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Manual do organizador de festas

Tudo o que você sempre quis saber sobre como organizar festas profissionalmente.

Revisão do texto: Regiane Raquel

Diagramação e Designer gráfico: Andreza Novais

Novais, Andreza da Silva Mendes

Manual do organizador de festas: Tudo o que você sempre quis saber sobre como organizar festas profissionalmente/ Novais, Andreza da Silva Mendes 1ª edição São Paulo 2014/ 2ª edição 2017

1. Eventos 2. Festas

Proibida a reprodução total ou parcial sem autorização expressa.

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Andreza Novais

Manual do organizador de festas

Tudo o que você sempre quis saber sobre como organizar festas profissionalmente.

2ª edição

2017

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Dedico esse livro a Deus que tem guiado os meus passos até aqui; Aos meus pais Lucia e Idalecio que me tornaram a pessoa que sou hoje; Aos meus irmãos Anderson, Harold e Andrews que me ajudam a ver o mundo de uma forma bem mais divertida; E a todos os meus familiares e amigos que sempre me apoiam e incentivam.

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Sumário

Introdução Parte 1 O mercado e a tipologia Mercado Tipologia Parte 2 O profissional de festas Profissionais Perfil Formação Função Atuação Remuneração

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Parte 3 Gestão de serviços Legislação Local de trabalho Serviços Marketing e publicidade Atendimento Briefing Proposta Mailing Contrato Check list Cronograma Comissão/ Bônus Equipe Uniformes

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RSVP Protocolo e Cerimonial Recepção Segurança Relatório pós evento

Parte 4 Informações gerais Cardápios Serviços A&B Trajes Religiões Personalização

Conclusão

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Introdução

Em 2001, recém-formada em publicidade, buscando trabalho no mercado da comunicação, fui apresentada ao trabalho de designer de convites de casamento, mal sabia eu que ali descobriria uma grande paixão e iniciaria a minha carreira no mercado de festas.

Como sofro de uma síndrome crônica - que me faz sempre estar em

busca de mais e mais conhecimento -, nunca parei de pesquisar, estudar

e cavar a fundo tudo o que fosse relativo ao mercado de festas. Assim,

tive a oportunidade de trabalhar em diversas empresas e, ao final de 2006, criei a minha própria empresa de organização de eventos. Não por

iniciativa própria, mas pelo incentivo de uma colega de trabalho que enxergou em mim um potencial do qual eu ainda não havia percebido que possuía e desde então estou por ai, organizando festas, estudando, conhecendo pessoas. Quando cheguei ao ponto de não encontrar mais

o que eu buscava fui lá e criei o que desejava e assim surgiu o CAES

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Clube de Assessores de Eventos Sociais e o congresso WPB Wedding Planner Brasil.

Depois de anos acumulando conhecimento, chega uma hora em que começamos a transbordar e então é necessário retransmitir aos outros tudo aquilo o que aprendemos, não apenas pelo simples fato de compartilhar, mas por uma causa que é muito maior, o de fazer com que mitos sejam desmistificados e que o mercado se profissionalize cada vez mais deixando de fora o amadorismo.

Desejo que através dessas páginas você possa ampliar seus conhecimentos, se desenvolver como profissional e conquistar uma carreira fantástica no mercado de festas.

Andreza Novais

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Parte 1 O mercado e a tipologia

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Mercado

O mercado de festas no Brasil é relativamente novo, cerca de 40 anos atrás a maioria das festas realizadas no país eram organizadas pelos próprios familiares de forma caseira e contava com a ajuda de parentes e vizinhos, porém com a estabilidade econômica, o desenvolvimento tecnológico e a ascensão da classe média ocorrida nos últimos anos essa realidade começou a mudar, e em grande parte isso se deve pela evolução ocorrida principalmente no mercado de casamentos, que bateu recordes em 2011 com a marca de mais de 1 milhão de uniões registradas segundo o IBGE.

Outro fator que tem influenciado o crescimento do setor é que o brasileiro se casa cada vez mais, não importando que seja o primeiro, segundo ou terceiro casamento, a cada um deles os casais não abrem mão da comemoração e de novidades para marcar o evento e, com isso, a cada dia surgem novos serviços e produtos destinados a esse público.

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Estima-se, que nos últimos anos só o mercado de casamentos movimentou no país quase 17 bilhões de reais (ABRAFESTA) e tudo indica que esse mercado continuará a se expandir nos próximos anos. Apenas a título de comparação, o Estados Unidos possui um mercado de casamentos já consolidado e movimenta cerca de 165 bilhões de dólares (ABC).

Mas não é apenas das comemorações de casamento que vive o mercado de festas, neste setor engloba-se também as festas infantis - que segundo o Sebrae cresce cerca de 30% ao ano e no qual já é possível encontrar festas que custam até mais que uma festa de casamento -, as festas de 15 anos que são também um grande filão deste setor, pois estão cada vez mais elaborados e dignos de superproduções, no qual o Brasil se tornou referência mundial. Porém, infelizmente, ainda não possuímos estudos e estatísticas sobre esses eventos, mas se considerarmos que, pelo levantamento do último senso, dos 55 milhões

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de brasileiros, 38% são de menores de 14 anos podemos considerar que o mercado de festas continuará promissor.

Curiosidade: O conceito de buffet infantil surgiu no Brasil na década de 80.

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Tipologia

É importante ao profissional ter amplo conhecimento sobre tipologia de eventos, assim, a partir daqui, abordaremos apenas as tipologias referentes ao mercado dos eventos sociais.

Aniversários

É o evento de comemoração dos anos vividos e cada um comemora da

forma que mais convém. São ocasiões especiais que dão oportunidade de receber amigos e familiares.

Baile de debutantes

É organizado por clubes ou associações, composta por um cronograma de atividades, mais formal, envolve a sociedade e conta com a

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participação de várias meninas (debutantes). É considerado um rito de passagem de menina para mulher.

Festa de 15 anos

Dia de princesa de uma garota, organizada pela família, customizada de acordo com os desejos\possibilidades. Festa que reúne amigos e parentes.

Happy Hour

É uma reunião de final de tarde para reunir amigos, contatos profissionais e colegas de trabalho.

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Bodas\aniversário de casamento

Os mais comemorados são 25 anos (Bodas de prata) e 50 anos (ouro). Oportunidade de reunir familiares e amigos, pode incluir ou não uma cerimônia como a de casamento.

1 ano Algodão

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anos Prata

2 anos Couro

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anos Perola

3 anos trigo

35 anos Rubi

4 anos cera

40 anos Esmeralda

5 anos Madeira

50

anos Ouro

10 anos Estanho

60 anos Diamante

15 anos Cristal

70

anos Platina

20 anos Porcelana

80 anos - Carvalho

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Chá de Bebê

Reunião com familiares e amigas da futura mãe. As convidadas levam presentes para o bebê (para montar o enxoval), inclui brincadeiras e brindes. Nos últimos anos houve a introdução de chá de fraldas.

Chá de cozinha/panela/bar/ lingerie

Reunião com familiares e amigas da noiva, onde há brincadeiras diversas e as participantes levam de presente itens para montagem da cozinha da nova casa.

Para aquelas que desejam incluir o noivo e os amigos na comemoração opta-se pelo chá bar onde os homens levam artigos para a montagem do bar.

A variação para noivas que já possuem sua casa montada ou desejam fugir do tradicional é o chá de lingerie.

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Confraternizações

Muito usado pelas empresas no final do ano, tem o intuito de reunir colaboradores para que possam se confraternizar em um ambiente diferente do escritório ou chão de fábrica.

O formato desse evento varia de acordo com o perfil da empresa e dos participantes.

Noivado

Tradicionalmente a festa de noivado era oferecida pelos pais da noiva. Hoje em dia os noivos preferem algo mais íntimo um jantar ou almoço somente com os pais.

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Casamento

É um evento importante que marca a união de um casal formando assim uma nova família, requer muito planejamento e conhecimento para a preparação e execução da festa.

Open House

Oportunidade de reunir amigos para apresentar a nova residência. Dependendo do número de participantes, pode ser servido jantar ou apenas um coquetel.

Funeral

No Brasil é um evento simples, dependendo da religião pode ou não haver um cerimonial.

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Pode ser realizado na residência da família ou em local próprio para este tipo de evento (velório).

Fora do país este tipo de evento inclui discursos por parte dos amigos e familiares e após o enterro a família enlutada recebe parentes e amigos em casa, onde é servido um coquetel.

Batizados

Evento ligado à religião católica, entre protestantes e evangélicos é chamado de Batismo e o evento é realizado apenas dentro do templo\igreja.

Bar e bat mitzvah

Ao completar 13 anos, o jovem atinge a maioridade religiosa judaica. Para marcar esta passagem, é celebrado o Bar-Mitzvah, uma cerimônia

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que ressalta a importância de cada um dos judeus na corrente ancestral do judaísmo. É nessa data que o jovem, pela primeira vez, coloca os Tefilin e é chamado para ler na Torá.

De acordo com o Talmud, um menino torna-se adulto com 13 anos e 1 dia, independentemente do fato de ter ou não atingido a puberdade. Como as meninas amadurecem mais cedo, o Bat-Mitzvah, celebração de sua maioridade religiosa, é comemorado aos 12 anos.

Brit-milah

É a cerimônia de circuncisão feita pelos judeus nos meninos recém nascidos. É geralmente feita pela manhã, mas alguns preferem no final da tarde.

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Festas Beneficentes

São promovidas para angariar fundos, por entidades assistências ou iniciativa privada.

Os convites são vendidos. Esses eventos devem buscar pessoas de expressão para comparecerem e serem noticiados pela mídia local. O evento pode ser desde um pique nique até um banquete ou baile.

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Parte 2 O profissional de festas

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Profissionais

Hoje existe uma tremenda confusão com relação à definição da profissão usada por profissionais de eventos. Por isso, abaixo seguem as informações sobre cada um dos profissionais que atuam hoje no mercado de eventos:

Produtor - Produz shows e espetáculos diversos.

Promoter ou Promotor - Promove festas e eventos, ou seja, tem a função de conseguir "convidados" para determinado evento.

Organizador - Planeja e organiza eventos corporativos e sociais.

Coordenador - Coordena as atividades na execução de um evento.

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Cerimonialista - Trabalha na realização de cerimônias públicas e privadas de acordo com o protocolo vigente.

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Organizador

O profissional de organização é o responsável por planejar, executar e

coordenar os mais diversos tipos de festas, providenciando tudo o que

seja necessário para o bom andamento e sucesso destes eventos.

No Brasil, a atuação dos organizadores de festas teve início há 30 anos com o planejamento e coordenação de eventos empresariais, porém com as mudanças ocorridas na sociedade durante esses anos, em que a mulher está cada vez mais focada em sua carreira profissional, e as comemorações familiares deixaram as residências e foram para espaços destinados à realização de eventos, a atuação destes profissionais tornou-se cada vez mais comum.

O organizador de festas pode desempenhar diversas funções, mas para

que vocês possam entender melhor vamos usar como exemplo a profissão de jornalista. A formação do jornalista é em comunicação social

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com habilitação em jornalismo e ele pode desempenhar funções como:

repórter, assessor de imprensa, redator, noticiarista, entre outras.

Da mesma forma o organizador de eventos pode desempenhar várias funções, como: assessor, consultor, coordenador e até cerimonialista, em alguns casos.

Vejamos o descritivo detalhado de cada uma dessas funções.

Assessor - definição: Que assessora, que auxilia; adjunto, assistente. Aplicação - O assessor tem como papel auxiliar o cliente no planejamento total ou parcial do evento.

Consultor - definição: (1) é o profissional que, por seu saber, sua experiência, é procurado para dar ou fornecer consultas técnicas ou pareceres, a respeito de assuntos ou matéria dentro de sua

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especialidade. (2) profissional de atuação específica que orienta e fornece conhecimento como alternativa de conseguir um objetivo de uma forma mais eficiente e eficaz ao que já vinha sendo feito. Aplicação - A consultoria tem como objetivo orientar e aconselhar de forma técnica aos clientes com relação ao planejamento e organização do evento. É um serviço avulso fornecido para fins específicos conforme necessidade do cliente.

Coordenador - definição: (1) que coordena. Pessoa incumbida de orientar, harmonizar, coordenar os trabalhos de um grupo. (2) Pessoa devidamente qualificada em determinada área para atuar na distribuição de tarefas, confiando-as a pessoas à ela subordinadas capazes da execução. Aplicação - O coordenador tem a função de acompanhar e supervisionar a execução de diversas tarefas e serviços, intervindo sempre que necessário para corrigir eventuais falhas para que possa tornar o projeto viável.

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Cerimonialista - definição: é o profissional responsável pela organização do cerimonial* do evento: cerimônias oficiais, ou público-privado. Aplicação - O cerimonialista social tem como função organizar o cerimonial de acordo com as regras protocolares e ritos religiosos. A função do cerimonialista é apenas acompanhar a cerimônia religiosa ou em alguns casos o cerimonial da festa (que acaba com o corte simbólico do bolo).

Nos EUA onde o trabalho do organizador de eventos já está consolidado a diferença de funções e serviços já está evidente na nomenclatura usada pelo profissional para se identificar, sendo elas:

Wedding Planner - É o profissional que trabalha no planejamento geral do evento.

Wedding Consultant Este profissional presta apenas consultoria para os clientes, ou seja, é pago para dar orientações mas não se envolvendo

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no planejamento do evento, visitas ou coordenação, é um serviço ainda pouco utilizado no Brasil.

Wedding Coordinator Trabalha apenas na coordenação do evento, ou seja é o profissional oferecer apenas o trabalho de assessoria dia/final.

*Cerimonial é a aplicação do protocolo (conjunto de regras que orientam as cerimônias civis, militares ou religiosas.).

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Perfil

O perfil do organizador de festas difere do de profissionais de outros segmentos basicamente por conta de seu envolvimento mais direto e pessoal com o cliente, por isso é importante esse profissional possuir as seguintes características:

- Discrição;

- Organização;

- Conduta ética;

- Flexibilidade;

- Liderança;

- Facilidade de comunicação e relacionamento;

- Habilidade para administrar conflitos e tomar decisões.

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Formação

Muitos organizadores de eventos possuem formação na área de turismo, hotelaria ou relações públicas, cursos esses que possuem em sua grade a disciplina de eventos, mas muitos profissionais são oriundos de outras áreas. Hoje já é possível uma formação em eventos como técnico, tecnólogo e pós graduação. Há também disponíveis diversos cursos livres ministrados por institutos conceituados e até por profissionais experientes, porém é necessário tomar muito cuidado na escolha de cursos realizados por profissionais de forma autônoma, pois têm surgido cursos de pessoas sem formação ou experiência, o que pode comprometer o aprendizado.

O profissional de organização de eventos deve possuir uma formação multidisciplinar, por isso, além da formação em cursos de organização de eventos, o ideal é que esse profissional complemente a sua formação através de cursos livres de culinária, artes, etiqueta, arranjos florais, sommelier, corte e costura, fotografia entre outros.

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É importante que o profissional esteja sempre atualizado, pois as novidades no mercado de festas ocorrem a todo o momento. Ele deve, também, participar de eventos e feiras do setor, mas não ser a única fonte de informação. É necessário que a educação seja continuada, a leitura especializada e, além do mais, o networking com os profissionais de outros segmentos do mercado fazem com que o profissional esteja sempre atualizado com as mudanças e exposto às oportunidades.

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Função

A função do organizador de festas é planejar as ações referentes ao evento, por isso é fundamental ao profissional: conhecer bem o mercado de festas; estar atento as novidades e tendências do setor; ter conhecimento técnico, inclusive das normas de segurança; auxiliar o cliente na formação do orçamento inicial, de acordo com a realidade financeira do mesmo; dimensionar o evento e a estrutura necessária; apresentar fornecedores, buscando as melhores opções, levando em consideração o perfil do cliente; orientar os clientes na assinatura de contratos; sanar dúvidas; coordenar a atuação dos fornecedores; mediar conflitos com familiares ou fornecedores; dar dicas de etiqueta; elaborar o cerimonial; e solucionar imprevistos.

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Atuação

O organizador de eventos pode atuar tanto como profissional autônomo quanto como empregado fixo em empresas especializadas em festas (assessorias, buffets, espaços), ou, caso tenha um perfil empreendedor, fundar a sua própria empresa.

Disponibilidade para trabalhar a qualquer horário e aos finais de semana são imprescindíveis.

Existem alguns profissionais de organização de eventos que se destacam no mercado de festas por oferecer um serviço diferenciado como designer de festas (conhecidos no exterior como party planner and designer). Aqui no Brasil ainda não é muito popular, pois seu trabalho está muito ligado à criatividade, inclusive, além do planejamento e execução do evento, ele é responsável por criar um projeto personalizado com uma identidade visual de acordo com o tema escolhido pelo cliente.

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Alguns profissionais que são conhecidos por trabalhar como designer de eventos:

Preston Bailey - www.prestonbailey.com David Tutera www.davidtutera.com Sasha Souza www.sashasouza.com Claudia Sandaña www.claudiasaldana.com

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Remuneração

A remuneração do organizador de eventos varia muito, os profissionais contratados por empresas são os que possuem uma remuneração mais estável, pois vale o registro conforme a CLT. Porém, esses, com certeza, são a minoria. É verdade que a grande maioria desses profissionais atuam de forma autônoma e, nesses casos, a remuneração varia de acordo com a quantidade de eventos realizados e o público atendido.

Infelizmente existe uma ilusão por parte da maioria das pessoas, principalmente os que estão ingressando na profissão de que o profissional de eventos ganha muito dinheiro e fica rico em pouco tempo, isso não condiz com a realidade. O profissional de organização trabalha a longo prazo e com relação à remuneração não é diferente, leva-se, na maioria das vezes, alguns anos para se conseguir a estabilidade econômica, e muitos profissionais acabam abandonando a profissão depois de pouco tempo por não conseguirem alcançar a remuneração desejada.

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A cobrança da prestação de serviço pode ser feita de três formas:

- Cobrança por hora de trabalho;

- Cobrança por porcentagem;

- Valores definidos conforme os serviços oferecidos.

Os principais erros cometidos pelos profissionais na cobrança de seus serviços são:

-

Cobrar de todos os clientes o mesmo valor;

 

-

Basear o seu valor no preço da concorrência;

-

Basear o valor no que você crer que os clientes pagam;

 

-

Não basear seus preços na sua experiência e no seu valor;

Antes

de

formatar

os

valores

de

seus

serviços,

faça

o

seguinte

levantamento:

- Valores cobrados pelos seus concorrentes diretos;

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- Valores cobrados pelos seus concorrentes indiretos;

- Avalie qual a classe social/ tipo de cliente que pretende atender;

- Levantamento dos custos médios de um evento (por exemplo:

casamento para 200 pessoas) em sua região ou cidade;

- Faça um levantamento de seus custos fixos e variáveis (monte uma planilha para que possa atualiza-la semestralmente).

Vale lembrar que custos fixos são a soma de todas as despesas mensais de uma empresa que esteja funcionando, mesmo que não venda nenhum serviço. São exemplos de custos fixos: aluguel, internet, telefone, impostos, fundo de caixa (custos com equipamento, publicidade e outros). Os custos variáveis são os custos com materiais ou insumos, ou seja, tudo o que será necessário para prestar um serviço. São exemplos de custos variáveis: gasolina, estacionamento, pagas de mão de obra, material de escritório, locação de rádios e pro labore*

*O pro labore pode variar de acordo com a demanda de serviços.

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Observação: Os valores cobrados, em média, por um serviço de assessoria final é de 3 a 4% do valor de total de um evento ou 10% do valor total para assessoria completa. Caso o seu valor final seja maior do que este percentual e esteja muito maior também que o da sua concorrência direta, o ideal é estipular uma meta maior de eventos a serem realizados por mês para conseguir diminuir o custo por projeto.

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Parte 3 Gestão de serviços

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Legislação

A atividade de organização de eventos é regulamentada pela Lei Geral do Turismo, conforme seguem trechos abaixo:

Lei Geral do Turismo n.º 11.771/08, de 17 de setembro de 2008

CAPÍTULO V

DOS PRESTADORES DE SERVIÇOS TURÍSTICOS

Seção I

Da Prestação de Serviços Turísticos

Subseção I

Do Funcionamento e das Atividades

Art. 21. Consideram-se prestadores de serviços turísticos, para os fins desta Lei, as sociedades empresárias, sociedades simples, os empresários individuais e os serviços sociais autônomos que prestem

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serviços turísticos remunerados e que exerçam as seguintes atividades econômicas relacionadas à cadeia produtiva do turismo:

IV - organizadoras de eventos;

Parágrafo único. Poderão ser cadastradas no Ministério do Turismo,

atendidas as condições próprias, as sociedades empresárias que prestem

os seguintes serviços:

VI - organizadores, promotores e prestadores de serviços de infraestrutura, locação de equipamentos e montadoras de feiras de negócios, exposições e eventos;

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Art. 22. Os prestadores de serviços turísticos estão obrigados ao cadastro no Ministério do Turismo, na forma e nas condições fixadas nesta Lei e na sua regulamentação.

§ 1o As filiais são igualmente sujeitas ao cadastro no Ministério do

Turismo, exceto no caso de estande de serviço de agências de turismo instalado em local destinado a abrigar evento de caráter temporário e cujo funcionamento se restrinja ao período de sua realização.

§ 2o O Ministério do Turismo expedirá certificado para cada cadastro

deferido, inclusive de filiais, correspondente ao objeto das atividades turísticas a serem exercidas.

§ 3o Somente poderão prestar serviços de turismo a terceiros, ou

intermediá-los, os prestadores de serviços turísticos referidos neste artigo quando devidamente cadastrados no Ministério do Turismo.

§ 4o O cadastro terá validade de 2 (dois) anos, contados da data de emissão do certificado.

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§ 5o O disposto neste artigo não se aplica aos serviços de transporte aéreo.

Subseção V

Das Organizadoras de Eventos

Art. 30. Compreendem-se por organizadoras de eventos as empresas que têm por objeto social a prestação de serviços de gestão, planejamento, organização, promoção, coordenação, operacionalização, produção e assessoria de eventos.

§ 1o As empresas organizadoras de eventos distinguem-se em 2 (duas)

categorias: as organizadoras de congressos, convenções e congêneres de caráter comercial, técnico científico, esportivo, cultural, promocional e

social, de interesse profissional, associativo e institucional, e as organizadoras de feiras de negócios, exposições e congêneres.

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§ 2o O preço do serviço das empresas organizadoras de eventos é o valor cobrado pelos serviços de organização, a comissão recebida pela intermediação na captação de recursos financeiros para a realização do evento e a taxa de administração referente à contratação de serviços de terceiros.

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Serviços

Os serviços mais comuns oferecidos pelos profissionais de organização de eventos sociais são os de assessoria completa onde se realiza o planejamento total do evento, a assessoria parcial quando o cliente já iniciou o planejamento e a contratação de fornecedores para o evento e o profissional é contratado para dar andamento aos preparativos e o serviço de assessoria final, mais conhecido como assessoria dia, mas que podemos chamar de coordenação do evento.

As atividades envolvidas nesses serviços variam de acordo com a percepção de cada profissional, há também hoje em dia algumas empresas que se especializam e oferecem apenas um tipo de serviço.

Curiosidade: No Brasil empresas de eventos corporativos e de entretenimento já possuem departamentos e profissionais distintos para as áreas de planejamento e coordenação de eventos, ou seja, a equipe responsável pelo planejamento não é a mesma que faz a coordenação no dia da realização do evento. É claro que para as empresas de eventos sociais chegarem a esse nível é necessário uma excelente estrutura e profissionais altamente capacitados.

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Marketing e Publicidade

O público de eventos sociais é muito específico, por isso a divulgação de

produtos e serviços devem ser realizados de forma direta, ou seja, em mídias dirigidas, como: sites, blogs, revistas e guias especializados. Hoje

em dia muitas igrejas possuem guias de fornecedores como sugestões para os noivos.

O retorno nessas mídias nem sempre é rápido, visto que a maioria dos

interessados costuma fazer uma pesquisa detalhada de produtos e serviços com bastante tempo de antecedência, principalmente no mercado de casamentos, onde a procura por profissionais se inicia um ano antes da realização do evento.

É importante, ao anunciar seu produto ou serviço, verificar se o seu

público alvo corresponde ao perfil da mídia escolhida, afinal não adianta

elaborar um anúncio em uma revista cujos leitores encontram-se na classe A se seus serviços e valores correspondem ao perfil da classe C,

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pois assim o investimento não dará retorno, por isso, antes de anunciar, solicite informações detalhadas da mídia, principalmente com relação ao tipo de público que aquele veículo atinge.

Porém, muito mais importante do que a divulgação, é o fechamento de parcerias com empresas e profissionais do setor, pois as indicações de clientes correspondem a mais de 60% dos fechamentos de contratos, por isso elas são consideradas fundamentais para o crescimento do negócio. Os principais parceiros de divulgação são espaços, buffets e ex-clientes.

Hoje em dia as mídias digitais e sites de busca na internet são excelentes ferramentas para a captação de clientes, desde que feito de forma correta e direcionada, por isso é importante buscar a consultoria com profissionais desta área ou fazer cursos para maior retorno do investimento.

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Local de trabalho

Antes de se decidir o local ideal para desenvolver seu trabalho o melhor é avaliar o que será melhor para você, leve em consideração o seu estilo de vida e a sua disponibilidade.

Home Office - Escolhido por muitos profissionais, especialmente aqueles que estão no início de carreira, pois tem a seu favor o baixo custo e a flexibilidade de horário, ideal para quem possui crianças e outras atividades dentro de casa. Ponto negativo: A falta de um local adequado para atender os clientes pode afetar os seus negócios, visto que alguns veem ainda como amadores aqueles que não possuem um local próprio de atendimento.

Escritório - É uma opção que favorece a ampliação da oferta de serviços como venda e locação de alguns materiais como souvenirs, convites,

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topos e etc., além de ser mais produtivo, pois não se perde tempo com deslocamentos pela cidade. Ponto negativo: O custo de se manter um local pode ser alto, dependendo da região, portanto o ideal é ter um volume de negócios que cubra esses custos, ou dividir o espaço com profissionais de outros segmentos do mercado de festas.

Studio - Pouco conhecido no Brasil, o studio tem como vantagem reunir diversos profissionais e produtos em um único espaço, o que favorece os negócios e também diminui as despesas. Ponto negativo: Manter a satisfação de fornecedores e clientes é um desafio que deve ser levado com bom senso e ética.

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Atendimento ao cliente

O bom atendimento é fundamental no mercado de eventos sociais, o cliente deste mercado tem como característica maior o desejo de identificação com o profissional e devido a quantidade de detalhes envolvidos no planejamento o atendimento costuma ser demorado.

Se você possui local para atendimento, torne-o o mais acolhedor possível, com uma decoração de bom gosto, pois os clientes de eventos sociais são muito visuais. Procure sempre servir água, café, sucos e petiscos. O cliente deve se sentir acolhido, pois a hospitalidade é fundamental ao trabalho do organizador de eventos, inconscientemente

o cliente entende que se você soube recebê-lo bem, receberá, da mesma forma, os seus convidados.

Procure ouvir mais do que falar, evite comentários sobre concorrentes e demais profissionais da área. Observe e ouça bem o que seu cliente tem

a dizer e utilize essas informações a seu favor. Fale sobre seus serviços e

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experiências, conversas sobre família e de caráter pessoal é comum, procure ser o mais profissional possível e evite intimidades.

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Briefing

O briefing é um conjunto de informações que devem ser obtidas e

servirão de base para o desenvolvimento de um evento, ele auxilia o organizador a definir o estilo e o tamanho da festa.

Quanto mais detalhado for, melhor para determinar os custos e os fornecedores ideais para a realização do evento.

As informações para o briefing devem começar a ser colhidas logo no primeiro contato com o cliente, pois ele auxiliará também na elaboração da proposta e definição do valor a ser cobrado pelo serviço. É claro que a maioria não está disposta a repassar todas as informações no primeiro contato, por isso pelo menos as informações básicas devem ser recolhidas.

As informações que devem ser colhidas para o briefing são:

Tipo de evento:

Data:

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Local:

N° de convidados:

Tema do Evento:

Horário:

Religião:

Orçamento disponível:

Profissão dos noivos:

Nacionalidade:

Estado de origem:

Bairro que reside:

Hobby:

Observações sobre o casal:

Informações gerais:

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Proposta

A proposta ou orçamento tem como finalidade apresentar ao cliente os serviços que são oferecidos, bem como seu valor e forma de pagamento.

Ao elaborar uma proposta nunca se esqueça de incluir as seguintes informações:

- Data de envio;

-Tempo de validade da proposta;

- Quantidade de pessoas na equipe;

- Dados de contato (n° de telefone, endereço de e-mail e site);

-Assinatura.

Observação Salve sempre o documento em PDF ou somente leitura para que o cliente não possa alterá-lo;

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Várias são as formas de se elaborar o descritivo da proposta, vamos ver alguns exemplos a seguir:

Proposta detalhada Esta proposta se difere por detalhar todas as funções que serão exercidas pelo profissional durante a prestação do serviço.

Exemplo:

Assessoria final

A prestação do serviço sei inicia 15 dias antes do evento e consiste em:

- Indicação de produtos e serviços que ainda não foram contratados;

- Avaliação dos contratos;

- Reunião final com fornecedores (buffet e decoração);

- Reunião final com noivos para elaboração do programa da cerimônia e cronograma da festa;

- Acompanhamento da montagem do evento;

- Conferencia na entrega dos produtos e serviços contratos;

- Organização da cerimônia religiosa;

- Recepção e acomodação dos convidados na recepção;

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Proposta com descrição curta Esta proposta é elaborada com um texto curto que deve descrever os serviços prestados de forma geral. Exemplo:

Assessoria final Este serviço inicia-se 15 dias antes do evento através de reunião com cliente e fornecedores para acertar os detalhes do evento. No dia do evento nossa equipe será responsável em acompanhar da montagem até a finalização do mesmo.

Proposta de serviços fracionados Esta proposta tem como diferencial descrever os serviços de forma que o cliente possa optar por aquilo que ele realmente deseja contratar. Sua maior vantagem é que evita com que o profissional tenha que cumprir com serviços que não estão inclusos no pacote contratado.

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Exemplo:

Pacote de Assessoria final

Você pode escolher os serviços que deseja para o seu evento

O valor mínimo é de R$ XXX,XX

Elaboração de cronograma e cerimonial

incluso

Indicação de fornecedores

incluso

Reunião final com fornecedores (02 reuniões)

incluso

Reunião extra com fornecedores (por visita)

R$ XXX,XX

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Mailing

O mailing nada mais é do que um cadastro com os dados de possíveis

clientes, esse cadastro pode ser adquirido através da participação de

eventos do mercado, de profissionais de outros segmentos que costumam fazer a trocar desses contatos ou formado pelo próprio profissional com os dados colhidos daqueles que entraram em contato solicitando informações.

O mailing é importante para manter o controle das propostas enviadas,

obter retorno do cliente e divulgar promoções e eventos.

Os dados básicos que devem constar no mailing são:

Nome do cliente:

Data e tipo de evento:

Telefone:

e-mail:

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Contrato

Contrato nada mais é do que o acordo entre as duas partes, destinado a estabelecer uma regulamentação de interesse entre eles.

O ideal é que você consulte um advogado para o auxiliar na elaboração do seu contrato de prestação de serviço, porém as informações básicas que devem constar em seu contrato são:

- Dados de ambas as partes envolvidas (nome, CPF, RG, endereço);

- Especificar o objeto do acordo, ou seja, a razão do contrato que

no caso do organizador de eventos é a prestação de serviço e especificar

o serviço a ser prestado incluindo a data;

- Incluir cláusulas escritas da forma mais simples possível, onde deve constar: o valor da remuneração, a forma de pagamento e reajustes, duração do contrato, especificações, condições de rescisão e penalidades;

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- Além das assinaturas das partes é importante incluir o de duas testemunhas.

Curiosidade: Você sabia que segundo a lei o profissional de eventos pode responder juridicamente caso seja omisso em certas situações ou caso algo grave ocorra durante o evento?

Uma tenda mal montada que cai, um adolescente bêbado que entra em coma alcoólico, um fornecedor que não entrega o produto conforme contratado, o organizador de eventos pode ser responsabilizado por isso e muito mais.

Aqueles que acham que essa responsabilidade se refere apenas ao âmbito dos eventos corporativos ou de entretenimento estão enganados, os profissionais que atuam no mercado de eventos sociais também podem ser responsabilizados e nestes casos o organizador se condenado pode também ter que arcar com uma indenização por danos morais.

Vou citar aqui apenas dois exemplos, o primeiro é uma empresa de cerimonial de MG que foi condenada pela justiça em 2010 a devolver o valor de R$ 47.597,61 a formandos de um curso de odontologia e pagar uma indenização no valor de R$ 20 mil por danos morais, pois os formandos descobriram que a empresa desviava o dinheiro pago pelos alunos para outros eventos que não a festa de formatura deles.

Em outro caso ocorrido em 2011, uma cerimonialista do RJ foi condenada a pagar uma indenização por danos morais no valor de R$ 6 mil por ter realizado um casamento mal feito. Segundo a contratante os salgados e doces não foram entregues, o bolo foi substituído por um isopor e não haviam segurança e nem recepcionistas no evento. A profissional foi condenada pois a justiça reconheceu que ela "não cumpriu integralmente sua parte no contrato" além da indenização ela terá que devolver 2/3 do que foi pago pela contratante.

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Check list

O check list é uma listagem com a relação de todas as providências, tarefas e materiais necessários para a realização do evento, consta nele, também, quem é responsável pela realização de cada tarefa.

CHECK LIST

 

Cerimonia

 

Item

Discriminação

V/R

Responsável

Telefone

Data

Situação

Observação

Igreja

             

Celebrante

             

Decoração

             

Coral/orquestra

             

Programa

             

Buquês

             

Flores de lapela

             

Foto e vídeo

             
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Cronograma

É o descritivo onde constam todos os prazos dos itens e providências a serem tomadas para o evento.

Os organizadores de eventos se utilizam de dois cronogramas, um durante o planejamento (muitas vezes este é acrescentando ao check list) com as datas limites para fechamento de cada item do check list e outro utilizado para controlar as atividades no dia do evento.

Abaixo o modelo de cronograma utilizado durante o evento

Cronograma geral

10H00 chegada da equipe de decoração/assessoria 14H30 inicio da montagem do buffet 18h00 chegada da equipe de foto e vídeo 18h45 Chegada da orquestra/ coral

19h00 Finalizar a montagem/ Limousine buscará noiva no salão de beleza

Cronograma geral

19h00 chegada dos pais e padrinhos 19h30 chegada dos convidados 20h00 inicio da cerimônia 20h30 inicio do coquetel 21h00 Entrada dos noivos no salão/ cumprimentos no microfone/ brinde/ corte simbólico do bolo e fotos com pais e padrinhos

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Comissão/ Bônus de venda

Um assunto polêmico com relação ao trabalho do organizador de eventos é relativo ao recebimento de comissões também conhecido como BV (bônus de venda).

Então a pergunta que devemos considerar é até que ponto é ético ou não receber tais pagamentos por parte de fornecedores?

Devemos em primeiro lugar considerar que o profissional de eventos é contratado para cuidar dos interesses de seu cliente e tem como obrigação ajudá-lo na realização de seu evento de forma a economizar tempo e dinheiro. A partir do momento em que o profissional utiliza-se de sua influência para lucrar com certeza está sendo antiético.

Do meu ponto de vista, aceitar comissões por indicações só pode ser considerado no caso de o cliente ter plena consciência do recebimento deste valor e o fornecedor já possuir essa política em sua empresa, de

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forma a não acrescentar nem um centavo sequer ao valor que o cliente deve pagar por seus serviços.

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Equipe

A maioria dos profissionais de organização de festas atua de forma autônoma e individual, porém no dia do evento é necessário ter o suporte de uma equipe que geralmente é formada por assistentes e recepcionistas, muitos profissionais contratam, para isso, pessoas de sua própria rede de relacionamentos, como parentes e amigos, mas é necessário levar em consideração que assim como o profissional para exercer a função de organizador de festas precisa ter um perfil adequado, sua equipe também necessita ter um perfil semelhante e ser treinada para o desempenho da função. Uma equipe bem treinada e disposta faz toda a diferença no serviço oferecido e não compromete o operacional do evento, garantindo, assim, o sucesso do mesmo.

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Uniforme

No Brasil o consenso geral é de que o staff de eventos use uniformes na cor preta. Alguns espaços, por questões de segurança, exigem o uso de uniformes, mesmo durante a montagem, e neste período uma camiseta com o logo ou nome da empresa já é suficiente, porém durante o evento o uniforme deve ser mais formal. A maioria das empresas opta pelo uso calça de blazers ou vestidos retos, sempre algo discreto, sem decotes, curtos, fendas, brilhos, transparências ou acessórios chamativos.

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RSVP

O serviço de confirmação de presença, conhecido internacionalmente

como RSVP, tem se popularizado no Brasil nos últimos anos.

RSVP são Iniciais da expressão francesa que significam Respondez Sil Vous Plait, traduzindo: Responda Por favor, e significa que devemos responder ao convite recebido independente de irmos ou não ao evento.

O serviço de RSVP tem como função auxiliar ao anfitrião a prevenir

inconvenientes como pagar ao buffet por 300 convidados e só comparecerem 200, possuir mesas para 100 convidados e comparecerem 120, pois a confirmação de presença possui 90% de precisão.

O serviço de RSVP pode ser realizado de 3 formas:

Ativo- é necessário entrar em contato com todos os convidados da lista para confirmar sua presença.

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Passivo - o profissional coloca um número de telefone ou endereço de e-mail à disposição dos convidados para que ele possa entrar em contato.

Misto - o profissional coloca um número de telefone ou endereço de e- mail à disposição dos convidados para que ele possa entrar em contato até uma data limite que deverá constar no convite, após essa data, o profissional telefona para os demais convidados.

No Brasil temos utilizado muito o serviço misto, visto que infelizmente

os

brasileiros não tem o costume de responder a um convite.

O

RSVP pode também fornecer informações sobre a recepção, por

exemplo: traje, local onde há listas de presentes, preferências dos anfitriões, informações sobre caminhos a seguir, mapas, cabeleireiros e hotéis indicados e etc.

O serviço também pode ser realizado através de um site, porém não pode ser usado como única opção, pois, como já citamos anteriormente,

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não é um hábito do brasileiro confirmar a presença e isso fará com que o RSVP não tenha o resultado esperado.

Cuidados a seguir:

- Pedir aos anfitriões lista em ordem alfabética, com todos os nomes de convidados e quantidade de acompanhantes.

- Pedir que assinalem as possíveis “saias justas“ da lista.

- Pedir que assinalem se são homens ou mulheres, principalmente

em casos de nomes estrangeiros e nomes “unisex”. Ex: Hu Shin Pen,

Iracy, Irany, etc.

- Todas as informações pertinentes: se há valet e o valor, se há

escadas, lojas em que estão as listas de presentes, endereços para

entrega de presentes, e quaisquer outras informações importantes.

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Protocolo e Cerimonial

Em primeiro lugar, é importante definirmos o que é Cerimonial e protocolo, segundo o livro Cerimonial e Protocolo de Ana Lukower:

Protocolo:

comportamento, costumes e ritos de uma sociedade em um dado momento histórico, geralmente utilizadas nos três níveis governo federal, estadual e municipal”. Cerimonial: “É a aplicação prática do protocolo, ou seja, suas regras sendo seguidas num ato solene ou cerimônia pública”. (Lukower, 2009, p. 11)

de

“Conjunto

de

normas

jurídicas,

regras

Para facilitar o entendimento precisamos nos lembrar de que protocolo se refere às leis que foram criadas para organizar e facilitar na elaboração do cerimonial.

Mas antes de discutirmos o que é certo ou errado na elaboração de um cerimonial de eventos sociais, vale lembrar uma regra muito simples:

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“O cerimonial é flexível, o protocolo é lei.”

Ou seja, o cerimonial pode ser alterado conforme necessidades ou preferências, já o protocolo não pode ser alterado de forma alguma é uma lei que deve ser seguida e ponto.

No caso específico de eventos sociais, ao se elaborar uma cerimônia de casamento, por exemplo, devemos levar em consideração diversos aspectos como religião, cultura e preferências familiares.

Diversas discussões já foram feitas com relação à aplicação do protocolo nas cerimônias de festas, em especial de casamentos, sem chegar a um consenso sobre isso, pois cada igreja (mesmo sendo de uma mesma religião) possui suas próprias regras.

Nas cerimônias cristãs um dos debates é se a noiva deve entrar do lado direito ou esquerdo do pai, se consultarmos as poucas literaturas que existem sobre o assunto cada uma delas dará um parecer diferente, por exemplo, nos livros Cerimonial de casamento de Maria de Lourdes de

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Faria Wolff e Casamentos sem frescura de Claudia Matarazzo a orientação é que a noiva deve entrar ao lado direito do pai, já nos livros Manual da noiva de Carrie Denny, Chique e útil de Fabio Arruda e Wedding Planner for Dummies de Marcy Blum e Laura Fisher Kaiser a orientação é que a noiva entra ao lado esquerdo do pai, no livro Casar do planejamento a celebração em grande estilo de Vera Simão e RSVP Realizar Eventos Verdadeira Paixão de Roberto Cohen ambos concordam que não existe um lado correto para a entrada da noiva, mas há um consenso geral de que no altar a noiva deve se posicionar do lado esquerdo do noivo (porém em algumas religiões como o judaísmo o correto é o lado direito).

Com relação à ordem de entrada do cortejo a discussão nunca chega a um ponto final, alguns defendem que o noivo deve abrir o cortejo e a noiva fechá-lo, outros que os pais devem abrir justificando que eles são os anfitriões (o que nos dias de hoje não é uma realidade). Uns defendem que as mulheres devem entrar dando o braço direito ao homem, pois é

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o que dita as regras de etiqueta, outros já preferem que seja o braço esquerdo, pois acreditam que a noiva é a única mulher que deve entrar do lado direito.

Com isso chegamos à conclusão que é importante para o profissional de eventos sociais conhecer as regras de protocolo e cerimonial, porém ao organizar as cerimônias deve-se levar em consideração a opinião do celebrante, as questões culturais e o bom senso.

Cerimonial de 15 anos

São raros os livros que tratam de cerimonial de 15 anos, na realidade os cerimoniais utilizados hoje nestes eventos são uma adaptação das cerimônias de festas de debutantes que eram realizadas em grandes clubes no século passado para apresentar as jovens à sociedade. As preferências e desejos das aniversariantes devem ser considerados ao formatar o cerimonial destes eventos.

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No cerimonial tradicional que incluem o bolo vivo*, o cerimonial é elaborado da seguinte forma:

-Entrada dos pais;

-Entrada dos avós maternos;

-Entrada dos avós paternos;

-Entrada dos padrinhos (caso a debutante seja católica);

-Entrada do príncipe;

-Entrada dos 15 casais;

-Entrada da aniversariante;

O pai recebe a aniversariante e lhe dá um presente (que costuma ser uma joia), logo após ela dança a valsa com o pai, avós e padrinho e, por último, com o príncipe no qual se juntam os casais conforme ela vai apagando as velas.

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Este se trata do cerimonial básico, em alguns casos a aniversariante inclui a troca do sapato, entrega da boneca e outros.

*Bolo vivo: se trata dos 15 casais que estarão portando uma vela para que a aniversariante possa apagar durante a celebração.

Recepção

A recepção de um evento deve ser feita de forma cuidadosa por uma equipe treinada, pois além de ser onde os convidados terão o primeiro contato com o evento, se não for feito de forma correta podem passar aos mesmos uma péssima impressão sobre a organização da festa.

Hoje em dia existem várias formas de controlar a entrada dos convidados, vamos listar as 3 formas mais comuns:

1 - O mais usado é o controle através de lista que é fornecida pelo cliente com os nomes de todos os convidados organizados por ordem alfabética

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onde as recepcionistas devem marcar aqueles que estiveram presentes, pode ser feito manualmente ou de forma informatizada;

2 As recepcionistas ou seguranças fazem o controle dos convidados através de um contador manual;

3 - As recepcionistas anotam o nome e sobrenome de todos os convidados que estiveram no evento, também pode ser feito de forma manual ou informatizada.

É comum a distribuição por parte dos anfitriões do convite individual, porém não é algo prático para controle de entrada, visto que a maioria dos convidados não o leva ao evento.

No caso de festas de aniversários (e até alguns casamentos) é necessário se preocupar com o recebimento dos presentes trazidos pelos convidados, hoje em dia raramente o anfitrião recebe os presentes diretamente. Assim é aconselhável fazer um protocolo de controle dos presentes que forem recebidos pelas recepcionistas, além de anotar

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todos os presentes recebidos e etiqueta-los seria interessante possuir na recepção sacos ou caixas onde os presentes possam ser colocados e lacrados por questões de segurança, em especial nas festas de quinze anos em que as aniversariantes recebem presentes pequenos e valiosos - como joias - que podem ser perdidos com facilidade.

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Segurança em eventos

Apesar dos eventos sociais terem execuções mais simples - se comparadas aos demais tipos de eventos -, ainda assim a preocupação com a segurança se faz necessário. Para isso algumas providências devem ser tomadas para se evitar transtornos e problemas maiores.

- Toda a equipe operacional deve conhecer o espaço para que possam oferecer aos convidados informações seguras;

- Nunca retirar, disfarçar ou esconder equipamentos básicos de segurança como extintores, sinalizadores e etc;

-Escadas devem possuir sinalização de segurança e corrimão;

-Manter vassourinhas sempre a posto para que possam limpar imediatamente líquidos e itens quebrados (copos, vidros e outros);

-Nunca obstruir ou desativar saídas de emergências, corredores e portas que podem servir para evacuação em caso de emergência. Todas as rotas

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de saída devem estar muito bem sinalizadas e desobstruídas, marcadas

com tinta fosforescente e de fácil identificação, com sinais padronizados

e em linguagem convencional;

-Para se comunicar com os convidados em casos de emergência utilizamos o sistema de som, telão e pessoas do staff treinadas para seguir ordens e protocolos. Elas devem ser calmas, seguras e decididas;

- Os portões deverão ser todos abertos, as catracas ou barreiras, retiradas, e as saídas, desobstruídas;

-Nas saídas deverá ser montada uma operação de triagem para conduzir feridos, orientar pessoas e abrigar crianças perdidas, além de organizar o atendimento médico. Estas pessoas devem ser preparadas psicologicamente, uma vez que entrará em contato com um público nervoso, histérico, ferido ou até presenciando óbitos;

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-A evacuação deve acontecer utilizando as rotas pré-definidas. Os operadores devem orientar para que o fluxo do caminhar das pessoas seja mantido constante, evitando correrias e pânico. Os portadores de deficiência deverão ser conduzidos por rotas exclusivas, evitando colisões em cadeiras de rodas ou atropelamentos pelos mais afoitos.

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Relatório Pós evento

Este relatório deve ser entregue ao cliente como o nome já diz após o evento, nele deve constar as seguintes informações:

- Hora de início do evento;

- Quantidade de convidados presentes;

- Protocolo de controle de bebidas

- Todas as ocorrências que se seguiram durante a montagem e realização do evento.

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Parte 4 Informações gerais

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Cardápios

Welcome coffee café servido no início do evento.

Café da manhã um café completo servido das 7 às 10 horas.

Brunch café completo incluso um prato quente servido das 10 às 14 horas.

Almoço refeição composta de saladas, arroz, massas, acompanhamentos e sobremesa servidos das 11 às 15 horas.

Coffee break café simples servido durante o intervalo de um evento.

Chá da tarde composto com os mesmos itens do café, porém mais refinado, servido das 15 às 17 horas.

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Coquetel composto de canapés e salgados variados, pode ser servido a qualquer hora do dia, deve ser rápido em média duas horas de duração, se for durar mais que isso pode se incluir um prato quente (variações finger food ou menu degustação).

Jantar composto dos mesmos itens do almoço, deve ser servido após as 18 horas.

Bolo com champanhe Deve ser servido um espumante com o bolo e pode-se incluir alguns canapés ou doces, duração de no máximo 1H30. Deve ser realizado no período da parte da tarde ou após as 21 horas, deve ser realizado no mesmo local da cerimônia.

Finger food é um cardápio contemporâneo e como o nome já diz é composto por alimentos que se podem comer com as mãos, sem utilizar nenhum tipo de utensilio como talheres ou pratos. Esse

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cardápio é ideal para eventos com grandes circulações de convidados a pé.

Menu degustação é um cardápio composto por diversos pratos que são servidos em mini porções e utilizam utensílios como cumbucas, pires, taças e mini talheres é ideal para eventos informais.

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Serviços em A&B

Com relação aos serviços de alimentação em festas, a teoria nem sempre corresponde à prática, pois o serviço descrito na proposta do buffet nem sempre é o que realmente é oferecido, porém é obrigação do profissional de organização de eventos ter conhecimento desses serviços para orientar o cliente.

À francesa é o tipo de serviço mais formal, utilizado em eventos

formais, neste tipo de serviço é o próprio convidado que se serve da

comida trazida na travessa (de prata) pelo garçom que costuma estar vestido com luvas brancas.

À inglesa esse serviço possui duas variações o direto e indireto.

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No serviço à inglesa direto o garçom serve o convidado com o alimento que está disposto na travessa utilizando o alicate (garfo e colher), diretamente da travessa para o prato. No serviço à inglesa indireto é utilizado o gueridón (mesa auxiliar ou carrinho), o garçom apresenta o alimento que está na travessa ao convidado e logo após retorna a travessa ao gueridón e se utiliza o prato vazio que também se encontra nele para servir ao convidado.

À americana também conhecido como serviço buffet, onde se utiliza o buffet para dispor os utensílios e alimentos. É um serviço informal e o cardápio deve ser prático.

Empratado ou prato pronto Os alimentos são dispostos no prato de forma atraente e são servidos diretamente aos convidados.

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Trajes

“Em primeiro lugar vale ressaltar que a terminologia “traje social”, “traje social completo”, “esporte fino” e “esporte chique” não existem, não passa de vício de linguagem, a definição correta de trajes são:

Esporte é o traje mais informal, porém não tem nada a ver com roupa de academia, mas sim aquele que usamos no dia a dia para trabalhar. Nos homens dispensa paletó e gravata e a camisa pode ser de manga curta, permite o uso de calças jeans e os sapatos podem ser tanto mocassins como sapatênis.

Passeio Traje informal porém mais elaborado que o esporte, mas não é permitido o uso do jeans, para os homens o uso de paletó e gravata

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são bem vindos porém não obrigatórios, as mulheres podem subir o tamanho do salto e abusar do pretinho básico.

Passeio completo Traje formal para os homens o uso de terno ou costume é obrigatório, para mulher tailleur ou vestidos de tecidos nobres, salto alto e acessórios como joias, echarpes e uma bolsa pequena complementam o visual.

Black tie ou rigor Traje formal usado apenas em ocasiões especiais. Para os homens é obrigatório o uso de smoking e as mulheres vestido longo, caso a preferência da convidada seja usada por um vestido curto também é permitido e as bolsas devem ser as menores possíveis.

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Gala Traje formal no caso dos homens o uso é de casaca ou fraque e os sapatos podem ser de verniz. As mulheres usam vestidos longos de cauda.

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Religiões

Em eventos sociais o conhecimento e respeito as mais diversas culturas

e religiões é imprescindível, pois são elas muitas vezes que determinam o estilo e o cerimonial de um evento (aniversários, casamentos, debutantes etc.)

A religião dita não apenas o estilo de vida do cliente como também pode influenciar no cardápio e nas atrações do evento, por exemplo,

evangélicos não costumam dançar, judeus, mulçumanos e adventistas não consomem nenhum derivado de carne de porco.

É importante também solicitar ao cliente o máximo de informações para

que assim se evite gafes por parte do organizador, por exemplo, há algumas denominações cristãs onde as mulheres não usam calças dentro do templo, por isso é importante que a profissional e sua equipe esteja adequada a este ambiente.

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Personalização

Para criar eventos personalizados é necessário seguir alguns passos, que servirão de orientação, são eles:

- Defina de seu cliente é clássico, tradicional ou moderno (Elabore uma apresentação/teste);

- Faça uma entrevista detalhada (levando em consideração profissão,

família, histórias da infância e etc.);

- Defina em conjunto com o cliente um tema;

- Busque informações sobre o assunto (leia livros, assista filmes, visite lugares e etc.)

- Faça um projeto detalhado (que pode ser mudado durante o planejamento do evento)

- Trabalhe em conjunto com os parceiros/fornecedores.

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Conclusão

É com muita alegria que finalizo esse livro e completo mais uma etapa em minha vida, foram anos de estudo e planejamento e alguns meses colocando tudo o que aprendi no papel, mas com certeza foi algo muito prazeroso que pretendo continuar a fazer através do meu blog e dos artigos em jornais, sites e revistas.

Espero que as informações aqui relatadas sejam de grande proveito para todos os leitores. Que aqueles que já exercem atividades na área de organização de festas possam usar as informações aqui transmitidas para o seu aperfeiçoamento profissional, e aqueles que desejam se aventurar neste fantástico mundo dos eventos tenham consciência de que não é um trabalho fácil ou glamoroso, como muitos acreditam, mas que se for realizado com dedicação e coragem no momento certo será recompensado.

Boa sorte e sucesso a todos!

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Bibliografia

Vieira, Eleanara Vieira de/ Candido, Indio Recepcionista de eventos:

organização e técnicas para eventos Educs, 2002

Arruda, Fabio Chique & Útil: Como organizar e como frequentar eventos ARX, 2006

Wolff, Maria de Lourdes de Faria Marcondes Cerimonial de casamento WB Editores

Blum, Marcy/Kaiser, Laura Fisher Wedding Planner for dummies Wiley Editora Wiley

Denny, Carrie Manual da noiva: Um guia prático e completo para organizar sem estresse, o casamento dos seus sonhos Editora Gente

Simão, Vera Casar: do planejamento a celebração em grande estilo / com Anna Costa e Lúcia Barros - Editora Mescla

Matarazzo, Claudia Casamento sem frescura Editora Melhoramentos

Cohen, Roberto RSVP realizar sonhos: verdadeira paixão Editora

3RStudio

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A Autora

A Autora Andreza Novais possui MBA em Gastronomia é Graduada em Eventos e Técnica em Publicidade

Andreza Novais possui MBA em Gastronomia é Graduada em Eventos e Técnica em Publicidade com especializações em marketing de relacionamento e digital.

Durante 16 anos atuou na área de eventos sociais, prestando serviços para diversas empresas do setor até abrir a sua própria empresa de organização de eventos.

É a criadora do Clube de Assessores de Eventos Sociais e do 1º Congresso de nível nacional destinados a profissionais da área o Wedding Planner Brasil.

Foi a 1ª brasileira a conquistar a certificação Professional Bridal Consultant da Association of Bridals Consultantas USA.

Para saber mais visite o site www.andrezanovais.com.br

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