Order to Cash para

detallistas multi-canal
Mejores prcticas

una gua gratuita de Ekomercio

EKOMERCIO ELECTRNICO Order To Cash para detallistas multicanal - Mejores pcticas 1
ndice

Introduccin pg. 3

Importancia pg. 4

Impacto pg. 6

Mejores prcticas pg. 7

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El sector detallista es cada da ms importante en nuestro pas, pues el nivel de consumo
a crdito en Mxico ha tenido un gran crecimiento en la ltima dcada y ha tenido un gran
impacto en nuestra economa y nuestra sociedad.

Hoy en da los procesos y operaciones de compra-venta en el sector detallista requieren

de una mayor velocidad de respuesta y una mayor precisin, lo que exige que todas las reas
involucradas tengan un tiempo de reaccin menor y un margen de error muy bajo.

Los proveedores de la industria detallista necesitan afrontar varios retos como el

adaptarse a los mercados cambiantes, bajar sus costos y mejorar la eficacia de su cadena de
abastecimiento, todo al mismo tiempo.

Las reas de oportunidad en la industria detallista en Mxico son ms grandes de lo que

parecen y pueden encontrarse en los equipos de administracin y gestin de cadenas de
suministro hasta en la automatizacin de procesos.

Para tener un negocio detallista exitoso se necesita ms que solamente vender una gran
cantidad de mercancas, pues se requiere de una gestin eficiente para convertir esas ventas
en un flujo de efectivo saludable.

El proceso que va desde la orden de compra hasta el pago es crtico para los detallistas y
su optimizacin ya es demasiado compleja sin tener que aadir las dificultades de las ventas
omni-canal.

En el retail, el Order to Cash incluye cualquier accin que comienza con la orden de compra,
sigue con el empacado, el envo, hasta tener el dinero en el banco y este pueda ser reutilizado
(invertido).

En esta gua te diremos las 5 mejores prcticas del Order To Cash para que los detallistas
Multi-canal tengan xito en sus operaciones.

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El Order To Cash comienza cuando un cliente enva una orden de compra y termina
cuando se recibe el pago, lo que implica tener un flujo de efectivo sano para que el negocio
siga funcionando.

Es importante recordar que existen diferencias abismales entre el dinero y los ingresos. Por
ejemplo, una tienda departamental puede vender una pantalla con un costo de $2,000 y contar
con esos ingresos en el mes que se vendi. Sin embargo, si sta se vendi a crdito, el
efectivo real que recibe la tienda es muy diferente pues ste se divide en varios meses, lo que
significa que esos $2,000 no pueden ser invertidos en algo ms al momento de la venta.

Este en un ejemplo simple de los ingresos que puede recibir una empresa, sin embargo
multiplicando esto por miles de pedidos a travs de mltiples canales de venta online y offline
puede resultar en una importante suma de dinero, la cual es crtica para seguir operando. Si a
esto se le aaden las dificultades de la gestin de cuentas, si se es distribuidor de otro negocio
y otros factores externos, el proceso Order To Cash se vuelve mucho ms complejo.

Considerando todo esto es muy fcil entender por qu este proceso es tan importante para los
negocios y que, de ser gestionado de manera incorrecta, puede daar a cualquier negocio, sin
importar su tamao.
Algunos estudios enfocados al flujo de efectivo en las empresas, han demostrado que el 30%
de los costos de operacin de las reas de contabilidad estn dirigidas a la gestin del Order To
Cash.

De igual manera, estos estudios demuestran que una mala gestin de estos procesos pueden
costarle a las empresas de 6%-26% de sus ingresos. Lo que quiere quiere decir que una cuarta
parte de las ventas desaparece como consecuencia de los pequeos errores que se realizan
durante los procesos.

En los procesos que se llevan a cabo desde que se enva la orden de compra hasta el pago se
ven involucradas casi todas las reas de una empresa desde marketing, hasta operaciones y
administracin, lo que dificulta su optimizacin y la deteccin temprana de errores.

Sin embargo, siguiendo las mejores prcticas que a continuacin detallamos es posible
optimizar y automatizar procesos, y con esto disminuir las fugas de efectivo.

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A continuacin te compartimos las 5 mejores prcticas del Order To Cash para que los
detallistas multi-canal tengan xito en sus operaciones:

1 01 Minimizar errores humanos

Muchos de los problemas que surgen durante este tipo de procesos son el resultado de
errores humanos. Cuando se pasan formularios de papel a lo largo de la organizacin pueden
surgir toda clase de errores y finalmente, son muchos los datos que deben de introducirse
manualmente en los sistemas, los cuales, muchas veces terminan siendo incompatibles entre
ellos.

Esto significa que las empresas deben de redoblar sus esfuerzos en minimizar los errores
humanos a travs de herramientas tecnolgicas, digitalizacin de archivos, la automatizacin
de flujos de informacin y su intercambio electrnico. Lo anterior resultar en la reduccin de
tiempos de espera de llamadas, correos y formularios de papel.

La clave para lograr este paso es la integracin de sistemas, por lo que es importante que los
directivos elijan las mejores herramientas para cada rea de su negocio y asegurrse de que
stas se integren entre s. Existen diferentes herramientas de integracin para operaciones
multicanal que asegurarn el xito de los negocios detallistas.

02
2 Digitalizacin

Parte de la integracin de sistemas es la digitalizacin de documentos, la cual hoy en da,

ms all de ser una opcin se ha convertido en un requisito para que las empresas puedan ser
productivas y las operaciones eficientes.

Tener una gestin documental empresarial exitosa es importante, pues al centralizar toda
la informacin los trabajadores podrn conciliar un pedido rpidamente con los envos, las
facturas y otros documentos que surgen a lo largo de la venta.

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Por ejemplo, si una tienda de autoservicios registra las rdenes de sus puntos de venta en un
lugar y las rdenes de su tienda online en otro, cmo pueden los directivos tener la visin de
sus rdenes de compra? cmo pueden saber qu productos pedir? cmo pueden tomar
decisiones acertadas y evitar inversiones innecesarias?

La gestin de documentos de manera manual siempre es posible, sin embargo toma mucho
tiempo y sumamente complicado. La digitalizacin y centralizacin de documentos permite la
conciliacin rpida entre rdenes de compra, notificaciones de envo y pedidos de clientes,
asegurando que los productos se enven al lugar correcto, en la cantidad que deba de ser
enviada y se facturen como deben de ser facturados. La experiencia de compra de los clientes
y la salud financiera de las empresas dependen de ello.

3 03 Estandariza procesos

Para optimizar el proceso de Order To Cash es necesario simplificarlo y para que un detallista
multicanal pueda simplificar su proceso es importante estandarizarlo en todos los canales.

Las herramientas tecnolgicas adecuadas permitirn que todas las ventas (inclusive aquellas
a travs de diferentes canales que no sean el punto de venta) se traten de la misma manera,
pues el procesamiento interno de las rdenes de compra deberan de procesarse por igual y sin
distincin. Lo mismo deber de ser para el trato con proveedores y el control del inventario.

Al tener todos los procesos estandarizados y centralizados cada vez que suceda una nueva
venta, los empleados involucrados en el proceso de Order To Cash, sabrn en dnde buscar
la informacin que necesitan para completar sus actividades. Esta consistencia simplificar los
procesos y a su vez crear eficiencia a lo largo de toda la organizacin.

Por ltimo, esta eficiencia crea beneficios financieros la cual, indirectamente, aumenta la
satisfaccin del cliente y ayuda a retenerlos.

4 04 Servicio al cliente en esteroides

Los negocios siempre pueden minimizar los errores humanos, ms no eliminarlos por completo.
Existen algunas operaciones relevantes para el negocio que no se pueden delegar y dejar en
manos de herramientas tecnolgicas, simplemente necesitan ser gestionadas por humanos. El
servicio al cliente es un ejemplo de estas; los humanos siempre queremos tratar con otros seres
humanos y el servicio al cliente siempre tiene un impacto en el flujo de efectivo.

El equipo que pertenece al rea de servicio a cliente o soporte es la clave para la organizacin,
pues se convierte en la cara de la empresa, el servicio a clientes ayuda a resolver cualquier
problema o duda que estos tienen la sea con su compra, su pedido, el pago, entre otros.

Poner al servicio a clientes en esteroides significa darle las herramientas que necesita para
realizar sus tareas de manera rpida y eficiente. Si los datos que los empleados necesitan para
dar un soporte competente estn esparcidos en diferentes plataformas, archivos, papeles, esto se
vuelve imposible.

Simplificar las tareas y accesos a la informacin por los equipos destinados al servicio al cliente es
esencial para mantener un flujo de efectivo sano e igual de valioso para la retencin de clientes.

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05
5 Analiza, analiza, analiza

Es importante que los directivos y los gerentes de las organizaciones tengan acceso a toda la
informacin que necesitan que les indique cmo va su negocio y les brinde las herramientas
necesarias para poder tomar una decisin acertada. Al digitalizar la informacin e integrar todos
los sistemas (como lo mencionamos en las prcticas 2 y 3) los tomadores de decisin tendrn la
capacidad de analizar y prevenir futuros obstculos.

Una plataforma que brinda la gestin del Order To Cash debe de brindar seguimiento necesario
de todos los documentos intercambiados durante el proceso compra-venta como las rdenes de
compra, los avisos anticipados de embarque, respuestas, facturas, entre otros, as como todos
datos de toda la organizacin que califiquen la productividad de la empresa.

Aquellas organizaciones que realmente quieren optimizar su flujo de efectivo debern de invertir
en tecnologa BI, que exponga todas las reas de oportunidad de una empresa, as como
aquellos puntos en los que vale la pena seguir invirtiendo tiempo y recursos.

Order To Cash realmente es el inicio de una optimizacin integral de una empresa, sin embargo
no lo es todo. Existen muchos retos a los que deben de enfrentarse las organizaciones,
sobretodo si ofrecen servicios multi-canal y se sus operaciones se llevan a cabo en todo el
mundo; sin embargo para tener xito hoy en da esta optimizacin deja de ser una opcin en
ms que necesaria.

Recuerda que en Ekomercio contamos con una herramienta de Order To Cash que
te ayuda a optimizar tus procesos, dar seguimiento a todas tus ordenes de compra y
documentos EDI, as como conocer el estatus real de tus facturas. Para conocer nuestra
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Integra todo tu negocio y
reduce tu cartera vencida
Controla todo tu proceso de venta desde la orden
de compra hasta el pago

Las mejores empresas de Mxico como Bonafont y Nestl ya utilizan la solucin

Order to Cash de Ekomercio. Gracias a ella han disminuido su cartera vencida hasta en
un 99% as como redefinido los modelos de abastecimiento y comunicacin con sus
socios comerciales.

Order to Cash permite dar seguimiento en tiempo real a todos los documentos EDI que se
intercambian entre proveedores y cadenas comerciales.

Los procesos del sector retail se vuelven ms eficientes a travs de canales directos
de comunicacin como FTP, As2 o web service. Adems en Ekomercio tenemos
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