makalah konsep dasar ekonomi

makalah masalah remaja

pengertian rapat, laporan dan kepuasan

pelanggan
Desember 20, 2011 Tinggalkan komentar
RAPAT
Rapat merupakan salah satu media untuk berkomunikasi dari dan ke manajer. Rapat juga
membantu para manajer memantau keseluruhan operasional dalam organisasi. Rapat yang
efektif bisa meningkatkan kesehatan organisasi dan moral karyawan. Secara umum, rapat
merupakan kegiatan yang mengeluarkan biaya, energi dan menyita banyak waktu
Keberhasilan sebuah rapat pada umumnya dipengaruhi oleh pemimpin rapat dan
persiapan serta tehnik yang digunakan peserta rapat. Bagaimana membuat rapat-rapat
anda efektif? Untuk mengetahuinya kita bisa belajar dari berbagai sebab kenapa rapat
tidak efektif. Pada umumnya, rapat tidak efektif karena:
1. Sasaran dan tujuan rapat yang tidak jelas. Hal ini bisa terjadi karena rapat di
selenggarakan berdasarkan kesepakatan waktu bahwa kita selalu rapat pada hari
senin sehingga ada tujuan atau tidak setiap hari senin mengadakan rapat.
2. Agenda tidak ada. Karena tidak ada agenda yang jelas maka tidak ada arah yang
jelas, peserta tidak mempunyai gambaran tujuan rapat, keputusan-keputusan yang
diambil serta kewajiban-kewajiban yang harus di emban.
3. Kumunikasi satu arah. Pemimpin rapat menyampaikan informasi-informasi dan
dilanjutkan pertanyaan dari semua peserta di akhir rapat. Dalam kasus ini
mungkin dengan mengirimkan surat edaran atau memo lebih efektif dilakukan.
4. Peserta biasanya enggan bicara. Keengganan ini bisa di sebabkan karena peserta
malu-malu menyampaikan sumbang pikirnya atau karena takut apa yang di
sampaikan akan menimbulkan reaksi negative dari pimpinan rapat atau peserta
lain. Mereka memilih bungkam dan apabila di minta melaporkan akan menjawab
bahwa tidak ada yang perlu dilaporkan.
5. Setiap ide baru yang diketengahkan di hancurkan atau di terima tanpa diskusi. Hal
ini bisa terjadi pada suasana rapat yang negative sehingga orang enggan
menyampaikan ide baru. Setiap ide yang muncul tidak disetujui oleh pimpinan
rapat tanpa diskusi lebih dahulu. Sebaliknya kalau ada usulan dari pimpinan atau
orang yang berpengariuh langsung di setujui tanpa dibahas secara memadai.
6. Konflik pribadi. Hal ini bisa terjadi karena konflik pribadi di bawa dalam rapat.
Orang-orang saling menyerang untuk menari muka di hadapan pemimpin rapat.
7. Hasil rapat tidak ada tindakan. Akibat dari tidak ada tindak lanjut dari rapat, maka
pasalah yang sama bisa di bahas dalam rapat demi rapat dan menghabiskan
banyak waktu. Tidak adanya kejelasan siapa yang bertanggung jawab untuk
memfolow up menjadi salah satu factor tidak adanya tindak lanjut.
Rapat yang efektif akan memberikan banyak manfaat baik bagi pemimpin rapat maupun
peserta rapat yang lain. Bagi pemimpin, rapat bisa memberikan manfaat yaitu:
1. Meningkatkan keefektifan tim dan komunikasi dalam unit anda. Ketika hubungan
hanya dibangun dalam kerja, memungkinkan kita tidak seimbang dalam
memberikan perhatian kepada anggota unit kita. Dalam rapat, kita bisa member
perhatian kepada semua staf kita baik secara individu maupun kelompok.
2. Mendorong orang untuk mengulas kembali apa yang sedang mereka kerjakan dan
kemanjuan dalam pencapaiannya.
3. Meningkatkan kualitas kita dalam mengambil keputusan. Keputusan yang baik
sering tergantung pada bagaimana peserta rapat memberikan masukan dan
mendiskusikannya dengan bebas dan penuh semangat dari berbagai pandangan
yang berbeda.
4. Membantu mengembangkan staf. Peserta rapat bisa menyampaikan usulannya,
laporan tentang pekerjaan mereka dengan presentasi-presentasi kecil sehingga
menjadi peluang mereka untuk berkembang.
Bagi peserta rapat, manfaat yang bisa diperoleh adalah :
1. Mendapatkan gambaran sekilas tentang organisasi dan gambaran masa depan.
Rapat bisa membantu karyawan baru untuk menyesuaikan diri dengan cepat.
2. Mendorong kerja sama tim dan semangat tim. Dalam rapat yang efektif, setiap
peserta bisa merangsang peserta yang lain untuk ikut memberikan sumbang
sarannya.
3. Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan umpan balik
kepada manajer dan pada satu sama lain. Peserta bisa belajar tentang manajerial
dan tentang masalah lain dari peserta lain.
Bagaimana penyelenggaraan rapat yang efektif? Ada 10 langkah untuk mengelola rapat
yang efektif.
1. Mulailan tepat waktu.
2. Nyatakan tujuan dengan jelas dan materi yang akan di bahas.
3. Mencatat jalannya rapat
4. Pastikan semua topic dibahas
5. Arahkan pertemuan kearah pengambilan keputusan
6. Mengelola penggunaan waktu
7. Mengelola konflik
8. Mengendalikan rapat
9. Kembangkan rencana tindak lanjut dan berikan penugasan.
10. Akhiri tepat waktu.
Mengelola Rapat Efektif adalah salah satu komponen yang paling penting untuk
penggunaan efektif dari waktu Anda. Begitu banyak orang mengutip membosankan,
pertemuan tidak produktif sebagai sebuah buang waktu, bahwa beberapa rasa itu semua
adalah diperlukan.
Mengelola Pertemuan akan membantu Anda membuat penggunaan terbaik dari waktu
Anda, sementara mengakui nilai luar biasa dari mereka memanfaatkan peluang nyata, di
mana orang berkumpul bersama dalam cara, pertumbuhan generatif terfokus.
Sepuluh Cara untuk menjadi lebih baik di Mengelola Rapat
1. Memiliki sebuah Proses
Mulai kecil belajar sebagai Anda pergi tapi mulai Buat agenda yang jelas dan
mengedarkan dengan informasi yang akan dibaca terlebih dahulu!. Menghasilkan
kesepakatan proses ketika benar-benar dalam pertemuan tersebut.
2. Siapa Datang!
Pastikan bahwa hanya orang-orang yang relevan menghadiri pertemuan-
pertemuan Anda, mereka dipersiapkan dengan baik dan bahwa peran dalam
pertemuan tersebut jelas didelegasikan (lihat di atas).
3. Stick untuk Tujuan
Dengan agenda yang tepat dan orang yang tepat, sangat penting bahwa setiap
orang melekat pada alasan untuk pertemuan dan perjanjian yang dibuat untuk item
taman yang muncul di luar lingkup pertemuan. Kemudian fasilitas dibuat untuk
menindaklanjuti ini. Mereka penting untuk seseorang.
4. Memiliki Struktur suatu
Dengan agenda yang jelas Anda, memastikan bahwa semua komponen yang Anda
butuhkan untuk membuat pekerjaan pertemuan yang sebenarnya, untuk
menciptakan hasil yang Anda butuhkan, hadir.
5. Menggelinding
Dapatkan jelas dengan pertemuan pasca-tindakan dan skala waktu dan
mendapatkan semua orang untuk mendaftar untuk akuntabilitas mereka di tempat.
Rapat mendapatkan frustasi jika tidak ada yang terjadi dari satu pertemuan ke
yang berikutnya.
6. Jujurlah
Dalam struktur terorganisasi pertemuan, jujur satu sama lain dengan umpan balik
pada saat atau di akhir ini terdengar menakutkan, tapi tidak. Menerima
tantangan dan tumbuh.
7. Mainkan Game
Sebagai anggota pertemuan yang telah Anda bagian Anda untuk bermain itu
mungkin sulit untuk menerima, tetapi Anda akan mendapatkan hasil yang lebih
baik jika Anda berhenti menarik peringkat menjadi sama dengan orang-orang
Anda dan tetap berpegang pada aturan semua orang pertemuan.
8. Buat sebuah Budaya
Dengan menghormati satu sama lain dalam pertemuan, Anda akan tumbuh
bersama-sama dan budaya, mendukung mendorong akan berkembang. Ini
memiliki dampak yang lebih luas dari sekedar pertemuan. Ini adalah tentang tim,
pengembangan kinerja, dan banyak lagi!
9. Semua orang Tahu
 Ada kebutuhan bagi orang untuk melakukan hal-hal dalam rapat. Seperti
memfasilitasi hasil (yang Anda mungkin ingin untuk melakukan outsourcing);
seperti melacak waktu, mengambil catatan; daftar out-of-lingkup dan poin
tindakan catatan, dll
10. Tinjauan Kinerja teratur
Dengan memiliki struktur di tempat untuk pertemuan kajian pasca-(harfiah 10
menit di akhir agenda), Anda semua akan belajar dan tumbuh.

https://mtcdempet.wordpress.com/2011/12/20/pengertian-rapat-laporan-dan-kepuasan-pelanggan/
https://id.wikipedia.org/wiki/Rapat