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Empre de Acueducto,
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Aleantar~~~~:l. de Vopal
CARACTERIZACION PROCESO DE FACTURACIN Y CRITICA
Caracterizacin
Cdigo
51.12
Fecha de Elaboracin Fecha Ultima Modificacin Versin
I
_ .. _,' . 4

2008-09-24 2014-12-19 04

1. INFORMACION GENERAL

IDENTIFICACION DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO: Procesos de Facturacin y Critica I TIPO LOGIA: Misional

RESPONSABLE O LIDER DEL PROCESO: Tecnlogo de Facturacin y Critica

OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar la medicin mediante la toma de lectura en cada uno de los medidores instalados y posteriormente
analizar la informacin registrada en las terminales; Facturar los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo (Disposicin Final) e ingresos
de nuevos suscriptores.

DESCRIPCION DEL PROCESO


Generar los archivos planos para la toma de lecturas, exportarlos e importarlos al sistema, generar la crtica y realizacin de la liquidacin
para generar la facturacin de consumos.

REQUISITOS LEGALES -NUMERALES


RECURSOS PROCEDIMIENTOS
NORMA APLICAR
Generacin de archivos
Tecnlogo, Tcnico, Auxiliares Ley 142 de 1994, Contrato de Condiciones
HUMANOS planos, exportar al
Administrativos, Aforadores. Uniformes y Manual de Cartera Resolucin
dispositivo las lecturas a
No. 650 de 2013, ISO 9000 Y NTCGP 1000
numerales: tomar, importar al
Computadoras con Software,
sistema las lecturas
Impresora, Dispositivos pcked
para toma de lecturas, cunas para 4.1 REQUISITOS GENERALES,4.2.3. Control tomadas, generar la
TECNOLGICOS de Documentos 4.2.4. Control de Registros, crtica de campo, analizar
carga, cables de datos,
adaptadores de corriente, telfonos 6.1. PROVISION DE RECURSOS, 8.1. e ingresar las lecturas en
celulares y fijo. GENERALIDADES, 8.2 SEGUIMIENTO Y critica al sistema,
MEDICIN, 8.2.3 Seguimiento y Medicin de
ingresar novedades, y
los Procesos, 8.4 Anlisis de Datos, 8.5
Puesto de Trabajo, escritorio, Sillas, MEJORA,8.5.1 Mejora Continua, 8.5.2 Accin liquidacin para la
INFRAESTRUCTURA impresin de facturas.
motocicletas. Correctiva, 8.5.3 Accin Preventiva.

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CARACTERIZACION PROCESO DE FACTURACIN Y CRITICA Cdigo
Empresa de Aeuotducto. S1.12
A'cantar~~~g~l.~~~p
""" .... _'
de Yopal
..... Fecha de Elaboracin
2008-09-24
Fecha Ultima Modificacin
2014-12-19
Versin
04

SEGUIMIENTO Y MEDICION
PARAMETROS DE CONTROL
Informes de seguimiento a las metas planteadas en el Plan de accin, Indicadores, seguimiento a la ejecucin de las actividades.

INDICADORES

DIRECTRIZ DE LA POLITICA OBJETIVO DE CALIDAD INDICADOR FORMULA META FRECUENCIA


(Total de Consumos
facturados en Cero
del periodo anterior-
Total de Consumos
ndice de consumos factu radas en Cero 5% Mensual
en ceros del periodo / Total de
Cumplir con todos los Consumos facturados
requisitos legales y en Cero del periodo
reglamentarios aplicables a anterior)*100
Cumpliendo con todos los
las actividades de la Empresa.
requisitos legales y (Total de Errores de
reglamentarios, mejorando toma de lecturas del
Promover la mejora continua
continuamente el sistema de periodo anterior-
del Sistema de Gestin de la
gestin de calidad, utilizando Total de Errores de
Calidad. ndice Errores de
todos los medios necesarios para toma de lecturas del 5% Mensual
toma de lecturas
que la operacin sea cada vez periodo / Total de
Lograr la satisfaccin del
ms eficaz y eficiente cumplir Errores de toma de
cliente.
satisfactoriamente con los lecturas del periodo
objetivos de la organizacin y los anterior)*100
Maximizar recursos,
requerimientos de los usuarios. (Total de cobros
racionalizar costos y reducir
gastos que permitan impactar consumos promedios
ndice de cobros del periodo anterior-
positivamente el coeficiente
operacional. consumos Total de Consumos de
promedios cobros consumos 5%
Mensual
promedios del periodo
/ Total de cobros
consumos promedios
del periodo)*100
anterior)*100

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Emp.-eslI de Acueducto.
Alcanta~~~g~l_~pde Yopal
CARACTERIZACION PROCESO DE FACTURACIN Y CRITICA
Caracterizacin
Cdigo
51.12
___ l'M-O
Fecha de Elaboracin Fecha Ultima Modificacin Versin
2008-09-24 I 2014-12-19 04

DOCUMENTACION SOPORTE SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de informacin comercial, informes estadsticos ,/' SISTEMA ERP: Sistema de informacin Comercial.
mensuales. ,/' Qfdocument.

2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES

PROCESO ENTRADAS AL RESPONSABLE CRITERIOS DE SALIDA DE PROCESO


ACTIVIDADES DESCRIPCION REGISTRO
PROVEEDOR PROCESO ACTIVIDAD CONTROL PROCESO CLIENTE

Revisar la base de
Informacin datos de cada ruta de
que registran facturacin del ciclo
Cumplir con las
los que se va a facturar Tecnlogo
actividades que
Facturacin suscriptores con el del periodo de Sistema Entrega de
y critica P Generar se estipularon Comercial
en las Bases anterior, para Facturacin Comercial Facturas
en el
de Datos del identificar que no y Critica
cronograma
sistema haya menores
comercial suscriptores que los
del eriodo anterior.

Recibido de
Verificar la
Exportar los
exportacin del
archivos Tecnlogo dispositivos
Entregar los Sistema de cargue correcto
Facturacin planos al Exportar de para la
y Critica dispositivos para la informacin de la Comercial
dispositivo y Verificar Facturacin importacin
toma de lecturas comercial informacin al
para toma de y Critica de los
dispositivo para
lecturas archivos
toma de lecturas
planos

Importar del
Tecnlogo Verificar que los Generacin
dispositivo Sistema de
Facturacin Importar los archivos de archivos subidos de la crtica
y critica
lecturas al Revisar informacin Comercial
al sistema comercial Facturacin al sistema sean para
sistema comercial
y critica los correctos revisin
comercial

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Empresa de Acueducto,
Alcantar~~~g~l:~~$.'p
de Yopal
CARACTERIZACION PROCESO DE FACTURACIN Y CRITICA
Caracterizacin
Cdigo
51.12
__ na-.o Fecha de Elaboracin Fecha Ultima Modificacin Versin
2008-09-24 2014-12-19 04

Generar la
crtica para
Analizar lecturas y Tecnlogo Seguimiento de
enviar a Sistema de
Facturacin Analizar e enviar las que de los consumos Ingreso al
terreno (altos informacin Comercial
y critica identificar ameritan revisin en Facturacin que presentan sistema
consumos, comercial
campo y critica crtica.
negativos y
anomalas
Tecnlogo
Ingreso de las Revisin y Sistema de
Facturacin de Anlisis de
novedades de Analizar verificacin de las informacin Base final Comercial
y critica Facturacin lecturas
critica novedades de critica comercial
y critica

Revisin consumos Tecnlogo Analizar y


Sistema de Ingresarla
Facturacin Revisin base en general de determinar los
Analizar informacin novedad de Comercial
y critica final especialmente Facturacin consumos a
comercial consumo
consumos cero y critica cobrar

Ingreso de
novedades, prorrateo
de propiedades
horizontales, realizar
Seguimiento con
clculos estadsticos, Tecnlogo
Liquidacin e Sistema de la pre
Facturacin Coordinar incrementar tarifas, de Generacin
impresin de informacin facturacin y Comercial
y critica y verificar generar informes, Facturacin de facturas
facturas comercial generacin de
gravar fechas, y critica
facturas
realizar impresiones
y Facturacin y crtica
enviar archivos a los
bancos.
Toma de Verificar y
Subir
lecturas, Anlisis de las rectificar la
Verificar Tecnlogo lecturas
critica de lecturas, los Sistema de informacin
Facturacin la de que
consumos, V consumos que se informacin allegada por los Comercial
y critica informacin Facturacin presentaro
subir lecturas generaron en la comercial aforadores.
generada y critica n critica al
analizadas al crtica. Verificar la
sistema
sistema informacin

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51.12
Fecha de Elaboracin Fecha Ultima Modificacin Versin
IWT._._

2008-09-24 I 2014-12-19 04

generacin subida al sistema


base final

Anlisis de la factura.
Verificar las tarifas.
Tecnlogo
Liquidacin e Verificar los subsidios Sistema de
Facturacin de Entrega de
y critica impresin de Verificar segn el estrato al informacin Verificar factura Comercial
Facturacin facturas
facturas que corresponda comercial
y critica
Verificar consumos,
verificar fechas

Informes del
Analizar e identificar
facturado (M3, Tecnlogo Seguimiento
el comportamientos Sistema de Informe a
Facturacin Suscriptores, Seguimiento de mensual a los
y critica y anlisis de las estadsticas informacin la direccin Comercial
valor Facturacin indicadores de
de consumo y comercial comercial
facturado, y critica consumo
suscriptores
subsidios)
Formato de
Acciones
Tomar acciones Tecnlogo Acciones
correctiva Sistema de Comercial,
Facturacin correctivas y de Mitigar los Preventivas
y critica Auditorias sy informacin Control
preventivas de las Facturacin Riesgos y
preventiv comercial Interno
diferentes actividades y critica Correctivas
as

p I PLANEAR _ HACER rn VERIFICAR ACTUAR I

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

./ 51.12.01 Procedimiento toma de lectura y critica de consumo .


./ 51.12.02 Procedimiento de Facturacin servicio de Acueducto, Alcantarillado y Aseo.
./ 51.12.03 Procedimiento de facturacin disposicin final.

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2008-09-24 I 2014-12-19 04

4. APROBACIONES

Elabor Revis Aprob


\

Edl ce Parra Rojas Freddy Alexander Larrota Cantor Daniel Hernando Posada Suarez
Lid r del Proceso Re resentante or la Direccin SGC Re resentante Le al

5. BITCORA DE ACTUALIZACIN

Versin Fecha de Aprobacin tem Modificado Motivo Aprobado por

01 2014-12-19 Todos Aprobacin Inicial Representante Legal

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