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JOO DAVID OLIVEIRA DUARTE

ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS

Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Estudo de caso: DICE EVENTOS

UNIVERSIDADE FERNANDO PESSOA

PORTO 2009
JOO DAVID OLIVEIRA DUARTE

ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS

Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Estudo de caso: DICE EVENTOS

UNIVERSIDADE FERNANDO PESSOA

PORTO 2009
JOO DAVID OLIVEIRA DUARTE

ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS

Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Estudo de caso: DICE EVENTOS

_________________________________________________
(Joo David Oliveira Duarte)

Monografia apresentada Universidade Fernando Pessoa


como parte dos requisitos para obteno
do grau de licenciado em Cincias da Comunicao
ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

SUMRIO

Este trabalho intitula-se Organizao e Gesto de Eventos Mtodos e tcnicas e a


sua aplicao na actividade das empresas de eventos.

Pretende-se com este trabalho explorar de uma forma generalista o tema da


organizao e a prpria gesto de eventos, definindo procedimentos, tcnicas e uma
metodologia segundo uma determinada lgica organizativa, e tambm qual o contexto da sua
aplicao na actividade desenvolvida por empresas que operam no ramo da organizao de
eventos.

Aps a organizao de eventos de grande impacto em Portugal nos ltimos anos, e


com o aumento, por parte da populao portuguesa, da absoro de acontecimentos cada vez
mais mediticos, interessa analisar, segundo determinados preceitos, qual a forma de
aplicao de tcnicas e mtodos planeados e organizados por parte do crescente nmero de
promotores que, motivados pela adeso pblica, criam e desenvolvem eventos mais originais,
mais marcantes e em maior nmero.

V
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AGRADECIMENTOS

Aos meus pais pelo apoio e fora concedidos ao longo do meu curso.

Aos meus professores pela sapincia e orientao que me deram na obteno desta
licenciatura.

Ao Professor Doutor Rui de Melo pela ajuda, orientao e disponibilidade inesquecveis na


orientao deste trabalho.

Cristina Gomes pela pacincia e ajuda constantes.

DICE, Lda. e ao Joaquim Soares pela colaborao, prestao e disponibilidade concedidos


na elaborao deste trabalho.

Aos meus colegas de curso pela ajuda e colaborao ao longo dos anos.

Aos meus amigos e a todos aqueles que estiveram sempre ao meu lado e me apoiaram ao
longo da minha vida pessoal e acadmica.

Por ltimo, Tuna Acadmica da Universidade Fernando Pessoa, a minha grande escola de
vida, que me marcou e marcar para sempre por todos os excelentes e memorveis momentos
vividos, pelo orgulho que me deu integr-la, pela honra que me concedeu represent-la e
acima de tudo pelos amigos que levo para toda a minha vida. Jamais os esquecerei.

VI
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NDICE

INTRODUO 1

CAPTULO I EVENTOS 4

1.1 Definio de evento 5

1.2 Classificao de eventos 6

1.2.1 Micro evento 7

1.2.2 Pequeno evento 7

1.2.3 Mdio evento 7

1.2.4 Grande evento 8

1.2.5 Mega evento 8

1.3 Tipologia de eventos 10

1.3.1 Culturais 10

1.3.2 Tcnico-cientficos 10

1.3.3 Desportivos 10

1.3.4 Tursticos e de lazer 11

1.3.5 Religiosos 11

1.3.6 Comerciais/industriais 11

1.3.7 Polticos 12

1.3.8 Sociais 12

1.3.9 Diversos 12

1.4 Fases dos eventos 13

1.4.1 Concepo 13

1.4.2 Pr-evento 13

1.4.3 Evento 14

VII
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1.4.4 Ps-evento 15

CAPTULO II ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS 17

2.1 Planeamento de eventos 18

2.1.1 Planeamento estratgico 18

2.1.1.1 As cinco questes do evento 19

2.1.1.2 Estudo de viabilidade 21

2.1.1.3 Viso e misso 22

2.1.1.4 Metas e objectivos 23

2.1.1.5 Anlise da situao 25

2.1.1.6 Identificao e escolha de estratgias 26

2.1.1.7 Planos operacionais 28

2.1.1.8 Sistemas de controlo 29

2.1.2 Planeamento especfico As etapas do planeamento 29

2.1.2.1 Definio do produto 29

2.1.2.2 Definio do tema e marca 30

2.1.2.3 Escolha do local 31

2.1.2.4 Definio da data 32

2.1.2.5 Identificao e anlise dos participantes 33

2.1.2.6 Definio de estratgias de comunicao 34

2.1.2.7 Escolha de materiais e servios 36

2.1.2.8 Elaborao da programao 40

2.1.2.9 Controlo administrativo e financeiro 41

2.1.2.10 Encerramento 44

2.2 Gesto de recursos 44

2.2.1 Recursos financeiros 45

VIII
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2.2.1.1 - Oramento 45

2.2.1.2 - Patrocnio 47

2.2.2 Recursos humanos 49

2.2.3 Recursos logsticos e materiais 52

2.2.4 Recursos legais e de risco 55

2.3 Avaliao e relatrios 56

2.3.1 Procedimentos de avaliao 59

2.3.2 Relatrios aos parceiros do evento 59

CAPTULO III ESTUDO DE CASO DICE EVENTOS 61

Introduo ao estudo de caso 62

3.1 A empresa 63

3.1.1 Identificao da empresa 63

3.1.2 Historial da empresa 64

3.1.3 Imagem da empresa 66

3.1.4 Organizao interna 67

3.1.5 - Contextualizao empresarial 67

3.1.6 Objectivos da empresa 69

3.2 Metodologia de organizao de eventos 69

3.2.1 Definio do evento (III Festival de Andas) 69

3.2.2 Objectivo do evento 70

3.2.3 Local e data 70

3.2.4 Promoo e estratgia de comunicao 71

3.2.5 Programao 71

3.2.6 Equipamentos e estruturas 72

IX
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3.2.7 Segurana 73

3.2.8 Gesto de Recursos 73

3.2.8.1 Recursos financeiros 73

3.2.8.2 Recursos humanos 74

3.2.8.3 Recursos logsticos 75

3.2.8.4 Recursos legais e de risco 75

3.2.9 Avaliao e relatrios 76

Concluso do estudo de caso 77

CONCLUSO 82

BIBLIOGRAFIA 85

ENDEREOS ELECTRNICOS 87

ANEXOS 89

X
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NDICE DE FIGURAS

Figura 1: Lista de verificao 14

Figura 2: Questionrio de avaliao 16

Figura 3: As cinco questes dos eventos 21

Figura 4: Elementos inerentes ao tema de um evento 30

Figura 5: Tipos de promoo de um evento 35

Figura 6: Planeamento de recursos humanos 50

Figura 7: Grfico de programao 54

Figura 8: Ciclo de um evento 57

Figura 9: Logtipo principal (DICE) 66

Figura 10: Logtipo secundrio (DICE) 66

Figura 11: Logtipo DICE Design 66

Figura 12: Logtipo DICE Eventos 66

Figura 13: Denominao DICE Design 67

Figura 14: Denominao DICE Eventos 67

Figura 15: Assinatura das actividades grficas 67

Figura 16: Assinatura das actividades de eventos 67

Figura 17: Organigrama actual da DICE 67

XI
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NDICE DE ANEXOS
Anexo 1: Cartaz principal do III Festival de Andas 90

Anexo 2: Cartaz da programao do III Festival de Andas 91

Anexo 3: Ficha de inscrio dos concorrentes 92

Anexo 4: Termo de responsabilidade dos concorrentes 93

Anexo 5: Declarao de cedncia dos direitos de imagem 94

Anexo 6: Declarao da Cmara Municipal de Matosinhos 95

Anexo 7: Autorizao da A.P.D.L. para utilizao da marginal de Lea da Palmeira 96

Anexo 8: Despacho da Autoridade Martima Nacional 97

Anexo 9: Licena de representao de espectculo 98

Anexo 10: Diploma de participao das andas 99

Anexo 11: Diploma de participao dos malabaristas 100

Anexo 12: 1. Prmio da prova de obstculos 101

Anexo 13: 1. Prmio da prova de velocidade 102

Anexo 14: 1. Prmio da prova de malabarismo 103

Anexo 15: 1. Prmio da prova de figurino 104

Anexo 16: Destacvel de promoo (1/2) 105

Anexo 17: Destacvel de promoo (2/2) 106

Anexo 18: Flyer e rodap de imprensa 107

Anexo 19: Notcia publicada no jornal Pblico 108

Anexo 20: Notcia publicada na revista Tv Guia 109

Anexo 21: Fotografias da corrida de andas 110

Anexo 22: Fotografias da prova de malabarismo 111

Anexo 23: Fotografias do espectculo nocturno 112

Anexo 24: Fotografias do pblico 113

XII
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INTRODUO

A sociedade tem vindo ao longo dos tempos a criar formas de marcar um


acontecimento atravs da celebrao do seu significado.

Desde os ancestrais rituais tribais, passando pelas feiras medievais, sem esquecer os

imponentes jogos olmpicos ou as exposies mundiais, falar de eventos tornou-se, hoje em

dia, falar de uma actividade entregue a profissionais especializados no seu desenvolvimento.

As autoridades governativas quer a nvel nacional quer a nvel local socorrem-se da


organizao de eventos como factor preponderante para o desenvolvimento do pas ao nvel
econmico, social e cultural, assim como determinadas empresas que utilizam os eventos
como estratgia de marketing e promoo da sua imagem junto dos seus diferentes pblicos.
Da mesma forma, as pequenas associaes, comunidades e at mesmo pessoas por iniciativa
individual animam a sua existncia e os seus interesses atravs da criao de uma srie de
eventos sobre variadssimos assuntos, alguns to originais que s mesmo uma motivao
nica pode reunir um grupo de participantes.

Para este mundo dos eventos, criado pela nossa motivao e vontade de participar,
contribui em larga escala a participao dos media. Os jornais, a televiso, a rdio e a internet
(cada vez mais vista como um meio de comunicao poderosssimo) funcionam como o
grande motor desta mquina de concretizao de desejos e fantasias. inevitvel pensar o que
seria do festival de msica Rock In Rio Lisboa, sem as estaes de televiso e de rdio,
assim como toda a proporo meditica que o acompanha. Sem dvida que o impacto no
pblico no seria o mesmo que se tm vindo a verificar.

As pessoas sempre tiveram, tm e tero a necessidade de celebrar algo, seja uma


simples festa de aniversrio, seja um mundial de futebol. A comemorao de um motivo, a
divulgao de um marco importante na vida de um pas, uma comunidade, uma empresa, uma
famlia estar sempre subjacente necessidade de organizar um evento, seja ele de que tipo

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for, tenha muito ou pouco pblico, seja meditico ou no, nunca deixar de ser motivo de
celebrao, enfim, ser sempre um evento.

Apesar da bibliografia existente sobre esta matria, interessa aqui produzir um


trabalho que possa, sob uma perspectiva generalista, estabelecer um plano transversal
organizao de eventos no sentido de acompanhar e comprovar o crescente profissionalismo
que se vai verificando com mais acentuao nesta rea da comunicao empresarial.

Este trabalho tem como objectivo primordial definir as bases essenciais para o
estabelecimento de uma metodologia de organizao e gesto de eventos nas suas diversas
formas, sustentada acima de tudo nos conceitos de diversos autores sobre esta temtica, assim
como analisar a forma de aplicao dos diversos mtodos e tcnicas descritos no
desenvolvimento da actividade de uma empresa de eventos.

No sentido de definir uma metodologia concreta, o trabalho est organizado de forma


sucinta e direccionado para a organizao de um evento, dividindo-se, assim, em trs
captulos.

O primeiro captulo concentra-se na definio, classificao e tipologia de eventos,


abordando ainda os objectivos gerais de um evento.

O segundo captulo refere-se organizao e gesto propriamente ditas, sendo dado


relevo ao planeamento estratgico (enquanto delineador de uma base organizativa e
coordenadora), ao planeamento especfico (enquanto determinante para o desenvolvimento do
evento), gesto de recursos necessrios realizao do evento assim como avaliao
inerente a um evento.

Por ltimo, no terceiro captulo procede-se ao estudo do caso prtico que tem como
objecto a empresa DICE EVENTOS e a metodologia utilizada na organizao de um evento
por si adjudicado (III Festival de Andas de Matosinhos), sendo o objectivo centrado na anlise
da aplicao da metodologia descrita nos dois primeiros captulos deste trabalho no
desenvolvimento da sua actividade enquanto empresa de eventos a actuar no mercado.

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Pretende-se, assim, comprovar com este trabalho se a utilizao de uma metodologia


de organizao e gesto de eventos permite a realizao de um evento de forma profissional e
se a mesma tem aplicao na sua organizao.

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CAPTULO I

EVENTOS

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1.1 DEFINIO DE EVENTO

O significado da palavra evento , hoje em dia, entendido como uma celebrao de


um acontecimento especial, uma vez que, quando falamos em evento estamos a falar de um
marco propositado, planeado e organizado.

No entanto, falar de evento tambm pode ser falar de um simples jantar de Natal, um
convvio de uma empresa ou uma pequena festa de um infantrio. Estes acontecimentos tm
em comum com um festival internacional de msica, por exemplo, o facto de serem, na sua
essncia, eventos.

O dicionrio define evento como sendo um acontecimento, sucesso, xito. J no


dicionrio enciclopdico encontramos uma definio um pouco mais abrangente uma vez que
designa evento como sendo uma ocorrncia num fenmeno aleatrio, de um determinado
conjunto que se define a priori.

No entanto, e indo um pouco mais longe no entendimento de evento como um


acontecimento especial, e aqui refere-se a palavra especial uma vez que, quando se fala em
evento, a generalidade dos autores refere-se a ele como sendo especial, tal como no
entender de Jos Rolim Valena (cit. in Gicomo, 1993) que refere que evento em relaes
pblicas um acontecimento especial, antecipadamente planeado, no conjunto de actividades
de um programa de comunicaes. Segundo este autor, o evento especial uma das muitas
linguagens que as relaes pblicas utilizam. No mesmo sentido, a autora Cristina Gicomo
(1993, p. 47) afirma que o evento um instrumento de comunicao e um dos elementos
mais poderosos ma estratgia comunicacional. Dentro deste conceito Allen et al. (1999, p. 5)
afirma que:
O termo eventos especiais foi criado para descrever rituais, apresentaes ou celebraes especficas
que tenham sido deliberadamente planeados e criados para marcar ocasies especiais ou para atingir
metas ou objectivos especficos de cunho social, cultural ou corporativo.

Nas referncias de outros autores, evento aparece como sendo alvo de vrias
designaes. Pedro et al. (2005, p. 13) define evento da seguinte forma:
decompondo a definio de evento, vemos que o facto acontece, ou seja, tem uma data de
realizao, bem como hora de incio e fim, alm de um local, como bvio.

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Para Zanella (2003, p. 13):


Evento uma concentrao ou reunio formal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data e
local especial, com objectivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos e estabelecer
contactos de natureza comercial, cultural, desportiva, social, familiar, religiosa, cientfica, etc.

Numa definio mais generalista e reportando ao profissionalismo da actividade,


Matias (2001, p. 75), baseando-se na experincia de vrios autores afirma que evento
significa:
Aco do profissional mediante pesquisa, planeamento, organizao,
coordenao, controle e implantao de um projecto, visando atingir o seu
pblico-alvo com medidas concretas e resultados projectados;
Conjunto de actividades profissionais desenvolvidas com o objectivo de
alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos, apresentao de uma
pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a
sua imagem;
Realizao de um acto comemorativo, com finalidade mercantil ou no,
visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu pblico-alvo;
Soma de aces previamente planeadas com o objectivo de alcanar resultados
definidos perante o seu pblico-alvo.

Numa forma de simplificao e cobrindo todos os aspectos relacionados com a


definio de evento, podemos afirmar que evento um acontecimento especial, planeado e
organizado com um objectivo, num determinado momento e local, para um pblico-alvo.

Esta definio direcciona sucintamente o evento, no entanto, no podemos esquecer


que o evento deve, por si s, ser motivo de notcia, causar impacto, trazer algo de novo, fazer
com que o resultado seja apenas o sucesso, uma vez que esta dever ser a imagem que o
evento deve deixar depois de terminar.

1.2 CLASSIFICAO DE EVENTOS

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Alguns autores, utilizando diversas formas de diviso, misturam diferentes


classificaes de eventos, dividindo-os por categoria, rea de interesse, tipo de pblico,
periodicidade, contedo programtico, objectivos, etc.

Os eventos acabam por apresentar caractersticas singulares, mas tambm possuem


semelhanas, uma vez que os princpios bsicos e as tcnicas prticas gerais acabam por se
aplicar a todos.

nesse sentido que das vrias formas de classificar os diversos eventos que existem
ou possam vir a existir, podemos chegar concluso da sua diviso em cinco classificaes
diferentes, aglutinando mltiplos factores susceptveis de os distinguir. A multiplicidade de
factores inerentes criao e organizao de um evento levar-nos-ia a uma srie infindvel de
classificaes, quando aquilo que nos interessa classificar pela sua amplitude, tomando por
base a generalidade de factores inerentes sua criao e presentes na sua organizao. Assim
conjugando as opinies de diversos autores e profissionais de eventos e acrescentando ainda a
nossa experincia classificamos os eventos como se segue.

1.2.1 Micro evento

O micro evento sustenta-se nesta classificao porque no exigindo nenhum recurso


financeiro e logstico significativo (ou quando o exige pouco significativo), orientado para
um pblico muito especfico e o seu nmero de participantes no ultrapassa em muito as cem
(100) pessoas. Podemos apontar como exemplos de micro eventos: um jantar de curso, uma
festa privada, um convvio de uma pequena associao, etc.

1.2.2 Pequeno evento

No pequeno evento j existe a considerao de promoo de algo mais significativo


para a organizao ou o pblico aderente; no deixa, no entanto, de ainda manter uma certa
especificidade do pblico-alvo, mas pode j incluir a participao de entidades ou promotores
locais, assim como neste evento considera-se j a participao de uma fatia considervel de
pblico exterior ao mbito da organizao. Aqui a participao pode variar entre as cem (100)

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pessoas e as quinhentas (500). exemplo deste evento, um congresso, um workshop, um


seminrio, etc.

1.2.3 Mdio evento

Neste evento verifica-se um maior empenho na sua divulgao (principalmente a nvel


regional, uma vez que no faz sentido apostar a mxima divulgao em zonas distantes da
rea de realizao do evento); h tambm um maior investimento a nvel logstico, devido
envergadura a suportar que j se torna considervel; abrange uma maior diversificao de
pblico (aqui perde-se o carcter especfico do pblico-alvo); Tambm o tema do evento
suscita um interesse mais alargado; o nmero de participantes pode variar entre os quinhentos
(500) e os trs mil (3.000). Constitui um bom exemplo uma exposio temtica num pavilho
de exposies, um concerto de um grupo famoso, um desfile de rua, uma feira de negcios,
etc.

1.2.4 Grande evento

O grande evento caracteriza-se pelo forte crescimento do investimento financeiro na


sua organizao; alm de ser facilmente identificvel pela sua dimenso, o grande evento
possui uma mquina logstica bastante pesada em termos operacionais, assim como a equipa
de trabalho atinge as vrias dezenas ou mesmo centenas de pessoas; neste evento, a
divulgao ganha relevo escala nacional e, por vezes, pode atingir outros pases (veja-se o
exemplo de um festival de msica como o de Vilar de Mouros, que investe a sua divulgao
nas regies fronteirias de Espanha); neste tipo de festival, verifica-se um recurso quase
permanente ao patrocnio e ao alto patrocnio como forma de sustentabilidade financeira da
organizao; no se pode tambm partir para um festival desta dimenso sem a associao
com os media como forma de criao e manuteno de imagem de marca; assim como
tambm se verifica a total perda de definio do pblico-alvo a nvel demogrfico, geogrfico
e etrio; podemos incorporar no grande evento a oscilao de participantes entre os trs mil
(3.000) e os oitenta mil (80.000). Temos como exemplos de grandes eventos o Estoril Open,
O Fantasporto, e os festivais de msica de vero (Festival Sudoeste, Paredes de Coura, Vilar
de Mouros, etc.).

1.2.5 Mega evento

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O mega evento acarreta, pela sua grande dimenso, uma operao de preparao que
atinge os vrios meses ou mesmo anos; envolve a prestao poltica e econmica, assim como
a mobilizao social do pas (ou pases), em causa; apenas se pode falar em mega evento
numa escala internacional e/ou mundial; um evento que, para alm de muitas vezes obrigar
criao de infra-estruturas prprias para o efeito, deixa consequentemente marcas profundas
na comunidade, quer sejam sociais (acrscimo da tendncia patritica e unificadora entre os
portugueses volta da Seleco Nacional aps o Euro 2004), econmicas (transformao total
e rentabilizao da zona ribeirinha de Lisboa aps a Expo 98), ou mesmo culturais
(considerando o importante legado que a Casa da Msica constitui para a populao aps o
Porto 2001). O pblico torna-se totalmente abrangente em termos sociais e culturais; o motivo
geogrfico acaba por no ter expresso, o que nos permite falar num pblico global do ponto
de vista meditico, uma vez que impossvel considerar um mega evento sem qualquer
cobertura meditica generalizada (imprensa, rdio, televiso, etc.). O nmero de participantes
quase incontvel nestes eventos mas podemos situ-los entre os cem mil (100.000) e os
muitos milhes. Como excelentes exemplos do mega evento podemos considerar os Jogos
Olmpicos, o Campeonato do Mundo de Futebol, as Exposies Mundiais, etc.

No entender de Matias (2001, p. 81), mega evento descrito da seguinte forma:

Evento de lazer e turismo em larga escala, como os Jogos Olmpicos ou as feiras mundiais.
Geralmente de curta durao e os seus resultados permanecem por bastante tempo nas cidades que os
sediam. Est associado criao de infra-estruturas e comodidades para o evento, frequentemente tendo
dbitos a longo prazo [veja-se o caso da Casa da Msica, no Porto e do brutal inflacionamento do preo
final da construo da obra] e sempre requerendo uso programado com bastante antecedncia. Um mega
evento, se bem sucedido, projecta uma nova (ou talvez renovada) e persistente imagem positiva da
cidade-hspede por meio da media nacional e internacional, particularmente por cobertura de televiso.
frequente haver consequncias a longo prazo em termos de turismo [o oceanrio do Parque das
Naes em Lisboa, fruto da Expo 98, continua a ser um local bastante visitado durante todas as pocas
do ano, por uma diversidade de turistas nacionais e estrangeiros], recolocao industrial e entrada de
investimentos. Como resultado, os governantes e organizadores de eventos tipicamente clamam que
mega eventos ajudam a nomear necessidades econmicas e culturais e direitos dos habitantes locais,
embora no vendo de facto se cidados foram consultados sobre participarem na sua realizao. Esta
actividade considerada uma produo social.

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1.3 TIPOLOGIA DE EVENTOS

Os vrios tipos de eventos existentes permitem fazer uma diviso mediante as suas
caractersticas e particularidades. Por isso torna-se importante reconhecer esta diversidade e
tratar todos os eventos de acordo com as suas particularidades, uma vez que cada um tem as
suas prprias caractersticas e necessidades. Nesse sentido podemos dividir os eventos em
nove tipos:

1.3.1 - Culturais

So todos os eventos que possuem uma relao com um tema ligado a alguma das
artes (msica, pintura, escultura, cinema, etc.).

Festival de msica
Festival de teatro
Festival de cinema
Exposies de arte
Lanamento de livros
Festival de folclore

1.3.2 - Tcnico-cientficos

Tratam de assuntos relacionados com reas tcnicas e especficas (medicina,


engenharia, jornalismo, etc.).

Congresso
Conferncia
Conveno
Frum
Seminrio
Simpsio

1.3.3 - Desportivos

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Esto ligados concentrao de praticantes e participantes que se juntam volta de


uma qualquer modalidade desportiva (futebol, tnis, atletismo, etc.).

Campeonato de futebol
Combate de boxe
Provas de atletismo
Circuito de golfe
Regatas

1.3.4 Tursticos e de Lazer

Encontram-se dentro deste tipo todos os eventos que agrupam pessoas no sentido de
lhes proporcionar momentos ldicos e descanso.

Excurses
Feira de campismo e lazer
Programas de visita
Feiras medievais / recriaes histricas

1.3.5 - Religiosos

So todos os eventos organizados em volta de uma temtica religiosa (procisses,


encontros evanglicos, etc.).

Romarias
Festas em honra de santos
Missas
Encontros em espaos religiosos

1.3.6 - Comerciais / Industriais

So eventos que possuem um carcter promocional de um produto ou empresa, tendo


tambm um objectivo de vender. (feiras, sales, mostras, etc.).

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Feira de franchising
Exposies
Stockmarkets (roupa e acessrios de moda)
Festivais gastronmicos
Feira de indstria e comrcio txtil
Feira de artesanato

1.3.7 - Polticos

Acabam por ser todos os eventos que so organizados volta de uma temtica poltica,
e que envolvem a discusso de assuntos dessa natureza. Estes eventos esto cada vez mais a
ganhar importncia na organizao de eventos devido ao seu carcter influente na sociedade.

Cimeiras
Congressos partidrios
Debates
Inauguraes
Tomadas de posse
Lanamento da primeira pedra

1.3.8 - Sociais

So os eventos que possuem uma componente de socializao e confraternizao.

Baile de debutantes
Cocktail
Brunch
Festas privadas
Angariao de fundos

1.3.9 - Diversos

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Nesta categoria esto includos todos os eventos que, pelas suas caractersticas, no se
podem incluir com exactido em nenhuma das outras. Aqui podemos encontrar uma variedade
de eventos que mediante a sua temtica so to diversos quanto o seu pblico-alvo.

Mostra de inventos
Jornada
Follow-up
Meeting
Concursos

1.4 FASES DOS EVENTOS

Todo o evento que se pretenda organizar deve seguir uma estratgia geral
perfeitamente definida para que possa obter o sucesso desejado. nesse sentido que qualquer
evento deve atravessar quatro fases na sua organizao.

1.4.1 Concepo

Nesta primeira fase vai determinar-se a criao da ideia subjacente a um evento que
vai permitir definir um ponto de partida para o arranque de todo o processo organizacional.

tambm nesta fase que se ir fazer o reconhecimento das necessidades inerentes ao


evento que se pretende realizar, assim como definir quais os objectivos que se pretendem
alcanar e que pblico o evento ir servir.

nesta fase que se conseguir determinar a viabilidade, de acordo com vrios aspectos
e critrios, da realizao do evento, assim como a sua sustentabilidade.

1.4.2 Pr-evento

Na fase do pr-evento encontra-se a pedra basilar de qualquer organizao, que o


planeamento do evento nos seus vrios nveis: estratgico, especfico, estrutural,
administrativo e organizacional. Nesta fase define-se toda a preparao necessria para o
incio da organizao do evento, tal como a anlise situacional, opes estratgicas e

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coordenao executiva (contempla a definio de todas as etapas do desenvolvimento do


evento), o controlo financeiro, tcnico, administrativo e social do evento.

Esta fase permite ainda a criao e definio de sistemas de controlo e coordenao da


implementao estratgica do evento.

1.4.3 Evento

nesta fase que se vai colocar em prtica toda a fase de preparao e entra em
funcionamento o planeamento definido na fase anterior. Todas as etapas fazem-se
acompanhar de uma lista de verificao no sentido da sua completa execuo.

Fig. 1: Lista de verificao Fonte: Matias (2001, p. 133)

Esta fase prende-se com a conjuntura em que o evento se desenvolve. Esta uma das
da fases mais crticas de um evento, na medida em que aqui que podem surgir situaes de
crise, s quais a organizao deve responder de forma rpida e eficaz, activando (se
necessrio), um plano de contingncia igualmente definido na fase do pr-evento.

Aqui esto presentes dois tipos de factores:

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Os ponderveis, que englobam todas as situaes que no deviam ocorrer


durante a realizao do evento, mas para as quais a organizao pensou
previamente em solues;

Os imponderveis, que se referem a situaes no previstas e por isso de difcil


controlo, obrigando muitas vezes ao improviso.

1.4.4 Ps-evento

Aps o evento inicia-se a fase de desmontagem, avaliao, divulgao de resultados e


encerramento.

Esta fase vai ter um papel muito importante na organizao, uma vez que vai permitir
determinar o sucesso ou o fracasso do evento, atravs da avaliao tcnica e administrativa e,
mais importante de tudo, da avaliao dos participantes. Esta fase possibilita assim a anlise
dos resultados obtidos colocando-os em confronto com os objectivos previamente definidos.

Os resultados obtidos pela avaliao final iro permitir a recolha de elementos para
possibilitar um melhor planeamento e estruturao de futuros eventos, assim como a
correco de possveis falhas e preveno de factores imponderveis.

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Fig. 2: Questionrio de avaliao Fonte: Matias (2001, p. 147)

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CAPTULO II

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2.1 PLANEAMENTO DE EVENTOS

Na opinio de Allen et al. (2003, p. 50), a palavra planeamento aparece como sendo
um processo que consiste em estabelecer em que ponto que uma organizao se encontra no
presente e para que ponto pretende dirigir-se no futuro, com as estratgias e tcnicas
necessrias para atingir aquele ponto.

Devemos considerar que se torna necessrio antes de definir um planeamento de um


evento, conhecer os factores internos e externos que podem condicionar as decises a ser
tomadas e assim interferir no processo de planeamento.

Simplificadamente, planeamento o estabelecimento de um caminho a percorrer


mediante tcnicas e estratgias, sendo necessrio determinar os meios indicados para atingir
os fins a que a organizao se prope.
Planear determinar o que deve ser feito e como
Watt (2004, p. 23)

No planeamento devemos definir claramente os objectivos que nos propomos


alcanar, prever os recursos necessrios em termos humanos, financeiros, materiais e legais.
Devemos tambm reunir uma equipa capaz de assumir responsabilidades ao nvel da
coordenao e execuo de tarefas. Devemos ainda criar canais de comunicao eficientes
entre todas as reas de interveno do processo organizativo, sendo importante, por ltimo,
implementar sistemas de controlo e acompanhamento das providncias e decises tomadas no
decurso do evento.

O planeamento um processo que identifica metas e objectivos, estabelecendo os


meios para obt-los. neste sentido que os eventos para acontecerem de forma apropriada
necessitam de tempo e compromissos individuais e organizacionais, devendo ser justificados
como parte real de um plano geral; devem adequar-se s metas e objectivos organizacionais,
ser coordenados em todas as etapas da organizao e valer a pena para o futuro.

2.1.1 Planeamento estratgico

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A amplitude de planeamento necessrio para cada evento varia consideravelmente


conforme o seu grau de complexidade e importncia, no entanto, ser sempre necessrio
manter uma poltica de estabelecimento de um plano estratgico concreto para a correcta
concretizao do evento, uma vez que para este ser eficaz necessrio que acontea no
contexto de um plano organizacional.

Aqui descreveremos um plano organizacional de forma mais abrangente possvel,


devendo, no entanto, a sua aplicao ser adequada s necessidades evidenciadas pelo evento
em questo na sequncia da sua definio estratgica, a qual dever seguir determinados itens.

2.1.1.1 - As cinco questes dos eventos

A planificao de um evento ter como gnese a concepo da ideia, a determinao


da sua natureza e definio e desenvolvimento do verdadeiro conceito que se pretende criar.

Numa perspectiva de desenvolver a conceitualizao inerente ao evento, a organizao


deve responder a cinco questes fundamentais. Estas questes, no entender de Goldblatt (cit.
in Hoyle jr. 2002, p. 53), auxiliam na determinao da exequibilidade, viabilidade e
sustentabilidade do evento. Podemos assim apontar cinco questes a partir das quais se pode
avanar para a organizao do evento.

Assim, devemos responder questo do porqu que o evento dever ser feito. Aqui
devemos determinar as razes da realizao do evento e a sua sustentabilidade como projecto.
Deve existir um verdadeiro sentido para todos os esforos dos indivduos envolvidos.

questo do quem, devemos procurar saber quem ser o nosso pblico-alvo e quais
so as suas expectativas, para que possamos orientar para essa audincia a comunicao
adequada.

igualmente importante considerar os restantes parceiros do evento, uma vez que


estes tambm so essenciais organizao, sejam eles parte da estrutura organizacional

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(comisses, equipas, tcnicos, etc.), ou sejam parceiros externos (comunicao social,


patrocinadores, etc.).

Quando que o evento dever ser realizado uma questo crucial para o sucesso do
evento, uma vez que factores como as condies climatricas, horrios, dias da semana,
sazonalidade e mesmo datas de outros eventos podem determinar o sucesso ou fracasso de um
evento. Se houver um interesse na utilizao de uma larga cobertura meditica h que ter em
conta a definio do momento para a realizao do evento uma vez que a coincidncia com
um acontecimento mais meditico pode deitar por terra as expectativas da organizao. A
altura de realizao de um evento deve ter em considerao estes factores numa fase de
planeamento de modo a confirmar a sua exequibilidade.

Da mesma forma que o momento importante tambm o local se reveste de grande


impacto na realizao do evento. Para responder questo do onde no podemos descurar um
pormenor que pode afectar todo o processo, se considerarmos que um determinado local pode
afastar o pblico que pretendemos cativar, seja pela sua localizao, pela sua falta de
condies estruturais, devemos optar por outro local que v ao encontro das necessidades do
nosso pblico-alvo. Neste contexto devemos encontrar um local que possa conciliar da melhor
forma as necessidades organizacionais do evento, do pblico, das acessibilidades e do custo.

Por fim, devemos procurar responder questo o qu. Ou seja, fundamental que se
defina explicitamente o que deve ser organizado. A natureza do evento deve estar sempre
presente em toda a organizao, devendo existir uma percepo clara daquilo que se pretende
realizar, uma vez que qualquer erro na definio do produto poder reduzir ou enfraquecer
o seu potencial.

No entanto, para Watt (2004, p. 19), a prpria concepo de um evento est


dependente da resposta a certas perguntas sem as quais no ser aconselhvel dar incio ao
evento. Para alm das cinco questes apresentadas, Watt considera que se devero dar
respostas a mais duas perguntas que so igualmente fundamentais.

A questo como permitir responder adequao do mtodo que iremos utilizar. Ou


seja, necessitamos de possuir os recursos certos para produzir o evento, no que concerne ao

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pessoal, estrutura, servios de apoio e compromisso geral. O funcionamento e a sua forma de


implementao so fundamentais para a obteno do sucesso na realizao do evento.

Para se obter esse mesmo sucesso h a necessidade de ter recursos financeiros


disponveis, sendo que para tal necessrio saber quais so os custos inerentes realizao
do evento. O incio de qualquer projecto de evento deve ter associado a si a elaborao de um
oramento detalhado e o mais exacto possvel (havendo sempre a considerar os factores
imponderveis), e que possa cobrir todas as reas existentes e apresentar uma previso
estimativa de receitas e despesas, numa tentativa de se aproximar o mais fielmente possvel do
resultado final.

Um evento que seja criado numa plataforma de originalidade e que possa fazer
interagir estas questes leva um avano em termos de definio como produto de sucesso.

Fig. 3: As cinco questes dos eventos Fonte: Hoyle jr. (2003, p. 54)

2.1.1.2 - Estudo de Viabilidade

Qualquer evento, seja de natureza particular ou organizacional, tem um ou mais


objectivos a atingir, sejam eles: conviver, festejar, envolver, agradecer, partilhar, formar,
motivar, fidelizar, apresentar, inaugurar, etc., assim como no entender de Cristina Gicomo

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(1993, p. 55), para quem o evento, tal como todas as formas de comunicao, tem sempre um
objectivo a atingir.

No entanto, o que de mais importante deve ser feito quando se toma a deciso de
realizar um evento precisamente constatar a sua viabilidade.

Nesse sentido Gicomo (1993, p. 55) indica alguns parmetros para se conceber um
evento, devendo o organizador:
- diagnosticar se o evento realmente o meio mais eficaz para se atingir
determinado objectivo;
- verificar se a oportunidade ideal;
- e verificar se os recursos disponveis so suficientes para que o evento tenha o
nvel de qualidade necessrio.

O organizador deve assegurar-se da capacidade da sua estrutura organizacional em


viabilizar a realizao do evento antes de prosseguir com a sua concretizao.

Este estudo de viabilidade, mostrando um resultado positivo, ir indicar a forma


consequente da concretizao do evento, determinando as estruturas a criar, os recursos
humanos necessrios, as fontes de financiamento a utilizar e a definio de um cronograma
especfico para o desenvolvimento de todo o projecto (permitindo assim um avano detalhado
do planeamento e da implementao do evento).

2.1.1.3 Viso e Misso

O que est realmente na base de deciso da organizao de um evento (e sua


consequente definio de objectivos) a viso que a organizao tem dele ou at mesmo a
misso que est inerente sua criao, devendo assim todo o evento possuir uma noo
clara do seu propsito.

No seguimento desta ideia comea a ser mais frequente a criao, por parte das
organizaes de eventos, de Declaraes de Viso e/ou Misso. As Declaraes de Viso
usualmente descrevem os objectivos a longo prazo (Thompson, cit. in Allen et al., 2003) ao

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passo que as Declaraes de Misso descrevem em termos mais amplos a tarefa reservada
organizao do evento (Allen et al., 2003). Uma viso clara crucial no encadeamento de
todos os intervenientes num evento.
As declaraes mais completas objectivam definir o propsito de um evento, identificar os maiores
beneficirios e grupos de clientes, indicar a natureza mais ampla do evento e afirmar a filosofia global da
organizao que o est a realizar () (Allen et al. 2003, p. 57)

este propsito que ir nortear todo o processo de estabelecimento de objectivos e


metas a alcanar, bem como de estratgias e planos.

2.1.1.4 Metas e Objectivos

As metas, sendo definies mais abrangentes, procuram fornecer uma orientao aos
elementos envolvidos na organizao de um evento. Os objectivos so definidos no sentido de
permitir monitorizar o avano da organizao em direco s metas estabelecidas, assim como
permitem ainda aos organizadores, em ltima anlise, verificar quais os itens do planeamento
que falharam ou foram bem sucedidos.

No entanto, devido diversidade tipolgica dos eventos importante referir que a


definio de metas revela maior utilidade na organizao de eventos mais complexos que
envolvam vrios grupos de intervenientes no processo organizativo. Nestes casos confirma-se
a utilidade do processo de definio de metas na elaborao da declarao de misso do
evento, acabando esta por permitir uma melhor orientao no desenvolvimento das
actividades do evento.

Todos os objectivos devem ser estabelecidos, criando concordncia e serem


percebidos por todos os elementos envolvidos num evento. Isto ir levar a que todas as
pessoas com funes organizativas na estrutura do evento se comprometam com a
concretizao dos alvos definidos levando dessa forma a um esforo coordenado e a uma
unidade de propsitos. No entender de Watt (2004) os objectivos de um evento devem ser
inteligentes, ou seja, SMART (em ingls):

Especficos do evento em questo (Specific);

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Mensurveis, em termos estatsticos (Mensurable);


Acordados ou viveis, para todos os envolvidos (Agreeable ou Achievable);
Realistas, ou relevantes, em relao aos recursos disponveis (Realistic ou Relevant);
Bem programados em relao ao cronograma (Timed).

Os objectivos devem ser simples e claros, evitando confuses e incompreenses, e


serem igualmente viveis quando so estabelecidos, permitindo assim trabalhar no sentido de
os alcanar.

A par da forma de traar e definir os objectivos dos eventos, que abordam no fundo a
generalidade do funcionamento da organizao de eventos, podemos ainda encontrar uma
maior especificidade no estabelecimento de objectivos quando se trata de entidades
empresariais, uma vez que para estas os eventos permitem uma relao directa com os seus
pblicos internos e externos, num sentido de alcanar objectivos de legitimao de imagem,
incremento de contactos e relaes com os seus pblicos e distino da empresa atravs da
sua conscincia de responsabilidade social.

precisamente a distino de uma empresa que motiva a opinio de Caetano e


Rasquilha (2005, p. 53) quando afirmam que quanto maior for o poder de distino de uma
empresa mais os seus clientes so levados construo de um conceito positivo no que se
refere a ela e sua conduta, e considerando o evento como uma das mais visveis formas de
comunicao de uma empresa, torna-se para ela importante estabelecer essa mesma
comunicao com os seus diversos pblicos, no sentido de afirmao da sua identidade
corporativa.

Em geral, o ponto de partida para qualquer evento depende bastante de todo o


processo de definio, estabelecimento, clarificao, compreenso e monitorizao de todas
estas etapas, uma vez que so elas que permitiro uma correcta implementao da estratgia e
planificao geral que resultar na organizao e gesto do evento.

A definio precisa dos objectivos tambm contribui muito para o estabelecimento de uma estrutura
organizacional, pois permite que cada indivduo ou comisso receba uma srie de alvos especficos (sub

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objectivos) que devem ser atingidos, o que ir reflectir posteriormente na necessidade de que todos trabalhem em
conjunto, j que muitos objectivos sero interdependentes. (Watt, 2004, p. 25)

2.1.1.5 Anlise da situao

Da mesma forma que no domnio militar um oficial do estado-maior deve, antes de elaborar um plano
de batalha, estudar cuidadosamente o terreno em que se vai travar o combate e analisar as suas foras e fraquezas
em relao aos seus adversrios, tambm a formulao de uma estratgia de marketing deve ser precedida de
uma anlise aprofundada da situao. (Lendrevie et al., 1998, p. 441)

No intuito de fazer valer o evento devemos consider-lo como um produto que


pretendemos vender no mercado (considerando que o objectivo final de um evento o
sucesso). Dessa forma devemos usar as ferramentas que temos mo, sendo o marketing a
que melhor nos coloca em contacto com essa realidade.

Na antecipao do desenvolvimento do plano para o evento revela-se estrategicamente


importante realizar uma anlise da situao em que este se encontra, ou seja, uma anlise
SWOT (strenghts, weaknesses, opportunities, threats), sendo esta anlise das foras,
fraquezas, oportunidades e ameaas uma forma til de compreender o ambiente interno e
externo de um evento.

O ambiente externo inclui todos os factores capazes de influenciar o evento, mas sobre
os quais a organizao no tem qualquer influncia. Consequentemente, a anlise dos factores
que compem o ambiente externo ir permitir organizao a tomada de decises sobre
assuntos como a seleco de mercados, programao, promoo do evento, definio de
calendrio e estabelecimento de preos. Atravs dos factores do ambiente externo podem
tambm identificar-se determinadas ameaas ao evento.

Poltico-legais, ou seja, leis ou regulamentaes governamentais que sejam


susceptveis de influenciar a sociedade;
Econmicos, tais como nvel de desemprego, taxa de inflao, taxas de juro,
nveis de salrios, etc.;
Socioculturais, incluindo alteraes ticas ou religiosas numa populao, ou
nos comportamentos de lazer;

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Tecnolgicos, referindo-se principalmente s mudanas em equipamentos e


mquinas que influenciam directamente a realizao de determinadas tarefas e
mesmo a prpria organizao de eventos, bastando para tal ver a influncia da
internet na forma de promover eventos actualmente;
Demogrficos, reportando-se composio da sociedade em termos de idade,
sexo, educao e profisso;
Fsicos, tais como a crescente preocupao com questes ligadas ao ambiente e
sua preservao, sendo cada vez mais notria a realizao de eventos
verdes;
Competitivos, no sentido de ser premente manter uma ateno cuidada quanto
existncia de outros eventos que possam ter como alvo o mesmo segmento de
pblico.

No seguimento da anlise do ambiente externo essencial proceder-se anlise do


ambiente interno, ou seja, dos recursos fsicos, financeiros e humanos que a organizao
dispe, de modo a verificar quais as suas foras e fraquezas. As foras e fraquezas que
podemos identificar num evento so:

Nvel da capacidade de gesto;


Qualidade da relao com os fornecedores;
Qualidade dos componentes da programao do evento;
Acesso tecnologia apropriada;
Acesso a recursos financeiros;
Reputao do evento;
Qualidade dos relacionamentos com organismos de governao;
Fora dos vnculos com potenciais patrocinadores.

2.1.1.6 Identificao e escolha de estratgias

na sequncia da anlise da situao externa e interna que a organizao obter


informaes necessrias para a escolha de estratgias que possibilitem a execuo da misso e
dos objectivos definidos para o evento.

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No fundo, a escolha de estratgias ir possibilitar um melhor aproveitamento da


anlise SWOT, ou seja, ela feita para que com os seus resultados se possa usar as foras
existentes, minimizar as fraquezas, evitar as ameaas e aproveitar as oportunidades
identificadas.

Nesse contexto, podemos apresentar algumas das estratgias que podem ser seguidas
mediante a situao adequada.

Estratgia de crescimento

Um evento pode mostrar o seu crescimento quer pelo seu porte, obtendo mais
participantes e componentes, quer atravs duma maior qualidade de planeamento,
organizao, programao e posicionamento cuidadoso.

Estratgia de consolidao

Num determinado momento da vida do evento, a adopo desta estratgia poder


revelar-se mais til sua continuao, mantendo o nmero de espectadores num determinado
patamar, o que permite melhorar outros aspectos do evento.

Estratgia de reduo

Uma estratgia que poder ter efeitos negativos na opinio pblica, mas que pode ser
necessria para fazer face a uma conjuntura econmica desfavorvel ou a uma quebra de
investimento de habituais patrocinadores a reduo da escala do evento.

Estratgia de combinao

Esta estratgia pode combinar elementos de outras estratgias, ou seja, a organizao


de um evento pode, com o objectivo de valorizar o seu evento, limitar ou cortar alguns
aspectos menos atractivos para o seu pblico-alvo, ao mesmo tempo que decide ampliar
outros factores mais importantes.

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A escolha das estratgias de que dispomos para implementao no planeamento do


evento pode ser feita com base em trs critrios:

1 Adequao: as estratgias escolhidas devem ser complementares entre si, coerentes


com o ambiente, recursos e os valores da organizao.

2 Aceitao: as estratgias devem ser escolhidas tendo em vista a persecuo dos


objectivos do evento, concentrando-se na importncia atribuda pela anlise da situao, no
subestimando riscos potenciais que o plano possa acarretar.

3 Viabilidade: as estratgias eleitas devem ser viveis, funcionar na prtica com


considerao pelos recursos disponveis, atendendo a factores decisivos para o sucesso.

Em suma, as estratgias escolhidas devem ser congruentes com os resultados da


anlise SWOT, sob risco de o estudo realizado no ter qualquer aplicao prtica e resultar na
seleco de uma estratgia inadequada para o evento.

2.1.1.7 Planos operacionais

Para se implementar o plano do evento, aps a escolha da estratgia, devemos usar os


planos operacionais. Todas as reas importantes para o cumprimento dos objectivos do evento
e para a implementao da estratgia definida necessitam de planos operacionais.

Os planos operacionais so normalmente criados para reas como o marketing,


finanas, recursos humanos, administrao e avaliao. Estas grandes reas podem ainda
subdividir-se em reas menores como comunicao, programao, transporte, patrocnio,
merchandising, voluntrios, comunicao social, visitantes, etc.

Os planos operacionais so desenvolvidos para cada rea, requerendo um conjunto de


objectivos, planos de aco, cronogramas e indicao de responsveis pela execuo dos
aspectos do plano.

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Podem ainda ser empregues, em diversas reas operacionais, planos de apoio, sendo
estes constitudos por determinadas polticas, regras e procedimentos padro, cuja funo
principal reduzir o tempo de tomada de deciso, atravs da utilizao, em situaes
semelhantes, de tratamentos predeterminados e coerentes.

2.1.1.8 Sistemas de controlo

Aps a implementao dos planos operacionais devem ser criados mecanismos de


controlo para assegurar que os planos esto a ser cumpridos. Esses mecanismos de controlo
acabam por ser sistemas que permitem a comparao constante da actuao com os objectivos
definidos nos planos operacionais.

Os encontros e os relatrios so fundamentais para o acompanhamento das operaes


de controlo, assim como o so os oramentos, que permitem comprar custos reais com custos
previstos para cada uma das reas operacionais.

2.1.2 Planeamento especfico As etapas do planeamento

Dentro da diversidade e multiplicidade de consideraes de diversos autores acerca


das diferentes etapas de planeamento de um evento podemos estruturar dez etapas especficas
no intuito de contemplar as diferentes tarefas a realizar dentro da organizao de um evento.

2.1.2.1 Definio do produto

nesta etapa que se determina que tipo de evento se vai realizar numa concepo
geral, que objectivos se pretendem alcanar, qual o pblico que se quer como alvo e que
necessidades o evento vai satisfazer.

O produto tudo aquilo que o evento ser como um todo. Que tipo de evento ser, que
dimenso ter, para quem ser dirigido, e que objectivos pretender atingir como produto no
mercado.

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2.1.2.2 Definio do tema e marca

Quando se define uma ideia para um evento, importa depois criar um tema que d ao
pblico uma ideia geral desse evento ao mesmo tempo que cativa o interesse desse pblico-
alvo.

Na escolha do tema estar implcita a imagem que ser usada como representao
pblica do evento, a qual ir ter impacto directo em toda a produo da organizao. Podemos
aqui considerar um dos ltimos eventos de importncia mundial como foi a Expo 2008 em
Saragoa, cujo tema central foi a gua e o desenvolvimento sustentvel.

A temtica do evento dever sintetizar em si todos os fins a que o evento se destina,


no permitindo interpretaes ambguas e estando adequada ao seu pblico.

O tema do evento que ir diferenci-lo de todos os outros, assim como ser tambm o
tema que ir impulsionar a adequao dos diversos elementos constituintes do evento sua
organizao geral.

Fig.4: Elementos inerentes ao tema de um evento Fonte: Allen et al. (2003, p. 290)

nos eventos de grande dimenso que encontramos uma necessidade maior na criao
de uma marca ou, como em alguns casos, uma ligao directa a uma marca comercial quando

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se trata de um patrocinador oficial., como so os casos dos festivais de msica Super Bock,
Super Rock, Optimus Alive, e outros como o Red Bull Air Race, para citar alguns.

Precisamente pela sua dimenso, a criao e o uso de uma marca que possa ser
facilmente identificvel pelo pblico leva a entidade organizadora do evento a basear a
promoo do mesmo no seu reconhecimento imediato assim como na certeza que o pblico
cria de que o evento ir estar altura das suas expectativas e que ir proporcionar os
benefcios prometidos. Vemos na afirmao de Allen et al. (2003, p. 129) esse mesmo
pressuposto:
O uso inteligente da marca ajuda o gerente de eventos a tornar um fenmeno intangvel um pouco
mais tangvel para o consumidor.

Como exemplo desta ideia no que diz respeito ao uso da marca podemos apresentar a
marca Rock in Rio que, aliada ao slogan por um mundo melhor, constitui, sem dvida,
uma das marcas de maior sucesso alguma vez usadas em Portugal na rea de eventos.
Acompanhando o processo de internacionalizao verificamos que a marca Rock in Rio,
sendo originria do Brasil, conseguiu, pela sua fora e pelo seu poder, implementar-se com
sucesso noutros locais fora do seu pas de origem (basta para tal observarmos a aposta dos
organizadores em realizar o festival noutras cidades europeias).

2.1.2.3 Escolha do local

Uma vez definido o produto e o tema, torna-se necessrio encontrar um local que se
ajuste s necessidades estruturais do evento. Tendo presente o tipo e quantidade de pblico
esperado deve no s considerar-se o espao fsico da realizao do evento como tambm a
sua localizao geogrfica, uma vez que comporta uma srie de factores a verificar:
facilidades de acesso; condies tursticas; infra-estruturas de alojamento; concentrao do
pblico-alvo; o preo; etc.

Na questo que envolve o espao fsico do evento, da maior importncia considerar


as condies que o local oferece para os participantes e convidados, ou seja, podemos
encontrar numa cidade como o Porto inmeros auditrios e salas de diferentes dimenses
mas, enquanto umas tero as melhores condies para uma conferncia internacional com

31
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oradores convidados, outras tero melhores estruturas para receber um espectculo de uma
qualquer vertente artstica.

Tudo depende de uma correcta adaptao do tipo de evento ao espao de realizao do


mesmo. Para isso s mesmo a organizao poder encontrar, de acordo com o evento que
pretende realizar e mediante uma anlise profunda, o espao que consiga congregar as
melhores condies fsicas e geogrficas para a sua realizao e a satisfao dos seus diversos
intervenientes.

2.1.2.4 Definio da data

Como j foi dito, a fixao da data tem uma grande importncia no sucesso do evento,
devendo atender aos seguintes critrios: no colidir com outros eventos do mesmo carcter ou
generalistas; no coincidir com datas prximas de eventos similares; no coincidir com
eventos que possam afectar a utilizao de infra-estruturas locais; respeitar os preceitos e
influncias da sazonalidade; atender ao horrio de realizao no sentido de reunir o maior
nmero possvel de pblico.

Em termos de sazonalidade, podemos apontar como exemplos concretos dois tipos de


feiras gastronmicas. Ou seja, a realizao de uma feira de produtos regionais de Trs-os-
Montes tem maior impacto junto do pblico se a mesma acontecer no Inverno em locais do
interior do pas (ex: Feira do Fumeiro de Vinhais), assim como apenas tem lgica realizar
uma feira de produtos do mar se a mesma acontecer no vero, em locais prximos da costa
martima (ex: Festa da Sardinha de Portimo). No fundo, trata-se de adaptar o evento sua
prpria poca.

No que respeita escolha dos dias para a realizao do evento, aconselhvel


igualmente o acompanhamento do ritmo normal de vivncia social, isto , todo o tipo de
eventos de carcter ldico e de lazer, por exemplo, devem ser orientados para o fim-de-
semana, que uma altura que permite atingir uma maior fatia de pblico, assim como as
alturas iniciais dos meses.

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A data e a calendarizao de um evento devem seguir a corrente vivencial do seu


pblico-alvo, atendendo ainda realizao de outros eventos, sejam eles concorrentes ou no.
por isso que vemos actualmente vrios dos ditos festivais de vero a ter lugar nesta poca e
a manter contudo, entre a realizao de cada um, uma relativa distncia estrategicamente
pensada.

2.1.2.5 Identificao e anlise dos participantes

Neste caso, devemos no s dar importncia ao pblico-alvo como tambm aos


restantes intervenientes do evento, uma vez que tambm eles sero parte integrante de todo o
evento. Podemos ter num evento para alm do pblico: expositores; convidados especiais;
autoridades; fornecedores; comunicao social, etc.

Pensando no pblico-alvo e para garantir o sucesso do evento interessa sempre


segmentar. Podemos segmentar em termos geogrficos, demogrficos, ou por estilos de vida.

A segmentao geogrfica ir incidir na escolha de um tipo de pblico de uma


determinada rea ou regio, ou seja, a realizao de festas e romarias locais atraem sobretudo
pblico dessa rea geogrfica.

J a segmentao demogrfica acaba por incidir nas caractersticas como a idade,


sexo, profisso, rendimento, etc. Poder existir uma maior incidncia demogrfica nos
factores socioeconmicos quando se realiza um concerto de orquestra ou uma pera, ou uma
maior incidncia em factores como a idade na realizao de festivais da juventude ou
Festivais infantis.

Numa segmentao por estilos de vida podemos determinar o tipo de pblico pelo seu
interesse num determinado tipo de evento. Ou seja, a realizao de uma concentrao motard,
por exemplo, ir concentrar o seu tipo de pblico em pessoas que possuem motos e fazem da
vivncia motard o seu estilo de vida.

igualmente importante saber que intervenientes faro parte do evento, sejam eles
convidados, patrocinadores, jornalistas, tcnicos, colaboradores, voluntrios, etc. Isto porque,

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

no planeamento e na organizao do evento, a interveno destes participantes deve estar


acautelada e as suas especificidades como participantes directos previamente definida e
controlada. Seria de todo desastroso que num evento de solidariedade a favor de uma
determinada instituio fosse esquecida a participao do seu representante.

Assim, quando consideramos os diversos intervenientes num evento devemos


considerar igualmente as suas caractersticas, expectativas e necessidades. Todos os
intervenientes tm expectativas que devem ser atendidas, sendo essas mesmas expectativas
criadas e influenciadas pela forma de promoo do evento.

2.1.2.6 Definio de estratgias de comunicao

Considerando o pblico-alvo, o posicionamento do evento e a sua estratgia


competitiva podemos partir para uma definio da estratgia de comunicao a utilizar.
necessrio ter sempre em ateno a forma como vamos comunicar com o nosso pblico-alvo e
que meios se devem utilizar para esse efeito. Assim como tambm importa considerar que
tipos de comunicao devemos estabelecer com os restantes participantes de um evento.

Cada segmento de pblico exige que seja estudada, analisada e elaborada uma
estratgia de comunicao especfica, com meios, veculos e mensagens adequadas s suas
caractersticas.

A comunicao bem direccionada, e financeiramente vivel, deve ser feita tendo em


vista objectivos especficos e num nvel adequado ao evento (fazer uma promoo escala
nacional, utilizando todos os meios de comunicao de massas, para um feira de artesanato
municipal de mdia dimenso seria gastar verbas que no produziriam resultados prticos). A
comunicao direccionada necessria e deve compensar.

Por outro lado, sabendo que o custo dos meios de comunicao a utilizar um factor
determinante, devemos optar por meios que reflictam o nosso evento e tenham impacto no
pblico-alvo. Para um evento de massas como o Rock In Rio utilizar meios promocionais
como a televiso, rdio e imprensa escala nacional faz todo o sentido mas, para um evento

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de carcter comunitrio, uma promoo ao nvel de publicidade exterior local atravs de


cartazes e alguns anncios em rdios locais suficiente.

importante definir um mix promocional para cada evento mediante as suas


caractersticas e necessidades baseando-se no entanto em funes concretas, como afirma
Getz (cit. in Allen et al., 2003, p. 138), para quem o papel do mix promocional :

Criar ou ampliar a percepo do evento;


Criar ou aperfeioar uma imagem positiva;
Posicionar o evento em relao aos seus concorrentes
Informar o pblico-alvo dos detalhes pertinentes do evento:
Gerar procura para o evento;
Lembrar o pblico-alvo dos detalhes do evento.

Fig. 5: Tipos de promoo de um evento Fonte: Allen et al. (2003, p. 138)

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As decises sobre a estratgia comunicacional devem concentrar-se nas


especificidades prprias do evento (nunca esquecendo a marca e o slogan), para conseguirmos
atingir objectivos concretos com a implementao de uma estratgia vivel e rigorosa.

Nem sempre os meios a utilizar na comunicao ou promoo de um evento implicam


custos elevados porque com uma srie de alternativas pode concretizar-se uma boa
divulgao, bastando para tal usar elementos imaginativos adaptados ao evento. No entender
de Hoyle Jr. (2003, p. 69), as promoes menores e individualizadas, como a propaganda
dirigida e as transmisses ao vivo em emissoras de rdio e televiso locais, a publicidade
pouco comum para chamar a ateno e a entrega de presentes ou prmios esto a tornar-se
tcnicas crescentemente populares para a divulgao de evento mais generalizado.

Mesmo os contactos com a imprensa generalista e imprensa mais especializada


(comunicados, press releases) devem ser aproveitados como veculos de comunicao de um
evento, sendo cada vez mais usual a veiculao de informaes de eventos atravs dos
chamados jornais gratuitos que representam uma audincia de alguns milhares de leitores
dirios.

2.1.2.7 Escolha de materiais e servios

Nesta fase, devemos ter em ateno que a contratao de servios profissionais para
um evento deve ser criteriosa, uma vez que vo ser estes servios que vo transmitir a imagem
do evento que estamos a realizar.

Se estivermos a trabalhar com empresas contratadas, devemos ter em ateno o tipo de


servio e as condies que estamos a contratar. importante definir no planeamento todas as
necessidades e prever possveis necessidades especficas mediante o tipo de evento que
estamos a realizar e, acima de tudo, manter os servios ou as empresas contratadas alertadas
para esse facto, uma vez que no desenrolar de um evento existe uma srie de acontecimentos
imponderveis que podem determinar uma mudana radical no seu rumo. Podemos incluir
nestes servios:

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Catering

Ter a oportunidade de contar com este servio no local de realizao do evento


representa uma enorme ajuda, uma vez que o pessoal est j adaptado ao local e o servio
desenvolve-se com maior facilidade, para alm do preo poder ser consideravelmente menor.

No caso de ser necessrio contratar uma empresa exterior, deve-se, em primeiro lugar,
considerar que tipo e quantas refeies sero servidas ao longo do dia ou dos dias e para que
pblico (um almoo para um congresso de mdicos diferente de um coffe-break para um
congresso para estudantes). O tipo de refeies, as horas a serem servidas, a quantidade de
refeies em cada momento e outras questes especficas devem ser todas programadas e
includas num cronograma prprio para melhor controlo por parte da empresa de catering,
que se traduzir num melhor servio.

Equipamentos

Nesta parte, podemos incluir uma srie de itens essenciais generalidade dos eventos.
Comeando pelo essencial que a existncia de fontes elctricas no local, seja numa sala, seja
ao ar livre, se no existir tero de se realizar diligncias no sentido de levar electricidade ao
local. S a existncia de electricidade ir permitir a utilizao de iluminao que poder ser
simples ou exigir a contratao de uma empresa de audiovisuais, quando se trate de
espectculos. Normalmente, estas empresas possuem um tipo de servio que combina luz e
som, o qual deve tambm ser uma importante referncia num evento. Seja num congresso seja
num concerto de msica, o teste de som e verificao de material sonoro suficiente e de
qualidade deve fazer parte de um bom plano.

Qualquer outro tipo de material audiovisual como datashow, DVD, vdeos,


computadores, projectores, etc. deve ser sempre previamente verificado e testado a fim de se
detectar falhas e conhecer o equipamento a usar.

Registo audiovisual

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O registo em fotografia e vdeo no constitui um componente obrigatrio, mas de


todo o interesse da organizao faz-lo. Isto porque para futuras apresentaes aos meios de
comunicao ter uma base de imagens pode ser uma grande ajuda, assim como no de todo
menos importante possuir um registo audiovisual para apresentao a potenciais
patrocinadores.

O registo pode ser algo efectuado de forma simplificada atravs de um colaborador da


organizao ou, no caso de haver oramento e uma maior preocupao com o tipo de trabalho,
contratar-se uma empresa especializada nesse tipo de trabalhos.

Decorao

Outra questo que no deve ser esquecida num evento (tanto mais que, sendo um
evento uma forma de comunicar, tambm tudo o que imagem comunica) a decorao do
local do evento. Devido verdade e fora da afirmao anterior, certos promotores como os
grandes festivais de msica no o esquecem e usam-nos da melhor e mais engenhosa forma
nos locais dos seus eventos, basta termos uma viso de um espao de realizao de um
festival como o Rock In Rio, Super Bock Super Rock, por exemplo, para nos apercebermos
que a decorao do espao no s no foi esquecida como tambm no foi descuidada de
forma alguma, sendo alis bastante aproveitada numa perspectiva comercial de grande
impacto para o pblico.

No entanto, tambm em eventos de menor dimenso e simples organizao deve


existir um cuidado na decorao do espao, tentando legitimar a imagem do evento mediante
as suas caractersticas. A limpeza e arrumao do espao juntamente com alguns elementos
decorativos simples podem constituir uma decorao eficiente do local do evento.

Recepo e bastidores

A recepo de um evento deve ser pensada de forma cuidada, porque entrada que o
pblico ir receber o primeiro impacto do evento em que vai participar, e se no h uma
segunda oportunidade de deixar uma primeira impresso essencial que esta seja a melhor

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possvel. A simpatia e bom (e correcto) acolhimento devem fazer parte das aces de quem
recebe. Uma impresso pode e deve ser duradoura mas pelos motivos certos.

Os bastidores do evento so igualmente importantes, ou at mais, porque nesta funo


estar a organizao do desenrolar de todo o evento.

Quando falamos em bastidores estamos tambm a referir-nos aos colaboradores que


auxiliam nas tarefas de desenvolvimento do evento no espao da sua realizao. Se numa
conferncia, por exemplo, um colaborador vai fazer a apresentao de um orador e se engana
no seu nome ou se ao apresentar a conferncia se mostra perdido e desorientado fica uma
imagem de fraca organizao e pssimo planeamento.

Por isso estes colaboradores de bastidores devem ser conhecedores de todo o processo
de desenvolvimento do evento e dos seus intervenientes, assim como das necessidades
inerentes interveno de cada participante. Podemos imaginar o caos que seria se num
festival de msica com vrios grupos musicais participantes no houvesse colaboradores
perfeitamente escolhidos e formados altura das necessidades do evento.

Transportes

Um evento que se realize num local afastado de acessibilidades cmodas ou por


imperativos de programao poder obrigar existncia de uma frota de transportes que tanto
pode ser composta por autocarros para transporte de vrias pessoas ou carros individuais para
transportes de convidados ou participantes.

Quando se verifica esta necessidade, a organizao pode partir para a realizao de um


aluguer de transportes que permita cobrir as suas necessidades ou, como habitual na
realizao de eventos desportivos, celebrar um acordo de cooperao ou patrocnio com uma
determinada marca de veculos que possibilita a sua utilizao no transporte de convidados
especiais, participantes, jornalistas, etc.

Segurana

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Um item muito importante e por vezes esquecido por grande parte dos organizadores
de eventos a segurana. E quando aqui se fala em segurana estamos a referir-nos
contratao de empresas de segurana e ao mesmo tempo ao cumprimento legal (em
determinados eventos) da afectao de equipas mdicas, de bombeiros e polcias.

verdade que nem todos os eventos necessitam deste tipo de servio mas,
actualmente, a grande maioria dos eventos de mdia e grande dimenso acabam por ser
obrigados a contratar uma empresa para garantir a segurana do espao, instalaes,
equipamentos e pessoas. No entanto, as equipas de servios de emergncia acabam por ser o
complemento legal que a organizao obrigada a cumprir.

Tomemos como exemplo a Queima das Fitas do Porto, sem dvida um dos grandes
eventos da cidade, e que na sua imensa tarefa organizativa no pode prescindir deste tipo de
servios porque, estando a organizar um evento desta dimenso para largos milhares de
pessoas, a isso se v obrigada. Com a sua dimenso seria de todo impensvel a realizao
desta festa sem a colaborao destas equipas.

2.1.2.8 Elaborao da programao

Quando se parta para a realizao de um evento que implique o estabelecimento de


diferentes programaes a ele associadas devemos ter em ateno que a temtica ser o ponto
central sobre o qual dever existir e ser programado todo o evento.

Centramos a realizao do evento no seu tema e no seu tipo de programao que o


que define o pblico-alvo do evento, no entanto, podemos tambm criar paralelamente ao
programa principal actividades de lazer extras para criar uma maior socializao entre os
participantes e dar uma imagem do evento mais leve e aceitvel.

As actividades sociais, culturais e tursticas paralelas de um evento assumem uma


grande responsabilidade no tipo de evento que pretendemos criar e a imagem que queremos
dar aos participantes.

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Devemos, no entanto, ter em ateno que para cada tipo de participantes, mediante as
suas especificidades aconselhvel manter uma diversidade programtica para poder
satisfazer os seus diversos gostos.

Imaginemos um congresso de administradores financeiros realizado durante trs dias


no auditrio de um hotel de luxo. O evento ter por inerncia uma temtica que interessa a
quem participa, sem dvida, no entanto, a criao de um programa social paralelo
programao principal permitir uma maior descontraco dos participantes levando-os a
conseguir manter o nvel de concentrao durante o tempo de realizao do congresso, assim
como dar uma imagem de cuidado e ateno por parte da organizao, motivando os
participantes a voltar no s pela qualidade do congresso como pela qualidade do tempo de
lazer.

Na elaborao das actividades paralelas devemos ter em ateno o seguinte: evitar


actividades que coincidam com a programao prpria do evento; no programar um grande
nmero de actividades, para evitar o desgaste dos participantes; programar as actividades para
serem servidas de condies ideais sua realizao.

2.1.2.9 Controlo administrativo e financeiro

Esta etapa centra-se na definio de planos de controlo de execuo administrativa e


financeira do evento os quais tero incidncia no desenrolar do evento, porque os planos de
controlo que so estabelecidos tero a sua aplicao prtica durante o evento propriamente
dito. Aqui criam-se os meios para ajustar os erros ocorridos na gesto do evento, ou seja,
estabelece-se sistemas de controlo para verificar se os objectivos so cumpridos dentro do
cronograma previsto.

No entender de Allen et al. (2003, p. 189), o controlo de um evento pode abranger


desde a simples presena do organizador do evento no local e ao acompanhamento do
progresso dirio junto do pessoal at implementao e monitorizao de um plano detalhado
de responsabilidades, relatrios e oramentos. Alis o oramento do evento dever ser o plano
de controlo mais importante a utilizar.

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Da que todo o planeamento realizado apenas seja eficaz se a sua execuo for
controlada mediante mecanismos adequados. Para isso torna-se necessrio estabelecer um
processo de controlo que pode consistir em trs principais etapas:

Estabelecer padres de desempenho: atravs de directrizes estabelecidas pela


organizao do evento; pelas exigncias do cliente ou dos patrocinadores; pelas
expectativas do pblico-alvo ou convidados.
Identificar desvios dos padres de desempenho: medindo-se o desempenho
actual e comparando-o com os padres estabelecidos.
Correco de desvios: quando se conclui que qualquer desempenho no est
altura dos padres, este deve ser corrigido.

No sentido de seguir este processo de controlo, interessa estabelecer mecanismos que


devem ser:

Significativos e eficazes: devem ser direccionados apenas para as reas,


previamente identificadas, que contribuem para o sucesso do evento.
Simples: a sua finalidade prtica e os controlos devem poder ser
comunicados para vrios nveis de um evento.
Relevantes: os mecanismos de controlo devem estar preparados para
corresponder a cada rea do evento e ser distribudos para aqueles que tm
responsabilidades em execut-los.
Oportunos e flexveis: os desvios em relao ao plano devem ser identificados
atempadamente e encaminhados organizao antes que se tornem
incontrolados. A flexibilidade dos controlos ir permitir que possam responder
a revises rpidas e de ltima hora no plano do evento.
Capazes de indicar uma providncia: os mecanismos mais teis so aqueles
que fornecem providncias correctivas quando os elementos da equipa
organizativa encontram uma discrepncia entre o plano e a realidade. Na
ausncia destas sugestes o gestor do evento pode ser sobrecarregado com
problemas de fcil resoluo caso as directrizes tivessem sido fornecidas.

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O objectivo dos mtodos de controlo ser sempre destacar as reas que apresentam
desvios em relao ao planeamento de modo a que a organizao possa tomar as medidas
necessrias e correctas. Os mtodos usados em eventos podem ser mais ou menos complexos,
dependendo do evento em causa, mas podemos apontar alguns mais usuais.

Relatrios e reunies

Os relatrios de avaliao do progresso de um evento podem ser talvez o mtodo mais


comum, uma vez que permitem uma rpida anlise da situao. Estes relatrios so usados
nas reunies de organizao ou gesto do evento na tomada de decises.

As reunies dos responsveis organizativos do evento acontecem com a frequncia


necessria para analisar os relatrios das equipas, subcomisses ou pessoas responsveis por
cada rea especfica do evento.

Delegao e auto-controle

A criao de subcomisses num evento (principalmente de grande dimenso), permite


a delegao de actividades a um determinado grupo responsvel por uma rea de actividade,
devendo este solucionar problemas antes que eles sejam comunicados.

Sendo impossvel ao gestor do evento controlar todas as reas, este mtodo ir


possibilitar que estes grupos controlem as suas respectivas reas.

Qualidade

Para controlar a qualidade de um evento e simultaneamente da empresa organizadora


podemos obter feedback dos consumidores e responder a ele, assim como esperar que os
colaboradores realizem um servio de qualidade.

Grfico de equilbrio financeiro

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Um grfico pode apontar problemas de controlo ao se determinar a interseco entre


despesas e receitas.

Um evento que dependa da venda de ingressos ver as suas despesas aumentarem


quanto maior for o nmero de pblico, mas a partir de um certo ponto a receita da venda de
ingressos permite superar a despesa e assim gerar lucro.

2.1.2.10 Encerramento

Esta a etapa que est directamente ligada desmontagem do evento, que pode
compreender desde estruturas fsicas e completa remoo de vestgios do evento. Quando se
trata de estabelecer as regras, horrios e dias de desmontagem para participantes e
fornecedores do evento, a organizao dever ter previamente definido cronogramas para que
a sua realizao ocorra dentro do correctamente.

O encerramento passa ainda pela avaliao tcnica e administrativa final, concluso de


listas de verificao, divulgao de resultados, liquidao de activos pendentes e decretao
do encerramento final.

uma fase em que se analisaro os resultados das avaliaes efectuados aos vrios
nveis, num exerccio de comparao dos objectivos alcanados com aqueles que foram
previamente definidos, assim como se compara o desenvolvimento das aces de gesto e
desenvolvimento do evento com o planeamento efectuado. Estas avaliaes permitem
construir diferentes planeamentos e adoptar diferentes estratgias em futuros planeamentos.

2.2 GESTO DE RECURSOS

Num evento, implementar correctamente todo o planeamento efectuado leva


necessidade de gerir os vrios recursos e meios presentes no seu desenvolvimento. Constituir
uma unidade de propsitos baseada no alcance dos objectivos definidos essencial, assim
como j foi referido a unidade de propsitos num evento um elemento-chave para o seu
sucesso.

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Para que essa unidade tenha uma aplicao correcta importante tambm uma gesto
correcta. A boa gesto importante para o sucesso do evento. Gerir ser fazer com que as
coisas aconteam por intermdio de pessoas eficazes e processos eficientes.

Mediante as inmeras necessidades e recursos presentes num evento, podemos dividi-


los em quatro grandes reas: finanas, recursos humanos, logstica e recursos legais e de risco.

2.2.1 Recursos financeiros

Existem vrios factores financeiros importantes envolvidos num evento que confluem
totalmente em dois campos: receitas e despesas. o equilbrio entre estes dois pontos que
permite determinar o sucesso do evento.

No entanto, iremos sucintamente (no intuito de nos referirmos apenas aos factores de
maior importncia no sucesso do evento), concentrar-nos no oramento, como ferramenta
geral de controlo e avaliao financeira, e no patrocnio como um dos mais importantes itens
de angariao de receitas.

2.2.1.1 - Oramento

O oramento a estimativa de despesas e receitas de um evento, sendo a sua principal


funo o controlo generalizado de um evento. Um bom oramento fundamental para o bom
funcionamento e credibilidade de um evento, e o seu equilbrio permite dar a conhecer a todas
as reas operacionais do evento os seus limites.

fundamental estabelecer uma certa harmonia entre o capital disponvel para o evento
e as despesas que sero efectuadas. Num oramento iro estar descritas as despesas e receitas
provisrias que possibilitam a posterior comparao com as despesas e receitas reais.

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Podemos encontrar num oramento uma srie de despesas relacionadas com diversas
reas do evento tais como: alimentao, transporte, estadias, comunicaes, taxas e impostos,
alugueres, seguros, publicidade, entre outras.

Estes custos, sendo fixos ou variveis, devem estar devidamente oramentados num
plano financeiro que possa prev-los. Por isso importante ter um oramento de previso e
um oramento real, de maneira a que se possa estabelecer a diferena correcta entre os custos
inicialmente previstos e os custos reais do evento, o que ir permitir possveis correces ou
reorientaes da planificao financeira. Para minimizar o impacto desta diferena
aconselhvel sobre-oramentar no plano de previso, pois assim, caso os custos sejam
menores que o constante no oramento estimativo, haver uma maior disponibilidade de
verbas.

No plano das receitas, devemos reunir a informao sobre as verbas que estimamos
obter, aconselhando-se aqui o mesmo cuidado que no plano de despesas, ou seja, sempre
prefervel sub-oramentar as receitas num oramento estimativo para permitir uma margem de
actuao mais segura.

Para se fazer face s despesas torna-se necessrio identificar as fontes de receita e


garantir que elas estejam disponveis mediante a sua previso oramental. importante a
organizao saber previamente quais e como sero obtidas as fontes de financiamento do
evento, que podem ser:

Subsdios pblicos
Doaes de entidades privadas
Contribuies particulares
Venda de ingressos
Direitos de transmisso
Merchandising
Patrocnios
Apoios / parcerias
Cliente

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

As receitas podero traduzir-se em dinheiro ou no, isto porque igualmente


importante na definio do oramento incluir fontes de apoio ou parcerias que permitiro
minimizar ou excluir os custos com diversos itens necessrios ao evento.

Uma questo muito importante a prever e definir no oramento, funcionando


igualmente como forma de controlo, a definio da calendarizao de pagamentos e
recebimentos para permitir a construo de um cronograma de controlo de todas as
movimentaes no oramento. Esta uma ferramenta que permitir um melhor
acompanhamento da planificao total do evento.

2.2.1.2 - Patrocnio

Uma das principais e, para muitos, a principal fonte de financiamento de um evento


o patrocnio.

Para Villafae (1998, p. 311), o patrocnio serve um duplo objectivo que , por um
lado o rendimento comercial e, por outro, a imagem.

Atravs dos eventos, as empresas utilizam o patrocnio como ferramenta de


comunicao, aumentando e reforando a sua imagem junto do seu pblico-alvo. Essa
notoriedade para Caetano e Rasquilha (2005, p. 60) um dos principais objectivos da empresa
patrocinadora.

Mas patrocinar um evento para uma empresa uma forma de obter benefcios
comerciais, ou seja, se entendermos o patrocnio como uma relao que se estabelece entre a
organizao do evento e a empresa que patrocina esperando com essa medida a satisfao de
determinados objectivos especficos (seja um incremento da imagem, seja um aumento de
vendas).

Para a captao de patrocnios, uma organizao deve, antes de mais, adequar a sua
proposta ao leque de empresas com potencial interesse no evento que est a ser realizado,
interesse quer ao nvel da imagem do evento, como ao pblico a que este se destina, ao tipo de
projeco meditica que este ir alcanar, nvel de presena dos produtos ou servios do

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patrocinador no evento, etc. Por exemplo, os festivais de msica de vero orientam bastante a
sua busca para as empresas de telecomunicaes porque estas tm interesse na promoo da
sua imagem e servios junto do tipo de pblico destes festivais.

As autarquias e entidades oficiais tambm patrocinam quando o evento tem interesse e


impacto econmico, poltico e social para uma determinada regio (veja-se o caso do apoio
dado pela Cmara do Porto a eventos como o Red Bull Air Race ou o Circuito da Boavista).
Este tipo de patrocnio pode traduzir-se no s financeiramente como tambm ao nvel de
cedncia de infra-estruturas entre outras prestaes que podem ter um grande impacto no
oramento beneficiando assim a reduo de gastos da organizao.

importante, portanto, conciliar o evento que temos com o tipo de patrocnios que
tentamos obter, isto , a oferta tem de estar adequada ao mercado. Os eventos locais orientam
as suas propostas para as empresas locais, porque estas tm interesse neste mercado. O
aspecto fundamental orientar as propostas e abordar as empresas que se adeqem ao evento
que estamos a realizar.

Por outro lado, a organizao deve estar preparada e ter flexibilidade suficiente para,
ao mesmo tempo, adequar a sua proposta de patrocnio aos possveis interesses mais
especficos dos patrocinadores abordados.

A proposta de patrocnio que se apresenta aos potenciais patrocinadores deve ser


atraente, realista e vivel. A proposta deve atrair a ateno do patrocinador mas no ser
demasiado densa, devendo possuir os seguintes itens:

Anlise de evento: misso/objectivos; historial; data e localizao;


patrocinadores actuais e anteriores; programa; nvel passado e previsto de
cobertura meditica; nvel e perfil passado e previsto de pblico; equipas de
trabalho, organizao e contactos.
Pacote de patrocnio proposto e custos: aqui poder haver apenas um pacote
de patrocnio ou serem criados vrios pacotes hierarquizados que permitam
fazer ajustamentos ou combinaes. O preo deve estar ajustado oferta.

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Conformidade estratgica entre a proposta e as necessidades da


organizao: importante haver um ajustamento entre aquilo que a
organizao pretende do patrocinador e aquilo que pode oferecer.
Estratgias de promoo e publicidade do evento.

Quando se consegue fazer aprovar uma proposta de patrocnio e assim captar um


patrocinador importante saber mant-lo para garantir a sua satisfao no s em termos de
benefcios directos fornecidos pelo evento empresa, como tambm em termos de relaes de
cordialidade estabelecidas entre a organizao do evento e a pessoa responsvel pela empresa.
Isto poder requerer trabalho e ateno personalizada para o patrocinador, mas compensa
sempre o esforo em eventos futuros.

2.2.2 Recursos humanos

Os recursos humanos envolvidos num evento determinam o seu sucesso. Por isso
fundamental escolher as pessoas certas, trein-las e motiv-las para o alcance dos objectivos
propostos. Alis cabe organizao informar a sua equipa de colaboradores de qual a
viso/misso do evento, quais os seus objectivos, estratgias e planos, fazendo-a caminhar
na direco do propsito do evento.

No sentido de manter um bom desenvolvimento de trabalho por parte dos recursos


humanos presentes numa organizao, ela deve possuir planeamentos de trabalho para as
funes existentes na sua estrutura. Isto evitar que, no caso de aumento de colaboradores
(por norma voluntrios), haja quebras de produtividade e na qualidade de desempenho,
sobrecarga de trabalho ou problemas de rotatividade o que poder colocar em risco a
estratgia do evento e, consequentemente, prejudicar a sua imagem.

Com as claras diferenas que podemos encontrar no tipo de recursos disponveis num
evento de pequena dimenso em comparao com um evento de grande porte devemos,
contudo, planear da melhor forma os recursos humanos envolvidos num evento.

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Fig. 6: Planeamento de recursos humanos Fonte: Allen et al. (2003, p. 76)

Ao planearmos os recursos humanos do evento, consideramos que a estrutura


organizacional est j constituda e com funes, responsabilidades e objectivos claramente
definidos. Partindo do princpio que cada rea do evento dever ter um responsvel pelo
trabalho desenvolvido por uma equipa, a criao de estruturas e cadeias de comando claras
permitem evitar problemas e conflitos.

A organizao do evento deve planear cuidadosamente a estratgia de recursos


humanos que ir empregar prevendo as funes existentes, a quantidade de pessoas que ser
necessria para dar resposta s exigncias do evento, qualificaes necessrias e o momento
de interveno dos colaboradores (que quantidade e em que reas).

Para alm do planeamento cuidadoso dos recursos envolvidos, a organizao deve


tambm criar planos e contingncia para possveis falhas na estrutura humana. Por exemplo, a
organizao deve saber o que fazer se, por algum motivo, necessitar de 50 voluntrios para
responder de forma imediata a exigncias imprevistas de um evento.

Mediante o plano efectuado, a organizao saber que funes necessita criar, devendo
ao mesmo tempo definir claramente quais as responsabilidades, tarefas, circunstncias de
actuao de cada funo, assim como a que equipa pertencem, que relao possui com outras
funes ou equipas, em que rea est integrada e a quem se subordina.

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

No fundo, a pessoa que ir desempenhar as tarefas inerentes a determinada funo


precisa saber claramente qual o seu posicionamento na estrutura do evento (a unidade de
propsitos e a atmosfera de cooperao reforam a participao activa dos colaboradores e
potenciam o sucesso do evento).

Para a constituio de equipas de trabalho, grande parte das organizaes de eventos


recorre ao voluntariado. uma opo que se revela estrategicamente econmica e eficiente,
porque quando se trata de grandes eventos os voluntrios participam com sentido de pertena
a algo significativo. Apenas para pontos especficos do evento pode recorrer-se contratao
de funcionrios, mas mais uma vez ser o planeamento a ditar essas medidas.

Casos como o Rock In Rio ou o Festival Andanas recorrem ao recrutamento de


voluntariado, fazendo-o de forma estruturada atravs do preenchimento de uma ficha de
inscrio aps o registo na sua pgina na internet, o que permite a prvia identificao dos
candidatos e identificao das suas valncias e qualificaes. Este mtodo permite partida
uma rpida verificao dos candidatos dispensveis e a escolha dos que possuem as condies
necessrias.

No seguimento da seleco dos voluntrios, a organizao ir estabelecer contactos no


sentido de agendar as suas presenas no local do evento para permitir, atempadamente, dar-
lhes a formao necessria. Essa formao poder passar essencialmente por fazer uma
apresentao do evento (misso, objectivos), apresentar a equipa, dar a conhecer as
localizaes essenciais, informar sobre direitos e deveres e esclarecer sobre as especificidades
das suas funes. No final a organizao poder atribuir um kit com os materiais/informaes
necessrias ao desempenho da funo por parte do voluntrio

A partir daqui importante que os lderes de cada equipa ou os responsveis por cada
rea do evento procedam a uma formao mais especfica que essencial para um claro
entendimento de todo o processo de desempenho, ficando os voluntrios na posse do todo o
conhecimento necessrio para a realizao da sua funo, podendo sempre recorrer ao seu
responsvel hierrquico quando se depare com dificuldades de actuao.

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Para uma boa gesto dos recursos humanos susceptvel de cumprir o planeamento de
um evento a organizao deve estimular a delegao de tarefas at ao nvel primrio possvel
para obter uma maximizao de eficincia.

essencial manter os canais de comunicao abertos a todos os nveis, principalmente


com os lderes das equipas, para conseguir monitorizar ao nvel dos recursos humanos o
processo de implementao do plano do evento.

2.2.3 Recursos logsticos e materiais

A gesto de recursos logsticos refere-se organizao e funcionamento dos servios


de um evento, considerando-se a enorme e precisa ateno que se deve dar aos pormenores, os
quais constituem a grande valia de um evento. Em eventos a eficincia na gesto logstica
permite melhorar a sua qualidade.

A gesto da logstica e dos materiais necessrios a um evento vai cobrir inmeras


reas do seu desenvolvimento, que vo desde a planificao, passando pela execuo e at ao
encerramento. Torna-se necessrio garantir com estes recursos as necessidades dos
consumidores do evento (pblico, fornecedores, tcnicos, comunicao social, etc.).

Comeando pelo acesso ao evento, a prpria venda de bilhetes pode absorver uma
srie de requisitos logsticos. Tomando como exemplo a Queima das Fitas do Porto, podemos
constatar que a venda de bilhetes nas diversas faculdades implica a deslocao de equipas de
dois colaboradores mais um segurana, assim como o planeamento e contacto antecipado com
as respectivas Associaes de Estudantes para agendamento dos dias e locais de venda.
Outros eventos como os festivais de vero usam como ingresso pulseiras de diferentes cores
que permitem simultaneamente o controlo e diferenciao dos vrios intervenientes.

Em relao aos meios de transporte e condicionamento do acesso ao local do evento


podemos continuar a referncia Queima da Fitas para observarmos o tipo de gesto logstica
que feita com vrias entidades (STCP, METRO, PSP), para permitir transportar o pblico-
alvo para o evento, assim como ordenar e controlar o trnsito e os acessos ao local.

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

A organizao pode deparar-se com necessidades logsticas em relao aos artistas


convidados de um evento, referentes no s ao seu transporte e acomodao, os quais devem
estar devidamente previstos e planeados, como tambm em relao a uma srie de
informaes necessrias como horrios de ensaios, localizao do camarim, definies de
entradas em palco, etc. Torna-se mais fcil a organizao designar colaboradores para
acompanhar o artista de forma suprimir todas as necessidades.

Dentro do espao do evento, principalmente eventos de grande dimenso, a formao


de filas nos diversos locais de uso do pblico como entradas e reas de alimentao pode
obrigar disponibilidade de mais recursos para evitar filas demoradas que prejudicam a
imagem do evento em si (mais colaboradores nas portas de entrada, mais servios alimentares,
etc.).

Certos eventos, que se realizam ao ar livre podem obrigar utilizao de uma srie de
infra-estruturas que so bsicas noutros locais, como palcos, servios de higiene,
armazenamento de consumveis, equipamentos diversos, etc.

O palco deve sempre possuir uma planta geral que possibilite a partir da reformular
plantas necessrias para outros intervenientes como tcnicos de estruturas, som e iluminao,
de modo a suprimir ou melhorar certos aspectos como montagem de estruturas no palco ou
uma melhor gesto do fluxo de pessoas entre o palco e os camarins.

As estruturas higinicas devem ser em nmero suficiente e ter um plano de limpeza


definido e executado por equipas formadas para o efeito. Outras estruturas de apoio ao
funcionamento e actividade de vrios intervenientes devem tambm ser acauteladas e
pensadas na gesto logstica, tais como transporte, posicionamento, gs, electricidade,
saneamento, etc.

A gesto logstica e de materiais deve tambm prever a utilizao de aparelhos de


comunicao nos locais do evento porque, para alm de facilitar comunicaes entre os
colaboradores, permite ainda a resoluo de problemas sem deslocaes fsicas. Aliada
comunicao no local do evento, a colocao de sinaltica deve ser um ponto essencial

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

quando se realizam eventos em grandes locais, porque ir facilitar a deslocao do pblico


pelo espao do recinto e evitar solicitaes constantes aos colaboradores. Pelo local do evento
deve tambm existir um mapa do espao assim como uma planta de emergncia e
procedimento a adoptar em caso de evacuao.

A operao logstica pode ainda deparar-se com a gesto de convidados VIP e meios
de comunicao social, que iro exigir recursos e meios de actuao que devem ser pensados
propositadamente, quanto mais no seja pelo valor promocional que os mesmos do ao
evento. Quer a gesto de credenciais de entrada e acesso a reas especficas, quer a
disponibilizao para o funcionamento e montagem dos meios tcnicos da comunicao social
tm de ser pensados pelo plano logstico.

Na finalizao do evento igualmente importante que, para alm da previso do seu


encerramento e demais actividades inerentes, esteja tambm previsto pela logstica a forma,
data e horas de retirada de equipamentos e desmontagem de estruturas, para que haja uma
harmonizao no desenvolvimento do trabalho dos vrios fornecedores, colaboradores e
organizadores do evento.

Fig. 7: Grfico de programao Fonte: Allen et al. (2003, p. 279)

Para que se consiga fazer uma correcta gesto dos recursos logsticos e materiais
necessrios a um evento de toda a importncia realizar-se uma visualizao mental do seu
desenvolvimento de modo a descobrir no s possveis falhas no planeamento, como tambm
falhas de funcionamento ou falta de material. Este trabalho mental ir permitir fazer um
levantamento de necessidades do evento que pode atenuar outras falhas.

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

2.2.4 Recursos legais e de risco

A gesto de recursos legais e de risco ser importante no sentido de preveno de


potenciais problemas. Num evento, por vezes, acontecem as coisas que menos se espera que
aconteam e que podem interferir ou prejudicar grandemente toda a organizao, da ser
necessrio todo um planeamento de preveno.

Numa orientao de preveno, os seguros que a organizao de um evento possa


fazer deve faz-los para evitar problemas e fazer face a contingncias, como seguro de
responsabilidade civil, acidentes pessoais, perdas potenciais de produtividade, cancelamentos
entre outros. igualmente importante saber se os fornecedores de servios, com quem a
organizao ir interagir no desenvolvimento do evento, tambm possuem os devidos seguros
e se encontra no cumprimento das suas obrigaes legais de modo a no passar para a
organizao do evento possveis responsabilidades.

Outra questo a ser observada diz respeito s licenas necessrias para a realizao de
um evento, sejam licenas para uso de espaos pblicos, direitos de imagem, direitos de autor,
licenas de representao e actualmente passa a ser cada vez mais necessrio o cumprimento
de legislao relacionada com a sade, higiene e segurana dos funcionrios e locais de
realizao de eventos, principalmente os que envolvem manuseamento de alimentos, como a
grande parte das feiras e festivais gastronmicos que se realizam com mais incidncia no
nosso pas.

De um modo geral interessa que os gestores de eventos estejam familiarizados com os


contratos, j que se trata de um documento que formaliza o compromisso entre a organizao
e os intervenientes no evento (artistas, fornecedores, patrocinadores, etc.).

Todos os acordos contratuais devem, sempre que possvel, ser estabelecidos


formalmente, de modo a defender legalmente os interesses da organizao e a proteger-se
contra possveis quebras contratuais. Esto aqui includos contratos com artistas, espao do
evento, fornecedores de servios, patrocinadores, transmisses audiovisuais e, de uma
maneira geral, tudo que envolva troca de servios e verbas.

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

A gesto do risco associado realizao de um evento deve igualmente merecer uma


ateno especial, apesar de grande parte das questes susceptveis de comportar maior risco
terem de ser previstas no planeamento geral do evento.

A gesto do risco far-se- portanto atravs de uma correcta avaliao de ameaas


potenciais, definio de aces preventivas e estabelecimento de formas de actuao perante
problemas que ocorram. No fundo, trata-se de fazer uma anlise de risco em relao a todas as
reas do evento e criar um planeamento que estabelea mecanismos de controlo (transportes,
segurana, sade, multides, lcool, etc.) e tambm defina meios de resoluo.

Podemos definir algumas formas de controlar os riscos de um evento:

Cancelar ou evitar o risco (se houver um grande risco pode ser necessrio
cancelar um evento ou parte dele).
Diminuir o risco (os riscos que no podem ser eliminados devem ser
reduzidos).
Reduzir a gravidade dos riscos que venham a acontecer (pode no ser
possvel evitar um desastre natural, mas podemos preparar um plano para
conteno dos seus efeitos).
Planear substitutos e alternativas (no caso de haver o cancelamento de um
participante a organizao deve preparar alternativas).
Distribuir o risco (distribuir o risco por vrias reas do evento permitir diluir
o seu impacto).
Transferir o risco (o risco pode ser transferido para outros participantes do
evento, como no caso das empresas de servios contratadas).

2.3 AVALIAO E RELATRIOS

Avaliar fundamental para a melhoria da organizao de um evento. atravs deste


processo que se conseguem as indicaes necessrias que serviro de base para uma melhor
aprendizagem e aperfeioamento dos eventos.

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Periodicamente, os trabalhos desenvolvidos para um evento so avaliados ao longo das


diversas etapas de desenvolvimento e gesto do mesmo. Essa avaliao pode ser feita quer
atravs de implementao de sistemas de controlo dos planos operacionais (como observado
no planeamento estratgico) quer atravs de mtodos de controlo administrativo e financeiro
(como observado no planeamento especfico).

No entanto, quando aqui se fala em avaliao estamo-nos a referir avaliao final do


evento no seu todo, incluindo igualmente as avaliaes que se fazem durante o evento.

A avaliao de um evento consiste no processo de observao, medio, e


acompanhamento crtico da sua implementao com o fim de avaliar os resultados de forma
precisa. Esta avaliao possibilita a definio de um perfil do evento, recorrendo s suas
caractersticas bsicas, assim como a dados estatsticos relevantes sobre o mesmo (Pedro et
al., 2005, p. 95).

A avaliao ir igualmente permitir a apresentao de um feedback aos parceiros


envolvidos no evento, ao mesmo tempo que acaba por ter uma fundamental importncia na
sua gesto atravs do fornecimento de um mtodo de anlise e aperfeioamento.

A gesto de um evento constitui-se num ciclo, no qual o fornecimento e a anlise de


dados de um evento iro permitir uma melhoria na tomada de decises e um planeamento
mais eficaz em eventos futuros.

Fig. 8: Ciclo de um evento Fonte: Allen et al. (2003, p. 315)

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

A avaliao um processo de finalizao, tendo uma maior incidncia na ltima fase


de um evento (ps-evento), mas que acaba por atravessar quer a parte do planeamento quer a
parte da gesto do evento em si (fases do pr-evento e evento). Dessa forma teremos trs tipos
de avaliao efectuada em trs momentos importantes:

1 - Avaliao pr-evento

Os factores que permitem determinar a realizao de um evento acontecem na fase do


planeamento. Por vezes, pode at considerar-se esta fase como sendo a do estudo de
viabilidade, usada para determinar os nveis de recursos que o evento requer, podendo mesmo
indicar se a organizao deve ou no avanar com a sua realizao.

Esta avaliao ir comparar o evento com perfis de eventos semelhantes, podendo


resultar no estabelecimento de metas ou padres em relao aos quais o sucesso do evento
ser medido.

2 - Monitorizao do evento

A monitorizao do progresso do evento atravs das vrias etapas de implementao


possibilita a adequao dos factores que esto a determinar o evento. Ou seja, a venda de
ingressos para um evento, por exemplo, pode diminuir nos dias finais, obrigando a um maior
esforo publicitrio.

Durante o evento, a observao do desenrolar do mesmo fundamental, uma vez que


pode determinar que por uma questo de controlo oramental se efectue cortes nas despesas
ou se reoriente verbas para outras reas. Essa observao pode ainda levar a alteraes que
melhorem o evento, seja uma simples mudana no sistema sonoro, seja na gesto da
segurana ou mesmo na equipa de limpeza.

3 - Avaliao ps-evento

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Esta avaliao implica a compilao de dados estatsticos e informaes sobre o


evento e a anlise dos mesmos em relao aos seus objectivos ou sua misso.

A reunio de feedback com os colaboradores e os parceiros do evento, na qual se


discutem as foras e fraquezas e recolhem as observaes tem grande importncia nesta fase.

A avaliao ps-evento pode tambm incluir algum tipo de questionrio ou a


realizao de um estudo para sondar as opinies dos participantes quanto sua experincia,
assim como permitem medir os seus nveis de satisfao com o evento.

A natureza da avaliao ser determinada, principalmente, pelo propsito do evento e


pelo seu pblico-alvo.

2.3.1 Procedimentos de avaliao

Podero ser adoptadas uma srie de tcnicas com a avaliao de eventos, como por
exemplo:

Recolha de dados atravs de um formulrio cedido aos participantes para


obteno de informaes acerca da idade, sexo, naturalidade, etc.
Observao directa do evento por parte dos colaboradores, permitindo a
reunio de informaes sobre qualidade de actuao, resposta da plateia, fluxo
de pessoas, instalaes sanitrias ou adequao dos servios de alimentao.
Reunies para recolha de informaes por parte dos colaboradores do evento.
Questionrios e estudos que permitam recolher e quantificar dados acerca de
padres usados pelos participantes no evento.

A avaliao correcta dever ser previamente planeada e implementada desde o incio


do processo de gesto do evento, com a consciencializao dos seus objectivos e mtodos de
actuao por parte de todos os colaboradores.

2.3.2 Relatrios aos parceiros do evento

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Os relatrios que se obtm em resultado da avaliao que se faz do evento so


importantes para os parceiros da organizao por vrios motivos:

Antes de mais, a organizao ir querer saber quais foram as realizaes do


evento, se ele cumpriu o oramento e os prazos estipulados, se atingiu os
objectivos, qual foi a quantidade de pblico presente e se as suas expectativas
foram atendidas.
Os patrocinadores do evento querero obter outras informaes como saber se
o nvel de percepo do seu produto ou servio aumentou, qual foi a
penetrao dos anncios, qual foi a cobertura dada pelos meios de
comunicao social ou qual era o perfil do pblico.
As instituies financeiras podero exigir uma auditoria financeira ao avento,
respeitante s receitas e s despesas.
O governo, autarquias ou outros organismos pblicos podero ter interesse em
conhecer o impacto do evento no sector econmico de uma comunidade.
Os organismos de turismo podero ter interesse em saber qual o nmero de
visitantes atrados pelo evento e qual a receita obtida por aqueles com a
viagem, estadia e outros consumos.

Quando se procede reunio de toda a informao relevante deve-se seleccionar os


destinatrios de cada tipo de informao e preparar um relatrio final de avaliao do evento.
Ou seja, o relatrio de um evento acerca do seu desempenho final que chega s mos de um
patrocinador poder no ser o mesmo que cedido a uma autarquia.

No seguimento da informao reunida nestes relatrios, a organizao poder recolher


os dados necessrios produo de press releases, assim como criao de dossiers de
captao de patrocnios futuros.

A combinao de todos estes mtodos e a compilao de todos os resultados indicar o


resultado final do evento e se os esforos desenvolvidos e as polticas e estratgias aplicadas
foram as mais correctas, assim como permitiro o aperfeioamento geral do planeamento para
eventos seguintes.

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

CAPTULO III

ESTUDO DE CASO: DICE EVENTOS

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INTRODUO AO ESTUDO DE CASO

O estudo do caso em questo, relacionado com a empresa de organizao de eventos


DICE Design, Imagem e Comunicao Empresarial, Lda., pretende verificar a aplicao de
mtodos e tcnicas de organizao e gesto de eventos descritos nos dois captulos anteriores
deste trabalho ou, ainda, identificar a aplicao de mtodos prprios utilizados pela empresa
em estudo.

A organizao de eventos em Portugal desenvolve-se ainda de uma forma muito


rudimentar baseada numa maneira de organizar e realizar eventos muito dirigida ao
cumprimento do objectivo final da exposio do evento sem atender ao planeamento,
cumprimento de objectivos e metas e definio de planos operacionais e de contingncia.

Podemos afirmar, contudo, que nos ltimos anos o grande boom de festivais de msica
que se realizam na poca do Vero trouxe um novo alento e um maior cuidado e
profissionalismo ao sector, bastando ver a quantidade de empresas que laboram
exclusivamente nesta rea.

No entanto, no podemos esquecer que eventos no so, apenas, festivais de Vero e


grandes empresas. Existe no nosso pas um considervel nmero de empresas de pequena e
mdia dimenso e at mesmo trabalhadores individuais que se dedicam organizao e
realizao de eventos de diversos formatos e, at mesmo, alguns departamentos de
comunicao de empresas (e no s) que, mesmo no tendo recursos humanos com
experincia ou formao adequada, se dedicam produo de eventos.

Interessa aqui analisar como que uma pequena ou mdia empresa de eventos procede
e actua no sector da organizao de eventos.

Nesse sentido, escolhemos a empresa DICE Design, Imagem e Comunicao


Empresarial, Lda., com o intuito de determinar e analisar a metodologia utilizada na
organizao de um evento de mdia dimenso.

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Para tal, foi feita uma pesquisa que inclui a descrio da empresa e da organizao de
um evento cultural concessionado por uma entidade pblica DICE.

Foram recolhidos dados acerca da empresa em relao sua identificao, historial,


organizao interna, contextualizao empresarial e objectivos gerais. No que concerne
organizao do evento, os dados recolhidos permitem verificar a forma de o produzir nas suas
vrias fases e analisar a metodologia utilizada pela empresa num evento especfico.

A descrio existente neste captulo inclui essencialmente relatos recolhidos em


entrevistas efectuadas ao responsvel da direco da empresa, assim como recolha e anlise
de material cedido pela empresa.

3.1 A EMPRESA

3.1.1 Identificao da empresa

A DICE Design, Imagem e Comunicao Empresarial, Lda. foi criada na sequncia


do trabalho realizado na rea da publicidade, resultado da actividade anterior dos seus trs
fundadores como freelancers.

A empresa foi criada com base na realizao de trabalhos de criao grfica e design
para diversos clientes do mercado empresarial, tendo alargado progressivamente o seu leque
de servios e produtos, assim como o nmero de colaboradores e espao de trabalho.

Com sede na cidade de Matosinhos, a DICE divide a sua actividade actual em duas
grandes reas: design e eventos.

A empresa divide-se em vrios departamentos que se adequam actividade


desenvolvida e interligam entre si, subordinando-se a uma direco concentrada, da qual um
dos seus elementos assume a responsabilidade pela gesto da empresa e dos seus quadros
(actualmente constitudos por cerca de 7 colaboradores) que mantm a polivalncia no
desempenho das suas tarefas.

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

A DICE caracteriza-se fundamentalmente por uma dinmica jovem, irreverente e


astuta, consolidada pelo amadurecimento racional de toda a envolvncia empresarial e social.

3.1.2 Historial da empresa

A DICE Design, Imagem e Comunicao Empresarial, Lda. foi constituda


formalmente no dia 10 de Outubro de 2001 aps vrios meses de actividade experimental na
rea publicitria por parte dos seus constituintes.

Aps um perodo de alguma dificuldade na criao da empresa, nomeadamente ao


nvel da designao social e da extensa formalidade burocrtica imposta pelo Centro de
Formalidades de Empresas, os seus trs scios-gerentes deram incio actividade da DICE
mantendo sempre o pensamento de desenvolv-la nas reas da criatividade, do design e da
produo grfica. Apesar de os seus scios-gerentes no possurem uma formao explcita
em criao grfica e design a experincia nesta rea foi fundamental para a manuteno da
actividade.

A empresa, no permitindo, nesta fase, uma ocupao a tempo inteiro aos seus scios,
carecia de material de trabalho, o qual foi adquirido atravs de um subsdio para a formao
de empresas, o I.L.E. (Iniciativa Local de Emprego), concedido pelo I.E.F.P. (Instituto de
Emprego e Formao Profissional), o que permitiu ainda o aluguer de um escritrio que viria
a ser a primeira sede da empresa.

Concentrando as suas primeiras produes num contrato de avena, a DICE conseguiu


manter-se desta forma como agncia de comunicao de uma empresa cliente, sendo assim a
responsvel pelo tratamento de tudo o que dissesse respeito imagem desse cliente.

O desenvolvimento da actividade foi acompanhado pela angariao progressiva de


outros clientes quer atravs de contactos directos quer atravs de referncias de clientes
existentes, levando assim a empresa a no considerar essencial uma aposta na sua auto-
promoo.

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

A estrutura de trabalho da DICE era constituda pela actividade dos seus trs scios-
gerentes que repartiam entre si a responsabilidade das reas administrativa, financeira e
grfica, mantendo em aberto um quarto posto flexvel que permitia a utilizao de um
colaborador como freelancer de forma a assegurar a realizao de um trabalho mais
especfico, adequando assim a exigncia do cliente concretizao desse mesmo trabalho.

Esta estrutura e esta metodologia foram mantidas at 2004, ano em que se verifica a
sada de um dos scios-gerentes, passando o trabalho a ser assegurado pelos dois scios
reminiscentes. Neste ano entram tambm na empresa novos colaboradores que vm ocupar
cargos criados mediante a afectao de novos trabalhos, passando assim a ser ocupados os
cargos de Editor Snior e de Designer.

No ano de 2005 criada uma nova rea de trabalho na empresa na sequncia de uma
solicitao da Cmara Municipal de Matosinhos. Os responsveis pelo sector de animao
cultural da Cmara Municipal de Matosinhos solicitam DICE a organizao e realizao de
uma srie de actividades de animao para ocupar as reas das marginais das cidades de Lea
da Palmeira e Matosinhos durante a poca balnear desse ano. neste contexto que criada
uma rea de actividade que se dedique exclusivamente organizao e produo de eventos,
dentro da estrutura existente na DICE, mais no sentido de dar resposta solicitao da
Cmara de Matosinhos.

Para produzir este projecto a DICE procedeu formulao de uma proposta que tinha
como base a utilizao de animadores circenses e colocao de estruturas insuflveis nas
marginais de Lea e Matosinhos, no sentido de cativar o pblico para as suas praias. Esta
proposta de animao foi feita para ocupar cerca de dezasseis fins-de-semana, entre os meses
de Junho e Setembro de 2005, tendo obtido grande adeso por parte do pblico.

Esta animao levou a autarquia a considerar a iniciativa bem sucedida, o que deu
origem solicitao de novas propostas de eventos DICE para essa mesma poca. Foi na
sequncia destas solicitaes que no final do ms de Julho a DICE apresenta Cmara de
Matosinhos uma proposta para a realizao do Festival Internacional de Andas. Este festival
apresentado no sentido de revitalizar e trazer memria do pblico um jogo tradicional que

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

pretendia valorizar a sua histria cultural, ao mesmo tempo que se criava um evento com um
cariz bastante original.

assim, na sequncia do sucesso alcanado com a produo deste grande evento, que
a DICE lana as bases para a criao da DICE EVENTOS. Ou seja, a partir deste momento a
direco da empresa sente a necessidade de dividir, em termos logsticos e do ponto de vista
interno, a empresa em duas reas distintas: design e eventos.

3.1.3 Imagem da empresa

A DICE graficamente representada por um dado em duas dimenses. A figura do


dado, cuja imagem foi estilizada tendo sido ainda inserida no seu interior a letra C que d
realce aos seus objectivos e ao seu funcionamento enquanto empresa de comunicao,
assentes nas premissas da comunicao, coerncia, criatividade, etc.

Com a introduo da actividade de produo de eventos so criadas duas


denominaes que permitem distinguir as reas de actividade em que a empresa actua, dando
resultado ao aparecimento de dois nomes constituintes da marca DICE, sendo elas a DICE
DESIGN, caracterizada pela cor azul, e a DICE EVENTOS, que adopta a cor laranja.

Fig. 9: Logtipo principal Fig 10: Logtipo secundrio

Fig. 11: Logtipo DICE Design Fig. 12: Logtipo DICE Eventos

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Fig. 13: Denominao DICE Design Fig. 14: Denominao DICE Eventos

Fig. 15: Assinatura das actividades grficas Fig. 16: Assinatura das actividades de eventos

3.1.4 - Organizao interna

A diviso de reas de actividade da empresa e a criao de dois conceitos e


denominaes distintas foi uma forma introduzida no sentido de dar expresso ao
desenvolvimento da actuao da DICE enquanto actuante no universo da comunicao, uma
vez que o interesse era consolidar exteriormente a imagem de especificidade das actividades
desenvolvidas pela empresa atravs das suas marcas, ao passo que internamente a estrutura
de trabalho desenvolvida aposta numa grande interaco e polivalncia dos seus vrios
departamentos.

Fig. 17: Organigrama actual da DICE

3.1.5 Contextualizao empresarial

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

A DICE Eventos surge numa altura em que se verifica uma tendncia crescente no que
diz respeito ao aparecimento de empresas de eventos, resultando numa grande diversidade de
oferta. A distino entre as empresas a operar no mercado verifica-se ao nvel da sua
qualidade enquanto profissionais e qualidade dos seus servios, sendo esses os principais itens
que permitem atestar o sucesso dos objectivos propostos pelos seus clientes.

A DICE introduziu-se, tal como j verificmos, na rea de produo de eventos no no


sentido de colmatar qualquer lacuna neste mercado, mas sim pela fora da solicitao e
desafio colocados, tendo contudo, considerado que o sucesso alcanado inicialmente permitia
empresa a consciencializao de que este seria o caminho a seguir.

A responsabilidade da introduo da DICE no mercado de eventos assenta na solidez


da sua estrutura pr-existente (resultado de um slido conjunto de clientes na rea de
comunicao de imagem), assim como na deciso de expandir a empresa assente numa
necessidade de crescimento assumida.

Este crescimento da empresa, motivado pela sua expanso atravs da actividade de


produo de eventos, levou a DICE, no perodo de dois anos, a aumentar em cerca de 70% a
sua actividade de organizao de eventos, o que confirma peremptoriamente a importncia
que a DICE EVENTOS ganhou dentro da estrutura existente.

Este exponencial crescimento que a actividade de eventos trouxe estrutura da


empresa DICE permitiu tambm (uma vez que a estrutura da empresa bastante aglutinadora)
um crescimento intrnseco em termos de comunicao integrada.

O trabalho da DICE baseia-se num profundo e criterioso desempenho, com vista a


melhorar o posicionamento no mercado especfico de cada um dos seus clientes. A
persecuo deste objectivo est assente na aplicao de tcnicas de comunicao global, a
qual est sujeita monitorizao constante.

A criao e trabalho realizados pela DICE EVENTOS so determinados pelas


necessidades que o mercado demonstra, sendo a mais-valia da empresa a construo de
metodologias especficas e direccionadas para os fins a atingir.

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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

A DICE EVENTOS atribui a considerao de parceiros a todos os seus clientes,


fornecedores e colaboradores intervenientes na execuo dos seus planos, de forma a criar
uma maior concordncia e aberta discusso no desenvolvimento dos seus diversos projectos.
No entanto, a empresa reconhece a comunicao integrada como sendo o motor que lhe
permite assegurar e potenciar o mercado no qual actua, direccionando a sua actividade para os
diversos segmentos representativos de entidades pblicas ou privadas.

3.1.6 Objectivos da empresa

A DICE aliando a sua consolidao na rea da comunicao empresarial e o sucesso


do crescimento da sua actividade na organizao de eventos estabeleceu determinados
objectivos para a DICE EVENTOS mediante a sua actuao neste segmento de mercado
tendo como principais pretenses:

Crescimento gradual e sustentado assente na organizao e produo de


eventos;
Consolidar o posicionamento da empresa na produo e promoo de eventos;
Estabelecer a criao do evento chave-na-mo funcionando como produto
integrado resultado de um estudo comunicacional global;
Garantir a promoo de eventos de produo externa;
Aumentar a quota de mercado na produo de eventos pertencentes a
entidades pblicas.

3.2 METODOLOGIA DE ORGANIZAO DE EVENTOS

3.2.1 Definio do evento (III Festival de Andas)

No seguimento do sucesso alcanado nas anteriores edies do Festival de Andas


(2005 e 2006), uma produo da DICE EVENTOS para a Cmara Municipal de Matosinhos e
grande responsvel pela continuao da empresa neste sector de actividade, a DICE
EVENTOS chega ao ano 2007 com a responsabilidade de manter o nvel de sucesso
alcanado anteriormente.

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

O evento um concurso de participao aberta, motivado pela atribuio de prmios


decidida pela classificao de um jri constitudo por personalidades ligadas cultura da
cidade e por praticantes do jogo de andas, conferindo assim autenticidade ao concurso.
tambm importante a contratao de uma figura pblica no sentido de realar e potenciar o
evento publicamente, tendo sido escolhida para a edio de 2007 a actriz Diana Chaves.

O Festival de Andas foi idealizado para ser um evento que recupere e d importncia a
uma herana cultural que ao mesmo tempo tem como intuito captar o interesse e a ateno do
pblico para um evento que se destaca dos demais pela sua originalidade e inovao em
relao s formas comuns de animao.

3.2.2 Objectivo do evento

O verdadeiro sentido do Festival de Andas o de criar uma tradio de andas de


forma a colocar a cidade em destaque na realizao deste evento especfico, imagem da
organizao de determinados eventos que criam marcas importantes em certas cidades ou
regies, ou seja, a pretenso essencial a criao de um evento de marca que se identifique
directamente com a cidade de Matosinhos. Para isso a DICE EVENTOS encara como a sua
prpria meta essencial para esta terceira edio uma melhor agilizao e consolidao do
desenvolvimento e gesto do evento de forma a credibilizar e criar essa verdadeira marca
cultural na cidade.

No entanto e atendendo a uma definio concreta da meta a alcanar neste evento


podemos apontar a promoo da entidade organizadora (autarquia) enquanto dinamizador
cultural do concelho de Matosinhos, assim como sendo todos os objectivos a alcanar a
concretizao de todos os passos do planeamento que permitem ao concretizao da meta
definida.

3.2.3 Local e data

Atendendo especificidade das provas e aos espectculos a realizar, assim como


visibilidade e conjugao de factores de ndole poltico-econmico, uma vez que era do

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

interesse da Cmara de Matosinhos a dinamizao e captao de pblico para um espao de


referncia, a organizao encontrou na marginal de Lea da Palmeira o local ideal para a
concretizao deste evento.

A equao tornava-se ainda mais apetecvel considerando a altura em que se realizava


(um fim-de-semana no ms de Agosto), o que, aliando o bom tempo, proximidade da praia e
poca balnear, tornava este evento num caso de sucesso.

3.2.4 Promoo e estratgia de comunicao

Sendo este evento, para alm de inovador e original, bastante caracterstico essencial
a melhor e mais correcta promoo, de forma a dar destaque iniciativa e cativar a maior
participao pblica possvel, no criando qualquer tipo de segmentao. Da a grande aposta
da organizao centrar-se nos meios de maior audincia, tais como, rdio, imprensa e
televiso, passando outros tipos de divulgao, nomeadamente esttica, para um segundo
plano. No entanto, a conjugao de estratgias de divulgao e comunicao permite
organizao atingir de forma plena a rea de interesse de captao do pblico, a qual se
estende a toda no s rea Metropolitana do Porto, como tambm s vrias regies
envolventes do distrito.

O desenvolvimento da estratgia de comunicao e promoo do evento torna-se ainda


mais facilitado pela forma de trabalho da DICE, que dando expresso sua filosofia de
polivalncia de trabalho e conjugando as suas duas reas de actuao (design e eventos),
consegue apresentar um evento baseado numa estratgia de comunicao integrada, sendo da
sua responsabilidade a criao, desenvolvimento e divulgao de toda a imagem relacionada
com o evento (cartaz, spots publicitrios, newsletter, Jornal, etc.)

3.2.5 Programao

A organizao deste evento concentra-se sobretudo na realizao do concurso de


andas, que o que define o seu tema principal. A abertura de inscries para os participantes,
a definio de regras e regulamentos do concurso, a prpria avaliao do jri do concurso e

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

todo o seu desenvolvimento como acontecimento central dentro do evento permite definir
posteriormente todos os componentes da programao e organizao do evento em si.

Paralelamente organizao do concurso de andas criada uma programao que


assenta num segundo concurso de malabarismo e tambm num espectculo de cariz cultural
conjugando msica e malabarismo pirotcnico.

Esta programao cumpre dois objectivos importantes: por um lado atrair e criar um
envolvimento do pblico no evento, por outro apresentar um evento que conjuga
integralmente, atravs de vrias iniciativas, uma mesma temtica. Ou seja, a conjugao
destes elementos programticos do uma maior visibilidade arte defendida no tema do
evento reforando assim a adequao da organizao em torno do seu prprio tema.

3.2.6 Equipamentos e estruturas

A DICE EVENTOS, tendo como seu cliente a Cmara Municipal de Matosinhos,


consegue ver simplificada a tarefa de afectao de equipamentos necessrios a realizao do
evento, nomeadamente disponibilidade e montagem do palco, disponibilizao e colocao de
gradeamento metlico para delimitao da rea do evento, transporte e montagem de
estruturas para servio de bastidores e espao de preparao dos participantes do festival,
assim como do centro logstico do evento (onde se localiza a organizao e o centro de
coordenao das equipas de gesto do evento), transporte e colocao de WC singulares e
outras estruturas de apoio como por exemplo pontos de luz.

Relativamente questo de utilizao de equipamentos da Cmara de Matosinhos por


parte da empresa produtora do evento, a sua importncia rev-se igualmente na diminuio
significativa do peso no oramento do evento, assim como na diminuio de planeamento
logstico necessrio subcontratao de diversas empresas necessrias para assegurar a
prestao dos mesmos equipamentos em idnticas condies.

No que diz respeito a outros equipamentos necessrios parte secundria da


programao tais como sistemas de som, luz e outros equipamentos de entretenimento
essenciais para assegurar a actuao do grupo de pirotecnia musical contratado, a organizao

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

atendendo s especificidades exigidas procedeu subcontratao destes elementos, de forma a


assegurar a sua qualidade e mater o rigor e profissionalismo dos meios utilizados.

A mesma ateno foi mantida na contratao dos profissionais que asseguraram o


registo audiovisual do evento, assim como na captao fotogrfica de todos os seus momentos
relevantes.

3.2.7 Segurana

No que concerne s questes de segurana e com base no papel interventivo da


Cmara de Matosinhos no processo organizativo, a DICE EVENTOS apostou na
disponibilizao de elementos da Polcia Municipal para garantir o correcto desenrolar das
provas de concurso, assim como de segurana e orientao de trfego automvel na zona de
realizao do espectculo nocturno.

Todos os outros parmetros de segurana so assegurados pelo planeamento de


materiais necessrios delimitao de reas de acesso pblico ou restrito e utilizao de
elementos da equipa de gesto do evento no controle de entradas e sadas quer de pessoas
quer de veculos nos locais de desenvolvimento do evento.

3.2.8 Gesto de recursos

3.2.8.1 Recursos financeiros

na gesto dos diversos recursos que o planeamento feito previamente se revela


funcional. Antes da proposta do evento ser apresentada ao cliente (neste caso a Cmara de
Matosinhos) desenvolvido o conceito do evento pelas pessoas responsveis pela DICE
EVENTOS. Na concepo do conceito e determinao de necessidades bsicas e essenciais
reside a definio oramental necessria para a obteno do aval da autarquia para a
realizao do evento.

A proposta elaborada contemplando uma previso de custos iniciais que constam de


um oramento geral estipulado por reas de actividades. Ou seja, o oramento apresentado

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

pela empresa no incide em custos especficos e pormenorizados, pela sua dificuldade de


determinao devido antecedncia com que a proposta elaborada, mas sim em custos
gerais divididos por diversas reas como transportes, alimentao, comunicaes, animao,
recursos humanos, materiais e logsticos entre outros.

3.2.8.2 Recursos humanos

Na questo relacionada com os recursos humanos necessrios, a DICE EVENTOS


mantm a prtica da contratao de profissionais ligados rea do evento em causa,
utilizando esses conhecimentos especficos tambm na delineao do seu planeamento e na
sua organizao. Ou seja, a DICE EVENTOS considera esta colaborao com profissionais e
especialistas das reas relacionadas com a temtica dos eventos que organiza no sentido de
assegurar a adequao das actividades a desenvolver ao tema e especificidades do evento.

No caso do Festival de Andas, j desde a sua primeira edio que se recorre a pessoas
externas empresa para colaborar na organizao do evento, nomeadamente em relao
organizao das provas, classes de participao, criao do regulamento, constituio do jri,
tipos de prmios, formas de divulgao adequadas ao segmento de pblico-alvo, entre outros
pormenores especficos.

Esta prtica defendida pela DICE EVENTOS pelo facto de considerar que uma
empresa que produz e organiza eventos no tem necessariamente de possuir nos seus quadros
profissionais especializados em todas as reas de actuao e temticas de eventos, uma vez
que para alm de isso ser financeiramente insuportvel restringe tambm as reas de actuao
da empresa em relao diversidade de eventos susceptveis de ser organizados, sendo mais
vivel e adequado subcontratar profissionais especficos mediante as necessidades pontuais,
permitindo de igual modo expandir a diversidade de eventos a organizar. Esta prtica permite
reduzir os custos fixos com pessoal, assim como garantir um maior profissionalismo e
correcto desempenho das tarefas planeadas.

Para o desenvolvimento das tarefas especficas do evento a empresa define um


planeamento prvio das actividades a realizar, permitindo assim subcontratar os recursos

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

humanos necessrios para assegurar a sua realizao, nomeadamente pessoas necessrias


promoo, recepcionistas, catering, transportes de pessoas e materiais, etc.

Nos dias da realizao do evento e uma vez que importante a correcta


implementao do planeamento, a organizao constitui uma equipa de trabalho com vrios
elementos que consiga dar resposta s tarefas necessrias, de forma a garantir o equilbrio no
desenvolvimento do evento.

3.2.8.3 Recursos logsticos

Considerando a interveno da Cmara como parte essencial na disponibilizao de


meios e equipamentos, a gesto dos recursos logsticos e materiais acaba tambm por estar
directamente a ela ligada, uma vez que recai na responsabilidade da autarquia quer a
montagem como a desmontagem e transporte das estruturas cedidas assim como a limpeza,
arrumao do espao e correcta reposio dos materiais pr-existentes ou outras estruturas
locais ou at mesmo reordenao e limpeza de espaos ajardinados danificados.

Contudo, a coordenao e gesto dos recursos logsticos efectuada pela DICE


EVENTOS, uma vez que o planeamento por ela efectuado sendo ele que determina as
necessidades logsticas a cumprir, o que no invalida a disponibilidade da autarquia na
cedncia de materiais e recursos solicitados pela produtora do evento, o que no fundo
transmite a ideia de reciprocidade de actuao entre os parceiros do evento.

3.2.8.4 Recursos legais e de risco

A reciprocidade de actuao existente na realizao do Festival de Andas torna-se


essencial quando se trata de cumprir os requisitos legais necessrios concretizao de um
projecto desta envergadura.

Devido utilizao da marginal e espaos adjacentes em Lea da Palmeira, as


autorizaes necessrias tiveram de ser solicitadas quer parte sob a alada directa da
Administrao Porturia atravs da APDL - Administrao dos Portos de Douro e Leixes,
S.A., quer parte sob a alada da Capitania do Porto de Leixes, atravs da Autoridade

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Martima Nacional., autorizaes essas solicitadas pela autarquia (como responsvel directa
pelo evento), e necessrias realizao do evento dentro dos exigveis itens legais. As
mesmas exigncias legais obrigam ainda obteno da licena de representao necessria
para o espectculo piro-musical atravs do IGAC Inspeco-Geral das Actividades
Culturais.

E no seguimento das autorizaes que se verifica a directa ligao com a preveno


do risco inerente a um evento desta natureza, quer seja pelo perigo existente na deflagrao de
fogos, como na possibilidade de acidentes de natureza diversa. Acidentes esses que se podem
verificar durante o espectculo nocturno ou at mesmo na realizao das provas de
competio.

Esta preveno obriga a organizao, no sentido de acautelar o riso existente, a


solicitar a presena de equipas de bombeiros e pessoal mdico especializado em casos de
emergncia destacados pelo INEM Instituto Nacional de Emergncia Mdica. O mesmo
princpio de preveno de risco motiva igualmente o pedido da organizao, a todos os
intervenientes no festival, assinatura de um Termo de Responsabilidade, que isente a
organizao de culpas em caso de acidentes alheios.

Todas estas cautelas com factores de risco e cumprimento de requisitos legais tm a


sua principal motivao pelo facto de a Cmara Municipal ser uma entidade pblica com
obrigaes legais e sociais, perante diversas entidades reguladoras e de fiscalizao, que no
caso de intervirem poderiam provocar graves complicaes judiciais e principalmente
polticas.

3.2.9 Avaliao e relatrios

No que avaliao e produo de relatrios finais respeita, a forma de trabalho da


DICE EVENTOS assenta numa relao de proximidade com o cliente, baseada na
manuteno de uma comunicao bilateral.

Nesse sentido a avaliao do III Festival de Andas passou pela realizao de uma
reunio, na qual se apresentou o resultado conseguido com o evento, atravs do feedback que

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

os responsveis pela produo do evento transmitiram aos responsveis autrquicos


elucidando-os sobre todos os componentes de sucesso do evento assim como sobre os
aspectos menos positivos, indicando na sua sequncia solues possveis a introduzir em
futuras edies.

Ao longo do tempo antecedente, durante e depois do evento a empresa procede


recolha de notcias, reportagens e destaques dados ao festival de forma a criar e manter um
dossier do feedback dado pelos vrios rgos de comunicao social, o qual serve de
referncia sobre os nveis de destaque e sucesso alcanado pelo evento.

No caso da avaliao e determinao do sucesso da terceira edio do Festival de


Andas a organizao concluiu que os objectivos primrios de sucesso e consolidao do
festival e os objectivos de criao de Matosinhos como marca desta arte atingiu os
resultados pretendidos o que motivou a Cmara Municipal a encomendar DICE EVENTOS
a organizao para o ano de 2009 de um evento de grande dimenso ligado s artes circenses
de forma a colocar a cidade na rota internacional dos eventos de cariz ldico-cultural.

CONCLUSO DO ESTUDO DE CASO

A DICE, como empresa j operante no sector da comunicao empresarial no teve


grandes dificuldades em se introduzir e dedicar organizao, produo e gesto de eventos.
Para tal bastou apenas um convite para fazer parte deste sector e dar incio aquela que
hoje em dia a sua maior aposta em termos de core business.

Podemos afirmar claramente que a DICE EVENTOS tendo j atingido esse patamar
em termos de negcio tornou-se (e continua a ser) um dos principais agentes locais a actuar
no sector dos eventos, mesmo mantendo uma estrutura de pequena dimenso, conseguindo
hoje estar associada a diversas organizaes de destaque na rea metropolitana do Porto.

A DICE EVENTOS conquistou assim o seu espao utilizando a sua metodologia


prpria na organizao dos seus eventos (talvez seja essa a sua marca), demonstrando no
entanto o rigor e profissionalismo que imprime na produo dos seus eventos, atestado pelo
sucesso alcanado nas iniciativas em que se envolve.

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Tomando como exemplo o III Festival de Andas, podemos afirmar que a DICE
EVENTOS concentra a sua organizao no planeamento especfico do evento, estabelecendo
objectivos mediante a necessidade de cumprimento das tarefas organizativas, atravs de uma
pr-definio dessas tarefas que implicam directamente a afectao de recursos ao longo do
desenvolvimento das diferentes etapas do evento.

O percurso do evento estudado segue uma direco concentrada, no no cumprimento


de cada fase do evento, mas sim do final do evento na sua totalidade. Isto porque, seguindo
uma lgica comercial para a qual est voltada, empresa (assim como a grande parte das
empresas do sector), interessa apresentar ao cliente o resultado final, preferencialmente
coroado de sucesso, independentemente da forma de implementao ou metodologia
utilizada, factores que passam ao lado dos interesses e objectivos primordiais do cliente.

neste campo que a DICE EVENTOS encontra a viabilidade deste projecto, ou seja,
pelo interesse da Cmara Municipal de Matosinhos em concretizar este evento mediante as
suas intenes poltico-partidrias.

O mesmo se verifica na ausncia da criao de uma Declarao de Viso/Misso, a


qual apenas se encontra em eventos de grande dimenso ou importncia estratgica para uma
determinada regio ou pas, tais como Jogos Olmpicos, Mundial de Futebol, etc., sendo
precisamente por esse motivo que dificilmente encontramos em eventos de menores
dimenses uma Declarao de Viso/Misso.

Decorrendo da ausncia de uma Declarao de Viso/Misso, tambm no


encontramos neste evento o estabelecimento de metas e objectivos num plano estratgico,
principalmente porque as metas a alcanar esto diludas no propsito do evento em si,
estando os objectivos concentrados no planeamento especfico, que sem dvida o verdadeiro
motor da organizao deste evento.

Seguindo a mesma linha de actuao, no existe na organizao deste evento a


determinao de uma estratgia (dado o seu carcter pontual) assim como tambm no se

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

verifica o estabelecimento de planos operacionais e consequentemente a definio de sistemas


de controlo.

Tal como foi dito anteriormente e verificado na metodologia da DICE EVENTOS o


motor da organizao de eventos desta empresa, atendendo ao seu carcter comercial e
exigncia imediata de resultados por parte dos seus clientes, reside principalmente no
planeamento especfico de um evento, o qual vai permitir uma forma de cumprir etapas mais
direccionada para a obteno do resultado final.

precisamente essa metodologia que est inerente organizao deste III Festival de
Andas de Matosinhos. Verificamos que a prpria definio do produto apresentada ao cliente
(CMM) possui j uma definio clara da sua tipologia, dimenso, objectivos, pblico-alvo e
necessidades a satisfazer.

Na sequncia da definio do evento vem a temtica a adoptar, a qual congrega em si


o sentido de todo o evento. Neste caso especfico o Festival de Andas centra-se na
preservao, transmisso e promoo de uma herana cultural antiga (as andas), ao mesmo
tempo que aposta numa forma original de a recuperar.

Decorrendo da definio do evento todo o restante planeamento ao nvel do local,


data, promoo e estratgia de comunicao, definio da programao, utilizao de
equipamentos, entre outros feito com base na previso de necessidades do evento em si,
visto como um todo funcional, ficando por vezes de parte a criao de planos de contingncia
que assegurem falhas previsveis ou factores imponderveis, sendo a sua resoluo feita
mediante a improvisao momentnea, prtica bastante usual na realizao da generalidade
dos eventos.

O mesmo se verifica na afectao e gesto de recursos, uma vez que os mesmos so


planeados e utilizados com base numa previso bastante realista mas sem um maior
acautelamento por parte da organizao, atendendo quer facilidade de subcontratao de
empresas e especialistas, quer facilidade de correco e suprimento de defeitos e falhas.
Tambm neste caso a criao de planos de contingncia acaba por ser inexistente ou ficar
relegada para segundo plano.

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Finalmente e atendendo aos parmetros do planeamento especifico, a prpria


avaliao do evento faz-se no final e no durante o mesmo, nem na aplicao dos planos, uma
vez que o carcter mais importante para o cliente o sucesso do evento em si, e sendo a
aplicao do planeamento corrigida ao longo do desenvolvimento do evento a sua importncia
dilui-se no resultado final e na prpria avaliao que a empresa faz do evento como resultado
final.

Esta forma mais simplista de organizao de eventos encontra eco na generalidade


das pequenas e mdias empresas a operar neste sector, assim como na realizao de pequenos
e mdios eventos, os quais igualmente por si s no carecem de uma maior planificao,
ficando de parte na maioria dos casos o planeamento estratgico, o qual se apresenta de difcil
execuo.

A DICE EVENTOS possui uma metodologia de organizao prpria, que se adapta


sua forma de estar no mercado, sua estrutura, assim como aos seus recursos logsticos,
financeiros e humanos, transmitindo igualmente a sua forma de comunicar com os seus
pblicos.

No podemos, no entanto, afirmar que a metodologia utilizada na organizao deste


evento seja a mesma utilizada na organizao de outros eventos noutras empresas do sector.
Contudo tendo por base o III Festival de Andas de Matosinhos, como sendo um evento com
alguma dimenso e analisando a metodologia utilizada podemos concluir que esta forma de
emprego destes mtodos e tcnicas usual e permite ao mesmo tempo a realizao da
generalidade de eventos na maioria dos casos.

A forma de organizao implementada pela DICE EVENTOS segue esse caminho,


no se verificando a existncia de um planeamento estratgico concreto e amplamente
definido pelo simples facto de esta ser uma empresa que se dedica produo de eventos de
forma comercial, sendo contratada por organizaes que pretendem passar uma mensagem
aos seus pblicos, relegando para segundo plano ou ignorando o estabelecimento de
estratgias de mdio e longo prazo para os eventos que organizam.

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Existe assim na forma da generalidade das empresas organizarem eventos um


caminhar directo para o objectivo final do evento e a rpida colocao em prtica do
planeamento efectuado anteriormente por etapas determinadas, de maneira a que todo o
planeamento estratgico no aparece como sendo importante para a concretizao do evento
ou at mesmo para a sua planificao geral.

No entanto, e atendendo diversidade de opinies e formas de trabalho existentes, a


metodologia de organizao de um evento varia de empresa para empresa e de profissional
para profissional. praticamente consensual entre os diversos autores referidos neste trabalho
a existncia e utilizao de mtodos prprios na organizao de eventos, assim como a
existncia de uma grande dose de improvisao, principalmente, na gesto dos eventos.

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

CONCLUSO

A vivncia social no contempla, actualmente, uma existncia dissociada de


entretenimento, celebraes pblicas, manifestaes culturais, actividades desportivas, e uma
srie de outros acontecimentos considerados especiais e que mantm o interesse e a ateno
do pblico levando-o a querer sempre mais e cada vez melhor.

A actividade dos eventos como tratada actualmente em todas as fases, desde a


concepo da ideia, passando pelo planeamento e organizao, pela prpria realizao, at
culminar na avaliao e encerramento, representa um grande estmulo para qualquer empresa
e at mesmo qualquer economia local. Acaba por envolver em torno de si um grande nmero
de pessoas e recursos dinamizando e incrementando vrias actividades.

A vontade, disponibilidade e at mesmo a prpria tendncia do mercado levam hoje


em dia a generalidade das empresas, instituies e outras entidades a organizarem eventos de
uma ou de outra forma, mediante o seu know-how e os seus recursos.

Acaba por ser esta a forma de implementao da generalidade de eventos, baseada


numa organizao por vezes pouco profissional, parca de planeamento concreto e exacto e
assente numa direco em funo do objectivo final, na maior parte das vezes pouco definido.

Esta falta de rigor que por vezes existe e se constata entra em contraponto com as
empresas e entidades experientes na organizao de eventos que independentemente da
natureza do evento congregam a sua organizao num amplo e exaustivo planeamento,
integrando quer a estratgia, quer a especificidade do seu planeamento, apostando numa
organizao e numa gesto rigorosa e profissional, quase isenta de erros, ou quando muito
complementada com planos de conteno e contingncia.

nesse sentido que a organizao e gesto de eventos devem caminhar, para a


obteno de um maior profissionalismo nas suas realizaes, sendo para isso necessrio que

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

cada vez mais haja uma metodologia concreta e directa para a sua execuo, sem se perder em
teorias relativas e desviantes.

Consideramos por isso este trabalho um complemento para a obteno de meios e


conhecimentos capazes de dar resposta s necessidades mais primordiais na organizao e
gesto de um evento.

Uma vez que seria praticamente impossvel, aqui, contemplar todas as maneiras e
formatos organizativos de um evento, compilamos os mais importantes aspectos susceptveis
de permitir uma correcta e eficaz organizao e gesto de um evento, independentemente da
sua dimenso e formato.

No entanto para ns essencial destacar que a espinha dorsal de qualquer projecto


de evento assenta no planeamento, o qual dividimos em duas partes: estratgico e especfico.
Sendo um preponderante para a orientao de uma base de trabalho organizativo e
desenvolvimento do evento e o outro para a sua correcta manuteno e gesto.

No mesmo prisma podemos considerar a utilizao de tcnicas descritas neste trabalho


na forma de pressupostos essenciais implementao do planeamento, o qual sendo
orientador de uma determinada direco s ganha sentido com a sua aplicao no terreno.

O sentido de organizao de um evento, como se constatou neste trabalho, pode atingir


diferentes formas, bastando para tal considerar o caso levado a estudo, assim como tomando
como exemplo a empresa estudada como reflexo da realidade empresarial do sector de
eventos em Portugal.

No entanto, a metodologia de organizao de eventos descrita neste trabalho


apresenta-se como bastante generalista, uma vez que se constatou que a sua aplicao
depende inteiramente da empresa que a faz, assim como do evento a que se destina. de toda
a justia considerar que a utilizao de mtodos e tcnicas diferentes dos apresentados assenta
no carcter e identidade de quem as aplica e do sentido com que as aplica.

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

por isso bvia a concluso deste trabalho, verificando-se a mais que possvel
aplicao dos mtodos e tcnicas descritos na organizao e gesto de um evento, conciliada
com a tipologia, definio e objectivos do evento assim como com a identidade, estratgia,
recursos e objectivos da entidade organizadora, a qual imprimir sempre esse mesmo cunho
pessoal ao evento que organiza.

A organizao, planeamento, e gesto de um evento est sempre subjugada ao carcter


e personalidade que quem o realiza, seja uma pessoa ou um grupo de pessoas que por vezes s
mesmo com um verdadeiro sentido de misso e autntica paixo em trabalhar neste sector de
actividade consegue superar os desafios a que muitas vezes os clientes, fornecedores,
colaboradores e pblico os sujeitam.

No se consegue organizar eventos sem sacrifcios de tempo e pessoais, sem trabalho


rduo, sem fora mental e absoluta confiana no sucesso da iniciativa que se pretende realizar,
isto porque o evento em si deve corresponder ao sucesso da sua existncia, seja ela efmera
ou constante.

Organizar eventos sempre uma experincia nica e irrepetvel, que permite dar o
melhor de quem organiza a um acontecimento marcante no s para quem o faz mas sim para
quem o vive.

essa a experincia maior da organizao de eventos, o fazer pelo prazer de construir


algo para que possa ser desfrutado e vivido pelo pblico, juiz mximo do evento, que espera
da parte de quem organiza toda a ateno a um acontecimento que feito para ele e o coloca
no centro das emoes sem dele exigir sacrifcio e condies sem que seja o mero e simples
deleite do evento como acontecimento especial feito para um pblico sempre especial.

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

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SANTIAGO, Ana (2005). Organizao e Gesto de eventos Manual de formao. Porto,


ANJE.

VILLAFAE, Justo (1998). Imagem positiva Gesto estratgica da imagem das empresas.
Lisboa, Edies Slabo.

WATT, David C. (2004). Gesto de eventos em lazer e turismo. Porto Alegre, Bookman
Companhia Editora.

ZANELLA, Lus Carlos (2003). Manual de organizao de eventos Planejamento e


operacionalizao. So Paulo, Editora Atlas.

86
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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

ENDEREOS ELECTRNICOS

Casa da Msica. [em linha]. Disponvel em http://www.casadamusica.com/. [consultado em


10/04/2009].

Expo Eventos. [em linha]. Disponvel em http://www.expoeventos.org/. [consultado em


10/04/2009].

Exposio Internacional 2008. [em linha]. Disponvel em http://www.expozaragoza2008.es.


[consultado em 19/11/2008].

Festas & Eventos [em linha]. Disponvel em http://www.festaseeventos.net/. [consultado em


22/03/2009].

Festivais de Vero. [em linha]. Disponvel em http://www.festivaisverao.com/. [consultado


em 11/04/2009].

Festival do Chocolate de bidos. [em linha]. Disponvel em http://www.festivalchocolate.cm-


obidos.pt/. [consultado em 14/12/2008].

Festival Paredes de Coura [em linha]. Disponvel em http://www.paredesdecoura.com/.


[consultado em 11/04/2009].

Festival Super Bock Super Rock. [em linha]. Disponvel em http://www.superbock.pt/.


[consultado em 14/12/2008].

III Festival de andas de Matosinhos. [em linha]. Disponvel em


http://www.festivaldeandas.com/.

Lista de Exposies Mundiais. [em linha]. Disponvel em


http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_world_expositions. [consultado em 19/11/2008].

87
ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

Optimus Alive. [em linha]. Disponvel em http://www.optimusalive.com/. [consultado em


17/11/2008].

Rock In Rio Lisboa. [em linha]. Disponvel em http://rockinrio-lisboa.sapo.pt/. [consultado


em 23/11/2008].

Viagem Medieval em terra de Santa Maria. [em linha]. Disponvel em


http://www.viagemmedieval.com/. [consultado em 18/11/2008].

Wikipedia. [em linha]. Disponvel em http://pt.wikipedia.org

88
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Mtodos e tcnicas e a sua aplicao na actividade das empresas de eventos

ANEXOS

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ANEXO 1

CARTAZ PRINCIPAL DO III FESTIVAL DE ANDAS

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ANEXO 2

CARTAZ DA PROGRAMAO DO III FESTIVAL DE ANDAS

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ANEXO 3

FICHA DE INSCRIO DOS CONCORRENTES

III Campeonato de andas Matosinhos Portugal

Ficha de inscrio

NOME: ____________________________________________________________

B. I. N. ______________________

ENDEREO: _________________________________________________________

______________________________________________________________________

TELEFONE: FAX: E-MAIL:

CATEGORIA:

1 PROVA DE VELOCIDADE ( )
2 PROVA DE OBSTCULOS ( )
3 MELHOR FIGURINO ( )

N. na participao*

*A preencher pela organizao

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ANEXO 4

TERMO DE RESPONSABILIDADE DOS CONCORRENTES

III Campeonato de andas Matosinhos Portugal

Termo de Responsabilidade

1. Identificao de Risco
Eu, abaixo-assinado, declaro estar ciente e reconheo os perigos inerentes participao de
competies de andas, seja durante os treinos ou durante as competies em si. Assumo que h
risco em se tentar alcanar os melhores resultados, exigindo de minha parte o mximo de esforo
fsico. Aceito ainda que os acima mencionados riscos podem envolver circunstncias ambientais,
equipamento tcnico, influncia climtica, riscos naturais ou no, durante as competies ou
treinos. Reconheo que certos movimentos no podem ser sempre previstos ou controlados e da
evitados ou impedidos com uso de equipamento de segurana.

2. Reconhecimento de Risco
Reconheo estes perigos e riscos sempre que me inscrevo para correr, se tiver dvidas e ou
objeces poderei a qualquer momento, recusar a participar e desistir da prova no seu incio.
Concordo em examinar o local do treino e competio de maneira completa (includa a pista, a
rota, etc.). Concordo em comunicar qualquer dvida que tiver pessoa encarregada da
competio ou ao jri. Compreendo que tenho a obrigao de relatar qualquer dvida que tenha
em relao competio.

3. Responsabilidade Pessoal
Assumo total e pessoal responsabilidade pelo equipamento que usar na competio e tambm
reconheo no ser de responsabilidade do organizador, promotor ou coordenador a inspeco ou
superviso de tal equipamento.

Li a declarao acima e isento de qualquer responsabilidade a Organizao do Evento, por


qualquer dano que eu venha ocasionar a mim mesmo ou a terceiros.

Nome (legvel): _____________________________________________________________

Assinatura:

OBS: Menores de 18 anos devero ter tambm a assinatura dos pais ou do responsvel

Local e data:

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ANEXO 5

DECLARAO DE CEDNCIA DE DIREITOS DE IMAGEM

III Campeonato de andas Matosinhos Portugal

Declarao de Cedncia de Direitos de Imagem

1. O(A) signatrio(a) declara que autoriza s entidades organizadoras (C.M.Matosinhos e Dice, lda) a
utilizao de qualquer imagem e/ou vdeo, captada(o) durante o desenrolar das provas e preparao
para as mesmas, inseridas no 3 Festival de Andas de Matosinhos, que se realiza na Nova Marginal de
Lea da Palmeira, no dia 5 de Agosto de 2007.

3. De igual forma, autorizo s mesmas entidades, a utilizao e captao de qualquer imagem e/ou
vdeo durante o usufruto (viagem e espectculo) do prmio recebido, caso seja o(a) signatrio(a) o(a)
vencedor(a) e que retenha o direito a este.

2. O(A) signatrio(a) declara ter capacidade jurdica para a prtica do presente acto, assim como ter
conhecimento e estar a cumprir todas as obrigaes decorrentes do teor do regulamento anexo
presente declarao.

O(A) signatrio(a)

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ANEXO 6

DECLARAO DA CMARA MUNICIPAL DE MATOSINHOS

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ANEXO 7

AUTORIZAO DA A.P.D.L. PARA UTILIZAO DA MARGINAL DE LEA DA


PALMEIRA

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ANEXO 8

DESPACHO DA AUTORIDADE MARTIMA NACIONAL

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ANEXO 9

LICENA DE REPRESENTAO DE ESPECTCULO

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ANEXO 10

DIPLOMA DE PARTICIPAO DAS ANDAS

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ANEXO 11

DIPLOMA DE PARTICIPAO DOS MALABARISTAS

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ANEXO 12

1. PRMIO DA PROVA DE OBSTCULOS

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ANEXO 13

1. PRMIO DA PROVA DE VELOCIDADE

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ANEXO 14

1. PRMIO DA PROVA DE MALBARISMO

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ANEXO 15

1. PRMIO DA PROVA DE FIGURINO

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ANEXO 16

DESTACVEL DE PROMOO (1/2)

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ANEXO 17

DESTACVEL DE PROMOO (2/2)

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ANEXO 18

FLYER E RODAP DE IMPRENSA

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ANEXO 19

NOTCIA PUBLICADA NO JORNAL PBLICO

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ANEXO 20

NOTCIA PUBLICADA NA REVISTA TV GUIA

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ANEXO 21

FOTOGRAFIAS DA CORRIDA DE ANDAS

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ANEXO 22

FOTOGRAFIAS DA PROVA DE MALABARISMO

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ANEXO 23

FOTOGRAFIAS DO ESPECTCULO NOCTURNO

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ANEXO 24

FOTOGRAFIAS DO PBLICO

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