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1. INTRODUCCIN
DA-1990, nm. 223. NGEL GUILLEN ZANN y ELVIRA RAMREZ NEZ DE PRADO. Administracin por...
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2. ACEPCIONES DOCTRINALES
(1) Sobre el concepto moderno de direccin cientfica, vid. Andrea ZERILLI, fundamentos
de Organizacin y Direccin General, Ed. Deusto, 1988, p. 74.
(2) Aunque la idea de cultura de empresa apareci en los escritos de diversos investiga-
dores en los aos setenta y no se difundi hasta el inicio de los ochenta, siendo por tanto pos-
terior a los primeros escritos sobre APO, sta se fundamenta en la existencia de un conjunto de
evidencias compartidas por las personas integrantes de la organizacin. De hecho, hasta tal pun-
to la APO es consustancial a un acervo de pautas y valores compartidos, que Stephen P. ROB-
BINS, Administracin, Teora y Prctica, Ed. Prentice-Hall, 1987, p. 131, considera que la cultura
de la organizacin es una variable de contingencia que determina el xito o fracaso de su
implantacin.
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(3) Anthony P. RAA, La Administracin por Objetivos, Ed. Trillas, 1985, pp. 22 y ss. Es
una obra clsica, imprescindible para profundizar en el tema.
(4) La APO parte de la llamada Teora Y de McGREGOR (1960), conoce las teoras de
la motivacin de MASLOW y las de HEZBERG, y se fundamenta en la denominada Teora del ca-
mino hacia la meta, BRAJFIELD y CROCKETT (1955), GEORGOPOULAS (1957) y VROOM (1964).
(5) Anthony P. RAA, La Administracin..., op. t., p. 22.
(6) Anthony P. RAA, La Administracin..., op. cit., p. 22.
(7) Si bien los trminos proactivo y reactivo tienen una fuerza grfica indiscutible, su
correccin desde el punto de vista conceptual es claramente cuestionable. El trmino reactivo
utilizado en el sentido de una reaccin espontnea tiene que estar referido necesariamente al pre-
sente, no al futuro. Toda reaccin frente al futuro implica una predicin del mismo al objeto de
confirmar o alterar su curso (influencia), por lo que tal reaccin nos reconduce necesariamente
a la idea que el autor trata de transmitir cuando se refiere al enfoque proactivo.
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(8) El enfoque de procesos fue introducido por FAYOL, quien visualiza la administracin
como un proceso de llevar las cosas a cabo a travs y con la gente operando en grupos organizados.
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las partes actuando por separado (9). As, elementos como la planifi-
cacin y el control organizacionales, la asignacin de tareas, la evalua-
cin del desempeo, la toma de decisiones, la motivacin y otras fun-
ciones y actividades administrativas, se integran y relacionan significa-
tivamente en el sistema organizacional total, incidiendo de forma de-
cisiva en el resultado final.
Por otra parte, la utilizacin del enfoque de sistemas contribuye a
conceder la importancia debida al carcter abierto de las organizacio-
nes respecto a su entorno; la influencia de ste es cada vez mayor, lo
que obliga a que la estructura y los procesos de la organizacin se adap-
ten a los cambios externos. En este punto, la APO se hace eco tanto
de la teora de la contingencia como de la de sistemas, pues se concibe
especficamente para afrontar la naturaleza dinmica del entorno
actual.
3. EVOLUCIN DE LA APO
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Desde finales de los aos sesenta comienza una tercera fase de apli-
cacin de los programas APO con un planteamiento mucho ms glo-
bal, enlazndolos ya con algunas de las actividades claves en la vida
de toda organizacin: el programa se vincula al ciclo de planificacin
y presupuestacin, facilitando de este forma la tarea de control; se in-
tegran los programas APO de carcter anual con los planes estratgi-
cos de la organizacin, lo que permite simultanear la proyeccin a lar-
go plazo con la consecucin de objetivos a medio y corto plazo.
Esta nueva orientacin resulta decisiva para la comprensin del
concepto moderno. Por un lado, gran parte de las actividades de la or-
ganizacin se ven afectadas por el sistema; por otro, se advierte fcil-
mente el protagonismo que por ello adquieren los niveles superiores
de la organizacin frente a los planteamientos anteriores, en los que el
impulso provena bsicamente del Departamento de Personal.
(13) Las definiciones son mltiples. A ttulo ejemplar, George ODIORNE, La Direccin por
Objetivos, Ed. Pittman, 1972, pp. 55-56, lo define como un proceso en el cual los gerentes su-
periores y subordinados de una organizacin identifican conjuntamente sus metas comunes, de-
finen las principales reas de responsabilidad de cada persona en trminos de los resultados que
se esperan de l, o de ella, y usan estas mediciones como pautas para operar la unidad y evaluar
la contribucin de cada uno de sus miembros.
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4. CARACTERSTICAS DE LA APO
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b) Clarifica la organizacin
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d) En la posible inflexibilidad
Por ltimo, hay que evitar a toda costa el hacer fetichismo con
la APO ni en sus instrumentos, ni en sus objetivos, ni en sus plazos.
La APO es un sistema flexible que puede y debe adaptarse a las cir-
cunstancias de la organizacin, cambiando, si es preciso la definicin
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(15) KOONTZ, O'DONNELL, WEIRICH, La Administracin, Ed. McGrawhill, 8.a ed., 1989,
pp. 113 y ss. Estos autores representan la jerarqua de los planes en diferentes niveles dentro de
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(20) La poltica, segn Octave GELINIER, Fundones y Tareas de Direcn General, TEA
Ediciones, S. A., Madrid, 1979, p. 127, define los fines generales y cualitativos. En base al con-
cepto de metas que propone RAA y que se identifica con el nivel de los objetivos polticos, stos
pueden abarcar un amplio enfoque y ser cualitativos, aunque deberan ser lo suficientemente es-
pecficos como para proporcionar direccin y empuje. A. P. RAA, La Administracin..., p. 33.
(21) Se han dado mltiples definiciones del concepto de estrategia no absolutamente coin-
cidentes. Haciendo abstraccin de su significado originario procedente del mbito militar, la ma-
yora de los autores lo emplean en este campo, en el sentido apuntado de grandes lneas de ac-
tuacin que proporcionan direccin para el logro del objetivo deseado. Mientras que algunos au-
tores hacen hincapi en las relaciones con el entorno {vid. Henry MlNTZBERG, ha estructuracin
de las organizaciones, Ariel, Barcelona, 1984, p. 51), otros vinculan las estrategias a los fines o a
los recursos empleados para su consecucin (vid. KOONTZ, O'DONNELL y WEIRICH, Administra-
cin..., op. cit., p. 115). Sobre el concepto de estrategia se profundizar cuando se aborde el es-
tudio especfico de la metodologa.
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Estrategia 1
^ Estrategia 2
SITUACIN ^ ^ T
DE > \
PARTIDA
Estrategia 3 **x^
A Proyectos
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ii 1. Formulacin de objetivos
polticos.
^
2. Anlisis de objetivos po-
%
lticos.
3. Propuestas de estrategias y
1 proyectos.
4. Aprobacin de estrategias
5.
y proyectos.
Planificacin y ejecucin
I de proyectos.
6. Evaluacin y seguimiento.
El primer nivel, que est constituido por los objetivos polticos, vie-
ne recogido en los documentos de carcter poltico o las intervencio-
nes de los responsables gubernamentales y suele aparecer como expre-
sin de situaciones que se persiguen o son deseables, y en su caso
se formulan como objetivos, lo que permite la incorporacin y la
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7. DESARROLLO METODOLGICO
7.1.1. Introduccin
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(22) Como se recordar, se han definido las estrategias como los caminos o lneas en que
se proyecta la actuacin de los centros directivos para el logro de un objetivo.
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Elementos internos
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Elementos externos
(25) Todos los autores destacan en este punto la importancia de los anlisis de mercado.
(26) Marula KOONTZ, Marking Strategic Planning Work, Bussiness Horizons, vol. 19,
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riables que ya nos son conocidas y que se pueden considerar bien ais-
ladamente, bien en relacin unas con otras:
T = Amenazas.
W = Debilidades.
O = Oportunidades.
S = Fuerzas.
nm. 2, pp. 37 y ss. Este mismo esquema conceptual puede aparecer ocasionalmente bajo otras
siglas, como, por ejemplo, las de AODV, que recogen los mismos conjuntos de variables aunque
con distinta terminologa: A (amenazas), O (oportunidades), D (desventajas), V (ventajas). Na-
turalmente, esta matriz puede utilizarse independientemente al anlisis de los puntos fuertes y
los puntos dbiles, pero con carcter previo habr que determinar y enumerar las ventajas y des-
ventajas organizacionales. Para un anlisis ms profundo de la misma, vid. H. WEIRICH, Excelen-
cia..., op. cit., pp. 15 y ss.
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(30) Joaqun TENA MlLLN, Organizacin de la empresa: Teora y Aplicaciones, Ed. Eada
Gestin, 2." ed., Barcelona, 1989.
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(31) Este valor tiene un carcter puramente indicativo de la valoracin realizada de estra-
tegias y se obtiene de la suma de los productos entre el factor de ponderacin global y la mxi-
ma puntuacin (10) que se puede otorgar a cada criterio.
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7.1.6. Conclusin
7.2.1. Introduccin
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(32) Todos los autores convergen en este punto: deben cuantificarse cuando sea posible,
pero la cuantificacin no es condicin sine qua non de una correcta formulacin de objetivos.
A. P. RAA, La Administracin..., op. cit., sugiere el empleo de subobjetivos para aquellas reas
difciles de cuantificar (p. 74).
(33) Aunque en casi todos los programas de APO los objetivos se establecen para pe-
rodos cortos, oscilando la proyeccin temporal entre el carcter trimestral y anual, la frmula
ideal, aunque no frecuente, es combinar programas APO a corto plazo con planes estratgicos
a largo plazo. En cualquier caso, lo importante es que los planes a corto plazo tengan un carcter
instrumental en relacin con metas de largo alcance.
(34) Por obvio que parezca, todos los autores insisten en recoger por escrito los objetivos
como parte de la sistemtica APO. Favorece la comunicacin y deben tomarse como un punto
de referencia constante para que todo el personal comprenda cmo contribuye su trabajo a la
consecucin de los objetivos. En cuanto al lenguaje APO en general, vid. A. P. RAA, La Admi-
nistracin..., op. cit., p. 35.
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7.2.6. Conclusin
7.3.1. Introduccin
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cuando no concurran estos condicionantes no se deba programar (lo que sera absurdo, dado
que cualquier decisin para el futuro acarrea una programacin), sino que sera intil crear pro-
blemas de programacin formal all donde es suficiente la iniciativa de los mismos individuos,
informalmente coordinada.
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a
1. En la primera fase se identifican los recursos disponibles y el
perodo temporal en el que se enmarca la ejecucin del proyecto (Iden-
tificacin del proyecto).
2.a A continuacin se determinan los instrumentos de medida que
se utilizarn con posterioridad para verificar los resultados de la eje-
cucin del proyecto (Determinacin de indicadores). Con ello se avan-
za en el diseo del sistema de seguimiento que es parte integrante del
proceso de planificacin, aunque tanto su perfil definitivo como la ins-
trumentalizacin del mismo se analizarn con posterioridad.
3.a En la tercera fase se trata de anticipar las posibles incidencias
o problemas que se puedan derivar de la ejecucin del proyecto,, con
el fin de adoptar medidas de carcter preventivo (Anlisis de con-
tingencias).
4.a Finalmente, es necesario descomponer el proyecto en las acti-
vidades necesarias para lograr los resultados finales y garantizar su
coordinacin dentro de un marco temporal (Descomposicin en ac-
tividades).
Este proceso nos proporciona un esquema y una sistemtica comn
para la planificacin de todos los proyectos. Por tanto, a estos efectos
nos centraremos nuevamente en el anlisis del proceso a nivel de un
nico proyecto.
Si bien en otros modelos APO la determinacin de las activida-
des constituye el punto de partida del proceso de planificacin, pues
son las que determinan la distribucin del tiempo y la asignacin de
recursos (38), en el enfoque que proponemos la descripcin de activi-
(38) A. P. RAA, Administracin..., op. cit., pp. 80 y ss. El papel determinante que en este
sentido desempean las actividades tambin puede inferirse del anlisis de H. WEIRICH, op. cit.,
p. 132, aunque este autor no profundice excesivamente en la fase de planificacin, y se limite a
una enumeracin de los pasos en que se descompone el proceso.
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(39) En relacin con este tema, vid. Jaime SNCHEZ REVENGA, La Administracin por Ob-
jetivos en el sistema presupuestario espaol: una nueva visin de las formas de control del gasto.
(40) Conviene avanzar que el sistema de seguimiento se articula en dos niveles:
grado de avance de las actividades que componen el proyecto;
consecucin efectiva de su objetivo especfico, medida a travs de los indicadores.
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A) Descripciones bsicas
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2. Indicadores de resultados
Fiabilidad Perodo de
Resultados del proyecto Indicadores
Baja Media Alta Verificacin
B) Descripcin operativa
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(41) HEINZ WEIRICH, Excelencia..., op. cit., p. 68. Sobre esta materia ver tambin KEPNER-
TREOGE, El nuevo directivo nacional...
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4. Descripcin de actividades
Duracin Responsable
Puesto
N." Actividad Inicio Final Nombre Unidad Productos
de trabajo
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(43) A. P. RAA, Administracin..., op. cit., p. 82. De lo expuesto se desprende que la nu-
meracin de actividades propuesta por la metodologa no implica que tengan que sucederse ne-
cesariamente en el tiempo, sino que refleja, de alguna forma, el esfuerzo por integrar lo ms or-
denadamente posible el conjunto de actividades.
(44) Aunque, como es sabido, la implantacin de la tcnica PERT se ha visto limitada en
el campo del sector pblico a los grandes proyectos de ingeniera y obras pblicas, hay que in-
sistir en las mejoras de eficacia obtenidas por el empleo de este instrumento de gestin en pro-
yectos de carcter administrativo. En este sentido se han pronunciado mltiples autores tanto
desde fuera como desde el propio sector pblico. As, vid. Carlos PARAMES MONTENEGRO, In-
troduccin al Management, Estudios Administrativos, INAP, 3.a ed., 1878, pp. 409 y ss.; Luis
BLANCO DE TELLA, Posibilidades prcticas del PERT para la programacin de proyectos sim-
ples en la Administracin, Documentacin Administrativa, nm. 138, noviembre-diciembre 1970,
p. 12, y Javier CARRASCO ARIAS y Rafael RAMOS DAZ, Manual de Planificacin y Gestin de Pro-
yectos Administrativos, Biblioteca Bsica de Administracin Pblica, serie especial, INAP. En
este mismo nmero de Documentacin Administrativa ver A. BARCIELA, La tcnica PERT en la
programacin y control de proyectos.
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7.3.6. Conclusin
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7.4.1. Introduccin
(45) Para Henri FAYOL, Administracin..., op. cit., el control consiste simplemente en ve-
rificar que todo ocurra de acuerdo al plan que se haya adoptado, a las instrucciones emitidas y
a los principios establecidos.
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ESQUEMA GENERAL
EJECUCIN
RESULTADOS
JM
RETRO AUMENTACIN
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(46) En relacin con el autocontrol, G. ODIORNE, La Administracin..., op. cit., pp. 112
y ss., dedica un amplio estudio al concepto moderno de disciplina y a la denominada disciplina
por objetivos.
(47) A. RAA, Administracin..., op. cit., p. 120.
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MDULO 4. Seguimiento
SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO
DLA DE
EJECUCIN DE RESULTADOS
ACTIVIDADES
FASE 1 FASE 2
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Fechas
(48) Sin embargo, nada impide que puedan fijarse adicionalmente estndares de calidad.
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Evaluacin
Resultado Situacin 1 " perodo 2." perodo 3 " perodo Motivo
Indicador
previsto inicial Fecha: Fecha: Fecha: desviacin
P R D P R D P R D
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7.4.6. Conclusin
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8. CONCLUSIONES GENERALES
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