dicho proceso cont con el respaldo de un perito evaluador designado por la
seora Alcaldesa mediante oficio s/n de marzo 4 del 2008, a quien se le cancel
USD 441,60 por el peritaje de maquinarias, vehculos, equipos y el avalo
comercial de los mismos. En el proceso de remate se adjudicaron ocho
automotores, mientras que los diez restantes continan en los patios
municipales, pudiendo esta unidad determinar al momento de la constatacin
fsica que ocho vehculos recolectores no rematados, no tienen su respectivo
motor (cuadro #4), particular que no consta en el acta elaborada por el comit
municipal, ni en el informe presentado por el perito evaluador, provocando que
exista inconformidad entre la informacin publicada en la convocatoria del
remate con el estado real del vehculo.

Cuadro # 4 Vehculos no rematados

Los ocho recolectores estuvieron bajo la responsabilidad de la Empresa

Municipal de Aseo y Limpieza EMASEP, empresa que por disposicin de la
ordenanza del 200608-09, qued fuera de la estructura orgnica municipal.

Por testimonios y versiones, solicitados a varios servidores como el mecnico

municipal y el jefe de mantenimiento vehicular, se pudo conocer que estos
vehculos permanecieron por ms de diez aos en calidad de chatarra en varios
patios y mecnicas particulares de la ciudad, hasta cuando el comit de
remates del Municipio los recuper y ubic en los patios del taller municipal
junto con los otros automotores rematados. A fin de comprobar esta versin se
busc informacin en los documentos que quedan en los archivos de la
 EMASEP, siendo posible nicamente localizar un acta suscrita en al ao 2002,
donde la municipalidad hace entrega de varios automotores a la EMASEP donde
constan los ocho recolectores en referencia con el propsito de que estos
bienes sean ingresados a los activos de dicha empresa. Esta situacin se ha
suscitado por el hecho de que varios ex funcionarios de la EMASEP como
gerentes, guarda almacenes y jefes de mantenimiento, responsables de estos
vehculos no hayan adoptado las medidas necesarias a fin de oportunamente
reparar, rematar o dejar en buen recaudo estos automotores, permitiendo que
los mismos se encuentren abandonados y en calidad de chatarra por ms de
diez aos en patios y mecnicas particulares.
Esta situacin fue comunicada a la Seora Alcaldesa, mediante oficio No
POR2009UAI-OFC0016, de 2009-02-17, logrando esta unidad hasta el
2009-04-30, conjuntamente con el mecnico municipal y delegados de la
alcalda la recuperacin de un motor y parte de otro, ubicados en un taller
particular, estando en trmite la recuperacin tres motores localizados en otros
talleres particulares de la ciudad.

Conclusin

En el ao 2008 el Municipio procede a efectuar 2 remates de los vehculos

considerados en mal estado, en dichos procesos no fueron rematados 10
vehculos, que hasta el ao 2007 estuvieron a cargo de la EMASEP, 8 de estos
automotores, no cuentan con su respectivo motor, a pesar de lo cual hasta el
2009-03-05 no se han realizado las indagaciones necesarias tendientes a
determinar el destino que tuvieron a fin de recuperarlos, o determinar las
respectivas responsabilidades por tratarse parte de bienes pblicos.

Recomendacin

A la Sra. Alcaldesa

6. Conformar una comisin compuesta por los servidores municipales: Analista

Administrativo 1, Guardalmacn, un delegado de la Direccin Financiera, la Ex
Guardalmacn de la EMASEP, Jefe de Mantenimiento Parque Automotor y el
Mecnico Municipal y dispondr determinar el lugar donde se encuentran los
respectivos motores de los ocho recolectores dados de baja o el destino que
tuvieron, a fin de recuperarlos para su resguardo en el taller municipal, o
determinar las responsabilidades correspondientes si el caso amerita.

Facturas canceladas por consumo de combustible en el ao 2008,

incluyen impuesto al Valor Agregado (IVA)

El total de facturas canceladas por consumo de combustible de los vehculos

Municipales correspondientes al ao 2008 suman USD 116 605,23 sobre este
monto se ha pagado indebidamente el valor de USD 6 392,59 por concepto del
impuesto al valor agregado (IVA) (cuadro #5)

Cuadro # 5 Facturas canceladas con el IVA Incluido

Pago que incumple lo dispuesto en el Art. 109 numeral 10 de la Ley de Equidad
Tributaria y Art. 55 Numeral 10 de La Ley de Rgimen Tributario Interno, que
en su parte pertinente indica:

Art. 55 Transferencias e importaciones con tarifa cero.

10.-Los que adquieran las Instituciones del Estado y Empresas Pblicas que
perciban ingresos exentos del Impuesto a la renta

Ante esta situacin se solicit a la Sra. Directora Financiera mediante

memorando POR2008UAIMEM007 de 2009-02-17, se sirva emitir las
explicaciones del caso, particular que fue contestado mediante memorando
MEMPOR09FIMEM.0127 de 2009-03-04 en los siguientes trminos:

En efecto se ha cometido esta inconsistencia motivada por la posicin de las

comercializadoras de combustible de no querer facturar sin IVA, a raz de la
Disposicin Legal que modific su cobro

Al respecto esta Unidad de Auditora, no considera aceptable lo comentado,

puesto que el IVA es un tributo que ingresa a las arcas del Estado y no a este
tipo de empresas particulares, motivo por el cual no existe ningn perjuicio,
ms an cuando estas empresas pueden solicitar al SRI la respectiva
devolucin de dicho impuesto por las transferencias de bienes que realicen a
Entidades Pblicas.

Por esta situacin los recursos de la municipalidad han sido afectados, al

autorizarse pagos por montos mayores al que correspondan, realizados por la
inobservancia de la Contadora y Tesorera Municipal, de procedimientos y
normas legales que eximen al Municipio como entidad pblica, del pago de
estos impuestos.

Mediante oficio POR09ALCOFI329, de 2009-03-17, suscrito por la Sra. Alcaldesa

y el Procurador Sndico Municipal, como representantes legales del Municipio
presentan a la Direccin Provincial de Rentas Internas el reclamo administrativo
solicitando la devolucin de estos valores, trmite que contina pendiente hasta
el 2009-03-23.

Conclusin

Se cancelaron facturas por consumo de combustible de los vehculos

Municipales correspondientes al ao 2008, por un total de USD 116 605,23, de
esta cantidad se ha pagado indebidamente el valor de USD 6 392,59 por
concepto del impuesto al valor agregado (IVA), a pesar de que el Municipio
como entidad pblica se encuentra exento del pago de estos impuestos.

Recomendacin

Al Procurador Sndico

7. Efectuar oportunamente el seguimiento a los trmites iniciados en el

SRI, tendientes a recuperar los valores pagados indebidamente por
concepto del IVA en las facturas.

A la Contadora y Tesorera Municipal

8. Observarn disposiciones expresas para ejecutar los pagos dentro de los

lineamientos legales correspondientes, as como un mayor cuidado y
aplicacin en las labores encomendadas.

Contratacin de Seguros para los Vehculos Municipales

La contratacin del Seguro vigente para los vehculos Municipales, se renov

con la
Compaa de Seguros Aseguradora del Sur por un monto total de USD 39
715,88,
sin que para el efecto se realice la convocatoria para el concurso de ofertas, tal
como
dispone el Art. 74 de La Ley General de Seguros, que en su parte pertinente
indica:

Para la contratacin de Seguros, todas las Instituciones y Entidades del

Sector Pblico se sujetarn a concurso de ofertas entre empresas de seguro
constituidas y establecidas legalmente en el pas

Y el Art. 2 de La Ordenanza que reglamenta la contratacin de seguros en la

Municipalidad de Portoviejo que seala en su parte pertinente:

Trmino de referencia y documentos precontractuales.-La

Direccin Administrativa, previo a la contratacin de los seguros, deber
realizar los trminos de referencia en funcin del ramo del seguro, debiendo
definir los intereses asegurables y los riesgos a cubrirse, tendiendo a
conseguir las coberturas ms amplias y las primas ms convenientes

Una vez elaborados los trminos de referencia y dems documentos

precontractuales, El Alcalde o su Delegado, autorizar la iniciacin del
concurso y convocar al Comit de Contrataciones para su aprobacin, y
para que convoque a concurso de ofertas

Consultada la Directora Administrativa al respecto supo manifestar, mediante

oficio s/n
de 2009-03-04, que:

La contratacin del seguro vigente para los vehculos, es la renovacin de

plizas que han estado vigentes desde su contratacin inicial para el perodo
2006 a julio 2007, para las cuales se efectu un concurso de ofertas, donde
se analiz las ofertas presentadas por varias empresas y se determin que la
oferta ms conveniente a los intereses municipales fue la presentada por la
empresa con quien ya tenamos la pliza vigente, es decir Aseguradora ().
Dicho procedimiento se ajust al artculo 74 de la Ley General de Seguros y
Art. 21 de la Ordenanza que Reglamenta la contratacin de seguros en la
Municipalidad del cantn Portoviejo, en concordancia con lo que seala la
Procuradura General del Estado, mediante Oficio No.03697 de fecha 9 de
marzo de 1999.
La Direccin Administrativa tal como lo seala aplic el procedimiento sealado
en el Art. 21 de La Ordenanza que indica:

En los contratos de Seguro cuyo monto no supera el 0.0000015 por

ciento del Presupuesto General del Estado, el Alcalde podr realizar
directamente las invitaciones a tres empresas de Seguros legalmente
autorizadas como mnimo

Es decir segn esta ordenanza la contratacin de Seguros para los vehculos se

la podr realizar en forma directa, siempre y cuando el Alcalde lo disponga y la
cuanta no supere el valor de USD 237,26, por lo que, siendo el valor de la
contratacin del seguro en referencia mayor al monto sealado en la
ordenanza, la Directora Administrativa debi obligatoriamente proceder en
conformidad al Art. 74 de La Ley General de Seguros y realizar el
correspondiente concurso pblico en lugar de limitarse a solicitar invitaciones a
tres Empresas de Seguros.

Conclusin

La contratacin del Seguro vigente para los vehculos Municipales, se efecto

por renovacin bajo las mismas condiciones de la inicial con la Compaa de
Seguros Aseguradora del Sur por un monto de USD 39 715,88, sin que para
el efecto se realice la convocatoria para el concurso de ofertas.

Recomendacin

A la Alcaldesa

9. Dispondr que para la contratacin de Seguros, se sujeten a concurso

de ofertas entre empresas de seguro constituidas y establecidas
legalmente en el pas, observando los procedimientos de licitacin,
cotizacin y menor cuanta, de acuerdo al monto de la contratacin.

Registro Contable de Vehculos y Maquinarias

Como resultado del anlisis y revisin a los registros contables de las cuentas
141.01.04 Maquinarias y Equipos, 141.01.05 Vehculos y 141.01.06
Herramientas, se pudo determinar que dentro de la cuenta maquinarias y
equipos se consideran 7 automotores (cuadro #6) que por su caractersticas y
clasificacin debieron ser ingresados a la cuenta Vehculos, incumpliendo lo
que establece el Manual General de Control de los Activos Fijos del Sector
Pblico en el captulo IV que considera como vehculos los siguientes:
Automviles, Bicicletas, Buses, Busetas, Camiones, Camionetas, Furgonetas,
Jeep, Motocicletas, Plataformas, Tanqueros, Triler, Trolebs, Vagonetas,
Volquetas y otros.

Cuadro #6 Vehculos con clasificacin errnea

Situacin que ha provocado que los saldos contables de la cuenta Vehculos;

Maquinarias y Equipos no presenten informacin real ni sean una herramienta
confiable para efectuar las labores de control. Cabe mencionar que el reporte
de inventario de vehculos solicitado al encargado de la Bodega Municipal,
contiene informacin errnea que coincide con la informacin contable, lo que
impide que dicho registro tampoco proporcione informacin confiable y sea una
herramienta de control y apoyo para efectuar los inventarios fsicos.

En lo que respecta a los 4 vehculos y maquinarias (cuadro #7) que se

encuentran prestando servicios a la municipalidad a travs de comodatos y
convenios con el CONSEP y COSUDE, no han sido registrados contablemente en
la cuenta de orden Bienes Recibidos en Comodato, impidiendo tener un
registro confiable que sirva de recordatorio y control administrativo.
Cuadro # 7 Vehculos en Comodato o convenio

Estas novedades incumplen con la Norma de Control Interno 250-03 Sistema

de Registro que indica:

Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las

existencias como de los bienes de larga duracin, mediante registro detallados
con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes,
a fin de que la informacin se encuentre siempre actualizada y de conformidad
con la normativa contable vigente

Y el registro contable como se establece en el acuerdo 447 y el Manual

General de Control de los Activos Fijos del Sector Pblico en el Captulo III
Contabilizacin en cuentas de Orden que indica:

Todos los bienes bajo custodia control y responsabilidad del ente

contable que no sea de su propiedad, recibidos en fidecomiso, comodato o
almacenaje, sern registrados contablemente en cuentas de orden,
identificando a su propietario y el monto de la custodia

Situacin que se origina debido a la inobservancia de estas disposiciones

legales por parte de la Contadora General al permitir que siete vehculos
municipales se registren errneamente en la cuenta Maquinarias y Equipos y
por no proceder al registro contable de los cuatro vehculos que estn
prestando servicios a la municipalidad a travs de comodatos y convenios.

Mediante oficio POR2009UAI-OFC0029 de 2009-03-05 dirigido a la Directora

Financiera se solicita efectuar los ajustes y registros pertinentes, sin que hasta
el 2009-03-27, fecha en la que se solicita por escrito copia de los ajustes
sugeridos, exista contestacin al respecto.
Conclusin

Existen siete vehculos municipales ingresados errneamente en la cuenta

Maquinarias y Equipos, tampoco se ha procedido al registro contable de los
cuatro vehculos que estn prestando servicios a la municipalidad a travs de
comodatos o convenios.

Recomendacin

A la Contadora General

10. Efectuar los ajustes contables propuestos por Auditora Interna, con
la finalidad de que los vehculos adquiridos dejen de constar en las
cuentas Maquinaria y Equipos y pasen a la cuenta Vehculos de la
Municipalidad; asimismo que los vehculos entregados en comodato o
convenio sean registrados en las cuentas de orden 911.13 Bienes
recibidos en Comodato.

Entrega Recepcin de Vehculos, Herramientas y Accesorios

Dentro de las verificaciones realizadas a la documentacin y formularios que se

utilizan para el uso y mantenimiento de los vehculos, se constat que el
Guardalmacn a cargo, Jefe de Mantenimiento y seores chferes a cargo de
12 vehculos y maquinarias municipales (cuadro #8), no han suscrito la
respectiva acta de entrega recepcin, por lo que no hay constancia cuando
existe cambio de chferes, ni de los aditamentos o accesorios con que cuenta
cada vehculo.
Cuadro # 8 Vehculos sin acta de entrega -recepcin:

Incumpliendo lo dispuesto en el numeral 2.1.3 del Instructivo para normar el

uso y mantenimiento de los vehculos del Municipio de Portoviejo que en su
parte pertinente seala:

La Direccin Administrativa o su delegado, sobre la base de la

autorizacin citada en el numeral 2.2, proceder a la entrega del vehculo,
para lo cual se llenara en original y copia el Acta Entrega-Recepcin de
vehculo (FORMA 1), con los datos que all se detallan

El hecho de que la Directora Administrativa y el Guardalmacn, responsables de

los vehculos livianos de la Municipalidad, no hayan dispuesto la entrega
recepcin de los vehculos a travs de las respectivas actas a los chferes
custodios de los mismos, ocasiona que dichos bienes no se encuentren
formalmente regulados, y la imposibilidad de establecer responsabilidades en
caso de prdidas o mala utilizacin de los mismos.
Conclusin

La falta de elaboracin de las actas de entrega-recepcin correspondiente a los

vehculos accesorios y herramientas de la Municipalidad para su debida
asignacin a los choferes, motiv que estos bienes no se encuentren
formalmente controlados y resguardados por las personas responsables de esta
labor.

Recomendacin

Al Jefe de Mantenimiento y Guardalmacn

11. Efectuarn los inventarios y controles respectivos y continuos,

informacin que servir para encargar formalmente a cada chofer la
custodia y uso de los respectivos vehculos, levantando para el efecto la
respectiva acta en el formulario indicado en el Instructivo interno para el
control de los vehculos municipales como FORMA 1.

Registro con Informacin completa y confiable

Para el control de las actividades de uso y mantenimiento de los vehculos de la

Municipalidad, se crearon los siguientes formularios, los mismos que se
establecen en
el Instructivo para normar el uso y mantenimiento de los vehculos del
Municipio de
Portoviejo:

FORMA 1: Acta Entrega-Recepcin de Vehculo

FORMA 2: Salvoconducto
FORMA 3: Autorizacin de Movilizacin
FORMA 4: Hoja de Ruta
FORMA 5: Orden de Combustible
FORMA 6: Resumen de Hoja de Ruta Semanal
FORMA 7: Control Mensual de Combustible Y Kilometraje por Vehculo
FORMA 8: Resumen Mensual de Combustible y Kilometraje
FORMA 9: Reporte Justificativo de Stock
FORMA 10: Entrega de Insumos Mantenimiento Preventivo
FORMA 11: Orden de Servicios
FORMA 12: Reporte Mensual Justificativo de Ordenes de Servicio por
Proveedor
FORMA 13: Entrega Recepcin Vehculos
FORMA 14: Libro de Control Registro de Entrada y Salida de Vehculos
ANEXO 1: Control de Vehculos General
ANEXO 2: Vehculos del Municipio de Portoviejo -Codificacin

Los formularios detallados anteriormente comenzaron a aplicarse desde

2008-03-26 y de la utilizacin de los mismos se presentaron las siguientes
observaciones:
Acta de entrega-recepcin de vehculo (FORMA 1).-Algunos de los
vehculos de la municipalidad no se encuentran asignados mediante este
formulario.
Reporte Justificativo de Stock Entrega de Insumos (FORMA 9 y 10).-
Actualmente estos dos formularios no se utilizan debido a que la Jefatura de
Mantenimiento no dispone de Stock.
Entrega Recepcin Vehculos (FORMA 13).-Este formulario debe aplicarse
en el cambio de turno de vehculos, sin embargo no se est cumpliendo con su
uso.
Libro de Control Registro de Entrada y Salida de Vehculos (FORMA
14).-No se est utilizando la bitcora para el control de entrada y salida de los
vehculos.
Control de Vehculos General (ANEXO 1).-Las columnas de tipo de
insumo, requerimiento, nmero documento, kilometraje entre otras, no
presentan informacin en su mayora y en la columna asignada con el ttulo
Recibe no existe informacin alguna. Adems no se ha diseado el anexo 1
Control de Vehculos General en el que debern consignarse los datos de la
ltima revisin o reparacin y el aviso de la fecha en que debe efectuarse el
siguiente mantenimiento.
En la revisin realizada al consumo de combustible de los vehculos
municipales, los formularios con el resumen mensual de combustible y
kilometraje no son archivados por la Jefatura de Proveedura en forma
completa y ordenada ya que de los requerimientos realizados a dicha Jefatura
mediante oficio POR2009UAIOFC0017 de 2009-02-19; POR2009UAIMEM0013
de 2009-03-03 ; POR2009UAIMEM0014 de 2009-03-11 a fin de que se nos
facilite informacin sobre el consumo de combustible correspondiente al
perodo que abarca el presente examen, slo se nos facilit una parte de los
mismos.
Estas situaciones se presentan por la inobservancia de los servidores que
administran los vehculos municipales y controlan el consumo de combustible
(Jefe de Mantenimiento Vehculos y Jefe de Proveedura), de la Norma de
Control Interno 21007 Formularios y documentos que dispone:

Los formularios y documentos que utilicen las entidades pblicas

proporcionarn informacin completa y permitirn eficiencia, economa y
transparencia en las operaciones...

El artculo 7.-Registros y Estadstica del Reglamento de Utilizacin,

Mantenimiento, Movilizacin, Control y Determinacin de Responsabilidades, de
los Vehculos del Sector Pblico y de las Entidades de Derecho Privado que
disponen de Recursos Pblicos, que indica:

La unidad encargada de la administracin de los vehculos, para fines de

control y mantenimiento, deber llevar los siguientes formularios de
registro: () b) Control de mantenimiento (...).

Y el numeral 10.4 literal f prrafo 4 que indica:

proveedura deber archivar una copia de cada trmite y entregar a la

Direccin Administrativa mensualmente el reporte de RESUMEN MENSUAL
DE COMBUSTIBLE Y KILOMETRAJE de los tres grupos Proveedura
(Vehculos Livianos), Obras Pblicas y Direccin de Higiene y Aseo

La falta de agilidad y aplicacin del instructivo en lo que respecta a los formatos

establecidos por la institucin que se han detallado y no se aplican, ha
originado que no se disponga de informacin completa sobre las condiciones en
las cuales se encuentran los vehculos y disponer de una adecuada herramienta
de control que permita efectuar cuadros estadsticos-comparativos y archivos
histricos con informacin necesaria para realizar revisiones permanentes y
oportunas sobre el consumo de combustible.

Conclusin

La falta de aplicacin , cumplimiento, utilizacin y archivo de los formatos

detallados en el instructivo interno para normar el uso, suministros, reparacin
y mantenimiento de los Vehculos del Municipio de Portoviejo , ha originado que
no se disponga de informacin completa sobre las condiciones en las cuales se
encuentran los vehculos, tampoco de una herramienta de control que permita
efectuar cuadros estadsticos-comparativos y archivos histricos con
informacin necesaria para realizar revisiones permanentes y oportunas sobre
la adquisicin de repuestos, accesorios combustibles y otros gastos que
generen los vehculos municipales.

Recomendacin

Al Jefe de Mantenimiento

12. Exigir el uso y cumplimiento de los formularios establecidos en el

Instructivo para normar el uso y mantenimiento de los vehculos del Municipio
de Portoviejo asimismo considerar en dichos formularios todos los datos
requeridos.

13. Incluir en el Anexo 1 Control de Vehculos General, datos importantes

referentes a la ltima revisin o reparacin y el aviso de la fecha en que debe
efectuarse el siguiente mantenimiento, situacin que permitir establecer un
archivo histrico y contar con informacin necesaria para programar el plan de
mantenimiento preventivo de los vehculos y maquinarias de la Municipalidad

Al Jefe de Proveedura
 14. Entregar a la Direccin Administrativa mensualmente una copia del
reporte de Resumen Mensual de Combustible y Kilometraje de los tres
grupos: proveedura (Vehculos Livianos), Obras Pblicas y Direccin de
Higiene y Aseo, debiendo guardar una copia de cada trmite en el
archivo de su unidad a fin de preparar cuadros estadsticos semestrales
y anuales que permitan conocer sobre aumentos o disminuciones en el
consumo del combustible de los automotores de la entidad, informacin
que ser entregada a la Direccin Corporativa , Administrativa y de
Informtica para los controles consiguientes y su publicacin.

Informacin Personal de los Choferes municipales, desactualizada e

incompleta

En la revisin a la documentacin que consta en las carpetas de los expedientes

personales de los choferes municipales bajo custodia de la Direccin de
Desarrollo Institucional y Humano, se pudo constatar que no existen copias de
los principales documentos como: cdula de identidad, libreta militar, licencia
profesional, nombramiento de chofer, ttulo profesional, encontrndose que
dichas carpetas no estn actualizadas, constatando existen nueve copias de
licencia con fecha de expiracin vigente de las sesenta carpetas revisadas,
observando incluso copias de licencias con fecha de expiracin que datan del
ao 1990. Tambin se evidenci que no existe un archivo o expediente que
contenga el historial laboral de estos servidores. Estas novedades se originan
por el incumplimiento de la Norma de Control Interno 300-07 Informacin
Actualizada del Personal que indica:

En los expedientes individuales se consignarn la informacin de cada

uno de los servidores con nombramiento o contratados, que permita a la
administracin, contar con informacin veraz y oportuna para la toma de
decisiones. Cada registro o expediente personal contendr el historial de
cada servidor, siendo responsabilidad de la unidad de personal o la que
haga sus veces, administrar los mismos, definiendo su estructura, para
consignar la informacin bsica del trabajador
Adems en las carpetas personales de los chferes que tienen bajo su custodia
y responsabilidad los vehculos municipales, no existe informacin alguna que
determine que dichos servidores estn debidamente caucionados, tampoco
constan registrados en el listado de los servidores caucionados que remite la
Municipalidad a la Direccin V de la Contralora General, razn por la que se
solicit mediante memorando POR2009UAIMEM0020 de 2009-04-07 dirigida a
la Direccin de Desarrollo Institucional y Humano se nos certifique si los
chferes estn incluidos dentro del personal caucionado en la pliza de fidelidad
No. 1001892 que se contrat con Seguros Colonial para cubrir la caucin de los
servidores municipales, particular que fue contestado mediante memorando
POR09DDIMEM0590 de 2009-04-15, certificando que ningn chofer se
encuentra incluido en dicho listado, por lo que tanto las Direcciones
Administrativa y la de Desarrollo Institucional y Humano han incumplido con lo
indicado en el artculo 9 del Reglamento para Registro y Control de Cauciones
en la parte pertinente que dice:
...En forma previa a la posesin de un cargo sujeto a caucin, el servidor
designado registrar la caucin correspondiente en la Contralora General
del Estado. Sin la certificacin de que se ha cumplido este requisito, la
autoridad nominadora no podr posesionarlo
La falta de documentacin e informacin actualizada impide contar con datos
reales que permitan elaborar y preparar una adecuada toma de decisiones en
los procesos de evaluacin y control del recurso humano y precaucin de los
recursos pblicos, situacin que acontece por la inobservancia de la Direccin
de Desarrollo Institucional y Humano de las normativas establecidas al
respecto, originando que no se pueda conocer el historial laboral de cada uno
de los chferes que se encuentran en custodia de los vehculos y maquinarias
de la Municipalidad.
Conclusin
Los archivos que se mantienen en la Direccin de Desarrollo Institucional y
Humano conteniendo informacin personal de los choferes municipales no
cuentan con informacin actualizada ni completa, tampoco constan los nombres
de estos servidores municipales en el registro de cauciones que la
municipalidad enva a la Direccin V de la Contralora General del Estado.
Recomendacin

A la Directora de Desarrollo Institucional y Humano

15. Actualizar los expedientes personales de cada chofer municipal, en el
cual deber consignar la informacin laboral y personal como son la
cdula de identidad, libreta militar, licencia profesional, nombramiento
de chofer y ttulo profesional; lo que permitir a la administracin,
contar con informacin actual y oportuna para los procesos de control y
evaluacin que esta direccin realice. De igual manera dispondr se
proceda a incluir a los choferes municipales en la pliza de fidelidad que
cubre a los servidores municipales que tienen que prestar caucin e
incluirlos en el registro de cauciones que enva la municipalidad a la
Direccin V de la Contralora General para fines de control.

Parqueadero Municipal de vehculos y maquinarias pesadas, con

infraestructura incompleta.

El parqueadero municipal de vehculos y maquinaria pesada donde funciona

tambin el taller de mecnica, si bien cuenta con guardiana, carece de algunos
servicios bsicos como iluminacin, cerramiento del terreno, as como una
bodega con las debidas seguridades para resguardar las herramientas,
repuestos y dems accesorios, tampoco existen rampas que permitan el
servicio de lavado y engrasado con la finalidad de economizar los gastos que
ocasionan el mantenimiento y uso de los vehculos y maquinarias.
Estas novedades incumplen con lo establecido en la Norma de Control Interno
250-02 Almacenamiento y Distribucin en la parte que indica:

Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o

bodegas, estarn adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones
seguras y tendrn el espacio fsico necesario

Y la Norma de Control Interno 250-11 Mantenimiento de Bienes de Larga

Duracin en la parte que indica:

La administracin de la entidad velar en forma constante por el

mantenimiento preventivo de los bienes de larga duracin, a fin de
conservar su estado ptimo de funcionamiento y prolongar su vida til

Estas situaciones se han originado por no existir un plan operativo anual

planificado para la conservacin, seguridad, manejo, mantenimiento y control
de los vehculos y maquinarias municipales, dispuesto tanto por parte de la
Directora Administrativa, lo cual trae como consecuencia que este parqueadero
y taller municipal no presente las debidas seguridades ni la infraestructura
necesaria que permitan mejorar la calidad del servicio.

Conclusin

El parqueadero municipal de vehculos y maquinaria pesada donde funciona el

taller de mecnica, carece de servicios bsicos, no cuenta con iluminacin,
cerramiento del terreno, ni un lugar adecuado y seguro donde se resguarden
las herramientas, repuestos y dems accesorios, tampoco dispone de un
espacio para el servicio de lavado, engrasado y arreglo de llantas de los
vehculos municipales.

Recomendacin

A la Directora Administrativa, Director de Planificacin, Obras

Pblicas y Medio Ambiente

16. Coordinarn la preparacin y ejecucin de un proyecto de los terrenos

 donde funciona el taller y parqueadero del municipio que incluya:
iluminacin, cerramiento adecuado, una bodega con las debidas
seguridades, as como las instalaciones de taller de mecnica con un
rea para el arreglo de llantas y la construccin de rampas que
permitan efectuar el servicio de lavado de los recolectores y dems
vehculos pesados sin afectar el medio ambiente ni sectores aledaos.

A la Directora Administrativa.

17. Incluir en el Plan Operativo Anual de su direccin, el proyecto para la

adecuacin del taller y parqueadero municipal a fin de poner a
consideracin de las mximas autoridades su inclusin o no en el
prximo presupuesto municipal.

Econ. Julio Espinoza Andrade

AUDITOR GENERAL