Administracin como proceso

Planeacin

Gestin de
una
Control Organizacin
organizacin

Direccin
Ejercicio: Planeacin Depto. Tcnico

Usted es el jefe del Depto. Tcnico.

Cuenta con 3 tcnicos. Trabajan de lunes a viernes 8 horas.

El tcnico 1 solicit licencia (1 mes) en julio. El 2 en enero, y el 3en abril.

Los tcnicos retiran los materiales en la sede de la empresa, y luego van a
la oficina del cliente.

Manten. Reparac. Reparac. Traslados Coordi- Capaci-

Impresora impresora PC nacin tacin
Tiempo medio
30 150 70
(min)
Cantidad
250 120 140
mensual
1 h/da 1 h/da 1 h/mes
Ejercicio: Planeacin Depto. Tcnico

Causas de demoras:

Obtencin de herramientas

Bsqueda de informacin

Obtencin de permisos

Entrega de equipos

Bsqueda de repuestos

Espera de autorizaciones
Planeacin estratgica en la organizacin

Meta general Objetivo Estrategia Factores para el

xito
Ser lderes en el Lograr 25% Lanzamiento de 2 Capacitacin
mercado participacin del productos nuevos tcnica
mercado
Mejorar la calidad 10% de incremento Penetracin en Gestionar en
del servicio de ganancia nuevos mercados forma ms eficaz
regionales el flujo de fondos
Mejorar 8% reduccin de Gestin de las
prestigio/imagen costos operativos relaciones con el
cliente
Planeacin estratgica Informtica

La planeacin estratgica es pensar a largo plazo

El pensamiento estratgico es proactivo
Planeacin estratgica Informtica
recomendacin SIM (Sociedad para la Adm. de Informacin)
Temas
1. Rediseo de los procesos de negocio
2. Educar a la alta Administracin
3. Crear sistemas inter-funcionales
4. Alinear los objetivos con los de la empresa
5. Efectuar planes estratgicos de Sistemas de Informacin
6. Aumentar la productividad en desarrollo de software
7. Utilizar mejor los datos
8. Buscar ventajas competitivas
9. Desarrollar la arquitectura de TI
10. Reducir los costos
Planeacin estratgica Informtica
recomendacin SIM (Sociedad para la Adm. de Informacin)
Temas
11. Mejorar Recursos Humanos en TI
12. Educar a la Gerencia Media
13. Actualizar los sistemas obsoletos
14. Mejorar la calidad del software
15. Promover la funcin de SI
16. Integrar los sistemas de informacin
17. Administrar los cambios creados por TI
18. Implementar S/I gerenciales
19. Conectarse a los clientes
20. Seleccionar paquetes de software
Objetivos de la planeacin estratgica
Informtica

Mtodo formal para que la Administracin establezca prioridades

Mayor duracin de sistemas desarrollados protegiendo la inversin

Mayor eficiencia y efectividad en la administracin de recursos
tecnolgicos

Aumentar la confianza en la posibilidad de uso de informacin
oportuna y veraz para toma de decisiones

Mejorar las relaciones entre el depto de TI y los usuarios: diseo e
implementacin de sistemas que respondan a sus necesidades

Identificar la informacin como un recurso empresarial que debe ser
planeado, administrado y controlado
Beneficios de la planeacin estratgica
Informtica
Ejecutivos

Evaluacin de la efectividad de los sistemas actuales

Aproximacin lgica para ayudar a la solucin de problemas de
control administrativo del negocio

Evaluacin de necesidades futuras de TI basada en impacto en el
negocio y sus prioridades

Gerencia operativa y funcional

Consistencia en la informacin que usarn todos los usuarios
Involucra a la Alta Gerencia en establecimiento de objetivos y
direcciones
Beneficios de la planeacin estratgica
Informtica
Depto. de Sistemas

Comunicacin con la Alta Gerencia y concientizacin

Mejor base para planeacin a largo plazo

Personal mejor entrenado y ms experto para responder a las

necesidades del negocio

Usuarios involucrados en la fijacin de prioridades en SI
Planeacin Estratgica de Tecnologa de
Informacin (TI)

Polticas para control de adquisicin, uso y administracin de

recursos de TI

Integra la perspectiva de negocios/organizacional con el enfoque

de TI

Plan de transformacin de la organizacin

Modelos de Planeacin Estratgica de
Tecnologa de Informacin (TI)

teoras administrativas

teoras del rea de TI y

teoras integrales
Modelos de Planeacin Estratgica de
Tecnologa de Informacin (TI)

Clempner:

rea administrativa:

TI puede ser utilizada para alcanzar objetivos estratgicos, empleando 3
caminos:

Sistemas independientes para obtener una mayor eficiencia en las
operaciones existentes.

Poltica de soporte de sistemas para mejorar el proceso de planeacin
de sistemas.

Integracin completa de sistemas para crear productos y abrir nuevos
mercados.
Modelos de Planeacin Estratgica de
Tecnologa de Informacin (TI)

McFarlan:

TI puede agregar valor a los servicios y productos, cambiando la
manera como las compaas hacen negocios.

TI puede ser usada para diferenciar productos/servicios, de aquellos
de la competencia y fortalecer las relaciones con compradores y
proveedores, pero su teora no provee mucho soporte para el
desarrollo de TI.

Wiseman:

extendi las ideas de Porter

basado en la utilizacin de SI para ganar y mantener una ventaja
competitiva
Modelos de Planeacin Estratgica de
Tecnologa de Informacin (TI)

Clempner:

rea de TI:

McLean: metodologa de planeacin de SI, estableciendo un proceso de
varios pasos y diferentes niveles de planes.

El mtodo Business System Planning (BSP), de IBM es un proceso
arriba/abajo, que incluye diferentes actividades de planeacin estratgica:
determinar la estrategia de negocios, establecer las necesidades de
informacin, definir los SI y construir su arquitectura.

King : vnculo recproco entre la planeacin estratgica de negocios y la
planeacin de SI. La estrategia de SI administrativos (objetivos de los
sistemas, restricciones de los sistemas y estrategias de diseo de sistemas)
debe ser una transformacin directa de la estrategia organizacional
(misin, objetivos, metas, estrategias, FCE).

Martn, public un mtodo para el desarrollo de SI, que incluye tcnicas
como: modelo entidad-relacin, FCE, definicin de objetivos, anlisis de
problemas, anlisis del impacto tecnolgico y anlisis de planeacin.
 Planeacin Estratgica de TI - Fases

Fase I- Anlisis de situacin actual: Anlisis de

capacidades del portafolio de aplicaciones de situacin actual
software e infraestructura tcnica

conformacin de la estructura de la organizacin Creacin modelo
de TI de negocios/

anlisis financiero organizacin

Identificar debilidades tecnolgicas

Modelo funcional existente
Desarrollo de

Propsito es determinar: modelo de TI

la situacin actual

Problemas existentes
Elaboracin de

Necesidades de informacin
modelo de
planeacin
 Planeacin Estratgica de TI - Fases

Fase II creacin de modelo de
Anlisis de
negocios/organizacin
situacin actual

Anlisis de entorno y establecimiento de estrategia

de negocios Creacin modelo

de negocios/

Diseo en detalle de los modelos operativos
organizacin

Construccin de la estructura de la organizacin

(puestos, perfiles) Desarrollo de

modelo de TI

Construccin de una arquitectura de informacin

Elaboracin de
modelo de
planeacin
 Planeacin Estratgica de TI - Fases

Fase III - Desarrollo de modelo de TI:
Anlisis de

Define lineamientos para software, hardware y situacin actual
comunicaciones, interfaces e integracin de
componentes tecnolgicos Creacin modelo
de negocios/

Propsito: Identificar soluciones tecnolgicos organizacin
para establecer ventaja competitiva
Desarrollo de
modelo de TI

Elaboracin de
modelo de
planeacin
 Planeacin Estratgica de TI - Fases

Fase IV

Elaboracin de modelo
de planeacin

identificacin de
proyectos que muestren
cmo van a ser
incorporados los
recursos en la
organizacin

Establecer prioridades

Creacin de un plan

Analizar retorno de la
inversin y riesgos
Planeacin estratgica de TI

Cmo evaluar el retorno de la inversin?

ROI (Return on Investment)

EVA (Economic Value Added)

Toma en cuenta el costo de capital

Si el valor de este ndice es positivo, el proyecto es conveniente

ROI= beneficios/ inversin

EVA = beneficios netos costo financiero o

cargo por uso de capital
Ej.: Costo financiero = Inversin x costo de capital
Planeacin estratgica de TI

Ejercicio Cmo evaluar el retorno de la inversin?
Un proyecto de TI necesita una inversin de U$S 50.000

Se cree que este proyecto traer beneficios que se han

cuantificado en U$S 8.000

El costo de capital de la empresa es de 12%

Calcular:

- ROI

- EVA
 Administracin - Paso a paso
Planeacin
Los administradores deben pensar a travs de sus objetivos y acciones, y
con anticipacin, y sus acciones deben basarse en algn mtodo.

Organizacin
Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una organizacin para lograr los objetivos de la misma de manera
eficiente.
Liderazgo
Dirigir, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas fundamentales.

Control
Verificar que las acciones de los miembros de la organizacin la lleven a la obtencin
de sus metas.
Administracin
Paso a paso - Organizacin

Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los
recursos entre los miembros de una organizacin en una forma tal que

puedan lograr los objetivos de la misma de manera eficiente.

La Organizacin comprende el establecimiento de una estructura

global, formalizada, permanentemente y roles para las personas que
integran la empresa.

Diseo organizacional
Proceso para adecuar la estructura de la organizacin con sus objetivos y
recursos
Administracin
Organizacin: actividades importantes

Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos)

Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos por depto.)

Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

Aclarar los requisitos del puesto.

Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la
administracin.

Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.
 Administracin
Organizacin: autoridad

"Es la facultad de que est investida una persona dentro

de una organizacin para dar rdenes y exigir que sean
cumplidas por sus subordinados, para la realizacin de
aquellas acciones que quien las dicta considera
apropiadas para el logro de los objetivos del grupo"

Se delega en gerentes de nivel inferior, se les otorgan derechos y se

les imponen lmites para sus actividades
 Administracin
Organizacin: autoridad

Autoridad formal: reconocimiento de la legitimidad
 Perspectiva clsica los administradores tienen derecho a
impartir rdenes y los subordinados tienen la obligacin de
obedecerlas
 Perspectiva de aceptacin no todas las rdenes son
aceptadas en cualquier circunstancia

Poder: capacidad de ejercer influencia

Influencia: forma de provocar un cambio en la actitud o
comportamiento de otra persona o grupo
 Administracin
Organizacin: autoridad

Autoridad de lnea:
 Otorga al gerente el derecho de dirigir el trabajo de un empleado
 El gerente puede tomar decisiones sin consultar
 Sujeta a la cadena de mando

Gerente de lnea: su funcin est relacionada directamente
con el logro de los objetivos de la organizacin

Ej: Ventas, Produccin

Gerente de staff: de los servicios complementarios. Son
puestos creados para apoyar la actividad de los de lnea

Ej: RRHH
 Administracin
Organizacin: autoridad vs poder

Autoridad:
 Asociada al puesto
 Es un derecho que se adquiere al ocupar un puesto

Poder:

capacidad que tiene una persona para influir en las decisiones
 Administracin
Autoridad: las fuentes del poder

para recompensar: por cumplir las rdenes

coercitivo: castigo

legtimo: el subordinado reconoce que el administrador tiene
derecho de ejercer la influencia

de experto: el administrador tiene algn conocimiento que el
subordinado no.

de referencia: el subordinado desea identificarse con el que
da las rdenes, o imitarlo
Administracin
Imposicin
100
Persuasin

75 Consulta

Cogestin
50
Presiones

25 Sugerencias

Ayuda en lo
0 referente al proceso

25 50 75 100

Parte de poder de los destinatarios

 Administracin - Paso a paso
Planeacin
Los administradores deben pensar a travs de sus objetivos y acciones, y
con anticipacin, y sus acciones deben basarse en algn mtodo.

Organizacin
Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una organizacin para lograr los objetivos de la misma de manera
eficiente.
Liderazgo
Dirigir, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas fundamentales.

Control
Verificar que las acciones de los miembros de la organizacin la lleven a la obtencin
de sus metas.
Paso a paso - Liderazgo

Dirigir, influir y motivar a los empleados para que realicen

tareas fundamentales.

La Direccin es la funcin administrativa que trata de influir

en las personas de la organizacin, para que, de forma
voluntaria y con inters, contribuyan al logro de su unidad
funcional y los objetivos de la empresa.
Elementos de la direccin

Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura
organizacional.

Motivacin.

Gua o conduccin de los esfuerzos de los subordinados.

Comunicacin.

Supervisin.

Alcanzar las metas de la organizacin.
Liderazgo y ejecucin: actividades
importantes

Poner en practica la filosofa de participacin por todos los afectados
por la decisin.

Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

Motivar a los miembros.

Comunicar con efectividad.

Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien
hecho.

Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el
trabajo.

Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del
control.
Estilos de liderazgo

Lder orientado a la tarea
Autocrtico
Restrictivo
Directivo
Socialmente distante

Lder orientado a las personas

Democrtico
Tolerante
Participativo
Comprensivo
Tipos de liderazgo

Orgnico: desarrollo de planes y polticas

Administrativo: distribucin precisa y efectiva de
los recursos

Tcnico y Tctico: orientado a formar lderes

De Alto Nivel: de jefes a subjefes y supervisores
 Conducta del lder

De Apoyo: toma en cuenta las necesidades de sus
subordinados para crear un ambiente agradable de trabajo.

Participativo: se da participacin a los subordinados de
influir sobre las decisiones a tomar.

Instrumental: otorga a los subordinados una clara visin de
lo que se espera de su desempeo.

Orientado a logros: establecer metas ambiciosas, bsqueda
de mejora del desempeo y certeza en que los subordinados
alcanzarn las metas.
 Administracin
Nuevo Modelo de Liderazgo para el siglo XXI

Paradigma Anterior Paradigma Actual y Futuro

Ser gerente Ser lder
Ser jefe Ser formador y facilitador
Controlar a la gente Darle empowerment a la gente
Autoridad centralizada Distribur el liderazgo
Microgerencia y definicin de Concenso con una visin y estrategia
objetivos amplias
Dirigir con reglas y reglamentos Guiar con valores compartidos para
triunfar y con cultura sana
Establecer una posicin de poder y de Desarrollar el poder de las
jerarqua relaciones y las redes de E.T.
 Administracin
Nuevo Modelo de Liderazgo para el siglo XXI

Paradigma Anterior Paradigma Actual y Futuro

Exigir obediencia Lograr compromiso
Centrarse en cifras y tareas Centrarse en la calidad, el servicio y el
cliente
Confrontar y combatir Colaborar y unificar
Hace hincapi en la independencia Estimular la interdependencia
Estimula las redes de viejos Respetar, honrar y respaldar la diversidad
camaradas
Cambiar por crisis y necesidad Aprendizaje e innovacin continuados

Ser internamente competitivos Ser globalmente competitivos

Enfoque estrecho: Yo y mi Tener un enfoque amplio; mi comunidad,
organizacin mi sociedad, mi mundo
Funciones del trabajo directivo

Informacionales: supervisa, difunde, es portavoz

Decisionales: emprendedor, soluciona de problemas,
asigna recursos, negocia

Interpersonales: representante, enlace, lder

La funcin de direccin implica armonizar objetivos,

necesidades de los individuos y demandas de la
empresa.