Manual Gts 2016 Version 1.3

Manual Aplicativo GTS
Aplicativo Oficial Para Clientes
Elaborado por: Andrs Galindo Garcia

rea: Excelencia Operativa
Fecha: 05 de Septiembre de 2016
Versin: 1.2
1
ndice
ndice ............................................................................................................................................. 2
Ingreso ........................................................................................................................................... 3
Creacin de Guas.......................................................................................................................... 4
Creacin de Guas en Forma Manual ............................................................................................ 4
Creacin de Guas por Cargue de Archivo ..................................................................................... 8
Impresin de guas y Etiquetas ................................................................................................... 12
Confirmacin de guas ................................................................................................................. 19
Impresin del Listado de guas o Relacin de Despacho ............................................................ 22
Solicitud y Planeacin de Recolecciones ..................................................................................... 24
Gestin de Recolecciones ........................................................................................................... 29
Consulta e Informes .................................................................................................................... 31
Exportar Informes a Excel........................................................................................................... 39
Descargar Documentos Digitalizados .......................................................................................... 41
Cotizar Envos .............................................................................................................................. 42
2
Ingreso
Se recomienda utilizar el explorador de internet google Chrome e ingresar por el siguiente link:
https://alertran.blulogistics.net/gts
Una vez en la pgina inicial del aplicativo ingresamos nombre de usuario y contrasea.
Una vez hallamos ingresado veremos la pantalla principal de la aplicacin:
3
Creacin de Guas
Creacin de Guas en Forma Manual
En este proceso se crearan las guas de forma manual o una a una, para realizar este
proceso debemos ingresar por la pestaa de guas y posteriormente creacin de guas:
Seleccionamos la fecha en la queremos realizar la gua y la empresa con la que vamos a

despachar la mercanca. Es importante aclarar que el sistema permite realizar guas con
fecha futura pero tomara como fecha de creacin nicamente la fecha en que la gua
sea confirmada.
4
Una vez seleccionada la compaa o centro de costo el sistema arrojara toda la

informacin de remitente y podremos dar clic en nuevo envi:
Posterior a este paso nos Aparecer un formulario donde debemos ingresar la

informacin del destinatario y de la mercanca:
5
Campos del Formulario:
1. El sistema permite Buscar el cliente en una base de datos propia, cuando nunca
se le ha despachado al cliente se debe diligenciar su informacin en el formulario
y quedara guardada para agilizar el proceso en un prximo despacho.
2. se ingresa el cdigo de la poblacin y damos clic en la lupa para que el sistema
nos arroje el cdigo postal del destino y su informacin.
3. Direccin del destinatario.
4. Nombre del destinatario, se recomienda poner un guion y el nombre del
contacto para que este mismo aparezca en la gua impresa Ejemplo: ( Visin
Mundial-Dina Hernandez)
5. Telfono del destinatario.
6. Nit o nmero de documento del destinatario (No es Obligatorio).
7. Nombre de la persona de contacto (No es Obligatorio).
8. Valor declarado de la mercanca.
9. Nmero de unidades que se va a Despachar, (Cajas/Paquetes).
10. Peso estimado de la mercanca.
11. Documento de la Mercanca: puede ser un nmero de factura o remisin que se
asocie a la gua y posteriormente nos permita realizar una bsqueda o
seguimiento.
12. Descripcin General de la mercanca, (Lo que contiene).
13. Observaciones, (Si las tienen/No es Obligatorio).
14. (Check de Confirmacin) Esta opcin habilita l envi de mensajes SMS
Informativos, pero nicamente est habilitada para los usuarios que incluyan
esta opcin en su Acuerdo comercial. Nota: Si no lo tiene acordado
comercialmente Omitir este pas.
Nota: El mensaje SMS se enviara al nmero que se ingrese en el campo telfono.
15. Correo Electrnico del destinatario. Nota: Si no quiere reportar el Despacho va
correo electrnico puede dejar el campo Vaco, (Cuando el cliente ya est creado
el sistema trae el correo automticamente).
16. Check para imprimir Etiquetas directamente. (re recomienda dejarlo vaco ya
que una vez etiquetado no se podr modificar la gua).
6
Una vez Diligenciado el formulario Procedemos a dar clic en Aceptar y la gua quedara
creada:
Nota 1: Despus de crear la gua, esta se puede editar tantas veces sea necesario
mientras no sea impresa la etiqueta. (Por esta razn se recomienda no habilitar el check
de etiquetas directas ya que no nos permitir realizar cambios en la guia).
Se puede imprimir la etiqueta, imprimir la gua o se puede borrar.
Si ha impreso gua y etiquetas y decide borrar la gua, se recomienda destruir las
etiquetas y la gua impresa, para evitar inconvenientes posteriores.
Nota 2: El destinatario queda guardado en la base de datos de GTS solo hasta el

momento de imprimir el listado de guas (Recolecciones Listado de guas) con el fin de
que en un despacho futuro nos arrastre la informacin del cliente automticamente.
Cuando el destinatario ya est guardado en GTS, se puede buscar as:
El sistema nos arrojara los datos de nuestro cliente directamente y si por algn motivo
realizamos alguna modificacin en la informacin; la base de datos quedara actualizada
una vez confirmemos la gua que estamos creando.
7
Creacin de Guas por Cargue de Archivo
El archivo es una plantilla en Excel predeterminada, la cual se debe diligenciar con la

informacin bsica y completa, en las columnas que pide nmeros no se deben colocar
comas ni puntos, deben ser nmeros enteros.
Descripcin de campos:
1. Cod_Cliente: Cdigo del cliente (No es Obligatorio).

2. Referencia: Ingresa el nmero de Factura, remisin o documento asociado, (No
es Obligatorio).
3. Dane: Ingresa el cdigo Dane de la poblacin.
4. Destinatario: Ciudad de destino.
5. Direccin: Direccin del destinatario.
6. Telfono: Telfono de contacto del destinatario.
7. Unidades: Nmero de unidades que se van a despachar.
8. Kilos: peso estimado de la mercanca.
9. Kilo volumen: Peso estimado de la mercanca.
10. Valor declarado: Valor estimado de la mercanca. (Blu logistics responde por
este valor en caso de cualquier incidencia con la mercanca).
11. Observaciones: Observaciones que lleve la mercanca si las tiene.
12. Descripcin: Descripcin de que contiene la mercanca.
13. Producto o servicio: No se debe ingresar ningn valor.
14. Email destinatario: correo electrnico del destinatario, (No es Obligatorio).
Nota: Es importante que la informacin siempre lleve los encabezados ya que el sistema
filtra por los nombres para el cargue del archivo.
8
Una vez creado el archivo en Excel que queremos subir hacemos los siguientes pasos:
Ingresamos por la pestaa de guas y damos clic en Cargue de Archivo:
Posteriormente damos clic en adjuntar para buscar el archivo que queremos subir
dentro de nuestra computadora:
El sistema va a procesar la informacin que contiene nuestro Archivo para

posteriormente generar las guas.
9
(Imgenes de Cargue de archivo procesando)
(Imgenes de Cargue de archivo procesando 2)
En este proceso se pueden presentar 2 (Dos) Casos puntuales, que el archivo suba sin
errores o que el archivo suba con errores por lo cual podemos ver:
Archivo SIN errores: Despus de subir el archivo si no presenta ningn error se debe
Confirmar, para que las guas queden guardas en GTS.
10
1. Archivo con errores: el sistema nos mostrara el tipo de error y ubicacin por lo cual
debemos seleccionar el mismo y corregirlo.
Una vez las guas no presenten errores en el proceso de cargue es importante dar clic
en Confirmar para que las mismas queden creadas en el sistema.
11
Impresin de guas y Etiquetas
Impresin de Guas
Para buscar las guas que vamos a imprimir y etiquetar Ingresamos por el men de
recolecciones y damos clic en el botn entregas para Blu.
En la siguiente pantalla nos aparecer una barra desplegable en la cual podremos

seleccionar nuestra empresa o Centro de costo en el Caso de manejar Varios.
12
Una vez seleccionado nuestra empresa el sistema nos arrojara una pantalla con filtros
de bsqueda la cual nos permitir buscar por nmero de gua, destinatario fecha o
algunos filtros adicionales como lo muestra la imagen:
Es importante recalcar que si no se selecciona ningn filtro el sistema nos arrojara la

informacin de los ltimos 30 das.
Nota: la forma ms sencilla de buscar las guas es por un rango de fecha.
Para imprimir las guas damos clic en el botn Imprimir guas el cual nos genera un
archivo en PDF con las guas que vamos a despachar.
13
(Imagen de la guas en formato PDF Generada por el sistema)
Este formato viene dividido en 3 copias. (Para el destinatario, para Blu logistics y una
posterior que vuelve firmada y cumplida para el remitente).
(Imagen detalle gua)
14
Una vez la gua sea impresa nos aparecer un icono en forma de gua que indicara que este
proceso fue realizado con xito.
Impresin de Etiquetas
Para imprimir las etiquetas damos clic en el botn Etiquetar el cual genera un archivo en PDF
con las etiquetas que debemos pegar en las cajas que vamos a despachar.
(Imagen de etiqueta o Rotulo Blu Logistics)
15
Una vez la gua sea impresa nos aparecer un icono en forma de gua que indicara que este
proceso fue realizado con xito.
Nota: cuando el sistema detecte que hemos realizado el proceso de impresin y de etiquetado
nos mostrara un icono en forma de vehculo el cual nos indica que las guas ya pueden ser
confirmadas.
Organizacin de la informacin:
Al Hacer clic en las cabeceras el sistema organiza por orden alfabtico o numero segn el campo.
Indica con un icono que ya se puede confirmar la gua y

REC asociarla a una recoleccin.
ET Indica con un icono que el despacho ya fue etiquetado.
Indica con un icono que ya se imprimieron las guas del
GUIA despacho.
FECHA Fecha de creacin de la gua.
DESTINATARIO Destinatario del envi.
POBLACION DES Poblacin de destino de la mercanca.
DESTINO Destino de la mercanca.
SERVICIO Tipo de servicio que maneja el cliente.
FLETE P (Flete Pagado)
UNIDAD Nmero de unidades
(Tabla de Glosario de la Cabecera)
16
Impresin de Guas y Etiquetas Parcial:
Para imprimir parcial, se deben seleccionar las guas con clic y la tecla Ctrl sostenido y clic a las
guas a seleccionar. De igual manera para desmarcarlas.
Las guas seleccionadas van a aparecer sombreadas y posteriormente solo debemos dar clic en
el botn de imprimir y etiquetar.
Nota: Es importante Aclarar la Accin que lleva cada uno de los iconos.
Siempre es Necesario realizar la impresin de las guas y los rtulos ya que son el paso que
antecede la confirmacin de las guas para que sean visitar por el personal de operaciones de
Blu logistics.
17
Re Impresin de Etiquetas Parciales:
Para re imprimir una etiqueta en especial de una gua se debe hacer desde
Recolecciones Entregas a Blu Seleccionar la cuenta Colocar el Numero de la gua a
la cual se necesita re imprimir etiqueta y Buscar.
(Imagen para Imprimir Etiquetas parciales)
Para reimprimir etiquetas parcialmente debemos dar clic sobre el icono en forma de
impresora y el sistema nos abrir un cuadro sonde podremos seleccionar la etiqueta que
queremos reimprimir.
Esta opcin la podemos utilizar en el caso de no requerir una impresin total ya que
ahorraramos insumos pero hay que tener en cuenta el no repetir etiquetas en el
momento de pegarlas en las cajas que vamos a despachar.
18
Confirmacin de guas
Importante:
Despus de haber realizado la impresin de la gua y la etiqueta, se debe confirmar el

despacho para que las guas se vean reflejadas en el aplicativo de control interno de Blu
Logistics y as mismo garanticemos que la mercanca sea recogida.
Este proceso lo hacemos de la siguiente manera:

1. ingresamos por el men de recolecciones y damos clic en entregas para Blu.
2. Seleccionamos la divisin o centro de costo a la cual se le crearon las guas y
filtramos de acuerdo a las opciones de bsqueda.
3. Una vez tengamos las guas en pantalla le damos clic en confirmar. (Es
Obligatorio haber impreso las Guas y Etiquetas antes de confirmar ya que si
no se imprimen el sistema no permite Realizar esta Accin).
Una vez le damos clic al botn confirmar el sistema tardara unos segundos y nos traer
una pantalla de seleccin de recoleccin.
19
En esta pantalla asociaremos la mercanca a una recoleccin que ser efectuada por Blu
Logistics y puede presentarse en las siguientes formas:
Ejemplo 1 (Se crea una nueva recoleccin):
En este caso no tenemos asignadas Recolecciones de mercanca por lo cual debemos

programarlas manualmente.
1. Ingresamos el nombre de quien est solicitando la recoleccin.

2. seleccionamos la fecha del da o una fecha posterior.
3. seleccionamos el horario de la recoleccin ya sea en la maana o en la tarde.
(para programar el mismo da debemos hacerlo antes de la 1:00 pm).
4. seleccionamos el tipo de embalaje (Caja).
5. Damos clic en nueva Recoleccin.
NOTA: las recolecciones que se programen despus de la hora de corte quedaran agendadas
automticamente por el sistema para el siguiente da:
20
Ejemplo 2 (ya se tiene recoleccin programada):
En este caso el sistema ya tiene creada una recoleccin Fija segn lo pactado en el
acuerdo operativo que se realiza entre Blu y la compaa.
Solamente debemos seleccionar la recoleccin que siempre se realiza los mismos das
ya a la misma hora:
Una vez se selecciona la recoleccin el sistema nos arroja los datos de la misma y le
damos clic en Aceptar.
Cuando completamos el proceso de confirmacin de guas el sistema nos Arroja un aviso

que indica que realizamos el proceso con xito:
21
Impresin del Listado de guas o Relacin de Despacho
Para imprimir el listado de guas debemos ingresar por el men de recolecciones y dar
clic en listado de guas.
Posterior mente seleccionamos nuestra empresa y podemos ingresar el nmero de la

recoleccin asociada al despacho o buscar por la fecha.
El sistema nos mostrara el listado correspondiente y le podremos dar clic en imprimir para
generarlo:
NOTA: Una vez el listado de guas sea impreso solo se podr visualizar y posteriormente
re imprimir dando clic en el check que dice reimprimir.
Si despus de imprimir el listado de guas se agrega una nueva gua a la recoleccin el

sistema actualizara el documento y nos permitir una nueva impresin.
22
En el listado de guas nos aparece la informacin del despacho como nmero de gua,
numero de bultos o cajas, cdigo de documento anexo a la gua (Remisin, Factura, Etc.),
Nombre del destinatario y ciudad de destino.
(Imagen listado de guas o Relacin de despacho)
Este documento debe ser firmado por los funcionarios de Blu Logistics en el momento en que
se efectu la recoleccin y es una garanta de que le estamos entregando la mercanca a Blu.
23
Solicitud y Planeacin de Recolecciones
Si requerimos que la recoleccin se realice el mismo da es Importante hacerlo antes de la 1:00

pm para que el personal que programa las recolecciones tenga tiempo de respuesta y se
recomienda generar las recolecciones de logstica a la inversa con un da de anterioridad.
Para Solicitar una recoleccin ingresamos por el men de recolecciones, damos clic en solicitud
de recoleccin y posteriormente seleccionamos nuestra Empresa:
NOTA: Es importante Aclarar que cuando se crean recolecciones por esta opcin no es necesario
generar guas ya que el sistema las genera automticamente.
El sistema nos arroja un formulario donde debemos diligenciar la informacin del punto donde
se va a realizar la recogida:
24
En esta parte del proceso hay que tener en cuenta que si necesitamos recoger en otra sucursal
es necesario ingresar la direccin correcta y seleccionar la ciudad si lo requerimos.
Ejemplo cambiar de Ciudad:
Si por otro lado Necesitamos que nos recojan en nuestra sucursal habitual simplemente le
damos clic en el check Usar datos del ordenante y el sistema cargara automticamente nuestra
direccin y datos de contacto.
Despus de diligenciar los datos del lugar de recoleccin seleccionamos el horario en el que
queremos que se realice la recoleccin y el tipo de embalaje (se selecciona caja).
25
Ingreso de Informacin de Entrega:
Para ingresar la informacin de destino de la mercanca debemos ingresar por el botn aadir
detalle:
De esta forma el sistema nos mostrara una nueva pantalla donde podremos ingresar la
informacin de destino de la mercanca y los datos de la mercanca como su peso, Valor
declarado y nmero de unidades.(los datos de la mercanca son vitales ya que son utilizados por
el personal de Blu para crear las guas rotular en este tipo de recolecciones donde el cliente no
genera guas)
Opcin 1. La mercanca se va a entregar en nuestra sucursal principal.
Cuando la mercanca se va a entregar en nuestra sucursal principal como puede darse en el caso
de una devolucin damos clic en el botn yo mismo y el sistema cargara automticamente la
informacin de nuestra empresa.
Es importante aclarar que si es en otra sucursal de la compaa se debe ingresar la direccin de

la misma como lo explicaremos en la Opcin 2 (entregar en otro punto).
Una vez cargada la informacin debemos ingresar los datos de la mercanca y dar clic en el botn
aceptar para que el sistema guarde la informacin que ingresamos.
26
Opcin 2 (entregar en otro punto):
Cuando la mercanca se va a entregar en un punto diferente a la sucursal principal de la

compaa que est configurada en el sistema debemos ingresar la informacin de destino en
forma manual diligenciando los campos del formulario.
Una vez ingresamos la informacin del destinatario y los datos de la mercanca le damos clic en
aceptar para que el sistema guarde la informacin de nuestro lugar de destino.
Cuando ya hemos alimentado la informacin del lugar de recogida y lugar de destino veremos
la siguiente pantalla:
Los detalles bsicamente son los datos del lugar de descargue de la mercanca, el nmero de
unidades, peso y valor declarado.
27
Borrar Informacin de destino y guas de la Recoleccin:
La informacin de destino y de guas se puede borrar en el caso de que tengamos algn cambio
en nuestra operacin logstica.
Para borrar simplemente damos clic en el icono en forma de caneca que se encuentra en la parte
derecha de nuestra pantalla:
Una vez ya tengamos la informacin de recogida y de destino de la mercanca damos clic en el

botn guardar para que el sistema guarde nuestra recoleccin y los funcionarios de Blu logistics
puedan Programarla.
Una vez le demos Guardar el sistema nos arrojara una imagen de confirmacin con un nmero
de recoleccin con el que podremos hacer seguimiento a nuestra Recoleccin:
28
Gestin de Recolecciones
En Gestion de recolecciones podremos hacer seguimiento a nuestras recolecciones, Ingresar a

revisar el tracking, Borrar recolecciones y revisar estados y novedades.
Para realizar este proceso ingresamos por el men de recolecciones y damos clic en la opcin
gestin de recolecciones.
Posteriormente podremos ingresar el nmero de la recoleccin que el sistema nos arroj o

simplemente filtramos por un rango de fecha para que el sistema nos muestre la informacin
de las recolecciones.
Una vez el sistema nos muestra las recolecciones podremos realizar varias acciones como
consultar el Tracking y las guas asociadas de las mismas, o borrarlas. (El sistema solo permite
borrar las recolecciones que estn en estado pendiente).
Borrar recoleccin:
Las recolecciones se pueden borrar dando clic en el icono en forma de caneca pero solo se
pueden borrar cuando estn en estado pendiente.
29
Tracking de la recoleccin:
Para visualizar el Tracking de las recolecciones le damos clic en el cdigo de la misma y el

sistema nos desplegara la informacin de las guas y detalles.
Estados de las Recolecciones:
PEND: Este estado quiere decir que la recoleccin est pendiente por programar y aun no se le
ha asignado vehculo.
ASIG: Este estado quiere decir que la recoleccin ya fue programada por el personal de Blu y
tiene un vehicul asignado el cual la recoger en el horario y fecha pactado.
EFEC: Este estado quiere decir que la recoleccin se realiz de forma normal y Blu ya tiene la mercanca.
NOEF: Este estado Indica que no se pudo realizar la recoleccin por algn motivo, cuando ocurre este
tipo de sucesos el planeador de recolecciones genera una nueva recoleccin amarrada a la primera hasta
que se recoja la mercanca.
CANC: Este estado indica que la recoleccin fue cancelada por el cliente.
30
Consulta e Informes
El sistema GTS permite realizar varias consultas que a su misma vez se pueden descargar en
Excel para realizar controles internos.
Bsqueda: Esta consulta permite buscar la informacin de una gua en y se debe realizar por el
nmero de gua o el documento asociado a la misma. (Se recomienda dejar la opcin todo para
que pueda buscar o por nmero de gua o documento).
Bsqueda Avanzada: en esta opcin de consulta el sistema nos permite realizar la bsqueda con
ms opciones de filtro.
31
Con la opcin de bsqueda avanzada podremos buscar por nmero de documento asociado,
numero de recoleccin, numero de gua, etc.
Se recomienda buscar por fecha ya que es la forma ms sencilla de encontrar la informacin y

adicional si queremos ver solo las guas que ya fueron entregadas le damos clic en el check de
entregadas.
Tracking de las guas:
En los 2 casos de bsqueda anteriores el sistema nos arroja la informacin de las guas y nosotros
podemos ver el tracking de cada una de ellas de la siguiente manera:
Damos clic en el cdigo de la gua:
Cuando ingresamos el sistema nos mostrara la informacin detallada en una nueva pantalla.
32
Detalles del envi:
Aparece la informacin del remitente, destinatario y la informacin detallada del despacho (en
este campo nos aparece el tipo de servicio Blu que manejamos el nombre y Nit de la persona
quien recibe en el caso que la mercanca ya se halla entregado).
Tracking de la gua:
Esta opcin nos permite ver el estado de la mercanca, informacin del vehculo que la est
transportando y el lugar donde se encuentra.
Adicional dando clic en el botn imagen (VER) podemos ver los documentos que nuestros
clientes firman como recibido de la mercanca como pueden ser facturas u rdenes de compra.
(Vea ms detalles de este proceso en la explicacin posterior del manual descargar
documentos digitalizados).
Incidencias:
En esta opcin podremos visualizar las incidencias que tenga la mercanca y las respuestas que
le de la operacin de Blu Logistics a las mismas.
33
Tasacin:
En esta opcin podremos visualizar el valor del flete que tuvo la mercanca que se despach.
Unidades:
Informacin de las unidades (Medidas, peso):
Se podr visualizar la imagen de la unidad siempre y cuando haya pasado por el sorter (sistema
de clasificacin automtica).
Imagen de la Mercanca Recibida en Sorter:
34
Guas pendientes de entrega:
Para visualizar las guas pendientes de entrega Ingresamos por el men de Guas y damos clic en
pendientes de entrega:
El sistema permitir buscar por los filtros que aparecen en la pantalla y nos mostrara informacin
de guas que estn pendientes por entregarse.
Nota: las guas pendientes de entrega no son guas con novedades ni inconvenientes, son guas
que pueden estar en reparto o en Bodega.
Para ver el tracking hacemos el mismo proceso que vimos en la explicacin anterior Tracking
Guas.
Guas con novedades:
Para visualizar las guas con novedades Ingresamos por el men de Guas y damos clic en
Novedades:
El sistema nos arroja todas las guas que hayan tenido alguna novedad durante el reparto.
35
Para ver el tracking de las guas con novedad hacemos el mismo proceso que vimos en la
explicacin anterior Tracking Guas.
Guas Estacionadas:
Para visualizar las guas que hayan presentado devolucin en el momento de la entrega y estn
pendientes de solucin por parte del cliente quien las remite ingresamos por el men de guas
y damos clic en Guas estacionadas:
Para ver el tracking de las guas Estacionadas hacemos el mismo proceso que vimos en la
explicacin anterior Tracking Guas.
36
Informe de Estado de Entregas:
Para Generar el Informe de estado de mis envos ingresamos por mantenimientos, Generador
de informes y Estado de entregas:
Ingresamos los valores de cliente y centro como lo especifica la imagen y picamos en generar
informe:
El sistema tomara unos segundos para procesar y posteriormente nos generara un documento
para descargar en Excel:
37
Descargamos el archivo y all nos mostrara toda la informacin que contiene el Informe como
informacin de la gua, fechas y tambin el ltimo estado de la gua y su fecha:
38
Exportar Informes a Excel

En cada una de las consultas anteriores el sistema nos muestra un icono con la forma de archivo
Excel en el cual podemos dar clic y nos desplegara las opciones de campos que queremos ver en
nuestro informe:
Una vez damos clic en el icono Excel el sistema nos mostrara la siguiente pantalla:
En esta pantalla seleccionamos los campos que queremos exportar en nuestro informe y le
damos clic al icono de descarga. (En nmero de registros preferiblemente poner 2000).
39
El sistema Generar el informe en formato Excel y lo podremos abrir normalmente en nuestra

computadora:
Estos informes una vez generado ya los podemos filtrar o darles el manejo segn nuestra
necesidad y tipo de proceso.
Aclaraciones:
Campos Imagen: para estos campos si el informa esta en verdadero quiere decir que la gua
tiene imagen de documentos cumplidos y digitalizados o tambin se puede presentar en la
imagen sorter (sistema de clasificacin automtica de Blu Logistics).
Campos de informacin de Fletes y liquidacin: esta informacin puede variar por motivos de
descuento y es una informacin aproximada, es importante conocer que la informacin de fletes
y tasacin reales es nicamente cuando la gua ya tiene una factura oficial.
Campo Estado: nos muestra el ltimo estado de las guas en tiempo real.
Campo Incidencia: si el campo incidencia esta en verdadero indica que la gua presento alguna
novedad y de lo contrario estar en Falso.
40
Descargar Documentos Digitalizados
Una vez se haya realizado la entrega de la mercanca podemos ingresar podemos ingresar por
bsqueda avanzada, ingresamos el nmero de gua o documento asociado o simplemente
seleccionamos un rango de fecha y damos clic en el check de entregadas y el sistema nos
mostrara todas las guas que estn con estado entregado y tengan imagen de Recibido por el
cliente:
Posteriormente podemos ingresar a tracking de la gua dando clic en el nmero de la gua que
esta resaltado en azul y damos clic en Imagen:
Posteriormente el sistema nos mostrara los documentos cumplidos en formato JPG el cual se
puede descargar dando clic derecho y guardar como:
NOTA: Si el despacho tiene varios documentos de debe realizar la descarga de las imgenes una
a una
41
Cotizar Envos
Para realizar Cotizaciones Ingresamos por la opcin de cotizacin, es importante aclarar que este
mdulo est amarrado directamente al acuerdo operativo del cliente por lo cual va a manejar
los descuentos y negociaciones de manera personalizada.
Seleccionamos la plaza de origen y de destino.
Para consultar una sola gua podemos ingresar las medidas de la caja para tener un mejor
detalle.
Si vamos a cotizar ms de una unidad solo ingresamos la informacin de Unidades, peso y valor
de la mercanca.
42

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Aplicativo Oficial Para Clientes

Elaborado por: Andrs Galindo Garcia

Una vez hallamos ingresado veremos la pantalla principal de la aplicacin:

Seleccionamos la fecha en la queremos realizar la gua y la empresa con la que vamos a

Una vez seleccionada la compaa o centro de costo el sistema arrojara toda la

Posterior a este paso nos Aparecer un formulario donde debemos ingresar la

Campos del Formulario:

Nota 2: El destinatario queda guardado en la base de datos de GTS solo hasta el

Cuando el destinatario ya est guardado en GTS, se puede buscar as:

Creacin de Guas por Cargue de Archivo

El archivo es una plantilla en Excel predeterminada, la cual se debe diligenciar con la

1. Cod_Cliente: Cdigo del cliente (No es Obligatorio).

El sistema va a procesar la informacin que contiene nuestro Archivo para

(Imgenes de Cargue de archivo procesando)

(Imgenes de Cargue de archivo procesando 2)

Impresin de guas y Etiquetas

En la siguiente pantalla nos aparecer una barra desplegable en la cual podremos

Es importante recalcar que si no se selecciona ningn filtro el sistema nos arrojara la

(Imagen de la guas en formato PDF Generada por el sistema)

(Imagen detalle gua)

(Imagen de etiqueta o Rotulo Blu Logistics)

Indica con un icono que ya se puede confirmar la gua y

(Tabla de Glosario de la Cabecera)

Impresin de Guas y Etiquetas Parcial:

Re Impresin de Etiquetas Parciales:

(Imagen para Imprimir Etiquetas parciales)

Despus de haber realizado la impresin de la gua y la etiqueta, se debe confirmar el

Este proceso lo hacemos de la siguiente manera:

Ejemplo 1 (Se crea una nueva recoleccin):

En este caso no tenemos asignadas Recolecciones de mercanca por lo cual debemos

1. Ingresamos el nombre de quien est solicitando la recoleccin.

Ejemplo 2 (ya se tiene recoleccin programada):

Cuando completamos el proceso de confirmacin de guas el sistema nos Arroja un aviso

Impresin del Listado de guas o Relacin de Despacho

Posterior mente seleccionamos nuestra empresa y podemos ingresar el nmero de la

Si despus de imprimir el listado de guas se agrega una nueva gua a la recoleccin el

(Imagen listado de guas o Relacin de despacho)

Solicitud y Planeacin de Recolecciones

Si requerimos que la recoleccin se realice el mismo da es Importante hacerlo antes de la 1:00

Ejemplo cambiar de Ciudad:

Ingreso de Informacin de Entrega:

Opcin 1. La mercanca se va a entregar en nuestra sucursal principal.

Es importante aclarar que si es en otra sucursal de la compaa se debe ingresar la direccin de

Opcin 2 (entregar en otro punto):

Cuando la mercanca se va a entregar en un punto diferente a la sucursal principal de la

Borrar Informacin de destino y guas de la Recoleccin:

Una vez ya tengamos la informacin de recogida y de destino de la mercanca damos clic en el

En Gestion de recolecciones podremos hacer seguimiento a nuestras recolecciones, Ingresar a

Posteriormente podremos ingresar el nmero de la recoleccin que el sistema nos arroj o

Para visualizar el Tracking de las recolecciones le damos clic en el cdigo de la misma y el

Estados de las Recolecciones:

Se recomienda buscar por fecha ya que es la forma ms sencilla de encontrar la informacin y

Tracking de las guas:

Damos clic en el cdigo de la gua:

Detalles del envi:

Informacin de las unidades (Medidas, peso):

Imagen de la Mercanca Recibida en Sorter:

Guas pendientes de entrega:

Guas con novedades:

Informe de Estado de Entregas:

Exportar Informes a Excel

El sistema Generar el informe en formato Excel y lo podremos abrir normalmente en nuestra

Descargar Documentos Digitalizados