ACTIVIDAD No 3

COMUNICACIONES OFICIALES COMO ELEMENTO ESENCIAL PARA LA

ADMINISTACIN DOCUMENTAL

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 INTRODUCCIN

El propsito general de este trabajo es el de realizar un estudio del proceso de

recepcin de los documentos y las comunicaciones oficiales que son esenciales en la
administracin documental. Adems se expondr el manejo que le da una entidad a su
proceso de recepcin y a sus comunicaciones internas y externas.

En este trabajo veremos cmo la comunicacin interna y la externa es importante

dentro de las organizaciones y como fluye a travs de los diferentes canales que
ayudan de manera eficiente a llevar la informacin tanto a las personas que pertenecen
a la empresa como tambin a travs de las personas que estn involucradas en la
misma pero que manejan un papel muy diferente ya que son agentes externos pero que
la organizacin toma muy en cuenta al momento de querer comunicar su imagen y en
donde tambin les interesa conocer la opinin del pblico en general.

La comunicacin en la empresa es fundamental y necesaria para que la empresa pueda

desarrollarse y llegue a alcanzar un determinado xito. La recepcin y despacho de
documentos entran en juego en la comunicacin ya que en una organizacin se ve el
constante intercambio de correspondencias.

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 TABLA DE CONTENIDO

1. ACUERDO 060

1.1 Reflexin del Video... 5

2. MENCIONA 5 IDEAS CLAVES POR CADA UNA DE LAS LECTURAS

REALIZADAS EN LA ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIN

2.1 Ideas del acuerdo 060 y comunicaciones oficiales de la administracin

documental.. 6

3. ACTIVIDAD DE APROPIACIN DEL CONOCIMIENTO

3.1 Proceso de recepcin y comunicacin interna y externa........... 7

3.2 Pasos de la comunicacin y despacho de documentos 8

3.3 Mapa conceptual proceso de recepcin de los documentos........ 9

4. FORO TEMTICO 3

4.1 Respuesta al foro temtico 10

5. WEBGRAFIA................ 11

REFLEXIN DEL VIDEO ACERCA DEL ACUERDO 060

De acuerdo a lo visto en el video acerca del acuerdo 060; Es fundamental seguir el

proceso de recepcin de documentos internos y externos cuando se realiza la
recepcin de una correspondencia en este caso, es la correspondencia recibida en

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ventanilla nica de una universidad. Lo primero que se debe observar es el cdigo de
dependencia, series y sub series as mismo revisar aspectos importantes como la
fecha, remitente, asunto, anexos, copias y un factor primordial como lo es la FIRMA.
Luego de hacer este primer paso se le debe entregar el recibo al que entrega el
documento e inmediatamente despus ingresar los datos al sistema. Seguidamente se
debe radicar en un formato donde se relaciona fecha y origen del documento. Por
ltimo se entrega a los mensajeros y estos los entregan en a la dependencia que
corresponde. En conclusin es muy importante seguir los pasos requeridos en el
proceso de recepcin de correspondencia y regidos por el acuerdo 060 para que haya
un eficiente orden.

CLASIFICACI
RECEPCIN N APERTURA

REGISTRO RADICACIN REVISIN

REPARTO

MENCIONA 5 IDEAS CLAVES POR CADA UNA DE LAS LECTURAS REALIZADAS

EN LA ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIN

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 Hacer un buen uso de la produccin, recepcin, distribucin, seguimiento,
conservacin y consulta de documentos.

Tener en cuenta las definiciones de aspectos importantes tanto como

correspondencia, documento original, radicacin, registro y tabla de retencin
documental a la hora de realizar el proceso de recepcin.

Contar con un personal suficiente y debidamente capacitado para control y envi

de las comunicaciones de carcter interno y externo.

Las entidades deben establecer una firma para los documentos de

correspondencia y actuar con transparencia en la actuacin administrativa.

Las entidades deben elaborar ciertas planillas, formatos y manuales para el

control y certificacin de los documentos. As mismo debern enumeras y
establecer un cdigo para cada correspondencia.

Al entrar o recibir documentos en la empresa se debe hacer una revisin

inmediata de la misma verificando aspectos tales como destinatario y remitente
con su correspondiente firma.

ACTIVIDAD DE APROPIACIN DEL CONOCIMIENTO

La empresa de mi eleccin es Emcali, dependencias judiciales.

1. Cmo se el proceso de recepcin hasta la distribucin de un documento?

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 Lo primero que se hace en el proceso de recepcin del documento es revisar si
cumple con los requerimientos necesarios para ser ingresado tales como a que
persona, que piso y que despacho va dirigido.

Despus de hacer la adecuada revisin se debe registrar en la base de datos y

enviarla al piso correspondiente.

Cuando llega el documento al piso correspondiente, la secretaria o recepcionista

a cargo registra en su base de datos fecha en que se elabor el documento, el
destinatario y el remitente con su correspondiente firma. Tambin registra la
fecha y hora en la que le documento llega a la oficina.

Luego de hacer los reportes necesarios la secretaria enva los documentos a los
despachos y dependencias correspondientes y les hace firmar cada destinatario
el recibido en su registro.

Cuando llega la correspondencia a cada abogado, ellos lo reportan en su registro

de documentos recibidos y empiezan a laborar con l.

Cuando terminan de hacer lo debido con el documento y no lo necesitan ms en

su oficina, deben hacer un registro al pasar ese documento al archivo del piso y
todos estos deben registrarse en el sistema de informacin llamado INTRANET.

Si es necesario hacer un envo de otro documento realizan el proceso de

despacho de documentos.

2. Determine se la comunicacin se genera de forma interna y externa.

R/ La comunicacin dentro de la empresa se genera de forma interna y externa:

Se realiza una comunicacin interna cuando las comunicaciones son en general o

individuales hacia los funcionarios de la entidad, esta comunicacin se ve empleada
mediante el uso de correos electrnicos, cartas de solicitud e informacin respectiva de
cada funcionario de la empresa, as como la correspondencia diaria. Esta comunicacin
debe contar con la debida numeracin y radicacin.

Se realiza una comunicacin externa cuando las comunicaciones van dirigidas a

personas naturales o jurdicas que tenga un cierto vnculo con la entidad o la cual la
empresa este prestando sus servicios. Esta comunicacin se puede ver empleada
mediante el uso de carta de citacin y tutela.

3. Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa

determinada mencione Cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?
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Elaboracin

El documento debe contar con los criterios citados en la gua tcnica GTC 185 donde
se visualice claramente el nombre del destinatario, fecha, lugar de expedicin y el
contenido

Verificacin

En esta fase al ya haber terminado el documento, se realiza una verificacin para

comprobar que cumple con todos los requisitos.

Es decir que se verifica que cumpla con los siguientes aspectos:

Encabezado
Presentacin
Objetivo (se establece si hay relacin con un antecedente y respuesta)
Firma
Anexos y copias

Firma

La firma es importante a la hora de enviar el documento ya que con este se da legalidad

y se identifica claramente el remitente. Cada rea debe contar con su respectivo sello.

Embalaje o empaque

El empaque se utiliza para proteger el documento e incluso en algunos casos se

escriben los datos del destinario. Adems en este debe contener los smbolos
necesarios para el cuidado requerido.

Envo

Al comprobar que el documento esta verificado, firmado y empacado, debe ser

entregado al mensajero para su respectivo envo.

Traslado de documentos

Al verificar que el documento est listo para ser enviado el mensajero debe cumplir con
los procedimientos necesarios para la salida del documento con sus respectivas copias
y anexos.

4. Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida

en esta actividad.

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 PROCESO DE
RECEPCIN DE LOS
DOCUMENTOS

COMUNICACION
INTERNA Y
EXTERNA

RECEPCIN DE DESPACHO DE
DOCUMENTOS DOCUMENTOS

ELABORACIN, EMPAQUETAMIENTO,
VERIFICACIN Y ENVIO Y FIRMA DE
REGISTRO RECIBIDO VERIFICACIN Y ENVO Y TRASLADO
FIRMA DEL DOCUMENTO

AL TERMINAR EL
AL TERMINAR EL
AL ELABORAR
AL UNA
ELABORAR UNA
LA SECRETARIA VERIFICA
LA SECRETARIA VERIFICA EL
EL ABOGADO
ABOGADO RECIBE
RECIBE DOCUMENTO
DOCUMENTO SE SE HACE
HACE
CORRESPONDENCIA
CORRESPONDENCIA
LA
LA FECHA
FECHA YY HORA
HORA DE
DE EL DOCUMENTO Y
EL DOCUMENTO Y EL
EL DEBIDO
DEBIDO EMPAQUE
EMPAQUE
SE DEBEN TENER
SE DEBEN TENER EN
EN
LLEGADA,
LLEGADA, EL
EL LABORA CON L
LABORA CON L Y
Y CON
CON LOS
LOS SIMBOLOS
SIMBOLOS DE
DE
CUENTA
CUENTA LAS
LAS NORMAS
NORMAS
DESTINATARIO
DESTINATARIO YY EL
EL LUEGO
LUEGO REPORTA
REPORTA EL
EL CUIDADO, SE LE
CUIDADO, SE LE ENVIA
ENVIA
GTC 18 Y
GTC 18 LUEGO DE
Y LUEGO DE
REMITENTE.
REMITENTE. LUEO
LUEO LO
LO DOCUMENTO
DOCUMENTO EN EN AL
AL MENSAJERO
MENSAJERO Y ESTE
Y ESTE
VERIFICARLO,
VERIFICARLO, SE
SE
ENVIA
ENVIA A LOS DESPACHOS
A LOS DESPACHOS INTRANET
INTRANET LO ENTREGA AL
LO ENTREGA AL
FIRMA
FIRMA DESTINATARIO
DESTINATARIO

FORO TEMTICO 3

a. Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las comunicaciones

internas y externas?

R/ Comunicaciones internas: Estas comunicaciones permiten un buen uso y

orden de la informacin a travs de la empresa, permite que los documentos que
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 se trasmiten a los funcionarios se entreguen de una manera legal y con el debido
procedimiento establecido por la ley. Para ello cada empresa debe manejar un
formato, planilla o una base de datos donde se registren los documentos que se
envan y reciben en la misma entidad. Adems al llevar un buen proceso de esta
comunicacin, el control y seguimiento de la misma permitir que haya una
buena conexin entre cada dependencia y los funcionarios no se atrofien con un
gran volumen de documentos.

Comunicaciones externas: Estas comunicaciones permiten interactuar con las

personas ajenas a la entidad ya sean clientes, proveedores, intermediarios, etc.
En esta comunicacin se debe en cuenta el proceso de despacho de los
documentos a enviar a las dems personas. En estos se debe tener en cuenta
las reglas requeridas por las normas GTC 185 para que el documento satisfaga
las necesidades del destinatario y a la vez en el mismo documento se ve
reflejada la imagen de la organizacin.

b. En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las lecturas sugeridas

en la actividad de contextualizacin, mencione dos aspectos que no se cumplan
en la empresa que seleccion.

R/ Es posible que el procedimiento de recepcin, tramite y entrega no se maneje

de la mejor manera, ya que el documento debe pasar por varias dependencias lo
cual conllevara a que el buen manejo y entrega de este se vea afectado.

Debido al gran volumen de documentos que maneja la empresa es posible que

no se haga un correcto proceso de radicacin y fechado que garantice el
apropiado registro y entrega del mismo.

WEBGRAFA

http://www.buenastareas.com/ensayos/Importancia-Proceso-Clasificaci
%C3%B3n/52345241.html

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 https://www.clubensayos.com/Temas-Variados/Importancia-Del-Proceso-De-
Clasificaci%C3%B3n-De-Las-Comunicaciones/1736720.html

https://prezi.com/wbivw3ekd70n/procedimiento-de-recepcion-radicacion-y-
distribucion-de-doc/

http://introcomunicacion2010.blogspot.com.co/2010/05/comunicacion-interna-y-
externa.html

http://www.buenastareas.com/ensayos/Comunicacion-Interna-y-
Externa/5155517.html

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