Politica Gestion de La Capacitacion

PROTECCION DE VALORES, S.A.
POLTICA GESTIN DE LA CAPACITACIN
Poltica Gestin de la
Capacitacin
Departamento de RRHH
Grupo Proval
Guatemala
JUNIO 2,012
Nombre, Puesto y Firma De Nombre, Puesto y Firma De Autorizacin Emisin Revisin Versin Hoja:
Elaboracin
Michelle Smith Gerente Da Mes Ao Da Mes Ao

de Recursos Humanos
Edgar Javier Alfaro Gerente General 15 06 2012 25 06 2012 V1.00
OBJETIVO
Establecer las normas que aseguren las condiciones adecuadas para la capacitacin del personal nuevo que
ingrese a PROTECCION DE VALORES, S.A., a efecto de proteger la integridad de esta y asegurar tambin la
adecuada continuidad de la operacin y administracin.
CAMPO DE APLICACIN
Aplicara a todo el personal que labora en PROTECCION DE VALORES, S.A.
APROBACIN Y ACTUALIZACIN DEL DOCUMENTO

Dueo del documento: Gerente de Recursos Humanos
Periodizad: Anual o por solicitudes por parte de Gerencia General
Email: msmith@grupoproval.com
Desarrollado por: Gerencia de Recursos Humanos
Email: msmith@grupoproval.com
Telfono: 502 41545099
Nombre del Documento: PROVAL-1 Poltica Gestin de la Capacitacin
Versin Fecha Autor Descripcin Aprobado por Fecha
V.1.0 Junio 2012 Michelle Smith Creacin de Poltica Edgar Javier Alfaro Julio 2012
Elaboracin

de Recursos Humanos
PROPSITO Y ALCANCE
Identificar las necesidades de capacitacin y proporcionar la formacin necesaria a todo el personal que
integra Proval, que asegure el desarrollo de conocimientos, habilidades y actitudes para el logro de una
mejora continua en el desempeo de sus funciones.
Alcance:
a. Lo aplican: Analista de Capacitacin y Desarrollo
b. Se aplica a: Todo el personal de Proval
c. Lmites: Este proceso inicia con el diagnstico y planeacin de las necesidades de capacitacin, continua
con el diseo de planes y desarrollo de soluciones de formacin eficientes y finaliza con la medicin de la
efectividad de la capacitacin e impacto en el desempeo del empleado, garantizando personal
competente en todos los niveles de la organizacin.
d. Responsables: Gerentes y Jefes de rea al elaborar los DNCs de sus reas e informar modificaciones
en procedimientos internos o de nuestros clientes (Citi Bank) que requieran se comunique la
actualizacin de los mismos a nuestros colaboradores.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
CDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO

R-DH 4.0.1 Formato de DNC Individual
R-DH 4.0.2 Formato de DNC por puesto Tipo
R-DH 4.0.4 Listado de Asistencia a la Capacitacin
R-DH 4.0.5 Solicitud de Capacitacin
R-DH 4.0.6 Encuesta Eficacia de la Capacitacin
* Ver Anexos
COMO SE REALIZA UNA CAPACITACION
Se realiza de dos formas:
La primera es a travs de un formulario llamado DNC (Diagnostico de Necesidades de Capacitacin) que se

hace con anticipacin (trimestralmente), el Jefe o Gerente del departamento llena el formulario R-DH 4.0.1 y lo
traslada a la Analista de Capacitacin y Desarrollo de Recursos Humanos, se revisa y valida la informacin
para poder llevar a cabo la capacitacin solicitada y traslada al Gerente de Recursos Humanos para su
autorizacin.
La Segunda es a travs de un correo electrnico directo a la Analista de Capacitacin y Desarrollo solicitndole

la capacitacin extraordinaria para el colaborador que la requiere, colocando los motivos de la solicitud y el
tema de la capacitacin, se analiza y se traslada al Gerente de Recursos Humanos para su autorizacin.
En ambas formas se pasan los formularios R-DH 4.0.4 R-DH 4.0.5 y el R-DH 4.0.6
Elaboracin

de Recursos Humanos
A continuacin se detalla cuatro secciones de cmo y que se necesita para una capacitacin:
PROCEDIMIENTO
Seccin A: Diagnstico de Necesidades de Capacitacin y Planificacin del entrenamiento

1. El jefe/gerente de cada rea realiza el diagnstico de necesidades de capacitacin en base al registro R-
DH 4.01. Diagnstico de Necesidades de Capacitacin Individual o por puesto Tipo segn sea el
caso, identificando la brecha existente entre las competencias requeridas por el puesto y las competencias
reales de cada empleado derivadas del anlisis del perfil del puesto.
2. El Analista de Capacitacin y desarrollo elabora los planes de formacin de las reas y disean las
soluciones de aprendizaje, estableciendo las prioridades de entrenamiento a corto, mediano y largo plazo,
alineando las necesidades de formacin del empleado y de la organizacin.
3. El Analista de Capacitacin y Desarrollo genera el reporte de inversin de capacitacin por rea en base a
los planes de capacitacin definidos.
4. El Analista de Capacitacin y Desarrollo verifica si se cuenta con suficiente presupuesto para ejecutar
programa mensual de capacitacin. Si se cuenta con el presupuesto se traslada el programa para su
aprobacin al Gerente de RH. Si no se cuenta con suficiente presupuesto se deber reajustar el
programa para apegarse al presupuesto.
5. El Analista de Capacitacin comunica la programacin de formacin y enva a cada jefe de rea el plan de
capacitacin por departamento y empleado.
Seccin B: Ejecucin de la Capacitacin

1. El Analista de Capacitacin y Desarrollo convoca por medio de un correo a los colaboradores, segn la
programacin del Plan de Capacitacin.
2. El Analista de Capacitacin y Desarrollo verifica la asistencia de los participantes a travs del formulario
R-DH 4.0.4 para las capacitaciones internas y si son externas debe confirmar con el proveedor en base
al formulario que ellos utilizan.
3. El Analista de Capacitacin y Desarrollo debe de pasar un reporte si algn colaborador no asisti a la

capacitacin, se solicitara el motivo por la ausencia y se reprogramara nuevamente.
4. Si es reincidente el mismo colaborador se entregara un memo de llamada de atencin por parte de su

jefe inmediato.
5. El empleado puede solicitar una capacitacin al analista de capacitacin y Desarrollo, no programada en

el calendario, a travs del registro R-DH 4.0.5 y su Jefe inmediato validara si la solicitud es autorizada.
6. Si el Jefe inmediato no autoriza la solicitud, el analista de Capacitacin y Desarrollo le informa al

colaborador explicando las razones del rechazo.
Elaboracin

de Recursos Humanos
7. Si el Jefe autoriza la solicitud, este la enva a la Analista de Capacitacin y Desarrollo y busca un

proveedor adecuado para la realizacin.
8. El Analista de Capacitacin coordina la logstica del evento de capacitacin (alimentacin, si es interna,

alquiler de local si es externa, material y equipo didctico si fuera interna, entre otros). Enva las
invitaciones a los participantes; gestiona los trmites de pago.
9. En caso de suspenderse una capacitacin, se reprogramar en coordinacin con los jefes/gerentes del
rea respectiva y se comunica la nueva fecha a los colaboradores.
Seccin C: Registro y Evaluacin de la Capacitacin

1. En los entrenamientos internos, la Analista de Capacitacin y Desarrollo, se asegura de que la asistencia
haya sido registrada mediante el registro R-DH 4.0.4 Listado de Asistencia a la Capacitacin y solicita
al empleado la fotocopia del diploma de participacin tanto para capacitacin interna como externa, para
archivarlo en el expediente del empleado.
2. Al finalizar la capacitacin, Analista de Capacitacin y Desarrollo aplica el registro R-DH 4.0.6 Encuesta
Eficacia de la Capacitacin para evaluar el alcance y la calidad de la actividad de formacin
desarrollada y presenta el informe respectivo a la gerencia/jefatura del rea.
3. Analista de Capacitacin registra en el sistema Visual Hur la accin formativa desarrollada. Elabora
mensualmente el informe de indicadores de capacitacin detallando horas de capacitacin, inversin y
cumplimiento del plan, el cual enva a las gerencias, y a Gerencia General y a Gerente de Recursos
Humanos.
Seccin D: Duracin de los programas de Capacitacin y Formacin

1. La duracin de cada uno de los programas depender del tema que se est impartiendo, el rango es de 1
hora a 8 horas por da.
2. Para efectos de procesos de formacin sobre el manejo confidencial de informacin relacionada con
nuestro cliente Citi Bank, los tiempos que se usan son entre las 4 horas y 8 horas dependiendo si es una
induccin, reforzamiento o actualizacin.
3. Para efectos de procesos de Formacin por actualizacin de procesos internos o de nuestros clientes
(Citi Bank) los jefes de rea o Gerencias que tengan conocimientos de estos cambios debern notificar a
RH para coordinar el programa de actualizacin de procesos con el personal involucrado en los mismos.
Elaboracin

de Recursos Humanos

NORMA PARA CAPACITACION
Toda capacitacin en Proval es de forma obligatoria para todos los colaboradores, no se puede ausentar sin
una justificacin de su jefe inmediato ya que todo queda con copia en el expediente.
Las capacitaciones son de forma mensual y trimestral segn sean las solicitudes autorizadas.
El colaborador que no se presente a la capacitacin y no presente justificacin deber de informar
directamente al departamento de Recursos Humanos el motivo de su ausencia para volver a programar su
participacin.
ACTUALIZACIN ANUAL DE LA POLTICA GESTION DE LA CAPACITACIN
La poltica Gestin de la Capacitacin ser renovada de forma anual o segn solicitud por parte de Gerencia
General de forma obligatoria y ser realizada por Gerencia de Recursos Humanos, si por alguna razn al
cumplir el ao no hay algo que modificar deber quedar constancia de su revisin con firma y fecha de la
revisin realizada al documento.
Elaboracin

de Recursos Humanos
ANEXOS
Elaboracin

de Recursos Humanos
Elaboracin

de Recursos Humanos
Elaboracin

de Recursos Humanos
Elaboracin

de Recursos Humanos
Elaboracin

de Recursos Humanos
Elaboracin

de Recursos Humanos
CONTROL DE CAMBIOS EN EL DOCUMENTO
1
REFERENCIA DESCRIPCIN DEL CAMBIO VERSION FECHA
1
En la referencia debe indicarse el numeral que va a ser modificado o bien el numero de solicitud de cambio.
Elaboracin

de Recursos Humanos
Elaboracin

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COMO SE REALIZA UNA CAPACITACION

Se realiza de dos formas:

La primera es a travs de un formulario llamado DNC (Diagnostico de Necesidades de Capacitacin) que se

La Segunda es a travs de un correo electrnico directo a la Analista de Capacitacin y Desarrollo solicitndole

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Seccin A: Diagnstico de Necesidades de Capacitacin y Planificacin del entrenamiento

Seccin B: Ejecucin de la Capacitacin

3. El Analista de Capacitacin y Desarrollo debe de pasar un reporte si algn colaborador no asisti a la

4. Si es reincidente el mismo colaborador se entregara un memo de llamada de atencin por parte de su

5. El empleado puede solicitar una capacitacin al analista de capacitacin y Desarrollo, no programada en

6. Si el Jefe inmediato no autoriza la solicitud, el analista de Capacitacin y Desarrollo le informa al

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7. Si el Jefe autoriza la solicitud, este la enva a la Analista de Capacitacin y Desarrollo y busca un

8. El Analista de Capacitacin coordina la logstica del evento de capacitacin (alimentacin, si es interna,

Seccin C: Registro y Evaluacin de la Capacitacin

Seccin D: Duracin de los programas de Capacitacin y Formacin

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