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Procedimiento contexto organizacin: Matriz DAFO

Adriana
Gomez

En qu consiste el contexto de la organizacin? Cmo lo hago? Cmo redacto el procedimiento?

Cmo realizo una matriz DAFO? Cmo analizo los resultados de identificar el contexto de la
organizacin?

Uno de los requisitos que exige la norma ISO 9001:2015 es la identificacin del contexto de la organizacin,
tanto internas como externas. Para realizar, esta tarea existen numerosas herramientas, podis escoger la que
queris, mientas se realice, la norma no exige ni recomienda ningn sistema. Para guiaros un poco, la
herramienta ms extendida, por su sencillez y eficacia es la denominada Matriz DAFO. Este anlisis es una
novedad de la norma ISO 9001.

En un artculo anterior os indiqu que requisitos exiga la norma ISO 9001:2015 respecto al contexto de la
organizacin. Lo podis consultar aqu.

Pero, en qu consiste la Matriz DAFO?

En la matriz Dafo, la empresa debe identificar sus debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.

A continuacin os mostrar, un ejemplo, de cmo deberais cumplimentar un

procedimiento especfico para explicar y desarrollar cmo la empresa
elabora y aplica la matriz DAFO, y qu tratamiento se debe dar para
analizar los datos obtenidos en la matriz.

No tenemos que olvidar, que no slo es necesario identificar el contexto,

sino que analizarlo y tratarlo, sino no servira de nada.

Cmo redactamos el procedimiento?

Cmo siempre que redactamos un procedimiento, debemos mantener el

mismo formato y estructura que anteriormente ya hemos definido en nuestra
organizacin. En mi recomendacin, siempre sigo la misma estructura que consiste en definir: objeto, alcance,
responsabilidades, cuadro de modificaciones, desarrollo e informacin documentada asociada al
procedimiento. Si necesitis ver un ejemplo de formato de procedimiento podis verlo aqu.

Vamos a desarrollarlo:

1 OBJETO

El objeto de este procedimiento es establecer la sistemtica para la identificacin de los elementos internos y
externos que definen el contexto de la organizacin mediante una matriz DAFO.

2 ALCANCE

El procedimiento aplica al contexto de la organizacin y a la identificacin de aspectos que son evaluables para
la determinacin del riesgo de los procesos de la empresa.

3 RESPONSABILIDADES
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La Direccin es el principal responsable de la identificacin de los aspectos que definen a la organizacin, tanto
internamente como su entorno, as como de su anlisis y toma de decisiones.

4 CUADRO DE MODIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO

CUADRO DE MODIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO

Edicin Fecha Descripcin

5 DESARROLLO

La empresa ZZZ aplica la herramienta matriz DAFO para la identificacin de los diferentes elementos tanto
internos como externos que pueden afectar a la organizacin y que definen el contexto de la organizacin.
Mediante este mtodo se pretende estudiar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades con la
finalidad de fijar la situacin actual, los cambios que se producen en el mercado, nuestras fortalezas y
limitaciones para desarrollar unos objetivos para mejorar las debilidades y la toma de decisiones de los
diferentes riesgos que puedan surgir de este anlisis.

Segn los requisitos de la norma ISO 9001:2015 es necesario determinar los factores internos y externos que
afectan a la organizacin y que constituyen su entorno.
5.1 PASOS A SEGUIR PARA LA IDENTIFICACIN DEL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN

Establecimiento de objetivos o metas y evaluacin de riesgos.

Anlisis externo

Qu oportunidades ofrece el entorno y cmo se puede aprovechar? Las oportunidades hacen referencia a
factores externos atractivos y positivos para La empresa. Unos ejemplos de las oportunidades que pueden
considerarse son: otras entidades estn interesadas, I+D, est de moda, regulacin a favor, competencia
dbil, mercado mal atendido, necesidad del producto o servicio, inexistencia de la competencia, tendencias
favorables del mercado, fuerte poder adquisitivo de los clientes, internacionalizacin de los mercados, abrir
sucursales en otros pases, abrir otros mercados...

Qu tipo de amenazas hay en el entorno y cmo se pueden evitar o eliminar? Las amenazas hacen referencia
a factores externos, ms all del control del centro, y que pueden poner en riesgo la consecucin de los
objetivos propuestos. Por ejemplo, imposicin de la administracin, conflictividad laboral, regulacin
desfavorable, cambios legislativos y normativos, variacin de las divisas, competencia muy agresiva, tendencia
desfavorable del mercado...

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Los factores externos, no se pueden controlar, son ajenos a nosotros, pero si que es importante identificarlos y
gestionarlos. Qu consideramos como factores externos a la organizacin qu pueden afectar al desarrollo y a
la interrelacin de la empresa con el mercado? Por ejemplo, el conocer las caractersticas de los clientes,
evolucin de su demanda, variacin de los precios de nuestra competencia, variacin de los servicios y
productos de nuestros clientes, tendencias del mercado (proveedores, clientes, etc.), y factores considerados
del entorno como econmicos, legales, polticos, divisas, tecnolgicos...

Anlisis interno

Cules son las fortalezas de la empresa y cmo se pueden potenciar? Las fortalezas hacen referencia a
atributos positivos propios de la empresa. Con los recursos que tenemos qu oportunidades podemos explotar.
Qu aspectos, como ejemplo, podemos considerar como fortalezas: personal muy participativo y colaborador,
personal con iniciativa, buen ambiente laboral, proactividad en la gestin, recursos necesarios y abundantes,
respuesta rpida por parte de la Direccin a las necesidades de los trabajadores y de los procesos,
conocimiento del mercado, grandes recursos financieros, b uena calidad del producto/servicio, probabilidad de
acceder a crdito, experiencia de los recursos humanos, p rocesos de calidad, gran experiencia, caractersticas
nicas del producto / servicio, alta satisfaccin del cliente...

Cules son las debilidades del centro y cmo se pueden limitar o eliminar? Las debilidades hacen referencia
a rasgos que aunque estn bajo el control del centro limitan su capacidad para alcanzar los objetivos deseados.
Algunas de las debilidades ms habituales de las empresas son: sobrecarga de trabajo, falta de informacin y
comunicacin, falta de formacin, falta de espacio, capital de trabajo mal empleado, falta de motivacin de los
recursos humanos, producto o servicio sin caractersticas diferenciadoras, falta de capacitacin, procesos
productivos poco optimizados, exceso de burocracia...

Los factores internos se pueden y deben controlar, ya que dependen directamente de los procesos de la
empresa como pueden ser: La capacidad de produccin, estructura de procesos, costes de fabricacin o
servicio, tecnologas internas aplicadas, gama de nuestros productos o servicios, cuota de mercado, poltica de
precios, estructura interna, liderazgo, sistemtica de seleccin de personal y contratacin, rotacin de los
trabajadores, recursos financieros, endeudamiento, rentabilidad, liquidez, etc.

Desarrollo

Confeccin de la matriz DAFO

Determinacin de la estrategia a desarrollar y de los indicadores de xito
Actuacin
Evaluacin

5.2 ELABORACIN DE MATRIZ DAFO

Por lo tanto, la empresa ZZZ realizar el anlisis DAFO:

Anlisis del entorno de Amenazas y oportunidades

Anlisis de los recursos internos de Fortalezas y debilidades

La matriz DAFO ser cumplimentada por la Direccin de la empresa en la informacin documentada con el
cdigo ID-YYY-YY-YZ

5.3 TRATAMIENTO DE RESULTADOS Y TOMA DE DECISIONES

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Para poder hacer las evaluaciones oportunas de los resultados obtenidos en la matriz DAFO consideraremos:

Una vez detectadas las debilidades de la empresa, para mitigarlas, algunas de ellas, se deben considerar
metas, y por lo tanto, tienen que formar parte de los objetivos de calidad de la empresa. Quedarn indicados en
la informacin documentada de objetivos (ID-ABC-YY-YY) e indicadores (ID-ABC-DD-YY).

Por otro lado, una vez identificadas las amenazas reales de la empresa, la Direccin deber evaluar los riesgos
de stos y tomar las medidas oportunas. La evaluacin de riesgos de las amenazas son incorporadas en la
gestin de riesgos de la empresa, siguiendo el procedimiento PAC-DDD-ZZ.

Posteriormente, una vez analizados los datos, unos marcados como objetivos, otros evaluando su riesgo, se
realizar el Diseo de la estrategia, el desarrollo de la estrategia y la evaluacin y control de los resultados.
Estos datos sern recogidos en el acta de la Reunin de la revisin del sistema (ID-ZZ-JJ-01) que se realiza
de forma anual.

6 DOCUMENTOS RELACIONADOS

La informacin documentada (ID) que deriva de este procedimiento es:

Matriz DAFO (ID- )

Objetivos de Calidad (ID- )
Indicadores de calidad (ID- )
Ficha individual de evaluacin de riesgos (ID- )
Registro de riesgos (ID- )
Formato de acta de reunin anual de riesgos (ID- )
Plan de contingencias de riesgos (ID- )
Acta de reunin de la revisin del sistema (ID- )

Procedimientos que hay que tener en cuenta para analizar y tomar decisiones de los datos obtenidos en este
procedimiento:

Indicadores y objetivos (PAC- )

Gestin de riesgos de los procesos (PAC- )
Revisin por la Direccin (PAC- )

Si necesitis profundizar ms sobre la Matriz DAFO, os recomiendo que consultis el artculo publicado por
Daniel Blanco sobre este tema (Ver aqu), ya que lo explica de una manera sencilla profundizando en el
concepto.

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