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Gesto de Documentos e Arquivstica

Zlia Freiberger

Curitiba-PR
2012
Presidncia da Repblica Federativa do Brasil

Ministrio da Educao

Secretaria de Educao a Distncia

2012  INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA PARAN


EDUCAO A DISTNCIA

Este Caderno foi elaborado pelo Instituto Federal do Paran para o Sistema Escola
Tcnica Aberta do Brasil e-Tec Brasil.

Prof. Irineu Mario Colombo Prof Mrcia Freire Rocha Cordeiro Machado
Reitor Diretora de Ensino, Pesquisa e Extenso do
Cmpus EaD
Prof. Mara Christina Vilas Boas
Chefe de Gabinete Prof Cristina Maria Ayroza
Coordenadora de Ensino Mdio e Tcnico
Prof. Ezequiel Westphal do Cmpus EaD
Pr-Reitoria de Ensino - PROENS
Prof. Marcia Denise Gomes Machado Carlini
Prof. Gilmar Jos Ferreira dos Santos Coordenadora do Curso
Pr-Reitoria de Administrao - PROAD
Adriana Valore de Sousa Bello
Prof. Paulo Tetuo Yamamoto Mayara Machado Gomes Faria
Pr-Reitoria de Extenso, Pesquisa e Francklin de S Lima
Inovao - PROEPI Ktia Regina Vasconcelos Ferreira
Assistncia Pedaggica
Neide Alves
Pr-Reitoria de Gesto de Pessoas e Prof Ester dos Santos Oliveira
Assuntos Estudantis - PROGEPE Idamara Lobo Dias
Reviso Editorial
Prof. Carlos Alberto de vila
Pr-Reitoria de Planejamento e Flvia Terezinha Vianna da Silva
Desenvolvimento Institucional - PROPLADI e-Tec/MEC
Projeto Grfico
Prof. Jos Carlos Ciccarino
Diretor Geral do Cmpus EaD

Prof. Ricardo Herrera


Diretor de Planejamento e Administrao
do Cmpus EaD

Catalogao na fonte pela Biblioteca do Instituto Federal do Paran

e-Tec Brasil 2 Noes de Administrao Pblica


Apresentao e-Tec Brasil

Prezado estudante,

Bem-vindo ao e-Tec Brasil!

Voc faz parte de uma rede nacional pblica de ensino, a Escola Tcnica
Aberta do Brasil, instituda pelo Decreto n 6.301, de 12 de dezembro 2007,
com o objetivo de democratizar o acesso ao ensino tcnico pblico, na
modalidade a distncia. O programa resultado de uma parceria entre o
Ministrio da Educao, por meio das Secretarias de Educao a Distncia
(SEED) e de Educao Profissional e Tecnolgica (SETEC), as universidades e
escolas tcnicas estaduais e federais.

A educao a distncia no nosso pas, de dimenses continentais e grande


diversidade regional e cultural, longe de distanciar, aproxima as pessoas ao
garantir acesso educao de qualidade, e promover o fortalecimento da
formao de jovens moradores de regies distantes, geograficamente ou
economicamente, dos grandes centros.

O e-Tec Brasil leva os cursos tcnicos a locais distantes das instituies de


ensino e para a periferia das grandes cidades, incentivando os jovens a
concluir o ensino mdio. Os cursos so ofertados pelas instituies pblicas
de ensino e o atendimento ao estudante realizado em escolas-polo
integrantes das redes pblicas municipais e estaduais.

O Ministrio da Educao, as instituies pblicas de ensino tcnico, seus


servidores tcnicos e professores acreditam que uma educao profissional
qualificada integradora do ensino mdio e educao tcnica, capaz
de promover o cidado com capacidades para produzir, mas tambm com
autonomia diante das diferentes dimenses da realidade: cultural, social,
familiar, esportiva, poltica e tica.

Ns acreditamos em voc!
Desejamos sucesso na sua formao profissional!
Ministrio da Educao
Janeiro de 2010

Nosso contato
etecbrasil@mec.gov.br

e-Tec Brasil
Indicao de cones

Os cones so elementos grficos utilizados para ampliar as formas de


linguagem e facilitar a organizao e a leitura hipertextual.

Ateno: indica pontos de maior relevncia no texto.

Saiba mais: oferece novas informaes que enriquecem o


assunto ou curiosidades e notcias recentes relacionadas ao
tema estudado.

Glossrio: indica a definio de um termo, palavra ou expresso


utilizada no texto.

Mdias integradas: sempre que se desejar que os estudantes


desenvolvam atividades empregando diferentes mdias: vdeos,
filmes, jornais, ambiente AVEA e outras.

Atividades de aprendizagem: apresenta atividades em


diferentes nveis de aprendizagem para que o estudante possa
realiz-las e conferir o seu domnio do tema estudado.

e-Tec Brasil
Sumrio

Palavra do professor-autor 11

Aula 1 Gesto de documentos 13


1.1 A escrita 13
1.2 Conceito de Gesto de Documentos 14

Aula 2 Objetivos da gesto de documentos 17


2.1 Caractersticas dos documentos: 17
2.2 Procedimentos Gerais para Gesto de Documentos 18

Aula 3 Classificaodedocumentos 19

Aula 4 Mtodos de classificao de documentos 23

Aula 5 Avaliao documental 29

Aula 6 Introduo ao estudo dos arquivos 31


6.1 Arquivo 31

Aula7 Roteiroparaorganizararquivos 35
7.1 Estrutura Bsica 35
7.2 Como organizar um arquivo: 36

Aula 8 Modelo de plano arquivstico 39


8.1 Posio do arquivo na estrutura da instituio 39
8.2 Centralizao ou descentralizao e
coordenao dos servios de arquivo 39
8.3 Coordenao 40
8.4 Rotinas de arquivamento 40

Aula 9 Escolha das instalaes e equipamentos 43


9.1 Instalaes e Equipamentos 43

Aula 10 Sistemas e mtodos de


arquivamento 47
10.1 Sistemas e mtodos de arquivamento 48

e-Tec Brasil
Aula 11 Mtodo alfabtico 51
11.1 Regras para arquivamento 51

Aula 12 Mtodo Geogrfico 55


12.1 Ordenaes geogrficas 55

Aula 13 Mtodos numricos 57


13.1 O mtodo numrico simples 57

Aula 14 M
 todo nmerico cronolgico e
o mtodo digito terminal 59
14.1 Mtodo Numrico Cronolgico 59
14.2 Mtodo Dgito Terminal 59

Aula 15 M
 todo por assunto e o
mtodo Variadex 61
15.1 Mtodo por assunto 61
15.2 Mtodo Variadex 62

Aula 16 Arquivstica e Informtica 65


16.1 Tecnologia da Informao 65
16.2 Novas Tecnologias 66

Aula 17 Preservao digital 67


17.1 Qual o suporte de um documento digital? 67
17.2 Os tipos mais comuns de suporte magntico 68

Aula 18 G
 ED e microfilmagem de
documentos 71
18.1 Informao 71
18.2 Microfilmagem 72
18.3 Gerenciamento Eletrnico de Documentos 72

Aula 19 Arquivos especiais 75


19.1 Arquivo Fotogrfico 75
19.2 Arquivo de fita magntica, filme e disco 75
19.3 Arquivo de Recorde de Jornal 76
19.4 Arquivo de Catlogo Impresso 76

e-Tec Brasil
Aula 20 Dicas de conservao e
organizao de documentos 79
20.1 Conservao de documentos 79
20.2 Organizao de documentos 80

Referncias 83

Atividades autoinstrutivas 85

Currculo do professor-autor 103

e-Tec Brasil
Palavra do professor-autor

Prezados Alunos,

Vivemos na era da informao. Inmeros e variados documentos so pro-


duzidos em grande escala tanto por organizaes pblicas quanto privadas.
Saber gerir, controlar e arquivar toda essa documentao de forma eficiente,
passou a ser um valioso diferencial competitivo em qualquer organizao.
Diante dessa realidade, o Curso Tcnico em Servios Pblicos reconhece a
importncia e a necessidade da disciplina Gesto de Documentos e Arqui-
vstica para o aprimoramento da carreira profissional. Para isso, os assuntos
abordados, as sugestes de atividades para pesquisa, os exerccios de fixao
foram cuidadosamente elaborados para que o nosso profissional faa dife-
rena em seu local de trabalho.

Aproveite bem as aulas, faa intercmbio de informaes com os colegas,


busque cada vez mais conhecimentos a respeito dos assuntos aqui contidos.

Esta e sempre ser a melhor forma de concretizar o aprendizado.

Desejo sucesso a todos!

Professora Zlia Freiberger.

11 e-Tec Brasil
Aula 1 Gesto de documentos

Nesta aula, vamos conceituar a Gesto de Documentos. Quan-


do surgiu? Para que serve? Qual a legislao pertinente? Qual o
rgo oficial que trata da gesto documental?

a partir da gesto de documen-


tos que podemos fazer um correto
arquivamento. Portanto, o conhe-
cimento deste assunto vital para
as demais aulas que veremos na
sequncia.

Iniciamos falando sobre a escrita,


que ponto de partida para a exis-
Figura 1.1: Arquivo de Documentos
tncia de qualquer documento. Fonte: www.doceshop.com.br

1.1 A escrita
A escrita um conjunto de smbolos dos quais nos servimos para representar
e fixar a linguagem falada. O homem primitivo, tendo necessidade de um
meio de expresso permanente, recorreu a uma engenhosa disposio de
objetos simblicos ou a sinais materiais (os ns, os entalhes, os desenhos), os
quais passaram a ser base dos primeiros sistemas de escrita (PAES, 2005).

A autora afirma que na medida em que os povos evoluiam e atingiam graus


elevados de cultura, ou absorviam o que havia de bom nas civilizaes mais
adiantadas, os sistemas de escrita tambm foram sofrendo modificaes at
a inveno da escrita fontica, ou seja, at a inveno do alfabeto.

Logo que os povos passaram a um estgio de vida social mais organizado,


os homens compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir,
conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resulta-
do de suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo
de suas vidas particulares.

13 e-Tec Brasil
Surgiram assim os arquivos, destinados no s a guarda dos tesouros cultu-
rais da poca, como tambm proteo dos documentos que atestavam
legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a hist-
ria de sua grandeza.

Segundo Paes (2005), h dvidas quanto origem do termo arquivo. Alguns


afirmam ter surgido na antiga Grcia, com a denominao arch, atribuda
ao palcio dos magistrados. Da evoluiu para archeion, local de guarda e
depsito dos documentos.

Ramiz Galvo (1990) considera o termo procedente de archivum, palavra de


origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de docu-
mentos e outros ttulos.

A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes em


gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando facilitar o
acesso ao conhecimento explcito da corporao.

Pode ser considerada como um conjunto de solues utilizadas para


assegurar a produo, administrao, manuteno e destinao dos
documentos possibilitando fornecer e recuperar as informaes conti-
das nos documentos de uma maneira conveniente. (SANTOS, 2002).

No Brasil, a gesto documental regulamentada na Lei n 8.159/91 que


Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras
providncias.

1.2 Conceito de Gesto de Documentos


Gesto de Documentos o conjunto de procedimentos e operaes tc-
nicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento
em fase corrente ou intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente. (Artigo 3 Lei n 8.159/91).

Para que voc compreenda melhor,citaremos alguns artigos da lei de gesto


de documentos:

Art. 1 Lei n 8.159/91: dever do Poder Pblico a gesto documen-


Para conhecer na ntegra a
Lei n 8.159/91 consulte o tal e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instru-
site: http://www.conarq. mento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cient-
arquivonacional.gov.br
fico e como elementos de prova e informao.

e-Tec Brasil 14 Gesto de Documentos e Arquivstica


Art. 4 Lei n 8.159/91: Todos tm direito a receber dos rgos p-
blicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo
ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas
no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo
sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem
como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.

Art. 6 Lei n 8.159/91: Fica resguardado o direito de indenizao pelo


dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo
das aes penal, civil e administrativa.

Conforme estabelecido em Lei, a Gesto de Documentos est diretamente


ligada com o uso de tcnicas arquivsticas, que facilitam a localizao, o
acesso a informaes, o relacionamento com outros documentos e evitam
perdas, prazos e acmulo de documentos desnecessrios. (SANTOS, 2002).

Resumo
Esta aula tratou da gesto de documentos.

Vimos que a Lei n 8.159/91 dispe sobre a gesto de documentos no Brasil,


e que esta lei pode ser consultada na ntegra no site do CONARQ, rgo
colegiado vinculado Casa Civil da Presidncia da Repblica.

Atividades de aprendizagem
Vamos observar o volume de documentos existente em seu local de tra-
balho. A partir da, responda:

a) Como realizada a gesto de documentos do seu setor?

Aula 1 Gesto de documentos 15 e-Tec Brasil


b) Quem so os responsveis pela guarda desses documentos?

c) H um controle para retirada e consulta desses documentos? De que


maneira?

d) Voc considera que a atual gesto de documentos do seu setor eficiente?

e) Como voc poderia sugerir melhorias nesse aspecto?

e-Tec Brasil 16 Gesto de Documentos e Arquivstica


Aula 2 Objetivos da gesto de
documentos

Conhecer quais so os objetivos da gesto de documentos, bem


como as caractersticas fsicas que um documento pode assumir.
Este conhecimento importante para a correta classificao dos
documentos e insero no arquivo.

A gesto de documentos tem por objetivo:

Organizar a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e


destinao dos documentos de modo eficiente;

Agilizar a eliminao de documentos que no tenham valor administrati-


vo, fiscal, legal, histrico e/ou cientfico;

Assegurar o acesso informao governamental quando e onde se fizer


necessria ao governo e aos cidados;

Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente.

2.1 Caractersticas dos documentos:


Os documentos podem assumir caractersticas distintas quanto aos aspectos
fsicos e de apresentao, sendo:

Suporte - diz respeito ao material sobre o qual as informaes so regis-


tradas. a base fsica dos documentos. Exemplo: fita magntica,
filme de nitrato, papel.

Formato - configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza


e o modo como foi confeccionado. Exemplo: caderno, cartaz,
dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc.

Gnero - configurao que assume um documento de acordo com o siste-


ma de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exem-
plo: documentao audiovisual, (fotos) fonogrfica (representa-
o grfica das palavras) iconogrfica (imagens).

17 e-Tec Brasil
Espcie - configurao que um documento de acordo com a disposio e a
natureza das informaes nele contidas. Exemplo: boletim, certi-
do, declarao, relatrio, ata.

Tipo - configurao que assume uma espcie documental, de acordo com


a atividade que a gerou. Exemplo: boletim de ocorrncia, boletim de
frequncia e rendimento escolar, certido de nascimento, certido de
bito, relatrio de atividades, relatrio tcnico, etc.

2.2 Procedimentos Gerais para Gesto de


Documentos
A gesto de documentos impe regras para anlise e correto destino da
documentao, sendo:

Designar Comisso para avaliao de documentos (avaliao um termo


utilizado em arquivologia para transferir ou eliminar documentos);

Diagnstico do acervo;

Seleo por assunto;

Uso das informaes (de que maneira as informaes sero utilizadas


e a frequncia).
Definir prazos de guarda: plano de classificao (assunto); tabela de
temporalidade; lista de eliminao.

Resumo
Voc aprendeu que a gesto de documentos auxilia o profissional no proce-
dimento correto de arquivar.

Tambm viu os cinco passos que devem ser seguidos para o correto arquiva-
mento dos documentos.

e-Tec Brasil 18 Gesto de Documentos e Arquivstica


Aula 3 Classificaodedocumentos

Trataremos da classificao de documentos, isto , conhecere-


mos a classificao universal do conhecimento, cujo mtodo
adotado nas bibliotecas do mundo inteiro.

Na opinio de Rosseau e Couture (1998), A classificao consiste em organizar


os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas
atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperao.

O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de


trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou
recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. A classi-
ficao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos
sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar
as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao,
transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o
trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento. Por-
tanto, a classificao define a organizao fsica dos documentos arquiva-
dos, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.

Um importante mtodo de classificao de documentos foi desenvolvido por


Mevil Dewey. (1851-1931). Este mtodo utilizado nas bibliotecas, e, em
grande parte tambm por instituies pblicas e privadas.

O mtodo apresenta configurao decimal, sendo:

000 Obras Gerais;


100 Filosofia;
200 Religio;
300 Cincias Sociais;
400 Lingustica;
500 Cincias Puras;
600 Cincias Aplicadas;
700 Artes divertimentos;
800 Literatura;
900 Histria Geografia.

19 e-Tec Brasil
Agora, vamos adaptar esse modelo decimal para a administrao pblica e
teremos a seguinte configurao:

O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao


pblica, atividades meio, possui duas classes comuns a todos os seus r-
gos: a classe 000 que se refere aos assuntos de Administrao Geral e a
classe 900 que corresponde a Assuntos Diversos.

(Disponvel em: www.conarq.arquivonacional.gov.br - Acesso em 26/12/2007)

As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s ativida-


des fim do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos
rgos sua elaborao seguindo orientaes da instituio arquivstica na
sua esfera especfica de competncia.

Vejamos um exemplo aplicado ao setor pblico com o cdigo 000 Admi-


nistrao Geral:

Tabela 3.1: Classificao de Documentos Cdigo Decimal


Classe 000 Administrao Geral
010 Organizao e Funcionamento
020 Pessoal
030 Material
040 Patrimnio
Subclasses 050 Oramento e Finanas
060 Documentao e Informao
070 Comunicaes
080 (vaga)
090 Outros assuntos referentes administrao geral
Grupo 012 Comunicao Social
012.1 Relaes com a Imprensa
Subgrupos
012.11 Credenciamento de Jornalistas
Fonte: www.conarq.arquivonacional.gov.br

010 O
 rganizao e Funcionamento: classificam-se os documentos re-
lativos criao, estruturao, funcionamento e organizao interna
do rgo.

020 P
 essoal: incluem-se documentos relativos aos direitos e obrigaes
dos servidores lotados no rgo, de acordo com a legislao vigente,
bem como os direitos e obrigaes da instituio empregadora no que
tange assistncia, proteo ao trabalho e concesso de benefcios.

e-Tec Brasil 20 Gesto de Documentos e Arquivstica


030 M
 aterial: so classificados os documentos referentes administrao
dos materiais do rgo, necessrios ao desenvolvimento de suas ati-
vidades, incluindo as formas de aquisio e alienao, bem como os
servios de manuteno, limpeza e recuperao.

040 P
 atrimnio: classificam-se os documentos referentes aos bens pa-
trimoniais imveis, veculos e semoventes pertencentes ao rgo. In-
cluem-se, neste caso, as formas de aquisio e alienao, bem como
os servios de manuteno, limpeza e recuperao.

050 O
 ramento e Finanas: classificam-se os documentos relativos pre-
viso e execuo oramentria e s operaes contbeis e financeiras
referentes ao uso dos recursos pblicos e comprovao de receita e
despesa. Incluem-se ainda, a movimentao de conta corrente, balan-
os e prestaes de contas aos tribunais de contas.

060 Documentao e Informao: incluem-se nesta subclasse os docu-


mentos referentes publicao, produo, editorial, preparo, impres-
so e distribuio de matrias, bem como aquisio, controle, distri-
buio e acesso documentao bibliogrfica do rgo. Incluem-se,
ainda, os documentos referentes produo, controle, avaliao, ar-
quivamento e destinao de documentos arquivsticos, como tambm
os documentos relacionados com as atividades de reproduo, con-
servao e informtica.

070 Comunicaes: classificam-se os documentos relacionados com a ins-


talao, manuteno, operao e uso dos recursos e servios postais,
de telecomunicaes e de tecnologias da informao.

080 Vaga: esta subclasse mantm-se vaga para possveis expanses e in-
sero de documentos referentes Administrao Geral, que resultem
de novas atividades desenvolvidas pelo rgo.

090 Outros assuntos referentes Administrao Geral: incluem-se


nesta subclasse documentos de carter genrico relativos Adminis-
trao Geral. Utiliza-se, tambm, esta subclasse como recurso para
incluso de assuntos que no possuam classificao especfica no
Cdigo de Classificao de documentos de arquivo, bem como para
evitar a proliferao de subclasses que possam ser reservadas para
possveis expanses.

Aula3Classificaodedocumentos 21 e-Tec Brasil


Vejamos agora a Classe 900 Assuntos Gerais aplicada Administrao
Pblica. Esta classe refere-se aos documentos de carter genrico que se
relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo rgo.

Exemplo aplicado ao setor pblico com o cdigo 900 Assuntos Gerais:

Tabela 3.2: Assuntos Gerais


Classe 900 Assuntos Gerais
910 Solenidades, Comemoraes, Homenagens
Congressos, Conferncias, Seminrios, Simpsios, Encontros,
920
Convenes, Ciclos de Palestras, Mesas Redondas.

Subclasses 930 Feiras, sales, exposies, mostras, concursos, festas


940 Visitas e visitantes
950 a 980 Vagas (para possveis incluses)
990 Assuntos transitrios
Fonte: www.conarq.arquivonacional.gov.br

Resumo
Aprendemos na aula de hoje que a classificao universal de Dewey ado-
tada nas bibliotecas, mas que tem tambm aplicao com xito nos rgos
pblicos.

Experimente desenvolver uma nova forma de arrumar o seu arquivo colocan-


do em prtica o mtodo de Dewey aplicado ao setor pblico.

Atividades de aprendizagem
Procure a biblioteca ou arquivo pblico de sua cidade, converse com a
pessoa responsvel para in loco verificar como funciona o mtodo de
classificao de documentos. ANOTE.

e-Tec Brasil 22 Gesto de Documentos e Arquivstica


Aula 4 Mtodos de classificao
de documentos

Na aula de hoje, vamos conhecer alguns mtodos de classifica-


o de documentos.

A classificao um processo natural que tem por finalidade reunir coisas


semelhantes. O ato de classificar e arquivar de maneira correta tornou-se
pontos primordiais nos cuidados da documentao. A classificao se ma-
terializa com um Plano de Classificao, que deve ter como caractersticas a
simplicidade, a flexibilidade e fcil assimilao. Sobretudo deve ser uniforme
mantendo sempre um padro e ter um gerenciamento centralizado.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a classificao uma


das atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, o qual
inclui procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maior eficincia e
agilidade no gerenciamento e controle das informaes.

A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as


seguintes operaes:

a) Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob


que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que
lhe correspondero.

b) Codificao: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assun-


to de que trata o documento.

As rotinas correspondentes s operaes de classificao so:

a) Receber o documento para classificao;

b) Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s)


de acordo com seu contedo;

c) Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de


arquivo, utilizando o incide, quando necessrio;

d) Anotar o cdigo na primeira folha do documento;

23 e-Tec Brasil
e) Preencher a folha de referncia para os assuntos secundrios. (Nota: a
folha de referncia est no modelo ao final desta aula.)

Quando o documento possuir anexos, estes devero receber a anotao dos


cdigos correspondentes.

(Extrado do site: http://conarq.arquivonacional.gov.br - Acesso em 27/12/2007).

Segundo Paes (2002), os documentos podem ser classificados da seguinte


maneira:

I. Por seus mantenedores:

a) Pblicos - federal, estadual e municipal;

b) Institucionais - instituies educacionais, igrejas, corporaes no lucrati-


vas, sociedades e associaes;

c) Comerciais - empresas, corporaes e companhias;

d) Famlias ou pessoais.

II. Pelos estgios de sua evoluo - Teoria das Trs Idades

a) Arquivos de primeira idade ou corrente: so aqueles que esto em


curso, isto , tramitando, ou que foram arquivados, mas so objetos
de consultas frequentes. Pode ser conservado no local onde foi pro-
duzido ou ficar sob a responsabilidade das pessoas ou do rgo que
o criou.

b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio: so aqueles que no


so mais de uso corrente, mas que por razes de interesse administrati-
vo, aguardam sua eliminao ou recolhimento instituio arquivstica.
Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo intermedirio, sob
a responsabilidade conjunta dos funcionrios do organismo produtor e
da instituio arquivstica.

c) Arquivos de terceira idade ou permanentes: so aqueles de valor


histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preser-
vados. Eles no so mais necessrios ao cumprimento das atividadesda
administrao. Devem ser conservados nas instituies arquivsticas, sob
a responsabilidade dos profissionais de arquivo.

e-Tec Brasil 24 Gesto de Documentos e Arquivstica


Pode-se afirmar que a teoria das trs idades trouxe como inovao a noo
do documento intermedirio, isto , a constatao da existncia de inmeros
documentos que, mesmo no sendo mais necessrios ao cumprimento da-
quela atividade, precisam ser mantidos, por um determinado perodo, para
fins de prova e informao. o caso, por exemplo, da documentao refe-
rente ao Departamento Pessoal, oramento, material, entre outras.

III. Pela extenso de sua atuao:

a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores


da organizao;

b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto reuni-


dos em um nico arquivo.

IV. Pela natureza de seus documentos:

a) Arquivo especial - detm sob sua guarda diferentes tipos de suportes de


documentos resultantes da experincia humana em algum campo espec-
fico do conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos,
CDs, recortes de jornais, disquetes, CD-ROM, entre outros. Por se tratar de
documentos na sua grande maioria frgeis, deve-se ter maior cuidado com
a conservao e preservao, no somente no aspecto de armazenagem,
mas tambm em seu registro, acondicionamento e controle.

b) Arquivo especializado - detm sob sua custdia documentos resultan-


tes da experincia humana num campo especfico, independente da for-
ma fsica que seus documentos apresentem.

V. Pelo Gnero:

a) Escritos ou textuais;
b) Cartogrfico (perfis/mapas);
c) Iconogrficos (imagem esttica/cartazes);
d) Filmogrficos (filmes);
e) Sonoros (CDs, fita cassete);
f) Microgrficos (microfilme);
g) Informticos.

Aula4 Mtodosdeclassificaodedocumentos 25 e-Tec Brasil


VI. Pela Natureza do assunto:

a) Ostensivos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao.

b) Sigilosos documentos de conhecimento, custdia e divulgao restrita.

VII. Pelo Sigilo (so classificados em quatro graus)

a) Ultrassecreto esta classificao dada aos assuntos que requeiram


excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam
ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio. So assuntos normalmente classificados como ultrassecretos
aqueles da poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado, tais
como: negociaes para alianas polticas e militares, planos de guerra,
descobertas e experimentos cientficos de valor excepcional, informaes
sobre poltica estrangeira de alto nvel. So documentos oriundos da Pre-
sidncia e dos Ministrios.

b) Secreto consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau


de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento
de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou ma-
nuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
So documentos considerados secretos os referentes a planos, progra-
mas e medidas governamentais, os assuntos extrados de matria ultras-
secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria
original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de
operaes militares, planos ou detalhes de operaes econmicas ou fi-
nanceiras, aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes, dados
de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicos-
sociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais
foram obtidos, materiais criptogrficos importantes que no tenham re-
cebido classificao inferior.

c) Confidencial a classificao de confidencial dada aos assuntos que,


embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por
pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar em-
baraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados como con-
fidenciais os referentes pessoal, material, finanas e outros cujo sigilo
deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: infor-
maes sobre e atividade de pessoas e entidades, bem como suas res-
pectivas fontes: radiofrequncia de importncia especial ou aquelas que

e-Tec Brasil 26 Gesto de Documentos e Arquivstica


devam ser usualmente trocadas, cartas, fotografias areas, e os negativos
que indiquem as instalaes consideradas importantes para a segurana
nacional.

d) Reservado so os assuntos que no devem ser do conhecimento do


pblico em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de
planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo;
cartas, fotografias areas, e os negativos que indicam instalaes impor-
tantes.

Modelo de Uma Folha de Referncia

Cdigo do Assunto
Resumo do assunto:
Dados do documento:
Nmero:
Data:
Espcie:
Remetente:
Destinatrio:

Fonte: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br

Resumo
Estudamos nas aulas 03 e 04 os mtodos de classificao de Dewey, a teoria
das trs idades, os graus de sigilo dos documentos e suas implicaes. Sugiro
que leia e pesquise mais a respeito da classificao de documentos, pois tal
conhecimento de suma importncia para o arquivamento dos documentos.

Anotaes

Aula4 Mtodosdeclassificaodedocumentos 27 e-Tec Brasil


Aula 5 Avaliao documental

Estudaremos a respeito da avaliao documental. Trata-se de


um processo de classificao de documentos, a exemplo de ou-
tros mtodos que vimos nas aulas 03 e 04. Voc conhecer e
aplicar a tabela de temporalidade de documentos. Trata-se de
um procedimento de extrema importncia para no tempo devi-
do, eliminar documentos desnecessrios no arquivo.

A avaliao uma funo importantssima no processo de classificao de do-


cumentos. Consiste basicamente na anlise e identificao dos valores dos do-
cumentos para a definio de seus prazos de guarda e destinao. Esta anlise
feita com base nos usos administrativos, legais, fiscais ou histricos e na relao
orgnica com os demais documentos do fundo a que pertence. A classificao
e avaliao representam atividades significativas para o perfeito arquivamento
dos documentos. Sem elas impossvel pensar na implantao efetiva de uma
gesto documental integrada, com base na teoria das trs idades.

Outro procedimento de igual importncia na avaliao de documentos


consiste em conhecer e aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos.
Abaixo, damos um exemplo de tabela.
Tabela 5.1: Tabela de Temporabilidade Documental Simplificada
Documento Prazo de guarda Suporte Legal
Aviso e recibo de frias 10 anos Dec.3.048/99, Art.225
Certido Negativa de Dbito 90 dias Decreto 4.729/03, Art.257
Contas de gua, luz e telefone 05 anos* Lei 5.172/66, Art.173
Contrato de estgio 05 anos Const.Federal, Art.7
Espelho ou carto ponto 05 anos Const.Federal, Art.7
Extrato bancrio 05 anos* Lei 5.172/66, Art.173
Declarao de informaes econmicas e fiscais da
10 anos Lei 8.212/91, Art.46
pessoa jurdica - DIPJ (Imposto de Renda) Consulte o site do arquivo
Nota fiscal 05 anos* Lei 5.172/66, Art.173 nacional: http://www.
arquivonacional.gov.br
Prestao de contas de viagem 05 anos* Lei 5.172/66, Art.173
Controle de entrega de vale transporte e alimentao 05 anos Const.Federal, Art.7
*O prazo inicia no exerccio seguinte ao do fato gerador. Por exemplo, se uma conta de luz venceu no ms de mar-
o/2003, comece a contar o prazo de guarda a partir de janeiro de 2004.
ATENO!
Ao implantar a Tabela de Temporalidade Documental deve-se utilizar como referncia os prazos de
guarda estabelecidos pelas legislaes, mas sempre considerando as particularidades de sua empresa.
Fontes: http://www.control.com.br e http://www.arquivonacional.gov.br

29 e-Tec Brasil
As atividades de gesto, portanto, no se restringem a evitar a produo de
documentos desnecessrios e a estabelecer depsitos intermedirios para
garantir a organizao e a preservao dos documentos. A gesto abrange
todas as operaes referentes produo (quais so os suportes com valida-
de em juzo e fora dele; como o documento deve ser estruturado, incluindo
cdigo de classificao de assunto), tramitao (protocolo), ao uso (con-
sulta e emprstimo), avaliao (aplicao da tabela de temporalidade e
destinao) e ao arquivamento (guarda e armazenamento).

Entende-se por protocolo, o cumprimento de normas a respeito da numera-


o sequencial dada aos documentos, com o objetivo de sua pronta localiza-
o. Tambm significa o livro onde se registram em ordem, os documentos
apresentados numa repartio, ou ento, os fatos e as decises ocorridos
numa assembleia ou audincia. A principal funo do protocolo autenticar
a entrega de um documento, ou evidenciar a deciso ou o fato que deve ser
registrado.

Resumo
A tabela de temporalidade de documentos um procedimento arquivstico-
de extrema importncia.

Anotaes

e-Tec Brasil 30 Gesto de Documentos e Arquivstica


Aula 6 Introduo ao estudo
dos arquivos

Agora passaremos a estudar sobre arquivo. Voc ficar surpreso


em conhecer a variedade de arquivos tm venda no mercado.
Com certeza voc ir encontrar o melhor que se adapte a sua
realidade.

6.1 Arquivo
Mas, afinal, o que arquivo?

Neire do Rocio Martins (2005) explica que a Associao de Arquivistas Brasi-


leiros adotou a seguinte definio:

Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da na-


tureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das ativi-
dades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.

Conceito Geral de arquivo: arquivo a acumulao ordenada de docu-


mentos, produzidos por instituies pblicas e privadas ou por uma famlia
ou pessoa, no transcurso de suas atividades e funes, guardando esses
documentos relaes orgnicas entre si. (PAES)

Os arquivos pblicos so conjuntos de documentos produzidos e recebi-


dos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias. (Lei n 8.159/91).

Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos


ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas ativida-
des. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como
de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos
de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
(Lei n 8.159/91).

31 e-Tec Brasil
6.1.1 Classificao dos arquivos:
Segundo as entidades criadoras e mantenedoras, os arquivos podem ser
classificados em:

Pblicos (federal, estadual, municipal)


Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes)
Comerciais (empresas, corporaes, companhias)
Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc).

Reza a Lei 8.159/91 que Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e ad-
ministrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou des-
truir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
pblico e social.

6.1.2 Ciclo de vida do arquivo


contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato,
ao ou fato que motivou a sua produo e da frequncia de uso. Diz-se na
arquivstica que essa fase tem relao com a vigncia do documento, a razo
de ser da existncia de um documento.

Vamos conhecer a Teoria das Trs Idades:

Correntes: conjunto de documentos atuais, em curso, que so objeto de


consultas e pesquisas frequentes.
Temporrios: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes
que aguardam remoo para depsitos temporrios.
Permanentes: conjunto de documentos de valor histrico, cientfico ou
cultural que devem ser preservados indefinidamente.

Muitas instituies utilizam o termo arquivo morto, o que caracteriza


um erro dentro do estudo da arquivstica. Documentos que no so
consultados com frequncia, mas que possuem valor, Devem ser clas-
sificados como Documentos Permanentes.

H instituies detentoras de acervos documentais, (arquivos) que tem como


objetivo a guarda permanente de documentos tais como:

Bibliotecas: detentoras de coleo pblica ou privada de livros e docu-


mentos congneres, organizada para estudo, leitura e consulta;

e-Tec Brasil 32 Gesto de Documentos e Arquivstica


Central de documentao: com funes abrangentes, possuem diver-
sas finalidades, que variam de acordo com os propsitos de sua criao.
Museu: estabelecimento permanente com vistas a coletar, conservar, es-
tudar, explorar de vrias maneiras, e basicamente exibir para educao e
Saiba mais sobre o CONARQ,
lazer, produtos da ao cultural humana. consultando o site: http://www.
conarq.arquivonacional.gov.br.

6.1.3 Finalidade do CONARQ


O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ - um rgo colegiado, vin-
culado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, e tem
por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados,
como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer
orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos
documentos de arquivo.

Curiosidade

Voc j reparou que a palavra arquivo tem diferentes sentidos:


pode ser um lugar dentro da empresa, ou pode ser o local espec-
fico para guardar os documentos, arquivo de ao, prateleiras com
caixas arquipel. S no pode ser confundido com local para dep-
sito de papel velho ou arquivo morto.

Anotaes

Aula 6 Introduo ao estudo dos arquivos 33 e-Tec Brasil


Aula7 Roteiroparaorganizararquivos

Na aula de hoje, vamos aprender como proceder para implantar


um arquivo. Assim podemos estruturar um projeto de arquivo
e aprov-lo junto Diretoria da empresa. Tudo comea com os
trs passos principais: recursos humanos, instalaes e recursos
materiais. Aproveite bem este contedo, pois ser muito impor-
tante em sua prtica profissional.

Segundo Paes, o termo arquivo representa o conjunto de documentos re-


cebidos e produzidos por uma entidade, pblica ou privada, no decorrer de
suas atividades.

7.1 Estrutura Bsica


Para poder desempenhar satisfatoriamente as funes, o arquivo necessita
de uma estrutura bsica, conforme segue:

7.1.1 Recursos Humanos:


Entende-se a responsabilidade de um servidor na execuo das operaes
de arquivos, tais como:

a) Selecionar documentos;

b) Registrar documentos;

c) Estabelecer o mtodo de classificao;

d) Codificar documentos;

e) Ordenar documentos;

f) Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado;

g) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado;

h) Localizar documentos

i) Controlar a sada de documentos do arquivo;

j) Transferir e descartar documentos;

k) Orientar e treinar usurios.

35 e-Tec Brasil
Para que haja um bom desempenho das funes no sistema de arquiva-
mento, dois requisitos so essenciais. Primeiro, o funcionrio deve ter total
e profundo conhecimento da organizao da empresa na qual trabalha. Se-
gundo, ter as seguintes caractersticas: habilidade em lidar com o pblico,
esprito metdico, discernimento, pacincia, imaginao, ateno, poder de
anlise e de crtica, poder de sntese, discrio, honestidade, esprito de equi-
pe e entusiasmo pelo trabalho.

7.1.2 Instalaes:
A instalao dos arquivos requer analise dos seguintes aspectos:

a) Localizao acessvel, com capacidade de expanso e se volumoso deve


ficar no andar trreo;
b) Iluminao ampla, mas difusa, no deve haver incidncia direta do sol;
c) Arejamento ventilao natural, constante e regulvel;
d) Higienizao limpo, bem cuidado. Com dedetizao peridica;
e) Disposio espao livre para locomoo, fcil consulta e conservao
do acervo;
f) Segurana contra incndio, roubo, infiltraes, etc.

7.1.3 Recursos Materiais


a) Mobilirio: ideal para os formatos e gneros dos documentos produzidos
que economize espao, que permita arrumao racional dos documen-
tos e que apresente capacidade de expanso, seguro e resistente.

b) Acessrio: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras,


pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e especficas para
cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gnero dos documentos.
Observar tambm as etiquetas e projees para que sejam ideais.

Para os arquivos intermedirios que so instalados em depsitos centraliza-


dos, o ideal o uso de caixas para o armazenamento de documentos.

7.2 Como organizar um arquivo:


Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, inter-
medirio e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel
formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposi-
es legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.

e-Tec Brasil 36 Gesto de Documentos e Arquivstica


Um dos mais importantes aspectos a ser considerado na organizao de um
arquivo manter um plano de classificao. Vejamos os passos que devem
ser tomados/analisados na elaborao de um plano de classificao:

a) Identifique as atribuies e atividades da Instituio e da rea em que


voc trabalha. Voc poder encontrar essas informaes pesquisando
nos atos legais tais como Portarias, Deliberaes, Estatutos, Atas e Rela-
trios. Em ltimo caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.

b) Relacione e organize o que voc levantou. Aps as verificaes citadas no


item anterior, organize uma pasta com os atos relativos implantao de
sua rea/rgo e o que voc conseguiu descrever.

c) Identifique os tipos de documentos que nascem a partir do cumpri-


mento das atividades identificadas.

7.2.1 M
 ontagem de um plano de classificao de
documentos.
7.2.1.1 Relacione as atividades da sua rea.
Exemplo:
Controlar o inventrio patrimonial do rgo;
Assessorar reunies da Diretoria;
Preparar minutas de correspondncias para Diretoria;
Registrar frequncia de funcionrios;
Proceder ao cadastro de funcionrios;
Controlar frias;
Solicitar materiais de consumo/almoxarifado;
Administrar convnios e contratos.

7.2.1.2 C
 lassifique as atividades de acordo com as atri-
buies afins ou maiores classes ordenando-as em
subclasses.
Exemplo:
I. Assessorar Diretoria

I.1 Assessorar Reunies da Diretoria (pautas, atas);


I.2 Elaborar minutas de correspondncias

Notao/Pastas I. Assessoria Diretoria

I.1 Reunies/Diretoria
I.2 Correspondncia/Convocaes

Aula7 Roteiroparaorganizararquivos 37 e-Tec Brasil


7.2.1.3 C
 odifique ou estabelea cdigos para localizao
dos documentos.
As pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento, que voc adotar,
podero ser identificadas com cdigos correspondentes da classificao:

a) Nmero (ou cdigo de classificao), ou

b) Nmero e o Nome da Atividade, ou

c) Nome da atividade (que pode ser abreviada)

Exemplo: MATERIAIS/SUPRIMENTOS (inserir cdigo de classificao)

Compra/Consumo

Alm do Cdigo de classificao que voc adotou, podem ser utiliza-


das as cores para facilitar a localizao. Ex. cor azul para Atividades
Administrativas; cor verde para Atividades Fim (como agendamento
de reunies).

Resumo
Vimos nesta aula os inmeros detalhes que o profissional deve pensar para
implantar um arquivo, ou tornar mais eficiente quele que j existe.

Ao implantar um arquivo, o profissional deve ter em mente que a principal


funo guardar os documentos de forma simples.

Anotaes

e-Tec Brasil 38 Gesto de Documentos e Arquivstica


Aula 8 Modelo de plano arquivstico

Mostrar a importncia de se ter um planejamento arquivstico. Se


o arquivo tiver uma massa documental intensa o melhor lugar
sempre no trreo, para no abalar a estrutura fsica da construo.

Segundo Paes (2002), o planejamento arquivstico consiste em estruturar o


arquivo de forma que a documentao possa ser consultada e controlada
pelo responsvel.

Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elemen-


tos: posio do arquivo na estrutura da instituio, centralizao ou descen-
tralizao e coordenao dos servios de arquivo, escolha de mtodos de
arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento,
recursos humanos, escolha das instalaes e do equipamento, constituio
de arquivos intermedirio e permanente, recursos financeiros.

8.1 P
 osio do arquivo na estrutura da
instituio
Recomenda-se que a posio seja a mais elevada possvel, para que o arqui-
vo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista
que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade.
A adoo desta medida visa evitar srios problemas na rea das relaes
humanas e das comunicaes administrativas.

Ao usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao, pode


estar numa biblioteca, numa memria de computador, num microfilme, ou
num arquivo tradicional. Da a importncia da constituio de sistemas de
informao, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos tcnicos
e materiais adequados para atender acelerada demanda de nossos tempos.

8.2 C
 entralizao ou descentralizao e
coordenao dos servios de arquivo
Ao elaborar um plano de arquivo, deve-se definir a centralizao ou a des-
centralizao dos servios de arquivo em fase corrente.

39 e-Tec Brasil
importante esclarecer de imediato que a descentralizao se aplica apenas
fase corrente dos arquivos. Nas fases intermediria e permanente, os arqui-
vos devem ser sempre centralizados.

8.2.1 Centralizao
Entende-se no apenas a reunio da documentao em um nico local,
como tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebi-
mento, registro, distribuio, movimentao e expedio, de documentos
de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, frequen-
temente designado como protocolo e arquivo, comunicaes e arquivo, ou
outra denominao similar.

8.2.2 Descentralizao
Se a centralizao for rgida pode ser desastrosa, a descentralizao excessi-
va surtir efeitos iguais ou ainda piores. O bom senso indica que a descentra-
lizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandes reas
de atividades de uma instituio. Tomando como exemplo uma empresa
estruturada em departamentos veremos que a descentralizao do arquivo
uma soluo, facilitando o fluxo de informaes em cada Departamento.

8.3 Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez,
segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma coordenao
central, tecnicamente planejada, que exercer funes normativas orienta-
doras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistn-
cia tcnica aos arquivos setoriais, estabelecer e fazer cumprir normas gerais
de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e eficincia do servi-
o dos arquivos setoriais, treinar pessoal especializado para que sejam encar-
regados dos arquivos, promover reunies com esse pessoal a fim de exame,
debate e instrues sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.

8.4 Rotinas de arquivamento


8.4.1 Inspeo
Consiste em verificar o destino de cada documento. Exemplo:

a) para arquivamento;
b) para solicitar informao;
c) para verificar a existncia de antecedentes,
d) em obedincia a uma rotina.

e-Tec Brasil 40 Gesto de Documentos e Arquivstica


de extrema importncia a verificao do ltimo despacho contido
no documento para o devido cumprimento. Ex. Arquive-se. Verifi-
car tambm se h existncia de anexos e se estes j esto inseridos
no documento inicial.

8.4.2 Leitura
Cada documento deve ser lido cuidadosamente para verificar seu contedo
e sob que classificao dever ser arquivado.

8.4.3 Seleo
Selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele que poder ser
descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio (como cpias,
comunicados passageiros).

8.4.4 Marcar a hora e a data


De entrada do documento no arquivo, para anular todas as possveis contro-
vrsias sobre a chegada do documento no arquivo.

8.4.5 Registro
Registrar diariamente, em um livro ou sistema informatizado, os documen-
tos que daro entrada no arquivo. Fazer um breve relato sobre o que trata o
documento para facilitar a localizao.

Para trabalhar no arquivo, o profissional deve ter boa memria, capacidade


de sntese, ser metdico e acima de tudo gostar do que faz.

Anotaes

Aula 8 Modelo de plano arquivstico 41 e-Tec Brasil


Aula 9 Escolha das instalaes e
equipamentos

Demonstrar a importncia de ser ter um arquivo bem localizado,


estruturado e organizado.

9.1 Instalaes e Equipamentos


O arquivo tambm uma parte da empresa que necessita de
constante reestruturao. A escolha dos materiais de consu-
mo de extrema importncia. Veja as dicas desta aula e de-
pois visite lojas especializadas. H um universo de equipamen-
tos para se adaptar a diferentes estruturas e necessidades.

Segundo Paes (2005), de igual importncia para o bom de-


sempenho das atividades de arquivo a escolha do local ade-
quado, quer pelas condies fsicas que apresente ilumina-
Figura 9.1: Equipamento
o, limpeza, ndices de umidade, temperatura quer pela moderno para arquivo.
Fonte: www.aceco.com.br
extenso de sua rea, capaz de conter o acervo e permitir
ampliaes futuras.

Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever merecer a


ateno daqueles que esto envolvidos com a organizao dos arquivos.

9.1.2 Definio de equipamento em arquivstica


Considera-se equipamento o conjunto de materiais de consumo e perma-
nente, indispensveis realizao do trabalho arquivstico.

9.1.3 D
 efinio de materiais de consumo em
arquivstica
Considera-se materiais de consumo aqueles que sofrem desgastes a curto ou
mdio prazo. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros.

9.1.3.1 Ficha
um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se
registra uma informao. As dimenses variam de acordo com as necessida-
des, podendo ser branca ou de cor.

43 e-Tec Brasil
9.1.3.2 Guia Divisria
um retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou
sees dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas
ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu rearqui-
vamento.

No estudo das guias divisrias, distinguem-se diversos elementos relaciona-


dos com sua finalidade e funes, sendo:

a) Projeo

a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio carto


ou nele ser aplicada, sendo ento de celulide ou de metal.

b) P

a salincia na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilh. Por


esse orifcio passa uma vareta que prende as guias gaveta. (PAES, 2005)

Projeo

Ilh

P
Figura 9.2: Indicao da Projeo e do P
Fonte: Elaborado pelo autor

c) Notao

a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanu-


mrica.

A 100 100-E

Notao Notao Notao


Alfabtica Numrica Alfanumrica
Figura 9.3: Notao Alfabtica Figura 9.4: Notao Numrica Figura 9.5: Notao Alfanumrica
Fonte: Elaborado pelo autor Fonte: Elaborado pelo autor Fonte: Elaborado pelo autor

e-Tec Brasil 44 Gesto de Documentos e Arquivstica


A Notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica so-
mente o incio da seo, e fechada quando indica o princpio e o fim.

A A-C

Notao Notao
Aberta Fechada
Figura 9.6: Notao Aberta Figura 9.7: Notao Fechada
Fonte: Elaborado pelo autor Fonte: Elaborado pelo autor

d) Posio

o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode


corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da
a denominao: primeira posio, segunda posio, terceira posio, quarta
posio, quinta posio.

Primeira Segunda Terceira


Posio Posio Posio
Figura 9.8: Primeira Posio Figura 9.9: Segunda Posio Figura 9.10: Terceira Posio
Fonte: Elaborado pelo autor Fonte: Elaborado pelo autor Fonte: Elaborado pelo autor

Quanto funo, a guia pode ser:

primria: indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um


arquivo;
secundria: indica uma subdiviso da primria;
subsidiria: indica uma subdiviso da secundria;
especial: indica a localizao de um nome ou assunto de grande
frequncia.
O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiria ou especial
a notao e no a projeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem
sempre em primeira posio e assim por diante.

Resumo
Estudamos na aula que a utilizao das cores para localizar mais facilmente
as guias uma tcnica muito eficiente na arquivstica.

Aula 9 Escolha das instalaes e equipamentos 45 e-Tec Brasil


Aula 10 S
 istemas e mtodos de
arquivamento

A partir desta aula, estudaremos os sistemas e mtodos de ar-


quivamento. Para a escolha do mtodo correto necessrio co-
nhecer bem o funcionamento da empresa e suas necessidades
em termos de consulta no arquivo.

Para Roncaglio (2005), todas as pessoas participam de negcios e praticam


aes que precisam ser anotadas em documentos que serviro de base para
futuras consultas. Nesse contexto, o arquivo moderno deixou de ser simples
local de guarda de papis colecionados segundo as habilidades individuais,
para constituir um ncleo de informaes registradas em documentos, de
acordo com a classificao racional e sistemtica, mantidos em locais pr-
prios, acessveis e seguros.

A importncia das etapas de levantamento e anlise dos documentos se faz


sentir de modo marcante no momento em que o arquivista escolhe os mto-
dos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentao corrente.

Segundo Paes (2005), dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h


documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou
nmero. A escolha do sistema de arquivamento est diretamente relaciona-
da com a anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliado a observao
de como os documentos so solicitados ao arquivo. Aps esta anlise, pos-
svel definir qual o mtodo principal e quais os mtodos auxiliares.

A funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas


nos documentos para a tomada de deciso e comprovao de direitos e
obrigaes, o que s se efetivar se os documentos estiverem corretamente
classificados e devidamente guardados. To importante quanto arquivar
achar rapidamente as informaes no momento desejado.

Para se alcanar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir os princi-


pais mtodos de arquivamento utilizados para a organizao dos acervos
arquivsticos, as operaes desenvolvidas na fase do arquivamento, as roti-
nas e, finalmente, os critrios e procedimentos adotados no cumprimento
da funo mais nobre dos arquivos: sua utilizao, mediante emprstimo e
consulta. O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos do-
cumentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.

47 e-Tec Brasil
10.1 Sistemas e mtodos de arquivamento
Paes (2005) ensina que os mtodos de arquivamento podem ser divididos
em duas classes. Veja, abaixo, o esquema de um sistema de arquivamento
de documentos:

Alfabtico
Geogrfico
Simples
Bsicos Numrico Cronolgico
Digito-Terminal
Ideogrficos Enciclopdico
(assunto) Alfabticos
Dicionrio

Duplex
Numricos
Decimal
Uniterno ou Indexao coordenada
Variadex
Automtico
Padronizados Soundex
Minemnico
Rneo

Figura 10.1: Diviso dos mtodos de arquivamento


Fonte: Elaborado pelo autor

Estes mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

10.1.1 Sistema direto


Aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se
acha guardado.

10.1.2 Sistema indireto


Aquele em que preciso antes consultar um ndice ou um cdigo para se
localizar o documento.

10.2 O mtodo alfanumrico


Combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos b-
sicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.

Quando se trata de planejar a organizao de um arquivo ou fichrio, os


elementos constantes de um documento a considerar so: nome (do reme-
tente do destinatrio ou da pessoa a quem se refere o documento); local,
nmero, data e assunto. De acordo com o elemento mais importante e fre-

e-Tec Brasil 48 Gesto de Documentos e Arquivstica


quentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichrios ou
arquivos em:

a) ordem alfabtica;

b) ordem geogrfica;

c) ordem numrica (simples ou cronolgica)

d) ordem de assunto.

Vejamos um exemplo de mtodo de arquivamento.

Tabela 10.1: Mtodo de Arquivamento


Classificao por Assunto Mtodo Geogrfico
PATRIMNIO Braslia
Rio de Janeiro
So Paulo
PESSOAL ADMISSO Mtodo Alfabtico
Aguiar, Celso
Borges, Francisco
Cardoso Jurandir
Castro, Lcia
DEMISSO FOLHAS DE PAGAMENTO Mtodo (secundrio) Cronolgico
Jan. a jul. de 1980
Ago. a dez. 1980
Jan. a jul. 1981
Fonte: Elaborado pelo autor

Resumo
Aprendemos que os mtodos de arquivamentos podem ser diretos ou in-
diretos, ou semi-indiretos. O importante que a escolha seja planejada e
aplicada de forma correta. Vimos tambm que pode ser utilizado mais de
um mtodo simultaneamente, porm necessrio que haja uma correta
classificao da massa documental para que outras pessoas possam compre-
ender o mtodo escolhido.

Anotaes

Aula 10 Sistemas e mtodos de arquivamento 49 e-Tec Brasil


Aula 11 Mtodo alfabtico

Hoje voc conhecer um dos mtodos mais utilizados pelas em-


presas - pblicas e privadas. Aprender tambm a aplicar as re-
gras da alfabetao ajudando sobremaneira na organizao do
arquivo.

um mtodo direto, pois o profissional faz a pesquisa diretamente pelo


nome, no sendo necessrio recorrer a um ndice auxiliar para localizar qual-
quer documento. Segundo Paes (2005), as fichas ou pastas ficam dispostas
na ordem rigorosamente alfabtica, respeitando as normas gerais para a
alfabetao, atravs de guias divisrias, com as respectivas letras.

Na opinio da autora, a nica desvantagem deste mtodo refere-se aos


erros do arquivamento alfabtico, que muitas vezes devido ao volume de
documentos e a variedade de grafia dos nomes podem provocar intenso
cansao visual.

11.1 Regras para arquivamento


O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas de alfabetao,
sendo:

11.1.1 Pela 1 letra do ltimo sobrenome:


Joo Barbosa; Pedro lvares Cabral; Paulo Santos

a) Barbosa, Joo

b) Cabral, Pedro lvares

c) Santos, Paulo

11.1.2 Para sobrenomes iguais:


a) Teixeira, Anbal

b) Teixeira, Marlia

c) Teixeira, Paulo

d) Teixeira, Vitor

51 e-Tec Brasil
11.1.3 Para nomes compostos:
Camilo Castelo Branco; Paulo Monte Verde; Heitor Villa Lobos.

a) Castelo Branco, Camilo

b) Monte Verde, Paulo

c) Villa Lobos, Heitor

11.1.4 Para sobrenomes abreviados:


J. Vieira; Jonas Vieira; Jos Vieira

a) Vieira, J.

b) Vieira, Jonas

c) Vieira, Jos

11.1.5 Para nomes com artigos e preposies:


Pedro de Almeida, Ricardo dAndrade; Lcia da Cmara; Arnaldo do Couto.

a) Almeida, Pedro de

b) Andrade, Ricardo d

c) Cmara, Lcia da

d) Couto, Arnaldo do

11.1.6 Para sobrenomes com grau de parentesco:


Antonio Almeida Filho; Paulo Ribeiro Jnior; Joaquim Vasconcelos Sobrinho.

a) Almeida Filho, Antonio

b) Ribeiro Jnior, Paulo

c) Vasconcelos Sobrinho, Joaquim

11.1.7 Para pessoas da mesma famlia:


Jorge de Abreu Sobrinho; Jorge de Abreu Filho; Jorge de Abreu Neto.

a) Filho, Jorge de Abreu

b) Neto, Jorge de Abreu

c) Sobrinho, Jorge de Abreu

e-Tec Brasil 52 Gesto de Documentos e Arquivstica


11.1.8 Para nomes estrangeiros:
Georges Aubert; Winston Churchill; Paul Muller; Jorge Schmidt.

a) Aubert, Georges

b) Churchill, Winston

c) Mueller, Paul

d) Schmidt, Jorge

11.1.9 P
 ara nomes estrangeiros (espanhol) com o
nome da me:
Jos de Oviedo Y Bnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios.

a) Oviedo Y Bnos, Jos de

b) Pina de Mello, Francisco de

c) Rios, Antonio de Los.

11.1.10 Para nomes orientais e rabes:


a) Al Bem Hur (permanece)

b) Ly Youtohn (permanece)

11.1.11 Para nomes estrangeiros com preposio:


Giulio Di Capri; Esteban De Penedo; Charles Du Pont; John Mac Adam

a) De Penedo, Esteban

b) Di Capri, Julio

c) Du Pont, Charles

d) Mac Adam, John

11.1.12 Para pessoas jurdicas:


EMBRATEL; lvaro Ramos & Cia; A Colegial; The library of Congress; Funda-
o Getlio Vargas:

a) lvaro Ramos & Cia

b) Colegial (A)

Aula 11 Mtodo alfabtico 53 e-Tec Brasil


c) Embratel

d) Fundao Getlio Vargas

e) Library of Congress (the)

11.1.13 Para Numeral:


4 Congresso de Secretariado; I Encontro Regional de Arquivologia; III Sim-
psio de Apicultura.

a) Congresso de Secretariado (4)

b) Encontro Regional de Arquivologia (I)

c) Simpsio de Apicultura (III)

Resumo
Voc aprendeu as regras de alfabetao e viu que os itens 1.6 e o 1.7 so
usadas para grau de parentesco. Porm, o primeiro refere-se a nomes di-
ferentes; e o segundo para nomes iguais e grau de parentesco diferente.
Portanto, o profissional deve ficar atento para no errar no arquivamento.

Anotaes

e-Tec Brasil 54 Gesto de Documentos e Arquivstica


Aula 12 Mtodo Geogrfico

Demonstra como organizar um arquivo que tem como principal


elemento indicar a procedncia de um documento.

Este mtodo usa tambm o alfabtico, mas sua principal ateno mais
voltada para os estados, cidades e regies. Paes (2005) afirma que este m-
todo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um
documento a procedncia do local.

12.1 Ordenaes geogrficas


As melhores ordenaes geogrficas so:

12.1.1 Nome do estado, cidade e correspondente


Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabeta-
das em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica
em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais.
Neste caso, h necessidade de se utilizar guias divisrias com notaes indi-
cativas dos nomes dos estados.

Exemplo:

Tabela 12.1: Exemplo de Organizao do arquivo por Estados


Estado Cidade Correspondente
Amazonas Manaus Sobreira, Lusa
Amazonas Itacoatiara Santos, Antonio J.
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa
So Paulo Campos Almeida, Jos de
So Paulo So Paulo Corra, Gilson
Fonte: Elaborado pelo autor

12.1.2 Nome da cidade, estado e correspondente


Quando o principal elemento de identificao a cidade e no o estado,
deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidades, no havendo des-
taque para as capitais.

55 e-Tec Brasil
Tabela 12.2: Exemplo de Organizao do arquivo por Cidades
Cidade Estado Correspondente
Campos Rio de Janeiro Almeida, Jos de
Itacoatiara Amazonas Santos, Antonio J.
Lorena So Paulo Silva, Alberto
Manaus Amazonas Sobreira, Lusa
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa
So Paulo So Paulo Corra, Gilson
Fonte: Elaborado pelo autor

Nesse caso no necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes


aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade.
imprescindvel, porm que as pastas tragam os nomes dos estados, em se-
gundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados.

Exemplo:

Braslia (Distrito federal) Silva, Jackson

Braslia (Minas Gerais) Leite, Edson

Itabaiana (Paraba) Santos, Therezinha

Itabaiana (Sergipe) Souza, Lourdes da Costa e

12.1.3 Correspondncia com outros pases


Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em pri-
meiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cida-
des sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos
pases a que se referem.
Tabela 12.3: Exemplo de Organizao do Arquivo por Pases
Pas Cidade Correspondente
Frana Paris (capital) Unesco
Frana Lorena Vadim, Roger
Portugal Lisboa (capital) Pereira, Jos
Portugal Coimbra Albuquerque, Maria
Portugal Porto Ferreira, Antonio
Fonte: Elaborado pelo autor

Vantagens do mtodo geogrfico: direto e de fcil manuseio. Desvanta-


gens: exige duas classificaes local e nome do correspondente.

Podem ser introduzidas as cores como elemento para chamar a ateno e


facilitar o acesso aos documentos. Experimente!

e-Tec Brasil 56 Gesto de Documentos e Arquivstica


Aula 13 Mtodos numricos

Demonstrar a melhor forma de arquivar documentos utilizando


como principal elemento o nmero, uma sequncia numrica.

Vamos ver o que estes mtodos tm a nos ensinar!

Segundo Paes (2005), Quando o principal elemento a ser considerado em


um documento o nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes
mtodos: simples, cronolgico ou dgito-terminal.

Esses mtodos so indiretos, uma vez que para localizar um documento ou


pasta, h que se recorrer a um ndice alfabtico, que fornecer o nmero
sob o qual os documentos ou pasta foram arquivados.

A numerao obedece somente ordenao sequencial, embora a disposi-


o fsica das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiarida-
des prprias a cada mtodo.

13.1 O mtodo numrico simples


Constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente,
pessoa fsica ou jurdica, obedecendo-se ordem de entrada ou de registro,
sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica, j que o mtodo
exige um ndice alfabtico remissivo. (PAES, 2005).

Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a fim de se evitar
que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo nmero, indispen-
svel um ndice alfabtico remissivo, sem o qual fica difcil a localizao dos
documentos.

No mtodo numrico simples, pode-se aproveitar o nmero de uma pasta


que venha a vagar. Por exemplo: em uma organizao existe uma pasta de
n X, onde se guarda a correspondncia de determinada firma. Por qualquer
motivo a organizao termina suas relaes comerciais com a referida firma.
Para que no se conserve uma pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-
-se a transferncia dos documentos, aps anlise e seleo, para o arquivo-

57 e-Tec Brasil
permanente, e aproveita-se o mesmo nmero com um novo cliente. Quan-
to ficha do ndice alfabtico, referente primeira firma, permanecer no
fichrio acrescida de nova indicao do lugar onde se encontra no arquivo
permanente. O novo cliente, que ocupa a pasta de n X, ter tambm uma
ficha no ndice alfabtico em seu respectivo lugar.

Feitas algumas adaptaes, este mtodo tem ampla aplicao nos arquivos
especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos especiali-
zados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios m-
dicos, cadastros de funcionrios).

Sempre que utilizar mtodos numricos, voc dever fazer um controle


parte. uma questo lgica: no h como memorizar tantos nmeros. Com
uma simples tabela do Access ou criando um sistema prprio, voc pode
fazer este controle usando o computador, o qual exerce influncia marcante
no controle de documentos. Saiba mais conversando com um profissional da
rea da tecnologia da informao.

Anotaes

e-Tec Brasil 58 Gesto de Documentos e Arquivstica


Aula 14 M
 todo nmerico cronolgico
e o mtodo digito terminal

Apresentar as diferenas entre dois mtodos numricos, desta-


cando suas vantagens e desvantagens.

Dentro da classificao de numricos, o cronolgico e o dgito terminal so


mtodos bastante utilizados. Vamos conhecer cada um deles a partir de agora.

14.1 Mtodo Numrico Cronolgico


No mtodo cronolgico, alm da ordem numrica, deve ser observada a
data. Esta modalidade a adotada em quase todas as reparties pblicas.
(PAES, 2005)

Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado,


colocado capa de cartolina, onde alm do nmero de protocolo so transcri-
tas outras informaes, em geral, passa a ser denominado processo.

Assim, alm da ficha numrica, tambm chamada de ficha de protocolo


(que o registro propriamente dito, onde ser indicada toda a movimen-
tao do documento ou processo), devem ser preparados ndices auxiliares
(em fichas) alfabticos, de procedncia e de assunto para facilitar a recupe-
rao da documentao.

Vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser


maisfcil lidar com nmeros do que com letras.

Desvantagens:  um mtodo indireto, obrigando duplicidade de


pesquisa.

14.2 Mtodo Dgito Terminal


Este mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros
no arquivamento de grande volume de documento, cujo elemento principal
de identificao o nmero. Entre as instituies de grande porte, que pre-
cisam arquivar parte considervel de seus documentos por nmero podemos
mencionar o INSS, as companhias de seguros, os hospitais, os bancos, entre
outros. (PAES, 2005)

59 e-Tec Brasil
Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresen-
ta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em
trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda,
formando pares.

Exemplo: decompondo-se o nmero 829.319, tm-se os seguintes gru-


pos: 82-93-19.

Como a leitura feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o grupo


19 de primrio, o grupo 93 de secundrio, e o grupo 82 de tercirio.

Quando o nmero for composto de menos de cinco dgitos, sero colocados


zeros sua esquerda, para complementao. Assim o nmero 41.054 ser
representado pelos grupos 04-20-54.

Nesse mtodo, o arquivamento dos documentos, das pastas ou das fichas


elaborado, considerando-se em primeiro lugar o grupo primrio, seguindo-
se o secundrio e finalmente o tercirio.

Vantagens: reduo de erros de arquivamento; rapidez na localizao e ar-


quivamento, uma vez que trabalha com grupos de dois dgitos;
expanso equilibrada do arquivo distribudo em trs grandes
grupos; possibilidade de diviso equitativa do trabalho entre os
responsveis pelo arquivo.

Desvantagens: leitura no convencional dos nmeros; disposio fsica dos


documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura.

Resumo
O mtodo cronolgico muito utilizado pelo profissional da rea de recursos
humanos; enquanto que o dgito terminal, por ser mais complexo, utili-
zado em grande escala pelos bancos. Um dos mtodos mais procurado o
numrico simples, porm h necessidade de referncia cruzada, ou seja, que
haja um suporte para consulta, j que difcil memorizar tantos nmeros.

Anotaes

e-Tec Brasil 60 Gesto de Documentos e Arquivstica


Aula 15 M
 todo por assunto e o
mtodo Variadex

Nesta aula, voc poder perceber que mesmo no sendo o m-


todo mais fcil de aplicar, o Mtodo por Assunto o mais indi-
cado quando se trata de grandes massas documentais e varie-
dades de assuntos.

E ainda, conhecer o mtodo Variadex, que segue a mesma for-


ma de organizao do mtodo alfabtico, mas utiliza as cores
como elementos auxiliadores na organizao de documentos.

15.1 Mtodo por assunto


O mtodo de arquivamento por assunto no de fcil aplicao, pois depen-
de de interpretao dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimen-
to das atividades institucionais. No entanto, o mais aconselhado nos casos
de grandes massas documentais e variedade de assuntos. (PAES, 2005).

Figura 15.1: Arquivos


Fonte: michaeljung/Shutterstock

No h esquemas padronizados de classificao por assunto; entretanto


cada instituio elabora seu prprio plano de classificao, onde os assuntos
so grupados sob ttulos principais e estes subdivididos em ttulos especfi-
cos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares. O maior
ou menor grau de detalhamento a ser estabelecido obedecer s necessida-
des do prprio servio e das peculiaridades de cada empresa.

Recomenda-se que tal levantamento seja feito em fichas para facilitar a fase
posterior de reunio dos assuntos em classes, grupos e subgrupos, de esco-
lha de termos significativos para represent-los e, finalmente, de opo pelo
mtodo a ser adotado.

61 e-Tec Brasil
Exemplo de um planejamento de arquivamento utilizando o mtodo por
assunto:

Tabela 15.1: Exemplo de um arquivo organizado pelo Mtodo por Assunto


VESTURIO
camisas
calas
Masculinas meias
casacos
palets
saias
blusas
Roupas
Femininas meias
casacos
vestidos
recm-nascidos
de 01 a 04 anos
Infantil
de 05 a 10 anos
de 10 a 15 anos
Fonte: Elaborada pelo autor

15.2 Mtodo Variadex


uma variante do mtodo alfabtico. Com o objetivo de minimizar as difi-
culdades apresentadas na utilizao deste mtodo, a Remington Rand con-
cebeu o mtodo variadex, introduzindo as cores como elementos auxiliares
para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos.

Tabela 15.2: Mtodo Variadex cores


Letras Cores
A, B, C, D e abreviaes Ouro
E, F, G, H e abreviaes Rosa
I, J, K, L, M, N e abreviaes Verde
O, P, Q e abreviaes Azul
R, S, T, U, V, W, Y, Z e abreviaes palha
Fonte: Remington Rand

Como impossvel determinar uma cor para cada letra do alfabeto, uma
vez que seriam necessrias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as
cores da chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da
segunda letra do nome de entrada e no da inicial, a qual indicar a seo
alfabtica correspondente para sua ordenao. Assim, pode-se concluir que
em cada letra do alfabeto existiro pastas nas cinco cores da chave.

e-Tec Brasil 62 Gesto de Documentos e Arquivstica


Vejamos um exemplo dado por Paes (2005).

Tabela 15.3: Mtodo Variadex - exemplo de arquivamento com cores


Nomes Entrada Cores
C. Catram, S.A. C. (abreviao) Ouro
Dcourt, Maria Luiza Dcourt Rosa
Figueiredo, Hugo Figueiredo Verde
Flores, Jos Antonio Flores Verde
Pontes, Armando Pontes Azul
Trota, Luiz Trota Palha
Fonte: PAES, Marilena Leite. Rio de Janeiro: FGV, 2005

As cores utilizadas no mtodo variadex podem ser aplicadas em outros m-


todos. Isso representa uma tcnica excelente para localizar os documentos.

Resumo
Aprendemos que o mtodo de arquivamento por assunto no de fcil apli-
cao, pois depende da interpretao para a correta classificao e posterior
arquivamento. J o mtodo variadex de fcil aplicao e utiliza as cores
como elemento auxiliar para facilitar a localizao dos documentos que so
ordenados obedecendo ordem alfabtica da segunda letra do nome que
consta no documento a ser arquivado.

Anotaes

Aula 15 Mtodo por assunto e o mtodo Variadex 63 e-Tec Brasil


Aula 16 Arquivstica e Informtica

Nesta aula, voc compreender como a tecnologia da informa-


o modificou as tcnicas arquivsticas.

Segundo Rondinelli (2002, p. 23), aps a II Guerra Mundial, a tecnologia do


computador comeou uma lenta expanso pelas instituies pblicas e priva-
das. Aos poucos foram aparecendo os computadores pessoais e as redes de
trabalho. Assim a informtica foi inserida nas organizaes, modificando pro-
fundamente os processos de trabalho e a forma de organizar a informao.

O termo tecnologia da informao (TI) serve para designar o conjunto de


recursos tecnolgicos e computacionais para gerao e uso da informao.
Para Rezende (20000), a TI est fundamentada nos seguintes componentes:

Hardware e seus dispositivos perifricos;


Software e seus recursos;
Sistemas de telecomunicaes;
Gesto de dados e informaes.

16.1 Tecnologia da Informao


Entende-se Tecnologia da Informao (TI) como sendo um conjunto de re-
cursos no humanos dedicados ao armazenamento, processamento e co-
municao da informao, e a maneira como esses recursos esto organi-
zados num sistema capaz de executar um conjunto de tarefas. A TI no se
restringe a equipamentos (hardware), programas (software) e comunicao
de dados. Existem tecnologias relativas ao planejamento de informtica, ao
desenvolvimento de sistemas, ao suporte, ao software, aos processos de
produo e operao, ao suporte de hardware.

16.1.1 O Hardware, Material ou Ferramental


Parte fsica do computador, ou seja, o conjunto de componentes eletrni-
cos, circuitos integrados e placas que se comunicam atravs de barramentos.
Em contraposio ao hardware, o software a parte lgica, ou seja, o
conjunto de instrues e dados processados pelos circuitos eletrnicos do
hardware. Toda interao dos usurios de computadores modernos reali-
zada atravs do software, que a camada, colocada sobre o hardware, que
transforma o computador em algo til para o ser humano.

65 e-Tec Brasil
16.1.2 Perifricos
So aparelhos ou placas que enviam ou recebem informaes do computador.

Em informtica, o termo perifrico aplica-se a qualquer equipamento aces-


srio que seja conectado CPU (unidade central de processamento). So
exemplos de perifricos: as impressoras, o scanner, leitores e ou gravadores
de CDs e DVDs, leitores de cartes e disquetes, mouse, teclado, Webcams,
dentre outros.

16.1.3 Os dados
So quaisquer registros ou indcios relacionveis a alguma entidade ou even-
to. Por exemplo, um documento de identificao pode conter vrios dados
de uma pessoa como: nome, sexo, data de nascimento, etc. Outros exem-
plos de dados so a temperatura de uma cidade, ou a rea de um territrio.
Ainda que estes paream, por vezes, isolados, podem sempre englobar-se
em conjuntos (as temperaturas das cidades de uma provncia ou pas, ou
as reas de um conjunto de territrios) ou sries (as temperaturas de uma
cidade ao longo do tempo).

16.2 Novas Tecnologias


Com o desenvolvimento da tecnologia da informao e comunicao, a ar-
quivstica desenvolveu-se com mtodos modernos como o Gerenciamento
Eletrnico de Documentos (GED) o Workflow (fluxo de trabalho) e siste-
mas informatizados de gesto arquivstica de documentos (SIGAD). O Ge-
renciamento Eletrnico de Documentos (GED) uma tecnologia capaz de
gerenciar de forma eletrnica qualquer tipo de documento, seja ele um do-
cumento digital ou no. O workflow uma tecnologia que possibilita auto-
matizar processos, racionalizando-os e potencializando-os por meio de dois
Pesquisando sobre os avanos componentes implcitos: organizao e tecnologia. Essa tecnologia, alm de
da tecnologia, como o Ipod. otimizar e informatizar o fluxo de trabalho, gera documentos digitais os
Ele rene as caractersticas de
um notebook, um celular e quais esto armazenados em diversos tipos de mdias digitais. O SIGAD um
ainda tem a capacidade para sistema informatizado desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar
armazenar livros a exemplo
do Kindle. acesso e destinar documentos arquivsticos. (SANTOS, 2003, p. 24).

e-Tec Brasil 66 Gesto de Documentos e Arquivstica


Aula 17 Preservao digital

Tendo em vista a grande utilizao da tecnologia da informao


na produo de documentos imprescindvel que o profissional
saiba fazer a correta gesto desses documentos. Nesta aula, va-
mos conhecer as formas corretas de se preservar documentos
digitais.

17.1 Q
 ual o suporte de um documento
digital?
Segundo Vanderlei SANTOS (2008, p. 26), o documento digital tem como
base trs elementos: o hardware, o software e a informao armazenada em
um suporte.

Os suportes de documentos eletrnicos so:

17.1.1 Suporte magntico


Tem como princpio bsico de funcionamento o magnetismo, ou seja, a in-
formao armazenada neste tipo de suporte formada por cargas positivas
e negativas que representam os dgitos binrios.

Uma das caractersticas principais dos suportes magnticos que a infor-


mao gravada pode ser modificada a qualquer momento, seja atravs do
prprio hardware ou de um campo magntico. Exemplo: se colocarmos um
disquete prximo a um m, o campo magntico do m ir desordenar toda
a informao ali armazenada, o que torna impossvel a recuperao ou a
leitura da informao. Nessa situao, a mdia no foi danificada fisicamente
e sim logicamente.

17.1.2 Suporte ptico


Possui uma caracterstica fundamental em relao s demais mdias, pois
gravado uma nica vez, seja no processo de gravao ou na gravao por
gravador de CDs. Somente o CD-RW e o DVD-RW permitem regravaes. O
suporte ptico, ao contrrio do magntico, no sofre influncia das ondas
eletromagnticas e pode ser exposto a campos magnticos.

67 e-Tec Brasil
17.2 Os tipos mais comuns de suporte
magntico
17.2.1 Disco Rgido
um suporte com grande capacidade, podendo chegar a mais de 500GB em
uma nica unidade. Est instalado na parte interna do equipamento.

17.2.2 Disquete
um suporte com baixa capacidade de armazenamento podendo chegar a
2,88 MG, sendo os mais comuns de 1,44MB. Este suporte lido atravs de
hardware chamado drive.

17.2.3 Memria digital


A grande maioria dos documentos produzida em meio eletrnico, h uma
crescente preocupao com a preservao desses documentos, em virtu-
de da obsolescncia das tecnologias, da deteriorizao das mdias digitais e
principalmente pela falta de polticas de preservao digital. Para Vanderlei,
uma forma de contornar a problemtica da obsolescncia digital seria a cria-
o de museus tecnolgicos, locais onde teremos equipamentos obsoletos
em perfeito estado de conservao onde ser possvel fazer a leitura de m-
dias eletrnicas consideradas obsoletas.

Na viso de SANTOS (2008), os documentos digitais podem ser gerados de


trs formas:

por meio de sistemas informatizados;


por processo de digitalizao;
por meio de uso de um software ou sistema especfico.

Considerando que a maioria dos documentos na atualidade gerada por


mdias eletrnicas, e que grande parte das organizaes no tem uma pol-
tica de preservao, analisemos os Dez Mandamentos da Preservao Digital
sugeridos por Santos (2008, p.40):

1 Poltica de Preservao
Precisa haver uma equipe multidisciplinar responsvel pela elaborao de
uma poltica de preservao digital; preparao da infraestrutura e do am-
biente; implantao da poltica de preservao propriamente dita e, por l-
timo, pela reviso e adaptao peridica. Sem essas aes no h como
implantar uma correta poltica de preservao dos documentos.

e-Tec Brasil 68 Gesto de Documentos e Arquivstica


2 - No depender de hardware especfico
O hardware utilizado para a produo, gesto e preservao deve ser es-
colhido criteriosamente, pois se o hardware no for considerado como ele-
mento de preservao, todo o acervo digital corre o risco de ficar a merc
do fabricante.

3 - No depender de software especfico


Assim como no se deve depender de hardware especfico, o mesmo pro-
cedimento se aplica ao software, que pode causar dependncia tecnolgica
de tipo e de fabricante. Essa dependncia fica perigosa medida que torna
impossvel manter e migrar documentos digitais sem a interferncia dos fa-
bricantes, pois o detentor do documento digital no tem toda a autonomia
para realizar os procedimentos fundamentais.

4 - N
 o confiar em sistemas gerenciadores como nica
forma de acesso ao documento digital
Trata-se de uma caixa preta no somente em relao ao software, mas
tambm aos gerenciadores de documentao digital, pois muitas vezes o
usurio acredita que simplesmente por fazer a captura neste tipo de sistema,
os dados e o prprio documento podem ser localizados a qualquer momen-
to, mas importante entender que qualquer sistema est suscetvel a falha
e que nem sempre podemos confiar nos sistemas gerenciadores. A captura
consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivs-
tico por meio de aes de: registro, classificao, indexao, atribuio de
outros metadados e arquivamento.

5 - Migrar os documentos de suporte e formato


periodicamente
Na atualidade a documentao digital faz parte dos acervos documentais
podendo ser produzida, manipulada e visualizada de maneiras distintas, so-
frendo modificaes no seu formato e suporte ao longo do tempo. impor-
tante que isso acontea de forma peridica, pois os suportes e os formatos
no duram para sempre, ficando assim suscetveis obsolescncia tecnol-
gica, fragilidade e perda de confiabilidade.

6 - Replicar os documentos em locais fisicamente


separados
O fato de manter uma poltica de backup no necessariamente garante a
recuperao da documentao digital, pois em caso de alagamento ou in-
cndio, tudo pode ser perdido.

Aula 17 Preservao digital 69 e-Tec Brasil


7 - No confiar cegamente no suporte de armazenamento
Qualquer perda no suporte de armazenamento pode significar a perda do
acervo como um todo, portanto devem ser observadas inclusive as condi-
es ambientais. De acordo com alguns estudos, foi possvel definir que as
mdias digitais apresentam maior confiabilidade em ambiente com tempe-
ratura baixa e pouca unidade relativa do ar. Uma temperatura considerada
ideal seria em torno de 10C e 20C de umidade relativa.

8 - No deixar de fazer backup e cpias de segurana


A poltica de backup o primeiro passo para a preservao dos documentos
digitais, pois ele garante de forma ntegra e confivel a restaurao de docu-
mentos digitais e sistemas informatizados.

9 - No preservar lixo digital


Muito lixo digital est sendo armazenado em servidores, microcomputadores
e mdias em geral. Essa sobrecarga na maioria das vezes pode ser eliminada
facilitando a capacidade de armazenamento de documentos que realmente
necessitamos.

10 - Garantir a autenticidade dos documentos digitais


A garantia da autenticidade dos documentos digitais fundamental para
a qualidade da documentao digital a ser preservada. Um dos momentos
crticos para a garantia da autenticidade no documento digital o momento
da migrao, que expe o documento digital para possveis adulteraes e
perda de garantia da fidedignidade e da autenticidade.

Resumo
Nesta aula, conhecemos a natureza e o suporte dos documentos digitais.
Vimos que da mesma forma que esses documentos podem ser facilmente
gerados, podero tambm ser perdidos, caso no haja uma correta poltica
de preservao.

Atividades de aprendizagem
Na empresa onde voc trabalha existe uma medida de preservao de
documentos digitais? Como voc preserva seus documentos digitais?

e-Tec Brasil 70 Gesto de Documentos e Arquivstica


Aula 18 G
 ED e microfilmagem de
documentos

Vamos estudar nesta aula a respeito de duas formas de arquiva-


mento no convencional: a microfilmagem e o gerenciamento
eletrnico de documentos.

18.1 Informao
Primeiramente, vamos tentar entender o que informao. Pois bem, hoje
em dia, a palavra informao remete-nos de imediato para os jornais, not-
cias, televiso e poucos so os que pensam em livros, pesquisa ou formao.
De fato, pensa-se logo em comunicao e torna-se difcil estabelecer uma
distino entre dois conceitos. A comunicao pe em comum, rene, mis-
tura e divulga a informao. Nas novas tecnologias esta comunicao da
informao feita por meios mais modernos, tais como mquinas de fax,
satlites, cmaras de video, leitores de CD, impressoras, computadores pes-
soais e telefones, entre outros menos divulgados. A informao , ento, o
termo que designa o contedo de tudo aquilo que trocamos com o mundo
exterior e que faz com que nos ajustemos a ele de forma perceptvel.

A palavra informtica surge da contrao das palavras informao e auto-


mtica. Logo, informtica a cincia que estuda os mtodos e modos de
processamento e transmisso da informao. (MONTE, 2004).

Os principais suportes da informao encontrados na atualidade so:

Os papis;
Os filmes;
Os dispositivos de armazenamento magntico;
Os dispositivos de armazenamento ptico.

O papel utilizado h vrios sculos como sustentculo de mltiplas infor-


Consulte a Legislao pertinente:
maes. Somente no sculo XX comea a ser substitudo pelos suportes Lei 5.433, de 8/5/1968;
eletrnicos ou informticos (fitas, discos rgidos e flexveis, compact discs, Decreto-Lei 486, de 3/3/1969;
Decreto 64.567, de 22/5/1969;
entre outros). Porm, o papel reconhecido legalmente, enquanto discos e Decreto 1.799, de 30/1/1996 e
Instruo Normativa DNRC 65,
fitas magnticas necessitam, ainda, de ser legalmente aceitos pelas agncias de 31/7/1997. (Fonte: Jornal do
governamentais. (LOPES, 2004). GED, v.10, n. 63, 2004).

71 e-Tec Brasil
18.2 Microfilmagem
A microfilmagem a tcnica de produo de imagens fotogrficas de do-
cumentos em tamanho altamente reduzido. Ela produz microformas, que
so as imagens fotogrficas dos documentos em escala muito reduzida que
necessitam do auxlio de um aparelho leitor.

Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se afirmar que


o nico meio de armazenamento (alm do papel) que pode durar at du-
zentos anos quando bem administrado. Como desvantagem pode-se citar
o alto custo do processo. Esse sistema muito utilizado em bancos para
microfilmar cheques.

Ao microfilmar livros contbeis, cujo perodo de guarda legal de cinco


anos, as empresas reduzem em 98% o espao fsico ocupado pelas enca-
dernaes, ganham agilidade na consulta aos dados e tm facilidade para
duplic-los por segurana ou necessidade de acesso, sem risco de alterao
ou perda das informaes originais.

18.3 Gerenciamento Eletrnico de


Documentos
Conhecido como GED, torna os documentos disponveis extremamente
eficientes para o usurio. Ele tambm permite a recuperao desses docu-
mentos atravs de estruturas eletrnicas como discos magnticos e pticos.
(LOPES; MONTE, 2004).

Em um sistema de GED usa-se a Tecnologia da Informtica para captar, ar-


mazenar, localizar e gerenciar verses digitais das informaes, cuja finali-
dade converter informaes, normalmente encontradas em suportes con-
vencionais (papel, fita), para a forma digital. No GED, os documentos em
papel so preparados para serem digitalizados em scanners especiais. Aps
a digitalizao, os documentos passam por uma conferncia e depois so
gravados em meios magnticos ou pticos.

O GED tem ainda como objetivo gerenciar o ciclo de vida das informaes
desde sua criao at o seu arquivamento. As informaes podem, origi-
nalmente, estar registradas em mdias analgicas ou digitais em todas as
fases de sua vida. Podem ser criadas, revisadas, processadas e arquivadas em
papel. Podem ainda ser criadas em mdias eletrnicas, processadas a partir
dessas mdias e arquivadas eletronicamente.

e-Tec Brasil 72 Gesto de Documentos e Arquivstica


No enfoque da Arquivstica, o GED funciona como um gestor das rotinas,
colaborando, de uma forma rpida, na localizao, classificao e avaliao
documental.

As pginas de um website so consideradas documentos arquivsticos,


pois so produzidas e recebidas no decorrer das atividades da instituio
que as criou e, portanto, servem como fonte de prova das atividades de uma
organizao. (Fonte: CONARQ).

Resumo
Aprendemos na aula de hoje que a microfilmagem, apesar de seu alto custo,
a forma mais durvel de arquivar documentos, e que o gerenciamento ele-
trnico de documentos (GED) tambm a forma mais moderna de arquivar
documentos. E que ambos exigem conhecimentos especficos. Procure saber
mais a respeito, aprofunde seus conhecimentos. Tenha plenacerteza de que
isso ser um diferencial em seu perfil profissional.

Anotaes

Aula 18 GED e microfilmagem de documentos 73 e-Tec Brasil


Aula 19 Arquivos especiais

Nesta aula, vamos aprender um pouco mais sobre arquivos es-


peciais. Aproveite os conhecimentos e reveja os mtodos que
voc utiliza para guardar fotografias da famlia. Afinal so docu-
mentos pessoais muito importantes, no verdade?

19.1 Arquivo Fotogrfico


Segundo orientao de Paes (2002) para se evitar a deteriorao pela umi-
dade e acidez, as fotografias devem ser acondicionadas em papel de pH
neutro e guardadas em pastas suspensas, com suportes de plstico. Devem
ser identificadas pelo mesmo cdigo de assunto ou nmero de registro
dado ao grupo de fotos que contm e arquivadas pelo cdigo de assunto
principal ou em ordem numrica crescente, conforme o mtodo adotado,
em mveis de ao.

Os negativos das fotos devem ser acondicionados em tiras, em envelopes


confeccionados em papel de pH neutro ou polietileno. O cdigo do assunto
ou o nmero de registro e o da fotografia correspondente devem ser trans-
critos no envelope em que o negativo for acondicionado.

19.2 Arquivo de fita magntica, filme e disco


Os procedimentos para o arquivamento de fitas udio e vdeo magntico,
filmes e discos, guardadas as particularidade de cada suporte, so muito
semelhantes aos aplicados no arquivo fotogrfico.

Neste caso, o mtodo de arquivamento mais indicado o numrico simples.


Cada rolo de fita ou filme, bem como cada disco, receber um nmero de
registro que os identificar e localizar no acervo.

Para possibilitar a pesquisa, devem ser preparadas fichas que permitam re-
cuperar as informaes atravs de cada um dos elementos de interesse dos
usurios, tais como assuntos, nomes (de conferencistas, autores, intrpretes,
compositores, orquestras, regentes, diretores, etc) datas, ttulos (de confe-
rncias, congressos, msicas, filmes etc.) de lugares, acontecimentos, gne-
ros musicais (tango, sinfonia, rock etc). Essas fichas do suporte ao arquivo.

75 e-Tec Brasil
19.3 Arquivo de Recorde de Jornal
Em geral, os recortes de jornais so arquivados, com vantagem, por assunto,
podendo-se aplicar qualquer um dos mtodos usuais, ou seja, o dicionrio,
o enciclopdico, ou decimal.

Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de papel, a fim de facilitar


o processo de microfilmagem, que exige uniformidade de colorao de pa-
pis, bem como melhor aproveitamento dos fotogramas.

19.4 Arquivo de Catlogo Impresso


Alm da correspondncia e de outros documentos convencionais, as empre-
sas possuem tambm impressos e catlogos produzidos ou no por elas, e
que devem receber tratamento arquivstico.

O arquivamento poder ser feito por assunto, por nome das firmas ou por
artigos referenciados nos catlogos. Se o arquivamento for por assunto de-
vero ser preparadas fichas para os nomes das firmas e para os artigos neles
mencionados. Se o arquivamento for feito pelos nomes das firmas devero
ser preparadas fichas para os assuntos e para os artigos.

Nessa situao o melhor mtodo o alfabtico, tanto para os nomes de


firmas e de artigos quanto para os assuntos. Poder ser adotado tambm o
mtodo numrico simples. Neste caso, cada catlogo receber um nmero
de registro, pelo qual sero arquivados, devendo ser organizado fichrios
com entrada pelo nome das firmas, pelos assuntos e pelos artigos constan-
tes dos catlogos. (PAES, 2002).

Sempre que for elaborar um arquivamento, pondere o mtodo com o su-


porte dos documentos. Certamente voc concorda que no d para guar-
dar fotografias ou recortes de jornais da mesma maneira que se guardam
outros tipos de documentos. J se encontram disponveis no mercado, ti-
pos de plsticos que no agridem as fotos. Vale a pena conhecer esses
materiais!

e-Tec Brasil 76 Gesto de Documentos e Arquivstica


Atividades de aprendizagem
1. Organize seu acervo de fotos conforme aprendeu nessa aula. Ser diver-
tido e ao mesmo tempo um exerccio relacionado com o tema desta aula
e com a disciplina de Gesto de Documentos e Arquivstica.

2. Voc j experimentou organizar seu acervo de CDs, DVDs? Experimen-


te! Ser uma forma de colocar em prtica os conhecimentos adquiridos
nesta disciplina.

Aula 19 Arquivos especiais 77 e-Tec Brasil


Aula 20 D
 icas de conservao e
organizao de documentos

Nesta aula, vamos conhecer algumas dicas de conservao e


organizao de documentos, uma vez que, devemos considerar
que os documentos tambm envelhecem.

20.1 Conservao de documentos


20.1.1 Classifique
Classifique e arquive seus documentos ativos por assunto e acondicione de
preferncia em pastas suspensas, que facilitam a localizao e o acesso ao
material. Identifique o assunto principal da pasta de acordo com que est
arquivando e coloque-as em ordem alfabtica. Dentro das pastas, separe
os documentos por subassunto e perodo, utilizando divisrias de cartolina.

20.1.2 R
 ecomendaes para conservao de
fotografias e negativos:
No use grampos ou clipes em fotografias ou negativos;
No escreva em fotografias com caneta ou tinta de qualquer espcie.
Use somente lpis macio (6B) e de preferncia anote no verso apenas
o nmero (cdigo) para catalogao;
No use fita adesiva, etiqueta autoadesiva ou cola diretamente sobre
as fotografias e filmes (frente e verso);
No toque diretamente nas fotografias e negativos, utilize luvas.

20.1.3 Evite
Evite danos ao papel utilizando fixadores plsticos no arquivamento dos do-
cumentos, pois os fixadores de metal provocam manchas de ferrugem no
removveis no papel. O controle contra insetos em arquivos deve ser realiza-
do mediante limpeza e desinsetizaes peridicas e uso preferencialmente
de estantes de ao.

Para maior durabilidade, fitas de vdeo, disquetes e outros meios eletrni-


cos devem ser mantidos longe de campos eletromagnticos (computadores,
aparelhos de som, de televiso, etc.) e livres de poeira, umidade e tempera-
turas altas.

79 e-Tec Brasil
20.1.4 P
 reserve seus documentos tomando
alguns cuidados bsicos durante a consulta
Sempre manuseie documentos com as mos limpas livres de sujeira
e gorduras.
No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um docu-
mento/livro. Ela afeta a sua sade e pode provocar o desenvolvimento
de microrganismos na documentao.
No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no futu-
ro, poder causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livro
em papel livre de acidez.

20.2 Organizao de documentos


20.2.1 C
 ontrole a temporalidade de guarda dos
documentos
Elabore a Tabela de Temporalidade Documental definindo o prazo de
guarda dos documentos com base na legislao vigente e nas particula-
ridades da Instituio, possibilitando a adoo de critrios para guarda e
descarte dos documentos, maior confiabilidade em aes de expurgo, re-
duo de custos operacionais, racionalizao de espao fsico, materiais
e recursos humanos.

20.2.2 Identificao de documento arquivstico


eletrnico original
No ambiente eletrnico, a qualidade de original dada de acordo com a rota
do documento dentro do sistema eletrnico de gesto arquivstica. Quando
um documento transmitido eletronicamente, o original aquele que
recebido. Isto porque a transmisso acrescenta metadados que o tornam
mais completo e capaz de gerar consequncias. Neste caso, o documento
armazenado pelo remetente considerado uma cpia.

20.2.3 Descarte Documentos


Gerencie o descarte dos documentos com a implantao de Termo de Eli-
minao que instrumento onde deve constar a relao dos documentos a
serem eliminados e a aprovao dos responsveis. Mantenha os Termos no
Arquivo para possveis consultas.

e-Tec Brasil 80 Gesto de Documentos e Arquivstica


Defina e implante a metodologia de arquivamento dos documentos da Ins-
tituio, visando:

Localizar os documentos no instante em que solicitados;


Conservar junto, em um mesmo lugar, todos os documentos rela-
cionados com um determinado assunto, lugar, indivduo, firma ou
instituio;
Proporcionar lugar seguro e permanente para os documentos.

O profissional deve avaliar os documentos que precisam ser mantidos no


arquivo considerando a exigncia legal e a necessidade administrativa da
empresa. A reduo de custos na manuteno de arquivos provm do no
arquivamento de documentos desnecessrios e pela eliminao dos que j
perderam o valor legal ou administrativo. Utilizar pastas internas para dividir
os assuntos correlatos dentro das pastas suspensas, assim localizar as sub-
sees da pasta de forma mais rpida.

Para que haja uma gesto eficaz do arquivo, bom implantar um controle
de emprstimo de documentos. Este controle poder ser feito com o uso de
divisrias coloridas de papel, registrando-se o nome, ramal e data de retira-
da. Os documentos retirados devero ser substitudos temporariamente por
estas divisrias at sua devoluo.

Antes de arquivar um documento, o profissional deve ler, definir o assunto e


avaliar se a guarda desse documento se faz necessrio. O sistema de arqui-
vamento deve ser escolhido de acordo com o tipo de documento, o volume
e a frequncia de uso. Os documentos podem ser classificados e organizados
por assuntos, nomes de pessoas, instituies, datas, lugares, em ordem nu-
mrica ou uma combinao de todos os itens.

Para considerar um documento como original, deve-se avaliar o contexto em


que este gerado. Se o documento produzido eletronicamente e a trami-
tao feita no papel (assinatura, circulao e arquivamento), o documento
em papel considerado o original. Todavia, se o documento possuir assina-
tura, fluxo e arquivamento em meio eletrnico, este que ser considerado
o original. Neste caso, o documento impresso ser considerado uma cpia.
(Fonte CONARQ)

Aula 20 Dicas de conservao e organizao de documentos 81 e-Tec Brasil


Resumo
Na organizao de um arquivo devem ser considerados os seguintes aspectos:

a temporalidade dos documentos;


a implantao de um mtodo eficiente;
o suporte dos documentos (se em papel, em fita, em filme etc).
os materiais de consumo que sero necessrios para o arquivo;
os equipamentos fsicos necessrios; (caixas de papelo, gavetas em
ao, etc).
o controle de emprstimo e consulta local;

Atividades de aprendizagem
A melhor forma de consolidar um conhecimento aplic-lo, no ver-
dade? Aproveite o contedo deste livro e faa uma correta implantao
de arquivo no seu escritrio ou na sua vida pessoal. Voc vai ver que o
tempo gasto com esse planejamento ter retorno, em termos de admi-
nistrao, de tempo e organizao como um todo.

Vamos s dicas de como fazer isso em sua casa:

Reserve uma gaveta em sua escrivaninha para guardar documentos impor-


tantes, tais como:

diploma de graduao e ps-graduao, certificados de cursos rele-


vantes para sua profisso;
contratos e rescises de trabalho;
comprovantes de imposto de renda;
documentos relacionados previdncia, seguro e sade;
contas de gua, luz, condomnio.

Uma forma de organizar esses documentos coloc-los em pastas identifi-


cadas e em ordem alfabtica, ou ainda aplicar o mtodo numrico simples,
como aprendemos anteriormente.

o espao fsico e capacidade de expanso;


a localizao do setor do arquivo (preferncia no trreo, sempre con-
sidere o peso);

Um mtodo eficiente aquele que permite a rpida localizao dos docu-


mentos, e tambm a facilidade de adaptao para os demais funcionrios de
uma determinada empresa.

e-Tec Brasil 82 Gesto de Documentos e Arquivstica


Referncias

MONTE, Antonio Carlos; LOPES, Lus Felipe. A qualidade dos suportes no


armazenamento de informaes. Florianpolis: Visual Books, 2004;

PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 228 p.

RAMIZ GALVO. Vocabulrio etimolgico, ortogrfico e prosdico das palavras


portuguesas derivadas da lngua grega. Garnier, 1994;

REZENDE, Denis Alcides. Tecnologia da Informao Aplicada a Sistemas de


Informao Empresariais. So Paulo Atlas, 2008;

RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos:


uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de Janeiro: FGV,
2005;

ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina Arquivstica.


Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998.

RONCAGLIO, Cynthia. Acervo documental do Arquivo Pblico do Paran: notas sobre a


aplicao da Norma ISAD(G). In: Anais Congresso Nacional de Arquivologia: Os
arquivos no sculo XXI: polticas e prticas de acesso s informaes, 2004.

SANTOS, V.B. Gesto de documentos eletrnicos: uma viso arquivstica. Braslia:


ABARQ, 2002.

SOUZA, Renato Tarciso Barbosa de. Arquivstica Temas Contemporneos. Distrito


Federal: SENAC, 2008 2 edio.

Tabela de Temporalidade de Documentos. Disponvel em: http://www.unicamp.br/siarq/


arq_setoriais/tabsergerais.pdf - Acesso em: 02/02/2010.

Noes bsicas para organizao de arquivos. Disponvel em: http://www.unicamp.br/


siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de_arquivos.pdf - Acesso em
31/01/2010

Conselho Nacional dos Arquivos (CONARQ) disponvel em: http://www.conarq.


arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm - Acesso em 27/01/2010

Mtodo de arquivamento aplicado ao setor pblico, disponvel em: http://www.conarq.


arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/cdigo_de_classificao.pdf

MARTINS, Neire do Rocio. Apostila sobre roteiro para organizar arquivos disponvel no
site: http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de_
arquivos.pdf - Acesso em 10/01/2010

83 e-Tec Brasil
Referncias das Figuras

Figura 1.1: Arquivo de Documentos


Fonte: http://www.doceshop.com.br/blog/wp-content/uploads/2008/11/como_arquivar_documentos.jpg

Figura9.1:Equipamento moderno para arquivo


Fonte::http://www.aceco.com.br/uploads/produto/20070820114040_quadro_corredico.png

Figura 9.2: Indicao da Projeo e do P


Fonte: Figura elaborada pelo autor.

Figura 9.3: Notao Alfabtica


Fonte: Figura elaborada pelo autor.

Figura 9.4: Notao Numrica


Fonte: Figura elaborada pelo autor.

Figura 9.5: Notao Alfanumrica


Fonte: Figura elaborada pelo autor.

Figura 9.6: Notao Aberta


Fonte: Figura elaborada pelo autor.

Figura 9.7: Notao Fechada


Fonte: Figura elaborada pelo autor.

Figura 9.8: Primeira Posio


Fonte: Figura elaborada pelo autor.

Figura 9.9: Segunda Posio


Fonte: Figura elaborada pelo autor.

Figura 9.10: Terceira Posio


Fonte: Figura elaborada pelo autor.

Figura 10.1: Diviso dos Mtodos de Arquivamento


Fonte: Figura elaborada pelo autor.

Figura 15.1: Arquivos


Fonte: michaeljung/Shutterstock

e-Tec Brasil 84 Gesto de Documentos e Arquivstica


Atividades autoinstrutivas

1. Sobre a gesto de Documentos, CORRETO afirmar que:

a) Est diretamente ligada com o uso de tcnicas arquivsticas, para facilitar


a localizao e conservao dos documentos.

b) No Brasil, a gesto documental regulamentada na Lei n 8.159/91 que


Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d
outras providncias.

c) A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes


em gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando
facilitar o acesso ao conhecimento explcito da corporao.

d) Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamen-


to, manuteno e destinao dos documentos;

e) Todas as alternativas esto corretas.

2. A respeito da gesto de documentos, CORRETO afirmar que visa:

a) Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamen-


to, manuteno e destinao dos documentos;

b) Agilizar a eliminao de documentos que no tenham valor administrati-


vo, fiscal, legal, histrico e/ou cientfico;

c) Assegurar o acesso informao governamental quando e onde se fizer


necessria ao governo e aos cidados;

d) Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente.

e) Todas as alternativas esto corretas.

85 e-Tec Brasil
3. Assinale a alternativa que define CORRETAMENTE o termo Gesto
de Documentos.

a) Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes


produo,tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente
ou intermediria, visando eliminao ou recolhimento para guarda per-
manente.
b) Conjunto de normas e regras para arquivamento.
c) Conjunto de regras para alfabetao.
d) Conjunto de procedimentos para inutilizar o arquivo temporrio.
e) Conjunto de normas para atualizar o arquivo permanente.

4. Assinale a alternativa que corresponde lei que define a poltica


de gesto de documentos no Brasil.

a) Lei n 1.859/91
b) Lei n 8.159/91
c) Lei n 8.591/91
d) Lei n 5.891/91
e) Lei n 9.851/91

5. Sobre os aspectos fsicos dos documentos, CORRETO afirmar que:

a) Suporte diz respeito ao material sobre o qual as informaes so regis-


tradas. a base fsica dos documentos. Exemplo: fita magntica, filme
de nitrato, papel.

b) Formato configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza


e o modo como foi confeccionado. Exemplo caderno, cartaz, dispositivo,
folha, mapa, planta, rolo de filme, etc.

c) Gnero configurao que assume um documento de acordo com o


sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplo:
documentao audiovisual, (fotos) fonogrfica (representao grfica
das palavras) iconogrfica (imagens).

d) Espcie configurao que um documento de acordo com a disposio


e a natureza das informaes nele contidas. Exemplo: boletim, certido,
declarao, relatrio, ata.

e) Todas as alternativas esto corretas.

e-Tec Brasil 86 Gesto de Documentos e Arquivstica


6. Assinale a alternativa que corresponde CORRETAMENTE defini-
o de classificao de documentos segundo Rosseau e Coutere:

a) A classificao de documentos consiste em organizar os documentos


produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades,
de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperao.

b) A classificao de documentos consiste em arquivar os documentos pro-


duzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades.

c) A classificao de documentos corresponde s tcnicas arquivsticas e


visa melhorar os aspectos de pronta localizao de documentos.

d) A classificao de documentos um mtodo de organizao de docu-


mentos.

e) A classificao um sistema de arquivamento.

7. Sobre o Cdigo de Classificao de documentos, INCORRETO


afirmar que:

a) Consiste na atribuio de um cdigo para classificar os documentos se-


guindo uma ordem preestabelecida de classes e subclasses.

b) um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer


documento produzido por uma determinada instituio.

c) Representa uma forma efetiva de controle da documentao.

d) um instrumento antigo desnecessrio na era da informao, j que o


computador controla tudo na atualidade.

e) O Cdigo de Classificao tem por objetivo controlar e facilitar a pronta


localizao de documentos.

8. Os documentos podem ser classificados pelos seguintes critrios:

a) Pelos estgios de sua atuao (teoria das trs idades).

b) Pela extenso de sua atuao (setoriais ou gerais)

c) Pelo gnero (escritos ou textuais, cartogrficos, iconogrficos, etc.)

d) Pela natureza do assunto (ostensivos ou sigilosos)

e) Todas esto corretas.

Atividades autoinstrutivas 87 e-Tec Brasil


9. Assinale a alternativa INCORRETA a respeito do Cdigo de Classi-
ficao aplicado ao setor pblico:

a) O Setor Pblico adota como mtodo principal de classificao de docu-


mentos o sistema das Bibliotecas desenvolvido por Mevil Dewey. Trata-se
de agrupamento em classes distintas.

b) O Setor Pblico no tem um sistema de classificao preestabelecido,


ficando a critrio de cada setor adaptar o sistema de acordo com suas
necessidades.

c) O Cdigo de Classificao de documentos de arquivo para a administra-


o pblica, atividades meio, possui duas classes comuns a todos os seus
rgos: a classe 000 que se refere aos assuntos de Administrao Geral e
a classe 900 que corresponde a Assuntos Diversos.

d) As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s ati-


vidades fim do rgo.

e) As classes definidas como documentos de atividades fim no so co-


muns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao seguindo orienta-
es da instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia.

10. A Teoria das Trs Idades trouxe como inovao:

a) O processo de eliminao de documentos permanentes.

b) A noo de documento intermedirio.

c) O processo de eliminao de documentos correntes.

d) O conhecimento a respeito da inveno da escrita alfabtica.

e) A eliminao de documentos na fase temporria.

11. O termo avaliao em Arquivstica significa:

a) Anlise e identificao dos valores dos documentos;

b) Anlise e arquivamento dos documentos;

c) Arquivamento e destinao dos documentos;

d) Sistemas e mtodos de arquivamento;

e) Depositao final dos documentos.

e-Tec Brasil 88 Gesto de Documentos e Arquivstica


12. A avaliao documental deve ser realizada baseada nos aspectos:

a) Econmicos, pois sem uma estrutura econmica nenhuma Instituio po-


der sobreviver;
b) Fiscais e histricos da Instituio
c) Administrativos, legais, fiscais ou histricos da Instituio;
d) Administrativos, j que os documentos representam a base para tomada
de decises administrativas;
e) Somente sob os aspectos legais.

13. Entende-se por protocolo, em arquivstica:

a) O cumprimento de normas a respeito da numerao sequencial dada aos


documentos, com o objetivo de sua pronta localizao.

b) A ordem de precedncia para autoridades.

c) A ordem hierrquica de uma organizao.

d) A localizao do arquivo dentro da organizao.

e) A organizao de um arquivo.

14. Sobre a tabela de temporalidade, CORRETO afirmar que:

a) uma tabela eletrnica.


b) uma tabela matemtica.
c) uma tabela que trata de coordenadas geogrficas.
d) uma tabela que dispe sobre o prazo de guarda dos documentos.
e) uma tabela ultrapassada, em desuso na atualidade.

15. Considera-se correspondncia:

a) Uma comunicao escrita produzida e destinada a pessoas jurdicas;

b) Uma comunicao escrita produzida e destinada a pessoas fsicas;

c) Uma comunicao escrita que se processa entre rgos;

d) Uma comunicao escrita que se processa entre servidores de uma Ins-


tituio;

e) Todas esto corretas.

Atividades autoinstrutivas 89 e-Tec Brasil


16. Quanto aos tipos, os arquivos podem ser:

a) Pblicos (federal, estadual, municipal);

b) Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes);

c) Comerciais (empresas, corporaes, companhias);

d) Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc).

e) Todas as alternativas esto corretas.

17. Arquivos pblicos so conjuntos de documentos produzidos e re-


cebidos:

a) Por organizaes pblicas;


b) Por rgos pblicos de mbito Federal;
c) Por rgos pblicos de mbito Estadual;
d) Por rgos pblicos de mbito Municipal;
e) Todas as alternativas esto corretas.

18. So detentoras dos arquivos privados:

a) Somente a empresa que gerou os documentos;


b) Somente as pessoas interessadas nos documentos;
c) Somente uma empresa pblica;
d) Os arquivos privados podem ser identificados como de interesse pblico
e social, desde que considerados fontes relevantes para a histria e de-
senvolvimento cientfico nacional;
e) Somente as ONGs.

19. A Teoria das Trs Idades corresponde respectivamente aos:

a) Documentos: correntes, temporrios e permanentes.


b) Documentos oriundos de outras organizaes.
c) Documentos que devem ser eliminados.
d) Documentos correntes somente.
e) Documentos temporrios e permanentes, os correntes no fazem parte-
da Teoria.

e-Tec Brasil 90 Gesto de Documentos e Arquivstica


20. So Instituies detentoras de acervos documentais (arquivos)

a) Bibliotecas;

b) Museus;

c) Centrais de documentaes;

d) Arquivo Nacional;

e) Todas as alternativas esto corretas.

21. Para um planejamento arquivstico devem ser considerados os


seguintes elementos:

a) Posio do arquivo na estrutura da instituio,

b) Escolha de mtodos de arquivamento adequados,

c) Estabelecimento de normas de funcionamento,

d) Recursos humanos e financeiros,

e) Todas as alternativas esto corretas.

22. So partes das rotinas para o arquivamento de documentos:

a) Inspeo;

b) Leitura minuciosa dos documentos;

c) Seleo dos documentos;

d) Registrar data e hora da entrada dos documentos no arquivo

e) Todas as alternativas esto corretas.

23. Analise as alternativas abaixo relacionadas.

I. A elaborao de um plano de arquivo pressupe a definio do arquivo


quanto aos aspectos de centralizao e descentralizao.

II. Por centralizao de arquivos entende-se no somente a reunio dos do-


cumentos correntes em um nico local, mas tambm o registro e controle
do arquivo.

Atividades autoinstrutivas 91 e-Tec Brasil


III. A descentralizao de arquivos deve ser adotada em organizaes com
estruturas maiores, com vrios departamentos para facilitar o fluxo de
informaes.

IV. A descentralizao pode ser aplicada tanto em arquivos correntes quanto


intermedirios e permanentes.

V. A descentralizao de arquivos adotada no setor pblico em grande


escala, pois no exige a criao de uma coordenao central.

Assinale a alternativa que apresenta a sequncia CORRETA:

a) I, II e V;

b) I, II e III;

c) II, IV e V;

d) IV;

e) Nenhuma das alternativas.

24. Dentre os materiais de consumo em arquivstica, a guia pode ser:

a) primria: indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo.

b) secundria: indica uma subdiviso da primria.

c) subsidiria: indica uma subdiviso da secundria.

d) especial: indica a localizao de um nome ou assunto de grande frequncia.

e) Todas esto corretas.

25. Assinale a alternativa INCORRETA a respeito de Notao.

a) a inscrio feita na projeo de uma guia.

b) Pode ser aberta ou fechada; aberta quando indica somente o incio da


seo; e fechada quando indica o princpio e o fim.

c) Pode ser alfabtica, numrica e alfanumrica;

d) ela que norteia a localizao dos documentos dentro de um arquivo;

e) Nenhuma das alternativas.

e-Tec Brasil 92 Gesto de Documentos e Arquivstica


26. Assinale a alternativa INCORRETA a respeito da escolha dos m-
todos de arquivamento.

a) A escolha do sistema de arquivamento deve estar diretamente relaciona-


da com a anlise cuidadosa das atividades da instituio;
b) Um aspecto a ser considerado na escolha do mtodo de arquivamento
como o documento solicitado no arquivo;
c) Aps minuciosa anlise das atividades possvel ento definir qual o m-
todo principal e quais sero os auxiliares;
d) O correto adotar um nico mtodo de arquivamento, dispensando m-
todos auxiliares;
e) Dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que de-
vem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou nmero.

27. Os sistemas de arquivamento podem ser divididos em duas gran-


des partes, sendo:

a) Bsicos e Geogrficos;
b) Bsicos e Alfabticos;
c) Bsicos e Padronizados;
d) Padronizados e numricos
e) Padronizados e alfanumricos.

28. Sobre os mtodos de arquivamento, INCORRETO afirmar que:

a) Os mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto;

b) Sistema indireto assim denominado por fazer parte dos arquivos des-
centralizados;

c) Por sistema direto entende-se aquele em que a busca do documento


feita diretamente no local onde se acha guardado;

d) Por sistema indireto entende-se aquele em que para se localizar o docu-


mento, preciso antes consultar um ndice alfabtico remissivo;

e) O mtodo alfanumrico, a combinao de letras e os nmeros, no se in-


cluim nas classes de mtodos bsicos e padronizados, e so considerado
parte do sistema semi-indireto.

Atividades autoinstrutivas 93 e-Tec Brasil


29. Na organizao de um arquivo, os elementos importantes a se-
rem considerados so:

a) Nome do remetente, do destinatrio ou da pessoa a que se refere o do-


cumento;
b) Local de procedncia ou de origem;
c) Assunto principal do documnto;
d) Data de incio da formulao do documento;
e) Todas esto corretas.

30.  aquele em que a busca do documento feita diretamente no lo-


cal onde se acha guardado. Assinale a alternativa que apresenta
a definio de que mtodo?

a) Mtodo Personalizado
b) Mtodo Direto
c) Mtodo Indireto
d) Mtodo Confidencial
e) Mtodo Especial

31. Sobre o mtodo geogrfico, INCORRETO afirmar que:

a) um mtodo indireto.
b) Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado
em um documento a procedncia do local.
c) Uma das ordenaes do mtodo geogrfico : nome do estado, cidade
e correspondente.
d) Pode ser utilizada outra ordenao sendo: nome da cidade, estado e
correspondente.
e) Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em
primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente.

32. Sobre o mtodo geogrfico, CORRETO afirmar que:

a) de fcil utilizao e interpretao;


b) Pertence ao sistema direto;
c) O mtodo geogrfico possui como submtodo o alfabtico;

e-Tec Brasil 94 Gesto de Documentos e Arquivstica


d) Tem ampla adaptao quando os documentos so classificados por re-
gies;
e) Todas esto corretas.

33. Sobre o mtodo numrico simples, INCORRETO afirmar que:

a) um mtodo que se constitui na atribuio de um nmero a cada cor-


respondente ou cliente;
b) um mtodo que obedece a ordem de entrada ou de registro, sem qual-
quer preocupao com a ordenao alfabtica;
c) um mtodo que exige um ndice alfabtico remissivo;
d) um mtodo direto;
e) um mtodo que exige registro em livro ou fichas.

34. Quando o principal elemento a ser considerado em um documento


o nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos:

a) Numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal.


b) Numrico simples, alfabtico ou geogrfico;
c) Ideogrfico, alfabtico ou geogrfico;
d) Alfabtico, simples ou geogrfico;
e) Geogrfico, cronolgico ou alfabtico.

35. Sobre o mtodo numrico simples, CORRETO afirmar que:

a) Constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou


cliente, pessoa fsica ou jurdica.

b) Nesse mtodo no h preocupao com a ordenao alfabtica;

c) Este um mtodo do sistema indireto, pois necessita de um ndice alfa-


btico remissivo para localizar os documentos.

d) O mtodo numrico simples tem ampla aplicao nos arquivos especiais


(discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos especializados
(projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios mdi-
cos, cadastros de funcionrios);

e) Todas esto corretas.

Atividades autoinstrutivas 95 e-Tec Brasil


36. Sobre o mtodo numrico cronolgico, CORRETO afirmar que:

a) um mtodo que alm de privilegiar a ordem numrica tambm obser-


vada a data de entrada documento;
b) muito utilizado em reparties pblicas;
c) Possui vantagens como: maior grau de sigilo, menor possibilidade de
erros por ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras.
d) Depois de enumerado, o documento recebe uma capa onde ficam as
informaes e passa a ser denominado processo;
e) Todas esto corretas.

37. Sobre o mtodo Dgito Terminal, CORRETO afirmar que:

a) Surgiu pela necessidade de reduzir erros no arquivamento de grande vo-


lume de documentos quando o elemento principal de identificao o
nmero;
b) amplamente adotado em companhia de seguros, hospitais, bancos e
organizaes pblicas;
c) Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apre-
senta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, disposto
em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a es-
querda, formando pares.
d) Nesse mtodo o arquivamento dos documentos, pastas ou fichas so ela-
borados considerando-se em primeiro lugar o grupo primrio, seguindo-
-se o secundrio e finalmente o tercirio.
e) Todas esto corretas.

38. Sobre o mtodo de arquivamento por assunto, INCORRETO afir-


mar que:

a) No fcil de ser aplicado, j que incide sobre a interpretao da pessoa


que l o documento;

b) No h esquemas padronizados de classificao neste mtodo, cabe a


Instituio formular o que melhor se adapte a sua realidade;

c) aconselhado para pequenas massas documentais e pouca variedade de


assuntos;

e-Tec Brasil 96 Gesto de Documentos e Arquivstica


d) Os assuntos devem ser agrupados sob ttulos principais e estes subdividi-
dos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para
os particulares.

e) O maior ou menor grau de detalhamento deste mtodo deve obedecer


s necessidades das atividades da Instituio.

39. O mtodo Variadex uma variante do mtodo:

a) Numrico
b) Geogrfico
c) Alfanumrico
d) Alfabtico
e) Cronolgico

40. Assinale a alternativa CORRETA:

a) O mtodo de arquivamento por assunto requer cuidados na classificao,


j que depende da interpretao do assunto dos documentos;
b) Os mtodos numricos so de fcil aplicao, porm exigem um ndice
remissivo ou referencia cruzada como suporte;
c) O mtodo variadex uma variante do alfabtico, porm utiliza as cores
como elementos auxiliares e a entrada dos documentos ocorre pela se-
gunda letra do nome de entrada e no da letra inicial;
d) O mtodo alfabtico possui treze regras de alfabetao, muito utiliza-
do, porm deve-se ter cautela quando a massa documental for muito
intensa.
e) Todas esto corretas.

41. A Tecnologia da Informao est fundamentada nos seguintes


componentes:

a) Hardware e seus dispositivos perifricos;

b) Software e seus recursos;

c) Sistemas de telecomunicaes;

d) Gesto de dados e informaes;

e) Todas esto corretas.

Atividades autoinstrutivas 97 e-Tec Brasil


42. Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de
autuado, colocado capa de cartolina, onde alm do nmero de
protocolo so transcritas outras informaes, em geral, passa a
ser denominado processo.

Assinale a alternativa que apresenta o tipo de mtodo de arquivo


que estamos conceituando.

a) Mtodo direto e indireto

b) Mtodo Alfabtico,Geogrfico e Numrico

c) Mtodo Confidencial

d) Mtodo Variadex

e) Mtodo Cronolgico

43. Analise as alternativas abaixo relacionadas:

I. Hardware a parte fsica do computador;


II. Software parte lgica do computador;
III. Perifricos so aparelhos ou placas que enviam ou recebem informaes
do computador.
IV. Os dados so quaisquer registros ou indcios relacionveis a alguma enti-
dade ou evento.
V. Computadores no so auxiliares no controle de documentos.

Esto CORRETAS:

a) I, II, III e IV;

b) II, III e V;

c) III, IV e V;

d) I e V;

e) I e V.

e-Tec Brasil 98 Gesto de Documentos e Arquivstica


44. Os principais suportes da informao encontrados na atualidade
so:

a) Os papis;

b) Os filmes;

c) Os dispositivos de armazenamento magntico;

d) Os dispositivos de armazenamento ptico;

e) Todas as alternativas anteriores.

45. Assinale a alternativa INCORRETA que trata a respeito de microfil-


magem de documentos:

a) Microfilmagem uma tcnica de produo de imagens fotogrficas de


documentos em tamanho altamente reduzido;

b) A microfilmagem produz microformas, que so as imagens fotogrficas


dos documentos em escala muito reduzida, que necessitam do auxlio de
um aparelho leitor.

c) Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se citar que


o nico meio de armazenamento (alm do papel) que pode durar at
duzentos anos quando bem administrado.

d) A microfilmagem muito utilizada em bancos pelo baixo custo da insta-


lao e manuteno.

e) Ao microfilmar livros contbeis, cujo perodo de guarda legal de cinco


anos, as empresas reduzem em 98% o espao fsico ocupado pelas en-
cadernaes.

46. Assinale a alternativa INCORRETA quanto aos procedimentos no


arquivamento de fotografias.

a) Para se evitar a deteriorao pela umidade e acidez, as fotografias devem


ser acondicionadas em papel de pH neutro e guardadas em pastas sus-
pensas, com suportes de plstico;

b) Para evitar extravios as fotos devem ser marcadas com caneta esferogr-
fica na cor de sua preferncia;

Atividades autoinstrutivas 99 e-Tec Brasil


c) Devem ser identificadas pelo mesmo cdigo de assunto ou nmero de
registro dado ao grupo de fotos que contm e arquivadas pelo cdigo de
assunto principal ou em ordem numrica crescente,

d) Os negativos das fotos devem ser acondicionados em tiras, em envelopes


confeccionados em papel de pH neutro ou polietileno;

e) O cdigo do assunto ou o nmero de registro e o da fotografia cor-


respondente devem ser transcritos no envelope em que o negativo for
acondicionado.

47. NO faz parte dos cuidados que devem ser tomados para que os
documentos se mantenham inalterados:

a) No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um docu-


mento/livro. Ela afeta a sua sade e pode provocar o desenvolvimento de
micro-organismos na documentao.

b) Evite danos ao papel utilizando fixadores plsticos no arquivamento dos-


documentos.

c) Utilizar fixadores de metal para facilitar a localizao dos documentos-


dentro do arquivo.

d) Sempre manuseie documentos com as mos limpas livres de sujeira e


gorduras.

e) No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no futuro,


poder causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livro em
papel livre de acidez.

48. Alm da correspondncia e de outros documentos convencionais,


as empresas possuem tambm impressos e catlogos produzidos
ou no por elas, e que devem receber tratamento arquivstico. Qual
o melhor mtodo de arquivamento para esse tipo de documento?

a) Por ordem alfabtica; combinado por ordem cronolgica.

b) Por ordem de assunto, combinado com ordem alfabtica.

c) Por ordem cronolgica; combinado com ordem geogrfica.

d) Por ordem geogrfica, combinado com ordem alfabtica.

e) Por ordem alfanumrica, combinado com ordem variadex.

e-Tec Brasil 100 Gesto de Documentos e Arquivstica


49. NO faz parte dos procedimentos corretos no arquivamento de
recortes de jornais:

a) O melhor mtodo para arquivamento de recortes de jornais por assun-


to;

b) Um procedimento correto colar o artigo de jornal em folha de papel;

c) Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de papel, pois a cola


oxida e danifica o documento;

d) Um procedimento correto colocar os recortes de jornais em plsticos


para proteger o documento;

e) Recortes de jornais exigem um arquivo especial, para esta finalidade, pois


se trata de papis sensveis.

50. NO faz parte dos corretos procedimentos do arquivo:

a) Para uma gesto eficaz do arquivo deve ser implantado um controle de


emprstimo de documentos.

b) Os documentos que so retirados do arquivo devero ser substitudos


temporariamente por guias divisrias at sua devoluo.

c) Todos os documentos devem ser guardados no arquivo indistintamente


pelo prazo de cinco anos.

d) Antes de arquivar um documento, leia-o, defina o assunto e avalie se a


guarda deste se faz necessria.

e) O sistema de arquivamento deve ser escolhido de acordo com o tipo de


documento, o volume e a frequncia de uso.

Atividades autoinstrutivas 101 e-Tec Brasil


Currculo do professor-autor

Zlia Freiberger

Ps-graduada em Administrao de Pessoas pela Universidade Federal do


Paran, e graduada em Secretariado Executivo Bilngue pela Pontifcia Uni-
versidade Catlica do Paran (PUCPR). professora do Curso Superior de
Tecnologia de Secretariado Executivo da Universidade Federal do Paran
(UFPR), ministrando as disciplinas de Filosofia e tica, Tcnica Secretarial e
Gesto de Documentos e Arquivstica. Tambm exerce a funo de vice-
coordenadora do Curso de Tecnologia em Secretariado Executivo na UFPR.
Desde 2008, docente do Curso Tcnico em Secretariado, na modalidade a
distncia, no Instituto Federal do Paran - IFPR.

103 e-Tec Brasil