Empresa:

Definicin del problema:

Alcance:

Proceso que se escogio:

La empresa escogida corresponde al sector de hidrocarburos, su principal actividad es la distribucin d

Proceso de aplicacin de pagos y actualizacin del estado de cuenta en la gestin de cartera.

Detallar el proceso de cartera desde la aplicacin del pago al estado de cuenta hasta la actualizacin,

Cartera

Presentado por: Codigo

Nubia Herrera 3401623
Liliana Leon 3401624
actividad es la distribucin de combustible

gestin de cartera.

enta hasta la actualizacin, seguimiento y gestin de cobro de la cartera en una compaa.

compaa.
CLIENTE INTERNO LO QUE NECESITA

Solicitud del cliente sobre la verificacin de su

Servicio al cliente
pago y abono al estado de cuenta.

Informacin actualizada de los saldos y

Comercial vencimientos de las facturas como Estado de
cuenta por cada uno de sus clientes asignados.

Requiere que los clientes realicen sus pagos de

Cartera manera oportuna que les permita mantener una
cartera al da.

Informacin actualizada de los recaudos

obtenidos en cada una de las entidades bancarias.
Contabilidad Extractos en Linea que le permitan verificar los
recuados vrs los pagos aplicados a los estados de
cuenta de los clientes
 COMO LO NECESITA
Envio de soporte de pago por correo electronico para su
verificacin y posterior reporte al area de cartera para su
aplicacin.
Reporte semanal de cartera de los clientes que indique
sus saldos y vencimientos que le permitan realizar el
seguimiento y gestion a los saldos adeudados por sus
clientes.

Recaudo diario de la cartera de los clientes y envio de

soportes de pago, su verificacin y aplicacin le ayudara
a tener un reporte de la cartera actualizada por saldos y
vencimientos.

Extractos bancarios periodicos, reporte diario de los

ingresos por recaudo de clientes al banco, reporte de
pagos aplicados a los estados de cuenta y la conciliacin
bancaria diaria, que le permita reportar al rea de cartera
las partidas pendientes por registrar en los estados de
cuenta de los clientes.
 CLIENTE EXTERNO LO QUE NECESITA

Requiere estados de cuenta de sus

obligaciones actualizados periodicamente e
DEUDORES
informacin oportuna de sus vencimientos de
facturas para realizar los pagos.

Cumplir la normatividad en temas de intereses

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
y sanciones en cobros de cartera.
 COMO LO NECESITA

Informacin actualizada de su estado de cuenta al da que lo

requiera, que especifique los documentos (facturas, notas
debito) por pagar a la compaa y sus vencimientos en
cartera.
Alertas de vencimientos de sus facturas e indicaciones de las
entidades bancarias donde puede realizar sus pagos.

Informes mensuales de los estados financieros donde se

especifiquen las cuentas por cobrar a clientes y los valores
recibidos por este concepto.
 PROVEEDORES LO QUE NECESITA

Apertura de cuentas con la compaa con

BANCOS convenios establecidos para la recepcin del
recaudo de las facturas de los clientes.

Informacin detallada de los clientes con

ENTIDADES RECAUDADORAS saldos de cartera vencida y sin compromiso
de pago.

Informacin detallada de los clientes con

Juridico saldos de cartera vencida y sin compromiso
de pago.
 COMO LO NECESITA

Pagos realizados por los clientes en formatos de recaudo

referenciados (el formato referenciado debe indicar el Nit del
cliente y el nmero de factura a cancelar) que permitan
identificar el cliente que realiza el pago a la compaa que
adeuda. Este recuado referenciado le permitira al banco emitir
informes de recaudo a travez de su portar de forma detallada
con el Nit del cliente y e valo del pago a la compana.

Reporte mensual detallado de los saldos y vencimientos de la

cartera especificando los clientes que no realizaron compromisos
de pago con la compaa y presentan moras para realizar la
gestin de cobro en una etapa prejuridica.

Reporte mensual detallado de los saldos y vencimientos de la

cartera especificando los clientes que no realizaron compromisos
de pago en ninguna de las etapas de cobro anteriores y
presentan moras altas para el inicio de su proceso juridico.
 S I
PROVEEDORES ENTRADAS
Cliente Externo Pago Cliente
Banco Recaudo Recibido
Soporte de pago enviado por el
Servicio al Cliente cliente

Pago Cliente

Estado de Cuenta actualizado

Cartera
Solicitud de obligaciones
pendientes
Informe de cartera con saldos y
vencimientos

Contabilidad Extractos bancarios y reporte

pagos clientes
Informe de cartera con saldos y
vencimientos
Entidades de recaudo
Recaudar pagos

Estado de Cuenta actualizado

Juridico Cartera vencida (Juridica)
 P O
ACTIVIDADES
Consignacin realizada por el cliente
Confirmacin del pago recibido
Verificacion de los soportes de pago
recibidos por el cliente
Aplicacin del pago al estado de cuenta
Informe de actualizacion del estado de
cuenta
Revision del Estado de cuenta
acuerdo de pago clientes con saldos
vencidos
Realiza conciliacin bancaria
Conciliacion de la cartera con los
deudores
Aplicar y compensar de pagos
Informe de saldos y vencimientos
Inicio de cobranza juridica
SALIDAS
Recaudo
Extractos Bancarios
pago efectivo
Estado de Cuenta actualizado
conciliacion de lacartera
Reporte de obligaciones
Reporte de obligaciones
Informe de partidas en bancos
pendientes por aplicar en los
estados de cuenta
Acuerdo de pago /recaudar pagos
Rreporte para aplicacin de
pagos
Reporte de Cartera vencida para
inicio de cobro(Juridica)
Informe de proceso judicial
 C
CLIENTES
Banco
Cartera

Cartera

Cartera

Deudores

Deudores

Entidades de recaudo

Cartera

Cartera

Cartera

Juridico
Juridico
 CLIENTE
INTERNO/EXTERNO

Servicio al cliente

Cartera

Cartera

Cartera

Cartera

Entidades de recaudo
 ACTIVIDAD

El cliente informa el pago a la entidad (entiendese

entidad como la empresa a la que le adeuda)

Verificacion del estado de cuenta

Actualiza el estado de cuenta

Identificacin si el cliente presenta mora

Reporta al cliente saldo en mora

Conciliacion con el cliente

 OBSERVACIONES

Cada vez que el cliente realiza un pago lo debe

reportar a la empresa para su posterior aplicacin al
estado de cuenta.
Es un Defecto en el proceso.

Verificacin de los estados de cuenta como

actividad posterior a la aplicacin del pago
Es un proceso mal diseado no agrega valor

Actualizacin del estado de cuenta posterior a la

verificacin de los estados de cuenta.
Es un proceso mal diseado no agrega valor y
genera reprocesos.

Los procesos de identificar la mora y liquidar

intereses de mora debe ir antes de antes de
notificar al cliente.
Es un proceso ms largo

Se reporta al cliente su saldo en mora e

inmediatamente se envia a prejuridico o a las
entidades recaudadoras.
Es un proceso ms largo

Se realiza el proceso de conciliacion con el cliente

despues del acuerdo de pago.
Es un proceso ms largo y en esta parte ya no
agrega valor
 PROPUESTA DE MEJORA

Si se realizan procesos de automatizacin en la aplicacin de pagos con

el reporte en linea de la entidad bancaria una vez el cliente realice el
pago del cliente, el pago seria abonado en el estado de cuenta
directamente en el sistema. Podria implementar herramientas como
pagos con cdigos de barras que son de facil identificacin hoy en dia.
Esto ya no haria necesario el reporte del soporte del pago por parte del
cliente y minimizaria los tiempos de respuesta en el proceso al igual
que los errores en aplicaciones manuales a los estados de cuenta.

El proceso de verificacin de los estados de cuenta debe ser parte de la

aplicacin del pago permitiendo verificar que quedo aplicado
correctamente y que a su vez el saldo fue actualizado.

La actualizacin del estado de cuenta se da en el momento de la

aplicacin del pago no deberia ser una actividad adicional dentro del
proceso de cartera.

Se podria notificar al cliente desde el momento en que se identifica la

mora, antes de la liquidacin de sus intereses, esto permitira adelantar
el proceso de cobro teniendo en cuenta que el cliente ya fue notificado
sobre sus vencimientos.

Una vez se le reporta al cliente su saldo en mora se deberia para

validar su intencin de pago a las facturas vencidas y establecer un
acuerdo en tiempos minimos, esto generaria ahorros en costos con
estas entidades externas de cobro.

El proceso de conciliacion con el cliente deberia ser antes del acuerdo

de pago con el proposito de validar si ha realizado algunos pagos no
identificados y al igual establecer unos tiempos de congelacin de la
deuda para que no se siga generando mora en la cartera del cliente.
SERVICIO AL CLIENTE

ACTIVIDAD PERSONAS

5
Verificacion de los soportes de
pago recibidos por el cliente
Confirmacin al cliente de la
apliacin del pago 5

Verificacion del estado de cuenta 2

CARTERA

ACTIVIDAD PERSONAS

Verificacin del pago en los

extractos bancarios 5

Verificacion del estado de cuenta 2

Actualizacin del estado de

cuenta 2

Aplicacin de pago
5

Seguimiento Cartera

2
Liquidacion de Intereses de mora
1
Elaboracin de Intereses de mora
1
Genera informe de edades y
vencimientos 1
Envio informe de Clientes en
Mora 1
Informa al cliente el saldo en
mora 1

CONTABILIDAD

ACTIVIDAD PERSONAS
Realiza Informe de partidas
pendientes en bancos 2
Envia informe de partidas
pendientes en bancos 2

ENTIDADES RECAUDADORAS

ACTIVIDAD PERSONAS
Proceso de cobranza 1
Acuerdo de pago 1
Conciliacion saldos en mora 1
Seguimiento acuerdo de pago 1
Actualizacin estados de cuenta
1
Cobro Prejuridico 1

JURIDICO

ACTIVIDAD PERSONAS
Proceso de cobranza 1
Acuerdo de pago 1
Conciliacion saldos en mora 1
Seguimiento acuerdo de pago 1
Actualizacin estados de cuenta
1
Cobro Juridico 1
 VA
BVA
TIEMPO (MINU) NVA

800 BVA

320 VA

160 NVA

Totales VA
BVA
NVA

VA
BVA
TIEMPO (MINU) NVA

320 BVA

160 NVA

160 NVA

800 BVA

160 BVA

100 BVA
 100 BVA

720 BVA

100 VA

480 VA

Totales VA
BVA
NVA

VA
BVA
TIEMPO (MINU) NVA

1440 BVA

100 BVA

Totales BVA

VA
BVA
TIEMPO (MINU) NVA
2400 VA
960 VA
2400 VA
960 BVA

100 BVA
1200 BVA

Totales VA
BVA

VA
BVA
TIEMPO (MINU) NVA
 2400 VA
960 VA
2400 VA
960 BVA

100 BVA
1200 BVA

Totales VA
BVA

Total General VA
BVA
NVA
TOTAL

Notas Generales: si eliminamos

las actividades que no generan
valor en el proceso el tiempo de
las actividades disminuiria en:
TIEMPO AO OBSERVACIONES

Se reciben aproximadamente 160 pagos

por da, se verifican para garantizar que
192,000 no se apliquen nuevamente
Se le comunica la aplicacin del pago y se
76,800 le da su estado de cuenta
Es una actividad que realiza cartera,
deberia realizarse en una sola rea
teniendo en cuenta que para confirmar el
pago ya debio actualizarse el estado de
38,400 cuenta

76,800
192,000
38,400

TIEMPO AO OBSERVACIONES

Se confirma el ingreso del dinero en las

cuentas bancarias de la empresa antes de
76,800 su aplicacin

38,400

La actualizacin y verificacin es el
mismo proceso deberia suprimirse una
38,400 actividad para maximizar ese tiempo

Se reciben aproximadamente 160 pagos

por da, se verifican para garantizar que
192,000 no se apliquen nuevamente
El seguimiento deberia reunir la
verificacin y actualizacin de los estados
de cuenta y se demoraria menos tiempo
ya que se suprimirian las otras dos
38,400 actividades similares

1,200
 1,200

86,400

1,200

5,760

6,960
396,000
76,800

TIEMPO AO OBSERVACIONES

103,680

7,200

110,880

TIEMPO AO OBSERVACIONES
28,800
11,520
28,800
11,520

1,200
14,400

69,120
27,120

TIEMPO AO OBSERVACIONES
 28,800
11,520
28,800
11,520

1,200
14,400

69,120
27,120

222,000
753,120
115,200
1,090,320

115,200
PERIOCIDAD Aspectos generales a tene

DIARIA Tiempo general mes

DIARIA 20 DIAS

DIARIA Tiempo de aplicacin de p

Cada pago tiene un tiempo d

PERIOCIDAD

DIARIA

DIARIA

DIARIA

DIARIA

DIARIA

MENSUAL
 MENSUAL

SEMANAL

MENSUAL

MENSUAL

PERIOCIDAD

CADA TERCER DIA

CADA TERCER DIA

PERIOCIDAD
MENSUAL
MENSUAL
MENSUAL
MENSUAL
MENSUAL
MENSUAL

PERIOCIDAD
MENSUAL
MENSUAL
MENSUAL
MENSUAL
MENSUAL
MENSUAL
Aspectos generales a tener en cuenta

iempo general mes

8 HORAS DIA 480MINUTOS DIA 9600 MINUTOS MES

iempo de aplicacin de pago

ada pago tiene un tiempo de aplicacin de 5 minutos
CONCLUSIONES

El presente trabajo nos ayud a poner en prctica el aprendizaje adquirido en clase, pues a travs de
procesos detallados que se deben tener en cuenta para la elaboracin de un modelo en cualquier tip
desperdicios y todas a aquellas actividades que no generan valor, porque estas actividades aunque s
definir como se debera hacer el proceso para optimizar recursos, tiempo y personal, porque aunque g
prcticas en los procesos se puede orientar la organizacin a la toma de decisiones ms idneas para
rido en clase, pues a travs de la elaboracin de un proceso liderado en una empresa fue posible establecer cua
de un modelo en cualquier tipo de organizacin, adems el conocimiento se puso a prueba identificando los M
que estas actividades aunque son difciles de percibir a simple vista, fue posible asumir el rol de la gerencia y o
po y personal, porque aunque generar ventajas competitivas para las organizaciones es un tema complicado a
e decisiones ms idneas para generar valor a sus cliente y colaboradores.
presa fue posible establecer cuales son los
so a prueba identificando los Muda, los
asumir el rol de la gerencia y orientarnos por
ones es un tema complicado a traves de buenas