COMPRAS Y

APROVISIONAMIENTO

Gestin de Inventarios

GESTIN DE INVENTARIOS

CONTENIDO

INTRODUCCIN
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
RECOMENDACIONES ACADMICAS
GESTIN DE INVENTARIOS:

GESTIN DE INVENTARIOS DE ARTCULOS NO PERECEDEROS
COSTOS DE INVENTARIOS
PLANIFICACIN DEL REAPROVISIONAMIENTO
MODELO DE GESTIN JUSTO A TIEMPO
MODELOS DE GESTIN DE INVENTARIOS
TAMAO PTIMO DE PEDIDO
STOCK DE SEGURIDAD.


INTRODUCCIN

El inventario representa un porcentaje importante del capital de trabajo de una empresa. Por lo
tanto, el objetivo primero es aumentar la rentabilidad de la organizacin por medio de una
correcta utilizacin del inventario, prediciendo el impacto de las polticas corporativas en los
niveles de stock y minimizando el costo total de las actividades logsticas asegurando el nivel
de servicio entregado al cliente.

La gestin de inventarios se puede definir como la administracin de existencias de todo

producto o artculo que es utilizado para la comercializacin dentro de una organizacin. Es
decir, todo lo relativo al control y manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual
se aplican mtodos y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos
bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dicho producto.

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OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

1. Establecerlos conceptos bsicos de la gestin de inventarios

2. Conocer las formas en las que se pueden administrar los inventarios y realizar
aprovisionamientos en cualquier empresa

3. Estudiar los modelos de gestin de inventarios para optimizar sus costes totales.


RECOMENDACIONES ACADMICAS

En esta seccin se van presentar los principales elementos de la gestin de inventarios,

realizando un nfasis en las principales ventajas de una gestin eficiente y las desventajas que
tiene un inadecuado manejo de los mismos. Se espera que el estudiante comprenda
adecuadamente la informacin presentada para que as, una vez la realice las lecturas
complementarias, pueda ser capaz de participar en el proceso de toma de decisiones a este
respecto en una organizacin.

DESARROLLO DE LA UNIDAD TEMTICA

GESTIN DE INVENTARIOS

Se la puede definir como la administracin de existencias de todo producto o artculo que es
utilizado para la comercializacin dentro de una organizacin. Es decir, todo lo relativo al
control y manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican mtodos y
estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve
para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dicho producto.

Gestin de Inventarios de Artculos No Perecederos
Es un conjunto de polticas y controles que gestionan los niveles de inventarios y determina
cunto, cundo y de qu manera se debe reponer?. Es una de las funciones de mayor
importancia en la administracin de sistemas empresariales o comerciales, fundamentalmente
debido a que ellas representan una considerable inversin de capital de trabajo.

Un artculo es no perecedero cuando no posee fecha de vencimiento, es decir que no caduca
con el transcurso del tiempo. El objetivo de una empresa, en cuando a su poltica de inventarios,
ser lograr el balance justo entre los beneficios derivados de mantenerlos y los costos que ellos
originan.

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La eficiente gestin de inventarios de artculos no perecederos es una herramienta capaz de

mejorar la calidad de la manipulacin de costos y cantidades. Sus aplicaciones ms importantes
son:

Maximizar el servicio a los clientes. Se pretende conseguir que los productos estn disponibles
cuando son demandados, sirviendo de medida de efectividad la gestin de inventarios.

Minimizar la inversin en inventarios. La tenencia de inventarios supone la inmovilizacin de
capitales que no pueden ser utilizados para otras actividades de la empresa. En un anlisis de las
posibles ventajas que puede conllevar la tenencia de inventarios hay que tener en cuenta los
costos en los que se puede incurrir por el mantenimiento de existencia.

La demanda de los artculos no perecederos es la llamada demanda continua o Independiente:
es la que proviene directamente del mercado y que por lo tanto no puede ser controlada ni
determinada por la empresa, sino solo prevista.

Modelo de inventarios para Artculos no Perecederos
La inseguridad o desconocimiento del ritmo de entradas o salidas de artculos al almacn son los
motivos que dan lugar a este tipo de modelo, que nos conduce a mantener un cierto nivel de
stock de seguridad por encima del que sera necesario para prevenir las posibles rupturas. Este
modelo se basa en enfrentar el costo de mantenimiento con el costo de ruptura derivado de
necesitar un material para poder atender a un pedido y no poder hacerlo por no disponer de l
en ese momento. Y se debe tener en cuenta:

Variacin de la demanda por desajustes en la previsin de ventas.
Retrasos en los suministros por parte de los proveedores y sub-contratistas.
Fallos en la calidad del citado suministro, de forma que puedan ser devueltos.
Problemas emanados de los proveedores: continuidad, precios, negociaciones.
Problema de planificacin y programacin de los lotes.
Fallos en las entregas.
Problemas derivados del personal (rendimiento, formacin.).

Hay bsicamente dos formas de enfocar la gestin.

Mtodo de punto de pedido o del inventario permanente. Consiste en lanzar la orden de
pedido de una cantidad siempre constante cada vez que el nivel de stock llegue a un nivel
determinado. Requiere un control constante de las existencias para saber el nivel exacto en
cada momento. Normalmente se aplica a artculos de importancia estratgica para la empresa o
artculos de alta rotacin.

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Mtodo del inventario cclico. Consiste en revisar el nivel de stock peridicamente y pedir cada
vez la cantidad necesaria para llegar a un nivel de stock determinado. Al contrario que el
anterior se aplica a artculos de poca importancia.

Costos de Inventarios
Dentro del mbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben
imputarse a los costos de las existencias, tales como: costos de compras, de lanzamiento de
pedidos y de gestin de actividad, por lo general existen los costos de transporte se incorporan
al precio de compras, como consecuencia de que en la mayora de los casos se trata de
transportes por cuenta del proveedor incluidos de manera ms o menos tcita o explcita en el
precio de adquisicin.

Aunque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de
mercancas adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas
circunstancias el costo de transporte se convierte tambin en parte del costo de lanzamiento de
pedido. Es por esto que la clasificacin habitual de costos que utilizan los gestores de los
inventarios es la siguiente:

Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesin de stock. Estos costos se refieren
a los gastos en los que incurre la empresa para mantener los artculos en sus almacenes y son
proporcionales al volumen de inventarios. As, a medida que los inventarios aumentan, tambin
lo hacen los costos de este tipo. Estos costos pueden dividirse en tres categoras:

Costos de Capital. Debido a la existencia de inventarios el dinero que lo constituye no est
disponible para otros usos y por lo tanto representa un costo de oportunidad.

Costos de Almacenamiento. El mantenimiento de inventarios requiere espacio, trabajadores y
equipos.

Costos de Riesgo. Los riesgos inherentes al mantenimiento de artculos almacenados por
obsolescencia, deterioro, prdidas o depreciacin.

Costos de lanzamiento del pedido. Los costos de lanzamiento del pedido estn relacionados
con la empresa y con el proveedor. El costo de emitir un pedido no depende nicamente de la
cantidad solicitada, sino que hay ciertos costos que son independientes de dicha cantidad. De
ah que, el costo anual de lanzamiento del pedido dependa del nmero de rdenes emitidas al
ao, estando compuesto de la siguiente manera:

Costo de Puesta a Punto y Parada. Cada vez que una orden llega al almacn se incurren en
costos de preparacin de los trabajadores y equipos encargados de su recepcin.
Adicionalmente, cuando se termina esta tarea, se incurren en unos costos de finalizacin de la

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misma. Ambos son independientes del volumen del pedido pero aumentan a medida que se
incrementa el nmero de los mismos.
Costos de Capacidad Prdida. Cada vez que un pedido llega a la empresa se pierde tiempo en
la recepcin del mismo que se podra emplear en el proceso productivo.
Costos Administrativos del Pedido. En el momento de realizar un pedido, se incurre en unos
costos necesarios para solicitarlo. Estos incluyen peticin remitida al proveedor, seguimiento,
recepcin, autorizacin del pago y contabilizacin de la operacin. Entre ellos podemos
nombrar:
- Costos Asociados con la Capacidad. Cuando los volmenes de capacidad varan por motivo de
las necesidades se incurre en costos de alquiler, entrenamiento, horas extra, paradas y otros,
fuera de lo previsto. Este tipo de costos se puede evitar obteniendo productos en poca de
demanda baja para ser vendidos en periodos de aumento de la misma lo que, por otro lado,
producir un incremento en los costos de posesin.

- El Stock Mnimo. El stock mnimo tiende a evitar las continuas rupturas de stock. Son puntos
de proteccin, cuando las existencias llegan a ese punto se deber efectuar el
reaprovisionamiento.

- La Proyeccin de Venta. La proyeccin de venta surgir en funcin del anlisis de las ventas
histricas. De esto se desprende, que el solicitar la reposicin de las cantidades vendidas, se
hace en funcin a una cantidad conocida, que tiene que ver con el promedio de ventas para un
pedido determinado.

Costos de adquisicin
Es la cantidad total invertida en la compra de la mercanca, el costo de adquisicin incorporara
los conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura. Se debe tener en
cuenta que muchos proveedores aplican descuentos por volumen, por lo que unas veces el
costo de adquisicin de un pedido tendr un componente de costo evitable y otras veces ser
en su totalidad un costo no evitable.

Los costos no evitables para la determinacin del costo de adquisicin son ms complejos,
dependiendo de las prcticas contables de la empresa. En principio debe incorporar los
siguientes conceptos:

Costos de Materiales que segn la prctica contable de la empresa puede ser valorados de
acuerdo a los siguientes criterios: Mtodo FIFO, Mtodo LIFO, Mtodo Promedio Ponderado,
Mtodo Ultima Compra, Costos Directo de Produccin (MOD, depreciacin) y costos indirectos.

Costos de Ruptura de Inventarios
Si la demanda excede de lo previsto se producir una ruptura en el inventario, es decir, no
habr suficientes artculos para satisfacer la demanda de los clientes o del proceso productivo.

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Los costos que esta situacin acarrea pueden ser elevados en ciertas ocasiones, e incluirn:
costos de ventas no realizadas, de devolucin del pedido, de prdidas de clientes.

Las rupturas pueden evitarse manteniendo niveles extra de inventarios para proteger a la
empresa contra situaciones en las que la demanda real sea mayor que la previsin de la misma.
Sin embargo, esta prctica supone mayores costos de posesin de los artculos almacenados.

La valoracin de estos costos de ruptura es difcil y poco frecuente, solo es posible si la empresa
est provista de un eficiente sistema de gestin de la calidad, en general deber conformarse
con estimaciones subjetivas o costos estndares.

Planificacin del Reaprovisionamiento
El reaprovisionamiento es el reabastecimiento o volverse a aprovisionar de los inventarios
necesarios para el cumplimiento de los objetivos en una empresa y de esta manera cubrir con la
demanda de un producto establecido.

La planificacin de reaprovisionamiento se maneja en un ambiente donde la reposicin se
realiza de acuerdo a la demanda real del consumidor, esto ayuda a eliminar las ineficiencias que
se producen a lo largo de la cadena de suministros.

Esto se debe a que las rdenes de reposicin del producto son generadas automticamente en
base a los datos obtenidos en la lnea de caja o puntos de venta, a travs del escaneo de los
cdigos de barra estndar de cada producto vendido. De esta manera se reducen
significativamente los costos asociados a la existencia de inventarios, preparacin de pedidos y
manipulacin de productos.

El manejo de la informacin de los niveles de inventarios y la automatizacin de las diversas
transacciones por medio del Intercambio Electrnico de Documentos aseguran una mejor
respuesta en la entrega de productos, que se traduce en una disminucin de los niveles de
inventarios y menores costos operativos y financieros, a lo largo de la cadena de suministros.

En la cadena de suministros existen tres instancias de intercambio de informacin y de
productos independientes:

Entre el consumidor final y el punto en el momento de la venta.
Entre el centro de distribucin del proveedor y la bodega.
Entre la bodega y el punto de venta.

El propsito del reaprovisionamiento es integrar y unificar estos ciclos separados y hacer de
ellos uno solo, incorporando al consumidor como el primer eslabn de la cadena, donde la nica
y verdadera demanda es aquella que el consumidor final requiere a travs del escaneo de los
productos en el punto de venta.

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El reaprovisionamiento cuenta con varias tcnicas. Estas herramientas forman un conjunto

multidisciplinario que debe tener integracin y vinculacin con los sistemas de los socios del
negocio.

Modelo de Gestin Justo a Tiempo
Es un sistema, donde su meta es la de eliminar todo desperdicio en las actividades de compras,
fabricacin, distribucin y apoyo a la fabricacin en un negocio, es decir, elimina la necesidad de
almacenaje, ya que las existencias mnimas y suficientes llegan justo a tiempo para reponer las
que acaban de utilizarse.

Su fin es el mejoramiento continuo, para as obtener la mxima eficiencia y eliminar a su vez el
gasto excesivo de cualquier forma en todas y cada una de reas de la organizacin, sus
proveedores y clientes. Las entregas de compras no son algo inusuales en los sistemas Justo a
Tiempo. Los proveedores acuerdan, por contrato, entregar la mercadera que se ajusta a los
niveles de calidad preestablecida, con lo que se elimina la necesidad de que el comprador
inspeccione la mercanca que ingresa. El tiempo de llegada de tales entregas es de extrema
importancia. Si llega demasiado pronto, el comprador debe llevar un inventario por separado,
pero si llega demasiado tarde, las existencias pueden agotarse.

Debido a que la incertidumbre ha sido eliminada, el control de calidad es esencial para el xito
de la instrumentacin del Justo a Tiempo. Adems, ya que el sistema no funcionara si ocurren
fallas frecuentes y largas, crea la ineludible necesidad de maximizar el tiempo efectivo y
minimizar los defectos.

Modelos de Gestin de Inventarios
Los modelos en que se basa la planificacin de aprovisionamiento se agrupan en dos categoras
principales, segn la demanda sea dependiente o independiente.

Modelos para Reaprovisionamiento no Programados: son en los que la demanda es de tipo
independiente, generada como consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos a la
cadena logstica (clientes o consumidores), el modelo ms comn es el Lote Econmico de
Pedido. A su vez los modelos no programados se clasifican en otras dos categoras:

Modelos de Reaprovisionamiento Continuo. En lo modelos de reaprovisionamiento continuo
lo inventarios se controlan continuamente y el pedido se cursa en el momento en que los
inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o punto de pedido. La cantidad a pedir
entonces sera el lote econmico de compras.

Modelo de Reaprovisionamiento Peridico. Para el reaprovisionamiento peridico la cantidad
a pedir se establece de forma aparentemente sencilla, lanzando una orden de pedido cada
cierto tiempo previamente establecido, una vez por semana o por mes, denominado periodo de
reaprovisionamiento. La cantidad a pedir en ese momento ser la que restablece un cierto nivel

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mximo de existencias, o nivel objetivo. En este modelo tiende a utilizarse cuando existen
demandas reducidas de muchos artculos y resulta conveniente unificar las peticiones de varios
de ellos en un solo pedido para reducir los costos de lanzamiento o para obtener descuentos
por volumen.


Modelos para Reaprovisionamiento Programado. En los que la demanda es de tipo
dependiente, generada por un programa de produccin o ventas. Responden a peticiones de
reaprovisionamiento establecidas por la Planeacin de Requerimientos de Materiales (MRP) o
Planificacin de Recursos para la Distribucin (DRP) basadas en tcnicas de optimizacin o
simulacin.

Stock de Seguridad. La demanda independiente o no programada de un producto suele ser de
tipo probabilista. Esta circunstancia aleatoria en la generacin de la demanda puede causar
rupturas de stock, con sus costos asociados y sus mermas indudables de la calidad del servicio.
Es necesario disponer de un inventario adicional en los almacenes sobre lo estrictamente
necesario que haya establecido el modelo de reaprovisionamiento, depender de las
desviaciones que vaya a presentar el consumo durante el periodo que se encuentra entre el
lanzamiento de un pedido y la recepcin de la mercanca, es decir durante el plazo de entrega o
periodo crtico.

Para intentar obtener un stock de seguridad adecuado que garantice el nivel de servicio del
cliente, con costos de almacenaje mnimo, para esto es necesario especificar un nivel de servicio
para cada material, es decir la capacidad de una organizacin para evitar que falte material
durante el tiempo que dura el reaprovisionamiento.

Al tratar de reaprovisionamiento se refiere al tiempo de fabricacin y entrega al almacn en
empresas industriales, en tanto que para las empresas comerciales se refiere al tiempo de
entrega de la mercadera desde el proveedor al almacn, si se opta por un nivel de servicio
relativamente alto, el nivel de stock de seguridad calculado por el sistema tambin ser alto y
viceversa.

En resumen, el nivel del stock de seguridad depende de la precisin del pronstico. Si un
pronstico se desva mucho de los valores de consumo real, el nivel de stock tambin ser
excepcionalmente elevado. El clculo del nivel de stock de seguridad es igual al stock mnimo
ms un porcentaje de seguridad, este porcentaje depender de las polticas de la empresa:

Ss = Sm + %
Donde Sm se refiere al stock mnimo, es decir, la cantidad de productos que necesita la lnea de
servicio para satisfacerla demanda, mientras espera la llegada de un nuevo pedido. Es decir es el
lmite inferior de existencias del cual no se debe bajar. El stock mnimo se puede calcular como:
Sm = C*T

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Con C: Consumo del producto en das y T: Tiempo de reposicin en das.

Tamao ptimo de Pedido. Para determinar cul es la cantidad necesaria de pedido la forma
ms conocida es la frmula de EOQ. Esta frmula es utilizada para la categora de modelos de
aprovisionamiento continuo, con demanda determinista y constante, pues parte de las hiptesis
de que las ventas de la empresa son conocidas y que se reparten uniformemente a lo largo del
ao. Adems se admite que la entrega de las mercaderas es instantnea, es decir con plazo de
reposicin nulo.

Para determinar el modelo, se utilizara las siguientes terminologas:

Q: cantidad a solicitar del producto analizado
D: volumen de ventas anuales del producto
k: el costo del almacenamiento
CL: El costo de lanzamiento
CU: El costo de adquisicin de un producto

Admitiendo que los inventarios evolucionan, coherentemente con la hiptesis antes expuesta,
se deduce que:

El nmero de pedidos lanzados al ao es:
D/Q
El inventario promedio es:
Q/2
El costo de adquisicin del stock cclico es:
CU*(Q/2)
El costo anual de almacenamiento es:
k*CU*(Q/2)
El costo anual del lanzamiento de pedido es:
CL*(D/Q)
En consecuencia el costo total anual de los inventarios ser:
CT = CL*(D/Q) +k*CU*(Q/2)

De donde, derivando con respecto a Q e igualando a 0, se obtiene que el lote ptimo se puede
calcular mediante la siguiente formula:

2 ! !"
!=
! !"

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SNTESIS

En esta seccin se resumi brevemente los principales elementos de la gestin de inventarios,

haciendo especial nfasis en los costos involucrados y los modelos de aprovisionamiento.

El modelo principal a revisar fue el modelo EOQ que consiste en:
2 ! !"
!=
! !"
Q: cantidad a solicitar del producto analizado
D: volumen de ventas anuales del producto
k: el costo del almacenamiento
CL: El costo de lanzamiento
CU: El costo de adquisicin de un producto.

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ACTIVIDADES AUTO-EVALUATIVAS

Con base en la lectura anterior y en la revisin del material complementario disponible en este
ncleo temtico discuta las siguientes preguntas:

Cules son las dos principales aplicaciones de la gestin de inventarios?
Cules son y en qu consisten los dos principales modelos para reaprovisionamientos no
programados?
Describa brevemente la estructura de costos utilizada en la gestin de inventarios.
Intente compartir y discutir sus respuestas con sus compaeros a travs del foro del mdulo.


BIBLIOGRAFA

CRUZ MECINAS, Leonel. Compras, Princpios Generales. Mxico: Continental, CECSA, 1985.
p.102.

GONZALEZ, Cristbal del Ro. Adquisiciones y Abastecimientos. Ecafsa Thomson Learning. 2002,
290 p.

LEENDERS, Johnson. Administracin de Compras y Abastecimiento.14ed. Mxico: Mc Graw Hill,

2012.p. 547 p.

MERCADO, Salvador. Compras: Principios y Aplicaciones. Mxico: Limusa Noriega, 2004. p. 220.


REMISIN A FUENTES COMPLEMENTARIAS

FUCCI, Tomas, Otto. El grfico abc como tcnica de gestin de inventarios. [en lnea]
<http://www.unlu.edu.ar/~ope20156/pdf/abc.pdf> [citado el 28 de abril de 2013]
TOM, Ral. La gestin eficiente de inventarios. [en lnea]
<http://www.sytsa.com/PDF/publicaciones/Operaciones/gei.pdf> [citado el 28 de abril de 2013]

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