Tcnicas e Estratgia de

Organizao
Geysa Karla Alves Galvo

Curso Tcnico em Secretaria Escolar

Educao a Distncia
2017
 EXPEDIENTE

Professor Autor
Geysa Karla Alves Galvo

Design Instrucional
Deyvid Souza Nascimento
Maria de Ftima Duarte Angeiras
Renata Marques de Otero
Terezinha Mnica Sincio Beltro

Reviso de Lngua Portuguesa

Eliane Azevedo

Diagramao
Klbia Carvalho

Coordenao
Terezinha Mnica Sincio Beltro

Coordenao Executiva
George Bento Catunda

Coordenao Geral
Paulo Fernando de Vasconcelos Dutra

Contedo produzido para os Cursos Tcnicos da Secretaria Executiva de Educao

Profissional de Pernambuco, em convnio com o Ministrio da Educao
(Rede e-Tec Brasil).

Maio, 2017
 Catalogao na fonte
Bibliotecrio Hugo Carlos Cavalcanti, CRB4-2129

G182t
Galvo, Geysa Karla Alves.
Tcnicas e Estratgia de Organizao: Curso Tcnico em
Secretaria Escolar: Educao a distncia / Geysa Karla Alves
Galvo. Recife: Secretaria Executiva de Educao
Profissional de Pernambuco, 2017.
60 p.: il.

Inclui referncias bibliogrficas.

1. Arquivo. 2. Documentao 3. Secretaria escolar. 4.

Gesto escolar. I. Galvo, Geysa Karla Alves. II. Ttulo.

CDU 658.74
Sumrio
Introduo ........................................................................................................................................ 4

1. Competncia 01 | Conhecer os Assuntos Relacionados aos Servios da Secretaria Escolar. ........... 5

1.1 A secretaria escolar e os seus membros ................................................................................................ 5

1.2 Documentos relacionados aos estudantes ............................................................................................ 7

1.3 Documentos relacionados aos funcionrios .........................................................................................13

1.4 Documentos relacionados rotina administrativa dos funcionrios da Secretaria Escolar ....................16

1.5 Levantamento da providncia dos estudantes para formar dados estatsticos. ....................................19

1.6 Atribuies da secretaria escolar .........................................................................................................20

2.Competncia 02 | Organizar e Manter Atualizado o Arquivo Escolar Ativo e Conservar o Inativo . 25

2.1 Classificao dos arquivos ....................................................................................................................27

2.2 Mtodos de arquivamento ..................................................................................................................31

2.3 Conservao e restaurao de arquivos ...............................................................................................35

Competncia 03 | Assegurar a Conservao e a Verificao da Vida Escolar do Aluno e dos

Profissionais da Educao. ............................................................................................................... 38

2.1 Arquivos e documentos .......................................................................................................................38

3.2 Gesto da informao..........................................................................................................................40

4.Competncia 04 | Conhecer os Procedimentos Operacionais de Aproveitamento de Estudos,

Inserindo-os no Sistema Acadmico. ............................................................................................... 53

Consideraes Finais ....................................................................................................................... 58

Referncias ..................................................................................................................................... 59

Minicurrculo do Professor .............................................................................................................. 60

Introduo

Ol, meu nome Geysa!

Seja muito bem-vindo disciplina de Tcnicas e Estratgias de Organizao! Neste caderno voc
ver aspectos relacionados prtica cotidiana na secretaria escolar e sua finalidade para o processo
de organizao e funcionamento da escola. A disciplina ser vivenciada em 4 semanas e veremos
competncias distintas. So elas:

Conhecer os assuntos relacionados aos servios da Secretaria Escolar.

Organizar e manter atualizado o arquivo escolar ativo e conservar o inativo.
Assegurar a conservao e a verificao da vida escolar do aluno e dos profissionais da

educao.
Conhecer os procedimentos operacionais de aproveitamento de estudos, inserindo-os no

sistema acadmico.

Como veremos, a secretaria escolar possui um papel muito importante, pois assume diversos
servios que causam impactos diretamente na vida das pessoas. Manter tudo funcionando requer
cuidado, sistematizao de processos, conhecimento de procedimentos e atualizao, ou seja,
preciso se valer de tcnicas e estratgias especficas para que o andamento das atividades da
secretaria seja mantido em ordem e seguindo certos padres de organizao.

Vamos, ento, conhecer tudo isso mais detalhadamente?

Desejo a voc Bons Estudos!

4
Competncia 01

1. Competncia 01 | Conhecer os Assuntos Relacionados aos Servios da

Secretaria Escolar.

1.1 A secretaria escolar e os seus membros

Nesse primeiro momento vamos nos debruar sobre esse importante espao que a Secretaria
Escolar, buscando delinear seu papel no contexto escolar. Quanto aos membros da secretaria,
preciso entender que os profissionais da educao que exercem funes administrativas nas escolas
pblicas so agentes pblicos que exercem atividades burocrticas, mas tambm atuam como
cidados que buscam atender as necessidades e fazer valer o direito do seu pblico.

Muitos dizem, fazendo uma analogia, que a secretaria o corao da escola, pois grande parte das
aes burocrticas, administrativas, de apoio pedaggico, estatstico e de recursos humanos,
ocorrem sob sua coordenao, sendo capaz de atender s necessidades dos pblicos interno e
externo. Para que todas as aes sejam realizadas de maneira eficiente e eficaz, necessrio:
organizao, planejamento, sistematizao e simplificao de processos, gerenciamento das
atividades e dados de estudantes e tambm boa interlocuo com os diversos setores. Alm disso, a
secretaria deve ter em mos: todas as Leis, Estatutos, Portarias, Regimentos, Matrizes Curriculares,
entre outros documentos, que nortearo os servios prestados pela secretaria escolar, seja ela
municipal, estadual ou federal.

Os profissionais que atuam na secretaria escolar devem estar capacitados para organizar
racionalmente o trabalho, de modo a simplificar processos e mtodos de trabalho, aproveitando a
motivao e o talento da equipe, otimizando, assim, as tarefas administrativas que competem
Secretaria Escolar. De maneira geral h um secretrio escolar que responsvel pela organizao
dos trabalhos na secretaria e profissionais administrativos que atuam na equipe possibilitando que
os trabalhos sejam conduzidos da melhor maneira.

Primeiramente, importante frisar que a Secretaria Escolar a porta de entrada da escola para a
comunidade, sendo o rgo que assume a importante tarefa de manter a documentao, a

5
Competncia 01

escriturao e os arquivos, sendo suporte essencial para o bom andamento da Unidade Escolar,
uma vez que por intermdio dos registros, relatrios da organizao e histria, que a escola
conseguir dar respaldo ao Projeto Poltico e Pedaggico.

A secretaria escolar deve ter uma organizao do espao de forma a atender s suas atribuies,
tendo como funo a de gerir documentos escolares de forma racional e organizada, mantendo o
mobilirio com a disposio funcional (mesa, balco, armrios, gaveteiros com chave),
equipamentos conservados, arquivos limpos e arejados, localizando-se um lugar agradvel, de fcil
acesso e seguro, lembrando que o acesso a determinadas informaes por parte de pessoas
estranhas s se dar com a devida autorizao.

Uma adequada organizao se mostra quando os servidores da secretaria escolar tm a exata e

clara ideia do que se deve fazer, quando fazer, como fazer e porque fazer e isso s se torna possvel
quando as pessoas que fazem parte daquele ambiente tenham disciplina, educao e adquiriam
bons hbitos, assim oferecendo pronto atendimento ao pblico, que por sinal sua prioridade.
Lembrando que a secretaria um local de passagem de alunos, professores e funcionrios, as
informaes e notcias devem estar expostas de forma que os interessados possam acess-las
facilmente.

Assim, ela produtora e guardi da documentao e memria da instituio (leis, portarias,

decretos, circulares, correspondncias), dos alunos e funcionrios e deve garantir o controle de
toda a situao escolar. o rgo responsvel pelos servios de escriturao, correspondncia,
documentao institucional, organizao dos processos e da vida escolar dos alunos, em que tudo
deve ser classificado e arquivado de acordo com o assunto, em pastas que estejam em locais de
fcil acesso, lembrando-se do extremo cuidado que se deve ter no ato de retirar e repor um arquivo
no seu devido local, sempre que for retirado para consulta.

A secretaria escolar tambm responsvel pela redao e expedio de documentos

administrativos, como por exemplo, no caso dos estudantes: ficha de matrcula, declarao de
matrcula ou frequncia, ficha individual, boletim, transferncia (provisria), atas, ficha 18, ficha 19,

6
Competncia 01

entre outros. Tambm em relao aos funcionrios: documento de localizao, ficha funcional,
formulrio padro, entre outros. E ainda, da rotina administrativa dos funcionrios da secretaria
escolar: livro de ponto, dirio de classe impresso ou online e comunicao de faltas, por exemplo.
Tambm destaco que atravs da Secretaria Escolar que a escola tem acesso aos dados estatsticos
de aprendizagem, sociais e dos familiares. Esses dados podem ser uma fonte importante para
realizao de diagnsticos que nortearo as prticas na Unidade Escolar.

O trabalho em todas essas faces, permite-nos afirmar que a secretaria escolar pea fundamental
na administrao escolar, visto que contribui para o pleno funcionamento da unidade escolar,
realizando a atividade de apoio aos processos administrativo-pedaggicos, sendo a base para uma
eficiente gesto escolar, pois o elo entre o setor administrativo e o pedaggico.

1.2 Documentos relacionados aos estudantes

O primeiro registro do estudante na Unidade Escolar realizado atravs da ficha de matrcula, que
preenchida pelos funcionrios por ocasio da matrcula dos estudantes e a ela so anexados
documentos comprobatrios, entre esses: cpia do comprovante de residncia, cpia da certido
de nascimento, cpia da identidade de responsvel e estudante, cpia do comprovante de
vacinao, documento atestando a escolaridade, podendo ser uma declarao provisria ou o
histrico escolar definitivo e, ainda, 2 fotos 3x4. Todos esses documentos so necessrios para o
cadastro de informaes inclusive para a esfera Federal. Exemplo disso, o Censo Escolar. Mas, essa
relao pode variar de acordo com o municpio ou estado. Importante destacar que essa
documentao fica de forma permanente na escola, podendo o estudante estar ativo ou inativo.
Vale salientar que pode haver alguns processos que variam de rede e sistemas de ensino e ainda de
Unidade Escolar, procuramos trazer um tipo de exemplo de procedimento.

7
Competncia 01

O momento da matrcula tambm o de contato do aluno com a escola. a

oportunidade para a famlia conhecer a escola, seu projeto pedaggico e o regimento
escolar, bem como as competncias e responsabilidades mtuas.

Figura 01 Formulrio de Matrcula

Fonte: registro fotogrfico da autora.
Descrio: a foto mostra um formulrio de
matrcula em que constam espaos para
preenchimento dos dados pessoais e escolares do
estudante e dados do seu responsvel.

A declarao de matricula ou frequncia feita quando solicitada pelo estudante ou responsvel, a

fim de comprovar o vnculo com a escola ou atestar sua frequncia. Esse documento pode variar de
acordo com a Unidade Escolar. Pode ser emitido sempre que necessrio para o estudante que
estiver ativo.

8
Competncia 01

Figura 02 Declarao do Aluno Cursando

Fonte: registro Fotogrfico da autora.
Descrio: formulrio de declarao do aluno
matriculado e frequentando. H espaos para
preenchimento de dados pessoais e nome de
responsvel, bem como para assinatura do Secretrio
da Unidade Escolar.

A ficha individual a sntese das informaes do estudante acrescida das notas do ano de estudo.
Serve para melhorar a visualizao da situao do estudante. Ela pode ter diversas formataes de
acordo com a modalidade ou instituio. Esse documento geralmente fica anexo ficha de
matrcula.

9
Competncia 01

Figura 03 Ficha Individual do Aluno

Fonte: registro fotogrfico da autora.
Descrio: a foto mostra um formulrio com espaos para preenchimento de dados
pessoais e vida acadmica do estudante. Contendo tambm espaos para assinatura
do gestor, secretrio e funcionrio administrativo escolar.

O boletim o documento com as notas dos estudantes de forma individualizada, que serve para o
acompanhamento de seu desempenho por ele ou pelos responsveis. Ultimamente, a maioria dos
Estados tm um sistema informatizado que permite o acompanhamento online.

Figura 04 - Boletim
Fonte: registro fotogrfico da autora
Descrio: a foto mostra um formulrio com espao para preenchimento de dados
escolares de estudantes

10
Competncia 01

documento chamado Declarao Provisria confeccionado inicialmente para dar agilidade ao

processo de transferncia do estudante, principalmente durante o ano letivo. Nele, constam dados
dos estudantes, dos responsveis e a situao do estudante. Neste caso ainda no so colocadas as
notas.

Figura 05 Declarao Provisria

Fonte: registro fotogrfico da autora
Descrio: a foto mostra um formulrio de
declarao provisria no qual h espaos para o
preenchimento de dados pessoais do estudante,
dados escolares e espaos para assinatura do
gestor e secretrio escolar.

A ata de resultados finais a sntese de todos os resultados das turmas, das disciplinas e dos
estudantes. A confeco das atas anualmente importante para a segurana de estudantes e da
Unidade Escolar. Esse documento deve ser enviado para setor responsvel que o validar e ficar
com uma cpia. Este documento de utilizao permanente da Escola.

Geralmente as fichas 18 e 19 so confeccionadas a partir desse documento:

11
Competncia 01

Figura 06 ATA de Resultados Finais

Fonte: https://goo.gl/fzRJyX
Descrio: a foto mostra um modelo de uma Ata de Resultado final de aproveitamento e de
recuperao.

Por fim, no Histrico Escolar do estudante, chamado de ficha 18, referente aos 9 anos do Ensino
Fundamental e, na ficha 19, referente ao Ensino Mdio consta toda a trajetria do estudante na
Unidade Escolar com notas ou conceitos. Esses documentos podem ser emitidos quantas vezes
forem necessrias para o estudante.

Figuras 07 e 08 Ficha 18 Frente e Verso, respectivamente

Fonte: registro Fotogrfico da autora

12
Competncia 01

Descrio: as fotos mostram imagens do formulrio de Ficha 18, no qual consta os

espaos para preenchimento de dados pessoais do estudante e das notas do Ensino
Fundamental.

Figuras 09 e 10 Ficha 19 frente e verso, respectivamente

Fonte: unidade escolar
Descrio: a foto mostra imagem do formulrio de Ficha 18, no qual consta os espaos para
preenchimento de dados pessoais do estudante e das notas do Ensino Mdio.

Agora d uma pausa na leitura e assista primeira videoaula desta semana.

1.3 Documentos relacionados aos funcionrios

Nesta etapa, veremos os documentos relacionados aos funcionrios. Entre eles: documento de
localizao, ficha funcional e formulrio padro.

O documento de localizao o primeiro registro do servidor ao qual a Secretaria Escolar tem

acesso. Ele tramitado quando o servidor entra no servio pblico ou est sendo transferido.

13
Competncia 01

Figura 11 Comunicao de exerccio

Fonte: registro fotogrfico da autora
Descrio: a foto mostra documento de lotao em
Unidade Escolar com local para preenchimento dos
dados do profissional e da escola.

H tambm a ficha funcional, que tem como objetivo cadastrar e acompanhar os funcionrios na
sua vida funcional tendo vrias informaes como: gozo de frias, portarias de localizao, de
progresso, licenas, entre outros.

14
Competncia 01

Figura 12 Ficha Funcional

Fonte: https://goo.gl/FrpwKT
Descrio: a foto mostra modelo de ficha funcional com
espaos para preenchimento de dados de funcionrios.

J o formulrio padro utilizado para qualquer solicitao do servidor efetivo ou temporrio. Seja
professor ou tenha qualquer outro cargo na Unidade Escolar.

15
Competncia 01

Figura 13 Formulrio Padro

Fonte: registro fotogrfico da autora
Descrio: a foto mostra formulrio padro com
espao para preenchimento de dados dos
profissionais e possveis solicitaes de
encaminhamentos para rgos externos.

1.4 Documentos relacionados rotina administrativa dos funcionrios da Secretaria

Escolar

Algumas aes so da rotina administrativa dos funcionrios da Secretaria Escolar, entre elas:
acompanhamento do livro de ponto, dirio de classe e comunicao de faltas.

O livro de ponto o controle de frequncia de todos os funcionrios ligados administrao

pblica, entre eles: professores temporrios, efetivos e funcionrios administrativos. Instrumento
importante para o acompanhamento da rotina funcional como tambm para consulta caso surjam
dvidas ou a necessidade de buscar informaes. Por isso, importante que esse documento no
seja rasurado ou sofra alteraes. Cada servidor cadastrado numa folha do livro mensalmente, e

16
Competncia 01

os professores contratados e efetivos preenchem as aulas dadas, e os funcionrios com funo

administrativa preenchem a hora relgio com jornadas que variam de 6 a 8 horas dirias.

Figuras 14 e 15 Livro de Ponto de Professores em Regncia com Contrato Temporrio

Fonte: registro fotogrfico da autora
Descrio: a foto 14 mostra a capa do livro de ponto dos professores em regncia com contratos temporrios e a
figura 15, a folha para assinatura na qual constam espaos para preenchimento dos dados do servidor, datas e
observaes.

Figuras 16 e 17 Livro de Ponto dos Professores Efetivos

Fonte: registro fotogrfico da autora
Descrio: a foto 16 mostra a capa do livro de ponto dos professores em regncia efetivos e a figura 17, a folha para
assinatura na qual constam espaos para preenchimento dos dados do servidor, datas e observaes.

17
Competncia 01

Figura 18 e 19 Livro de Ponto dos Servidores que Desempenham Funo Tcnica/Administrativa

Fonte: registro fotogrfico da autora
Descrio: a foto 18 mostra a capa do livro de ponto dos servidores que desempenham funo
tcnica/administrativa e a figura 19, a folha para assinatura na qual constam espaos para preenchimento dos dados
do servidor, datas e observaes.

Dirio de Classe impresso e/ou eletrnico: documento de acompanhamento da rotina escolar do

estudante sob responsabilidade do professor, nele constam: frequncia do estudante, notas de
atividades e provas bimestrais, contedos vivenciados e planejamento. Esse documento deve ser
validado pela equipe gestora escolar aps o prazo de insero bimestral, que de 5 dias teis.

Dirio impresso=Dirio eletrnico que preenchido no SIEPE- Sistema de Informaes da

Educao de Pernambuco.

A comunicao de falta deve ser feita mensalmente em formulrio especfico e entregue ao setor
de recursos humanos para as providncias necessrias.

18
Competncia 01

Figura 20 Formulrio de Comunicao de Falta

Fonte: registro fotogrfico da autora
Descrio: a foto mostra formulrio no qual constam os nomes dos
funcionrios que faltaram durante o ms.

1.5 Levantamento da providncia dos estudantes para formar dados estatsticos.

Visando entender a realidade educacional do estudante ingressante na escola, uma das aes
importantes desenvolver a sondagem das unidades de ensino de onde os estudantes so
provenientes, para uma futura ao, que pode ser administrativa (levantamento da ausncia de
documentos) ou pedaggica (levantamento de dados de aprendizagem das escolas de origem). Essa
segunda opo pode trazer elementos de fundamental relevncia para o planejamento estratgico,
da gesto escolar, da coordenao pedaggica e dos professores.

Considerando que, todas as escolas sejam elas municipais, sejam estaduais realizam as avaliaes
externas como o IDEB (ndice de Desenvolvimento da Educao Bsica) e IDEPE (ndice de
Desenvolvimento da Educao Bsica de Pernambuco). Indicadores de suma importncia para
avaliar o perfil da turma de entrada e possveis intervenes. Podemos saber tambm se temos
mais estudantes de Escola Municipal ou Estadual e a representatividade por sala. Assim podemos
avaliar o peso da origem no processo e de ensino aprendizagem e at mesmo em questes
disciplinares e de socializao, buscando sempre ferramentas eficientes de melhoria das aes
voltadas para os estudantes.

19
Competncia 01

Leia a instruo normativa n10/2013 publicada no dirio official do Estado de

Pernambuco em 09 de abril de 2014.

Agora d uma pausa na leitura e assista segunda videoaula dessa semana, em

que apresento a rotina de funcionamento da secretaria

1.6 Atribuies da secretaria escolar

Tente responder, pensar sobre essas atribuies, antes de continuar a leitura do caderno. Para
auxili-lo, observe as imagens abaixo e identifique as atividades em uma Secretaria Escolar.

Figura 21 - Secretaria Escolar

Fonte: https://goo.gl/images/17m2sk
Descrio: imagem de uma secretaria escolar. Uma mulher usando
cala jeans e blusa estampada est com um livro aberto enquanto
atende a outra mulher que usa um camiseta preta e est no balco de
atendimento ao pblico.

20
Competncia 01

Figura 22 - Secratria Escolar

Fonte: http://www.educacao.sp.gov.br/noticias/
mais-3-7-mil-agentes-de-organizacao-escolar-apro
vados-em-concurso-serao-contratados
Descrio: uma mulher manuseia os documentos
de estudantes em um arquivo de uma secretaria
escolar.

Como temos visto, ao pensarmos em uma Unidade Escolar, precisamos perceber que h uma
equipe que trabalha para o bom andamento da escola: a gesto, a coordenao pedaggica, os
professores, os funcionrios, porm existe um setor que imprescindvel para o funcionamento da
Escola no que se refere a documentao: a Secretaria Escolar e, para que as atividades transcorram
da forma mais ordeira possvel, um dos requisitos a presena de um Secretrio Escolar.

O servidor responsvel pela secretaria escolar organiza o trabalho no setor e se responsabiliza pelo
bom funcionamento do mesmo, seja no planejamento, no controle e na avaliao das atividades.
Podemos pontuar algumas responsabilidades da secretaria escolar, como:

Atendimento ao pblico;
Documentao e escriturao escolar;
Registro da regularidade da vida escolar do aluno;
Matrcula;
Emisso do histrico escolar;
Emisso de declaraes escolares;
Emisso de certificados e diplomas;
Entrega de resultados das avaliaes;

21
Competncia 01

Registro de pessoal;
Autenticidade dos documentos escolares;
Guarda, recebimento, organizao e conservao da documentao (arquivos e fichrios);
Processamento de informaes internas e externas escola;
Preparo de correspondncias;
Manuteno do sigilo dos documentos;
Superviso e coordenao das atividades relacionadas a matrcula, concluso e
transferncia de curso;
Encaminhamento ao diretor com agilidade dos documentos que devero ser assinados e
despachados;
Protocolo dos arquivos escolares;
Redao de correspondncias, atas, termos, relatrios e processos;
Censo Escolar Anual;
Organizao das leis, diretrizes, regulamentos, resolues, portarias, circulares e outros
documentos;
Informao ao Diretor da Unidade Escolar sobre os dados cadastrais dos alunos que
devero receber o benefcio do transporte escolar.

Ufa! bastante atividade num setor s. No acha? E muita responsabilidade tambm para os
servidores que atuam nesse importante espao.

Quem tem a responsabilidade de organizar os servios da secretaria escolar o Secretrio Escolar

que tambm desempenha o papel de liderana junto aos demais servidores que atuam na
secretaria, distribuindo funes, buscando talentos e trazendo motivao para a equipe,
prezando pela economia de recursos financeiros e de tempo, ou seja, a Secretaria Escolar co-
responsvel pelo sucesso das aes escolares, sendo necessrio que o perfil do profissional que
atue na secretaria escolar atenda a alguns requisitos, tais como organizao, pontualidade,
facilidade em se comunicar, honestidade, boa redao, respeito ao prximo e vontade de aprender.
Lembrando que para o exerccio da funo, o funcionrio da Secretaria Escolar deve ser servidor
pblico efetivo, com nvel tcnico ou superior, conforme a Lei n 12.014, de 2009.

22
Competncia 01

Todo e qualquer funcionrio da Secretaria Escolar tem por obrigao conhecer os preceitos da Lei
Federal n 9.394/1996 LDB Lei de Diretrizes e Bases da Educao Nacional, Lei Federal N.
8.069/1990, Lei Estadual n. 12.280/2002, Instruo Normativa N. 04/2008 de 17/06/2008,
Instruo Normativa n 11/2008 de 27/11/2008 e o Decreto Estadual n 30.362, de 18/04/07, onde
define e orienta os servidores pelos princpios, diretrizes e normas estabelecidas na Constituio de
1988, definindo e regulando o sistema brasileiro de educao. Importante tambm ter
conhecimento dos artigos especficos da Constituio Federal, Constituio Estadual, Estatuto da
Criana e do Adolescente, Estatuto da Juventude, alm da Lei que regula o Fundeb.

Nesse sentido, podemos entender que tambm so atribuies da Secretaria Escolar:

Promover o acesso dos estudantes escola;

Prestar informaes em tempo hbil;
Ter conhecimento da legislao educacional e das instrues normativas;
Conferir documentao dos alunos;
Realizar matrculas;
Preencher formulrios;
Monitorar e fazer o registro da frequncia dos funcionrios;
Cumprir prazos;
Auxiliar o diretor da escola;
Atualizar cadastro dos alunos e funcionrios.

Os servidores que atuam na secretaria escolar precisam ter claro a necessidade e a importncia do
seu trabalho ser desenvolvido com competncia profissional, aqui entendida como a capacidade de
se articular, mobilizar e entrar em ao quando se faz necessrio. Ento, podemos entender que
existem algumas habilidades e conhecimentos essenciais para o desempenho eficiente das
atividades requeridas de uma secretaria escolar, uma vez que a secretaria deve interagir com os
docentes, executar, controlar e avaliar os procedimentos relativos aos dirios de classe, utilizar
sistemas de informao, realizar cadastro de pessoal, materiais e patrimnio, alm de prestar
informaes aos usurios, garantindo tambm a fidedignidade dessas informaes.

23
Competncia 01

Acesse o link e leia na ntegra a matria intitulada

Secretaria escolar e sua importncia na instituio de ensino
http://www.colegio24horas.com.br/sineperio/Congresso2010/Jeanne-Olivia.pdf

24
Competncia 02

2. Competncia 02 | Organizar e Manter Atualizado o Arquivo Escolar

Ativo e Conservar o Inativo

Os documentos comprobatrios da vida escolar dos estudantes, e os documentos dos profissionais

da educao devem ter todos os registros devidos, e estes devem ser guardados em local
organizado e de fcil acesso, sejam documentos daqueles estudantes e profissionais que ainda
esto na escola, sejam dos que j passaram por ela. Para isso temos o arquivo escolar ativo e o
inativo que h algum tempo atrs era conhecido como arquivo morto.

Figura 23 - Funcionrio da
Secretaria Escolar
localizando documentos
no arquivo.
Fonte: http://www.educa
cao.sp.gov.br/noticias/qual
-a-funcao-de-um-agente-de
-organizacao-escolar-veja-a
-importancia-deste-profissi
onal
Descrio: na imagem
vemos o funcionrio
procurando. documentos
no arquivo. Ele est
abaixado abrindo uma
gaveta. Usa cala jeans,
tnis e uma camisa
azulada.

25
Competncia 02

Existem alguns princpios que devem ser seguidos para a conservao e verificao da vida escolar
dos alunos e documentos dos profissionais da educao, so eles:

Controle
Segurana
Sigilo
Flexibilidade
Localizao rpida

Os documentos escolares so requisitos indispensveis para o bom funcionamento das instituies

educacionais e contm uma grande diversidade

Devemos ter conhecimento de alguns conceitos importantes:

Documentos de qualquer instituio pblica ou privada, considerados de valor,

merecendo preservao permanente para fins de referncia e pesquisa, tendo sido
depositado ou selecionado para depsito num arquivo de custdia permanente.
(SCHELLENBERG, 2004).
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter
pblico, e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem
como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos. (LEI 8.159/91).

Figura 24 - Arquivo
Fonte: https://construfacilrj.com.br/classificacao-de-
documentos-de-arquivo
Descrio: mvel contendo pastas de arquivo organizadas
por cores.

26
Competncia 02

2.1 Classificao dos arquivos

A observncia de padres bsicos de desempenho constitui um cuidado

importantssimo em todo tipo de trabalho. Por exemplo, numa secretaria de escola
deve haver especificaes e normas a respeito do registro, manuseio e arquivamento
de documentos, organizao e utilizao de dados, etc., sem o que a secretaria
poder falhar em suas funes. (LCK, 2012, p. 60)

Para que os arquivos tenham ordenao e facilitem o trabalho de secretaria escolar, necessrio
tomar alguns cuidados importantes com esses documentos, zelando pela sua guarda e conservao,
uma vez que as Unidades Escolares produzem uma vasta e constante documentao.

A classificao e organizao dos arquivos tem por objetivo a preservao da memria e do

patrimnio da Unidade Escolar, onde podemos citar algumas atividades como:

Separar;
Contar;
Classificar;
Descrever;
Higienizar;
Restaurar;
Acondicionar;
Catalogar

Qual a classificao dos arquivos?

Arranjo ou classificao: ordenao estrutural ou funcional dos documentos em fundos, sries,

subsries, itens documentais (arquivo permanente); distribuio dos documentos numa sequncia
alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento adotado (arquivos
correntes).

27
Competncia 02

O ciclo de vida documental consiste em:

Documentos ativos (correntes): consulta frequente.

Documentos Intermedirios: consulta no frequente, aguardando eliminao ou
recolhimento permanente.
Documentos inativos (permanentes): possuem valor probatrio, histrico e informativo;
preservado em definitivo.

Assista ao vdeo sobre a classificao de arquivos:

Link: https://youtu.be/xH6a0fPaaZ0?list=PL54JlcI_gdMpH8ICcJMxAoFPyOREZwMyc

Em virtude da utilizao frequente e atualidade, sero conservados no arquivo corrente organizado

em fichrios metlicos, permitindo a utilizao de pastas reunindo todos os documentos dos alunos,
sendo que em pastas individuais (dossi do aluno). O arquivo intermedirio montado e
catalogado, usando como base de indexao o mtodo alfabtico, que consiste na juno de todos
os documentos de um indivduo, constituindo um dossi que dever ser arquivado em caixas de
arquivo, em ordem alfabtica por nome ao trmino do ano letivo. Assim, agilizando a recuperao
dos documentos de determinado aluno. Caso ocorra o reingresso de um aluno, a pasta de arquivo
permanente dever ser integrada ao acervo do arquivo corrente.

Ou seja, podemos definir arquivo como o conjunto de documentos reunidos, ao longo das
atividades dirias e cotidianas de uma unidade escolar. O arquivo ativo, ou administrativo, aquele
composto por documentos referentes s rotinas administrativas e funcionais da escola
(considerados de primeira idade) e esto intimamente ligados aos objetivos pelos quais foram
gerados.

Uma vez que os documentos no necessitam ser utilizados constantemente, mas ainda podem ser
consultados futuramente, estes so encaminhados para um arquivo intermedirio (segunda idade),
onde ser feita a avaliao, para determinar seu destino, que seria a guarda ou a eliminao. Ento,

28
Competncia 02

os documentos considerados de valor histrico e probatrio so encaminhados para o arquivo

inativo, tambm chamado de permanente (terceira idade) e os demais so descartados.

importante lembrar que os trs ciclos de vida dos documentos, descritos acima, devem ser
utilizados de maneira sistemtica, integrada e normalizada, sendo extremamente importante cuidar
dos documentos desde o momento de sua gerao, gesto e arquivamento.

Os arquivos escolares so um conjunto de documentos recebidos e produzidos no

decorrer das atividades dirias dos funcionrios, professores, alunos e todos os
indivduos que, de alguma maneira, participam das atividades de funcionamento da
unidade escolar.

De acordo com o cdigo de classificao, elaborado pelo CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos,
o Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica, Tabela bsica de
temporalidade (iremos ver mais a frente) e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-
meio da administrao pblica, constituem elementos essenciais organizao dos arquivos correntes
e intermedirios, permitindo acesso aos documentos por meio da racionalizao e controle eficazes
das informaes nele contidas.

Acesse: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/publicacoes-2/20-classificacao-
temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo-relativo-as-atividades-meio-
da-administracao-publica.html

Neste cdigo destacamos o seguinte trecho:

29
Competncia 02

CLASSIFICAO
A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as
seguintes operaes.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que
assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe
correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o
contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de
que trata o documento.

Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos Classificao, temporalidade e destinao

de documentos de arquivo; relativo s atividades-meio da administrao pblica/ Arquivo Nacional.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. p. 15.

Sabemos que so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados numa unidade escolar,
em diferentes formatos, espcies e gneros, como:

Formato: configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e a maneira como
foi gerado (fichas, formulrios, livros, cadernos).
Espcie: configurao do documento de acordo com a disposio e a natureza das
informaes destes (atas, relatrios, cartas, ofcios, diplomas, requerimentos).
Gnero: assume o documento de acordo com os signos utilizados na comunicao do seu
contedo audiovisual (filmes), fonogrfico (discos, fitas).
Tipo de documento: identifica a documento de acordo com as atividades que geraram o
mesmo (Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento Escolar).

A responsabilidade da execuo das operaes de arquivo deve ser confiada aos funcionrios da
Secretaria Escolar, onde estes devem:

Registrar os documentos;
Estabelecer o mtodo de classificao adequado para os mesmos;
Codificar os documentos;

30
Competncia 02

Ordenar os documentos;
Arquivar os documentos de acordo com o mtodo adequado;
Conservar os documentos e manter o arquivo organizado e atualizado;
Controlar a entrada e a sada dos documentos do arquivo;
Descartar os documentos;
Transferir os documentos.

2.2 Mtodos de arquivamento

necessrio um olhar especial do secretrio escolar sobre a forma como os arquivos so

constitudos e sobre as informaes neles contidas, visto que eles foram criados com a finalidade de
registrar uma determinada atividade administrativa e so a memria escolar de todos que fazem ou
fizeram parte da Unidade Escolar, ou seja, preciso que os arquivos sejam armazenados e
organizados de modo que sejam preservados e facilmente acessados por aqueles que o manuseiam.

Para melhorar o acesso e a recuperao da informao, as escolas devem pensar em uma poltica
de gesto documental, onde a mesma deve dispor de mecanismos para acompanhamento do
documento desde sua origem, os que devem ser encaminhados para guarda permanente e quais os
critrios para a preservao destes, tornando o processo de recuperao e armazenamento
eficiente para a administrao do processo de tomada de deciso, visto que a produo documental
intensa, contnua e possui tempo de vida til, deve-se pensar nas melhores formas de otimizar tal
processo.

Segundo JARDIM (1987, p. 2), a gesto de documentos envolve trs fases:

Produo: concepo e gesto de formulrios, preparao e gesto de correspondncia, gesto de

informes e diretrizes, fomento de sistemas de gesto da informao e aplicao de tecnologias
modernas a esses processos.

Utilizao e conservao: criao e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperao de

dados, gesto de correio e telecomunicaes, seleo e uso de equipamento reprogrfico, anlise

31
Competncia 02

de sistemas, produo e manuteno de programas de documentos vitais e uso de automao e

reprografia nestes processos.

Destinao: a identificao e descrio das sries documentais, estabelecimento de programas de

avaliao e destinao de documentos, arquivamento intermedirio, eliminao e recolhimento dos
documentos de valor permanente s instituies arquivsticas.

Vdeo sobre processo de arquivamento e guarda de documentos.

Link:
https://www.youtube.com/watch?v=jKDQB4KcI8U

O mtodo de arquivamento corresponde forma que os documentos so armazenados, levando

em conta a futura localizao dos mesmos. Os mtodos de arquivamento mais utilizados so:

Mtodo alfabtico um mtodo de acesso direto, utilizado para nomes de pessoas,

instituies e empresas.
Mtodo numrico um mtodo de acesso indireto que se baseia em atribuir cdigos
numricos aos documentos.
Mtodo cronolgico um mtodo que indexa o documento por ano.
Mtodo geogrfico utilizado para pesquisas por reas geogrficas.
Mtodo alfanumrico Utiliza a combinao de nmeros e letras.
Assunto o mtodo que indexa o documento por assunto (problema: interpretao).

Podemos citar algumas vantagens dos mtodos de arquivamento, como a racionalizao do

trabalho, a recuperao rpida e precisa da informao, o impedimento do acrscimo
indiscriminado do volume de documentos, a otimizao dos espaos fsicos de trabalho, o controle
do trmite de processos desde sua gerao at a sua destinao final, a facilidade de transferncia
ou eliminao de documentos, a preservao dos documentos e o preparo da documentao para a
guarda definitiva ou para transferncia, entre outros.

32
Competncia 02

Uma das formas de organizao dos documentos a tabela de temporalidade, que consiste em um
instrumento que define critrios de seleo de documentos para fins de armazenamento
disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo
arquivstico apresenta, enquanto fonte de informaes administrativas, gerenciais ou histricas que
compem a trajetria da Unidade Escolar. A tabela de temporalidade de documentos possui seis
passos:

1 Passo: Coleta de Informaes:

- Preencher a Ficha de Anlise Documental;

- Registrar informaes sobre cada documento;
- Referenciar os prazos legais ou de validade;
- Detalhar as informaes sobre cada documento;
- Realizar entrevistas e levantamento do acervo documental.

2 Passo: Consolidao das Informaes:

- O Documento analisado nos aspectos legais, fiscais, tributrios etc;

- Registrado na Ficha de Anlise Temporal;
- Formao da Tabela de Temporalidade Documental (TTD) - construda para apreciao e
validao.

3 Passo: Aprovao:

- Apresentao do primeiro formato da TTD;

- Reunio para discusso e aprovao por rea;
- Reunio para homologao com assinatura pelo Gestor Escolar;
- Guardar uma cpia assinada.

33
Competncia 02

4 Passo: Formatao final:

- Registro em formato de tabela ou informatizado dos Documentos Gerados nas diversas

reas da escola (administrativos, docentes, estudantes).
- Descrio / Definio dos Documentos por instituio, setor, tipo, etc.

5 Passo: Manualizao e treinamento:

- Estabelecer procedimentos para utilizao (usurio)

- Consulta, descarte, segurana etc.

6 Passo: Atualizao da TTD (Equipe Documental):

- Manuteno;
- Formatao.

A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) age sobre o acervo documental evitando seu
crescimento desordenado.

Entendemos, ento, que os mtodos de arquivamento utilizados na secretaria escolar so

responsveis por manter a padronizao estabelecida e por preservar a memria da unidade
escolar, devendo ser implantados novos procedimentos e tecnologias que aprimorem o
gerenciamento dos documentos quando se fizer necessrio.

Entre responsabilidades, papis, atendimento ao pblico, reunies, vimos que o trabalho da

secretaria escolar no nada simples, por isso os profissionais que atuam nessa rea devem
otimizar a organizao de toda a documentao, mantendo tudo na mais perfeita ordem, criando o
hbito de manter o setor sempre organizado.

34
Competncia 02

2.3 Conservao e restaurao de arquivos

As prticas de conservao e restauro de documentos objetivam a preservao das informaes,

assegurando a qualidade do acesso s informaes e a integridade fsica de seus suportes. Para isso
necessrio que sejam adotadas algumas prticas:

Manter o ambiente limpo.

Manter a temperatura e umidade relativa com ndices de 20C de temperatura e 50% de
umidade relativa do ar.
No consumir alimentos e bebidas na rea de trabalho.
No fumar.
Para o adequado manuseio dos documentos mais aconselhvel o uso de luvas, visto que a
gordura existente em nossas mos pode danificar os documentos.
No dobrar os documentos, uma vez que o local dobrado ficar frgil, com perigo de rasgar
facilmente ou se romper.
Para documentos de guarda permante, deve-se evitar o uso de grampeador devido ao
enferrujamento do metal.
Utilizar clipes plsticos, preferencialmente.
Evitar o uso de furadores em documentos de uso corrente, caso necessrio, o furo deve ser
feito corretamente, dobrando a folha com delicadeza ao meio.
No se deve utilizar fitas adesivas nos documentos, pois a cola existente nela resulta em
manchas de difcil remoo.

Para o acondicionamento e guarda dos documentos preciso ter ateno na qualidade dos
materiais a serem utilizados, pois a maioria dos papis/papeles (caixas de arquivo) contm cidos
prejudiciais aos documentos, correndo o risco de deteriorar os arquivos l acondicionados a longo
prazo. O indicado usar caixas confeccionadas com material plstico, lembrando de no
acondicionar os documentos de forma a extrapolar a capacidade da caixa ou pasta.

35
Competncia 02

TIPOS DE CONSERVAO DE DOCUMENTOS

Conservao Preventiva atua na deteriorao do acervo com o objetivo de

prevenir danos. Inclui monitoramento das condies ambientais, higienizao,
procedimentos de manuteno e planejamento de desastres.
Conservao Corretiva serve para remediar a deteriorao fsica ou qumica. o
processo de utilizao da mo de obra especializada por profissionais altamente
qualificados, em consequncia os custos so altos e a aplicao se limita a partes
selecionadas do cervo

O correto acondicionamento deve considerar o tempo de guarda, o espao disponibilizado, o

tamanho e o tipo de documento, sendo importante frisar que as pastas utilizadas devem ter
fixadores de hastas de plstico, lembrando que no se deve usar elsticos, pois eles facilmente
danificam e cortam os documentos, devendo ser substitudos por cadaros de algodo. Para uma
melhor organizao, os documentos devem ser ordenados um a um, podendo ser acondicionados
em: pastas intercaladoras, pastas suspensas, envelopes, guias separadoras ou capas duras.

Deve-se providenciar requisitos tcnicos para a preservao dos documentos na rea de

armazenamento, no que se refere sua localizao, iluminao, climatizao e defesa contra
insetos.

Existem dois fatores de degradao dos documentos, so eles:

Fatores intrnsecos fatores internos, relacionados com a composio dos materiais:

colagem, tipo do papel, partculas metlicas e outros.
Fatores extrnsecos fatores externos aos materiais, agentes fsicos: temperatura; umidade
relativa; iluminao; poluio atmosfrica; agentes biodeterioradores e ao do homem.

Devemos ficar alertas a esses fatores, destacando o que ocorre de maneira mais recorrente no
manuseio dos documentos, a ao do homem. Segue abaixo algumas dicas alm das que j
destacamos:

36
Competncia 02

No manusear documentos com as mos sujas;

No manter plantas aquticas, guarda-chuvas e capas molhadas junto ao acervo;
No fumar e realizar refeies em prdios que guardam documentos;
No usar fitas adesivas, colas plsticas, grampos e clipes metlicos nos documentos;
No dobrar o papel (orelhas), pois ocasiona o rompimento das fibras;
Nunca umedecer os dedos com lquidos para virar as pginas do livro;
Evitar enrolar gravuras e documentos, este material deve ser guardado em pastas;
No utilizar espanador e produtos qumicos para a limpeza do acervo e rea fsica do
arquivo;
Para evitar a distribuio de poeira sobre os volumes, o piso dever ser limpo com pano
mido.

A conservao adequada dos documentos tem como finalidade a de preservar por mais tempo os
documentos, alm de disponibilizar estes para consultas sem maiores preocupaes. Seguindo
essas instrues haver a reduo de desperdcios, custos de armazenamento e custos correlatos,
melhorando a imagem da instituio junto comunidade e incentivando a participao de todos na
busca de melhorias, tanto do ambiente fsico como das condies de trabalho.

Figura 25 - Ambiente da Secretaria Escolar

Fonte: filme O Substituto
Descrio: uma secretaria escolar com uma mulher sentada junto a
um um bir, realizando atendimento telefnico. Na sala h trs birs
em L (ele) dispostos de maneira que o centro da sala est livre para
circulao. H muitos papis e outros materiais em cima dos birs.
Na parede do fundo, do lado direito, h um quadro de avisos e um
relgio um pouco acima do quadro. H tambm um corredor na
parede do fundo. Abaixo, do lado direito, h um lixeiro redondo.

37
Competncia 03

Competncia 03 | Assegurar a Conservao e a Verificao da Vida

Escolar do Aluno e dos Profissionais da Educao.

Ol, estamos entrando na nossa terceira semana, espero que voc tenha entendido a importncia
de cada momento de estudos. Nessa semana, iremos tratar da importncia de cuidar da histria de
vida de cada documento, seja ele de estudantes, seja dos funcionrios.

Para que voc possa entender como organizar e escolher o melhor mtodo ou sistema de
organizao que atenda a Unidade Escolar, faz-se necessrio que se entenda o que so os arquivos
e e os documentos.

2.1 Arquivos e documentos

O que Arquivo?

Voc j tem uma ideia, mas vamos tentar entender essa palavra? Segundo a Associao de
Arquivistas Brasileiros AAB:

Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do

suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou
jurdicas, pblicas ou privadas.

Os relatrios de atividades, atas de reunies de pais, atas de reunies do Conselho Escolar,

Registros dos Conselhos de Classe, os Boletins de Notas, entre outros, constituem o Arquivo de uma
Unidade Escolar e refletem as suas atividades. O arquivo pode ser definido como a entidade ou
rgo administrativo responsvel pela custdia e pelo tratamento dos documentos. Lembrando que
arquivo tambm pode ser o mvel ou o armrio onde so guardados os documentos.

38
Competncia 03

Quais so os tipos de arquivo?

Podemos dizer que existem diversos tipos de arquivos, o que muda so os objetivos e as
competncias das instituies que os produzem. Os arquivos podem ser classificados como:

Pblicos (federal, estadual, municipal);

Institucionais (escolas, igrejas, sociedades, clubes, associaes);
Comerciais (empresas, corporaes, companhias);
Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos etc.)

Existem tambm os Arquivos que organizam e guardam documentos, onde as informaes so

registradas em diversos suportes que vo desde o papel at discos, filmes, etc., e so conhecidos
comoE speciais. Eles podem fazer parte dos arquivos que guardam documentos gerados por
atividades especializadas, como por exemplo, Arquivos Hospitalares, Literrios, entre outros.

O que documento?

O documento uma unidade constituda pela informao (dado ou elemento referencial) e o seu
suporte (base, material), produzido para que seja executada uma atividade. O Documento pode
ser Simples (ofcio, relatrio) ou Composto (Processo).

Mais adiante iremos explorar melhor esse assunto...

Figura 26 - Secretria Escolar organizando

documentos

39
Competncia 03

Fonte: http://www.piracicaba.sp.gov.br/imprimir/
secretaria+de+educacao+iniciou+a+organizacao+d
o+seu+arquivo+permanente.aspx
Descrio: Na imagem, voc observa a secretria
colocando em ordem papis que distribui em
pilhas sobre uma mesa. Ela usa cala preta, blusa
verde e jaqueta preta. Ela est em frente e parece
conversar com um homem alto que est com uma
blusa branca.

Ento, o funcionrio da secretaria precisa e deve perceber que no est lidando apenas com papeis,
mas sim com a vida de estudantes (seus esforos, anseios, sonhos) e de funcionrios, e esse um
dos diferenciais para o sentimento de pertencimento e responsabilizao no trato com os
documentos, agindo com correo, fidedignidade e cumprindo prazos estabelecidos, pois acima de
tudo estamos cuidando de vidas.

Considerando o exposto acima uma ferramenta importante para alcanar resultados satisfatrios
a gesto da informao.

3.2 Gesto da informao

A Gesto dainformao um processo que consiste nas atividades de busca,

identificao, classificao, processamento, armazenamento e disseminao de
informaes, independentemente do formato ou meio em que se encontra (seja em
documentos fsicos ou digitais).

A gesto da informao perpassa pela gesto de documentos, pois so os registros de grande parte
das informaes geradas no mbito institucional. Assim, faz-se necessrio implementar uma poltica
de gesto que integra os recursos necessrios para todo o ciclo da informao: gerao, coleta,
organizao, disseminao e uso, tornando o processo de recuperao de informao/documentos
mais gil de forma que subsidie a administrao com maior eficincia.

40
Competncia 03

Gesto de Documentos: conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e

eficincia na criao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente
e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Figura 27 - Organograma da Gesto de Documentos

Fonte: https://goo.gl/tmIaAz
Descrio: esquema explicativo da gesto de
documentos

Saiba mais em : http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2003/d4915.htm

Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da
Administrao Pblica Federal, e d outras providncias.

Saiba mais em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras
providncias. Regulamentada pelo Decreto n 4.073, de 03/01/2002.

Neste sentido, os documentos so o foco principal das aes, pois as decises tomadas em relao
sistematizao, organizao e execuo faro toda diferena, para o acesso, a guarda e a
conservao dos mesmos. Para isso, torna-se necessrio a criao de mecanismos que atendam a

41
Competncia 03

necessidade de cada instituio atravs da anlise da situao para o planejamento de

procedimentos. A informatizao do arquivo, por exemplo, uma estratgia importante que pode
ser adotada pela instituio escolar.

Figura 28 Informatizao do Arquivo

Fonte: https://goo.gl/4fx6mk
Descrio: imagem mostrando um
notebook cuja a tela parece ser um
arquivo com cinco pastas, sendo quatro
azuis e uma, a do centro vermelha.

A gesto de documentos veio contribuir para as funes arquivsticas sob diversos aspectos:
ao garantir que as polticas e atividades dos governos fossem documentadas
adequadamente; ao garantir que menor nmero de documentos inteis e transitrios
fossem reunidos a documentos de valor permanente; ao garantir a melhor organizao
desses documentos, caso atingissem a fase permanente; ao inibir a eliminao de
documentos de valor permanente - ao garantir a definio de forma criteriosa da parcela de
documentos que constitussem o patrimnio arquivstico de um pas, ou seja, de 2 a 5% da
massa documental produzida. (apud JARDIM, 1987, P.36)

Figura 29 Demonstrao da M Gesto de Documentos

Fonte: https://goo.gl/tmIaAz
Descrio: a imagem mostra do lado esquerdo papis acumulados e do lado
direito um cronmetro.

42
Competncia 03

Para efetivar o funcionamento a partir de princpios da gesto de documentos necessrio

observar as seguintes etapas: Produo - que seria a criao e gesto de formulrios visando
facilitar e sistematizar os processos, inclusive com apoio de mecanismos tecnolgicos para
aperfeioar processos; Utilizao e conservao - concepo e desenvolvimento de sistemas de
arquivos e de acesso aos dados disponveis na instituio; destinao - identificao e detalhamento
da origem e do destino do documento, como tambm a necessidade de arquiv-lo de forma
permanente.

Esses procedimentos de gesto documental trazem efeitos significativos para administrao da vida
escolar dos estudantes e transparncia no acesso dos documentos pblicos. Outras vantagens so:
aumento de produtividade na procura, uniformizao de processos e procedimentos, reduo do
espao do arquivo, possibilidade de digitalizao dos documentos e aumento da proteo da
informao.

A gesto de documentos uma operao arquivstica, "o processo de reduzir

seletivamente a propores manipulveis a massa de documentos, que caracterstica
da civilizao moderna, de forma a conservar permanentemente os que tm um valor
cultural futuro, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para
efeitos de pesquisa. Fonte: JARDIM, J. M. 1987.
.

A necessidade de gerir os documentos surgiu a partir de pases como os Estados Unidos e o Canad
por causa de problemas detectados nas administraes pblicas, referentes ao uso e guarda da
documentao. Inicialmente a preocupao era apenas com os documentos histricos. Com o
tempo as concepes foram evoluindo e condies foram sendo observadas, surgindo assim
chamada administrao cientfica voltada para racionalizao, sistematizao dos processos de
arquivamento de documentos. Por isso, a aplicao de princpios cientficos padronizou os
procedimentos buscando a eficincia. Nesse sentido, a gesto de documentos veio para contribuir
com as funes arquivistas sob vrios aspectos, garantindo a eficincia da gesto pblica,
melhorando a organizao dos documentos, impedindo a supresso de documentos de valor
permanente e definindo critrios para eliminao de documentos.

43
Competncia 03

Em 1976, tal era a importncia de definies e troca de experincias que foi realizado o
VIII Congresso Internacional de arquivos, em Washington.

Desse modo ficou evidente que eram necessrias polticas voltadas para a guarda das informaes,
considerandoo recurso primordial para o Estado e a sociedade civil, garantindo o presente e o
passado da informao em prol da sociedade civil, assegurando a transparncia do Estado e o livre
trnsito de informao entre Estado e sociedade civil.

Voc pode ver que a guarda e a conservao de informaes importante. Nessa direo, a
informatizao um forte aliado inclusive para o arquivo escolar, como exemplo trazemos o de
uma Escola Estadual que organizou as caixas dos arquivos permanentes utilizando as iniciais das
letras dos nomes dos estudantes e numerou as caixas de acordo com as quantidades de caixas
necessrias para determinada letra.

Por exemplo: A letra A tem 20 caixas ento ficariam agrupadas assim: CX A 01, CX A 02... CX A-
20; a letra Z tem 2 caixas ento ficaria CX-Z 01 e CX-Z 02. Dentro da CX-A 01 esto nomes de
estudantes com a letra A sem a necessidade de estarem em ordem alfabtica como, por exemplo:
Adriano Bernardo, Adriano Bezerra, Andr Bernardo... entre outros. Os documentos que esto na
CX-A 01 foram numerados de 01 at 80.

Ento, ficaria assim identificado: CX-A 01 D01, CX-A 01 D02, CX-A 01 D03...CX-A D80. Por fim, os
documentos foram cadastrados no computador utilizando as informaes das caixas. No ato da
pesquisa digita-se o nome do solicitante e aparece a caixa e a numerao do documento. Por
exemplo: Ao digitar Adriano Bernardo aparece CX-A 01 D01. Com isso os funcionrios da Secretaria
ganharam um tempo valioso, principalmente com letras com nmero de caixas como a letra A ou
letra M. Uma pesquisa manual e com outras formas de arquivar pode levar horas.

44
Competncia 03

Figura 30 Caixas de Arquivo

Fonte: https://goo.gl/ODfy0U
Descrio: caixas de plstico para
armazenamento do arquivo.

Podemos entender ento que a Secretria Escolar agrega amplas funes e se coloca em uma
relao permanente e direta no desenvolvimento de aes referentes ao processo educacional da
Unidade Escolar, exigindo a interao com todos os que esto envolvidos, necessitando ter
conhecimentos que possibilitem o bom desempenho do seu papel e cumprimento das suas
responsabilidades, uma vez que a secretaria escolar o setor que tem como funo principal a
realizao de atividades de apoio ao processo administrativo e pedaggico onde se concentram as
maiores responsabilidades referentes vida escolar dos alunos e da prpria instituio.

Para que possamos visualizar melhor esse tema, vejamos abaixo algumas atividades e documentos
que organizam a ao educativa da escola:

Calendrio Escolar: O Calendrio Escolar o cronograma composto da programao curricular a ser

desenvolvida durante o ano letivo e que orienta os professores, o setor administrativo e os alunos
sobre a execuo das atividades escolares do ano civil, por exemplo:

Perodo de Matrcula: Incio e trmino de cada bimestre, trimestre, semestre;

Perodo de Planejamento;
Recesso escolar;
Reunies Administrativas e Pedaggicas;
Reunies de pais e mestres;
Entrega do resultado da avaliao do rendimento escolar secretaria e aos alunos;
Perodo de Recuperao;

45
Competncia 03

Perodo de frias docentes e discentes;

Atividades extracurriculares;

Figura 31 Calendrio Escolar

Fonte: http://www.educacao.pe.
gov.br/portal/?pag=1&men=68
Descrio: calendrio escolar do
ano letivo de 2017 emitido pela
Secretaria de Educao do Estado
de Pernambuco

Regimento Escolar: o documento que caracteriza a Unidade Escolar, com suas caractersticas
prprias, sendo a lei suprema da escola, trazendo a sntese das decises e das reflexes que
representam objetivamente os valores assumidos coletivamente pelos diferentes segmentos da
escola.

Matriz Curricular: so as propostas pedaggicas a serem operacionalizadas para cada tipo de

oferta. A Unidade Escolar poder possuir mais de uma matriz curricular (cursos tcnicos, ensino
mdio, ensino fundamental), norteada pelas Diretrizes Curriculares Nacionais para Educao Bsica
e normas do Sistema Estadual de Ensino que constituem um conjunto de princpios, critrios e
procedimentos que devem ser vistos na organizao, planejamento, execuo e avaliao dos

46
Competncia 03

cursos e do Projeto Poltico Pedaggico e Regimento Escolar.

Figura 32: Matriz Curricular

Fonte: https://2.bp.blogspot.com/_FPCORS-
x_Ow/TRQF4JSfaAI/AAAAAAAADhc/55MIFn-
h6OM/s1600/Slide11.JPG
Descrio: matriz curricular do curso Normal
Mdio do ano de 2011.

Documentos para Escriturao Escolar:

Ficha de Matrcula;
Ficha Individual;
Histrico Escolar;
Boletim Escolar;
Relatrio Descritivo de Avaliao;
Dirio de Classe;
Ata de Resultados Finais;
Atestados, Declaraes e outros.

47
Competncia 03

Lembrando que a escola deve dispor e realizar os registros nos seguintes documentos:

Certificados e Diplomas;
Livros de: Ata de Resultados Finais, classificao e reclassificao;
Matrcula;
Registro e Controle de Expedio de Certificados e Diplomas;
Ocorrncias;
Eliminao de Documentos;
Ata de Reunies Administrativas e Pedaggicas;
Controle de Frequncia dos Profissionais da Educao;
Protocolo de Documentos Expedidos e Recebidos.

Ficha de Matrcula: documento que registra os dados pessoais e escolares do aluno, contendo
assinaturas do funcionrio que realizou a matrcula e do Secretrio Escolar.

Ficha Individual: registro dos dados de identificao do aluno, no podendo conter rasuras e sendo
transcritos de caneta azul ou preta (caso esse processo no esteja informatizado), lembrando que
logo aps todo o preenchimento dos campos, os espaos em branco devem ser excludos com
traos e a ficha dever ser datada e assinada pelo Secretrio e pelo Gestor, sendo arquivada na
pasta individual do aluno.

Transferncia: se houver transferncia do aluno durante o ano letivo, a ficha individual dever ser
anexada ao histrico escolar, onde deve constar a carga horria e dias letivos cursados pelo aluno
at a data da expedio do documento.

Histrico Escolar: o documento individual e oficial do aluno, para efeito de transferncia ou

concluso do curso, onde registrada toda a sua vida escolar, como: Classificao, Reclassificao,
Progresso Parcial, Aproveitamento de Estudos, entre outros.

48
Competncia 03

Certificados e Diplomas: documento de concluso de curso, comprovando, sendo emitido para

aluno que conclui o Ensino Mdio. J o Diploma s pode ser emitido para aluno que conclui cursos
de Educao Profissional Tcnica de Nvel Mdio e aos que concluram o Magistrio. Os Certificados
e Diplomas so documentos-padro confeccionados pela Secretaria de Educao e encaminhados
para as Escolas Estaduais atravs de solicitao formal Superintendncia de Gesto Escolar. Os
Certificados ou Diplomas devero ser preenchidos de acordo com os dados da Carteira de
Identidade (RG), Certido de Nascimento ou Certido de Casamento e aps todo o seu
preenchimento, devero ter data e assinatura do Secretrio, do Diretor da Escola e do aluno.

Registro e expedio de Certificados e Diplomas: verificao da situao legal dos cursos, conforme
os prazos de vigncia dos atos, utilizando cdigo de 06 (seis) dgitos, onde os dois primeiros so
referentes ao ano de concluso do curso e os quatro seguintes correspondem a numerao
sequencial anual dos diplomas ou certificados, devendo iniciar a partir do n. 0001, por exemplo
170001, onde o n. 17 correspondente ao ano de concluso do curso e o restante (0001)
corresponde numerao sequencial, devendo ser registrados em livro prprio pela Unidade
Escolar e expedidos no prazo mximo de 60 (sessenta) dias, a contar da data de encerramento do
ano letivo, correspondente ao trmino do curso.

Boletim Escolar: acompanhamento sistemtico do aproveitamento e frequncia escolar do aluno,

devendo conter as assinaturas do Diretor e Secretrio Escolar.

Figura 33 - Boletim Escolar

Fonte: http://temdetudoprogramas.com/item/Sistema-
Para-Gerenciamento-Escolar-Com-Fontes-Em-Delphi-.html
Descrio: modelo de um boletim escolar

49
Competncia 03

Dirio de Classe: Pode ser fsico ou online, um documento extremamente importante para a
escriturao escolar, constando os contedos ministrados, as cargas horrias, os registros de
frequncia, dias letivos e o resultado de aproveitamento dos alunos, sendo preenchidos
exclusivamente pelo professor, lembrando que a cada incio do ano letivo a secretaria escolar
dever entregar aos professores os Dirios de Classe, onde os alunos matriculados devero ter os
seus nomes registrados em ordem alfabtica. Importante lembrar que os Dirios de Classe quando
em formato fsico, devem ser armazenados em local apropriado, assegurando sua conservao e
segurana, sendo disponibilizados em um local da secretaria escolar, para os registros pertinentes
escriturao escolar.

Figura 34 - Dirio de Classe

Fonte: https://1.bp.blogspot.com/-
AJN927Lw7UE/Ucjw0r1hMLI/AAAAAA
AAAQA/2YDh9V0JZyY/w800-
h800/diarios+de+classe.jpg
Descrio: modelo de um dirio de
classe fsico

Livros de Registros: garantem a autenticidade da vida escolar dos alunos e de todos os atos
praticados pela Escola (Livro de Matrcula, Livro Atas de Resultados Finais, Livro Ata de Processos
Especiais, Livro de Registro e Controle de Expedio de Certificados e Diplomas, Livro de
Ocorrncias, Livro de Incinerao de Documentos, Livro de Termos de Visita, Livro Ata de Reunies,
Livro de Controle de Frequncia de Pessoal, Livro de Protocolo de Documentos Expedidos e
Recebidos, Livro de Expedio de Transferncia), podendo ser escriturados nas formas manuais ou

50
Competncia 03

informatizados, sendo impressos e encadernados, contendo capa, termo de abertura, numerao

sequencial de folhas, rubrica no campo superior direito de todas as pginas, ttulo, matrcula, ano,
nmero de ordem, nome completo do aluno, srie, local, data de nascimento do aluno, filiao e
espao para observaes, devendo ser mantidos rigorosamente atualizados e escriturados, onde o
termo de abertura e encerramento dever ser datado e assinado pelo Diretor da Escola, sem
rasuras.

Livro Ata de Processos Especiais: destinado ao registro dos procedimentos efetuados pela Unidade
Escolar, relativos Classificao, Reclassificao, Progresso Parcial e outros.

Livro expedio de Registro de Certificados e Diplomas: registro de Certificado ou Diploma de

curso concludo (Ensino Mdio ou a Educao Profissional Tcnico), onde o registro do Certificado
ou Diploma dever ser em livro especfico, separado por cursos, com termos de abertura e de
encerramento assinados pelo Secretrio Escolar e pelo Diretor, sendo importante frisar que os
responsveis pelo registro e expedio dos certificados e diplomas podem responder
administrativamente, civil e penalmente pelos seus atos e omisses praticados.

Livro de Ocorrncia: destinado ao registro dos fatos ocorridos na escola em seus mais diversos
aspectos (roubos, ocorrncias relativas ao corpo administrativo, discente e docente), servindo de
respaldo para a tomadas de deciso, visto que comprovam a atuao dos responsveis pela escola,
resguardando-os de complicaes futuras.

Livro de Incinerao de Documentos: destina-se ao registro de todos os documentos a serem

eliminados pela escola (detalhadamente), no podendo realizar a eliminao sem observar as
normas pertinentes ao Poder Pblico, visto que tratam da vida funcional dos servidores e da vida
escolar dos alunos.

Livro de Termos de Visita: Destina-se ao registro dos assuntos relativos s visitas, sendo escriturado
e assinado pelo visitante, registrando as recomendaes, prazos para atendimento e as orientaes,
devendo ser constantemente consultado pelo Secretrio Escolar, onde o mesmo dever informar ao
Diretor quais sero as providncias cabveis.

51
Competncia 03

Livro Ata de Reunies: documento onde so registradas as atas das reunies (Reunio Pedaggica,
Administrativa, Conselho de Classe, entre outros) que aconteceram na escola, contendo
identificao na capa e termo de abertura.

Importante lembrar que a elaborao da ata de total competncia do Secretrio Escolar,

onde a escriturao dever assegurar a veracidade da fala dos participantes e quais os
encaminhamentos e as concluses relativas aos assuntos discutidos, onde logo aps a leitura
e aprovao, dever ser datada e assinada pelo Secretrio e pelos participantes presentes,
devendo ser lida ao final das discusses para sua aprovao e coleta das assinaturas.

Livro de Controle de Frequncia dos Profissionais da Educao: o instrumento de registro da

frequncia do profissional na Unidade Escolar, registrando a assiduidade de todos os Profissionais
da Educao lotados na escola, devendo ser registrados no sistema de livro de ponto e no relatrio
mensal.

Livro de Protocolo de Documentos Expedidos e Recebidos: registro dos documentos expedidos e

recebidos pela Unidade Escolar, onde deve ser especificado o destinatrio e o remetente, a data, o
assunto do documento e a assinatura do recebedor (letra legvel).

Livro de Expedio de Transferncias: destinado ao registro e controle de expedio de

transferncias, constando o nome do aluno, srie ou perodo cursado, data da expedio e
assinatura do funcionrio da secretaria.

Ao trmino desta competncia, podemos entender a importncia da conservao e verificao da

vida escolar dos alunos e profissionais da Educao, onde se faz necessrio assegurar a
fidedignidade dos documentos e seu controle e devido armazenamento e guarda.

52
Competncia 04

4.Competncia 04 | Conhecer os Procedimentos Operacionais de

Aproveitamento de Estudos, Inserindo-os no Sistema Acadmico.

Figura 35 - Espao da Secretaria Escolar

Fonte: http://m.diarioonline.com.br/noticias/para/noticia-364967-seduc-
oferta-curso-de-secretaria-escolar.html
Descrio: duas funcionrias de uma secretaria escolar sentadas em seus birs,
um ao lado do outro, com um pequeno espao entre eles. Uma delas atende ao
telefone, veste uma blusa preta. A outra est com um blaser vermelho e blusa
preta, ela usa um computador.

Chegamos nossa ltima semana da disciplina de Tcnicas e estratgias de organizao. Ficar na

histria, e gravado na sua mente esses momentos que passamos juntos aqui. Tenham um bom
estudo!

Como pudemos verificar nas competncias anteriores, a Secretaria Escolar desempenha diversas
funes, resultando na diversidade e complexidade das atividades e na sobrecarga de trabalho e
responsabilidades dos funcionrios que nela atuam, exigindo a busca de conhecimentos e
habilidades em diferentes reas, uma vez que estes profissionais executam tarefas relevantes e,
muitas vezes, decisivas nas unidades escolares, sendo o suporte fundamental para o bom
andamento da Unidade Escolar.

53
Competncia 04

Em suas funes dirias, o secretrio escolar deve ser mais do que uma pessoa
encarregada de digitao das correspondncias, manuteno do arquivo e atendimento
de telefonemas. s vezes, esse profissional a ponte entre aqueles que tomam
decises gerenciais e os que executaro tais decises; muitas vezes, porm, toma
decises e executa tarefas relevantes e decisivas. , pois, nesse momento, verdadeiro
assessor, funo que exige competncias e formao bsica bem especficas
(MEDEIROS e HERNANDEZ,1999, p.17.

A escola deve ir em busca de mecanismos que favoream um trabalho inovador e eficiente,

possibilitando a atuao de seus integrantes em direo maior capacidade de dar respostas aos
desafios que a sociedade nos coloca, uma vez que a secretaria escolar lida diretamente com toda a
comunidade escolar (pais, estudantes, professores), vivenciando o cotidiano da escola. preciso
que haja uma boa relao entre esses indivduos para que o ambiente de aprendizagem seja um
local de parceria na evoluo dos alunos por meio dos funcionrios que l prestam seus servios.

A Secretaria Escolar controla e organiza diversos aspectos da vida dos alunos, dentre os servios
desenvolvidos esto: matrcula inicial, manuteno dos registros escolares, elaborao do
calendrio escolar, emisso de histrico, programas de disciplinas, certificados de concluso de
curso, confeco e emisso de diplomas, entre outros.

O conceito de matrcula inicial numa escola o ato pelo qual o candidato e instituio celebram um
vnculo do qual resulta a condio de integrante do quadro discente, na condio de estudante
regular, preenchendo uma determinada vaga.

A assegurao do esprito autnomo e em equipe, sempre exige cordialidade e interrelacionamento

no ambiente de trabalho e servios executados, no aceitando que as questes interpessoais
interfiram no atendimento. O desempenho da funo deve ser executado compactamente com o
profissionalismo, atravs de fatores essenciais para o bom atendimento e relao com o pblico,
sempre dimensionando a satisfao de todos. imprescindvel, a formalizao da comunicao
com todos os colaboradores, utilizando o mesmo argumento em frente comunidade interna e
externa, de forma que, todos tenham acesso mesma informao, e a atualizao com o regime

54
Competncia 04

interno, resolues, todos e quaisquer documentos ligados determinao das atividades

escolares. A capacidade da Secretaria Escolar em atender bem e oferecer respostas e solues com
agilidade e segurana so, certamente, atributos que fixam uma imagem, no s do prprio setor
como o de toda a instituio. Assim, importante que todos os envolvidos no setor tenham
conscincia de sua importncia e responsabilidade e aceitem o desafio de contribuir para a
construo e consolidao de uma imagem de seriedade e eficincia.

As competncias administrativas competem Secretaria Escolar, so elas:

Organizar e manter atualizada a Pasta Individual do Aluno que contm todos os arquivos
de documentos discentes entregues Instituio;
Receber protocolos acadmicos referentes s solicitaes discentes;
Dar andamento s solicitaes discentes;
Emitir documentao referente vida escolar do aluno;
Manter atualizado o SIEPE;
Manter atualizado o SISTEC (Sistema Nacional de Informao da Educao Profissional e
Tecnolgica);
Responder aos Censos Educacionais da Educao Bsica e Educao Profissional e
Tecnolgica;
Responder a outros Sistemas de Controle do MEC referentes aos discentes;
Expedir diplomas e certificados;

Os documentos fundamentados s atividades do setor so: Protocolos, Relatrios referentes ao

processo seletivo, Documentao dos alunos, Calendrio acadmico, Abertura de turmas
(solicitao realizada pelos coordenadores dos cursos no incio do perodo letivo), Controle de
dependncias e adaptaes (solicitao realizada pelos coordenadores dos cursos no incio do
perodo letivo), Matrizes curriculares e planos de curso (fornecidos pelas coordenaes), atas,
resolues, portarias, leis, entre outros documentos.

55
Competncia 04

A Secretaria Escolar tambm um rgo de Apoio e est subordinada gesto da escola.

responsvel pelo controle, verificao, registro e arquivamento da documentao da vida escolar do
estudante, desde seu ingresso at a concluso e/ou expedio do certificado (ficha 18 e 19) e/ou
diploma (cursos tcnicos).

A misso da Secretaria Escolar realizar com presteza e eficcia todos os

procedimentos que envolvem o controle e o registro escolar, assim como orientar os
alunos para os mesmos.

Os servidores que atuam na secretaria escolar no Estado de Pernambuco utilizam o sistema SIEPE
Sistema de Informaes da Educao de Pernambuco, o qual podemos visualizar abaixo:

Figura 36 - Sistema SIEPE

Fonte: http://www.siepe.educacao.pe.gov.br/
Descrio: pgina inicial do Sistema de Informaes da Educao
de Pernambuco.

Figura 37 - Sistema SIEPE

Fonte: http://www.siepe.educacao.pe.gov.br/
Descrio: pgina de acesso restrito a secretaria escolar ao Sistema de Informaes da Educao de
Pernambuco.

56
Competncia 04

Acesse o portal do SIEPE Sistema de Informaes da Educao de

Pernambuco
Link: http://www.siepe.educacao.pe.gov.br/

Para um eficiente gerenciamento dos documentos da secretaria escolar, necessrio e indicado

utilizar um sistema (software) que possibilite o cadastro dos documentos armazenados nos
arquivos, o gerenciamento das informaes de textos e de imagens, a criao, edio e distribuio
de arquivos e o compartilhamento de informaes.

Os funcionrios da secretaria escolar cumprem suas funes administrativas com compromisso,

profissionalismo e comprometimento social, contribuindo com tica e transparncia para uma
gesto democrtica nas unidades escolares nas quais atua, por isso se utilizam das mais
diversificadas tecnologias que contribuem para a organizao da unidade escolar, otimizando a
organizao da secretaria em suas atividades burocrticas, ajudando na reduo da utilizao de
papel e controle dos documentos expedidos e dos atendimentos realizados.

Amplie seu conhecimento:

Leia os materiais acessando o endereo eletrnico:

Link:
http://www.diaadiaeducacao.pr.gov.br/portals/cadernospde/pdebusca/producoes
_pde/2014/2014_uepg_gestao_pdp_valeria_regina_favaro.pdf

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Consideraes Finais

Voc aprendeu a relevncia de dominar as tcnicas e estratgias de organizao numa secretaria

escolar. Na disciplina, voc estudou as competncias: conhecer os assuntos relacionados aos
servios da secretaria escolar; organizar e manter atualizado o arquivo escolar ativo e conservar o
inativo; assegurar a conservao e a verificao da vida escolar do aluno e dos profissionais da
educao e conhecer os procedimentos operacionais de aproveitamento de estudos, inserindo-os
no sistema acadmico.

Acredito que as vivncias dessas competncias ajudaram a entender a dimenso dos servios
prestados pela secretaria escolar e sua funo dentro do ambiente escolar, trazendo um novo olhar
no apenas conceitual, mas tambm prtico de seus diversos fazeres.

Espero que tenham gostado. Muito obrigada e at logo!

58
Referncias

ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Conselho Nacional de Arquivos Classificao, temporalidade e

destinao de documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica/
Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. p. 156.

BRASIL. Lei n. 8.19 de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a politica nacional de arquivos pblicos e
privados e d outras providncias. Dirio Oficial [Republica Federativa do Brasil] Braslia, DF, 9 de
jan. 1991.

BRASIL. Lei n 9.394 de 20 de dezembro de 1996. Estabelece as diretrizes e Bases da Educao

Nacional. So Paulo: Abril, 1992.

JARDIM, Jos Maria. O conceito e a prtica de gesto de documentos. Rio de Janeiro: Revista do
Arquivo Nacional, v.2, n.2, jul;/dez. 1987, p.35-42. Disponvel em:
<http://www.cid.unb.br/publico/setores>. Acesso em: 20 abr.2017.

LCK, Helosa Dimenses de gesto escolar e suas competncias. Curitiba: Editora Positivo, 2009.

MEDEIROS, JOO Bosco; HERNANDES,Sonia. Manual da secretria.SP: Atlas,2006.

SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Rio de Janeiro: FGV,
2004. 388 p.

SILVA, Claudecir Almeida da; RIEDLINGER, Marcia Aparecida; CALDERON, Wilmara R. A Gesto da
Documentao Escolar: o caso do Colgio Marcelino Champagnat. Disponvel em:
<https://www.google.com.br/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&ved=0ahUKEwibzpW
dppXTAhWCDZAKHWfeBXsQFgg2MAA&url=http://www.escoladegestao.pr.gov.br/arquivos/File/an
ais/painel_educacao/analise_da_gestao_de_documentacao.pdf&usg=AFQjCNHm5Y60wV-ZZy9Goh
57zyxC4pet_Q&sig2=lR0rQxYD2-r4AlDoBPMP9w&cad=rja>. Acesso em: 08 abr. 2017.

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Minicurrculo do Professor

Ol! Chamo-me Geysa Karla Alves Galvo, sou a professora conteudista da disciplina de Tcnicas e
Estratgias de Organizao. Sou Bacharel em Secretariado, pela Universidade Federal de
Pernambuco - UFPE, tenho o curso de Especializao em Gesto da Qualidade em Tecnologia da
Informao e Comunicao pelo Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia de
Pernambuco - IFPE, sou Graduanda em Administrao Pblica pela Universidade Federal Rural de
Pernambuco - UFRPE e Diretora Administrativa do Sindicato das Secretrias do Estado de
Pernambuco - SINSEPE.

H 9 anos trabalho na rea administrativa e de gesto empresarial, onde atuei em empresas

pblicas e privadas, sendo a ltima experincia na Secretaria Escolar de uma empresa privada.

Participo do grupo de pesquisa OLASEC (Observatrio Latino-Americano de Pesquisa em

Secretariado Executivo), na linha de pesquisa Consultoria e Gesto Secretarial, do Departamento de
Administrao DCA - UFPE. Tenho experincia docente nas reas de Gesto de Pessoas, Gesto da
Qualidade, Tecnologias e usos da informao, Tcnicas de Arquivo e Protocolo, Tcnicas
Secretariais, tica Profissional, Gesto e Negcios e Gesto Cultural.

isso! Espero compartilhar com voc o que tenho estudado e praticado em minha profisso.

Um grande abrao!

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