ANALISIS KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN ENTERPRISE

RESOURCE PLANNING (ERP) PADA PERUSAHAAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan ekonomi yang semakin cepat menyebabkan persaingan bisnis yang

semakin ketat. Dengan adanya perkembangan teknologi yang semakin canggih perusahaan-
perusahaan tersebut berlomba dalam memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan keunggulan
kompetetif dan efisiensi kinerja perusahaan mereka dibandingkan pesainya. Sistem informasi
merupakan sebuah produk yang dibangun dan dikembangkan untuk kebutuhan proses bisnis
tertentu dengan tampilan yang bersahabat, penyajian data yang cepat dan mudah digunakan
sehingga dijadikan sebagai alat untuk mengumpulkan data secara terpusat sampai akhirnya
menghasilkan laporan yang dapat digunakan untuk kepentingan manajemen dalam pengambilan
sebuah keputusan.

Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sebuah system informasi yang

terintegrasi yang digunakan oleh perusahaan kelas dunia dalam meningkatkan kinerjanya. ERP
telah berkembang sebagai alat integrasi yang memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua
aktivitas inti perusahaan yang meliputi penjualan dan pemasaran, pemeliharaan,
produksi/manufacturing, pengadaan/logistic, gudang, SDM, umum dan keuangan ke pusat
penyimpanan data (server) dan dapat dengan mudah diakses oleh semua unit kerja yang
membutuhkan.

Sistem ERP memungkinkan sebuah organisasi bisnis untuk memenej sumber daya yang
dimilikinya (uang, orang, dan material) secara lebih efektif dan esisien karena kemampuannya
untuk mengintegrasikan seluruh proses dalam menghasilkan kebutuhan informasi. Penggunaan
ERP diharapkan dapat menurunkan biaya dan memperbaiki proses namun harganya mahal dan
tingkat kegagalan dalam mengimplementasikannya sangat besar. Studi ini bermaksud untuk
menguji model kesuksesan implementasi ERP yang sebelumnya telah dilakukan oleh Swanson
dan Wang (2003) dengan mengambil obyek penelitian di PT Bentoel. Dua landasan utama yang
menentukan kesuksesan penerapan ERP adalah alasan (know-why) dan pengetahuan (know-
how) para pihak yang berkaitan dengan implementasi. Kapan pun saat mengadopsi ERP tidak
akan mempengaruhi cost/benefit advantages implementasi dan variable terpentin yang
mempengaruhi sukses implementasi ERP adalah business coordination dan management
understanding.

Faktor kegagalan dalam implementasi ERP selalu ada seperti yang ditujukkan oleh Aiken
(2002) bahwa hanya 10% dari implementasi berhasil mengimplementasikan secara penuh semua
fungsinya, dan budget biaya dan waktu implementasinya tepat sesuai rencana. Selebihnya
membutuhkan biaya sebesar 78% dari yang direncanakan, waktu implementasi 130% lebih lama
dari jadwal, dan kalaupun berhasil go-live hanya menggunakan 41% dari seluruh kemampuan
yang disediakan oleh software ERP.

PT. Bentoel Prima adalah salah satu perusahaan rokok yang dapat terus maju dan
bersaing didalam bisnis rokok sampai saat ini dengan bantuan teknologi informasi dalam
menjalankan bisninya telah mempunyai dan menggunakan system ERP sebagai alat teknologi
informasi pendukung bisnisnya.

1.2 Tujuan Penulisan

Penulisan makalah ini bertujuan untuk :

1. Menjelaskan secara umum factor-faktor yang menyebabkan kesuksesan atau
kegagalan dalam implementasi system Enterprise Resource Planning (ERP)
2. Memberikan contoh studi kasus implementasi kesuksesan ERP pada PT Pertamina
dan Kegagalan ERP pada PT Bentoel Prima serta kendala yang terjadi pada saat
penerapan ERP.

2. Literature
2.1. Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut OBrien (2002) dikatakan bahwa SIM
adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan
operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem
Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran
(output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk
memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen (Wikipedia, 2010).

Tujuan SIM, yaitu:

Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa,

produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,

pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Informasi dalam suatu lingkungan system informasi harus mempunyai persyaratan umum
sebagai berikut:

1. Harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat

2. Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan
keputusan
3. Harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya
jangan diberikan
4. Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak
selalu menuntut adanya tindakan.
Berikut ini adalah gambar yang menjelaskan siklus informasi

Informasi memiliki karakteristik yang relevan, timeliness, akurat, cost effective, dapat
diandalkan dan dapat diperbaharui dan dikumpulkan (Babu,2000). Menurut McLeod kegagalan
dalam penerapan system informasi akan menyebabkan penurunan mutu pelayanan perusahaan.
Jika penurunan ini dirasakan oleh konsumen maka akan berakibat pada menurunnya tingkat
kepercayaan konsumen terhadap perusahaan. Kegagalan penerapan system informasi ini juga
dapat menurunkan produktivitas perusahaan.

Keberhasilan dalam penerapan system informasi akan meningkatkan kualitas perusahaan

sehingga pada akhirnya meningkatkan penerimaan perusahaan, menurunkan biaya, pertumbuhan
perusahaan dan tentu saja akan meningkatkan pandangan konsumen terhadap perusahaan.

Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam
membuat sebuah informasi diperlukan sebuah system yang dapa membuat sebuah informasi
yang tepat dan akurat. Sistem informasi manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk
mendapatakan informasi yang lebih spesifik. Secara umum model suatu system perusahaan :
 Suatu system informasi manajemen yang baik akan mampu menyediakan data dan
kemampuan analisis perhitungan data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen
mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus
mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. SIM yang baik harus mampu memberikan
dukungan pada proses perencanaan, proses pengendalian hingga dalam hal proses pengambilan
keputusan.

2.2. Peranan Sistem Informasi dalam Bisnis

Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga
penggunaan internet (e-commerce/e-bisnis) mempunyai tiga peran utama:

1. Mendukung proses bisnis dan operasional

2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen
3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif

Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-
manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, system informasi yang
dibangung atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai
berdasarkan level manajemen. Didalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok,
yaitu :

1. Manajemen Tingkat Atas : Menangani keputusan-keputusan strategis

2. Manajemen Tingkat Menengah: Bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taktis
3. Manajemen Tingkat Bawah : Bertanggungjawab kegiatan operasional suatu organisasi
4. Pegawai non Manajemen : Semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen
Pengembangan system informasi untuk mengatasi problem bisnis merupakan kewajiban para
professional bisnis sekarang. Lingkungan bisnis terus berkembang tentu system informasi pun
perlu pengembangan sehingga tetap up to date. Pengembangan SI pada dasarnya melibatkan
beberapa tahap yang berulang, yaitu (Pengembangan Sistem Informasi)

2.3 Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu system yang terintegrasi yang
mengatur dan menggambarkan seluruh sumberdaya yang ada baik dari sisi keuangan (finance),
marketing, sales, pelayanan dan pendukung lainnya (CRM) untuk memfasilitasi dan mendukung
kinerja semua elemen terkait di dalam perusahaan dan juga sebagai penghubung bagi seluruh
stakeholder terkait.

Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah
menggabungkanberbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database sehingga
memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Database yang ada dapat
mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi
secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah
disebarluaskan.
Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih
modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan
dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis. Tujuan sistem ERP
adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software
yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:

Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise

Menghasilkan informasi yang real-time

Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

1. HRM (Human Resource Management)
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan
yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.Pekerjaan-
pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji,
manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga
perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul ini. Modulnya antara lain:
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event
Management, Organizational Management, Travel Management.

2. Financial Resource Management (FRM)

Financial Resource Management adalah modul modul yang berfungsi untuk

mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial sehingga mampu
menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen. modul-
modulnya antara lain; General Accounting, Financial Accounting, Controling,
Invesment Management, Treasury, dan Enterprise Controlling.

3. Supply Chain Management

Tujuan dari SCM adalah untuk melakukan efektifitas dan efisiensi mulai dari
suppliers, manufacturers, warehouse dan stores. SCM sebenarnya adalah
modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang
sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan
hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu
dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.
modul-modulnya antara lain adalah :General Logistics, Sales and Distribution,
Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant
Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project
System, Environment Management.
 4. Manufacturing Resource Planning

Manufacturing Resource Planning adalah modul yang melingkupi faktor

tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master schedulling, rough
cut capacity planning dan shoop floor control.

5. Customer Relationship Management

Customer Relationship Management adalah sebuah sistem informasi yang

terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan
mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam
sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan
calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat
panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan
teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).

2.4 Implementasi ERP

Impelementasi ERP bertujuan untuk menyatukan semua departemen/divisi dan seluruh

fungsi dalam perusahaan menjadi sebuah perusahaan yang mampu dipantau melalui system
terkomputerisasi dan terlayani dengan sebuah sistem yang meminimalkan biaya. Ketika akan
melakukan implementasi tersebut, penting untuk dipahami bahwa aka nada efek baik yang
positif maupun kurang menyenangkan bagi perusahaan dan fungsi-fungsi didalamnya. Sehingga
yang terbaik dilakukan adalah merancang implementasi sebaik mungkin untuk mengurangi side
effect yang kurang menguntungkan.
Implementasi ERP secara tepat akan menghasilkan peningkatan keuntungan yang
signifikan, mengurangi kesalahan yang terjadi, meningkatkan kecepatan dan efisiensi serta
adanya akses informasi yang lengkap. Proses re-engineering pada implementasi ERP
membutuhkan keamanan, jaminan kualitas, dan pelatihan bagi karyawan perusahaan yang
terlibat dalam sistem tersebut.
ERP mencakup transaksi finansial dan transaksi operasi yang penting dan sensitif dari
data produksi. Oleh karena itu, keamanan sangat penting bagi sistem ERP. ERP terdiri dari
beberapa aplikasi modul yang berbeda yang mendukung aktivitas yang berbeda pada perusahaan.
Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu dalam konsep ERP ini
antara lain :
ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan
pengambilan keputusan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya
berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani
secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.
ERP tidak hanya dapat memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan
pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.
ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen Supply Chain dengan kemampuan
memadukannya
Pada umumnya, ERP dibangun sebagai sistem berbasis modul yang menangani proses
manufaktur, logistic, distribusi, inventori, invoice, akuntansi perusahaan dan lain sebagainya.
ERP dibagi menjadi 3 modul utama yaitu Modul Operasi, Modul Finansial dan akuntansi, Modul
Sumber Daya Manusia.
Ketiga modul diatas berjalan secara terpisah, sehingga perusahaan tidak harus
mengimplementasikan ketiganya secara bersamaan. Namun, ketiga modul tersebut berhubungan
langsung dengan satu database terpusat. Dari modul-modul tersebut, maka aktivitas penjualan,
pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia
dapat dikontrol dengan baik dan informasi yang berhubungan dengan aktivitas tersebut dapat
diperoleh dengan cepat.
Keuntungan yang bisa kita raih ketika menerapkan ERP dalam perusahaan kita beberapa
diantaranya adalah:
1. Otomasi business process
Seperti proses ordering, mulai dari pencatatan order dari customer hingga proses
pengiriman dan penagihan pembayaran order.
2. Single point of information
Contohnya yaitu ketika karyawan berhadapan dengan pelanggan memiliki informasi
(berdasarkan historical transaksi) yang cukup untuk mendeliver kebutuhan dari
pelanggannya. histori ini dapat dijadikan pegangan oleh bagian pembelian untuk
melakukan perencanaan pembelian, dan seterusnya.
3. Efisiensi yang tinggi
 Efisiensi terlihat misalnya pada pencapaian kepuasan pelanggan karena tingkat kecepatan
pelayanan dengan otomisasi, pengurangan biaya produksi dan biaya operasional, dan lain
sebagainya.
4. Sumber informasi yang cukup untuk melakukan analisa
Dengan pencatatan historical transaksi yang baik, otomatis anda tinggal menggunakan
software perencanaan untuk lain sebagainya.
Penerapan ERP dalam perusahaan ada juga kelamahanya, beberapa kelemahan diantaranya
adalah:
- Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
- Sistem ERP sangat mahal
- Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang
telah dideskripsikan oleh system ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan
kompetitif.
- ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis
tertentu dalam beberapa organisasi.
- Sistem dapat terlalu kompleks jika dibadingkan dengan kebutuhan dari pelanggan.
- Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat. Hal tersebut dapat meningkatkan
resiko kehilangan informasi jika terdapat pembobolan sistem keamanan.

2.5 Faktor-Faktor Keberhasilan dalam Implementasi ERP

Top managemen support sebagai factor utama dan yang paling penting dalam
implementasi ERP harus didukun komitmen yang kuat dari pemimpin untuk implementasi ERP.
Komitmen top management adalah sebagian besar factor yang dipelajari dalam kesuksesan
implementasi system informasi dan sekaligus sumber yang sulit dalam implementasi system
informasi.
Dalam mendesain ERP diperlukan komunikasi diberbagai tingkat dan fungsi organisasi
diperlukan implementasi ERP yang kompleks namun tidak terbatas pada spesifikasi peran
individu dan tanggungjawab. Selain komunikasi koordinasi semua pihak yang menggunakan
ERP dapat melengkapi dengan Total Quality Management (TQM) dan merancang proses bisnis
untuk mempersiapkan organisasi untuk menjadi lebih reseptif terhadap system ERP (Nah, 2007)
Contoh model keberhasilan ERP :
2.6 Faktor Faktor Penyebab Kegagalan Dalam Implementasi ERP

Dari hasil penelitian terhadap berbagai implementasi ERP di perusahaan perusahaan di

seluruh dunia, pada akhirnya disimpulak bahwa yang menjadi penyebab utama kegagalan
implementasi dan instalasi ini ada beberapa factor yaitu :

1. Tidak ada atau kurangnya support dan sponsorship dari Top Executive
2. Proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja
3. Tidak ada yang diserahkan untuk menjadi person in charge atau project manager yang
full time
4. Segala proses dan prosedu implementasi diserahkan hanya ke team IT saja.
5. Vendor yang melakukan implementasi kurang atau tidak memiliki kemampuan dan
kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi dan instalasi
6. Tidak adanya dokumentasi untuk prosedur implementasi
 7. Kekurangan atau kegagalan di training
8. Kesulitan perubahan culture di organisasi
Budaya organiasi yaitu kumpulan asumsi yang diadakan, relative sama dan diambil untuk
diberikan dalam sebuah organisasi. Itu termasuk pengalaman kolektif, nilai-nilai,
kepercayaan, dan norma-norma perilaku. Budaya organisasi mendorong keterlibatan atau
partisipasi dan adaptasi.Masalah ERP umumnya terletak pada karyawan yang merasa
tidak nyaman dengan perubahan yang merugikan ERP sehingga menyebabkan kegagalan.

3 PEMBAHASAN KASUS

3.1 KEBERHASILAN ERP STUDI KASUS PT PERTAMINA

Pertamina merupakan salah satu pengguna SAP R/3. Dalam proses

pengimplementasiannya menemukan banyak kendala sehingga berbagai pihak menilai
pemanfaatan SAP R/3 yang dipilih oleh Pertamina kurang mampu dioptimalkan. Pada tahun
2009 nanti Pertamina berniat untuk menggunakan SAP generasi terbaru yang dikenal dengan
mySAP. Beberapa hal yang dapat dipelajari dari implementasi ERP di Pertamina adalah sebagai
berikut.

1. Keselarasan antara Business Process, People dan IT.

Dalam Information System (IS) terdapat tiga komponen yang harus disinergikan agar
memperoleh hasil yang optimal yaitu business process, people dan IT. Banyak pihak terlalu
berkonsentrasi pada aspek IT. Padahal tantangan implementasi IS yang sesungguhnya ada pada
kedua aspek lainnya. Jika perusahaan telah memiliki business process yang baik dan teratur
maka tantangan yang paling utama adalah pada aspek people. Hal ini disebabkan oleh rumitnya
mengubah kebiasaan kerja setiap karyawan yang tidak jarang menimbulkan resistensi.

Manajemen Pertamina menyadari bahwa keselarasan antar tiga komponen IS merupakan hal
yang mutlak diperlukan untuk mencapai kesuksesan dalam mengimplementasikan ERP. Oleh
karena itu, Pertamina membentuk tim yang bertanggung jawab terhadap rencana implementasi
ERP ini. Tim menyadari sepenuhnya bahwa implementasi ERP di Pertamina harus melalui
business process reengineering. Hal ini dikarenakan Pertamina telah melakukan serangkaian
kajian dan memutuskan untuk menggunakan SAP R/3. Keputusan ini didasarkan bahwa SAP
merupakan salah satu best practice. Dengan menggunakan ERP vanilla seperti ini maka salah
satu konsekuensinya adalah melakukan business process reengineering agar sesuai dengan ERP
yang dipilih. Adapun tim yang telah dibentuk ini dibantu oleh Accenture dalam
mengimplementasikan SAP R/3 di Pertamina.

Namun demikian implementasi ERP di Pertamina kurang optimal karena cukup besarnya resisten
untuk berubah. Dapat dipahami bahwa mengubah cara kerja karyawan adalah sesuatu yang
rumit. Hal ini dikarenakan para pengguna ERP tersebut telah terbiasa dengan cara kerja lama
yang lebih mapan dan mudah dimengerti. Sebagai contoh, pengguna ERP masih sering
menggunakan sistem informasi berdasarkan telpon dan hard copy. Selain itu, hal lain yang perlu
menjadi perhatian pula adalah adanya pendapat dari karyawan bahwa ERP hanyalah proyek IT.
Mungkin tim harus lebih melakukan sosialisasi guna meluruskan pendapat yang keliru ini. Tim
harus memberikan pemahaman bahwa ERP merupakan salah satu sarana yang memudahkan
setiap pihak dalam mencapai tujuan perusahaan sehingga adanya rasa memiliki terhadap
program ini. Dengan demikian implementasi ERP lebih mendapat dukungan dari setiap pihak
dan pada akhirnya dapat dipergunakan secara optimal.

2. Metode pengembangan sistem

Metode pengembangan sistem di Pertamina ini menggunakan pendekatan big bang. Pada
awalnya pelaksanaan business process reengineering dan implementasi ERP akan dilakukan
secara sekuensial. Tim merencanakan untuk melakukan business process reengineering terlebih
dahulu sebelum mengimplementasikan ERP seperti yang dilakukan oleh Garuda dan Telkom.
Namun seiring dengan adanya UU Migas No.22 tahun 2001 tanggal 23 November 2001 serta
adanya AFTA di tahun 2003, maka Pertamina menyadari dengan cara sekuensial tidak akan dapat
mengejar batas waktu yang dimaksud. Kedua hal tersebut menuntut Pertamina untuk dapat
beroperasi secara optimal sehingga siap menghadapi pasar bebas. Oleh karena itu, tim
memutuskan untuk melakukan business process reengineering dan implementasi ERP secara
simultan. Tim menyadari adanya resiko besar yang akan dihadapi jika menggunakan cara ini.
Akan tetapi, tim tidak memiliki pilihan lain untuk melakukan perubahan mendasar dan
menyeluruh untuk membawa Pertamina menjadi perusahaan kelas dunia. Kekhawatiran ini
ternyata terbukti yaitu ketidaksiapan sumber daya manusia untuk melakukan perubahan cara
kerja sehingga implementasi ERP di Pertamina tidak memberikan hasil yang optimal. Dari
beberapa keterangan dapat disimpulkan pendekatan big bang di Pertamina ini dilakukan per unit
bisnis namun tanpa menjadikan salah satu unit sebagai pilot project. Upms II merupakan unit
pemasaran pertama Go Live SAP yang merupakan non pilot project dalam melaksanakan SAP
secara mandiri. Adapun modul yang pertama kali digunakan oleh Pertamina meliputi SD, MM,
FI, CO dan HR. Kini Pertamina merencanakan menggunakan mySAP dengan menggunakan
modul yang lebih lengkap yaitu meliputi MMH (Materials Management Hydro), MMNH
(Materials Management Non Hydro), SD/TD (Sales & Distribution/ Transportation &
Distribution), PP (Production Planning), PM (Plant Maintenance), Human Capital
Management, FI (Finanancial Accounting) dan CO (Controlling).

3. Pemanfaatan project management

Pertamina membentuk tim yang bertugas untuk melakukan manajemen terhadap proyek
implementasi ERP ini. Pada tahap awal, tim melakukan serangkaian kajian sejak akhir tahun
1997. Beberapa aspek yang menjadi perhatian utama dalam tahap persiapan adalah memutuskan
apakah akan membeli atau membuat sendiri. Kemudian menentukan jenis enterprise system yang
akan dibeli yaitu EIS atau ERP. Setelah tim sepakat untuk membeli ERP lalu dilakukan kajian
terhadap beberapa produk sebelum memutuskan untuk membeli SAP R/3. Pada tahap
implementasi, Pertamina dibantu oleh Accenture. Konsultan ini diharapkan dapat memberikan
transfer knowledge pada Pertamina dalam mengimplementasikan SAP. Dalam proyek ERP ini
sepertinya top management tidak terlibat langsung. Untuk tahap berikutnya yaitu penggunaan
mySAP yang akan diterapkan pada 2009, tim diharapkan dapat memenuhi ekspektasi semua
pihak agar pemanfaatan mySAP lebih optimal, tidak seperti SAP R/3.

4. Keselarasan antar companys direction dengan ISs direction

Pertamina mencanangkan untuk menjadi perusahaan kelas dunia. Namun permasalahan yang
dihadapi oleh Pertamina adalah sulitnya mendapatkan data dan informasi secara real time
padahal mengingat persaingan yang semakin ketat, perusahaan dituntut untuk dapat bergerak
cepat. Kesulitan ini semakin terasa bagi Pertamina yang memiliki kantor serta berbagai unit
operasional yang tersebar dalam wilayah geografis yang luas. Hal ini dikarenakan Pertamina
tidak didukung oleh sistem pengolahan dan proses bisnis secara jaringan yang online dan
terintegrasi.

Agar dapat menjadi perusahaan kelas dunia maka Pertamina tidak cukup hanya dengan
meninggalkan cara kerja birokrasi yang lamban. Hal lain yang harus diperhatikan pula
ketersediaan data dan informasi yang cepat, siap pakai, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Untuk menjawab tantangan ini maka tim dari Pertamina menggunakan teknologi informasi
berbasis jaringan komputer terintegrasi yang disebut enterprise service architecture (ESA).
Program yang dijalankan untuk fungsi teknis ini disebut SAP NetWeaver. Keunggulan program
yang terdapat dalam paket mySAP ini adalah menjadikan data lebih informatif, adaptif, user
friendly dan real time.

Dengan rencana penggantian SAP R/3 dengan generasi di atasnya yaitu mySAP menjadikan
implementasi IS di Pertamina bukan sekedar pada level support operational akan tetapi
meningkat pada level decision making system. Sejauh ini rencana penerapan mySAP diharapkan
mampu memberikan data analitis untuk mendukung proses pengambilan keputusan bagi jajaran
manajemen Pertamina. Bukan tidak mungkin ke depan, implementasi ES di Pertamina berada
pada level teratas yaitu level support strategic. Hal ini tentunya selaras dengan tujuan Pertamina
untuk menjadi perusahaan kelas dunia yang saat ini telah dilakukan berbagai upaya dan
perbaikan secara bertahap untuk mencapai hal tersebut.

5. Tantangan yang dihadapi oleh IS Department

Kurang optimalnya pemanfaatan SAP R/3 pada tahun 2003-2006 tentunya menjadi beban
tersendiri bagi tim. Tantangan terberat tentunya adalah dapat mengoptimalkan pemanfaatan
sistem ES selanjutnya di Pertamina. Terlebih kali ini level adopsi pemanfaatan ES di Pertamina
akan naik setingkat lagi yaitu pada level decision making system.

Tantangan lain adalah semakin berkembangnya tuntutan bisnis dan teknologi informasi.
Berkembangnya kedua hal ini membuat tim harus mampu membawa Pertamina memenuhi
tuntutan bisnisnya yang mungkin juga menuntut adanya perubahan penggunaan ES. Setidaknya
tantangan IS department adalah dapat mengoptimalkan sistem guna memenuhi tuntutan bisnis
yang kian berkembang dengan cepat. Terlebih Pertamina merupakan perusahaan yang memiliki
komoditi usaha strategis berupa minyak bumi. Seperti diketahui bahwa usaha minyak bumi
memiliki regulasi yang ketat dari pemerintah Indonesia di samping fluktuatifnya harga di pasar
internasional. Kedua hal ini tentunya sangat memperngaruhi keputusan bisnis dari Pertamina.

3.2 KEGAGALAN ERP STUDI KASUS PT BENTOEL PRIMA

Perseroan didirikan dengan nama PT Rimba Niaga Idola pada tanggal 11 April 1987 dan
berdasarkan keputusan rapat umum pemegang saham luar biasa yang diadakan pada tanggal 27
Desember 1996, nama Perseroan diubah menjadiPT Transindo Multi Prima Tbk. Pada tanggal 29
Agustus 2000, nama PT Transindo Multi Prima Tbk dirubah menjadi PT Bentoel Internasional
Investama Tbk.
Dengan berjalannya perkembangan bentoel, Hingga Sekarang BentoelGroup dikenal sebagai
perusahaan rokok terbesar di Malang yang di kelola secaraprofesional dan modern lebih dari 75
tahun dan telah memproduksi beberapa brand terkenal antara lain, Bentoel Biru, Star Mild, X
Mild, Bentoel Sejati, Tali Jagad, Bintang Buana, Neo Mild, Country, One Mild, dan lain-lain.

Visi, Misi, Nilai Perusahaan dan Strategi Korporasi merupakan komponendari The Winning
Formula (TWF) yang disusun berdasarkan cetak biruperusahaan yaitu Bentoel Strategic Scenario
(BSS). BSS merupakan landasandalam menyusun rencana jangka panjang, jangka menengah
maupun jangkapendek supaya rencana dan pelaksanaannya dapat berjalan secara terarah dan
berkesinambungan.

A. Visi

Menjadi perusahaan besar yang terpandang, menguntungkan dan memiliki peran dominan dalam
industri rokok domestik.

B. Misi

Menyediakan produk-produk inovatif bermutu tinggi yang memenuhi, bahkan melebihi harapan
konsumen sekaligus memberikan manfaat bagi semua Stakeholder.

C. Nilainilai Perusahaan

1. Karyawan adalah aset utama perusahaan

2. Profesionalisme harus dimiliki oleh setiap karyawan

3. Inovasi merupakan kunci untuk meraih sukses masa depan

4. Kerjasama tim adalah kekuatan kita

 5. Keunggulan harus menjadi budaya kerja kita

Menurut Paul Ong, Chief Information Officer Bentoel Group, sebelumnya masing-
masing divisi di Bentoel memiliki modul aplikasi sendiri-sendiri, seperti di bagian keuangan,
bagian pergudangan, bagian penjualan ataupun kantor pusat. Karena sistem aplikasi masing-
masing bagian itu berbeda, sulit untuk berkomunikasi atau mengintegrasikan data dan tidak
realtime. Buntutnya adalah keterlambatan dalam integrasi dan penyesuaian data.

Saat ini, proses budgeting pada Bentoel masih dilakukan secara manual dengan
menggunakan Microsoft Excel. Padahal industri rokok di Indonesia sangat kompetitif, sehingga
pihaknya membutuhkan analisis situasi pasar yang dapat dilakukan dengan cepat untuk
mengambil tindakan yang tepat dan cepat, sehingga dibutuhkan sistem yang bisa
mengintegrasikan seluruh bisnis proses dalam perusahaan. Selain itu, karena datanya belum
realtime, maka meskipun sudah terjadi transaksi penjualan atau pengiriman barang, tak secara
otomatis mengurangi posisistok barang dagangan. Begitu pula, posisi piutang atau account
receivable juga belum bertambah. Manajemen informasi yang terpisah-pisah seperti ini jelas
berpotensi mengacaukan manajemen keuangan, karena data tak sesuai dengan fakta. Bahkan, ini
juga berimbas pada kultur organisasi.

Pada tahun 2003 Bentoel melakukan beberapa langkah awal yaitu assessment dan
pengkajian sistem TI beserta penentuan kebutuhan TI-nya, perumusan blue print dan road map
pembenahan sistem TI. Langkah selanjutnya pun Bentoel kemudian menunjuk konsultan dan
memilih perusahaan software. Setelah melalui proses penyeleksian beberapa paket software yang
berkaitan dengan Corporate Perfomance Management, tim evaluasi Bentoel pun akhirnya
memilih SAP Planning and Consolidation. Pemilihan didasari atas pertimbangan bahwa sistem
ini sangat mudah digunakan (friendly user) dan didukung dengan fitur-fitur yag canggih serta
lengkap. Akan tetapi dengan pertimbangan mudah digunakan ternyata tidak sesuai dengan
kebutuhan para pengguna (user). Adapun factor-faktor kegagalan pada PT Bentoel Prima :

1. Terlibat dalam proyek-proyek perusahaan lainnya bersaing untuk keuangan tengah

sedikit
2. Tidak memiliki kebijakan manajemen perubahan yang tepat dan prosedur
3. Menggunakan konsultan tanpa pengalaman sebelumnya atau solusi ERP dimana
perusahaan adalah satu-satunya perusahaan dalam industry
4. Tidak memiliki transfer pengetahuan yang tertulis dalam kontrak konsultasi
5. Jika vendor tidak memahami bisni perusahaan
6. Jika proyek tidak memilik tahap yang jelas, kiriman dan komponen pengendalian
mutu
7. Jika perusahaan belum rekayasa ulang proses bisnis agar kompatibel dengan
kemampuan teknologi
8. Tidak memiliki komitmen proyek audit eksternal
 - Kesimpulan

Adanya keselarasan antara business process, people dan IT merupakan hal yang mutlak
diperlukan oleh perusahaan agar implementasi ERP berhasil diterapkan. Pertamina dan Betoel
telah merasakan betapa implementasi ERP yang menelan biaya yang sangat besar dapat
diterapkan secara optimal karena adanya keselarasan antar ketiga komponen IS tersebut. Akan
tetapi Belum siapnya aspek people menjadi kendala utama di Pertamina. Perlunya pelatihan
kepada seluruh karyawan dalam implementasi ERP agar sistem B-One dapat digunakan secara
efektif dan efisien.
Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisni proses
yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan system ERP atau sebaliknya. Agara dapat memilih
perusahan yang akan mengimplementasikan ERP tentu harus sudah mempunyai bisnis proses
sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari system ERP. Dari perbandingan 2
perusahaan tersebut jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang maka tidak
banyak perubahan yang dilakukan. Perencanan yang baik akan menghindari perusahaan dari
sebuah kegagalan implementasi system informasi.
 DAFTAR PUSTAKA
OBrien JA, Marakas G. 2005. Management Information Sistem. Ninth edition. Boston: Mc
Graw Hill, Inc

Nah, Fiona Fuihoon, Zahidul Islam, Metthew Tan, 2007. Empirical Investmen of Factors
Influencing of Succes of Eterprise Resource Planning Implementation, Journal of
Database Management, 18

Garside, Annisa Kesy. 2004. Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi Enterprise Resource

Planning (ERP) di PT. Semen Gresik

Hermanzacharias. 2012. Review Penerapan ERP di PT. Bentoel Prima

http://hermanzacharias.wordpress.com/2012/03/16/review-penerapan-erp-di-pt-bentoel-prima/.
25 Maret 2017.

http://ciosociety.com/2010/01/19/bentoel-dengan-be-one-integrasikan-sistem-dari-ujung-ke-
ujung/