Fases de la administracin de proyectos

Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el

tiempo, los recursos y los resultados deseados. Esto es, el proyecto tiene un
resultado deseado, una fecha lmite y un presupuesto (personal, suministros y
dinero).

Cinco caractersticas de los proyectos

1. Un proyecto tiene principio y fin definidos.
2. Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero).
3. Los resultados del proyecto tienen metas especficas de calidad y desempeo.
4. Los proyectos siguen una planeacin
5. Un proyecto incluye un equipo de personas.
 Cinco fases de la administracin de proyectos
1. Anlisis de viabilidad del proyecto
Es la fase inicial de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa
debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la
empresa puede tener ms problemas que beneficios a la hora de realizar un
proyecto.
El anlisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:
Creacin del registro de seguimiento en la herramienta de gestin de la
empresa.
Anlisis previo del alcance del proyecto.
Anlisis de los riesgos de ejecucin del proyecto.
Anlisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.
Si el anlisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no
abordar el proyecto, podemos pasar a la 2 fase del proceso.

2. Planificacin detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es definir con el mximo detalle posible las tareas a
realizar y los recursos necesarios para llevar a buen trmino el proyecto. Un
error de clculo en esta fase puede ser muy daino para la empresa.
Las actividades clave en esta etapa son:
Anlisis del alcance del proyecto.
Realizacin de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
Definicin del plan de proyecto.
Negociacin del contrato.
Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato que recoja
todos los trminos del acuerdo.

3. Ejecucin del proyecto

La tercera fase de la gestin de proyectos es donde las empresas despliegan todo
suKnow how y donde menos problemas suelen encontrar.
Las actividades principales de esta etapa son:
Establecimiento del entorno de trabajo.
Asignacin de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
Ejecucin de las tareas planificadas.
Gestin de las peticiones de cambio.
De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del
proyecto que velar por el cumplimiento de la planificacin y la calidad del trabajo
realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se
conviertan en un problema para el xito del proyecto.

4. Seguimiento y control del trabajo

Esta etapa, junto a la de planificacin detallada, es una de las ms importantes
para el xito del proyecto.
En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:
Seguimiento de tareas e hitos planificados.
Gestin de entregables (incluido control de la calidad).
Gestin de incidencias.
Generacin de informes de seguimiento.

5. Cierre del proyecto

El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar
que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase
suele ejecutarse a travs de un checklist o lista de control.
Las tareas clsicas a realizar dentro de esta fase son:
Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el
proyecto (stakeholders).
Realizacin del backup del proyecto.
Anlisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
Actualizacin de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

Cuadro comparativo entre fases

Cierre
Anlisis de Seguimient
Planificacin Ejecucin (conclusin
viabilidad o
)
Reconocimient
o de que un Perfeccionamient Seguimiento Cierre
Establecimient
proyecto o del alcance del de las formal del
o del entorno
puede llevarse proyecto actividades proyecto
de trabajo
a cabo planeadas
Listado de tareas Aprendizaje
Reunirse con
Determinar lo y actividades que Vigilar las de la
los miembros
que el llevarn al logro desviacione experiencia
del equipo
proyecto debe de las metas del s
lograr proyecto Revisin del
Asignacin y
Recibir y proceso y
ejecucin de
Definir la meta Secuencia de evaluar resultados
las tareas
global del actividades cambios
proyecto Redaccin
Dirigir el
Negociacin del Generacin del informe
equipo
Anlisis de los contrato de informes final.
riesgos
Todas las actividades dependen del paso anterior, todas visualizan antes de
comenzar y buscan el perfeccionamiento del trabajo a realizar, despus de todo,
se finaliza revisando lo que principalmente se plante y comprobar el grado de
estabilidad de los resultados. Todas las actividades tienen secuencia y estn
ntimamente vinculadas.