Manual Microsoft Excel 2016-Cip

COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERU CURSO ADULTOS
MICROSOFT EXCEL 2016

Microsoft Excel 2016 es una potente herramienta que permite analizar, compartir y
administrar informacin para la toma de decisiones, el cual consiste en una hoja de
clculo, utilizada para realizar frmulas matemticas y clculos aritmticos o base de
datos.
Microsoft Excel 2016 genera archivos llamados Libros compuestos por hojas de clculo.
Una hoja de clculo es muy verstil e indispensable en las tareas de oficina porque
automatiza los procesos, analiza visualmente el comportamiento de los datos, manipula
grandes volmenes de informacin y permite desarrollar aplicaciones para propsitos
especiales.
Las aplicaciones que pueden desarrollarse en Microsoft Excel 2016 son muy diversas,
desde cuadros y grficos estadsticos, planillas de sueldos, anlisis financiero, cuadros
resmenes generados de grandes listas de datos, etc.
Terminologa bsica
Libros. Los archivos que utiliza Excel para almacenar la informacin que se genere se
denominan Libros y tienen extensin XLSX. Un libro es un conjunto
de hojas de clculo y otros elementos como grficos, hojas de
macros. El nombre del libro se visualiza en la parte superior de la ventana de Excel. A la
derecha se muestra un ejemplo del nombre del libro.
Hojas de trabajo. Cada una de las hojas de clculo Excel es una cuadrcula rectangular
que tiene 16384 columnas y 1048,576 filas. Las columnas estn rotuladas
de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras,
correspondiendo la combinacin XFD a la ltima columna. Las filas de la
hoja de trabajo se identifican con nmeros a partir de 1 en adelante. Las hojas se
identifican con nombres, que por defecto se denominan Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc., que
sin embargo se pueden cambiar.
Celda: es la unidad bsica de Excel. Cada celda es identificada por una coordenada nica,
la cual est formada por la interseccin de la letra de la
columna y el nmero de la fila donde se encuentra dicha celda.
Por ejemplo, A1 constituye la primera celda de la hoja de
clculo y XFD1048576 corresponde a la ltima celda de la hoja.
Celda activa. Es la celda que seala el puntero de celda y que
se muestra con un borde ms grueso y un pequeo cuadrado en la esquina inferior
derecha. Siempre que desee ingresar un dato, primero tendr que activar la celda,
escribir el dato y, finalmente, pulsar ENTER.
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Columna
Una columna son las lneas verticales de la hoja que estn denominadas por letras que
van desde la letra A hasta la combinacin de las letras XFD. El desplazamiento por las
columnas se realiza con las teclas desplazamiento del cursor o por medio de la barra de
desplazamiento horizontal en la parte inferior derecha de la hoja.
Columnas
Fila
Una fila son las lneas horizontales de la hoja que estn denominadas por
nmeros. Esta numeracin va desde el nmero 1 hasta el nmero
1048,576.
Filas
El desplazamiento por las filas se realiza por medio de las teclas del
cursor. En caso contrario por medio de la barra de desplazamiento
vertical a la derecha de la hoja.
Rango
Se denomina Rango al conjunto de celdas (dos o ms). Las celdas de un rango pueden
ser consecutivas o no consecutivas.
Nomenclatura de un rango: CeldaInicial:CeldaFinal
Ejemplos:
A1:A4 A1:B3 A3:B3
Rango de Vertical Rango Combinado o Mixto Rango horizontal
Si desea seleccionar rangos de celdas que estn separadas utilizar la tecla Control.
Desplazamiento del Puntero de celda o Selector
CTRL + INICIO Ir siempre al inicio de la hoja a la direccin de celda A1.
CTRL + Estando en esa fila Ir a la ltima columna de la hoja.
CTRL + Estando en esa fila, ir a la primera columna de la hoja.
CTRL + Estando en esa columna, ir a la primera fila de la hoja.
CTRL + Estando en esa columna, ir a la ltima fila de la hoja.
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Puntero del Mouse. Es el elemento que representa el Mouse, el mismo que presenta
diversa forma segn la zona que seale u operacin que realice, as tenemos:
Forma habitual del Mouse, sobre la hoja de trabajo y se utiliza para activar
celdas y seleccionar rangos.
Aparece cuando el puntero se ubica en el borde de una seleccin o objeto que
se encuentre en la hoja de trabajo e indica que la posibilidad de arrastrar dicho
elemento para situarlo en otra posicin.
Se muestra cuando el puntero es situado sobre un rea en la que se puede
escribir o editar un dato, por ejemplo, en la barra de frmula o en un cuadro
de texto.
Forma del puntero cuando se ubica en la cabecera de columnas y cabecera de
filas, respectivamente se utiliza para seleccionar columnas o filas, arrastrando
el Mouse.
Se muestra cuando el cursor es situado en el lmite entre una cabecera de
columna y otra y se utiliza para modificar el ancho de las columnas.
Se muestra cuando se sita el puntero en el lmite entre una cabecera de fila y
otra, y se utiliza para modificar la altura de las filas.
Esta forma del puntero aparece cuando lo sita sobre las barras de herramientas y
mens, as como en las barras de desplazamiento y barra de navegacin. Se utiliza para
ejecutar comandos y seleccionar opciones de mens.
Referencia o Direccin de celda: Es la forma como se representan e identifican las celdas

de una hoja de clculo y se utiliza para crear frmulas y funciones, as como incluirlas
como parmetros en algunos cuadros de dilogo al hacer uso de las herramientas de
clculo de Excel. Una referencia de celda puede tener hasta tres elementos: Nombre del
libro que debe estar entre corchetes, el nombre de la hoja y un smbolo de admiracin
y la celda en s, as tenemos: [Registro.xlsx]Hoja1!A10. Si se omiten los dos primeros
Excel asume que se est haciendo referencia a celdas de la hoja activa.
Entorno de Trabajo de MS Excel
Despus de ejecutar el programa, muchas de las herramientas que se utilizan durante

el trabajo en Excel se encuentran en la cinta de opciones, que se ubica en la parte
superior de la ventana. La cinta opciones est organizada en pestaas o fichas, las cuales
a su vez se dividen en grupos de comandos orientados a tareas. Listamos los elementos
que tiene la ventana de Excel 2016.
Ver siguiente imagen:
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a) Barra de acceso rpido

b) Cinta de opciones
c) Barra de ttulo
d) Barra de frmulas
e) Hoja de clculo activa
f) Celda activa
g) Barra de estado
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Ingreso de Datos a la hoja de clculo

Para ingresar datos en Excel, solo tiene que ubicarse en una celda, escribir el valor y
presionar la tecla ENTER, el valor ingresado se almacena en la celda seleccionada. Se
puede ingresar los siguientes tipos de datos:
a) Textos: Ttulos, nombres, productos, direcciones, etc.
b) Nmeros: Edades, sueldos, notas, etc.
c) Fechas: Se deben ingresar en el formato dd/mm/aa o dd/mm/aaaa, por ejemplo
10/08/16 o 10/08/2016.
d) Horas: Se deben ingresar por ejemplo para las 10 y 15 minutos de la maana: 10:15
am y al presionar ENTRE se mostrar en la celda 10:15:00 a.m.
e) Valores lgicos: En Excel existen 2 valores lgicos: VERDADERO y FALSO
f) Frmulas: Las frmulas en Excel empiezan con el signo igual (=), por ejemplo
=A1+A2, esta frmula permite sumar los valores que se encuentran en las celdas A1
y A2.
Ejemplo:
En la celda F4, se ha escrito una frmula para calcular el promedio.
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OPERACIONES CON LAS FILAS, COLUMNAS Y HOJAS
Para acceder a estas opciones, debe ir a la ficha Inicio, grupo Celdas como se observa
en la imagen.
Cambiando el Ancho de columnas
Tenemos lo siguiente en la hoja de clculo:
Tenemos que cambiar el ancho de las columnas B y C de tal manera

que los datos que ingresemos puedan alcanzar en dichas columnas.
El ancho que se asignara es de 16 (por defecto el ancho es de 10.71).
Solucin: Seleccione el rango B1:C1 como se ve en la siguiente

imagen:
Luego de clic en Formato del grupo celdas y seleccione Ancho de

Columna (ver imagen de la derecha). Escriba dentro del recuadro 16
y clic en Aceptar.
El resultado ser el siguiente:
Nota:
Para cambiar el alto de una fila, seleccione las filas que deseen cambiar (por
ejemplo A1:A5) y use la opcin Alto de Fila.
Para cambiar el nombre de la hoja activa usar Cambiar el nombre de la hoja.
Para cambiar el color que se muestra en la hoja activa usar Color de Etiqueta.
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Insertando Columnas/filas
Para insertar una o ms columnas se debe seleccionar tantas celdas como columnas (por
ejemplo A1:B1) se desee insertar. En nuestro ejemplo insertaremos una columna entre
DNI y DOCENTE.
Solucin: Seleccione B1, luego seleccione de la ficha Inicio, grupo

celdas el comando Insertar. Observar lo siguiente: (ver imagen
de la derecha).
De clic en Insertar Columnas de hoja. El resultado se muestra en

la siguiente imagen:
Nota: Si desea insertar filas, debe seleccionar tantas filas como desee insertar (Por
ejemplo A2:A4), luego siga el mismo procedimiento que para las columnas pero
seleccione Insertar filas de celda.
Eliminar Columnas/filas/Hojas
De las misma manera que selecciona las columnas o filas para

insertar se selecciona las mismas para su eliminacin, luego
seleccione de la ficha inicio, grupo celdas, el comando Eliminar, se
visualiza lo mostrado en la imagen de la derecha.
Notas:
Use Eliminar filas de hoja para eliminar las filas

seleccionadas.
Use Eliminar columnas de hoja para eliminar las columnas
seleccionadas.
Use Eliminar hoja para eliminar la hoja activa.
FORMATO DE CELDAS
Se conoce por formato de celdas a el conjunto de caractersticas que afectan la
apariencia de la celda y su contenido.
Los formatos de celdas se encuentran en la cinta de opciones: ficha de Inicio y grupos:
Fuente, Alineacin, Nmero. Observar la siguiente imagen:
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Es importante resaltar que para que un formato cambie el aspecto de 1 o celdas, stas
tienen que estar seleccionadas. A continuacin se da un resumen de los formatos mas
utilizados.
Para cambiar el color de relleno de una celda.

Seleccione las celdas y seleccione el comando que
se encuentra en el grupo Fuentes. Si desea eliminar
el color de relleno, seleccione SIN RELLENO. Vea la
siguiente imagen de la derecha.
Para cambiar el tipo de fuente (o tipo de letra)

Seleccione las celdas y seleccione el comando que
se encuentra en el grupo Fuentes. Vea imagen de
la izquierda.
Para cambiar el tipo de fuente (o

tipo de letra).
Seleccione las celdas y seleccione el
comando que se encuentra en el
grupo Fuentes. Observe la imagen
de la derecha
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Para alinear datos en una celda
Para alinear los datos en una celda, selecciona las celdas donde se encuentra los datos
a ser alineados, luego seleccione de la ficha inicio, grupo alineacin, el comando
deseado. Observe la siguiente imagen.
Ajustar texto y combinar celdas

Cuando un texto no alcanza en todo el ancho de una celda, podemos hacer que se
visualice en 2 lneas dentro de la misma celda.
Por ejemplo, el siguiente texto no alcanza en la
columna A, una alternativa de solucin sera aumentar
el ancho de la columna con el comando que hemos
visto anteriormente, la otra opcin sera Ajustar texto,
observe como queda el texto despus que el texto es
ajustado.
Nota: No se olvide que primero debe seleccionar la celda que se va a ajustar, en este
ejemplo es la celda A1.
En el siguiente ejemplo se usar Combinar

y centrar para centrar un ttulo entre varias
columnas.
Seleccione las celdas A1:C1 ya que el texto
que se encuentra en A1 se desea centrar entre las columnas A y C. Luego use el comando
Combinar y centrar, el resultado ser el siguiente:
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Observe que el ttulo est centrado en las 3 columnas. Para desactivar la combinacin
repita el proceso antes descrito, esto eliminar la combinacin de celdas.
Aplicar borde a las celdas

Para colocar bordes a las celdas, primero seleccione el rango, en el siguiente ejemplo
se ha seleccionado el rango A3:C10, observe:
Luego, en la ficha inicio, grupo fuentes, use el comando

correspondiente para seleccionar bordes, vea la imagen
de la derecha.
De clic en la opcin Todos los bordes, el resultado ser el
siguiente:
Cuando se desea colocar bordes de una manera rpida, usaremos la opcin antes
indicada. Cuando necesite detallar ms los bordes, por ejemplo, lneas dobles, bordes
de colores, etc., use lo siguiente:
Seleccione el mismo rango indicado A3:C10, de clic en la opcin que se encuentra dentro
del crculo rojo, esto le dar acceso al formato de celdas completo, entre ellos, los
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bordes, seleccione las opciones que se encuentran encerradas en rojo, en el caso del
color seleccione el color anaranjado.
Luego de clic en Aceptar, el resultado ser el siguiente:
Aplicando estilos de celdas

En Excel viene predefinido ciertos estilos de celda que ayudan al usuario para colocar
alguna combinacin de colores de relleno y fuentes. Usaremos el ejemplo anterior para
colocar estilos de celda.
Seleccione: A1, aplique nfasis 1 de estilos de celda temticos
Seleccione: A3:C3, aplique nfasis 2 de estilos de celda temticos
Los estilos de celdas se encuentran en la ficha inicio, grupo estilos:
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Cuando seleccione Dar formato como tabla, se visualizar lo siguiente:
Seleccione el formato de acuerdo a lo solicitado, el resultado ser el siguiente:
Formato de datos
Los formatos de datos (tambin llamados formatos de nmero) permiten cambiar la
apariencia de los datos que se encuentran en las celdas de la hoja de clculo. Existen
ciertos predefinidos en grupo nmero de la ficha inicio:
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Formato Nmero: Se ha seleccionado la celda B4 y usando la opcin (f) ingresamos al
formato de celdas, pestaa Nmero, se selecciona la categora Nmero, se especifica
la cantidad de posiciones decimales y se activa el separador de miles.
Formato Moneda: Si desea cambiar el formato de moneda, use la opcin smbolo.
Formato Contabilidad: Es parecido al formato moneda, el signo monetario lo ubica en

la parte izquierda de la celda.
Formato de fecha
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Formato Porcentaje
Formatos Personalizados
Cuando un formato que necesitamos no se encuentra disponible, tenemos que
definirlos mediante los formatos personalizados.
Para acceder a los formatos personalizados, primero seleccionamos los datos, luego
ingresamos a los formatos como en los ejemplos anteriores, y en la categora,
seleccionamos PERSONALIZADA, observe la siguiente imagen:
Aqu se escribe el formato
Ejemplo
Tenemos los siguientes datos en una hoja de clculo (imagen de la izquierda), despus
de aplicar formatos personalizados a cada una de las columnas se visualizar como la
imagen que se encuentra a la derecha.
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Formato personalizado de los datos de la columna:
A: 000
B: yyyy-mmm-dd
C: #,##0 Iphones
Como puede observar los formatos personalizados permiten definir al usuario formatos
de acuerdo a sus necesidades.
A continuacin algunos detalles ms sobre formatos personalizados.
Descripcin del Formato para las fechas y nmeros
Smbolo Significado
d Da en uno o dos dgitos
dd Da en dos dgitos
ddd Da de la semana con tres letras
dddd Da de la semana completo
m Mes en uno o dos dgitos
mm Mes en dos dgitos
mmm Mes con tres letras
aa Ao con dos dgitos
Cdigo Descripcin
Representa un nmero sin considerar ceros a la izquierda.
#
? Deja el espacio para los caracteres especificados

0 Despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato
. Despliega un punto decimal
% Despliega el smbolo de porcentaje
, Despliega el separador de miles
E+ e+ E- e- Despliega la notacin cientfica
+ / () : $ Se muestra este carcter
carcter Despliega el carcter especificado
Repite el siguiente carcter hasta llenar el ancho de la
*
columna
Deja un espacio del mismo ancho que el siguiente
_
carcter
texto Despliega el texto dentro de las dobles comillas
@ Representa un texto
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Ejemplos
Formatos personalizados de nmero
Formatos personalizados de Fecha
Formatos personalizados Variados

Valor de
Valor de celda Formateado Formato personalizado usado
La Celda
1250 Recibi la cantidad de: S/. 1,250.00 Soles "Recibi la cantidad de: "S/. #,##0.00 "Soles"
45 45 C 00 "C"
2350 2,350.00 Kg #,##0.00 "Kg"
1428 1,428.00 Soles #,##0.00 "Soles"
0.05 Tasa de Descuento: 5.00% "Tasa de Descuento:" 0.00%
14 014 Celulares 000 "Unidades"
100 S/.100.00 Positivo
S/.#,##0.00" Positivo";S/.-#,##0.00" Negativo"
-100 S/.-100.00 Negativo
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FORMATOS CONDICIONALES
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:

Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los
dos ltimos aos?
Quin ha vendido ms de 10,000 soles este mes?
De qu productos han aumentado los ingresos ms del 10% de ao en ao?
Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores
resultados de una determinada clase?
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de

resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver
datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato
condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin (o
criterio). Si la condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha
condicin; si la condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha
condicin.
Excel 2016 ofrece los siguientes tipos de formatos condicionales:
Resaltar reglas de celdas
Reglas superiores e inferiores
Barras de datos
Escalas de color
Conjuntos de iconos
Para aplicar formatos condicionales, hay que tener en cuenta que el formato que se
muestre depende del valor que se encuentre en la celda. Antes de aplicar los formatos
condicionales, debe seleccionar el rango de celdas a las cuales se aplicaran el formato.
A continuacin se muestra la ficha donde se encuentra los formatos condicionales.
Ficha Inicio, grupo estilos.
A continuacin se analizar cada uno de los formatos condicionales.
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1. RESALTAR REGLAS DE CELDAS
Para encontrar ms fcilmente celdas
especficas dentro de un rango de celdas,
puede aplicar formato a dichas celdas
especficas basndose en un operador de
comparacin. Por ejemplo, en una hoja
de clculo de inventario clasificada por
categoras, puede resaltar los productos
con menos de 10 artculos disponibles en
amarillo. O bien, en una hoja de clculo
de resumen de almacn al por menor,
puede identificar todos los almacenes
con beneficios superiores al 10%,
volmenes de ventas menores de
100,000 dlares o regin igual a "Sur".
Ejemplo 1
En la siguiente tabla aplicar los siguientes formatos condicionales
Regla de Formato Condicional Formato Rango
Total>35000 Relleno de celda de color verde E3:E14
Total<30000 Relleno de celda de color rojo E3:E14
Pasos:
a) Seleccione el rango E3:E14
b) En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato

condicional y, a continuacin, haga clic en Resaltar reglas de celdas
c) Seleccione la opcin Es mayor que
d) En el siguiente cuadro de dilogo, en el cuadro de texto de la izquierda, escriba
35000
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e) En el cuadro con, seleccione la opcin formato personalizado y aplique el color
verde en la ficha relleno.
Proceder en forma similar para resaltar con color rojo los totales menores que 30000. El
resultado final se muestra a continuacin.
2. REGLAS SUPERIORES E INFERIORES
Puede buscar los valores ms altos y

ms bajos en un rango de celdas segn
un valor de corte que especifique. Por
ejemplo, puede buscar los 5 productos
ms vendidos en un informe regional,
el 15% de los productos del final de
una encuesta al cliente o los 25
mejores salarios de un anlisis de
personal de departamento.
Ejemplo 2: En la tabla del ejemplo
anterior, realizar lo siguiente:
Resaltar con relleno de color
naranja, las 3 ventas ms altas del
producto1 efectuadas durante el ao.
Resaltar con relleno de color amarillo, las 2 ventas ms bajas del producto1
efectuadas durante el ao.
Pasos:
a. Seleccione el rango B3:B14

b. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a
continuacin, haga clic en Reglas superiores e inferiores
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c. Seleccione la opcin 10 elementos superiores
d. En el cuadro de dilogo que aparece, escriba el
valor que desee utilizar, en este caso 3
e. En el cuadro de lista desplegable Con,

seleccione Formato personalizado y
seleccione el color de relleno naranja.
De la misma manera proceda aplicar relleno

de color amarillo, a las 2 ventas ms bajas del
producto1 efectuadas durante el ao.
Resultado:
3. BARRA DE DATOS
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda
con relacin a las dems. La longitud de la barra de
datos representa el valor de la celda. Una barra ms
grande representa un valor ms alto y una barra ms
corta representa un valor ms bajo. Las barras de datos
son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms
bajos especialmente con grandes cantidades de datos,
como las mayores y menores ventas de juguetes en un
informe de ventas.
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Ejemplo 3: Comparar los promedios de los alumnos
Pasos:
a. Seleccione el rango E3:E14
b. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic
en la flecha junto a Formato condicional
c. Haga clic en Barras de datos y, a continuacin,
seleccione un icono de la barra de datos
4. ESCALAS DE COLOR
Las escalas de colores son guas visuales
que ayudan a comprender la variacin y la
distribucin de datos.
Una escala de dos colores permite
comparar un rango de celdas utilizando una
gradacin de dos colores. El tono de color
representa los valores superiores o
inferiores. Por ejemplo, en una escala de
colores verde y rojo, puede especificar que
las celdas con el valor superior tengan un
color ms verde y las celdas de valor
inferior tengan un color ms rojo.
Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una
gradacin de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios
o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde, amarillo y rojo, puede
especificar que las celdas con el valor superior tengan un color verde, las celdas de
valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color
rojo.
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Ejemplo 4
Del ejemplo anterior, aplicar formato barra de color a la columna Nota1.
a. Seleccione B3:B14
b. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic
en la flecha junto a Formato condicional
c. Haga clic en Escalas de color y, a
continuacin, seleccione una escala.
5. CONJUNTO DE ICONOS
Utilice un conjunto de iconos para comentar
y clasificar datos de tres a cinco categoras
separadas por un valor de umbral. Cada
icono representa un rango de valores. Por
ejemplo, en el conjunto de iconos de 3
flechas, la flecha verde hacia arriba
representa valores ms altos, la flecha hacia
el lado amarilla representa valores medios y
la flecha hacia abajo rojo representa valores
ms bajos.
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Ejemplo 5:
Aplicar formato condicional Conjunto de conos (3 flechas de color) a la columna
Total, para identificar los valores altos, medios y bajos
a. Seleccionar E4:E11
b. En la ficha Inicio, en el
grupo Estilos, haga clic en
la flecha junto a Formato
condicional
c. Haga clic en Conjunto de
conos y, a continuacin,
seleccione: (ver imagen de la derecha).
Configurar siguientes valores para el total

Altos (verde) : >=300
Medios (Amarillo) : <300 y >=100
Bajos (Rojo) : <100
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a. Seleccione E4:E11
b. Seleccione Administrar reglas de la opcin Formato condicional.
Ver imagen de la derecha.
c. Clic en la opcin Editar regla. (Si desea eliminar la regla solo tiene
que dar clic en Eliminar Regla)
d. Luego realice lo siguiente:

En los cuadros que corresponde a Tipo, cambie a Nmero
En los cuadros que corresponde a Valor, ingrese 300 y 100 respectivamente
Si desea puede cambiar los iconos.
Si solo desea visualizar los iconos y no los datos, active Mostrar icono
nicamente.
El resultado final ser el siguiente:
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BORRAR FORMATOS CONDICIONALES
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Hoja de clculo
1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, despus, en
Borrar reglas.
2. Haga clic en Toda la hoja.
Rango de celdas
1. Seleccione el rango de celdas
para la que desea borrar
formatos condicionales.
2. En la ficha Inicio, en el grupo
Estilos, haga clic en la flecha
situada junto a Formato
condicional y, despus, en Borrar reglas.
3. Haga clic en Celdas seleccionadas
Borrar algunos formatos condicionales de un rango de celdas

Si un rango de celdas contiene dos o ms formatos condicionales y se desea borrar uno
o algunos de ellos, hacer lo siguiente:
1. Seleccione el rango de celdas para la que desea borrar formatos condicionales.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, despus, en Administrar de reglas.
3. Seleccione la regla (formato condicional) y luego haga clic en el botn Eliminar
regla.
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INTRODUCCIN A LAS FRMULAS
En una frmula pueden aparecer mltiples elementos como: operadores, constantes,

nombres, rangos de celdas, etc. Las frmulas comienzan siempre con un signo igual (=).
Ejemplos
= (B4/25)+100
= Ingresos gastos
= SUMA (A1:A5)
= SI (A1 > 100,A1+0.1*A1,A1+0.05*A1)
FRMULAS
Las frmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar clculos o
procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que ser asignado a la celda en
la cual se introduce dicha frmula. En una frmula, por lo general, intervienen valores
que se encuentran en una o ms celdas de un libro de trabajo, as como de otros libros.
Operadores
Un operador especifica una operacin que debe realizarse con los elementos de una
frmula. Los hay de diferentes tipos como: aritmticos, de comparacin, de texto, etc.
Operadores aritmticos
Los operadores aritmticos permiten realizar las operaciones matemticas bsicas.
Combinan valores numricos y dan como resultado nuevos valores.
Operador Operacin
+ Suma
- Resta
* Multiplicacin
/ Divisin
% Porcentaje
^ Potenciacin
() Agrupacin
Operadores de Comparacin o Relacin

Permiten comparar dos valores, produciendo como resultado VERDADERO o FALSO. Los
operadores ms comunes son:
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Operador Operacin
= Igual
> Mayor
< Menor
>= Mayor igual
<= Menor igual
<> Diferente de
Opciones Deshacer y Rehacer

Cuando por error, se realiza una operacin no deseada, por ejemplo eliminar una
columna vlida, existen opciones que nos permiten recuperar lo modificado para este
caso Deshacer o Rehacer las ltimas opciones ejecutadas.
Estas opciones son tan iguales para cada uno de los programas con los que trabajemos.
Observe:
Deshacer Rehacer
El botn Deshacer permite eliminar la ltima accin realizada. El botn Rehacer permite
repetir la ltima accin cancelada.
REFERENCIAS DE CELDAS
REFERENCIAS
Es una expresin que identifica la ubicacin exacta de un valor en la hoja de clculo de
cualquier libro. Son utilizadas para automatizar los clculos ya que al referirse a la
posicin y no al valor, cualquier cambio en el valor actualiza el resultado de la frmula.
TIPOS DE REFERENCIAS
Existen 3 tipos de referencias: Relativas, Absolutas y mixtas
Referencias Relativas
Las referencias de celdas relativas de una frmula cambian automticamente cuando la
frmula se copia en toda una columna o en toda una fila. Cuando se copia la frmula
hacia abajo, la fila aumenta; cuando se copia a la derecha la frmula, aumente la
columna
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Ejemplo
Calcular la Venta Quincenal
Notas
Ingrese la frmula en la celda D3 y cpiela hacia abajo.
En un copiado vertical, varan las filas.
Ejemplo
Calcular la Utilidad
Notas:
Ingrese la frmula en la celda B12 y cpiela hacia la derecha.
En un copiado horizontal, varan las columnas.
Referencias Absolutas
Una referencia absoluta es fija. Las referencias absolutas no cambian al copiar una
frmula de una celda en otra. Las referencias tienen signos de dlar ($) como: $F$3
Ejemplo
Calcular la Comisin de Ventas y Sueldo Mensual
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Notas:
Cuando haga referencia a la celda por ejemplo =B6*C2 (presione le tecla de
funcin F4), esto convertir la referencia relativa en absoluta, =B6*$C$2.
Comisin = Ventas * Tasa de Comisin
Sueldo Mensual = Sueldo Base + Comisin
Ingrese las frmulas en las celdas C6 y D6 y cpielas hacia abajo.
Las referencias de celdas C2 y C3, empleadas en las frmulas, deben ser absolutas,
ya que stas deben permanecer fijas durante el copiado.
Referencias Mixtas
Una referencia mixta es una combinacin de relativo y absoluto, por ejemplo; la
referencia C$3 se dice que la columna C es relativa y la fila 3 es absoluta. En este otro
ejemplo, la referencia $B4 se dice que la columna B es absoluta y la fila 4 es relativa.
Para entender mejor el uso de este tipo de referencia, observe la siguiente aplicacin:
Frmula del inters simple: Inters = Capital * Tasa de inters * Periodo
Se desea calcular el inters simple para diferentes capitales y periodos, con una tasa de
inters del 2% mensual. Para ello debes ingresar una frmula que pueda ser copiada
tanto verticalmente como horizontalmente.
Por lo tanto, ingresa en la celda B8 la siguiente frmula:
=$A8*$D$4*B$7
Cuando esta frmula sea copiada verticalmente, la referencia $A8 ir cambiando a $A9,
$A10, $A11, $A12 y $A13 ya que la fila es relativa; sin embargo la referencia B$7 se
mantendr fija ya que la fila es absoluta.
Cuando esta frmula sea copiada horizontalmente, la referencia B$7 ir cambiando a
C$7, D$7, E$7, F$7 y $G7 ya que la columna es relativa; sin embargo la referencia $A8
se mantendr fija ya que la columna es absoluta.
En ambos casos al copiar las frmulas, tanto vertical como horizontal, la referencia
$D$4, se mantendr fija, ya que es absoluto fila y columna, obteniendo as todos los
intereses solicitados en todas las celdas del cuadro.
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USO DE FUNCIONES EN EXCEL
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores
especficos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las
funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
Las funciones se pueden definir tambin como herramientas especiales que ejecutan
clculos complejos de forma fcil y rpida. Excel dispone de ms de 300 funciones
predefinidas que ejecutan un amplio rango de clculos
Sintaxis de las Funciones

Nombre_de_la_Funcin(argumento1, argumento2, .)
Donde:
Nombre_de_la_Funcin: es el nombre de la funcin, por ejemplo SUMA,
PROMEDIO, CONTAR, CONTARA, SIFECHA, CONTAR.SI.CONJUNTO, MAX, MIX.
argumento1, argumento2,.. : Son 1 o ms argumentos que necesita la frmula
para poder calcular el resultado. Los argumentos pueden ser, referencias a celdas,
constantes, nombre de rango, etc. Algunas funciones de Excel no tienen
argumentos como son el caso de la funcin Hoy(), Ahora(), Pi(), etc.
La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de
la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por
comas y un parntesis de cierre.
FUNCION SUMA
Es una funcin matemtica que permite sumar los argumentos indicados, los
argumentos pueden ser referencias a 1 celda o rango de celdas. Si se tiene que sumar
ms de 1 rango, stos pueden ser separados por comas.
Sintaxis
=SUMA(rango1, rango2, ..)
Ejemplo
En la siguiente aplicacin, determinar la venta total de cada vendedor y la venta total
por semana.
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Para hallar la venta total de cada vendedor, ingresa en la celda F4 la funcin
=SUMA(B4:E4) y luego cpielo hacia la celda F8 (copiado vertical).
Para hallar la venta total de cada semana, ingresa en la celda B9 la funcin
=SUMA(B4:B8) y luego cpielo hacia la celda E9 (copiado horizontal).
A partir de la versin de Excel 2013, para realizar este tipo de operaciones, tambin se
puede hacer lo siguiente:
Seleccione el rango B4:E9
En la parte inferior derecha del rango seleccionado, aparecer un recuadro
pequeo (Anlisis rpido) al cual de un clic:
Mostrar la siguiente ventana:
Para sumar los valores tanto verticalmente como horizontalmente, haz clic en la
ficha TOTALES, luego seleccione donde desea que aparezca la suma.
Esta herramienta nos permite sumar rpidamente, Excel se encarga de colocar las
formulas en este caso la funcin SUMA.
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FUNCION PROMEDIO
Es una funcin estadstica que permite promediar los argumentos indicados, los
argumentos pueden ser referencias a 1 celda o rango de celdas. Si se tiene que
promediar ms de 1 rango, stos pueden ser separados por comas. Si las celdas del
rango o rangos indicados se encuentran vacas no son tomadas en cuenta para calcular
el promedio.
Sintaxis
=PROMEDIO(rango1, rango2, ..)
FUNCION MAX
Es una funcin estadstica que permite calcular el mayor valor de los argumentos
indicados, los argumentos pueden ser referencias a 1 celda o rango de celdas. Si se tiene
que usar ms de 1 rango, stos pueden ser separados por comas.
Sintaxis
=MAX(rango1, rango2, ..)
FUNCION MIN
Es una funcin estadstica que permite calcular el mayor valor de los argumentos
indicados, los argumentos pueden ser referencias a 1 celda o rango de celdas. Si se tiene
que usar ms de 1 rango, stos pueden ser separados por comas.
Sintaxis
=MIN(rango1, rango2, ..)
Ejemplo
Para calcular el promedio de cada alumno, ingrese la funcin =PROMEDIO(B2:D2)

en la celda E2 y cpielo hasta la celda E5. Muestre los resultados con dos decimales.
Para obtener el mximo y mnimo promedio, ingrese las funciones que se indican
en la imagen.
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FUNCION CONTAR
Es una funcin estadstica que permite calcular la solo la cantidad de valores numricos
que se encuentran en el(los) rango(s) indicado(s). Los argumentos pueden ser
referencias a 1 celda o rango de celdas. Si se tiene que usar ms de 1 rango, stos
pueden ser separados por comas.
Sintaxis
=CONTAR(rango1, rango2, ..)
FUNCION CONTARA
Es una funcin estadstica que permite calcular la cantidad de datos que se encuentran
en el(los) rango(s) indicado(s). Los argumentos pueden ser referencias a 1 celda o rango
de celdas. Si se tiene que usar ms de 1 rango, stos pueden ser separados por comas.
Esta funcin a diferencia de CONTAR, cuenta cualquier tipo de datos en el rango, se usa
cuando por ejemplo deseamos contar la cantidad de productos o personas.
Sintaxis
=CONTARA(rango1, rango2, ..)
Ejemplo:
En la siguiente aplicacin, se desea determinar el nmero de facturas reportadas y el
nmero de facturas vlidas.
Para obtener el nmero de facturas reportadas, ingrese en la celda C17, la funcin

CONTARA. Sin embargo, para obtener el nmero de facturas vlidas, ingrese en la celda
C18, la funcin CONTAR (solo contar los nmeros).
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FUNCION CONTAR.BLANCO
Es una funcin estadstica que permite calcular la cantidad de celdas vacias que se
encuentran en el(los) rango(s) indicado(s). Los argumentos pueden ser referencias a 1
celda o rango de celdas. Slo admite un rango.
Sintaxis
=CONTAR.BLANCO(rango)
Ejemplo
Ingrese los siguientes datos y resolver.
Solucin: Ingrese en las celdas indicadas las siguientes funciones:

Celda Funcin
D14 =CONTARA(A4:A12)
D15 =PROMEDIO(B4:B12)
D16 =MAX(C4:C12)
D17 =MIN(D4:D12)
D18 =CONTAR.BLANCO(E4:E12)
El resultado es el siguiente:
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GRFICOS ESTADSTICOS
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretacin. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin
de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos
clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro
objeto.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las
hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
TIPOS DE GRFICOS
El tipo de grfico depender de los datos a graficarse. Los tipos ms utilizados son de:
columnas, lneas, circular, barras, reas, dispersin, entre otros. A continuacin se
mencionan:
a) Grfico de Columnas: El grfico de columnas es muy utilizado, ilustra comparaciones

entre elementos.
b) Grfico de Lneas: El grfico de lneas se utiliza para mostrar tendencias en el tiempo.
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c) Grfico Circular: Los grficos circulares muestran el tamao proporcional de los
elementos que conforman una serie de datos, en funcin de la suma de los elementos
o total.
d) Grfico de barras: Un grfico de barras ilustra comparaciones entre elementos

individuales.
e) Grficos de Dispersin: Tambin conocido como grfico XY. Este tipo de grfico
muestra la relacin entre los valores numricos de varias series de datos.
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ELEMENTOS DE LOS GRFICOS
Un grfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma
predeterminada y otros se pueden
agregar segn las necesidades.
A continuacin los mencionamos:
1. rea del grfico
2. rea de trazado
3. Serie de datos
4. Ejes horizontal y vertical
5. Leyenda del grfico
6. Ttulo de los ejes y del grfico
7. Etiqueta de datos
CREAR GRFICOS
Para insertar un grfico tenemos varias
opciones, pero siempre utilizaremos la
seccin Grficos que se encuentra en la
pestaa Insertar.
Ejemplo 1
Con los siguientes datos, crear un grfico de columnas:
Pasos:
1) Seleccionar el rango a graficar, en este caso A4:B12
2) Clic en la ficha Insertar, luego en Grficos
recomendados.
3) Luego, seleccionamos el grfico de columna agrupada y Aceptar.
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El grfico se mostrar seleccionado en la hoja de clculo
Y se activarn dos nuevas fichas DISEO y FORMATO (HERRAMIENTAS DE GRFICOS)
Notas:
Un grfico de columnas tambin puede ser
creado con la opcin Insertar grfico de
columnas, la cual me mostrar una variedad de
subtipos.
Si se procede con esta forma, debemos borrar la
palabra Ao, para que Excel no lo considere una
serie ms y no grafique los aos (2005, 2006,
etc.) ya que estos son valores numricos.
PERSONALIZANDO EL GRFICO
En la ficha DISEO, podemos cambiar los colores, estilos, tipo de grfico e incluso mover
el grfico a una hoja de grficos.
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En la ficha FORMATO, podemos aplicar formato a los objetos seleccionados, insertar
formas, aplicar estilos de forma (predefinidos, as como relleno y contorno), etc.
En este caso, vamos a ampliar el ancho de las columnas, para ello

haga clic en una de las columnas para seleccionar toda la serie, luego
haga clic en la opcin Aplicar formato a la seleccin, en el lado
derecho aparecer la siguiente ventana:
Reducir el ancho del intervalo a 15%, de tal manera que las columnas
sern ms anchas, como se muestra a continuacin:
Podemos cambiar el color de las columnas, haciendo clic la opcin Relleno de forma o
eligiendo un estilo predeterminado.
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Tambin, se puede insertar una imagen como relleno de las

columnas, en este caso vamos a insertar la siguiente imagen,
desde nuestro disco o en lnea:
Ahora, a esta serie seleccionada vamos a mostrar sus valores correspondientes a cada
de las columnas, para ello debemos hacer clic en el signo+ que se muestra en el
superior derecho del grfico, luego seleccionar Etiqueta de datos.
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Si desea cambiar la imagen de las columnas por otra, haga clic en la opcin Relleno de
forma de la ficha Formato, y seleccione otra imagen, por ejemplo esta:
Ahora, colocaremos ttulos a los ejes, para ello seleccione Ttulos de ejes de la ventana
que se muestra al hacer clic en el signo+ y modificando el ttulo principal.
Despus de colores para mejorar su aspecto, podra mostrarse as:
Agregamos un Cuadro de texto del grupo Insertar formas de la ficha FORMATO, para
colocar la Fuente.
Para aplicar los bordes tanto a las columnas como a las reas del
grfico, primero seleccione dichos elementos, luego haga clic en la
opcin Contorno de forma de la ficha FORMATO.
No solo se puede aplicar un color de contorno, sino tambin un
grosor y diferentes estilos de lneas (guiones).
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Ejemplo 2:
Con los siguientes datos, elabora un grfico de lneas
1) Seleccione el rango A3:B16

2) De clic en la ficha Insertar, luego del tipo de grfico Lneas, elige el subtipo Lneas
con marcadores
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Ahora, debemos personalizar el grfico para que se muestre as:
En este caso, utilizamos el ttulo del eje horizontal para colocar la Fuente.
Los valores del eje vertical, siempre empiezan desde cero, sin embargo en este grfico
la serie de datos estn por encima de 4,000,000.00 en este caso podemos hacer que
este valor sea el mnimo. Para ello, hacer lo siguiente:
De clic en cualquier valor del eje horizontal, con esto

estamos seleccionando todos los valores.
Luego, clic en la opcin Aplicar formato a la seleccin de
la ficha FORMATO
En la ventana que aparecer en la derecha, en el cuadro
Mnimo ingresa el valor 4000000.
El resultado se muestra a continuacin:
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Ejemplo 3:
Ingrese los siguientes datos y elabore un grfico de lneas para mostrar la inversin en
publicidad de mercado durante los meses Febrero y Mayo.
1. Seleccione el rango A19:E22

2. En el grupo Grficos de la ficha Insertar, haga clic en la opcin Lnea. Luego,
seleccione el subtipo de grfico Lnea con marcadores.
Ejemplo 4: Ingrese los siguientes datos y elabore un grfico circular
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1. Seleccione el rango A3:B8

2. En el grupo Grficos de la
ficha Insertar, haga clic en la
opcin Circular. Luego,
seleccione el subtipo de
grfico circular 3-D.
Para mostrar los porcentajes que representan cada uno de los sectores del grfico, hacer
lo siguiente:
3. Haga clic en el signo + del lado superior

derecho del grfico, luego en Etiquetas de datos
y seleccione la opcin Ms opciones
4. En el siguiente cuadro de dilogo:

En Contenido de la etiqueta, activa la casilla
Porcentaje. En Posicin de etiqueta, activa el
botn de opcin Extremo externo.
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Modificando el ttulo y agregando color de relleno (ficha Formato), obtendremos:
Ejemplo 5: A continuacin se muestra la Recaudacin de Tributos Aduaneros por parte

de la SUNAT. Elabore un grfico mixto denominado Cuadro Combinado
1. Seleccione el rango A3:C14

2. En la ficha Insertar, del grupo Grficos, haga clic en la opcin Insertar grfico
combinado. Luego, seleccione el subtipo de grfico Columna agrupada Lnea eje
secundario.
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Hay que tener en cuenta que el valor de las columnas se lee en el eje principal
(izquierda), y el grafico de lneas est representado por los valores del eje secundario (el
de la derecha).
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Lista de Datos (Base de datos)
En Excel se denomina base de datos o lista de datos a lo siguiente:
Codi go Depa rtamento Es tado Ci vi l Apel l i dos Nombres Fecha Ingres o Seguro Suel do
CA003 Admi ni s tra ci n Ca s a do Za va l eta Cerreo Os ca r 05/09/1986 SI 1,100.00
CR013 Admi ni s tra ci n Sol tero Ri veros Argomedo Ma ri a 06/02/2001 SI 1,400.00
CC008 Contabi l i da d Ca s a do Coronel Ga rci a Orl a ndo 04/08/1988 SI 1,500.00
CC001 Contabi l i da d Sol tero Del fi n Rodri guez Jorge 01/08/1985 NO 1,200.00
CR011 Repa rto Ca s a do Meza Mendez Dei by 04/11/2001 NO 650.00
CR015 Repa rto Ca s a do Sa l da a Gomez Va nes s a 04/04/1984 SI 500.00
CR012 Repa rto Sol tero Ca s til l o Luja n Lucy 05/05/2001 SI 650.00
CR010 Repa rto Sol tero Ferna ndez Agui l a r Pepe 07/05/1996 NO 650.00
CR017 Repa rto Sol tero La ma Roja s Ma ri a 10/10/2003 No 952.36
CR016 Repa rto Sol tero Luja n Kong Jes s i ca 05/06/2000 SI 550.00
CR014 Repa rto Sol tero Meji a Mendez Al ons o 12/08/1996 NO 680.00
CS009 Si s tema s Sol tero Agui rre Pes a ntes Ka tti e 04/04/1998 NO 1,200.00
CS002 Si s tema s Sol tero Longa La ra Henry 02/07/1984 NO 1,000.00
CV006 Ventas Ca s a do Agui l a r Ferna ndez Enri que 07/02/1994 NO 900.00
CV022 Ventas Ca s a do Avi l a Ojeda Es ther 01/01/2000 Si 1,100.00
CV004 Ventas Ca s a do Cumpa Sa ntis teba n Oma r 05/02/1992 SI 900.00
CV007 Ventas Ca s a do Es cobedo Gonza l es Ha ybert 02/01/1991 NO 1,200.00
CV018 Ventas Sol tero Fl ores Pi mentel Shi rl ey 04/01/1987 SI 900.00
CV005 Ventas Sol tero Va l di vi a Longa Ka ri n 06/03/1993 NO 1,000.00
Como puede observar es una distribucin matricial en la cual identificamos ciertos

elementos:
Filas: denominadas REGISTROS, almacena los datos de una determinada entidad
(personas, maquinaria, productos, animales, etc.)
Columnas: denominadas CAMPOS, almacenan las propiedades de la entidad, por
ejemplo en el caso de una persona seran los apellidos, nombres, DNI, direccin,
fecha de nacimiento, etc.
Cabeceras de las columnas: denominadas NOMBRE DE CAMPO.
En la siguiente imagen se muestra los elementos de una lista de datos o llamada base
de datos en Excel.
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Operaciones con las bases de datos
Ordenar por uno o ms campos.
Filtrar (aplicar condiciones o consultar la base de datos), usando los autofiltros o
filtros automticos.
Subtotales, herramienta que permite obtener resmenes rpidos y sencillos de la
base de datos.
Ordenar por un campo

Ordenar por el campo APELLIDOS en forma ascendente.
1. Clic en cualquiera de los datos del campo que deseamos ordenar.
2. Clic en Ficha Datos y en el Grupo Ordenar y Filtrar:
a. Clic para ordenar en forma ascendente.
b. Clic para ordenar en forma ascendente.
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Ordenar por ms de 1 campo
Ordenar por los campos departamento, apellidos y nombres en forma ascendente.
1. Clic dentro de la lista de datos.
2. En la Ficha Datos y en el Grupo Ordenar y Filtrar, clic en Ordenar.
3. Clic para agregar los niveles correspondientes (3 en nuestro caso), luego seleccione
los campos por los que desea ordenar.
4. Clic en Aceptar para ejecutar el ordenamiento.
El resultado se observa en la siguiente imagen:
COMENTARIOS
Observe que el ordenamiento por el primer campo es correcto.
Excel ordenar por el segundo campo solo para aquellos departamentos que sean
iguales, en los datos que se han seleccionado se observa que cuando los
departamentos son iguales (Reparto), se ordena en forma ascendente por
apellidos.
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Filtros en Excel: AUTOFILTROS
Filtrar es un sinnimo de aplicar una condicin a uno o ms campos de la lista de
datos.
Por ejemplo deseamos visualizar a:
Los vendedores que vendieron ms de 2000 soles.
Los alumnos aprobados.
Los empleados del departamento Ventas que son de Lima.
Las 5 mejores ventas del mes.
Quienes ingresaron a trabajar en el ao 2014.
Etc.
Activando los Autofiltros

Clic dentro de la lista de datos.
En la Ficha Datos y en el Grupo Ordenar y Filtrar, clic en Filtro.
Observe que al costado de cada campo aparece la opcin de AutoFiltro.
Cuando se activan los autofiltros, la base de datos se visualiza de la siguiente forma:
Ejemplo 1: Mostrar a los empleados del departamento de Ventas

1. Clic en autofiltro del campo Departamento.
2. Clic para desactivar la seleccin de todos los departamentos.
3. Clic para activar Ventas.
4. Clic para ejecutar el filtro.
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Importante
Los registros que no cumplen con la condicin se ocultan. (Observe el nmero de
fila)
Aparece un embudo en el autofiltro del campo indicando que la lista de datos se
encuentra filtrada por ese campo. (Ver X)
Para desactivar el filtro dar clic en (Y) o en (Z).
Antes de aplicar otro filtro, desactive el que haya aplicado.
Ejemplo 2: Mostrar los empleados que ganan ms de 1000 soles

1. Clic en autofiltro del campo Sueldo.
2. Clic en filtros de nmero.
3. Clic en Mayor que.
4. Digite la cantidad.
5. Clic en aceptar para ejecutar el filtro.
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Ejemplo 3: Mostrar los empleados que ganan por encima del promedio
3. Clic en Superior del promedio.
Ejemplo 4: Mostrar los empleados que tienen los 3 sueldos ms bajos

3. Clic en Diez mejores.
4. Clic y Seleccione Inferiores.
5. Clic e indique la cantidad.
6. Clic para ejecutar filtro.
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Ejercicio 5: Mostrar los empleados del departamento de administracin y contabilidad
que ingresaron despus del ao 1986.
1. Clic en autofiltro del campo Departamento.
2. Clic para desactivar la seleccin de todos los departamentos.
3. Clic para activar Administracin y Contabilidad.
4. Clic para ejecutar el filtro.
5. Clic en autofiltro del campo Fecha de Ingreso.
6. Clic en Filtros de Fecha.
7. Clic en Despus.
8. Clic e indique la fecha.
9. Clic para ejecutar el filtro
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FILTROS AVANZADOS
El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando
Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene
que escribir los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los
registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) segn
los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el
rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios ms complejos.
Para los filtros avanzados usaremos la siguiente lista de datos.
Criterio nico
Ejercicio 1: Filtrar en la hoja2, todos los empleados que pertenecen al departamento de

Ventas.
Para facilitar el procedimiento, asignar a toda la base de datos (rango A1:H20) el
nombre de EMPLEADOS.
En la hoja2, copiar los encabezados de campos en la fila 1.
En esta hoja, debemos determinar nuestro rango de criterios, para colocar all las
condiciones del filtro.
Copie el campo Departamento de la celda B1 a la celda B4, y coloque la condicin
Ventas. Las celdas B4:B5 ser el rango de criterios.
Finalmente, damos la orden. De la ficha Datos, seleccionamos la opcin Avanzadas
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En el siguiente cuadro de dilogo:

Seleccionar la opcin Copiar a otro lugar
En el Rango de la lista colocar el nombre
asignado a la base de datos, en este caso,
EMPLEADOS.
Como Rango de criterios, seleccionar las celdas
B4:B5, que contiene el nombre del campo y la
condicin del filtro.
Y, en la opcin Copiar a, seleccione una celda vaca, en este caso A7, dnde se
mostrarn los registros filtrados. El resultado ser el siguiente:
Ejercicio 2: Filtrar todos los empleados que ganan ms de 1000 soles.

El rango de criterios ser B17:B18
Dar la orden de filtro avanzado, y seleccionar los rangos

como se indica a continuacin:
En este caso, estamos copiando el resultado del filtro a
partir de la celda A20 que se encuentra vaca.
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Criterio Y
Ejercicio 3: Filtrar todos los empleados que pertenecen al departamento de Ventas con
sueldos menores que 1000.
Nuestro rango de criterios debe ser B31:C32
A este tipo de criterios se le conoce como criterio Y, ya que las condiciones van en la
misma fila.
Dar la orden de filtro avanzado:
Resultado:
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Ejercicio 4: Filtrar todos los empleados que ganan entre 1000 y 1400 (incluyendo
ambos).
Este caso tambin es un criterio Y aplicado a un solo campo.
En el rango de criterios debemos tener dos veces el campo sueldo.

Dar la orden de filtro avanzado:
El resultado ser:
Ejercicio 5: Filtrar todos los empleados del departamento Contabilidad o que sean
solteros.
Rango de criterio B56:C58
Se puede utilizar el comodn * para establecer una condicin
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A este tipo de criterios se le conoce como criterio O,
ya que las condiciones van en filas diferentes.
Dar la orden de filtro avanzado, donde el rango de
criterios es B56:C58.
Resultado:
Los empleados que aparecen el filtro, deben cumplir cualquiera de las condiciones
especificadas, es decir deben pertenecer al departamento de Contabilidad o su estado
civil debe ser soltero, o puede cumplir con las dos condiciones.
Criterio Frmula
Ejercicio 6: Filtrar todos los empleados que tienen ms de 15 aos de tiempo de servicio
Rango de criterio B77:B78
Este tipo de criterio es un criterio especial:
No debe contener ningn nombre de encabezado de campo (celda B78).

Como condicin (celda B78) debe ingresar una expresin lgica, donde debe
evaluarse el dato (fecha de ingreso) que se encuentra en el primer registro de la
base de datos. En este caso, se ha utilizado la funcin SIFECHA para calcular el
tiempo de servicio y compararlo si es mayor que 15.
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El resultado en la celda donde se ha ingresado la
expresin lgica, ser VERDADERO o FALSO. En
este caso, muestra VERDADERO, lo cual nos indica
que dicho dato evaluado cumple con la condicin
especificada y ser el primer registro que aparecer
en el filtro. Excel evaluar cada dato (fecha de
ingreso) de la base de datos y aquellos que cumplen
con la condicin, los registros que contienen a
dichos datos sern filtrados.
Dar la orden de filtro avanzado, donde el rango de
criterios es B77:B78
Resultado
SUBTOTALES
Esta herramienta se utiliza principalmente cuando tenemos datos filtrados o
agrupados en un esquema.
Cuando trabajamos con listas de datos que tienen cierta estructura por ejemplo, una
planilla de ventas organizada en columnas por tienda, fecha e importe es probable
que necesitemos calcular cunto lleva vendido una tienda determinada, cunto
factur cada sucursal o cul es el total vendido, entre otra informacin que
queremos obtener. Para este fin utilizamos la herramienta Subtotal.
Usar esta herramienta es una alternativa para consolidar datos de una manera
rpida.
Ejemplo 1: Mostrar un consolidado de sueldos por departamento. (Usaremos la
misma lista de datos que se us para ordenar)
1. Clic en filtro de departamento.
2. Clic para ordenar en forma ascendente.
3. Clic en ficha Datos, en el grupo Esquema clic en Subtotal.
4. Clic para seleccionar el campo por el cual desea obtener un resumen.
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5. Clic para seleccionar la funcin.
6. Clic para seleccionar el campo sobre el cual se aplicar la funcin seleccionada.
7. Clic para ejecutar los subtotales.
Resultado:
Importante
Se visualiza los consolidados de sueldos por departamento en forma detallada.
El nivel de esquema 3 aparece en forma automtica despus de crear los subtotales.
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RESULTADO DETALLADO (NIVEL DE ESQUEMA 2
Clic en nivel de esquema 2, se visualiza los consolidados de sueldos por departamento.
RESULTADO DETALLADO (NIVEL DE ESQUEMA 1)

Clic en nivel de esquema 1, se visualiza el consolidado total de sueldos.
IMPORTANTE
No se olvide que el campo por el cual desea resumir los datos debe estar ordenado
en forma ascendente.
Debe estar dentro de la lista de datos para poder usar la herramienta Subtotales.
A una tabla no se le puede aplicar subtotales, primero tendra que convertirse la
tabla a rango.
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IMPRESIN DE LAS HOJAS DE CLCULO
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2016 permite modificar factores que
afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y
pies de pgina, tamao del papel, entre otras.
FICHA DISEO DE PGINA
En la ficha Diseo de Pgina encontramos las siguientes opciones:
Mrgenes: Permite controlar los mrgenes superior, inferior, izquierdo y

derecho de las hojas.
Orientacin: Determina si la hoja se visualiza e imprime verticalmente o de forma
horizontal.
Tamao: Determina, a travs de la lista desplegable, el tamao adecuado para la
hoja. En la actualidad el tamao A4 es un estndar para los diversos documentos.
rea de Impresin: Define un rea especfica de la hoja para imprimirla.
Saltos: Especifica el inicio de una nueva pgina. El salto de pgina se inserta encima
y a la izquierda de la seleccin.
Fondo: Permite establecer una imagen de fondo en la hoja.
Imprimir Ttulos: Especifica las filas y columnas que se repetirn en cada en cada
pgina impresa.
FICHA VISTA
De la ficha vista, nos interesa el grupo Vistas de Libro.

Normal: Muestra el documento en su forma normal, tal cual la usamos nosotros para
colocar frmulas.
Ver Salt. Pg.: Muestra donde se imprimirn los saltos de pgina al imprimir el
documento.
Diseo de Pgina: Muestra cmo se ver el documento impreso. Esta vista es muy til
para poder configurar la impresin.
Pgina 63 de 70
NORMAL
VER. SALT. PAG.
DISEO DE PGINA
Pgina 64 de 70
Ejemplo
Usaremos el archivo IMPRESIONES.xlsx para nuestro ejemplo. Usaremos la vista Diseo
de Pgina para definir:
1. Definir el tamao de la hoja a A4.
2. Cambiar la orientacin de vertical a horizontal.
3. Ajustar el ancho del documento usando porcentajes para que todo el ancho del
cuadro alcance en todo el ancho de la hoja.
4. Repetir ttulos en todas las hojas del documento impreso.
5. Colocar la fecha y hora en el encabezado.
6. Colocar nmeros de pgina en cada hoja en el pie de pgina en la parte derecha.
7. Colocar una imagen que representar el logo de la empresa en el encabezado en la
parte superior izquierda.
Partiendo de la vista DISEO DE PAGINA, tenemos lo siguiente:
1. Cambiar el tamao de la hoja: Usaremos la ficha Diseo de Pgina,

grupo Configurar Pgina, Tamao. Clic en A4. Ver imagen de la
derecha.
2. Cambiar la orientacin de la pgina de Vertical a Horizontal:

Usaremos la ficha Diseo de Pgina, grupo Configurar Pgina,
Orientacin. Clic en Horizontal. Ver imagen abajo.
Pgina 65 de 70
Nuestro documento tomar la siguiente apariencia luego de los 2 cambios efectuados.
Podemos observar que todas las columnas no alcanzan en una sola hoja, esto tenemos
que solucionarlo.
3. Ajustar el ancho del documento usando
porcentajes: Usaremos la ficha Diseo de
Pgina, grupo Ajustar rea de impresin,
Escala. Reduciremos de 100% a 80% y
observaremos que el cuadro alcanza en
todo el ancho de la hoja.
Luego de este cambio el documento queda de la siguiente forma:
Cuando pasamos a la segunda hoja del documento usando la rueda del mouse
observamos que los ttulos y las cabeceras de las columnas desaparecen, esto es porque
solo se imprimen en la primera hoja a menos que lo configuremos a que se repitan en
todas las hojas.
4. Repetir ttulos en todas las hojas del documento impreso: Usaremos la ficha Diseo
de Pgina, grupo Configurar Pgina, Imprimir ttulos. Clic en Imprimir ttulos. De la
primera hoja del documento seleccione los rangos segn se visualiza en la imagen
de la derecha tanto para filas como para columnas.
Pgina 66 de 70
El resultado se muestra a continuacin nos muestra que los ttulos se estn repitiendo
en todas las hojas del documento de impresin.
5. Colocar la fecha y hora en el encabezado: En la primera hoja del documento de

impresin nos ubicamos en la parte superior derecha del encabezado, ver siguiente
imagen:
Observe que cuando nos ubicamos en alguna zona del encabezado como del pie de
pgina, aparece una nueva ficha de opciones con comandos propios del encabezado y
del pie de pgina:
Nos interesa particularmente el grupo Elementos del encabezado y pie de pgina debido
a que ah se encuentran los elementos que usaremos para colocar en el encabezado y
pie de pgina.
Una vez que se ha ubicado en la parte superior derecha del encabezado, digite lo
siguiente:
Fecha y Hora: ,luego de clic en Fecha Actual, coloque un slash / y luego clic en Hora
actual
Pgina 67 de 70
El resultado se visualizar a la siguiente forma: Fecha y Hora: &[Fecha]/&[Hora]
Para que se observe la fecha y hora, de clic en fuera del encabezado y ver lo siguiente:
6. Colocar nmeros de pgina en cada hoja impresa en el pie de pgina. Clic en la

derecha del pie de pgina:
Escriba lo siguiente: Pgina:, clic en Nmero de Pgina, escriba un slash (/) y luego clic
en Nmero de Pginas. El resultado mostrado es el siguiente:
Pgina:&[Pgina]/&[Pginas]
De un clic fuera del pie de pgina y observar lo siguiente:
7. Colocar una imagen que representar el logo de la empresa en el encabezado en la

parte superior izquierda. Ubquese en la parte izquierda del encabezado. Luego
vaya a la ficha Diseo, grupo Elementos del encabezado y pie de pgina, luego de
clic en Imagen, observar lo siguiente:
Si tiene la imagen almacenada en su disco, usar la primera opcin haciendo clic en

Examinar y buscar su archivo. En nuestro caso usaremos la segunda, buscaremos en
internet el logo de la marca Per, luego clic en la lupa para buscar.
Pgina 68 de 70
El resultado de la bsqueda mostrar lo siguiente:
Seleccione la imagen activando el check (ver recuadro morado), luego clic en insertar.
En la cabecera visualizar lo siguiente:
Esto significa que la imagen ya se encuentra en el encabezado. De un clic fuera del

encabezado para revisar si el logo tiene el tamao adecuado, sino tendremos que
modificar sus dimensiones.
Se visualiza lo siguiente:
Como observa, el logo ocupa demasiado espacio. A continuacin modificaremos su

tamao para que solo se vea en la parte izquierda del encabezado.
a. Clic en la parte superior izquierda del encabezado.

b. Luego clic en la ficha diseo, en el grupo Elementos
del encabezado y pie de pgina, dar clic a Dar formato
a la imagen, ver imagen de la derecha.
Pgina 69 de 70
c. En el siguiente cuadro configuraremos el
tamao, en alto coloque 1 y luego clic en
aceptar.
De clic fuera del encabezado y observar que el

logo tiene el tamao adecuado:
Ahora nuestro
documento est listo
para ser impreso.
IMPRIMIR
DOCUMENTO
a. Clic en ficha
archivo.
b. Luego clic en
Imprimir,
visualizar lo
siguiente. Ver
imagen de la
derecha.
Pgina 70 de 70

Manual Microsoft Excel 2016-Cip

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COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERU CURSO ADULTOS

MICROSOFT EXCEL 2016

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Referencia o Direccin de celda: Es la forma como se representan e identifican las celdas

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Despus de ejecutar el programa, muchas de las herramientas que se utilizan durante

Ver siguiente imagen:

a) Barra de acceso rpido

Ingreso de Datos a la hoja de clculo

En la celda F4, se ha escrito una frmula para calcular el promedio.

Tenemos que cambiar el ancho de las columnas B y C de tal manera

Solucin: Seleccione el rango B1:C1 como se ve en la siguiente

Luego de clic en Formato del grupo celdas y seleccione Ancho de

El resultado ser el siguiente:

Solucin: Seleccione B1, luego seleccione de la ficha Inicio, grupo

De clic en Insertar Columnas de hoja. El resultado se muestra en

De las misma manera que selecciona las columnas o filas para

Use Eliminar filas de hoja para eliminar las filas

Para cambiar el color de relleno de una celda.

Para cambiar el tipo de fuente (o tipo de letra)

Para cambiar el tipo de fuente (o

Ajustar texto y combinar celdas

En el siguiente ejemplo se usar Combinar

Aplicar borde a las celdas

Luego, en la ficha inicio, grupo fuentes, use el comando

Luego de clic en Aceptar, el resultado ser el siguiente:

Aplicando estilos de celdas

Seleccione el formato de acuerdo a lo solicitado, el resultado ser el siguiente:

Formato Moneda: Si desea cambiar el formato de moneda, use la opcin smbolo.

Formato Contabilidad: Es parecido al formato moneda, el signo monetario lo ubica en

Aqu se escribe el formato

Descripcin del Formato para las fechas y nmeros

? Deja el espacio para los caracteres especificados

Formatos personalizados de Fecha

Formatos personalizados Variados

Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:

El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de

A continuacin se analizar cada uno de los formatos condicionales.

Regla de Formato Condicional Formato Rango

Total>35000 Relleno de celda de color verde E3:E14

Total<30000 Relleno de celda de color rojo E3:E14

b) En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato

2. REGLAS SUPERIORES E INFERIORES

Puede buscar los valores ms altos y

a. Seleccione el rango B3:B14

e. En el cuadro de lista desplegable Con,

De la misma manera proceda aplicar relleno

Configurar siguientes valores para el total

d. Luego realice lo siguiente:

El resultado final ser el siguiente:

Borrar algunos formatos condicionales de un rango de celdas

En una frmula pueden aparecer mltiples elementos como: operadores, constantes,

Operadores de Comparacin o Relacin

Opciones Deshacer y Rehacer

Frmula del inters simple: Inters = Capital * Tasa de inters * Periodo

Sintaxis de las Funciones

Mostrar la siguiente ventana:

Para calcular el promedio de cada alumno, ingrese la funcin =PROMEDIO(B2:D2)

Para obtener el nmero de facturas reportadas, ingrese en la celda C17, la funcin

Solucin: Ingrese en las celdas indicadas las siguientes funciones:

a) Grfico de Columnas: El grfico de columnas es muy utilizado, ilustra comparaciones

b) Grfico de Lneas: El grfico de lneas se utiliza para mostrar tendencias en el tiempo.

d) Grfico de barras: Un grfico de barras ilustra comparaciones entre elementos