Supremo Conselho da Ordem DeMolay para o Brasil Manual de Praticas Administrativas Comissao de Treinamento Comissio de Ritual, Liturgia e Joias 2 EDICAO - 2014 Versio 2.0 - Comisso de Treinamento | Comissao de Ritual, Liturgia e Joias, DeMolay®Sumdrio PREFACIO 04 INTRODUCAO...... evieesoe eee 05 Parte Um - PREPARACAO DA GESTAO. Capitulo l-Pré-Gestéo 06 Parte Dois - GESTAO ADMINISTRATIVA Capitulo Il- Auditoria.. sone 08 Capitulo I~ Hospitalatia oneness 1 08 Capitulo IV-Tesouratia nn saenener ne 10 Capitulo V- Eventos... 10 Capitulo VI-Ritualistica " Capitulo VIl-Sindicéncia 12 Parte Trés - Condugao das Reunides Ritualisticas Capitulo VIlI-Conduta na Sala CapitUlat .essneiueraernninnieiennnnvnnnnananseeie DS Capitulo IX- Ordem dos Trabalho ....ee ees 14 Abertura dos Trabalhos no Grau Iniciatico 14 Leitura das Atas... e M . 14 Verificagao dos Doentes e Acidentados 15 ‘Admissiono quadro de Membr0S...c.uema 15 Relatério das Comissées do CapitUlO. aun snmaniniuniueninnianieieninnnnsnnanae see TT Relatério da Tesouraria ............ lense M we WD Relatério da Secretaria e Leitura de Correspond€ncias eres enenesenunnnunnnnaneee TT Exame de Proficiéncia oo 18 Iniciagoes 18 Encerramento 19 Parte Quatro - Principais problemas e respectivas solucées Capitulo X - Meu Capitulo esta com baixo numero de membros. Eagora? 20 Capitulo XI - Pouco tempo apés a iniciagéo muitos membros deixam de frequentar o Capitulo Como evitar essa evasio? 2Prefticio Servir. Incondicionalmente. O que icones de servidao como Madre Teresa de Calcuté, Mahatma Gandhi, Abraham Lincoln, Sérgio Vieira de Mello, William Wallace e até mesmo o préprio Cristo tinham em comum? Coroas? Titulos? Poder? Sea resposta énegativa, entdo 0 que os fizeram capazes de fazer a diferenca e serem referéncia para tantas pessoas? Alideranca é talvez a virtude mais diffi de se atingir. Muitos atribuem a ideranca tao somente aqueles que “nascem" lideres e 0 tempo os faz amadurecé-la. O fato é que a lideranca é uma habilidade, e como tal, é construida de uma tinica forma: com treino, Mas € necessariamente deter a posse de um cargo de lideranca me faz lider? Nenhum grande Iider & capaz de ser ouvido, e principalmente, é capaz de motivar pessoas, sem que se busque ser enxergado como tal. E como é possivel se destacar entre seus pares (e até mesmo daqueles que discordam do que pensas) e unir pessoas de diferentes opinides para atingirum objetivo sertrlhado portodos? A Ordem DeMolay traz consigo, através de seus ensinamentos, sua rtualistica,e principalmente sua pratica administrativa, a capacidade de lidar com pessoas das mais diversas idades e idelas ainda muito cedo, no momento da construcao de nosso carater. Tal capacidade é perceptivel em nossos lares, escola e outros meios de convivio social. Ao perceber o poder de convencer pessoas 6 0 momento em que os lideres acima citados, sem as virtudes que aprendemos, poderiam também ter exercido a lideranca, mas para o mal, tais como Adolf Hitler, Joseph Stalin e nosso velho conhecido Felipe o Belo, Como entao Jacques DeMolay, diante da morte, foi capaz de manter seu cardter e fidelidade inabalaveis, ndo se corromper entregando seus Irmaos, e morrer pelo bem e protesao deles? 0 que faz de nés DeMolays capazes de escolher uma lideranca que busque o caminho da luz? "A palavra de emulagio é o nome do grande her6i e mértircujo nome tomamos como nosso Patrono e nos ensina a imitar seu herdico EXEMPLO." Servir. Incondicionalmente.Introducao DeMolay, Este Guia dedica-se a preparar o Mestre Conselheiro para o exercicio da lideranca nas atividades do Capitulo, sendo dividido em trés partes: a Pré-Gestdo, a Gestdo Administrativa e Conducéo das Reunides Ritualisticas. No Capitulo sobre a Pré-Gestio é trazido um modelo de cronograma de Gestao, que de forma explicativa traz um plano aptoa prepararo Capitulo para a nova Gestao, 0 Capitulo que trata da Gestao Administrativa traz disposicées sobre as principais frentes do Capitulo (Auditoria, Hospitalaria, Tesouraria, Eventos, Ritualistica e Sindicéncia), partindo de uma anélise da visdo do Mestre Conselheiro ao analisar a realidade do Capitulo e observar as solucdes que aqui sao propostas de acordo com as demandasa serem enfrentadas na Gestdo. Por fim 0 Capitulo acerca da Conducao das Reunides Ritualisticas busca lapidar a pratica da sua condugdo pelo Mestre Conselheiro,simplificando e dinamizando as reunides A idéia, entéo, desta Apostila, 6 a disponibilizagao de uma fonte de idéias e métodos para as gestées capitulares, servindo como um material sugestivo para formatacao e institucionalizacdo de uma Gestao Capitular sélida, Estamos a disposicéo para sanar quaisquer dividas e receber sugestées por meio de nosso endereco eletrdnico: treinamento@demolay.org.br Vamos Juntos! Fraternalmente, Comissao de Treinamento - SCODB Gestéo 2014 | 2015Parte | - Preparacao para a Gestao Capitulo | - PRE-GESTAO Momento logo apés a eleicgéo da Conselharia do Capitulo, devendo ela estrutura seu plano de metas, seu time e sua estratégia junto da base para inicio da Gestao Administrativa. CRONOGRAMA Prazo: Logo apésa eleigao— por exemplo: 20/06 Debate para selecao de Oficiais e suas respectivas Comissées pela Conselharia; Envio das nominatas (de Oficiais e de Comiss6es) para o Conselho Consultivo para ciéncia; Prazo: Uma semana apés a discussao e envio das nominatas— por exemplo: 27/06 Confirmacao da ciéncia pelo Conselho Consultivo. Envio de ambas as nominatas para a lista de e-mails (ou qualquer outro meio de comunicagao utilizado pelo Capitulo), bem como por telefone (para garantir a presenca dos Irméos no Férum de Debates — que sera explicado posteriormente); OBS.: na mesma ligacio acima, se fard a confirmagio dos Inmaos para que a Conselharia se divida para conseguir se reunir com cada Comissao (preferencialmente o MC estando em todas elas), para tracar junto com eles as metas da Gestao, bem como seus prazos aproximados, de maneira separada, vale dizer, Comissdo por Comissao, dando a devida atencao aos interesses e anseios de cada Imao em cada Comissio. Prazo: Duas semanas apés a confirmacao dos Irmaos dos Encontros— por exemplo: 10/07 Encontros das Comissées com a Conselharia para acerto das metas, Prazo: Uma semana apés os Encontros para envio das metas e datas— por exemplo: 17/07 Envio por parte das ComissGes de metas para a Conselharia com suas respectivas datas aproximadas. Prazo: Até dia posterior do envio das metas pela dltima Comissao— por exemplo: 18/07 Elaboracéo do Calendario da Gestao com as datas especificadas pelas Comissées. Envio do Calendario da Gestao para o Conselho Consultivo para ciéncia. Prazo: Dez dias apés a elaboracio do Calendario da Gestao—por exemplo: 28/07 Confirmacao da ciéncia pelo Conselho Consultivo e possiveis correces ou adendos. Prazo: No instante da confirmacao do Conselho Consultivo do Calendario - por exemplo: 28/07 Divulgacao do Calendério da Gestao e envio postal para os membros, lojas, e Capitulo da Regio, bem como Conselharia Regional Aviso por chamada de urgéncia e por lista de levarem as datas em que nao poderdo se fazer presentes no 06Parte | - Preparacao para a Gestao Capitulo e suas atividades para o Férum de Debates, pois do contrério, haverd o comprometimento inescusdvel da participacao em todas elas. Prazo: No final de semana anterior a posse - por exemplo: 31/07 Férum de Debates para acertos e adendos finais, bem como divulgacéo das metas pelas Comissées entre todos os maos do Capitulo,Parte II - Geat@o 7fdminiastrativa A proposta do presente Capitulo & trazer ao lider do Capitulo uma visio panoramica das principais frentes de trabalho na Gestao Administrative, de modo a inserir em seu projeto propostas simples para resolucao de problemas comuns na realidade dos Capitulos, com um método apto a proporcionar um crescimento sélido. Capitulo Il- AUDITORIA Proposta: considerando que vamos nos basear por metas previamente marcadas e divulgadas, bem como na chefia destas nao apenas pelos presidentes, mas pelos secretérios e membros das Comissdes, precisaremos de um acompanhamento continuo da Comissao de Auditoria, que terdo por membros os presidentes das Comiss6es, que serdo auditores dos seus membros na feitura das metas, inclusive as que sao de propria competéncia, para prestacao de contas mensal na Reuniso Mensal de Auditoria, OBS. : Na feitura da nominata nas Reunides Ritualisticas, alertar no Férum de Debates que esta serd feita as, 14h30 com os membros que lé tiverem, sem qualquer posterior acréscimo ou alteracéo, pois as 14h45 0 Templo deve estar pronto e vazio para que se possa dar inicio a Reuniao pontualmente as 15h00. Da Reuniao Mensal de Auditoria: trata-se de uma Reuniao posterior a Reunido Ritualistica, ou em abertura de recesso no meio desta, de maneira a trazer maior informalidade e maior eficacia a discussao das metas da Gestao, Terd por base: Aanélise e prestagao de contas das metas feitas no més anterior, bem como possiveis problemas ou davidas, de maneira individual e especificada pelo Auditor (preferencialmente o Mestre Conselheito) na condugéo dos trabalhos; A informacio por parte dos Presidentes de Comissao sobre o andamento das metas para o préximo més, bem como possiveis problemas ou davidas, de maneira individual e especificada pelo Auditor na conducao dos trabalhos; O questionamento do Auditor sobre o acréscimo de id destes sobre alguma das metas ditas, de outros Inmaos, bem como possiveis dividas Capitulo II! - HOSPITALARIA. Objetivo: mostrar para cada Irmo a importancia de sua participacéo na filantropia do Capitulo, de modo que sem ela, o esforco dos demais nao sera suficiente. Propostas de Metas: Programar antes da Gestdo, no perfodo entre a ciéncia de quem so os membros até o encontro com a Conselharia para deliberar sobre as metas, quais serdo as atividades do Capitulo, bem como seu local e data, para posterior adaptacio pela Conselharia no Calendario;Parte II - Gestao 7ldministrativa Verificar junto da Secretaria de Assisténcia Social e da Secretaria de Educagao Municipais, bem como junto a0 Conselho Tutelar e outros segmentos assistenciais da sociedade onde estdo precisando de apoio, de modo que esta ajuda seja essencial para ajudaras possiveis instituicoes beneficiadas a continuar seu trabalho social; Realizar visitas sazonais (em dia das criangas, natal, dentre outras) as instituigdes beneficiadas com a meta anterior, de maneira mensal e pré-programada para que faca parte do Calendario da Gestio. Fornecer apoio total para a Hospitalaria Regional e Estadual, de modo que sas metas sejam incorporadas em nossa Hospitalaria; Fornecer apoio continuo a uma Instituigao, da maneira que necessitar (fraldas, comida, etc.) ‘Se manter informada e informar a todos os Irmaos sobre emergéncias advindas da necessidade de algum Irmo, edo modo como apoiaremos. Propostas de Método: ‘As metas da Comissdo serdo divididas em numero igual, de modo que cada membro tenha por responsabilidade a execugao das metas que lhe foram determinadas, sempre com 0 apoio e acompanhamento do Presidente da Comissao e dos demais membros A distribuicéo das metas entre os membros da Comissao seré de acordo com seu grau de importancia e dificuldade, em razéo da hierarquia desta, (Por exemplo—a Gestdo terd uma visita a uma creche, a um retiro de idosos ea um hospital ~se a Comissdo tiver 3 Membros, cada um fica responsével por uma das visitas, tendo 0 acompanhamento constante do Presidente de Comissao neste caso 0 Hospitaleiro, Este, veriicando possivel falha, a tempo apoiard ou até mesmo tomaréa frente para nao trazer insucesso para a Comissao). Obs.: na Reunido Mensal de Auditoria, sera obrigatéria a participacdo do membro cuja meta foi realizada no més anterior, e do membro cuja meta seré realizada no préximo més, relatando todos os detalhes e sanando todasas suas dividas. Durante as Campanhas, cada Irmao seré responsdvel por realizar parte desta. (Por Exemplo: em uma Campanha de doacao de brinquedos, seré dito ao Capitulo quantos destes serao necessérios, sob pena de alguém ficar sem, e dividir entre os lrmdios quais ficardo com qual crian¢a)..Parte II - Geat@o 7fdminiastrativa Capitulo IV - TESOURARIA Objetivo: facilitar a movimentacéo e disponibilizacéo de recursos para desempenho das atividades das Comiss6es Administrativas e outras atividades do Capitulo. Proposta de Método: ‘As metas da Comissdo serdo divididas em nimero igual, de modo que cada membro tenha por responsabilidade a execucao das metas que lhe foram determinadas, sempre com 0 apoio e acompanhamento do Presidente da Comissao e dos demais membros, A distribuigao das metas entre os membros da Comissao sera de acordo com seu grau de importéncia dificuldade, em razao da hierarquia desta, (Por exemplo—a Comissao tem por objetivo a cobranca de mensalidades e a elaboracao de balanco mensal — se a Tesouraria for composta de 2 Membros, cada um cuida de uma meta, tendo o Tesoureiro de acompanhar constantemente o trabalho do seu Secretério ou Adjunto, Este, verificando possivel falha, a tempo apoiard ou até mesmo tomard a frente para nao trazer insucesso para a Comissao). Todas as movimentacées financeiras em que ha saida de recursos devem ser informadas previamente ao Mestre Conselheiro, para que este preste contas ao Conselho Consultivo ea Conselharia Toda Ultima Reunido Ritualistica do més, salvo por motivo de forca maior previamente avisado, sera divulgado o balancete mensal, e a0 seu fim anexado no mural da Secretaria do Capitulo. Capitulo V -COMISSAO DE EVENTOS Objetivo: integracao total entre os Imaos nas atividades do Capitulo, sejam elas voltadas a diversées ou no, por meio da amizade advinda dos momentos de alegria que a diversdo em grupo traz, de modo que a uniao traga motivacéo para as demais metas Comissoes, e principalmente, para fomentar a freqiiéncia dos Irmaos nas Reunides e atividades do Capitulo Propostas de Metas: Programar antes da Gestao, no periodo entre a ciéncia de quem so 0s membros até o encontro com a Conselharia para deliberar sobre as metas, quais serdo as atividades mensais do Capitulo, bem como seu local e data, para posterior adaptacdo pela Conselharia no Calendério; Fornecer apoio total para a Comissao Regional de Eventos, de modo que suas metas sejam incorporadas em nossa Comissao; Realizar, mediante proposta dos membros, quaisquer atividades que contribuam para o objetivo da Comissao,Parte II - Gestao 7ldministrativa Propostas de Método As metas da Comissio serdo divididas em numero igual, de modo que cada membro tenha por responsabilidade a execucdo das metas que Ihe foram determinadas, sempre com o apoio e acompanhamento do Presidente da Comissao e dos demais membros, A distribuigao das metas entre os membros da Comissdo sera de acordo com seu grau de importancia e dificuldade, em razao da hierarquia desta (Por exemplo — a Gestao tera uma viagem através do Intercdmbio DeMolay, um futebol com churrasco & uma ida ao museu— se a Comissao tiver 3 Membros, cada um fica responsével por uma das atividades, tendo o acompanhamento constante do Presidente de Comissao, Este, verificando possivel falha, a tempo apoiard ou até mesmo tomard a frente para nao trazer insucesso para a Comissao). BS.: na Reunido Mensal de Auditoria, serd obrigatéria a participagio do membro cuja meta foi realizada no més anterior, e do membro cuja meta seré realizada no préximo més, relatando todos os detalhes e sanando todas as suas dévidas. Mesmo com o aviso prévio mediante Calendario da Gestao, verficar-se-4 durante a semana anterior a0 evento mensal a disponibilidade de cada um em se fazer presente. Caso seja uma viagem, isso deve ser feito com no minimo um més deantecedéncia, Capitulo VI- COMISSAO DE RITUALISTICA Objetivo: trazer maior motivacio de estudo efidelidade dos Irmaos na pratica e cumprimento do Ritual. Propostas de Metas: Programar antes da Gestdo, no periodo entre a ciéncia de quem sdo os membros até o encontro com a Conselharia para deliberar sobre as metas, quais serdo as atividades do Capitulo, bem como seu locale data, para posterior adaptacao pela Conselharia no Calendario; Promover palestras através de ferramentas como a Apresentacao Ritualistica, cujo modelo encontra-se no portal do SCODB; Instruir os recém-iniciados sobre os temas importantes para a base do conhecimento necessério para 0 sucesso de trajetéria destes, tanto histérica como estruturalmente acerca da Ordem, promovendo trabalhos, debates e outras atividades relacionadas ao Ritual; Mediante votacao entre os membros do Capitulo na data da eleicéo na gestdo anterior, propor aos membros que a préxima Gestdo tenha reuniées ritualisticas decoradas, instigando os membros a estudar o ritual, e garantindo um melhor desempenho rtualistico, com a consequente melhoria do entendimento e praticaritualisticaParte II - Geat@o 7fdminiastrativa Propostas de Método ‘As metas da Comissdo serdo divididas em niimero igual, de modo que cada membro tenha por responsabilidade a execugéo das metas que Ihe foram determinadas, sempre com 0 apoio e acompanhamento do Presidente da Comissao e dos demais membros. A distribuiggo das metas entre os membros da Comissdo seré de acordo com seu grau de importancia e dificuldade, em razao da hierarquia desta (Por exemplo —a Gestao terd uma apresentacdo ritualistica, um debate ritualistico e uma apresentacao de trabalho dos recém-iniciados —se a Comissao tiver 3 Membros, cada um fica responsdvel por uma das atividades, tendo oacompanhamento constante do Presidente de Comissdo, Este, verficando possivel falha, a tempo apoiara ou até mesmo tomard a frente para nao trazerinsucesso para a Comissao) OBS.: na Reuniao Mensal de Auditoria, seré obrigat6ria a participagao do membro cuja meta foi realizada no més anterior, e do membro cuja meta seré realizada no préximo més, relatando todos os detalhes e sanando todas as suas dévidas. Mesmo com o aviso prévio mediante Calendario da Gestao, verficar-se-4 durante a semana anterior a0 evento mensal a disponibilidade de cada um em se fazer presente. Caso seja uma viagem, isso deve ser feito com no minimo um més deantecedéncia, Capitulo VII - COMISSAO DE SINDICANCIA Objetivo: trazer maneiras de promover a Iniciagao de novos membros, de mado a manter os que foram iniciados e ampliaro ndmero de Irmaos, e conseqiientemente a orca de seus trabalhos e projetos. Vide Parte 4, que traz ideias destinadas a promogio de crescimento do numero de membros do Capitulo, bem como a evitar a evasao destes.Parte Ill - Condugdo das Reunides Ritualisticas Capitulo VIII -CONDUTA NA SALA CAPITULAR 0 Ritual dos Trabalhos Secretos, em sua pagina 15, apresenta as regras e instrucées relativas a conduta dentro de Sala Capitular. Estas regras de conduta se aplicam do inicio ao término da reuniao, devendo cada DeMolay zelar pelo cumprimento individual destas instrugdes. Alguns pontos devem ser observados pelos DeMolays: Uso da Palavra: € o Mestre Conselheiro a tinica pessoa autorizada a conceder a palavra, direito de fala, a QUALQUER presente na reunido, Aquele que desejar falar, deve se levantar, voltar-se para o Mestre Conselheiro e permanecer de pé até que a palavra Ihe seja concedida, Nao existe o procedimento de levantar a mao ou passar palavras pelas “colunas’, através dos Conselheiros. £ 0 Mestre Conselheiro que concede a palavra em toda situagao dentro da Sala Capitular. Palavra ao Sul, Norte e Oriente: Nao existe, dentro da Ordem DeMolay, a organizagao por colunas. Os pontos cardeais da Sala Capitular tem significado explicito nas Ceriménias e server para orientagao durante a movimentacao. Com sso, nao existe o procedimento de “passar a palavta pelas colunas ounas fileiras”. Ordem de fala: Como nao existe a divisdo por colunas, o Mestre Conselheiro tem a prerrogativa de decidira ordem de fala. A seu critério ele pode organizar isso da melhor maneira possivel. SUGERIMOS, entdo, que ele o faa seguindo um sentido, da esquerda para a direita, ou ao contrério, para que ndo se perca 0 foco das discussées. Palavra que vai e que volta: £ comum nao haver direito a resposta, réplica ou esclarecimentos dentro dos Capitulos. Trata-se de um procedimento estranho que desaconselhamos. Qualquer DeMolay pode pedir o uso da palavra, dentro do momento propicio para tal, quando desejar, Por isso, nao hé a desculpa de que "a palavra nao pode voltar”. Esse é um procedimento macénico que nao existe na Ordem DeMolay. Responsabilidade do Mestre Conselheiro: Como é a tnica pessoa dentro da Sala Capitular que pode conceder 0 direito a fala, o Mestre Conselheiro deve estar consciente de sua responsabilidade. Ele nao deve permitir que a reuniao se prolongue por tempo indeterminado, evitando as discusses longas e sem sentido, A concessio da palavra é um beneficio que pode ser negado a qualquer momento. Recomendamos que o Mestre Conselheiro seja. dltimo a falar na Reuniao.Parte Ill - Conducao das Reunides Ritualisticas Capitulo IX - ORDEM DOS TRABALHOS APRESENTAMOS A FORMA IDEAL DE CONDUCAO DA REUNIAO: 1°-Abertura dos Trabalhos no Grau Inicstico. 2°-Leitura de Atas. 3°-Verificacio de Doentes e Acidentados. 4° - Admissao no Quadro de Membros (quando houver). 5°-Relatério das Comissées do Capitulo 6°-Relatério da Tesouraria 7°- Relatério da Secretaria e leitura de correspondéncias. 8° - Discusses de propostas, projetos e aces do Capitulo 9°-Exame de Proficiéncia (quando houver). 10° - Iniciagdes (em qualquer Grau). 11°- Encerramento. AAbertura dos Trabalhos deve ser feita conforme o Ritual dos Trabalhos Secrets (Ceriménia de Abertura do Grau Inicidtico). Qualquer discussao ou aco relativa ao Grau DeMolay deve serprecedida da Abertura do Grau Apés a Ceriménia de Abertura do Grau Inicidtico o Mestre Conselheiro deve prosseguirna seguinte ordem: LEITURADE ATAS MC- Irmao Escrivao, leia a ata de nossa dltima Reunido. Apésaleitura da ata: MC- Irmdos, esta éa ata de nossa titima reuniao, que deverd ser aprovada. Alguém deseja fazer alguma retificagao? Quem desejar fazer alguma retificagéo deve se pronunciar. Cada retificacdo deve ser votada individualmente. Apés todas as retificagdes serem tratadas o Mestre Conselheiro deve anunciar a aprovacao ou reprovacéo da ata. MC- Imaos, a ata foi aprovada. | Irmaos, a ata seré encaminhada ao Esctivao e apresentada na proxima reunido.Parte Ill - Condugdo das Reunides Ritualisticas VERIFICACAQ. DE DOENTES E ACIDENTADOS: MC Irmaos, alguém tem noticia de algum Irmao doente ou acidentado, necessitando de nossa ajuda ou apoio? Caso algum Irmo tenha conhecimento de algo, deve se manifestar nesse momento. Havendo algo a ser relatado o Mestre Conselheiro deve dar o devido encaminhamento de costume no Capitulo. ADMISSAO NO QUADRO DE MEMBROS Oprocedimento é descrito no Manual de Préticas Ritualisticas ¢ aqui reproduzido. MC - Realizaremos agora o escrutinio para Iniciagdo no Grau Inicidtico da Ordem DeMolay /fiiagéo a0 quadro de membros do Capitulo, O Mestre Conselheiro deverd ler o nome completo de cada candidato e seus dados. No caso de admissdo, deverd concluir se 0 relatério foi favorével ou desfavordvel, lendo os mesmos. Poderé dar ‘mais alguma informagao dada pela Comisséo, porém, sem indicar os nomes de seus membros ¢ sem constarna ata MC - Irmao Primeiro Diacono, prepare a urna enquanto os Mordomos distribuem as esferas brancas & negras. 0 Primeiro Diécono coloca a urna em um pedestal préximo ao Altar. Ressaltamos que a urna NAO deve ficar sobre o Altar. Enquanto isso os Mordomos aistribuem duas esferas para cada DeMolay apto a votar. Uma esfera branca e uma esfera negra. A esfera branca serd usada para aprovagéo e a negra para reprovacéo. O Primeiro Mordomo aistribui no lado Sul, incluindo af o Sentinela, € 0 Segundo Mordomo Distribui no lado Norte. As esferas devem ser distribuidas do Oriente para 0 Ocidente. Apés@ aistribuicéo os Mordomos voltam aos seus postos 0 Escrutinio acontece simultaneamente para todos os candidatos. Se houver duas ou mais esferas negras repete-se o procedimento para cada candidato em separado. MC - Meus Irmos, nés vamos, nesse momento, realizar 0 escrutinio secreto da(s) petigao(6es) do(s) candidato(s) para Iniciagao no Grau Inicidtico da Ordem DeMbolay. [ou: Meus Imaos, nés vamos, nesse momento, realizar o esctutinio secreto para filiagao ao quadro de membros do Capitulo. Lembrem-se: as esferas brancas aprovam e as esferas negras rejeitam o(s) candidato(s). Tenham consciéncia de suas decisdes e votem para o bem da Ordem. MC. Irmaos a minha esquerda, preparem-se para votar. Todos os DeMolays Ativos a esquerda do Mestre Conselheiro, fazem uma fila, sendo 0 Segundo Didcono 0 ultimo. Apés 0 Segundo Didcono votar ele vai até a porta, dé duas batidas, que so respondidas de modoParte Ill - Conducao das Reunides Ritualisticas igual pelo Sentinela. O Sentinela vai até a urna, deposita seu voto e se retira da Sala Capitular. Nao deve haver formalidades na entrada e saida do Sentinela. Ap6s 0 Sentinela votar: MC -Irmos.a minha direita, preparem-se para votar. Todos os DeMolays Ativos a esquerda do Mestre Conselheiro, fazem uma fila, sendo o Mestre Consetheiro 0 tiltimo a votar. Apés 0 Segundo Mestre Conselheiro votar: MC- Irméo Primeiro Diécono, traga a urna do Escrutinio ao Oriente. Primeiro Diécono leva a urna do escrutinio ao Mestre Conselheiro. O Mestre Conselheiro deve convidar © Presidente do Conselho Consultivo, ou Consultor do Capitulo, eo Escrivao para averiguacéo da contagem. Acontagem deve ser feita levando em consideracao o sequinte Se todas as esferas forem brancas, todos 0s candidatos esto aprovados, Havendo uma tnicae s fe ra negra, todos os candidatos estéo aprovados. Havendo duas ou mais esferas negras, repete-se a votacao para cada candidato em separado. Caso haja votagao em separado. Todas as esferas brancas aprovam o candidato. Uma Gnica esfera negra, aprova o candidato, Duas ou ‘mais esferas negras reprovam o candidato. Havendo reprovagéo a Sindicancia ¢ encaminhada para 0 Conselho Consultivo, para andlise e parecer. Apéso Escrutinio. MC. Irmo Primeiro Didcono, recolha as esferas nao usadas na vota¢éo. OPrimeiro Didcono recolhe as esferas com a urna, comecando pelo lado Norte. MC. Meus Inmaos, todos os candidatos foram aprovados no Escrutinio para Iniciacéo. Caso haja reprovagao de algum dos nomes: MC - Os candidatos aprovados no Escrutinio realizado sao (ler os nomes dos aprovados). Os candidatos reprovados serao submetidos a andlise e parecer final do Conselho Consultivo.Parte Ill - Condugdo das Reunides Ritualisticas RELATORIO DAS COMISSOES DO CAPITULO O Mestre Conselheiro deve passar a palavra aos presidentes das comissées. O Regulamento Geral prevé a existéncia das Comissdes de Sindicéncia, Ritualistica, Eventos, Auditoria e Hospitalaria. A leitura de Peticées e Sindicancias, como seu encaminhamento, é feito nesse momento, quando da palavra da Comissdo de Sindicdncias. O Hospitaleiro deve fazer seu relatério sobre doentes acidentados. MC -Irmios, neste momento passaremos para 0s Relatérios das Comissoes. RELATORIO DA TESOURARIA Momento em que 0 tesoureiro dé seu relatério. Balancetes, cobrancas e apresentacdes de recebidos devem ser feitos nesse momento. Lembrando que 0 Regulamento Geral prevé que o Tesoureiro deve apresentar mensalmente o balango financeiro do Capitulo (art. 468 I) MC- Irmao Tesoureiro, ha algum relatério da Tesouraria? Tes -Sim, mao Mestre Conselheiro. Nao, Itmao Mestre Conselheiro. RELATORIO DA SECRETARIA A leitura de correspondéncias deve ser feita nesse momento. Encaminhamentos do Escrivéo também devem ser tratados. MC- Irmo Escrivao, hd alguma correspondéncia? Esc- Sim, Irmao Mestre Conselheiro. / Nao, Irmao Mestre Conselheiro. Aconselha-se que, dependendo da natureza da correspondéncia, para tornar a reuniao mais dinamica, 0 Escrivao leia previamente a carta/documento recebido, e na reuniéo apenas informe: 0 remetente, sua finalidade (exemplo: convite para algum evento ou ceriménia), quem assina e a data. Apés. MC-Irmao Escrivao, ha algum relatério da Secretaria? Esc- Sim, Irmao Mestre Conselheiro. / Nao, Irmao Mestre Conselheiro. Discussao de propostas, projetos e acées do Capitulo E nesse momento que o Mestre Conselheiro deve dar prosseguimento a sua pauta, discutindo osassuntos do Capitulo.Parte Ill - Conducao das Reunides Ritualisticas EXAME DE PROFICIENCIA MC- Meus Irmaos, hoje examinaremos a proficiéncia do(s)Itmao(s) no (Grau Iniciatico, GrauDeMolay ou ambos 0s Graus). Caso haja dois ou mais Irmos para serem examinados, 0 Mestre Conselheiro pede que eles deixem a Sala Capitular, com excegao do primeiro examinando. O Irmao a ser examinado deve ser colocado diante do lado ocidental do Altar. Nao ha necessidade que ele se ajoelhe durante a execugao do Questionério, sendo critério do examinado. E 0 Primeiro Diécono 0 responsavel por conduzir 0 exame, devendo se posicionar entre a quarta vela eo Altar, no lado Oriental Terminado 0 questionario, o Mestre Conselheiro pede para 0 examinando se retirar. Havendo outro Irmo a ser examinado, o Mestre Conselheiro solicita que ele adentre na Sala Capitular para executar 0 exame. Apés todos serem examinados. MC - 0 exame do(s) Irmao(s) esta encerrado. Se alguém o considera insatisfatério, levante-se e peca a palavra para explicaras suas razoes. Havendo trés ou mais oposigées ao examinando, o Mestre Conselheiro declara a desaprovacaoe marca a data para um novo exame. Caso contrério, 0 examinando € considerado plena ou parcialmente apto. A aptido parcial é conquistada quando 0 examinando responde corretamente ao exame de um dos Graus. Nesse caso, cabe ao Mestre Conselheiro fazer um novo exame para o Grau restante Aptidao plena significa ser proficiente em ambos os Graus. £ importante salientar que somente a aptidéo plena concede o direito de possuir o cartéo de proficiéncia, O Escrivao emitiré 0 cartao de proficiéncia a todo examinado plenamente apto. INICIACOES A Ceriménia de Iniciagio deve ocorrer nesse momento, Apesar de colocada aqui, sugerimos que quando houver, seja 0 nico assunto a ser tratado no Capitulo. Caso haja algum outro assunto inadiavel, ele deve ser tratado antes da Ceriménia de Iniciagao. A Iniciagdo do Grau DeMolay requera Abertura do Grau. A Iniciagéo no Grau DeMolay para ter sua regularidade deve ocorrer com o Capitulo aberto no Grau DeMolay, razo pela qual para que haja arrumagao para 0 teatro e livre movimentacio para este fim, o Mestre Conselheiro ndo declara aberto o Capitulo em recesso, Deve ordenar ao 1° Didcono que feche a Biblia Sagrado, retire 0s livros escolares do Altar e apague as sete velas,e finalizar permitindo a todos se movimentar livremente, como consta abaixo:Parte Ill - Condugdo das Reunides Ritualisticas MC - Para procedermos com a 12 parte da Iniciacio no Grau DeMolay, ordeno ao 1° Didcono que apague as sete velas, feche a Biblia Sagrada e retire os livros escolares do Altar. Feito. MC- Declaro que os DeMolays ativos podem se movimentar livremente para darmos inicio a 1° parte da Iniciagao no Grau DeMolay. Feito. Apéso fim da 1? parte da Iniciaga0 no Grau DeMolay, antes de os oficiais darem entrada para prosseguimento, o 1° Diécono depois de reorganizar a Sala Capitular de acordo com o Diagrama 1 do Ritual dos Trabalhos Secretos, abre a Biblia Sagrada, coloca os Livros Escolares no Altar e acende as sete velas. ENCERRAMENTO Nao existe 0 momento chamado “Palavra ao Bem da Ordem”. Durante a Ceriménia de Encerramento o Mestre Conselheiro pergunta “Meus Itmaos, existe mais algum assunto a ser tratado neste Capftulo?”. Quem desejar fazer uso da palavra, este é 0 momento. O Mestre Conselheiro deve repetira frase apés todos terem falado. Somente quando no mais houver ninguém para falar, ele prossegue a Ceriménia,Parte IV - Principais problemas e respectivas solucies Capitulo X- MEU CAPITULO ESTA COM BAIXO NUMERO DE MEMBROS. E AGORA? Propostas de Metas: Apresentacao em|loja Na existéncia de mais de uma Loja Mac6nica na cidade, ou entdo se houve cidade proxima que tenha Loja e ainda nao tenha um Capitulo, para captagao de membros é muito importante a mobilizacdo para apresentacées em Loja, com posterior aviso que ao final o Capitulo estard a disposicao para recolher os nomes através dos Tios e convidados de possiveis candidatos a Iniciacao. Outra importante fungio das apresentacGes em Loja é 0 retorno do apoio e até mesmo da presenca dos Tios na hipétese desta ser a Patrocinadora do Capitulo, pois assim como na Ordem DeMolay, hd rotatividade e novas Iniciagées dos Tios, de modo que a Apresentacao reacende o interesse dos que jé conhecem, e faz nascer o apreco a0s que ainda nao tiveram a oportunidade de prestigiar. Apresentaco em escola piiblica Outra importante funco, ndo somente em escolas puiblicas, mas em toda a escola que possa ter jovens dispostos a Iniciarem na Ordem DeMolay, é fazer dela conhecida perante a comunidade, despertando o interesse nos alunos em compor nossas fileiras. Projeto este que o Capitulo de Adamantina, na 11* Regido realiza com sucesso, é a captagdo dos melhores alunos das escolas piiblicas da cidade para Iniciagdo, que nao teriam 0 acesso ao contato para Iniciagao senao fosse o seu reconhecimento através das apresentacoes e do prestigio que o Capitulo concede a esses alunos. Tal modo gerou e continuard gerando grande resultados para o Capitulo, através da composicao de Irmaos capazes, além da manutengo de um niimero de Itmaos capazes de trazer sucesso para seus trabalhos. Trata-se de um método para captagao de membros que se baseia no fato de, a cada Iniciagdo, cada Inmao se comprometer a trazer para escrutinio pelo menos um candidato, de modo que, em havendo sucesso, o Capitulo DOBRE de tamanho. Sabemos bem que se trata de tarefa complicada, mas se essa for a meta buscada, com certeza sendo todos, 80 % se esforcard para fazer o seu papel, o que certamente jé é melhor do que a eventualidade de um ou outro, casotenha vontade esaiba de alguém, trazé-lo para possfvel Iniciacao. Nesse tépico é importante trazer a conscientizacao de todos que Idem este manual, de que nao se pode exigir de um candidato a Iniciacao um perfil que seja igual ou superior em qualidade. € assim nao pode ser por uma razao simples: ele ainda nao teve a experiéncia adquirida por nés apés a Iniciagao através da pratica dos trabalhos na Ordem DeMolay. Portanto, 0 critério para trazer um jovem para, através da Iniciacdo, a sim descobrir 0 seu potencial é um s6, como bem traz.o nosso Ritual: "Ser garantido com um digno amigo.” 20Parte IV - Principais problemas e respectivas solucées Outra constatagdo que vale trazer & o fato de que, na medida em que o jovem entra para nossas fileras, normalmente seu convivio com nao iniciados naturalmente diminui, devido a intensidade da amizade e companheirismo com que somos aceitos em nossa fraternidade. Portanto, ainda mais dificil se torna essa tarefa de trazermos para possivel Iniciagao cada qual um jovem, Porém, para aquele que recentemente iniciou, ainda permanece o convivio com possiveis candidatos a Iniciagio. Ai, portanto, nasce a outra hipdtese desse projeto, ou seja, cada Irmao recém-iniciado na Ordem, caso 0 Capitulo e eles mesmos concordem, deve convidar um jover. Enquanto os demais membros tenham por meta levar um possivel candidato na posse ou em qualquer reuniao aberta anterior a Iniciagéo, de modo a se comprometer a apresenté-lo e passar 0 contato deste ao responsével pela sindicdncia no Capitulo. Tal meta, mais plausivel, com certeza vai contribuir para a manutencSo da qualidade e da quantidade de membros, de modo que o Capitulo trabalhe com no minimo 23 membros, quantidade essa a que foi idealizada por Frank Sherman Land e Frank Marshall atracarem o nimero de oficiais que devem compor os trabalhos de um Capitulo DeMolay. Politica da Iniciacdo de membros mais novos Nao é incomum nos depararmos com a constatacao de que muitos Capitulos sofrem com problemas no seu quadro de membros em razio do tamanho da cidade e da necessidade de, ao atingir entre 17 ¢ 18 anos, ser 0 Inmao obrigado a se deslocar para outra cidade para freqiientar uma Universidade. Eis a razo pela qual é nossa obrigacdo salientar a importancia de manter a média de idade do Capitulo menor do que 17 anos. Nao se fala aqui em retirar a oportunidade de um jovem iniciar depois disso ou de que nao pode ser admitido o fato de Imaos com idade superior continuar trilhando sua vida DeMolay freqiientando o Capitulo ativamente. Trata-se de busca por uma média de idade capaz de manter o Capitulo trabalhando com um bom numero de Irmaos sem que esse fato no atrapalhe os trabalhos com uma instabilidade do Quadro de Membros. Politica de manutencSo de membros Um dos grandes problemas enfrentados muitas vezes no Capitulo é o fato de pouco tempo depois de passada a Ceriménia de Iniciagéo, ou um ano depois dela aproximadamente o Irmao deixa de frequentar regularmente os trabalhos da Ordem DeMolay. Muitas podem ser as razées a serem atribuidas, tais como a mudanca de cidade para Universidade, a admissao em um emprego que requer trabalho aos sabados, dentre outras. Porém, em grande maioria esse fendmeno se dé pela falta de atrativos que o Capitulo pode acabar tendo para o jovem recém-iniciado. Pensando nessa falta de atrativos, percebemos que soluces simples resolveriam esse problema. Muitas vezes falta 0 Capitulo ter uma identidade em determinado momento de sua histéria. € isso normalmente se da pela falta de uma unidade, com um Time de amigos que se prezam eestéo buscando JUNTOS um objetivo Eis arazao que nos fez trazer a idéia e proposta da Comissao de Eventos mensalmente, por exemplo, realizar confratemizacées de entretenimento, tais como futebol, churrasco, jogos eletrdnicos em conjunto, viagens, pParte IV - Principais problemas e respectivas solucies essas situacées sao oportunidade para os Irmiios de trabalho dentro do Capitulo se tornarem grandes amigos nao s6 na Ordem DeMolay como fora dela, € isso traz a motivacao do Itmao em continua, vale dizer, no fato dele se sentir parte daquele todo chamado Capitulo DeMolay. € af que se encontra a chave para um Capitulo unido e propenso a tanto manter seus membros quanto a produzir grande feitos, que inclusive também ajudarao nesse proceso, como por exempla, filantropia, razao essencial da exist€ncia de nossa Ordem Capitulo XI - POUCO TEMPO APOS A INICIACAO, MUITOS MEMBROS DEIXAM DE FREQUENTAR O CAPITULO. COMO EVITAR ESSA EVASAO? Propostas de metas Forlficaco da amizade e do grupo através de recreacgo constante Um dos grandes problemas enfrentados muitas vezes no Capitulo € 0 fato de pouco tempo depois de passada a Ceriménia de Iniciagéo, ou um ano depois dela, aproximadamente, 0 ltmao deixa de frequentar regularmente os trabalhos da Ordem DeMolay. Muitas podem ser as razes a serem atribuidas, tais como a mudanga de cidade para Universidade, a admissdo em um emprego que requer trabalho aos sabados, dentre outras. Porém, em grande maioria esse fendmeno se dé pela falta de atrativos que o Capitulo pode acabar tendo para ojovem recém-iniciado, Pensando nessa falta de atrativos, percebemos que solucdes simples resolveriam esse problema, Muitas vvezes falta 0 Capitulo ter uma identidade em determinado momento de sua histéria. E isso normalmente se dé pela falta de uma unidade, com um Time de amigos que se prezam e estdo buscando JUNTOS um objetivo, Eis. razdo que nos fez trazer a ideia e proposta da Comissao de Eventos mensalmente, por exemplo, realizar confratemizacées de entretenimento, tais como futebol, churrasco, jogos eletrdnicos em conjunto, viagens, pois essas situacdes sao oportunidades para os irmaos de trabalho dentro do Capitulo se tornarem grandes amigos no sé na Ordem DeMolay como fora dela. € isso traz a motivacdo do Irmao em continuar, vale dizer, no fato dele se sentirpparte daquele todo chamado Capitulo DeMolay. Processo de instrucio que desperte ointeresse ao recém-iniciado Muitos Capitulos nao dispdem de um planejamento de instrugées aos recém-iniciados em ambos os graus, © que tem por consequéncia a falta de preparo ea dificuldade de entender o modo de aplicacao daquilo que esta sendo visualizado nas Reunides Ritualisticas ao recém-iniciado no Grau Iniciético, e nos demais assuntos administrativos da Ordem DeMolay, ao recém-iniciado no Grau DeMolay. ‘Ameta é a criacdo de um planejamento, com base nas instrugées disponiveis na parte das Apostilas do Grau Iniciético e DeMolay, constantes no Manual de P’raticas Capitulares, bem como outras dinémicas de grupo que 2Parte IV - Principais problemas e respectivas solucies favorecem os lacos de amizade entre os recém-iniciados. Quanto maior a capacidade de compreensao da realidade da Ordem, maior a tend@ncia do recém-iniciado se interessar em manter-se nesse processo de aprendizado. Metas individualizadas Como jé exposto no Capitulo 1, é essencial ao recém-iniciado se sentir parte do sucesso do grupo. Mas para isso é necessério que surja comprometimento. Tal atributo nasce quando se adquire responsabilidade. Dai a importdncia de metas a serem buscadas por eles de maneira individual, nem que sejam ainda modestas, pela falta deexperiénca, Desse modo, 0 recém-iniciado concluira que nenhum outro Inmao é responsdvel direto pelo sucesso daquela meta em beneficios para os trabalhos do Capitulo senao ele proprio. Despertado o interesse em se responsabilizar, e consequentemente se comprometer com os resultados do Capitulo, é natural que haja a vontade de permanecer buscando crescimento a ele, eao grupo. Con iteresse, vontade e trabalho No primeiro ano de iniciacéo na Ordem DeMolay, j4 se & possivel verificar de um modo geral qual das funcdes do Capitulo interessa a cada um dos membros. A proposta se baseia em planejar a nomeacao dos Irmaos nos cargos e Comiss6es do Capitulo tendo uma conversa franca individual com cada um deles, questionando as funges que mais ele se identifica, e até mesmo qual cargo especfico gostaria de ocupar. Na hipétese de mais de um Irmdo estiver interessado em um mesmo cargo, vale trazer maior responsabilidade ao Irmo mais experiente e mais preparado, e adicionar o menos experiente na mesma Comisso, de modo que ambos exercam as metas relacionadas aquela funcao. Ouvirasfileiras Uma das melhores maneiras de entender o que motiva (ou desmotiva) os irmaos do Capitulo é saber o que passa pela cabeca deles sobre a Ordem DeMolay e sobre as respectivas atividade que mais Ihe interessam e os mantém ativos e gostando do que fazem. Dessa forma, propde-se que sejam feitos questionamentos com respostas anénimas ou mesmo em uma discussao aberta, a depender de cada Capitulo, com objetivo de identifcar quais sao os problemas e o que de fato ‘0 motiva a permanecer atuante nas atividades da Ordem.Parte IV - Principais problemas e respectivas solucdes Abaixo seguem alguns exemplos: - Qual tltima vez que voc® esteve em uma Reunido do Capitulo? - Ha quanto tempo que voc® nao frequenta o Capitulo? Por frequentar, entenda ira 3 reunides seguidas. = O que vocé mais gosta na Ordem DeMolay como um todo? = O que vocé acha que nosso Capitulo tem de melhor? ~ Qual atividade do Capitulo vocé mais gosta? Reunido, producéo de fraldas, jantar na loja, sindicdncias, jogos de futebol, tavola, atividades de lazer (acampamentos, churrascos, etc) - Da rotina do Capitulo, qual a parte que vocé menos gosta? Reunido, exame de proficiéncia (apresentar), exame de proficiéncia (assist), indicacéo, iniciacdo no Grau DeMolay, Escrutino, filantropia, congressos, etc - Voce jé participou de algum congresso? - Voce ja viajou com o Capitulo? -Vocé jé participou de alum acampamento? -Vocé gostaria de apresentar alguma ceriménia piblica? Se sim, chegou a apresentar? - Qual cargo voce gostaria de ocupar? - Existe alguma coisa que te desmotiva a participar das reunides? - Qual a melhor fase do Capitulo que vocé jé participou? ~ Qual sua melhor experincia na Ordem DeMolay? - Voce ja indicoualgum candidato? - Sobre seus amigos: eles estavam no Capitulo quando vocé iniciou? Voce trouxe seus amigos para 0 Capitulo? Seus amigos nao so DeMolays? Vocé conheceu seus melhores amigos no Capitulo? = Oque um Capitulo forte deve ter? - Vocé jé apresentou algum projeto ou ideia para o Capitulo? Ela foi aceita? Se nao, vocé recebeu uma justifcativa razodvel? -Vocé acha que recebeu um treinamento suficiente para entender o funcionamento do Capitulo? - Qual sua opiniao sobre o Conselho Consultivo? Cite os nomes dos membros do Conselho Consul - Quem vocé acha que é a principal lideranca do nosso Capitulo? Aquele DeMolay que inspira os outros, que tomaa frente das atividades, etc. -O que voc8 acha que alta no nosso Capitulo? 0. -O que voc8 acha que poderia fazer para ajudaro Capitulo de alguma forma? -O que vocé tem feito pelo Capitulo?Parte IV - Principais problemas e respectivas solucies - Qual foia diltima vez que vocé realizou uma atividade do Capitulo fora as Reunides? Qual foi? E af que se encontra a chave para um Capitulo unido e propenso a tanto manter seus membros quanto produzir grandes feitos, sendo que aqueles inclusive também ajudarao nesse proceso, como por exemplo, planejamento e executando filantropias, razao essencial da existéncia de nossa Ordem.Pn Py ay at rN RYE VAY